Hoạt động và quá trình làm việc của một nhân viên hành chính phòng tuyển dụng nhân sự

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG ------- Báo Cáo Thực Tập Nhận Thức HOẠT ĐỘNG VÀ QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH PHÒNG TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ. Tên cơ quan thực tập: CareerBuilder Viet Nam (VON co.,ltd) Thời gian thực tập: 7/1/2013-28/2/2013 Người hướng dẫn: Võ Thụy Vy – Admin executive cum GM secretary Sinh viên thực tập: Trần Vĩ Thành MSSV:104562 Lớp: TC2010 Thực Tập Nhận Thức 1 NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... Chữ ký người hướng dẫn: Tp Hồ Chí Minh, ngày ….. tháng ….. năm ….. Thực Tập Nhận Thức 2 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... Chữ ký giảng viên hướng dẫn: Tp Hồ Chí Minh, ngày ….. tháng ….. năm ….. Thực Tập Nhận Thức 3 MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP………………………………………………..1 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN…………………………………..........2 MỤC LỤC……………………………………………………………………………........3 LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………………………….......4 LỜI CẢM ƠN………………………………………………………………………….......5 DẪN NHẬP……………………………………………………………………………......6 1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAREERBUILDER (VON)………………...7 1.1.Lịch sử hình thành và hoạt động của CareerBuilderVietNam (VON)………………...7 1.1.1.Giới thiệu về công ty………………………………………………………………..7 1.1.2.Quá trình phát triển và sát nhập với CareerBuilder………………………………...9 1.1.3.Lĩnh vực hoạt động………………………………………………………………..12 1.1.4.Các phòng ban và chức năng chính…………………………………………........12 1.1.5.Chi tiết về Headhunt Dept (HR VietNam)……………………………………......14 1.2.Phân tích S.W.O.T…………………………………………………………………...18 2.CÔNG VIỆC THỰC TẬP TẠI CÔNG TY:……………………………………………21 2.1.Làm việc như một nhân viên hành chính…………………………………………....21 2.2.Công việc hỗ trợ các team…………………………………………………………...25 3.CẢM NHẬN VÀ KINH NGHIỆM ĐÚC KẾT ĐƯỢC KHI THỰC TẬP…………….34 3.1.Hòa nhập môi trường và các hoạt động khác trong quá trình thực tập………………34 3.2.Thuận lợi và khó khăn khi làm việc……………………………………………….....36 3.3.Bài học kinh nghiệm………………………………………………………………….37 3.4.Kế hoạch bản thân và định hướng tương lai………………………………………….37 4.KẾT LUẬN……………………………………………………………………………..38 Thực Tập Nhận Thức 4 LỜI MỞ ĐẦU Là một sinh viên thuộc ngành Tài Chính Ngân Hàng Đại Học Hoa Sen.Tôi muốn tận dụng cơ hội về đợt thực tập nhận thức mà trường tổ chức để trải nghiệm mình ở một môi trường làm việc mới mẻ và không kém phần chuyên nghiệp. Chuyên ngành thực tập về nhân sự mà tôi đã được trải nghiệm thông qua đợt thực tập nhận thức này thực sự mang đến cho bản thân tôi những kinh nghiệm quý báu cùng một nhận thức rõ ràng hơn về công việc thực tiễn.Một khía cạnh khác với những gì mình đang học tập,hứa hẹn sẽ là một cơ sở rất tốt hỗ trợ cho chính những gì tôi đang theo đuổi cũng như công việc tương lai sau này. Thực Tập Nhận Thức 5 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, tôi xin gởi lời cảm ơn sâu sắc đền trường Đại Học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho sinh viên chúng em có được một đợt thực tập bổ ích và đáng giá. Cảm ơn cô Tô Thị Tú Trang – Giảng viên hướng dẫn báo cáo đã rất nhiệt tình và trách nhiệm khi chỉ dẫn em. Xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tập thể công ty cổ phần VON và anh Paul Hung Nguyen – CEO ;Chị Yến Johnston – General Manager HR VietNam đã tiếp nhận và tạo điều kiện cho em được có điều kiện tham gia thực tập và học hỏi tại công ty. Cảm ơn chị Võ Thụy Vy đã hướng dẫn và giúp đỡ em tận tình trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Cảm ơn anh