Hoàn thiện quy trình kiểm toán hàng tồn kho tại công ty tnhh kiểm toán và dịch vụ tin học tphcm chi nhánh miền trung tại đà nẵng - Aisc

Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010 45 HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC TPHCM CHI NHÁNH MIỀN TRUNG TẠI ĐÀ NẴNG - AISC COMPLETING INVENTORY AUDITING PROCESS AT AUDITING AND NFORMATIC SERVICES COMPANY LIMITED, CENTRAL BRANCH IN DANANG (AISC) SVTH: Ngô Thị Thắm Lớp 32K06.2, Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Cường Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế TÓM TẮT Đề tài đi sâu nghiên cứu thực tế quy trình kiểm toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH Kiểm toán và Dịch vụ tin học TPHCM chi nhánh Miền Trung tại Đà nẵng AISC. Hàng tồn kho là một khoản mục quan trọng và tiềm ẩn nhiều sai phạm nên kiểm toán hàng tồn kho thường phức tạp và mất nhiều thời gian nhất. Thông qua việc miêu tả cụ thể các bước thực hiện kiểm toán hàng tồn kho tại AISC, từ thực tế đó đề tài cũng đề cập một số ý kiến nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán hàng tồn kho tại đơn vị. ABSTRACT The topic of a practical research focuses on an inventory audit at Auditing and informatic services Company limited, Central branch in Da Nang (AISC). Inventory is a very important category which can have many hidden errors. That is the reason why the auditing inventory can be complex and time- consumed. Using the detail steps describled in the auditing inventory at AISC, the research also focuses on some other steps to build a perfect inventory auditing process for the company. 1. Mở đầu Trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, hàng tồn kho thường là một khoản mục có giá trị lớn, các nghiệp vụ phát sinh xoay quanh hàng tồn kho rất phong phú, phức tạp. Hơn nữa, kế toán hàng tồn kho là công việc chứa đựng nhiều yếu tố chủ quan và phụ thuộc rất lớn vào các soát xét của Ban giám đốc trong các ước tính kế toán. Các sai phạm xảy ra đối với hàng tồn kho có ảnh hưởng tới rất nhiều chỉ tiêu trên baó cáo tài chính. Do đó kiểm toán hàng tồn kho được đánh giá là một công việc quan trọng và hoàn thiện quy trình kiểm toán hàng tồn kho có ý nghĩa lớn trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ tại các Công ty kiểm toán. 2. Một số vấn đề chung về kiểm toán hàng tồn kho Chương này cung cấp những vấn đề khái quát về hàng tồn kho và quy trình kiểm toán hàng tồn kho với ba bước: Lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện quy trình kiểm toán và kết thúc kiểm toán. 3. Thực tế tìm hiểu quy trình kiểm toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH kiểm toán và dịch vụ tin học chi nhánh miền Trung tại Đà Nẵng (AISC) thực hiện Dịch vụ kiểm toán là loại hình dịch vụ của AISC và cũng là loại hình kinh doanh có Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010 46 tính nhạy cảm cao vì thế để hoàn thành mục tiêu đảm bảo chất lượng dịch vụ cũng như đảm bảo quyền lợi cho khách hàng, Công ty đã xây dựng cho mình một quy trình kiểm toán chung. Từ đó, đối với mỗi một hợp đồng, khách hàng cụ thể Công ty sẽ có sự linh hoạt trong áp dụng. Qua thực tế tìm hiểu quy trình kiểm toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần ABC do AISC thực hiện, người viết nhận thấy một số điểm cần lưu ý: Nhận thấy toàn bộ quá trình tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho tại công ty ABC, kiểm toán viên chủ yếu sử dụng kỹ thuật phỏng vấn