Hiệu quả áp dụng kế toán quản trị trong doanh nghiệp chế biến Thủy sản

Tạp chí Khoa học – Công nghệ Thủy sản số 03-04/2006 Trường Đại học Nha Trang 90 HIỆU QUẢ ÁP DỤNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP CHẾ BIẾN THỦY SẢN ThS. Nguyễn Bích Hương Thảo Khoa Kinh tế - ĐH Nha Trang I- Đặt vấn đề Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải thường xuyên dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau để ra quyết định quản trị nhằm đạt được kết quả tốt nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Để có được nguồn thông tin đầy đủ, tin cậy, kịp thời, phục vụ tốt nhất cho công tác ra quyết định quản lý, nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp chế biến thủy sản thì các doanh nghiệp nên xây dựng cho mình một hệ thống kế toán quản trị. Kế toán quản trị được hiểu là quá trình xác định, đo lường, tích luỹ, phân tích, chuẩn bị, diễn giải và trình bày thông tin cần thiết cho khâu quản trị doanh nghiệp để thực hiện việc hoạch định, đánh giá, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh và ra các quyết định quản lý đảm bảo sử dụng tốt nhất các nguồn lực của doanh nghiệp. Tuy nhiên, xây dựng và áp dụng hệ thống kế toán quản trị trong các doanh nghiệp chế biến thủy sản cũng như đánh giá hiệu quả mang lại từ hệ thống xây dựng đòi hỏi nhiều thời gian và chi phí. Trong phạm vi bài viết này chúng tôi cố gắng trình bày những đặc trưng cơ bản và hiệu quả kinh tế mang lại từ việc áp dụng hệ thống kế toán quản trị trong các doanh nghiệp chế biến thủy sản. II- Đối tượng và phương pháp nghiên cứu II.1- Đối tượng nghiên cứu Các vấn đề về đặc trưng xây dựng, áp dụng hệ thống kế toán quản trị và hiệu quả kinh tế mang lại từ hệ thống kế toán quản trị trong các doanh nghiệp chế biến thủy sản trên địa bàn tỉnh Khánh Hoà. II.2- Phương pháp nghiên cứu - Sử dụng phương pháp tiếp cận hệ thống để xem xét những đặc trưng về xây dựng và áp dụng hệ thống kế toán quản trị trong các doanh nghiệp chế biến thủy sản. - Điều tra thu thập số liệu, dựa trên cơ sở biểu mẫu điều tra đã được tác giả thiết kế trước và phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo các phòng ban chức năng liên quan như: tài chính, kế toán, điều hành sản xuất... - Sử dụng các phương pháp phân tích và tổng hợp để đưa ra kết luận. III- Kết quả nghiên cứu III.1 Đặc trưng xây dựng và áp dụng hệ thống kế toán quản trị trong các doanh nghiệp chế biến thủy sản Trước khi bắt tay vào xây dựng hệ thống kế toán quản trị cần thiết phải tìm hiểu một cách rõ ràng các đặc trưng của ngành mà trong đó doanh nghiệp đang hoạt động. Kết quả khảo sát thực trạng ngành chế biến thủy sản trong những năm gần đây cho thấy một số đặc trưng nổi bậc sau đây: - Tốc độ phát triển của ngành thủy sản tương đối cao trong những năm gần đây; - Nhu cầu về thực phẩm thủy sản trong nước cũng như xuất khẩu không ngừng gia tăng, ngày càng đòi hỏi nhiều chủng loại, mẫu mã sản phẩm khác nhau; - Thay đổi cơ cấu và chất lượng của nhu cầu. Người tiêu dùng có xu thế sử dụng các sản phẩm có chất lượng cao hơn, đảm bảo vệ sinh Tạp chí Khoa học – Công nghệ Thủy sản số 03-04/2006 Trường Đại học Nha Trang 91 an toàn thực phẩm, tương ứng với các sản phẩm có giá trị gia tăng chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu sản phẩm của doanh nghiệp; - Chất lượng nguồn nguyên liệu thấp, ảnh hưởng tính mùa vụ làm cho cung nguyên liệu không ổn định; sự cạnh tranh giữa các nhà sản xuất trong cuộc chiến tranh giành vùng nguyên liệu ngày càng gay gắt; - Sự phụ thuộc của nhà sản xuất vào tình hình thị trường thế giới, các chính sách chống bán phá giá và rào cản kỹ thuật khắc khe của các nước nhập khẩu, chất lượng sản phẩm thủy sản hơn lúc nào hết đang được đặt lên hàng đầu; - Do ảnh hưởng của chỉ số tiêu dùng tăng cao dẫn đến khả năng thanh toán ngày càng thấp của phần lớn bộ phận người tiêu dùng trong nước, đặt biệt là trong các khu vực nông thôn, vùng sâu vùng xa; - Gia tăng sự cạnh tranh giữa nhà sản xuất nhỏ với nhà sản xuất lớn; giữa các nhà sản xuất trong nước với các nhà sản xuất nước ngoài, đặc biệt trong điều kiện Việt Nam sắp gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO; - Sự phụ thuộc của các nhà sản xuất vào trung gian bán buôn nhỏ, các nhà bán lẻ, cần thiết phải bán hàng trả chậm và phải nhận lại hàng khi hàng hết hạn; - Sự cần thiết phải đầu tư vào phát triển mạng lưới thương mại, quảng cáo và xúc tiến việc xây dựng thương hiệu. Như vậy, trong ngành chế biến thủy sản hiện nay đang tồn tại những hạn chế nhất định. Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp của ngành là làm thế nào bảo toàn được khả năng cạnh tranh trong điều kiện như vậy, giữ vững vị trí đã đạt được và không ngừng phát triển? Quá trình áp dụng hệ thống kế toán quản trị yêu cầu phải tuân theo các điều kiện chủ yếu như: xác định mục tiêu và nhiệm vụ rõ ràng, phải có các chuyên gia am hiểu trong lĩnh vực kế toán quản trị, sự tham gia tích cực của lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp (triển khai dự án theo mô hình từ “trên xuống dưới”), sự hiện diện các nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ trên. - Trước hết cần phải xác định rõ ràng mục tiêu xây dựng hệ thống kế toán quản trị, cũng như toàn bộ nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu cơ bản đã đề ra. Để làm được điều này phải thiết lập các tiêu chuẩn đo lường mức độ thực hiện nhiệm vụ trên. - Tìm kiếm các chuyên gia có kinh nghiệm xây dựng hệ thống kế toán quản trị. - Sự tham gia tích cực của lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp là nhân tố quyết định sự thành công xây dựng hệ thống, bởi vì kế toán quản trị được xây dựng với mục tiêu thoả mãn nhu cầu thông tin cho lãnh đạo trong quá trình ra quyết định, và trước hết là dành cho lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là để xây dựng một hệ thống kế toán quản trị hợp lý, các chuyên gia cần phải biết những thông tin nào mà lãnh đạo doanh nghiệp muốn nhận được. Dựa trên cơ sở đó để xây dựng hệ thống kế toán quản trị. Như vậy trong giai đoạn xây dựng hệ thống kế toán quản trị, nhiệm vụ tham gia của lãnh đạo cấp cao là cần thiết để giúp các chuyên gia hiểu được cơ cấu, chức năng và mục tiêu cũng như nhu cầu thông tin của lãnh đạo. - Lãnh đạo cấp cao cần thiết phải tiếp tục tham gia để vượt qua sự ngăn cản tất yếu của các nhà quản trị cấp trung và những người điều hành khi xây dựng hệ thống. Thực tế chỉ ra rằng, ít nhất là sự thụ động của các nhà quản trị cấp trung cũng đã ngăn cản việc xây dựng hệ thống kế toán quản trị. Trong trường hợp xây dựng hệ thống kế toán quản trị thành công, các nhà lãnh đạo có được cơ chế kiểm soát và đánh giá hoạt động doanh nghiệp chính xác và cứng rắn hơn, và điều này làm cho nhiều nhà quản trị cấp trung và các nhà trực tiếp điều hành không mong muốn, chí ít là do tâm lý không thoải mái. Họ đơn giản là không hiểu tại sao phải xây Tạp chí Khoa học – Công nghệ Thủy sản số 03-04/2006 Trường Đại học Nha Trang 92 dựng hệ thống kế toán quản trị, và miễn cưỡng cung cấp những thông tin bí mật, hoặc cung cấp những thông tin không đúng hoặc không đầy đủ làm sai lệch bức tranh về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Xây dựng hệ thống kế toán quản trị tự nó đã là một nhiệm vụ rất nghiêm túc và đòi hỏi chi phí không nhỏ về thời gian cũng như tiền bạc, đặc biệt là trong các doanh nghiệp lớn có cơ cấu tổ chức quản lý phức tạp. Và nếu như các nhân viên của doanh nghiệp ít nhiều có đủ trách nhiệm, khi họ là những chuyên gia giỏi, thì họ có thể tự xây dựng một hệ thống kế toán quản trị hiệu quả. - Cuối cùng để thiết kế chính xác phần mềm cho kế toán quản trị, cần phải hiểu biết rõ về môi trường mà trong đó phần mềm sẽ làm việc và mang lại cho con người lợi ích. Cần phải có kiến thức và hiểu biết về doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị, những vấn đề đặc thù. Nói cách khác cần phải làm việc không chỉ ở mức độ phần mềm, mà còn ở mức độ cao hơn- mức độ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, cũng như mức độ của hệ thống quản trị các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Làm việc ở mức độ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp yêu cầu phải có sự hiểu biết về kinh tế, tài chính, công nghệ quản trị. Không giải quyết được vấn đề ở cấp độ đó thì việc áp dụng hệ thống kế