Hoạt động công chứng của nhân dân địa phương, thực trạng và giải pháp

lời nói đầu Chí Linh là huyện miền núi nằm ở phía Bắc của tỉnh Hải Dương, có dân số 15 vạn người, là mảnh đất địa linh nhân kiệt có nhiều di tích lịch sử được xếp hạng Quốc gia. Với diện tích rộng 300 km2 , có vị trí đặc biệt nằm giữa vùng tam giác kinh tế Hà Nội – Hải Phòng – Quảng Ninh, là cửa ngõ của vùng rừng núi Đông Bắc Bộ và vùng Đồng bằng Sông Hồng, với 3/4 diện tích là núi rừng. Có hệ thống giao thông đường bộ và đường sắt huyết mạch như quốc lộ 18 kéo dài từ đông sang tây nối Hà Nội tới Quảng Ninh, đường 183 nối liền trung tâm huyện tới thành phố Hải Dương- tâm điểm của 3 thành phố Hà Nội, Hạ Long và Hải Dương. Là vùng đất có nhiều nguồn tài nguyên quý giá phục vụ tốt cho phát triển ngành công nghiệp, khu vực có nền kinh tế phát triển toàn diện, đây là khu công nghiệp trọng điểm của địa phương và của cả Quốc gia với rất nhiều nhà máy, xí nghiệp đóng trên địa bàn. Dân số đông, nhiều thuận lợi về mặt tiềm năng kinh tế, nhiều nhà máy, xí nghiệp, ngoài ra trên địa bàn huyện Chí Linh còn có rất nhiều trường học, trường dậy nghề thu hút rất nhiều người ở nơi khác đến kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, xã hội. Cùng với sự phát triển mạnh của nền kinh tế, xã hội nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ở địa phương cũng tăng lên, đặc biệt là trong những năm gần đây nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân ngày càng tăng rõ rệt. Trước năm 2001 tỉnh Hải Dương chỉ có một Phòng Công Chứng nằm ở Thành Phố Hải Dương, nhu cầu công chứng, chứng thực của nhân dân chủ yếu được thực hiện bởi hệ thống các Phòng Tư Pháp cấp huyện. Do những quy định về thẩm quyền chứng thực của các Phòng Tư Pháp còn nhiều hạn hẹp dẫn đến không đáp ứng được nhu cầu công chứng của nhân dân trên địa bàn, Phòng Tư Pháp chủ yếu thực hiện chức năng chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ còn công chứng các loại hợp đồng, giao dịch khác hầu như không thực hiện. Đối với địa phương có nền kinh tế phát triển với nhiều trường trạm, nhà máy, xí nghiệp đóng trên địa bàn như huyện Chí Linh thì Phòng Tư Pháp cấp huyện không đáp ứng được yêu cầu, đòi hỏi phải có Phòng Công Chứng hoạt động chuyên nghiệp. Đáp ứng nhu cầu đó thì Phòng Công Chứng số 2 được thành lập và hoạt động tại Thị Trấn Sao Đỏ Huyện Chí Linh với 1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng đồng thời là Công Chứng Viên, 1 Công Chứng Viên, 1 Kế toán và 5 cán bộ chuyên viên giúp việc. Ngay từ khi đi vào hoạt động, Phòng Công Chứng số 2 đã khẳng định được vị trí, vai trò của mình, không chỉ đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân địa phương mà còn phục vụ cả các huyện, các tỉnh lân cận. Với đà phát triển ngày càng cao về các mặt kinh tế, chính trị, xã hội Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã, đang và sẽ hoạt động ngày càng có hiệu quả. Tuy nhiên bên cạnh đó thì Phòng Công Chứng số 2 còn gặp rất nhiều bất cập cần phải khắc phục để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của nhân dân. Xuất phát từ vị trí, vai trò của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương nên vấn đề “Hoạt động cụng chứng của nhõn dõn địa phương, thực trạng và giải phỏp” là một vấn đáng quan tâm. Nội dung A. thực trạng công chứng của nhân dân trong sinh hoạt cộng đồng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương: I. Công chứng bản sao giấy tờ: Quy trình công chứng bản