Hoàn thiện công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón tại chi nhánh tổng công ty đầu tư và XNK FOODINCO Đà Nẵng

Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010 151 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC MUA HÀNG ĐỐI VỚI MẶT HÀNG PHÂN BÓN TẠI CHI NHÁNH TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ & XNK FOODINCO ĐÀ NẴNG IMPROVING PURCHASING MANAGEMENT OF FERTILIZER AT FOODINCO INVESTMENT & TRADING DANANG BRAND SVTH: Trần Thị Thanh Hương Lớp: 32K08, Khoa: Thương mại - Du lịch, Trường Đại học Kinh tế GVHD: Th.S Văn Ngọc Đàn Khoa: Thương mại - Du lịch, Trường Đại học Kinh tế TÓM TẮT Quản trị mua hàng có sự tác động trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của bất kỳ một doanh nghiệp nào dùng nhỏ hay lớn. Quản trị mua hàng cùng với sự liên kết chặt chẽ với nhà cung cấp tác động trực tiếp sự thành công của doanh nghiệp trên thương trường. Hầu hết các doanh nghiệp đã bắt đầu nhận thức được tầm quan trọng của quản trị mua hàng bởi chi phí mua hàng luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh. Mục đích chính của bài nghiên cứu là nhằm đưa ra những giải pháp cụ thể để hoàn thiện công tác mua hàng trong doanh nghiệp, từ đó năng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. ABSTRACT Purchasing Management have a positive impact on the firm’s financial performance in both small and large firms. Purchasing management and supplier involvement does affect the success of any enterprise in the market. Most firm recognize the importance of strategic purchasing, because they spend a large percentage of their sales on purchased inputs. Basing on all results given in this paper, combining with market information, I put forward some concrete solutions that need to be made to make purchasing management of fertilizers efficient and effective, contributing to improve the competitive ability of this company in the market. 1. Đặt vấn đề Kinh doanh thương mại là mua để bán (buôn bán). Đối với doanh nghiệp thương mại chuyên kinh doanh mặt hàng phân bón và nông sản như Chi nhánh Tổng Đầu tư & XNK Foodinco Đà Nẵng thì hàng hóa đầu vào đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Tuy nhiên, hoạt động mua hàng hiện vẫn chưa được thực sự quan tâm. Điều này ảnh hưởng lớn đến hiệu quả họat động bán hàng cũng như khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc nghiên cứu và áp dụng những giải pháp hoàn thiện trong khâu mua hàng là yêu cầu cấp thiết cho sự tồn tại và phát triển của Chi nhánh trong thời gian đến. 2. Khái niệm về mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Mua hàng được định nghĩa là hoạt động nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp thương mại sau khi xem xét chào hàng, doanh nghiệp thương mại cùng với đơn vị bán hàng (nhà sản xuất kinh doanh hoặc của doanh nghiệp thương mại khác) thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận, vận chuyển, thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng – tiền. Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010 152 2.1. Phân tích thực trạng công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón tại Chi nhánh Foodinco Đà Nẵng Khái quát tình hình hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh Foodinco tại Đà Nẵng - Tên giao dịch: Chi nhánh Tổng công ty Đầu tư & XNK FOODINCO tại Đà Nẵng - Trụ sở chính: 51 Yết Kiêu – Sơn Trà – Đà Nẵng. - Lĩnh vực kinh doanh: Phân phối theo kiểu bán buôn các sản phẩm sau: + Lương thực, nông sản: gạo, lúa mỳ, sắn, thóc + Vật tư, phân bón: Phân Dap, Phân Kali, Phân