Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Chương Dương

PHẦN III HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH CHƯƠNG DƯƠNG. I.Nhận xét chung về công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Chương Dương. 1. Nhận xét chung: Công ty TNHH Chương Dương là công ty chuyên về xây dựng. Từ khi thành lập đến nay Công ty luôn nâng cao chất lượng tốt, luôn đạt được uy tín và được khách hàng tín nhiệm, tạo được công ăn việc làm cho người lao động. Đồng thời sử dụng đồng vốn có hiệu quả, thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước. Trong những năm gần đây, cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế thị trường, Công ty đã hòa nhập được với nền kinh tế mới và đã đứng vững trong cơ chế thị trường. Trong công tác quản lý và sản xuất đã trở thành đòn bẩy thúc đẩy quá trình sản xuất và phát triển của Công ty. Đặc biệt chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu làm tiền đề vững chắc về uy tín và thu hút được nhiều khách hàng từ đó kinh doanh có lãi để tái đầu tư, hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nước, hiện đại hóa máy móc thiết bị, tăng cường năng suất lao động, tăng thu nhập cho người lao động và nâng cao đời sống cho công nhân. Điều đó là sự phấn đấu không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên và Ban lãnh đạo của Công ty, trong đó phòng kế toán đóng góp một phần không nhỏ. 2. Nhận xét về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Chương Dương: 2.2 Về tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán: a. Ưu điểm: - Công ty áp dụng hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ” và có máy tính hỗ trợ giúp cho nên công việc cho kế toán làm đơn giản, gọn nhẹ, mẫu sổ đơn giản và dễ sử dụng. - Áp dụng các mẫu sổ rất thuận tiện, cụ thể và dễ dàng cho việc tính lương. - Bản thân công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty được thực hiện trong sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng “Tổ chức lao động” và kế toán hạch toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương được thực hiện dễ dàng, chính xác cho người hạch toán tiền lương. - Công ty tiến hành theo dõi thường xuyên, nắm bắt được tình hình biến động số lượng lao động ở phân xưởng, công trường cũng như toàn Công ty. Do đó Công ty luôn có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo lao động một cách kịp thời để đáp ứng nhu cầu tại từng thời điểm. - Bộ máy quản lý của Công ty vận hành tương đối linh hoạt. Trong công tác Phòng, Ban hoạt động theo kế hoạch định sẵn. Khi Ban giám đốc đưa ra mục tiêu phấn đấu cho toàn Công ty thì ở từng Phòng, Ban cũng đề ra phương pháp, giải pháp nhằm đạt được nó. Điều này đã giảm thiểu những thủ tục rườm rà, không cần thiết đối với mục tiêu hoạt động của Công ty, nó còn tạo điều kiện thuận lợi cho các khách hàng khi tiếp cận công việc với Công ty. Bên cạnh đó sự linh hoạt của bộ máy quản lý tại Công ty còn giúp cho thông tin từ các cấp đến nhanh, chính xác hơn, và nhờ đó các phòng ban kịp thời có sự điều chỉnh để thích nghi. - Bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung tất cả công việc hạch toán, thu nhập, lập báo cáo tài chính của Phòng kế toán tài vụ đều chịu sự chỉ đạo, giám sát trực tiếp của kế toán trưởng. Mô hình kế toán này đã thống nhất với quy trình quản lý chung của Công ty. Điều này đã tạo nên sự linh hoạt, chính xác cần thiết cho công việc của phòng kế toán nói riêng với nhiệm vụ tham mưu về tình hình tài chính cho Ban giám đốc và của toàn bộ các phòng ban của Công ty nói chung. Việc bố trí nhân viên thống kê phân xưởng là phù hợp. Điều này đã giảm thiểu khối lượng công việc ở phòng kế toán của Công ty, từ đó giảm những sai sót không cần thiết có thể xãy ra. - Công tác kế toán tại Công ty được tiến hành rất chặt chẽ, mỗi kế toán phải theo dõi riêng theo mỗi phần hành của mình. Sau đó kế toán tổng hợp tập hợp lại để xem xét đối chiếu số liệu. Quy trình của mỗi kế toán đều đi theo trình tự nhằm xem xét đối chiếu số liệu, để tránh tình trạng sai lệch thiếu sót. - Thực tế hiện tại đội ngũ kế toán đều sử dụng được máy tính. Do vậy có thể tận dụng thế mạnh nhanh chóng, chính xác trong công tác kế toán bằng máy và tận dụng được lợi thế áp dụng vào công việc kế toán của mình. Kế toán có thể xem xét số liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng kiểm tra đối chiếu thuận lợi. b. Nhược điểm: - Về hệ thống chứng từ để theo dõi thời gian lao động của người lao động trong toàn Công ty. Công ty TNHH Chương Dương đã sử dụng “ Bảng chấm công” để theo dõi thời gian lao động của người lao động và đây cũng là phương pháp được sử dụng phố biến nhất ở nước