Hoàn thiện kế toán tăng giảm tài sản cố định hữu hình, vô hình tại công ty TNHH Hợp tác phát triển Thái Dương

LỜI MỞ ĐẦU Tài sản cố định (TSCĐ) là tư liệu lao động không thể thiếu trong mọi quốc gia và càng không thể thiếu trong các doanh nghiệp. Để tiến hành sản xuất kinh doanh (SXKD), bên cạnh sức lao động và đối tượng lao động, doanh nghiệp còn cần phải có tư liệu lao động. Trong đó, bộ phận các tư liệu lao động có giá trị lớn và thời gian sử dụng qua nhiều chu kỳ SXKD được coi là TSCĐ. TSCĐ là cơ sở vật chất kỹ thuật của SXKD của doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của nền sản xuất xã hội, sự tiến bộ nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, TSCĐ trong các doanh nghiệp cũng không ngừng được đổi mới và tăng nhanh về mặt số lượng, góp phần quan trọng vào tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo điều kiện cho SXKD của doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển. Có thể thấy TSCĐ chiếm tỷ trọng vốn cố định lớn và quyết định đến hiệu quả SXKD của doanh nghiệp. Tuy vậy, thực trạng quản lý sử dụng cũng như công tác kế toán TSCĐ trong các doanh nghiệp hiện nay còn nhiều vấn đề cần quan tâm. Vì thế, trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Hợp tác phát triển Thái Dương, một công ty có khối lượng TSCĐ khá lớn và giá trị cao. Vì vậy, việc thực hiện kế toán TSCĐ là một yêu cầu thiết yếu của công ty. Qua thời gian thực tập tai công ty, được tiếp xúc với công tác kế toán ở công ty và trên cơ sở những kiến thức đã học, cùng sự hướng dẫn tận tình của cô giáo và sự giúp đỡ của các cán bộ nhân viên phòng kế toán, em chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán tăng giảm tài sản cố định hữu hình, vô hình tại công ty TNHH Hợp tác phát triển Thái Dương” để nghiên cứu cho Khóa luận tốt nghiệp của mình. Ngoài “Lời mở đầu” và “Kết luận”, Khóa luận của em gồm 3 chương: Chương 1: Những lý luận cơ bản vè kế toán tăng giảm tài sản cố định hữu hình, vô hình trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng kế toán tăng giảm tài sản cố định hữu hình, vô hình tại công ty TNHH Hợp tác phát triển Thái Dương. Chương 3: Hoàn thiện kế toán tăng, giảm tài sản cố định hữu hình, vô hình tại công ty TNHH Hợp tác phát triển Thái Dương. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô Kiều Thị Thu Hiền - giảng viên khoa kế toán trường ĐHCĐ và các cán bộ phòng kế toán, cùng lãnh đạo công ty TNHH Hợp tác phát triển Thái Dương đã nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn và cung cấp thông tin, tư liệu để em hoàn thành Khóa luận này. Hà Nội, ngày 25 tháng 02 năm 2012 Sinh vên thực hiện Đàm Thị Liễu CHƯƠNG 1: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TĂNG GIẢM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH, VÔ HÌNH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. Khái niệm, đặc điểm của tài sản cố định hữu hình, vô hình Theo quan điểm của nhiều nhà kinh tế học đều khẳng định tiêu thức nhận biết TSCĐ trong mọi quá trình sản xuất và việc xếp loại tài sản nào là TSCĐ dựa vào 2 chỉ tiêu đó là: tài sản dài hạn và tài sản ngắn hạn. Tài sản cố định (TSCĐ) là bộ phận chủ yếu, chiếm tỷ trọng cao trong tổng số tài sản dài hạn của doanh nghiệp, phản ánh các nguồn lực kinh tế có giá trị ban đầu lớn và thời gian hữu dụng dài. TSCĐ là nguồn lực kinh tế thuộc tài sản dài hạn do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, phù hợp với các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 03, 04 (VAS số 03, 04) về TSCĐ hữu hình, vô hình và theo chế độ tài chính hiện hành (Thông tư số 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009), một nguồn lực của doanh nghiệp được coi là TSCĐ phải có đủ các điều kiện sau: - Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. - Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy - Thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm - Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành Đặc điểm cơ bản