lân, Phân NPK, Phân Urê. - Thị trường chính: Các tỉnh khu vực Duyên hải miền Trung - Tây Nguyên. Thực trạng công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón tại Chi nhánh Foodinco Đà Nẵng Quy trình mua hàng hiện tại Quy trình mua hàng bắt đầu từ việc xác định tổng nhu cầu phân bón cần mua dựa trên cơ sở thông tin thị trường, kế hoạch bán hàng, nhu cầu dự trữ của Chi nhánh. Sau đó, nhân viên mua hàng lập kế hoạch chi tiết cho từng mặt hàng phân bón cụ thể (số lượng, chủng loại, giá mua ước tính) và thiết lập nguồn tài trợ cho công tác mua hàng. Khi đã lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp, Chi nhánh sẽ triển khai kế hoạch mua hàng. Đối với phương thức mua nội địa: Chi nhánh sẽ căn cứ vào danh sách các nhà sản xuất phân bón đã lựa chọn, bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra khả năng đáp ứng của nhà cung cấp, tiến hành đặt hàng và ký kết hợp đồng. Đối với việc mua hàng từ nguồn nhập khẩu: Chi nhánh tiến hành ủy thác nhập khẩu thông qua Tổng công ty Đầu tư và XNK FOODINCO (hoặc mua lại từ các công ty nhập khẩu trực tiếp). Nhân viên mua hàng chuyên trách sẽ đảm nhận việc theo dõi và đánh giá khả năng đáp ứng của các nguồn hàng này. Sau khi hàng hóa về đến cảng, Chi nhánh tổ chức vận chuyển và bảo quản hàng hóa tại kho hàng Thọ Quang. Phân tích nội dung công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón tại Chi nhánh Foodinco Đà Nẵng 2.1.1. Xác định nhu cầu mua hàng Dự đoán nhu cầu tiêu thụ phân bón Để xác định số lượng và cơ cấu mặt hàng phân bón cần mua trong kỳ, Chi nhánh tiến hành dự báo nhu cầu tiêu thụ phân bón kỳ tới thông qua việc lập kế hoạch bán ra. Căn cứ để lập kế hoạch dựa trên 2 nguồn thông tin chính: Nguồn thông tin bên ngoài: Nhân tố chính mà Chi nhánh sử dụng để dự đoán nhu cầu tiêu thụ phân bón hàng năm là nhu cầu nông sản trong năm và đặc điểm mùa vụ trong nông nghiệp. Thông thường, Chi nhánh Foodinco tại Đà Nẵng thường xây dựng kế hoạch bán ra và tiến hành công tác chuẩn bị mua trước thời điểm cung ứng là 3 tháng đối với nguồn hàng nhập khẩu và trước 1 tuần nếu mua trong nước để đảm bảo cung ứng hàng hóa kịp thời Nguồn thông tin nội bộ: Phân tích chỉ số thời vụ của hoạt động bán hàng. Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010 153 Bảng 1 : Phân tích tính thời vụ trong hoạt động bán hàng của Chi nhánh Quý Khối lượng hàng hóa tiêu thụ (kg) Chỉ số mùa vụ (%) 2007 2008 2009 I 13.205.509 6.633.576 6.071.450 133,26 II 9.177.415 4.583.978 3.830.456 90,47 III 5.521.837 2.916.449 787.200 47,45 IV 11.979.058 8.958.643 4.109.996 128,82 Tổng 39.883.819 23.092.646 14.799.102 400 (Nguồn: Phòng KD Chi nhánh) Nhìn vào biểu trên ta thấy doanh số bán ra của Chi nhánhquý I luôn cao sau đó giảm dần trong quý II và quý III và tăng mạnh trong quý IV, hiện tượng này được liên tục lặp đi lặp lại qua các năm. Có sự tăng giảm theo một quy luật này là do nhu cầu tiêu dùng phân bón trong thời điểm quý I và quý IV luôn rất lớn. Do đó, trong 2 quý này tổng lượng tiêu thụ bao giờ cũng cao nhất. Đây chính là thời gian mà người nông dân bón phân chăm vụ Đông- xuân trong nông nghiệp. 