Hoàn thiện công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực tại hãng hàng không quốc gia Việt Nam (thuộc Tổng công ty hàng không Việt Nam)

Hoàn thiện công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực tại hãng hàng không quốc gia Việt Nam (thuộc Tổng công ty hàng không Việt Nam)” lời nói đầu Trong xu hướng phát triển nhanh của nền kinh tế đất nước. Sự thành bại phụ thuộc lớn vào lực lượng lao động trong các doanh nghiệp. Vì vậy vấn đề đặt ra cho các công ty là phải làm sao sử dụng lao động có hiệu quả nhất. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là bước đầu trong tiến trình quản trị nhân lực của một doanh nghiệp, nó giúp doanh nghiệp có chính sách điều phối lao động, đề ra được kế hoạch làm việc cụ thể trong việc sản xuất kinh doanh tránh được lãng phí. Hãng hàng không quốc gia Việt Nam (thuộc tổng công ty hàng không Việt Nam) trong những năm qua trước yêu cầu của tình hình mới với sức ép của thị trường trong nước cũng như trên thế giới đã có những cố gắng đáng kể trong việc hoàn thiện đội ngũ lao động nói chung và công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực nói riêng. Song việc này còn đòi hỏi sự cố gắng hơn nữa của tập thể cán bộ nhân viên của tổng công ty. Qua thời gian thực tập tại Hãng hàng không quốc gia Việt Nam với sự hướng dẫn tận tình của PTS Vũ Thị Mai các cán bộ chuyên viên phòng tổ chức tôi đã tìm hiểu nghiên cứu công việc kế hoạch, quản lí nguồn nhân lực và đã nhận thấy tầm quan trọng của việc kế hoạch hoá nguồn nhân lực nên đã chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực tại hãng hàng không quốc gia Việt Nam (thuộc Tổng công ty hàng không Việt Nam)” Kết luận Chuyển sang nền kinh tế thị trường cùng với sự phát triển chung của xã hội thì ngành hàng không ngày càng đóng vai trò quan trọng. Chính vì thế, kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong hãng là một yêu cầu khách quan phù hợp với xu hướng và sự phát triển của sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở hoàn thiện kế hoạch hoá nguồn nhân lực, hãng sẽ có được một kế hoạch tổng thể về lao động hợp lí, tiết kiệm được lao động đáp ứng được yêu cầu của khach hàng. Bằng nhận thức thực tế, kết hợp với những lí luận được học trong nhà trường và dựa trên những đặc điểm của hãng em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đã nêu trên cho công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Đây là một đề tài rất rộng, song do thời gian thực tập ngắn, kiến thức thực tiễn còn hạn chế nên đề tài này không tránh khỏi những sai sót, em mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô và cán bộ công nhân viên trong hãng để đề tài được hoàn thiện hơn. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình tổ chức lao động khoa học Tập 1,2 2. Giáo trình Quản trị nhân lực 3. Quản trị nhân sự 4. Bộ luật lao động 5. Kế hoạch lao động tiền lương ở hãng 6. Một số sách báo và tạp chí của hãng 7. Tạp chí lao động xã hội 8. Tạp chí kinh tế và dự báo 9. Một số Nghị định, thông tư liên quan những tài liệu khác Mục lục Lời nói đầu Phần I :Cơ sở lí luận về công tác KHHNNL I. Khái niệm, nhiệm vụ và vai trò của KHHNN........................................... ..1 1. Các khái niệm..............................................................................................1 2. Nhiệm vụ của KHHNNL ............................................................................2 3. Vai trò của KHHNNL ................................................................................ 