toán quản trị có thể sẽ trở thành những mất mát vô nghĩa về thời gian và chi phí, làm phát sinh thêm những chi phí về nghiên cứu, áp dụng và phục vụ hệ thống máy tính. Để những điều đó không xảy ra, cần phải nghiên cứu kỹ các hoạt động của doanh nghiệp, phân tích một cách cẩn thận và nghiêm túc các qui trình soạn thảo ra quyết định hiệu quả để thực hiện dự án xây dựng hệ thống kế toán quản trị. Bản chất của doanh nghiệp là sự tăng trưởng và biến đổi không ngừng. Khi đó cần thiết phải hiểu rằng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp là một trong những nhân tố quyết định chính làm cho các tiêu chuẩn bên ngoài của kế toán quản trị không còn phù hợp. Nếu như hệ thống kế toán quản trị không thay đổi cùng với sự thay đổi của tổ chức, thì nó sẽ đánh mất tính hiệu quả của mình và trở thành gánh nặng cho doanh nghiệp. III.2 Hiệu quả áp dụng hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp chế biến thủy sản Nhìn chung đánh giá hiệu quả kinh tế mang lại từ việc áp dụng hệ thống kế toán quản trị trong doanh nghiệp chế biến thủy sản là một công việc rất khó khăn, đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Thông thường để đánh giá cần phải có một thời gian từ 3 đến 4 năm kể từ thời điểm áp dụng hệ thống kế toán quản trị. Ngoài ra, những người làm công tác đánh giá cũng phải hết sức khách quan. Hiệu quả của hệ thống kế toán quản trị thể hiện ở các chỉ tiêu phản ảnh tình hình sử dụng các nguồn lực tài chính, nguồn vật lực và nhân lực, cụ thể: - Xác định rõ chiến lược phát triển của quá trình sản xuất kinh doanh, hình thành mục tiêu và lựa chọn phương pháp và phương tiện tốt nhất để đạt được mục tiêu đó. - Đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn doanh nghiệp nói chung, hiệu quả của từng bộ phận và từng hoạt động của mỗi nhân viên nói riêng. - Đánh giá các dự án đầu tư của doanh nghiệp. - Xây dựng hệ thống thu thập và phân tích thông tin tài chính và phi tài chính cho phép nhận diện ngay các vấn đề phát sinh. - Nâng cao hiệu quả quản lý tiền tệ. - Thiết lập mối quan hệ tương hỗ giữa các bộ phận chức năng, đảm bảo nguyên tắc vì mục tiêu chung của doanh nghiệp. - Xây dựng hệ thống quản trị chi phí với mục tiêu tối ưu hoá các chi phí. - Áp dụng hệ thống dự toán. Tạp chí Khoa học – Công nghệ Thủy sản số 03-04/2006 Trường Đại học Nha Trang 93 - Cơ sở dữ liệu của kế toán quản trị cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định quản lý. - Thay đổi chính sách lương- thưởng cho nhân viên. Trách nhiệm và nhiệm vụ của các nhân viên trong doanh nghiệp được xác định một cách rõ ràng hơn. Họ biết phải cố gắng đạt được những tiêu chí nào. Điều này đem lại khả năng kiểm soát hoạt động của nhân viên một cách hiệu quả hơn, theo dõi việc thực hiện kế hoạch, điều chỉnh hệ thống khen thưởng - kỷ luật công bằng hơn, hợp lý hơn. - Tăng vòng quay vốn lưu động. Thời gian điều hành các đơn hàng giảm tạo điều kiện cải thiện quan hệ với khách hàng, tăng số lượng đơn hàng hiện có. Điều này cho phép doanh nghiệp tăng vòng quay vốn lưu động. IV- Kết luận Như vậy kế toán quản trị là một công cụ quản lý rất mạnh và không thể thiếu, hỗ trợ cho hệ thống quản trị một cơ chế cần thiết, cho phép xem xét toàn diện các vấn đề về hoạch định, kiểm soát các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp. Nếu không có kế toán quản trị, lãnh đạo khó khăn hơn cho việc trị doanh nghiệp một cách toàn diện và hiệu quả. Bên cạnh đó, chi phí xây dựng và sử dụng hệ thống kế toán quản trị thấp. Đặc biệt là chi phí vận hành hệ thống kế toán quản trị không đáng kể nhờ được xây dựng dựa trên nền tảng của hệ thống kế toán tài chính hiện hành trong doanh nghiệp. Như vậy kết quả kinh tế đạt được là rất lớn so với chi phí bỏ ra. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nguyễn Tấn Bình. Kế tóan quản trị. NXN Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh- 2003. 2. TS. Phạm Văn Dược, Đặng Kim Cương. Kế toán quản trị và phân tích kinh doanh. NXB Thống kê- 2003. 3. Nguyễn Bích Hương Thảo. Xây dựng hệ thống kế toán quản trị trong các doanh nghiệp chế biến thủy sản tỉnh Khánh Hòa. Luận văn thạc sĩ kinh tế. Trường ĐH kinh tế Tp. HCM- 2005.