2.1.2. Xác định nhu cầu dự trữ hàng hóa Hiện tại, Chi nhánh áp dụng mô hình kiểm kê thường xuyên để xác định số lượng hàng dự trữ trong kho trước khi đi đến quyết định đặt hàng. Căn cứ vào giá mua tại từng thời điểm hiện tại và dự đoán sự tăng giảm giá mua trong thời gian sắp đến mà quyết định mua bao nhiêu và lượng dự trữ nhiều hay ít? Hoạt động này chủ yếu mang tính cảm tính và phụ thuộc vào kinh nghiệm của nhân viên mua hàng, không đảm bảo độ chính xác cao. Do thiếu hụt trong nguồn vốn tài trợ cho hoạt động mua hàng, cũng như sự hạn chế về khả năng kho bãi, nên hầu như hiện nay Chi nhánháp dụng biện pháp mua theo nhu cầu 2.1.3. Lựa chọn nhà cung cấp Đối với mặt hàng phân bón, nhà cung cấp chủ yếu cho Chi nhánh là: Các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh phân bón trong nước: Hiện tại, Chi nhánh duy trì 12 nhà cung cấp thường xuyên: trong đó, 50% là các doanh nghiệp trực tiếp sản xuất phân bón trong nước, và 50% là các doanh nghiệp kinh doanh phân phối phân bón. Mua từ nguồn nhập khẩu: Đối với các loại phân DAP, phân SA và phân Kali, Chi nhánhphải mua nhập khẩu toàn bộ. Từ 80-90% giá trị mua hàng nhập khẩu là từ họat động nhập khẩu ủy thác thông Tổng công ty Đầu tư & XNK FOODINCO, còn lại mua lại từ các doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp. Các nguồn nhỏ lẻ khác: do các nhân viên mua hàng của Chi nhánh trực tiếp thu mua từ những nguồn hàng trôi nổi trên thị trường, chiếm tỷ trọng dưới 5% tổng giá trị mua hàng phân bón và biến động liên tục qua các năm. Số vòng chu chuyển hàng hóa dự kiến Lượng bán hàng dự kiến - Dự trữ đầu kỳ + Dự trữ cuối kỳ dự kiến Lượng hàng thích hợp một lần mua = Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010 154 Đánh giá công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón của Chi nhánh Mặt tích cực Mặt tồn tại - Chi nhánh đã xây dựng được quy trình và cách thức tổ chức trong hoạt động mua hàng khoa học và hợp lý. - Các hình thức mua hàng của Chi nhánhtương đối đa dạng. Trong đó hình thức mua theo hợp đồng và đơn đặt hàng ký trước chiếm tỷ trọng lớn nhất (trên 50% giá trị mua vào), đảm bảo được tính ổn định của nguồn cung, chất lượng. - Khâu vận chuyển hàng hóa đã được Chi nhánh chú trọng và thực hiện khá tốt. - Công tác mua hàng còn mang tính bị động, chỉ tiến hành mua khi kí kết được hợp đồng và mua hàng qua đại lý, lượng hàng tồn kho rất ít dễ xảy ra tình trạng cạn dự trữ. - Việc dự báo nhu cầu và xác định lượng hàng dự trữ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của nhân viên kinh doanh, không có công cụ định lượng cụ thể. - Chi nhánh ít chú trọng đến công tác đánh giá thường xuyên năng lực của các nhà cung cấp. 3. Một số giải phát hoàn thiện công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón tại Chi nhánh Tổng công ty Đầu tư và XNK Foodinco Đà Nẵng Cơ sở hình thành giải pháp Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của Chi nhánh trong thời kỳ tới Giải quyết các tồn đọng về vật tư, phân bón, sắn lát và các mặt hàng nông sản khác, chỉ thực hiện mở rộng kinh doanh khi có cơ hội tốt và an toàn đồng vốn. Nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường bằng cách tiết kiệm chi phí hoạt động, xác định mức giá bán cạnh tranh là yêu cầu cấp thiết cho sự phát triển. Môi trường kinh doanh trong thời gian tới Cơ hội Thách thức - Ðối với nền kinh tế nước ta, năm 2010 có thể xem là năm phục hồi kinh tế, nhu cầu tiêu dùng đã bắt đầu có bước tăng trưởng trở lại. - Việt Nam có trên 80% dân số hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp. Trong điều kiện sản lượng cần tăng lên trong khi diện tích đất nông nghiệp lại khó có khả năng mở rộng, người nông dân cần sự hỗ trợ của phân bón. - Ngành kinh doanh và sản xuất phân bón nội địa đã và đang nhận được nhiều quan tâm và ưu đãi của Nhà nước. - Do nằm ở Miền Trung - Tây Nguyên, khu vực có đặc thù xuất phát điểm thấp. Diện tích sản xuất nông nghiệp ít. Do đó, nhu cầu về mặt hàng phân bón là thấp hơn so với hai đầu đất nước. - Ngày càng có