2 II. Các giai đoạn của KHHNNL ..................................................................... 2 1. Giai đoạn 1: Phân tích tình hình sử dụng nguồn nhân lực hiện có................3 2. Giai đoạn 2: Dự đoán cung cầu nguồn nhân lực.......................................... 4 3. Giai đoạn 3: Cân đối giữa cung và cầu nguồn nhâ lực............................... 12 4. Giai đoạn 4: Xây dựng giải pháp thực hiện................................................. 12 Phần II: Thực tế công tác KHHNNL tại HHKQGVN I. Đặc điểm của HHKQGVN ........................................................................ 17 1. Quá trình hình thành và phát triển của HHKQGVN ...................................17 2. Chức năng, nhiệm vụ của HHKQGVN ...................................................... 19 3. Về tổ chức.................................................................................................. 20 4. Một số đặc điểm của HHKQGVN ............................................................. 26 II. Thực tiễn công tác KHHNNL ở HHKQGVN ............................................ 34 1. Phân tích đặc điểm của HHKQGVN ..........................................................34 2. Phân tích biến động lao động trong HHKQGVN ....................................... 38 3. Phân tích cung cầu lao động trong HHKQGVN ........................................ 39 4. Phương pháp xác định KHHNNL của HHKQGVN ................................ 44 5. Đánh giá công tác KHHNNL ở HHKQGVN ............................................ 51 Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác KHHNNL Tại HHKQGVN 1. Hoàn thiện công tác HHKQGVN ...............................................................57 2. Phân tích tình hình sử dụng nguồn nhân lực hiện có................................... 58 3. Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực................................................................. 60 4. Dự đoán nguồn nhân lực.............................................................................61 5. Cân đối giữa cung và cầu nguồn nhân lực................................................... 62 6. Xây dựng giải pháp thực hiện......................................................................63 Kết luận ..................................................................................................67 Tài liệu tham khảo ...........................................................................68 Phần 1: Cơ sở lí luận về kế hoạch hoá nguồn nhân lực I. Khái niệm, nhiệm vụ và vai trò của kế hoạch hoá nguồn nhân lực 1. Các khái niệm: - Kế hoạch hoá nguồn nhân lực (KHHNNL) là quá trình thông qua nó các doanh nghiệp đảm bảo được đầy đủ về số lượng và chất lượng người làm việc phù hợp với yêu cầu của công việc. - KHHNNL là phương pháp xác định các nhu cầu về nguồn nhân lực trong tương lai và mọi giai đoạn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Hoạch định nguồn nhân lực : + Hoạch định là tiên liệu, tiên đoán hay dự báo những sự thay đổi biến thiên cũng như những phòng ngừa rủi ro trong tương lai. Tức là việc hoạch định nó là những kế hoạch về doanh thu, lợi nhuận, chi phí sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm, số lượng sản phẩm, năng suất lao động, tiền lương...