nhất của TSCĐ là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dịch từng phần vào chi phí kinh doanh. Khác với đối tượng lao động, TSCĐ giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng. Những đặc điểm này có ảnh hưởng rất lớn đến việc tổ chức kế toán TSCĐ từ khâu tính giá tới khâu kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Để đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và biến động TSCĐ, kế toán TSCĐ cần đáp ứng các yêu cầu sau: - Xác định đối tượng ghi TSCĐ hợp lý: Đối tượng kế toán TSCĐ là từng TSCĐ riêng biệt, có kết cấu độc lập và thực hiện một chức năng nhất định hoặc có thể là một tổ hợp liên kết nhiều bộ phận cùng thực hiện một chức năng. Trên cơ sở đối tượng đã xác định, cần xây dựng số hiệu cho từng đối tượng TSCĐ nhằm thuận tiện và tránh nhầm lẫn trong kế toán và quản lý TSCĐ. - Phân loại TSCĐ một cách khoa học: Do TSCĐ trong doanh nghiệp có nhiều hình thái biểu hiện, tính chất đầu tư, công dụng và tình hình sử dụng khác nhau… để thuận lợi cho việc quản lý và kế toán TSCĐ, cần sắp xếp, phân loại TSCĐ vào từng nhóm theo những đặc trưng nhất định như: phân loại theo quyền sở hữu, theo nguồn hình thành, theo hình thái biểu hiện, theo hình thái biểu hiện kết hợp tính chất đầu tư… Mỗi một cách phân loại có tác dụng khác nhau đối với công tác kế toán và quản lý. - Xác định giá trị ghi sổ của TSCĐ: Do TSCĐ có đặc điểm là giá trị lớn và bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng nên kế toán TSCĐ cần phải đảm bảo phản ánh được các chỉ tiêu về giá trị của TSCĐ, đó là: nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Để cung cấp thông tin cho công tác quản lý TSCĐ, kế toán TSCĐ trong các doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau: - Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng của TSCĐ trong phạm vi toàn doanh nghiệp, cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ trong từng doanh nghiệp. - Tính toán và phân bổ hợp lý mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính quy định. - Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, tập hợp chính xác và phân bổ hợp lý chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh. 1.2. Phân loại tài sản cố định hữu hình, vô hình * Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện - TSCĐ hữu hình: Là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất, thỏa mãn các tiêu chuẩn của TSCĐ hữu hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải Theo chế độ tài chính hiện hành (Thông tư 203/2009/TT-BTC ngày 20/10/2009 của Bộ trưởng Bộ tài chính về Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ), quy định thống nhất tiêu chuẩn giá trị của TSCĐ là 10.000.000 trở lên. - TSCĐ vô hình: Là những TSCĐ không có hình thái vật chất nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chỉ ra thỏa mãn đồng thời cả 4 điều kiện về TSCĐ hữu hình nói trên mà không hình thành TSCĐ hữu hình thì được coi là TSCĐ vô hình. Thông tư 203/2009/TT-BTC quy định thêm về các chi phí phát sinh trong giai đoạn triển khai được ghi nhận là TSCĐ vô hình tạo ra từ nội bộ doanh nghiệp nếu thỏa mãn được 7 điều kiện sau: - Tính khả thi về mặt kỹ thuật đảm bảo cho việc hoàn thành và đưa TSCĐ vô hình vào sử dụng theo dự tính hoặc để bán. - Doanh nghiệp dự định hoàn thành TSCĐ vô hình để sử dụng hoặc để bán. - Doanh nghiệp có khả năng sử dụng hoặc bán TSCĐ vô hình đó - TSCĐ vô hình đó phải tạo ra được lợi ích kinh tế trong tương lai - Có đầy đủ các nguồn lực về kỹ thuật, tài chính và các nguồn lực khác để hoàn tất các giai đoạn triển khai, bán hoặc sử dụng TSCĐ vô hình đó. - Có khả năng xác định một cách chắc chắn toàn bộ chi phí trong giai đoạn triển khai để tạo ra TSCĐ vô hình đó. - Ước tính có đủ tiêu chuẩn về thời gian sử dụng và giá trị theo quy định cho TSCĐ vô hình. Đối với các chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm, lợi thế thương mại không phải là TSCĐ vô hình nên được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong thời gian tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động. * Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu - TSCĐ của doanh nghiệp: Là những TSCĐ được xây dựng, mua sắm hoặc chế tạo bằng nguồn vốn chủ sở hữu doanh nghiệp (do ngân sách cấp, tự bổ sung, do đơn vị khác góp liên doanh…) hoặc bằng nguồn vốn vay. Đây là những TSCĐ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền chiếm hữu, sử dụng và định đoạt (cho thuê, nhượng bán, thanh lý…) trên cơ sở chấp hành đúng thủ tục theo quy định của Nhà nước. - TSCĐ thuê ngoài: Là những TSCĐ không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp mà chỉ được chủ tài sản nhường quyền sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định ghi trên hợp đồng thuê, đối với loại tài sản này doanh nghiệp không có quyền định đoạt. * Phân loại TSCĐ theo mục đích và tình hình sử dụng - TSCĐ dùng cho mục đích kinh doanh: Là những TSCĐ do doanh nghiệp sử dụng cho các mục đích kinh doanh của doanh nghiệp (TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê ngoài). - TSCĐ dùng cho mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh, quốc phòng trong doanh nghiệp. - TSCĐ bảo quản hộ, giữ hộ, cất giữ hộ Nhà nước: Là những TSCĐ doanh nghiệp bảo quản hộ, giữ hộ cho đơn vị khác hoặc cất giữ hộ Nhà nước theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. - TSCĐ chờ xử lý: Là những TSCĐ bị hư hỏng chờ thanh lý, TSCĐ không cần sử dụng, TSCĐ đang tranh chấp chờ giải quyết… Tùy theo yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp tự phân loại chi tiết hơn các TSCĐ của mình trong từng nhóm cho phù hợp. 1.3. Tính giá tài sản cố định hữu hình, vô hình Trong mọi trường hợp, TSCĐ phải được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. Do vậy, việc ghi sổ phải đảm bảo phản ánh được cả 3 chỉ tiêu về giá trị của TSCĐ là nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá của TSCĐ – Giá trị đã hao mòn * Nguyên giá của TSCĐ Nguyên giá TSCĐ là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được TSCĐ đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Tùy theo từng loại TSCĐ cụ thể, từng cách thức hình thành, nguyên giá TSCĐ sẽ được xác định khác nhau. Cụ thể: (( Nguyên giá TSCĐ hữu hình: - TSCĐ mua sắm (bao gồm cả mua mới và cũ): Nguyên giá TSCĐ mua sắm gồm giá mua thực tế phải trả cộng (+) với các khoản thuế không được hoàn lại, các chi phí liên quan trực tiếp phải chỉ ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: lãi tiền vay phát sinh trong quá trình đầu tư mua sắm TSCĐ, chi phí vận chuyển, bốc đỡ, lắp đặt, chạy thử, thuế trước bạ, chi sửa chữa tân trang… + Trường hợp TSCĐ hữu hình mua trả chậm, trả góp, nguyên giá TSCĐ mua sắm là giá mua trả tiền ngay tại thời điểm mua cộng (+) với các khoản thuế không được hoàn lại và các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ… Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được hạch toán vào chi phí tài chính theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá của TSCĐ hữu hình theo quy định vốn hòa chi phí lãi vay. + Đối với TSCĐ hữu hình mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ hữu hình không tương tự, nguyên giá là giá trị hợp lý của TSCĐ hữu hình nhận về, hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi (sau khi cộng thêm các khoản phải trả thêm hoặc trừ đi các khoản phải thu về) cộng (+) các khoản thuế không được hoàn lại và các chi phí liên quan trực tiếp phải chỉ ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nâng cấp, chi phí lắp đặt, chạy thử, lệ phí trước bạ… + Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ hữu hình tương tự, hoặc có thể hình thành do được bán để đổi lấy quyền sở hữu một TSCĐ hữu hình tương tự là giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình đem đi trao đổi. - TSCĐ do bộ phận xây dựng cơ bản tự làm bàn giao: Nguyên giá là giá thành thực tế của công trình xây dựng cùng với khoản chi phí khác có liên quan và lệ phí trước