sao tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương: Nhân viên khác trong phòng Người yêu cầu công chứng Công chứng viên Quy trình công chứng bản sao được thực hiện: Người yêu cầu công chứng đưa bản gốc văn bản yêu cầu và bản sao cần công chứng vào cho Công chứng viên, Công chứng viên trực tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, nghiên cứu và xem xét, nếu đủ điều kiện công chứng thì tiến hành ký. Sau đó Công chứng viên chuyển cả bản gốc và bản sao giấy tờ đã ký sang cho các cán bộ chức năng vào sổ, đóng dấu, viết biên lai thu tiền và trả văn bản. Công chứng bản sao là một chức năng phụ trong trong hoạt động công chứng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương, thế nhưng nó lại trở thành hoạt động chính và chủ yếu tại Phòng Công Chứng ở đây, hoạt động công chứng này chiếm khoảng gần 90% lượng công việc cũng như là nguồn thu lệ phí công chứng của Phòng Công Chứng số 2, thể hiện cụ thể như sau: - Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 3.233 trường hợp trong tổng số 3.268 lượng việc công chứng của phòng. - Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 9.041 trường hợp trong tổng số 9.290 lượng việc công chứng của phòng. - Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 28.000 trường hợp trong tổng số 28.574 lượng việc công chứng của phòng. - Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 33.000 trường hợp trong tổng số 3.268 lượng việc công chứng của phòng. - Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 3.233 trường hợp trong tổng số 3.268 lượng việc công chứng của phòng. Do việc công chứng bản sao giấy tờ chiếm phần lớn công việc của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương, nên xác định được điều đó Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương luôn luôn tập trung, chú trọng cải tiến lề lối làm việc, rút kinh nghiệm từ chính các buổi làm việc hàng ngày, nâng cao công tác tiếp dân, trao đổi thông tin hai chiều giữa cán bộ công chứng và người yêu cầu công chứng, từ đó rút ra kinh nghiệm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu công chứng của nhân dân, đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác, gián tiếp khuyến khích nhu cầu công chứng của nhân dân. Thực tế công chứng bản sao giấy tờ, Công chứng viên đã phát hiện được rất nhiều sai sót từ bản gốc các giấy tờ được đem đến để yêu cầu công chứng. Các sai sót đó có thể là còn thiếu, chưa đầy đủ, sai về hình thức, nội dung, sai do cơ quan có thẩm quyền cấp sai, xử lý sai hay cũng có nhiều trường hợp người yêu cầu công chứng cố tình làm sai nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân của mình. Trước những sai sót, vi phạm đó Công chứng viên xem xét: Nếu điểm sai nào có thể khắc phục được thì trực tiếp yêu cầu người yêu cầu công chứng khắc phục ngay hoặc hướng dẫn họ khắc phục theo trình tự, thủ tục luật định, chẳng hạn như: Sổ hộ khẩu khi người dân đem đến yêu cầu công chứng thường gặp phải trường hợp có một khẩu hoặc một số khẩu bị sửa chữa mà không có phần đính chính ở phần sau về việc sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền cụ thể là Uỷ ban Nhân dân cấp xã, thị trấn, gặp trường hợp như vậy thì Công chứng viên hướng dẫn, giải thích cho người yêu cầu công chứng về Uỷ ban Nhân dân xã, thị trấn nơi cấp hộ khẩu xin cấp lại hoặc xin xác nhận; Trường hợp người yêu cầu công chứng mang văn bằng, chứng chỉ đến công chứng, nhưng giữa các loại văn bằng đó lại không khớp nhau có