đây là cơ sở cho việc lập kế hoạch hoá nguồn nhân lực. + Hoạch định NNL là quá trình triển khai và thực hiện các kế hoạch, các chương trình nhằm đảm bảo rằng cho tổ chức đó sẽ có đúng số người được bố trí đúng nơi, đúng lúc, đúng chỗ. Nói cách khác hoạch định NNL là quá trình xét duyệt lại một cách có hệ thống những yêu cầu về nguồn nhân lực đảm bảo rằng cho tổ chức có đúng số người làm việc đầy đủ các kĩ năng theo đúng các yêu cầu. Tất cả các khái niệm trên đều có điểm chung là phân tích và dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai, đồng thời đề ra các yêu cầu cụ thể để có được NNL đó. 2. Nhiệm vụ của KHHNNL : - Phân tích, đánh giá kết quả đã đạt được của từng cá nhân trong doanh nghiệp, dự đoán khả năng của họ trong tương lai. - Căn cứ vào nhiệm vụ của kế hoạch hoá sản xuất, các mức hao phí lao động, mức phục vụ, các tiêu chuẩn tính toán, định biên cần thiết trong kì kế hoạch nhằm đảm bảo cho sản xuất ở doanh nghiệp được tiến hành bình thường và tiết kiệm tối đa lao động, chi phí để tạo ra sản phẩm. 3. Vai trò của KHHNNL : NNL là tài sản của quốc gia. Vốn và những nguồn tài nguyên thiên nhiên là các nhân tố thụ động. NNL là tác nhân tích cực, nó tính luỹ vốn, khai thác các nguồn tự nhiên để phát triển kinh tế đất nước. Trong mỗi doanh nghiệp thì NNL lại càng chứng tỏ sự quan trọng không thể thiếu đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Do vậy ta nhận thấy rằng vai trò của KHHNNL là rất quan trọng. - Trước hết giúp cho doanh nghiệp nắm được thực chất đội ngũ người làm việc và trình độ học vấn, trình độ chuyên môn. Các tiềm năng cần được khai thác và nâng cao tốc độ phát triển sản xuất của doanh nghiệp . - Giúp cho doanh nghiệp dự kiến được số người cần bổ sung do yêu cầu của sản xuất và số lượng cần được thay thế do các nguyên nhân xã hội để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra được liên tục, nó là cơ sở để lập kế hoạch tiền lương. - Giúp cho các doanh nghiệp xác định được số tiền công để trả cho người lao động và sử dụng nó một cách có hiệu quả. II. Các giai đoạn của KHHNNL : Xuất phát từ vai trò nhiệm vụ và sự cần thiết của của nhân lực trong sản xuất kinh doanh và KHHNNL được chia ra thành các giai đoạn sau: 1. Giai đoạn 1:Phân tích tình hình sử dụng nguồn nhân lực hiện có Phân tích sử dụng nguồn nhân lực hiện có là nhằm làm rõ số liệu về nhân lực đang làm việc trong doanh nghiệp và xem xét mức độ sử dụng NNL trong việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để làm được điều đó ta cần xét tới các khía cạnh sau: a. Mức độ sử dụng tối đa nguồn nhân lực: + Sự chuẩn bị đầy đủ số lượng người lao động có trình độ cao cho những nghề cần thiết + Cung cấp số lao động có kĩ năng và được đào tạo + Đưa ra yêu cầu sử dụng số lao động có năng suất lao động cao hơn b. Mức độ duy trì nguồn nhân lực Bản chất của những mục tiêu này dùng làm chuẩn để xem xét các vấn đề: Số người cần được thu hút, mức năng suất mong muốn đạt được so với mức hiện tại, sự chênh lệch đó trong khi so sánh phải được coi là xuất phát điểm của kế hoạch và được phân tích một cách cặn kẽ. Mức độ chênh lệch có thể liên quan tới: + Lực lượng lao động, số liệu về lực lượng lao động được phân tích theo giới, tuổi, tên công việc giáo dục và đào tạo. + Giờ làm việc và tiền lương: Số liệu công việc làm dựa trên hoạt động kinh tế, giờ làm việc trong tuần, tiền lương ngày, giờ theo hoạt động kinh tế và theo giờ. + Dự