bạ (nếu có). Khi tính nguyên giá, cần loại trừ các khoản lãi nội bộ, các khoản chi phí không hợp lý, các chi phí vượt quá mức bình thường trong quá trình xây dựng hoặc tự chế. - TSCĐ do bên nhận thầu (bên B) bàn giao: Nguyên giá là giá phải trả cho bên B cộng với các khoản phí tồn mới trước khi dùng (chạy thử, thuế trước bạ…) trừ đi các khoản giảm giá (nếu có). Nói cách khác, nguyên giá TSCĐ hữu hình hình thành theo phương thức giao thầu là giá quyết toán công trình xây dựng cộng (+) lệ phí trước bạ và các chi phí liên quan trực tiếp khác. - Đối với TSCĐ là con súc vật làm việc hoặc cho sản phẩn, vườn cây lâu năm: Nguyên giá là toàn bộ các chi phí thực tế đã chỉ ra cho con súc vật, vườn cây đó từ lúc hình thành tính đến thời điểm đưa vào khai thác sử dụng. - TSCĐ được cấp, được điều chuyển đến: + Nếu là đơn vị hạch toán độc lập: Nguyên giá bao gồm giá trị còn lại ghi sổ ở đơn vị cấp trên (hoặc gia trị đánh gái thực tế của Hội đồng giao nhận) cộng (+) với các phí tổn mới trước khi dùng mà bên nhận phải chỉ ra (vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử…). + Nếu là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc: Khi điều chuyển TSCĐ giữa các đơn vị thành viên hoạch toán phụ thuộc, nguyên giá, giá trị còn lại và số khấu hao lũy kế được ghi theo sổ của đơn vị cấp. Các phí tổn mới trước khi dùng được phản ánh trực tiếp vào chi phí kinh doanh mà không tính vào nguyên giá TSCĐ. - TSCĐ nhận góp vốn liên doanh, nhận tặng thưởng, viện trợ, nhận lại vốn góp liên doanh…: Nguyên giá tính theo giá trị đánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp cùng các phí tổn mới trước khi dùng (nếu có). ( Nguyên giá của TSCĐ vô hình: Là toàn bộ chi phí thực tế phải bỏ ra để có được TSCĐ vô hình tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự tính. Cụ thể, theo chuẩn mực số 04 (VAS 04), việc xác định nguyên giá TSCĐ vô hình trong các trường hợp như sau: - TSCĐ vô hình mua sắm: Nguyên giá bao gồm giá mua thực tế phải trả cộng (+) các khoản thuế không được hoàn lại và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào sử dụng như dự tính. Trường hợp quyền sử dụng đất được mua cùng nhà cửa, vật kiến trúc trên đất thì giá trị quyền sử dụng đất phải được xác định riêng biệt và ghi nhận là TSCĐ vô hình. Nguyên giá TSCĐ vô hình hình thành từ trao đổi (tương tự hoặc không tương tự) được xác định giống như trao đổi TSCĐ hữu hình ở trên. - TSCĐ vô hình được cấp, biếu tặng: Nguyên giá được xác định theo giá trị hợp lý ban đầu cộng (+) các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào sử dụng theo dự tính. Nguyên giá TSCĐ được điều chuyển đến là nguyên giá ghi trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp có tài sản điều chuyển. Doanh nghiệp tiếp nhận tài sản điều chuyển có trách nhiệm hạch toán nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của tài sản theo quy định. - TSCĐ vô hình được tạo từ nội bộ doanh nghiệp: Nguyên giá là toàn bộ chi phí phát sinh trực tiếp đến khâu thiết kế, xây dựng, sản xuất thử nghiệm đến chuẩn bị đưa tài sản đó vào sử dụng theo dự tính. Nguyên giá của các loại TSCĐ hiện có tại doanh nghiệp chỉ thay đổi khi doanh nghiệp đánh giá lại, sửa chữa nâng cấp hoặc tháo dỡ hoặc bổ sung một số bộ phận của TSCĐ. Khi thay đổi nguyên giá, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số khấu hao lũy kế của TSCĐ và phản ánh kịp thời vào sổ sách. * Giá trị còn lại của TSCĐ Giá trị còn lại của TSCĐ là giá thực tế của TSCĐ tại một thời điểm nhất định. Chỉ tiêu này được xác định bằng hiệu số giữa nguyên giá của TSCĐ và số khấu hao lũy kế tính đến thời điểm xác định. Chính vì vậy, giá trị còn lại của TSCĐ trên sổ kế toán mang tính chủ quan của các doanh nghiệp, cùng một TSCĐ nhưng nếu doanh nghiệp giảm thời gian khấu hao thì tốc độ giảm của giá trị còn lại sẽ nhanh hơn. Đây cũng là lý do để khi doanh nghiệp góp vốn đầu tư bằng TSCĐ, giải thể hoặc sáp nhập doanh nghiệp, chuyển đổi hình thức sở hữu thì