Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level 12/16/2013 ‹#› HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Môn: Nguyên Lý Kế Toán Nhóm 3 I.CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ chi (phiếu chi) Chứng từ thu (phiếu thu) Chứng từ nhật ký 1.Chứng từ ghi sổ là gì: Chứng từ ghi sổ là loại chứng từ dùng để tập hợp số liệu của chứng từ gốc theo từng loại giao dich/nghiệp vụ và ghi rõ nội dung vào sổ cho từng giao dịch/nghiệp vụ ấy (ghi Nợ, ghi Có vào tài khoản và đối ứng với những tài khoản liên quan) 2.Phân loại chứng từ ghi sổ: Ghi chép, định khoảng các nghiệp vụ có liên quan đến việc chi tiền ra khỏi tổ chức Ghi chép tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền vào tổ chức Ghi chép tất cả các nghiệp vụ không phải là thu và chi tiền Một số công ty lập phiếu chi tách hẳn với chứng từ ghi sổ chi(chứng từ chi). Phiếu chi ở đây chỉ là một lệnh chi tiền và có đầy đủ chứ ký của người có thẩm quyền chi và các chữ ký của người giao, nhận tiền.Còn chứng từ chi (tức chứng từ ghi sổ chi của kế toán) chỉ thuần túy ghi định khoản Có, Nợ và nó được đính kèm các phiếu chi tiền liên quan. Như vậy, chứng từ ghi sổ này chỉ cần kế toán viên lập và kế toán trưởng hay người được ủy quyền ký duyệt. Chứng từ chi cũng đồng thời là phiếu chi và do vậy, chứng từ chi này cũng phải có đầy đủ chữ ký của người giao tiền, người nhận tiền và chữ ký của người lập phiếu chi, của kế toán trưởng. Giải pháp thứ 2 này có thể làm giảm 1 phiếu chi ( vì lúc đó phiếu chi và chứng từ ghi sổ là một) nhưng nó đòi hỏi công việc thanh toán phải có kế hoạch, vì lúc đó tất cả việc thanh toán tiền chỉ có thể được thức hiện khi đã lập được chứng từ chi, trong đó có ghi bút toán Nợ, Có. Theo giải pháp này thủ trưởng công ty (giám đốc, các phó giám đốc) là người được ký duyệt, nhưng ký vào giấy đề nghị chi tiền hay giấy xác nhận chi phí hoặc đơn đặc hàng ( mà nó là cơ sở để lập phiếu chi) chứ không phải ký vào chứng từ ghi sổ chi mà trong đó có ghi định khoản Nợ, Có. Việc ghi định khoản Nợ, Có là lĩnh vực chuyên ngành cần phải có người có trình độ chuyên môn và thẩm quyền về kế toán, tài chính phê duyệt đó là kế toán trưởng hay giám đốc tài chính. Một số điểm cần lưu ý với chứng từ ghi sổ I.CHỨNG TỪ GHI SỔ I.CHỨNG TỪ GHI SỔ I.CHỨNG TỪ GHI SỔ Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là :Chứng từ ghi sổ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái Việc ghi sổ kế toán tổng hợp 3.Đặc trưng của hình thức Chứng từ ghi sổ: I.CHỨNG TỪ GHI SỔ - Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc, hoặc có thể lập cho nhiều chứng từ gốc có nội dung kinh tế giống nhau và phát sinh thường xuyên trong tháng. - Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm - Phải được kế toán trưởng hay người ủy quyền phê duyệt trước khi ghi sổ kế toán I.CHỨNG TỪ GHI SỔ 4.Các loại sổ kế toán trong hình thức Chứng từ ghi sổ: Số cái - Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo các tài khoản tổng hợp. - Sổ cái có 2 loại: + Sổ cái ít cột: được áp dụng trong những trường hợp hoạt động kinh tế đơn giản, do đó quan hệ đối ứng của các tài khoản cũng đơn giản . - Sổ cái thường là sổ đóng thành quyển, mở cho từng kỳ kế toán : trong đó mỗi tài khoản được dành riêng 1 trang hoặc 1 số trang tùy theo khối lượng nghiệp vụ ghi chép ít hay nhiều. Trường hợp một tài khoản phải dùng một số trang thì cuối mỗi trang phải cộng tổng số theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. - Cuối mỗi kỳ kế toán phải khóa sổ, cộng tổng SPS Nợ, tổng SPS Có của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo kế toán. + Trong trượng hợp hoạt động kinh tế phức tạp, các tài khoản có nhiều quan hệ đối ứng với các tài khoản khác phải sử dụng mẫu sổ cái nhiều cột để thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dung để đăng ký tổng số tiền của tất cả các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian (nhật ký) - Nội dung chủ yếu: Số hiệu của chứng từ ghi sổ. Ngày tháng và tổng tiền của các chứng từ ghi sổ. - Ngoài mục đích đăng ký các chứng từ ghi sổ phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ còn dùng để quản lý các chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với tổng số tiền mà kế toán đã ghi trên các tài khoản kế toán. - Mở cho cả năm, cuối mỗi kỳ phải cộng số phát sinh trong cả kỳ để làm căn cứ đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh I.CHỨNG TỪ GHI SỔ 4.Các loại sổ kế toán trong hình thức Chứng từ ghi sổ: I.CHỨNG TỪ GHI SỔ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết - Trong hình thức Chứng từ ghi sổ có thể mở các Sổ và Thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau: Sổ TSCĐ Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hóa) Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Sổ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết các khoản đầu tư chứng khoán Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí trả sau (phí phải trả) Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, người mua, với ngân sách nhà nước, thanh toán nội bộ… Sổ chi tiết DT Sổ chi tiết tài sản cố định Sổ chi tiết TG,TV Tùy theo yêu cầu quản lý đối với từng nội dung kinh tế để kế toán mở các sổ phù hợp I.CHỨNG TỪ GHI SỔ 4.Các loại sổ kế toán trong hình thức Chứng từ ghi sổ: Người ta phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết đối với từng tài khoản bảo đảm đáp ứng yêu cầu quản lý II.TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ: 1 2 3 Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu - Công việc kế toán được phân công đều trong kỳ . - Thích hợp với mọi loại hình, quy mô đơn vị kinh tế Nhược điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Ưu điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Cần lưu ý là ở hình thức này việc ghi chép trùng lặp nhiều lần làm tăng khối lượng ghi chép. Ví Dụ: 1: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 4.000 ( Phiếu thu số 01) 2: Chi tiền mặt trả nợ cho người bán 2.000 (Phiếu chi số 01 ) 3: Mua một lô nguyên vật liệu trị giá mua chưa thuế 15000, thanh toán bằng tiền mặt ( Phiếu chi số 02 ) 4: Thu tiền mặt do khách hàng thanh toán tiền hàng 6.000 ( Phiếu thu số 02 ) Đơn vị: 1000 đồng (1) Nợ TK 111: 4.000 Có TK112: 4.000 (2) Nợ TK 331: 2.000 Có TK 111: 2.000 (3) Nợ TK 156: 15.000 Có TK 111: 15.000 (4) Nợ TK 111: 6.000 Có TK 131: 6.000 (1) Nợ TK 111: 4.000 Có TK112: 4.000 (4) Nợ TK 111: 6.000 Có TK 131: 6.000 (3) Nợ TK 156: 15.000 Có TK 111: 15.000 (2) Nợ TK 331: 2.000 Có TK 111: 2.000 Thank You!