Lân,chị Vy Triệu,chị Trúc,chị Thủy,chị Ngọc,chị Linh,chị Thùy,chị Phương,chị Hương,chị Hằng cùng tập thể phòng HeadHunt trong suốt thời gian qua đã nhiệt tình chia sẻ và hướng em đến những kiến thức cũng như kinh nghiệm thật quý báu và hữu ích,cùng khoảng thời gian rất vui và gắn bó với nhau như một gia đình Chúc quý công ty cùng mọi người sẽ bay cao và phát triển hơn nữa trong tương lai,đạt được những thành công mới và là trụ cốt vững chắc cho quốc gia Do kiến thức sinh viên còn hạn chế nên bài báo cáo không tránh được những sai sót.Rất mong nhận được những đóng góp và ý kiến từ quý thầy cô để có thể hoàn thiện tốt hơn nữa ở chính bản thân cũng như những bài báo cáo sau. Xin chân thành cảm ơn ! Thực Tập Nhận Thức 6 DẪN NHẬP Công việc là một phần cực kì thiết yếu cấu thành nên cuộc sống của mỗi người hiện nay. Nhịp độ phát triển của xã hội ngày một nhanh hơn và tân tiến hơn,kéo theo nhu cầu về công việc và quản lý công việc tăng lên đáng kể.Giải pháp về các nguồn tuyển dụng nhân sự cho các công ty cũng như tìm kiếm nhân tài là tiêu chí hàng đầu mà các doanh nghiệp hướng đến để phát triển chính mình. Thành lập từ năm 2006, VietNam Online NetWork (VON .Ltd) nhanh chóng phát triển trở thành một trong những công ty hàng đầu về lĩnh vực tư vấn các giải pháp nhân sự,tuyển dụng nhân sự và cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự trực tuyến thông qua website.Với chất lượng và uy tín của mình,VON luôn là ưu tiên hàng đầu của những doanh nghiệp tuyển dụng và mỗi cá nhân khi có nhu cầu về việc làm. May mắn được thực tập trải nghiệm tại một môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng động như VON giúp tôi có cái nhìn khác hơn về một môi trường làm việc thực thụ,đồng thời mở rộng hơn những kiến thức về lĩnh vực nhân sự nói chung cũng như quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực nói riêng. Khi bắt tay vào quá trình thực tập này tôi đã đặt ra các mục tiêu:  Tìm hiểu về mô hình tổ chức của một công ty, học hỏi kinh nghiệm làm việc nâng cao khả năng giao tiếp.  Hoàn thành các công việc tại công ty thực tập.  Học hỏi thêm nhiều kiến thức và kĩ năng làm việc thực tiễn trong văn phòng nói riêng và hoạt động của công ty nói chung;  Tạo được niềm tin và mối quan hệ tốt với các nhân viên trong công ty. Thực Tập Nhận Thức 7 1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CAREER BUILDER (VON): 1.1.Lịch sử hình thành và hoạt động của công ty Career Builder VietNam (VON): 1.1.1.Giới thiệu về công ty: Trụ sở chính của VON Ltd tại 139 Pasteur,Quận 3 TP.HCM Thực Tập Nhận Thức 8  Công ty Cổ phần VON (Vietnam Online Network Joint Stock Company) được chính thức thành lập từ tháng 7 năm 2006 (chuyển đổi từ Công ty TNHH Thương Mại – Dịch Vụ Kiếm Việc) là một trong những Công ty hàng đầu trong lãnh vực tư vấn các giải pháp Nhân sự, tư vấn và tuyển dụng nhân sự, cung cấp dịch vụ tuyển dụng trực tuyến thông qua trang web www.hrvietnam.com, www.kiemviec.com. Bên cạnh đó, Công ty cũng đang sở hữu cổng thông tin lớn nhất tại Việt Nam, đó là website www.timnhanh.com với môi trường làm việc trẻ trung, năng động.  90 % nhân viên ở độ tuổi từ 22 đến 30 tuổi.  Ứng dụng công nghệ web tiên tiến nhất Việt Nam (Web 2.0).  Lượng user truy cập 2.6 triệu lượt/ ngày.  Cơ sở vật chất, thiết bị làm việc hiện đại.  Cơ hội phát huy năng lực cá nhân.  