đoán những điều kiện kinh tế : Phương hướng và thể loại đầu tư, năng suất lao động, kế hoạch hoá tăng trưởng của cá nhân và khu vực. Một công cụ có ích trong khi phân tích tình hình nguồn nhân lực hiện có trong doanh nghiệp là sự phân loại NNL , sự phân loại này sẽ tập trung và những vấn đề chủ yếu trong các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Phương thức cơ bản của sự phân loại là sử dụng các bản liệt kê, danh sách số người làm việc trong doanh nghiệp. Bản liệt kê được lập theo thời gian: tuần, tháng hoặc khoảng thời gian nào đó mà do các phòng ban tiến hành. Các chỉ tiêu phân loại có thể bao gồm: nơi ở, tiền lương, giới, tuổi, công việc làm, độ dài thời gian phục vụ, phân loại theo công việc, trình độ chuyên môn. Bản liệt kê NNL phải gồm cả phân tích kĩ năng, kĩ xảo của người lao động. Bản liệt kê kĩ năng là toàn bộ nguồn nhân lực cần thiết phản ánh khả năng của tất cả các loại người có trình độ khác nhau. 2. Giai đoạn hai : Dự đoán cung cầu nguồn nhân lực a. Dự đoán cầu nguồn nhân lực: Dự đoán nhu cầu NNL là để đưa ra những hướng dẫn về số lượng, chất lượng lao động trong tương lai, có hai loại nhu cầu cần xét đến: + Nhu cầu sức lao động theo từng loại cụ thể tại mỗi thời kì nhất định để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau. + Diện công việc làm cần thiết trong tương lai. Đây là bước dự đoán quan trọng nhất trong dự đoán nhu cầu nguồn nhân lực là nhận biết được cái gì cần phải dự đoán. Việc làm này đòi hỏi phải phác hoạ mô hình dự đoán. * Xác định các kĩ năng theo số lượng. * Xác định các loại và trình độ công việc * Xác định các bộ phận sản xuất của doanh nghiệp và yêu cầu NNL của nó. Cụ thể hơn cần xác định các kĩ năng sau: * Quản lí * Kĩ thuật * Chuyên môn và hành chính * Chân tay và thực hành * Giám sát chân tay giám sát thực hành * Văn phòng và cơ quan * Giám sát văn phòng và giám sát cơ quan Khi xác định lao động trong kì kế hoạch phải tính đến: * Nhu cầu lao động thay thế là số lượng lao động cần thiết để thay thế cho số người nghỉ việc, chuyển việc, thội việc, hết hạn hợp đồng, đi học để phù hợp với công việc mới. * Nhu cầu bổ sung là số lao động cần tăng thêm do mở rộng sản xuất và để bổ sung số lao động thiết hụt * Khả năng dư thừa lao động do sắp xếp lại sản xuất tiếp nhận công nghệ mới Tổng nhu cầu lao động năm kế hoạch được tính bằng nhu cầu lao động năm gốc cộng với nhu cầu lao động bổ sung trừ đi nhu cầu lao động thay thế. Nếu trong số lao động dôi ra trong năm báo cáo có thể sắp xếp đưa vào sử dụng. Tình hình nhu cầu toàn bộ của năm báo cáo phải được trừ tiếp đi ở số lượng này. b. Dự đoán cung nguồn nhân lực: Mục đích của giai đoạn này là doanh nghiệp phải xác định xem NNL sẽ lấy từ đâu, nội bộ cơ quan hay ngoài doanh nghiệp. Vấn đề biến động của dân số và NNL của thị trường lao động trong quá khứ sẽ giúp chúng ta có một phác hoạ về cung sức lao động trong tương lai. Khả năng có thể sử dụng được của các nguồn đào tạo sẽ ảnh hưởng đến cung lao động trong tương lai. Trong mỗi đơn vị của doanh nghiệp sẽ diễn ra sự thay đổi con người và công việc, có sự kết hợp chặt chẽ các chức năng. Bởi vậy người lập kế hoạch NNL phải xác định các yếu tố đầu vào, đầu ra cho từng đơn vị riêng biệt. Khi lập kế hoạch nhân lực cho doanh nghiệp thì cần áp dụng những phương pháp chủ yếu sau: b1. Lập kế hoạch công nhân làm theo lương sản phẩm: Có nhiều phương pháp kế hoạch theo lương