thể là ngày, tháng, năm sinh, có thể là họ tên,... gặp trường hợp như vậy Công chứng viên từ chối công chứng, hướng dẫn họ cách hợp pháp hoá văn bằng, chứng chỉ (yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp lại hoặc cải chính...) Công chứng viên chỉ công chứng khi các giấy tờ đó đã hợp pháp, hợp lý. Đối với loại văn bằng, chứng chỉ, đây là loại giấy tờ Phòng Công Chứng số 2 thực hiện công chứng tương đối nhiều vì xuất phát từ vị trí có nhiều trường trạm đóng trên địa bàn (trường Cao đẳng Công nghiệp Cơ Điện, trường Công nhân Cơ giới 17, trường Ôtô số 1, Trường Quân chính Quân khu 3 và nhiều trường trung học khác), khi thực hiện hành vi công chứng, các Công chứng viên phát hiện được rất nhiều sai sót, lỗi sai sót phần lớn do người yêu cầu công chứng tạo lên như tẩy xoá, thay tên, đổi họ hoặc có nhiều trường hợp không học, không có bằng nhưng mượn bằng của người khác rồi tẩy xoá bằng hoá chất sau đó điền tên tuổi của mình vào. Đối với những trường hợp này khi công chứng phát hiện ra thì Công chứng viên trực tiếp xử lý, tạm thu giữ tất cả các văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ giả mạo, ghi vấn là giả mạo bằng một biên bản tạm thu hẹn ngày đến trả lời. Sau khi tạm thu cử người đi xác minh tại các cơ quan chức năng hoặc yêu cầu các cơ quan xác minh, giám định. Khi nguời yêu cầu công chứng đến đúng theo giấy hẹn thì, Công chứng viên tiến hành giải thích sau đó tiếp tục công chứng nếu văn bản đó là đúng, thu giữ nếu giấy tờ đó là giả mạo, tẩy xoá, sai... gửi cơ quan chức năng giải quyết, xử lý. II. Công chứng bản dịch: Sơ đồ quy trình công chứng bản dịch tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương: Người yêu cầu công chứng Công chứng viên Cán bộ phụ trách dịch thuật Cộng tác viên dịch thuật Quy trình công chứng bản sao được thực hiện: Người yêu cầu công chứng nộp văn bản yêu cầu dịch thuật, công chứng tại bàn Công chứng viên, Công chứng viên xem xét, nếu thấy đủ điều kiện công chứng thì chuyển cho cán bộ phụ trách dịch thuật, sau đó rồi cán bộ phụ trách dịch thuật gửi cho cộng tác viên dịch thuật, sau khi dịch xong Cộng tác viên dịch thuật phải ký xác nhận bản dịch trước mặt Công chứng viên, Công chứng viên ký xác nhận chữ ký của cộng tác viên, sau đó chuyển văn bản sang cho cán bộ phụ trách dịch thuật làm các thủ tục cần thiết khác như đóng dấu, ghi biên lai,... hoàn thiện bản dịch trả cho người yêu cầu dịch thuật công chứng. Nhu cầu công chứng bản dịch của nhân dân huyện Chí Lihh đã ngày càng gia tăng. Năm đầu khi mới thành lập thì đông đảo quần chúng nhân dân hiểu còn hạn chế về chức năng của Phòng Công Chứng, họ chỉ hiểu đơn thuần Phòng Công Chứng thay Phòng Tư Pháp thực hiện công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, nhưng do sự phát triển của mạng lưới thông tin liên lạc, tuyên truyền, phổ biến Pháp luật cùng với nền kinh tế, xã hội phát triển ngày càng cao nên nhu cầu công chứng các loại hợp đồng ngày càng tăng lên, người dân khi có nhu cầu thì họ đã tự tìm hiểu và đến với Phòng Công Chứng để công chứng. Nhờ vậy mà kết quả công chứng bản dịch trong những năm qua đã gia tăng đáng kể: - Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng được 29 bản dịch giấy tờ trong tổng số3.268 số lượng việc công chứng của phòng. - Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng được 182 bản dịch giấy tờ trong tổng số 9.290 số lượng việc công chứng của phòng. - Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng được 455 bản dịch giấy tờ trong tổng số 28.574 số lượng việc công chứng của phòng. - Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng được 470 bản dịch giấy tờ trong tổng số 33.784 số lượng việc công chứng của phòng. - Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương đã công chứng được 105 bản dịch giấy tờ trong tổng số 6.794 số lượng việc công chứng của phòng. Với tinh thần tích cực của cán bộ, nhân viên Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương cùng toàn thể các Cộng tác viên dịch thuật nên số lượng cũng như chất lượng của các bản dịch đã ngày càng được nâng cao, các bản dịch hầu hết đều được trả trong ngày hôm sau, chỉ có một số trường hợp do số lượng dịch nhiều thì thời gian trả có thể từ 3 đến 7 ngày. Để đáp ưng được ngày càng tốt nhu cầu phát triển của nhân dân thì Phòng Công Chứng số 2 đã không ngừng ký hợp động dịch thuật với các Cộng tác viên dịch thuật, các Cộng tác viên đều là người có trình độ ngoại ngữ chuyên nghành đại học. Với mạng lưới Cộng tác viên đông đảo, nhu cầu dịch thuật và công chứng bản dịch được tiến hành nhanh, gọn, đảm bảo được tính chính xác, kịp thời, các văn bản dịch thuật đều được trả cho người yêu cầu công chứng chậm nhất trong một tuần. Trong thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá thì hoạt động giao lưu, hợp tác, học tập, công tác, lao động ở nước ta cũng như nhân dân nước ngoài đến học tập, công tác, giao lưu, lao động ở nước ta ngày càng nhiều kéo theo nhu cầu về công chứng bản dịch ngày càng cao. Như Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương thì ngay sau khi hoạt động đơn vị đã củng cố được một mạng lưới Cộng tác viên dịch thuật của hầu hết các thứ tiếng thông dụng như tiếng Anh, Đức, Trung Quốc...... các Cộng tác viên của đơn vị đều là những cử nhân tốt nghiệp đại học có trình độ chuyên môn lâu năm và đã được thi, tuyển chọn, xét duyệt và chấp nhận nên các bản dịch đều đảm bảo tính chính xác cao. Trong quá trình hợp tác cùng Cộng tác viên thì đơn vị đã tiến hành công nhận Cộng tác viên dịch thuật cho nhiều người, tạo cơ sở pháp lý cần thiết để hoạt động dịch thuật đi vào nề nếp, đặc biệt là việc Phòng Công Chứng đã không ngừng cộng tác thêm Cộng tác viên dịch thuật về các thứ tiếng khác mà hiện chưa có theo nhu cầu của nhân dân. III. Công chứng hợp đồng, giao dịch: Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch tại phòng công chứng số 2 Tỉnh Hải Dương: Người yêu cầu công chứng Công chứng viên Trưởng phòng Cán bộ tiếp nhận hồ sơ Quy trình công chứng hợp đồng, giao dịch được thực hiện: Người yêu cầu công chứng trực tiếp nộp hồ sơ cho cán bộ tiếp nhận, hồ sơ được chuyển tiếp cho trưởng phòng xem xét sau đó trưởng phòng chuyển hồ sơ cho Công chứng viên thực hiện. Đúng ngày ghi trong giấy hẹn, người yêu cầu công chứng đến trực tiếp ký hợp đồng với Công chứng viên, sau đó hồ sơ chuyển cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ làm các thủ tục như đóng dấu, vào sổ, hoàn tất rồi chuyển trả cho người yêu cầu công chứng. Do Chí Linh là một vùng đất có nhiều tiềm năng,triển vọng, cũng như tốc độ phát triển ngày càng lớn mạnh của nền kinh tế, nơi đây đã kéo theo nhu cầu công chứng hợp đồng và các giao dịch khác ngày càng gia tăng tại Phòng Công Chứng số 2: Chỉ trong mấy năm mà hoạt động công chứng hợp đồng và các giao dịch khác đã gia tăng đáng kể : STT Việc công chứng Số lượng việc công chứng (hợp đồng, giao dịch) Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Quý