nhiều doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực kinh doanh phân bón làm gia tăng tính cạnh tranh trên thị trường, đặc biệt là sự cạnh tranh về giá. - Mặt hàng phân bón thuộc loại hàng mang tính thời vụ, giá cả biến động liên tục. Một số giải pháp hoàn thiện công tác mua hàng đối với mặt hàng phân bón tại Chi nhánh Giải pháp nhằm tăng cường huy động vốn cho công tác mua hàng Để tổ chức có hiệu quả công tác mua hàng, khó khăn đầu tiên mà Chi nhánh Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010 155 Foodinco tại Đà Nẵng phải giải quyết là tình hình thiếu vốn nghiêm trọng và khả năng tự chủ về mặt tài chính thấp. Điều này đòi hỏi Chi nhánh ngoài việc sử dụng các nguồn vốn quen thuộc còn phải hướng tới những nguồn vốn khác có giá rẻ hơn. Dự báo tốt nhu cầu vốn cho mỗi thời kỳ Phương pháp tỷ lệ phần trăm trên doanh thu sẽ là phương pháp dự báo phù hợp nhất mà Chi nhánh có thể vận dụng. Nó là phương pháp dự báo tài chính ngắn hạn, đơn giản dễ thực hiện, đảm bảo độ chính xác khá cao. Tăng cường tích luỹ, phát triển nguồn vốn chủ sở hữu Vì mục tiêu lâu dài, Chi nhánh nên cố gắng làm tăng lượng vốn chủ sở hữu bằng cách nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tạo ra nhiều lợi nhuận hơn và trích từ lợi nhuận với tỷ lệ lớn hoặc có thể xin vốn bổ sung từ Tổng công ty. Tăng vốn chủ sở hữu sẽ vừa có vốn để kinh doanh đồng thời làm tăng sức mạnh tài chính của Chi nhánh. Tích cực, kiên trì thực hiện vay vốn ngân hàng Do là một doanh nghiệp nhỏ, Chi nhánh đôi khi gặp khó khăn trong công việc vay vốn ngân hàng. Trước mắt, Chi nhánh chủ động tạo lập và củng cố mối quan hệ tốt đẹp với các ngân hàng, tạo uy tín trong thanh toán để từ đó tạo cơ sở cho các lần vay tiếp theo. Tuy có khó khăn trong việc thế chấp bằng tài sản cố định nhưng Chi nhánh có thể thực hiện thế chấp bằng sổ tiết kiệm. Với tư cách tiếp cận từng bước như thế về sau Chi nhánh có thể tiến hành vay vốn ngân hàng một cách dễ dàng. Tuy nhiên, việc sử dụng nguồn vốn này làm tăng hệ số nợ, làm tăng rủi ro tài chính do bắt buộc phải trả lãi và hoàn trả nợ đúng hạn. Chính vì vậy, Chi nhánh nên cân nhắc sử dụng nguồn vốn này một cách hợp lý, tránh quá phụ thuộc vào hình thức huy động vốn này. Trước mỗi quý, Chi nhánh nên ước tính khả năng huy động vốn từ các nguồn tài trợ khác có thể trước khi đi đến quyết định vay ngắn hạn tại ngân hàng. Tăng cường huy động vốn từ các nguồn tài trợ khác Là một doanh nghiệp nhỏ, ngoài nguồn vốn vay ngân hàng thì việc huy động các nguồn tài trợ khác với lãi suất thấp giúp doanh nghiệp có thể phần nào giải quyết tình trạng thiếu vốn, tiết kiệm chi phí tài chính và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tăng cường sử dụng vốn chiếm dụng của nhà cung cấp (Tín dụng thương mại) Nguồn tài trợ này có thể giải quyết được một phần chi phí quản lý trong doanh nghiệp trong một thời gian và chỉ phải bỏ ra ngay lập tức một số tiền ít hơn số tiền đáng lẽ phải bỏ ra để có được hàng hóa cần cho việc tiến hành hoạt động kinh doanh. Như vậy, doanh nghiệp có thể sử dụng quỹ tiền mặt của mình cho mục đích khác. Đẩy mạnh huy động vốn trong nội bộ doanh nghiệp Một nguồn vốn khá lớn và rất rẻ lại ở ngay trong doanh nghiệp: nguồn vốn nhàn rỗi từ nhân viên. Bên cạnh việc phát hành tín phiếu nội bộ, Chi nhánh nên đẩy mạnh huy động thêm nguồn vốn nhàn rỗi nằm trong nhân viên Chi nhánh với một mức lãi suất hợp lý. Quản lý tốt khoản phải thu, đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ Chi nhánh phải tiếp tục phát huy hiệu quả chính sách thu nợ hiện tại để chắc chắn rằng các khoản nợ phải được thu về ở mức cao nhất và trong thời hạn ngắn nhất. Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010 156 Giải pháp nhằm giảm tính bị động trong công tác mua hàng Xây dựng mô hình dự trữ và xác định khối lượng hàng mua tối ưu: Việc mua hàng hiện tại chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định, duy trì rất ít hàng dự trữ. Điều này khiến Chi nhánh bị động trước cơ hội trên thị trường, tình trạng cạn dự trữ thường xuyên diễn ra trong quý IV và quý I. Tuy nhiên, hiện tại Chi nhánh đã có một lượng đáng kể khách hàng truyền thống, có quan hệ làm ăn lâu năm. Cho nên, đối với nhóm khách hàng này khi đặt hàng nếu hàng trong kho không đủ để đáp ứng thì họ sẵn sàng thông cảm và chờ cho đến khi hàng về mới nhận. Thời gian đợi thường dao động trong khoảng từ 5-7 ngày. Trong mô hình xác định tồn kho và lượng mua hàng hiện tại, Chi nhánh chưa tính đến tình huống cạn dự trữ. Vì vậy, hoạt động mua hàng Chi nhánh còn mang tính cầm chừng và làm phát sinh thêm chi phí trong quá trình mua hàng. Vì vậy, Chi nhánh có thể xem xét sử dụng mô hình tính đến cạn dự trữ. Trong khi mô hình EOQ nhắm đến việc phục vụ 100% nhu cầu của khách hàng thì mô hình này chấp nhận một mức cạn dự trữ từ việc khách hàng chấp nhận chờ hàng giúp Chi nhánh có thể tiết kiệm chi phí từ 10-20% cũng như không lâm vào tình trạn thừa hàng hay thiếu hàng nghiêm trọng như hiện nay. Giải pháp hoàn thiện công tác lựa chọn nhà cung cấp Chi nhánh có thể xây dựng một quy trình chuẩn và hệ thống tiêu chuẩn về lựa chọn và đánh giá các nhà cung cấp mặt hàng phân bón như sau: Bảng 2 : Hệ thống các tiêu thức đánh giá năng lực nhà cung cấp STT TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ ĐIỂM HỆ SỐ 0,5 - 1 1,5 - 2 2,5 - 3 1 Giá bán Giá bán lẻ Giá bán sĩ Có chiết khấu theo số lượng 4 2 Thời gian giao hàng Chậm 4-5 ngày Chậm 2-3 ngày Giao đúng thời gian yêu cầu 4 3 Số lượng hàng hóa tối đa đáp ứng yêu cầu công ty Chỉ đáp ứng < 50% số lượng Đáp ứng từ 50% - 100% Không giới hạn 3 4 Phương thức thanh toán Trả ngay Trả chậm 07 đến 10 ngày Trả chậm 15 đến 30 ngày 2 5 Chất lượng sản phẩm Có sai sót ngoài quy định tạm chấp nhận được Sai sót trong phạm vi cho phép Đúng với thỏa thuận 3 6 Phương thức giao hàng Giao tại kho bên bán khoảng cách >=100km Giao tại kho bên bán khoảng cách < 100km Giao tại kho công ty 1 7 Sự phản hồi đối với những sự cố phát sinh Trên 1 tháng Từ 1 tuần đến 1 tháng Dưới 1 tuần 1 8 Thời hạn đã giao dịch Dưới 1 năm Từ 1 đến 3 năm Từ 3 năm trở lên 1 Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010 157 9 Quy mô sản xuất – kinh doanh <100.000 tấn 100.000- 1.000.000 tấn >1.000.000 tấn 1 Tổng cộng 20 Nhà cung ứng được chọn phải đáp ứng đủ 02 điều kiện: Điểm trung bình > 1.5 điểm. Điểm trung bình = (Tổng điểm * Hệ số ) / Tổng hệ số. Điểm chất lượng > 1.5 điểm Sau khi xem xét và đánh giá tiềm năng của từng nhà cung ứng, tiến hành phân loại chọn lọc nhà cung ứng dựa vào tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, các chuẩn mực lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] PGS.TS Hoàng Minh Đường (2006), Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại, Trường Đại học kinh tế Quốc dân- Tập 1, 2; NXB Lao động – xã hội. [2] Nguyễn Hữu Ngọc (2006), Cẩm nang nhà quản lý tài chính, NXB Lao động – xã hội. [3] Công ty cổ phần chứng khoán Rồng Việt (2009), Báo cáo ngành nguyên liệu cơ bản – Phân bón nông nghiệp. [4] Stenberg, A. ;Lundestad, H.; Solem, O. ; N. Viswanadham (2000), The supply chain of fertilizer in south Vietnam - a case study.