ta. Tuy nhiên trong khi sử dụng bảng chấm công Công ty đã hạn chế cử người giám sát kiểm tra trong việc có trường hợp lao động nghỉ vài giờ nhưng vẫn được chấm công. Điều này sẽ ảnh hưởng đến quá trình tính toán lương và thanh toán lương, thưởng. Đồng thời cũng chưa giám sát kiểm tra các chứng từ như phiếu xác nhận làm thêm giờ, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. - Về tổ chức bộ máy kế toán: được tổ chức theo hình thức tập trung, số lượng nhân viên kế toán ít, mỗi người phải đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán nên không tránh khỏi sự chậm trễ trong quá trình hạch toán báo cáo. 2.3. Về phương pháp tính lương, hình thức trả lương: Tính lương và trả lương là vấn đề quan trọng trong công tác kế toán tại các doanh nghiệp, thực hiện tốt công tác này thì hoạt động sản xuất kinh doanh mới hiệu quả. Trong quá trình tính lương cần phải phản ánh đúng, kịp thời, đầy đủ, chính xác là vấn đề mà kế toán phải làm và đưa vào cho hợp lý. Ưu điểm: - Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty đã thực hiện tốt, đảm bảo việc tính toán phân bổ thanh toán tiền lương đúng, đủ, chính xác kịp thời hàng tháng cho cán bộ công nhân viên vào cuối tháng, góp phần làm ổn định thu nhập cho người lao động để họ yên tâm tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty. - Công ty đã triển khai và thực hiện tốt từ khâu chứng từ đến khâu chuyển chứng từ, hệ thống sổ sách và nộp đầy đủ các khoản bảo hiểm cho người lao động, khi có người ốm đau, nghỉ thai sản… Công ty làm việc với bảo hiểm xã hội cấp trên để thanh toán kịp thời cho người lao động tại Công ty. Nhược điểm: - Công ty không xây dựng quỹ tiền lương hàng năm và chưa thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép để trả cho người lao động khi được nghỉ phép. - Việc tính lương cho công nhân trực tiếp sản xuất theo nhóm, tổ, đội thì chỉ căn cứ vào số lượng thời gian lao động mà chưa tính đến chất lượng công tác của người trong tháng để đảm bảo tính công bằng trong việc tính lương thì công ty phải xây dựng hệ số lương cấp bậc công việc và bảng xác định chất lượng công tác của từng cá nhân. 2.4. Về quản lý lao động, thời gian lao động. - Hạch toán thời gian lao động là công việc rất quan trọng nhằm mục đích theo dõi tình hình lao động chấp hành kỹ luật lao động và năng suất lao động của từng cá nhân. - Để theo dõi thời gian lao động chứng từ ban đầu là bảng chấm công. - Đối với công nhân trực tiếp sản xuất cán bộ theo dõi đầy đủ chính xác hàng ngày cho từng công nhân trong đội, cuối tháng tổng hợp ngày công và số lượng sản phẩm đã hoàn thành của đội và xác nhận vào bảng chấm công, kèm theo phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành của đội sản xuất nộp về phòng kế toán để tiến hành thanh toán lương cho công nhân. - Khi chấm công cho những trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động…yêu cầu công nhân nghĩ phải có chứng nhận của cơ quan y tế làm căn cứ tính bảo hiểm trả lương thay. Cũng như bảng chấm công, phiếu nghỉ việc được gửi kèm bảng chấm công về phòng tổ chức hành chính để thanh toán lương và trợ cấp bảo hiểm cho công nhân. Ngoài ra các trường như : làm ban đêm, làm thêm giờ, thêm ca, giấy báo ngừng sản xuất phải có xác nhận của người có trách nhiệm. - Tại công ty việc tổ chức sản xuất được bố trí theo đội sản xuất và thực hiện chế độ khoán tiền lương theo khối lượng sản phẩm hoàn thành nên việc theo dõi số ngày giờ công chất lượng lao động được giao nhiệm vụ cho đội trưởng đội sản xuất. Đội trưởng có trách nhiệm thống kê ghi chép toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của đội mình về ngày công một cách đầy đủ chính xác các chứng từ, bảng chấm công được tập hợp lại và gửi lại lên phòng kế toán vào cuối tháng đó. - Việc xác định kết quả lao động của từng đội sản xuất được đưa vào bảng chấm công, số sản phẩm sản xuất ra trong tháng đã hoàn thành nhập kho theo phiếu nhập kho và phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành đã được duyệt của từng đội sản xuất. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép: Công ty nên tiến hành trích lập quỹ lương để dễ chi trả lương cho người lao động tránh trường hợp trong tháng công ty không nhận thầu các công trình. Trong việc hạch toán tiền lương ở Công ty hiện nay chưa đề cập đến vấn đề trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất làm cho chi phí nhân công giữa các kỳ hạch toán tăng giảm đột ngột gây biến động đến hiệu quả sản xuất, do vậy kế toán công ty nên tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. Tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất được tính như sau 2. Xây dựng các quy định: Công ty phải xây dựng đồng bộ các quy định nội bộ để khi triển khai công tác tiền lương, các cơ quan chức năng và các đơn vị chủ động thực tránh vi phạm các quy định về công tác quản lý: Quy định quản lý lao động. Quy định quản lý và giám sát chất lượng thi công công trình. Quy định quản lý vật tư thiết bị. Quy định về lương và thưởng. Xây dựng bộ đơn giá chuẩn về công nhân và thiết bị dựa theo công văn của ủy ban nhân dân thành phố Đà nẵng. 3. Về phương pháp tính lương: Để việc chia lương có hiệu quả và khắc phục những tồn tại . Công ty nên lập bảng hệ số đánh giá chất lượng công tác như sau: Bảng hệ số chất lượng TT  Phân loại  Số công  Kết quả lao động đạt được  Hệ số   1  A  20-26  Vượt định mức lao động, có tinh thần trách nhiệm trong công việc.  1   2  B  15-20  Hoàn thành định mức đề ra.  0,9   3  C  15trở xuống  Năng suất lao động kém, còn đi làm muộn.  0   Công thức tính: Lương tháng = lương ngày x số công x hệ số chất lượng Trong đó: Hệ số chất lượng : làm vượt định mức thì nhân với 1. Làm hoàn thành định mức nhân với 0,9. Năng suất lao động kém thì không nhân hệ số chất lượng. 4. Quản lý lương của người lao động: Vấn đề quản lương của người lao động, cụ thể là việc theo dõi thời gian lao động của người lao động. Để tránh tình trạng tính sai lệch, không đúng thời gian lao động thực tế của người lao động, ngoài việc theo dõi chặt chẽ ngày công đi làm qua “ Bảng chấm công” Công ty cần theo dõi số giờ làm việc của mỗi lao động. Nếu một lao động làm việc không đủ số giờ theo quy định thì thực hiện trừ công theo giờ và nếu người lao động làm thêm giờ thì nên lập thêm chứng từ “ bảng chấm công làm thêm giờ” cùng mức thưởng hợp lý để thực hiện việc trả lương đúng đắn và khuyến khích người lao động tăng năng suất công việc. BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ Tháng …. Năm…. STT  Họ và tên  Ngày trong tháng  Công giờ làm thêm     1  2  …  31  Ngày làm việc  Ngày thứ bảy, chủ nhật  Ngày lễ, tết  Làm đêm               Cộng:           Ký hiệu chấm công: NT: Làm thêm ngày làm việc. NN: làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật. NL: làm thêm ngày lễ, tết. Đ: làm thêm ban đêm. Xác nhận của bộ phận có Người chấm công Người duyệt Người làm đêm (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công làm thêm giờ của từng người lao động, nhân viên kế toán hạch toán tiền lương sẽ quy đổi số giờ làm thêm ra ngày công bằng cách lấy tổng số giờ làm thêm chia cho 8. 5. Tăng cường công tác tuyển chọn, đào tạo nguồn nhân lực: Hiện nay công tác tuyển chọn nguồn nhân lực của Công ty tương đối hợp lý và đúng với chế độ, chính sách. Tuy nhiên để cho công tác này có hiệu quả hơn nữa thì Công ty nên: Xác định rõ những yêu cầu về trình độ của người lao động đối với tất cả công việc. Việc tuyển chọn nguồn nhân lực của Công ty không nên quá tập trung vào việc xem xét bằng cấp hay sự giới thiệu của người khác. Nên tập trung vào quá trình phỏng vấn, thử việc. Để công tác kế toán tại Công ty ngày càng hoàn thiện hơn. Các nhân viên làm việc phải hiểu rõ về công tác kế toán và kịp thời nắm bắt được những thay đổi trong công tác hạch toán kế toán cho phù hợp với quy định của Nhà nước và công tác quản lý kinh doanh. Công ty nên lập sổ đăng ký chứng từ để dễ quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ ghi sổ  Số tiền  Chứng từ ghi sổ  Số tiền   Số hiệu  Ngày, tháng   Số hiệu  Ngày, tháng                         Cộng tháng   Cộng tháng:    Cộng lũy kế từ đầu quý:   Cộng lũy kế từ đầu quý:    KẾT LUẬN Nền kinh tế hàng hóa, tiền tệ buộc các doanh nghiệp phải đối mặt với thị trường, để tồn tại, phát triển và kinh doanh có hiệu quả thì bên cạnh các hoạt động đa dạng và phong phú về sản xuất kinh doanh, tất yếu các doanh nghiệp phải có một cơ chế dự báo, kiểm tra một cách toàn diện các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Chương Dương mặc dù chỉ đi sâu vào vấn đề kế toán tiền lương của Công ty nhưng qua đó có thể thấy được vai trò, tác dụng của việc tổ chức hạch toán tiền lương trong công tác quản lý hoạt động của Công ty. Do điều kiện thời gian tiếp xúc với công việc thực tế không nhiều, kiến thức học ở trường về lao động tiền lương chưa sâu, kinh nghiệm viết đề tài còn kém nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình thực hiện viết chuyên đề. Kính mong sự đóng góp, giúp đỡ của quý thầy, cô giáo, để em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp và nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của mình. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn, giám đốc công ty và tập thể cán bộ trong công ty đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này.