sản phẩm, song phương pháp chính vẫn là tính theo lượng lao động chi phí tức là dựa vào tổng số lao động chi phí để hoàn thành kế hoạch sản xuất quĩ thời gian làm việc bình quân trong năm của một công nhân và hệ số hoàn thành mức sản lượng trong kì kế hoạch để tính ra nhu cầu số lao động làm theo lương sản phẩm. Công thức tính: CNsp : Số công nhân làm theo lương sản phẩm Ti : Lượng lao động chi phí để chế tạo ra một đơn vị sản phẩm i nào đó (tính theo giờ mức trong năm kế hoạch ) SLi : Số lượng sản phẩm i nào đó. Tn: Quĩ thời gian làm việc bình quân của một công nhân trong năm tính bằng giờ / người. Km : Hệ số hoàn thành mức sản lượng trong năm kế hoạch. - Tổng số lao động chi phí để hoàn thành kế hoạch sản suất thường được tính theo từng bước công việc, từng chi tiết và từng loại sản phẩm và toàn bộ sản phẩm. - Hệ số hoàn thành mức sản lượng : Khi tính tổng số lao động chi phí cho kế hoạch sản suất, vì chưa tính đến khả năng hoàn thành vượt mức sản lượng nhờ giảm lượng lao động, do đó cần tính đến khả năng này khi lập kế hoạch bằng cách so sánh khả năng hoàn thành mức sản lượng của công nhân dự tính trong kì kế hoạch với mức đã qui định sẽ xác định được hệ số K. - Quĩ thời gian làm việc bình quân của một công nhân trong năm được tính toán thông qua việc lập bảng cân đối thời gian lao động của một công nhân trong năm kế hoạch. Phương pháp lập bảng cân đối này được tiến hàng bằng cách dựa vào các số liệu kết quả phân tích bảng cân đối thời gian lao động trong năm báo cáo, những qui định và sửa đổi của nhà nước (nếu có) và chế độ làm việc trong năm kế hoạch (Biểu 1). - Khi lập bảng cân đối thời gian lao động cần chú ý tới việc tính toán một số chỉ tiêu chủ yếu sau đây: + Thời gian có mặt là việc trong năm bằng cách lấy thời gian danh nghĩa trừ đi thời gian vắng mặt trong công tác vì những lí do khác nhau như nghỉ phép hàng năm theo chế độ của nhà nước qui định, nghỉ thêm cho những người làm việc độc hại, những người theo các lớp học buổi tối, hàm thụ, nghỉ để ôn tập và thi, nghỉ đẻ, nghỉ để hoàn thành các công việc của nhà nước và đoàn thể. * Thời gian nghỉ đẻ được tính trên cơ sở dựa trên số liệu của thời kì báo cáo có tính đến tỉ trọng số phụ nữ đang làm trong thời kì sinh đẻ của kì kế hoạch. * Thời gian vắng mặt vì ốm đau được tính dựa trên số liệu của năm báo cáo, tỉ lệ ốm đau cho phép theo qui định đồng thời có tính đến klhả năng giảm bớt thời hạn ốm đau do áp dụng các biện pháp cải thiện điều kiện làm việc và bảo hộ lao động. * Thời gian vắng mặt không lí do và tổn thất cả ngày không được phép ghi trong kế hoạch những thực tế có phát sinh trong khi thực hiện kế hoạch. Do đó có ghi trong một báo cáo của bảng cân đối thời gian lao động. * Độ dài bình quân làm việc được tính bằng số bình quân cuả độ dài ngày kàm việc theo chế độ, trong đó có tính đến độ dài ngày kàm việc được rút ngắn ở hầm mỏ trên cao, dưới nước sâu v.v.. * Thời gian làm việc thực tế trong ngày được tính bằng cách lấy độ dài bình quân của ngày làm việc trừ đi thời gian nghỉ ngơi trong ca ( nghỉ cho con bú và thời gian tổn thất trong ca). * Thời gian làm việc bình quân của một công nhân trong năm được tính bằng cách lấy số thời gian làm việc thực tế trong ngày nhân với số ngày thực tế trong năm. Biểu 1: Bảng cân đối thời gian lao động trong năm bình quân một công nhân: Chỉ tiêu Năm báo cáo Năm kế hoạch I. Thời gian theo lịch - Ngày nghỉ và