Trụ sở chính đặt tại văn phòng đại diện,tòa nhà 139 Pasteur,phường 6,quận 3 Thành Phố Hồ Chí Minh  Điện thoại liên lạc: (84-8) 3822-6060  Fax: (84-8) 3824-1866  Tax code: 0303284985  Người đại diện cho công ty: CEO Paul Hung Nguyen  Đại diện cho HR VietNam-điều phối và chịu trách nhiệm chính cho công tác tuyển dụng nhân sự: General Manager Yen Johnston Thực Tập Nhận Thức 9 1.1.2.Quá trình phát triển và sáp nhập với Career Buider: Qua hơn 7 năm thành lập và phát triển,VON đã xây dựng được thương hiệu vững mạnh của mình trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự.Là đối tác hàng đầu và tin tưởng của rất nhiều doanh nghiệp tìm kiếm cho mình giải pháp nhân sự tối ưu,với lượng khách hàng và khối lượng công việc tuyển dụng tăng mạnh qua từng năm Văn phòng đại diện của VON Ltd Thực Tập Nhận Thức 10 Ngày 21/2/2013 đánh dấu một bước phát triển mới của công ty cổ phần VON,khi CareerBuilder - công ty đứng đầu toàn cầu về giải pháp nguồn nhân lực, chuyên về các dịch vụ tìm kiến và thu hút các ứng viên tài năng cho các nhà tuyển dụng, tiếp tục mở rộng khai thác thị trường Châu Á bằng việc công bố trở thành đối tác chiến lược với công ty tại Việt Nam. Ông Hunter Arnold, Chủ tịch của CareerBuilder Châu Á Thái Bình Dương cho biết: “Việc trở thành đối tác chiến lược với VON sẽ đẩy mạnh bước tiến của CareerBulder vào thị trường Việt Nam – cũng là một bước quan trọng trong việc Ông Hunter Arnold- Chủ tịch CareerBuilder Châu Á Thái Bình Dương cùng ông Paul Hung Nguyen-CEO VietNam Online Network cùng kí vào thỏa thuận đôi bên tại lễ ký kết chuyển nhượng. Thực Tập Nhận Thức 11 mở rộng thị trường Châu Á của chúng tôi. Việc kết hợp giữa sự thấu hiểu nhu cầu của nhà tuyển dụng Việt Nam từ VON với công nghệ, dịch vụ tiên tiến cùng sự tiếp cận toàn cầu của CareerBuilder sẽ đem lại tiềm năng tăng trưởng cao.” Ông Paul Nguyễn – Tổng Giám đốc của KiemViec.com và HR Vietnam cho biết: “Chúng tôi rất vui mừng khi gia nhập cùng gia đình CareerBuilder, nơi có các dịch vụ phù hợp sâu rộng và mạng lưới phân phối rộng khắp, sẽ giúp chúng tôi cung cấp các giải pháp tuyển dụng tốt nhất cho khách hàng và người dùng. Giống như CareerBuilder, KiemViec.com không chỉ là một cổng thông tin việc làm, chúng tôi còn mong muốn tiếp tục đem đến cho khách hàng những tài năng phù hợp cũng như người dùng có thể tìm thấy cơ hội của mình thông qua những sản phẩm và giải pháp mới.” Với việc trở thành đối tác với Công ty cổ phần VON, CareerBuilder hiện đang khai thác tại 22 thị trường ngoài Mỹ, qua các quan hệ đối tác, CareerBuilder đã có mặt tại hơn 60 thị trường toàn cầu. Với sự kiện này, CareerBuilder và VON sẽ mang lại cho nhà tuyển dụng và các ứng viên tại Việt Nam một nguồn lực rộng hơn về tuyển dụng cũng như tìm kiếm việc làm. Thực Tập Nhận Thức 12 1.1.3.Lĩnh vực hoạt động: o Tư vấn các giải pháp nhân sự. o Tìm kiếm việc làm và hỗ trợ doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự cho các vị trí cấp cao. o Tư vấn và tuyển dụng nhân sự o Cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự trực tuyến o Cung cấp dịch vụ mạng thông tin Blog lớn nhất Việt Nam hiện nay o Cung cấp các giải pháp trong việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng và thu hút nhân tài nhân sự. 1.1.4.Các phòng ban và chức năng chính: Sơ đồ phòng ban đặt tại tầng trệt 139 Pasteur Thực Tập Nhận Thức 13 Sơ đồ bố trí phòng ban VON Chức năng và nhiệm vụ từng phòng ban:  ROD: Hỗ trợ đăng thông tin tuyển dụng của các doanh nghiệp (Doanh nghiệp tự đăng) trên trang web kiemviec.com  Headhunt Dept: hỗ trợ các doanh nghiệp trong tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự từ cấp trung đến cấp cao (săn đầu người), thông tin tuyển dụng trên hrvietnam.com  Multimedia Art Design: phòng hỗ trợ công ty về Marketing  IT: hỗ trợ IT và các thiết bị văn phòng  Accounting: Hỗ trợ về sổ sách,các loại chứng từ và kiểm soát ngân quỹ.  