nên độ tin cậy của thông tin chưa cao. Mặt khác, những tài liệu liên quan đến quá trình phỏng vấn này chủ yếu được lưu dưới dạng những bảng câu hỏi có mẫu sẵn giúp kiểm toán viên thực hiện nhanh chóng và không bỏ sót những vấn đề quan trọng, nhưng do được thiết kế chung nên có nhiều thông tin liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ của hàng tồn kho chưa được thể hiện đầy đủ. Việc đánh giá rủi ro kiểm soát chủ yếu dựa vào đánh giá chủ quan của kiểm toán viên mà chưa có căn cứ và quy định thống nhất. Thêm vào đó, Công ty cổ phần ABC sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cho công tác kế toán tại đơn vị, nhưng AISC lại chưa có bảng câu hỏi tìm hiểu về việc xử lý thông tin trên máy vi tính. Việc bỏ qua các thủ tục phân tích sơ bộ khiến cho kiểm toán viên không thể suy đoán được những sai phạm có thể xảy ra hay khoanh vùng sai phạm, điều này phần nào làm giảm tính hiệu quả của cuộc kiểm toán về thời gian và chi phí. Trong thực hiên thử nghiệm chi tiết, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra trên mẫu nhưng kết quả sai phạm từ mẫu không được suy ra tổng thể, sai phạm phát hiện được kiểm toán viên yêu cầu khách hàng điều chỉnh ngay mà không tổng hợp, so sánh với mức sai phạm có thể bỏ qua. Điều này chưa hợp lý. Vì thế đề tài này sẽ đi vào hoàn thiện quy trình kiểm toán hàng tồn kho tại đơn vị. 4. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH kiểm toán và dịch vụ tin học chi nhánh miền Trung tại Đà Nẵng (AISC) Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, phần này sẽ đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán hàng tồn kho tại đơn vị. 4.1. Hoàn thiện việc tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho 4.1.1. Sử dụng bảng câu hỏi về việc xử lý hệ thống thông tin trên máy vi tính Trong điều kiện công nghệ thông tin được áp dụng rộng rãi như hiện nay, hầu như các đơn vị khách hàng đều sử dụng phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại đơn vị, AISC nên sử dụng bổ sung Bảng câu hỏi về việc xử lý thông tin trên máy tính. Bảng câu hỏi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ này cần tìm hiểu cả hệ thống kiểm soát chung như: kiểm soát sự vận hành và thay đổi phần mềm kế toán mới, phân chia trách nhiệm, kiểm soát quyền truy cập, kiểm soát dữ liệu…và cả những hoạt động kiểm soát ứng dụng như: kiểm soát dữ liệu đầu vào, quá trình xử lý và kiểm soát đầu ra. Tuy nhiên bảng câu hỏi này mới chỉ đánh giá môi trường kiểm soát tổng quát, trên cơ sở đó có ích cho việc đánh giá tổng quan kiểm soát hàng tồn kho. Để đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục hàng tồn kho một cách cụ thể thì đơn vị sử dụng Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010 47 thêm bảng câu hỏi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho trong môi trường tin học hóa. Qua đó kiểm toán viên có thể có cái nhìn chính xác, cụ thể đối với công tác kiểm soát hàng tồn kho của khách hàng. Bảng1: bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho trong điều kiện tin học hóa Câu hỏi/ Questionaires Yes No Giải thích/ Comment 1. Các PNK, PXK trước khi được nhập vào hệ thống có được phê chuẩn trước không? x Phỏng vấn phòng kế toán 2. Hệ thống đang áp dụng tại đơn vị có khả năng kiểm tra, báo lỗi các PNK, PXK sai và không hợp lệ không? x Phỏng vấn phòng kế toán 3. Phần mềm có thể dựa trên bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn truy vết trở lại các hóa đơn để kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh không? x 4. Hệ thống xây dựng mã hàng tồn kho có phù hợp không? Có đảm bảo cho tất cả các mặt hàng tồn kho bao gồm trong bảng liệt kê hàng tồn kho không ? x Phỏng vấn trưởng phòng kế toán 5. Có sự phân quyền trong việc nhập số liệu nhập kho, xuất kho và truy cập hồ sơ tồn kho không? x Việc truy cập dữ liệu bị giới hạn bởi việc sử dụng mật khẩu 6. Có thủ tục kiểm soát truy cập vào cơ sở dữ liệu hàng tồn kho không? x Hệ thống an ninh lưu trữ các tổ hợp phím và người sử dụng truy cập vào mã số cho bất cứ ai đã truy cập vào hồ sơ nhằm làm bàng chứng cho các hoạt động gian lận xảy ra 7. Mỗi loại hàng tồn kho có được gắn mã vạch phục vụ cho việc tự động nhập liệu bằng máy quét khi giao dịch không? x 8. Có in các báo cáo kiểm kê định kỳ qua đó đánh giá mặt hàng tồn kho nào bị lỗi thời không? x Phỏng vấn trưởng phòng kế toán 9. Các báo cáo kiểm kê có được đối chiếu, điều chỉnh số liệu phù hợp với thực tế kiểm kê không? x 4.1.2. Sử dụng lưu đồ Lưu đồ: Là những hình vẽ biểu thị hệ thống thông tin kế toán và các hoạt động kiểm soát có liên quan bằng những ký hiệu đã được quy ước. Nhờ biểu thị bằng hình vẽ nên lưu đồ có thể giúp người đọc có thể nhìn khái quát và súc tích về toàn bộ hệ thống, cũng như cho thấy mối quan hệ giữa các bộ phận, giữa chứng từ và sổ sách…Ngoài ra, nó còn là một công cụ phân tích vì giúp kiểm toán viên dễ nhận diện những thiếu sót của từng thủ tục. Tuy nhiên, hạn chế của lưu đồ là việc mô tả thường mất nhiều thời gian hoặc đôi khi không thể mô tả được rõ mối quan hệ đang diễn ra hoặc cũng có thể bỏ sót do hệ thống quá phức Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010 48 tạp. Nên sử dụng phối hợp bảng câu hỏi và lưu đồ, vì chúng sẽ bổ sung cho nhau để cung cấp tối ưu hình ảnh của hệ thống kiểm soát nội bộ. 4.2. Hoàn thiện thủ tục phân tích 4.2.1. Hoàn thiện thủ tục phân tích đối với hàng tồn kho trong giai đoạn lập kế hoạch Kiểm toán viên có thể sử dụng thêm một số thủ tục phân tích như sau: * Kiểm toán viên có thể so sánh tỷ trọng của tổng trị giá hàng tồn kho trong tổng trị giá tài sản của kỳ kế toán với tỷ trọng tương ứng của các kỳ trước, so sánh tỷ trọng của từng khoản mục hàng tồn kho để tìm hiểu sự bất thường của từng khoản mục. Tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng tài sản = Trị giá thuần của hàng tồn kho x 100% Tổng giá trị tài sản Tỷ trọng hàng tồn kho loại i = Trị giá hàng tồn kho loại i x 100% Tổng giá trị hàng tồn kho * Thực hiện so sánh số vòng quay hàng tồn kho so với kỳ trước - Số vòng quay hàng tồn kho: Số vòng quay hàng tồn kho = Gía vốn hàng bán trong kỳ Gía trị hàng tồn kho bình quân Trong đó: Giá trị hàng tồn kho bình quân = Giá trị HTK đầu kỳ + Giá trị HTK cuối kỳ 2 - Số ngày 1 vòng quay hàng tồn kho Số ngày 1 vòng quay hàng tồn kho = 360 Số vòng quay hàng tồn kho Các chỉ tiêu này nhằm nhận định xem hàng hóa có bị chậm luân chuyển, mất phẩm chất, cũ kỹ, lạc hậu, khó tiêu thụ hay không. 