ngày lễ II. Thời gian danh nghĩa III. Vắng mặt trong công tác Trong đó: 1. Nghỉ phép năm 2. Nghỉ thêm 3. Nghỉ đẻ 4. Hoàn thành công việc nhà nước, đoàn thể và xã hội 5. ốm đau 6. Vắng mặt không lí do 7. Tổn thất cả ngày IV. Thời gian có mặt trong năm V. Độ dài bình quân của ngày làm việc - Tổn thất thời gian trong ca - Thời gian nghỉ cho con bú VI. Thời gian làm việc thực tế trong ngày VII. Quỹ thời gian làm việc của một công nhân trong năm b2. Lập kế hoạch số lượng công nhân làm theo lương thời gian Phương pháp tính dựa vào mức phục vụ (nơi làm việc thiết bị) số ca làm việc trong một ngày đêm của nơi làm việc hay thiết bị, hệ số giữa số ngày làm việc của xí ngiệp trong năm và số ngày làm việc theo chế độ của công nhân được nhà nước qui định để tính nhu cầu số lượng công nhân làm việc theo lương thời gian trong kì kế hoạch. * Nếu một công nhân phục vụ cho một nơi làm việc hay thiết bị Công thức tính: CN tg = Nlv x C x K CNtg : Số công nhân làm việc theo lương thời gian Nlv : Số nơi làm việc hoặc số thiết bị C: Số ca làm việc một bgày đêm K: Hệ số giữa thời gian làm việc của xí nghiẹp và thời gian làm việc theo chế độ của công nhân + Nếu nơi làm việc hoặc thiết bị do một số công nhân phục vụ ta có công thức tính: CNtg = Nlv x Spv x C x K Trong đó: Spv: Số công nhân phục vụ cho một nơi làm việc hay thiết bị + Nếu một công nhân phục vụ cho một số nơi làm việc hay thiết bị Công thức tính: Nlv CNtg = x C x K Mpv Tca Mpv = Tpv Mpv : Mức phục vụ (số nơi làm việc hoặc thiết bị ) Tca: Thời gian làm việc của một ca Tpv: Mức thời gian phục vụ một nơi làm việc hoặc một thiết bị b3. Lập kế hoạch số lượng các loại cán bộ, nhân viên khác Lập kế hoạch cán bộ nhân viên khác thường khó đạt mức chính xác hơn việc lập số lượng kế hoạch công nhân. Nguyên nhân là do các chức năng lao động để hoàn thành công việc của những cán bộ nói trên rất đa dạng, không thể tiến hành công tác định mức lao động , xây dựng các tiêu chuẩn tính toán, biên chế một cách có căn cứ khoa học. Hiện nay, việc lập kế hoạch số lượng các loại cán bộ nhân viên này được tính toán dựa theo phương pháp định biên (qui định biên chế). Cơ sở qui định biên chế các loại cán bộ công nhân viên này dựa vào các tiêu chuẩn tính toán và kết cấu hợp lí của bộ máy quản lí ở công ty. b4. Lập số lượng kế hoạch công nhân hay công nhân viên chức tính theo năng suất lao động. Nôi dung của phương pháp này là lấy tổng sản lượng kì kế hoạch (hiện vật hay giá trị) chia cho mức năng suất lao động của một công nhân hay công nhân viên kì kế hoạch sẽ được số lượng công nhân hay công nhân viên kì kế hoạch. Công thức tính: TSL (kh) Scn(cnv) = Wcn(cnv) Trong đó Scn(cnv) là số công nhân( hay công nhân viên chức) kì kế hoạch TSL(kh) : Tổng sản lượng kì kế hoạch Wcn(cnv): Mức năng suất lao động của một công nhân (Hay công nhân viên) kì kế hoạch. b5. Lập kế hoạch số lượng công nhân (hay công nhân viên chức) tính theo tiêu chuẩn chi phí lao động của một đơn vị sản phẩm. Nội dung cơ bán của phương pháp này là lấy tiêu chuẩn chi phí lao động để sản xuất ra một đơn vị sản lượng 1000 đồng hoặc 1000.000 đồng giá trị sản lượng tính bằng giờ -mức, ngày - người, số lượng bình quân trong năm của kì kế hoạch nhân với tổng sản lượng (tính bằng giá trị hoặc hiện vật) kì kế hoạch sẽ có số lượng công nhân (hay công nhân viên) kì kế hoạch. Công thức tính: Scn(cnv) = TSLkh . tld (1) TSLkh . tld Scn(cnv) = (2) T