Admin Dept: phòng hành chánh,quản lý và thực thi các quy chế công ty. BAN GIÁM ĐỐC HEADHUNT DEPT. (HR VIETNAM) RECRUITMENT ONLINE DEPT (ROD) ADMIN DEPT Multimedia Art Design INFORMATION TECHNOLOGY ACCOUNTING HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Thực Tập Nhận Thức 14 1.1.5.Chi tiết về Headhunt Dept (HR VietNam): Hoạt động làm việc của Headhunting – Outsourcing Department Thực Tập Nhận Thức 15 Headhunt Dept là một trong 2 phòng ban chính của VON,với target doanh thu cao nhất và là nguồn doanh số chính của công ty (với target 10 tỷ/năm/phòng). Nhiệm vụ chính của Headhunt Dept là hỗ trợ các doanh nghiệp trong tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự từ cấp trung đến cấp cao (săn đầu người) và cập nhật thông tin tuyển dụng 2 chiều trên hrvietnam.com. 1.1.5.1/ Quy trình làm việc của Headhunt Dept: QUY TRÌNH LÀM VIỆC  Phân tích các yếu tố công việc: là bước khởi điểm mang lại cho các doanh nghiệp tuyển dụng.Phòng ban hỗ trợ việc khảo sát cáo yếu tố công việc từ những yêu cầu cho vị trí mà doanh nghiệp đã lập ra cho ứng viên (như yếu tố về thời gian,địa điểm,tính chất công việc,lương thỏa thuận,v..v….).Tất cả được ghi nhận vào bảng mô tả công việc để minh bạch và dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và giúp đỡ ứng viên có được vị trí tuyển dụng thích hợp.Bản mô tả công việc thường được tóm tắt sơ và cân bằng giữa những quy định mà doanh nghiệp đề ra,cũng như yêu sách của ứng viên ứng tuyển (vè các yếu tố công việc,trách nhiệm chính-phụ,quyền hạn,yêu cần về kiến thức,kĩ năng,v..v…) cũng là cơ sở để phòng ban đánh giá về thành tích của ứng viên.Hồ sơ có thể thay đổi tùy theo tính chất và yêu cầu công việc PHÂN TÍCH CÁC YẾU TỐ CÔNG VIỆC TÌM NGUỒN NHÂN SỰ SÀNG LỌC VÀ TUYỂN DỤNG THÔNG QUA CÁC GIẢI PHÁP NHÂN SỰ HỖ TRỢ HỘI NHẬP VÀ TƯ VẤN GIẢI PHÁP NHÂN SỰ Thực Tập Nhận Thức 16  Tìm nguồn nhân sự: Sau khi tiến hành phân tích yếu tố công việc,phòng ban sẽ bắt tay vào tìm kiếm nguồn nhân sự là những ứng viên có tiềm năng cho vị trí ứng tuyển.Đối tượng có thể là những ứng viên đã từng kinh qua vị trí tương tự cho những công ty khác,hay những người hội đủ tố chất để ứng tuyển cho vị trí đang được yêu cầu.Tất cả đều được lưu trữ trong hồ sơ hệ thống của công ty.  Sàng lọc và tuyển dụng thông qua các giải pháp nhân sự: Xác định rõ được nguồn nhân sự nhắm đến thông qua bước trên,phòng ban tiến hành bước sàng lọc để chọn ra những hình mẫu tốt nhất phù hợp với yêu cầu công việc và tiêu chí được doanh nghiệp lựa chọn.Một số giải pháp có thể thông qua như Quick Interview,quick Test hay trao đổi trực tiếp với ứng viên để có được personality nhất định,.v..v..là phép thử đầu tiên trước khi chọn được những con người phù hợp nhất và chuyển giao cho doanh nghiệp với những quy trình tuyển dụng chuyên môn,đúng với chuyên ngành cần tìm.  Hỗ trợ hội nhập và tư vấn giải pháp nhân sự: Ngoài việc “săn đầu người”,phòng ban có những giaỉ pháp nhân sự hỗ trợ những ứng viên mới thích nghi với môi trường làm việc thông qua các biện pháp nhân sự kết hợp voi chính sách của doanh nghiệp để hòa nhập tốt hơn. 1.1.5.2/ Các team chính và chức năng,nhiệm vụ của từng team:  Headhunt Dept cấu thành có 4 team chính, bao gồm: team Peace,team Industries,team Global,team Trading và 2 team hỗ trợ: team Outsourcing ( hiện tại đã tách ra thành một bộ phận riêng biệt của công ty) và team Admin  Về cơ bản,nhiệm vụ chính của cả 4 team chính đều là tuyển dụng,nhưng mỗi team sẽ chịu trách nhiệm về một mảng tuyển dụng khác nhau. Thực Tập Nhận Thức 17 Sơ đồ cấu thành các team của Headhunt Dept HR VIET NAM INDUSTRIES ADMIN PEACE GLOBAL OUTSOURCING TRADING Bảng tuyên dương vả bảng chỉ số KPI nhân viên tại phòng ban Thực Tập Nhận Thức 18  Team Admin: Hỗ trợ phòng về các sự kiện hành chính,nhập