4.2.2. Hoàn thiện thủ tục phân tích trong giai đoạn thực hiện kiểm toán * Tính tỷ lệ lãi gộp và so sánh tỷ lệ lãi gộp năm nay so với năm trước và tỷ lệ lãi gộp bình quân ngành. Khi sử dụng tỉ số này để phân tích, việc hiểu biết của kiểm toán viên về ngành nghề kinh doanh của đơn vị và các hiểu biết tổng quát về môi trường kinh doanh sẽ giúp kiểm toán viên đánh giá đúng đắn hơn. Thông thường tỉ lệ lãi gộp hay ổn định giữa các năm trừ trường hợp có những sự kiện đặc biệt. Khi tỷ lệ lãi gộp biến động bất thường, đây có thể là dấu hiệu của khai khống hoặc thấp hơn đối với giá vốn hàng bán. Công thức tính tỷ lệ lãi gộp: Tỷ lệ lãi gộp = Lãi gộp * 100% Doanh thu thuần Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010 49 2 * Kết hợp sử dụng đồ thị để xem xét rõ hơn sự biến động của tỷ lệ này: thông qua số liệu qua các kỳ cần phân tích, kiểm toán viên sẽ phác họa biến động thông qua đồ thị. Qua đó phản ánh những biến động và kiểm chứng với những hiểu biết đã có được từ quá trình tìm hiểu doanh nghiệp. Lưu ý: nếu các tính toán giữa các kỳ kế toán không có liên quan đến nhau thì việc tính toán và đưa ra những phần trăm hay đồ thị về sự biến động sẽ không có ý nghĩa cho việc nhận định. 4.3. Hoàn thiện kỹ thuật chọn mẫu trong thực hiện thử nghiệm chi tiết nghiệp vụ nhập kho Qua quan sát thực tế, em nhận thấy kiểm toán viên chủ yếu thực hiện chọn mẫu bằng cách dựa theo những phiếu nhập kho có giá trị lớn, khi các kiểm toán viên phát hiện ra có sai phạm thì sẽ yêu cầu đơn vị điều chỉnh ngay, nếu không điều chỉnh được thì mới đưa ý kiến vào báo cáođiều này là chưa hợp lý. Có thể thực hiện chọn mẫu các nghiệp vụ nhập kho tại Công ty Cổ phần ABC bằng phương pháp ước lượng sai biệt như sau: Bước 1: Xác định mục tiêu thử nghiệm Bước 2: Xác định tổng thể được chọn mẫu Bước 4: Kỹ thuật lấy mẫu kiểm toán: phương pháp ước lượng sai biệt Bước 4: Xác định cỡ mẫu Xác định cỡ mẫu được xác định theo công thức sau: Cỡ mẫu = Kích thước tổng thể x Hệ số từ chối sai x Độ lệch chuẩn ước tính Khoảng ước lượng dự kiến Bước 5: Chọn các phần tử của mẫu Dựa vào Bảng số ngẫu nhiên và việc đánh số lại tổng thể, kiểm toán viên quyết định chọn 3 chữ số đầu của bảng; điểm xuất phát: hàng 1001, cột 2 lộ trình theo hàng từ trái qua phải Bước 6: Kiểm tra các phần tử của mẫu Bước 7: Đánh giá kết quả mẫu Tính khoảng ước lượng để suy rộng kết quả mẫu thành kết quả tổng thể: Khoảng ước lượng = Kích thước tổng thể * Hệ số rủi ro chấp nhận sai * Độ lệch chuẩn của tổng thể Comau Cuối cùng Kiểm toán viên so sánh sai số chấp nhận được với tổng số sai biệt giữa giá trị sổ sách của tổng thể và giá trị ước tính của tổng thể +/- khoảng ước lượng. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Steven M. Bragg, Accounting Best Practices, Sixth Edition, NXB John Wiley & Sons, Inc. [2] GS.TS.Nguyễn Quang Quynh, TS Ngô Trí Tuệ, Giáo trình kiểm toán tài chính, Tái bản lần thứ 2, Nhà xuất bản Đại học kinh tế quốc dân. [3] GS.TS.Nguyễn Quang Quynh, Giáo trình lý thuyết kiểm toán, Tái bản lần thứ 2, Nhà Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 7 Đại học Đà Nẵng năm 2010 50 xuất bản Đại học kinh tế quốc dân. [4] Alvin A.Arens & Jame K.Loebbecke(2000), Auditing, Dịch và biên soạn: Đặng Kim Cương và Phạm Văn Dược, Nhà xuất bản thống kê. [5] Khoa Kế toán Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng(2008), Giáo trình kế toán tài chính, Nhà xuất bản Đà Nẵng. [6] TS. Đoàn thị Ngọc Trai (2009), Bài giảng kiểm toán tài chính [7] TS. Trương Bá Thanh, Trần Đình Khôi Nguyên(2001), Phân tích hoạt động kinh doanh, Nhà xuất bản Giáo dục. [8] Các tài liệu làm việc của Công ty TNHH Kiểm toán và dịch vụ tin học chi nhánh Miền Trung tại Đà Nẵng AISC [9] Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, NXB Tài chính. [10] Hệ thống chuẩn mực kế toán Quốc tế, NXB chính trị quốc gia. [11] Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam, NXB Tài chính.