I năm 2005 1 Công chứng hợp dồng thế chấp 01 10 45 75 46 2 Công chứng hợp đồng bảo lãnh 02 27 21 16 02 3 Công chứng hợp đồng cầm cố 01 02 12 02 0 4 Công chứng hợp đồng thuê nhà 0 0 01 0 0 5 Công chứng hợp đồng mua bán nhà 0 0 0 124 19 6 Công chứng hợp đồng tặng cho bất động sản. 0 01 0 21 14 7 Công chứng di chúc 0 0 01 04 01 8 Công chứng chữ ký 01 12 17 41 05 9 Công chứng hợp đồng uỷ quyền 0 09 04 09 0 10 Công chứng giấy uỷ quyền 0 09 09 04 0 11 Công chứng văn bản khai nhận di sản. 0 02 01 02 01 12 Công chứng từ chối nhận di sản 0 03 01 0 0 Bảng số liệu công chứng các hợp đồng, giao dịch khác trong các năm từ 2001 đến năm 2004. Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy hoạt động công chứng hợp đồng và các tài liệu giao dịch khác ngày càng gia tăng và ngày càng được quan tâm, trú trọng, đặc biệt là Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được những hợp đồng vay vốn với những thủ tục thông thoáng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý cũng như mức độ thu hồi vốn cao nên trong thời gian ngắn phần lớn các hợp đồng đã được các Ngân hàng yêu cầu Phòng Công Chứng số 2 chứng nhận. Tại đây Phòng Công Chứng số 2 luôn luôn cải cách thủ tục hành chính trong công chứng hợp đồng. Theo quy định của Nghị định 75/NĐ- CP thì các loại hợp đồng này được thực hiện trong thời gian từ 3 đến 7 ngày, nhưng phần lớn các hợp đồng đều được giải quyết ngay trong ngày và có khi chỉ trong một tiếng đồng hồ (hợp đồng thế chấp vay vốn ít mà người yêu cầu công chứng đã chuẩn bị tốt, đầy đủ các thủ tục giấy tờ). Trong quá trình công chứng hợp đồng, giao dịch khác thì cán bộ nhân viên Phòng Công Chứng số 2 làm việc rất nhiệt tình, có tâm huyết và trách nhiệm cao, đã hướng dẫn người yêu cầu công chứng rất chu đáo, không để họ có phàn nàn gì, đôi khi Công chứng viên còn đến tận nhà làm thủ tục cho người yêu cầu công chứng (như có nhiều trường hợp người yêu câu công chứng muốn công chứng di chúc nhưng do điều kiện về sức khoẻ họ không ra công chứng được tại trụ sở làm việc của Phòng Công Chứng nên cơ quan đã cử Công chứng viên đến tận nhà người yêu cầu công chứng làm thủ tục công chứng cho họ hay có trường hợp hai vợ chồng thống nhất lấy quyền sử dụng đất của hai vợ chồng để thế chấp vay vốn ngân hàng nhưng có một bên vợ, chồng bị ốm không thể cùng ra công chứng hợp đồng thế chấp được thì Phòng Công Chứng số 2 cũng đã cử người đến tận nhà hoàn thiện thủ tục). Tuy nhiên bên cạnh đó thì hoạt động công chứng hợp đồng và các giao dịch khác tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương vẫn còn nhiều hạn chế, mặc dù hoạt động này là hoạt động chức năng chủ yếu của Phòng Công Chứng số 2 thế nhưng nó lại chiếm một số lượng cũng như thời gian rất ít, tại đây chức năng, nhiệm vụ chính của phòng chưa được phát huy. B. những Bất cập tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương Hoạt động công chứng ở nước ta cũng như hoạt động công chứng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương trong những năm qua tuy có những ưu việt là có hệ thống tổ chức được quản lý chặt chẽ, đảm bảo được các yêu cầu về tiêu chuẩn trình độ chuyên môn của công chứng viên,đáp ứng tốt nhu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng... song bên cạnh đó vẫn bộc lộ nhiều tồn tại cần khắc phục: - Như Nghị định 75/NĐ - CP đã quy định rõ hoạt động công chứng bản sao chỉ là chức năng phụ trong hoạt động công chứng, thế nhưng tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương thì hoạt động công chứng bản sao lại là hoạt động nổi cộm ở đây dẫn đến tình trạng phòng công chứng luôn ở trong tình trạng quá tải, làm giảm hiệu quả, hạn chế về thời gian, tâm huyết cho hoạt động chức năng, nhiệm vụ chính của phòng công chứng như: việc đầu tư vào công chứng bản sao giấy tờ đã khiến Phòng Công Chứng số 2 chưa tập trung đúng mức cho việc tổ chức, triển khai thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch, Công chứng viên không thể dành thời gian thích đáng và tập trung để nghiên cứu chuyên sâu về công việc đích thực của công chứng, trao đổi kinh nghiệm, phối kết hợp với các cơ quan hữu quan để thực hiện tốt việc công chứng đích thực. - Do Phòng Công Chứng số 2 được đặt trụ sở làm việc tại một huyện miền núi với 10 dân tộc anh em sinh sống, trình độ nhận thức của người dân ở rất nhiều cấp bậc khác nhau nên khi đến công chứng mỗi người lại có những tình trạng tâm lý, suy nghĩ khác nhau: Một số người có quan niệm đến với cơ quan công chứng là bước vào “cửa quan” bởi vì theo họ đây là một cơ quan chính quyền, một số người lại quan niệm đây là một cơ quan làm dịch vụ nên mọi yêu cầu đều sẽ được giải quyết khi nộp một khoản lệ phí nào đó, tuy nhiên lại có nhiều người sẵn có mặc cảm khi phải đến cơ quan nhà nước họ sẽ phải gặp phải thái độ cửa quyền, hách dịch thậm chí nhũng nhiễu. Sự đa dạng về tâm sinh lý của người yêu cầu công chứng cùng với trình độ nhận thức về pháp luật của người yêu cầu công chứng đã gây khó khăn rất lớn tới hoạt động công chứng của phòng công chứng, họ luôn sẵn sàng phản ứng gay gắt nếu việc yêu cầu công chứng của họ bị từ chối bởi tâm lý của họ là khi đến yêu cầu công chứng thì họ hy vọng là sẽ được giải quyết hay ít ra là được lời phúc đáp chu đáo song không phải là mọi yêu cầu công chứng đều được giải quyết. Chính vì những điều đó mà khi bị từ chối công chứng thì họ thường không hiểu nguyên nhân tại sao, họ không thoải mái chấp nhận sự từ chối, thậm chí còn thể hiện thái độ không văn minh, lịch sự đối với cán bộ, nhân viên trực tiếp nghiên cứu gíải quyết yêu cầu của họ. Điều này gây rất nhiều căng thẳng cho Công chứng viên cũng như nhân viên cơ quan, làm giảm hiệu qủa giải quyết công việc. - Theo quy định tại Nghị định75/2000/NĐ - CP thì đã có sự tách bạch giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực, tuy nhiên sự tách bạch đó mới chỉ ở khía cạnh chủ thể thực hiện công chứng, chứng thực có nghĩa là cùng một việc nếu do phòng công chứng thực hiện thì được gọi là công chứng còn nếu do Uỷ ban nhân dân huyện hay Uỷ ban nhân dân xã thực hiện thì được gọi là chứng thực. Đồng thời theo quy định tại điều 21 đến điều 25 Nghị định này thì có một số loại việc trùng thẩm quyền giữa cấp xã và cấp huyện với phòng công chứng dẫn đến việc các cơ quan này đùn đẩy giải quyết yêu cầu công chứng. Qua việc đùn đẩy trách nhiệm này cùng với trình độ nhận thức pháp luật của nhân dân về công tác công chứng, chứng thực còn nhiều hạn chế nên đôi khi họ nghĩ chỉ có phòng công chứng mới có thẩm quyền làm một số việc công chứng.Tổng hợp những lý do trên là một phần nguyên nhân gây ra tình trạng phòng công chứng quá tải trong khi đó thì công tác chứng thực tại Uỷ ban nhân dân tạm thời bị “lãng quên”. - Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ công chứng thì Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương thường có mối quan hệ công tác với rất nhiều cơ quan như: Hỏi các giấy tờ liên quan đến nhà, đất thì ph