đòi hỏi phải đánh giá lại giá trị hiện còn của TSCĐ, thực chất của việc làm này là xác định giá trị còn lại của TSCĐ theo mặt bằng giá cả hiện tại. 1.4. Kế toán tăng, giảm tài sản cố định hữu hình, vô hình 1.4.1. Thủ tục và chứng từ kế toán sử dụng Khi đưa TSCĐ mới vào sử dụng, doanh nghiệp phải lập Hội đồng giao nhận gồm đại diện bên giao, đại diện bên nhận và một số ủy viên. Hội đồng giao nhận sẽ lập Biên bản giao nhận TSCĐ. Biên bản này nhằm xác nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm, nhận vốn góp, nhận biếu, tặng, viện trợ, thuê ngoài,... đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo quyết định của cấp trên, theo hợp đồng góp vốn,… Biên bản giao nhận TSCĐ là căn cứ để giao nhận TSCĐ và căn cứ để kế toán ghi sổ (thẻ) TSCĐ và các sổ kế toán có liên quan khác. Biên bản này lập thành 2 bản, mỗi bên (giao, nhận) giữ 1 bản để chuyển cho phòng kế toán ghi sổ và lưu vào hồ sơ. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập cho từng TSCĐ, trường hợp giao nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và do cùng một đơn vị giao, có thể lập chung một biên bản. Hồ sơ của mỗi TSCĐ bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ được lập cho từng TSCĐ, trường hợp giao nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và do cùng một đơn vị giao, có thể lập chung một biên bản. Hồ sơ của mỗi TSCĐ bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật và các chứng từ khác có liên quan. Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ, kế toán mở thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của doanh nghiệp. Thẻ chi tiết TSCĐ được dùng làm căn cứ để ghi vào “Sổ TSCĐ”. Sổ này được lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và từng đơn vị sử dụng mỗi đơn vị một quyển. Đối với các trường hợp làm giản TSCĐ do nhiều nguyên nhân khác nhau như điều chuyển cho đơn vị khác, đem đi góp vốn đầu tư, nhượng bán, thanh lý… Tùy theo từng trường hợp làm giảm TSCĐ mà doanh nghiệp phải lập các chứng từ như: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, … Trên cơ sở các chứng từ này, kế toán ghi giảm TSCĐ trên các “Sổ TSCĐ” Biên bản thanh lý TSCĐ: Biên bản này được dùng để xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làm cứ cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán, Biên bản thanh lý SCĐ do Ban thanh lý TSCĐ lập, lập thành 2 bản: 1 bản chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ, 1 bản chuyển cho bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ. Biên bản giao nhận TSCĐ được lập theo Mẫu số 01 – TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ được lập theo Mẫu số 02 – TSCĐ. 1.4.2. Tài khoản kế toán sử dụng Theo chế độ hiện hành, kế toán tình hình biến động TSCĐ được theo dõi trên các tài khoản sau: * Tài khoản 211 “TSCĐ hữu hình”: Tài khoản này dùng để phản ánh nguyên giá của toàn bộ TSCĐ hữu hình thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hiện có, biến động tăng, giảm trong kỳ. TK 211 có kết cấu, nội dung như sau: Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng TSCĐ hữu hình theo nguyên giá (mua sắm, xây dựng, cấp phát…) Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm TSCĐ hữu hình theo nguyên giá (thanh lý, nhượng bán, điều chuyển…). Số dư nợ: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có TK 211 chi tiết thành 6 tài khoản cấp 2 sau đây: - TK 2111 “Nhà cửa, vật kiến trúc”: Phản ánh những TSCĐ được hình thành sau quá trình thi công, xây dựng như trụ sở làm việc, nhà kho, hàng rào, tháp nước, bến cảng, đường xá, cầu cống… phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. - TK 2112 “Máy móc, thiết bị”: Phản ánh toàn bộ máy móc, thiết bị dùng cho sản xuất kinh doanh như máy móc, thiết bị chuyên dùng, máy móc, thiết bị công tác, dây chuyền công nghệ, thiết bị động lực… - TK 2113 “Phương tiện, thiết bị vận tải, truyền dẫn”: Phản ánh các loại phương tiện vận tải đường sắt, đường thủy, đường bộ, đường không, đường ố