Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại công ty TNHH ĐỨC TRƯỜNG

PHẦN 1:GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐỨC TRƯỜNG 1. Khái quát sơ lược về CÔNG TY TNHH ĐỨC TRƯỜNG 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty * Quá trình hình thành công ty Trong giai đoạn hiện nay nền kinh tế của đất nước ngày càng phát triển nên đòi hỏi có càng nhiều cơ sở hạ tầng, các công trình giao thông, thủy lợi kiên cố để đáp ứng cho nhu cầu phát triển của đất nước và phục vụ cho nhu cầu của con người trong xã hội. Xuất phát từ yêu cầu đó nên Công ty TNHH Đức Trường ra đời. Công ty được thành lập ngày 22 tháng 10 năm 2007, giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 3802000297 do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Kon Tum cấp. Với số vốn điều lệ 1,2 tỷ đồng. Địa chỉ TDP 1 – TT Đăk Hà – Huyện Đăk Hà – Tỉnh Kon Tum. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là: Xây dựng nhà các loại; xây dựng công trình đường bộ; xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng ( thủy lợi, thủy điện, điện, cấp thoát nước ). * Quá trình phát triển công ty Công ty TNHH Đức Trường mặc dù mới thành lập được hơn hai năm trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ban đầu công ty gặp không ít khó khăn nhưng với quyết tâm phấn đấu vươn lên dưới sự lãnh đạo của Ban lãnh đạo Công ty luôn đưa ra những phương thức hoạt động ngày càng quy mô và phát triển mạnh trên địa bàn tỉnh Kon Tum. Công ty góp phần giải quyết công ăn việc làm cho nhiều lao động ở địa phương. Công ty sau một thời gian hoạt động chưa lâu nhưng đã tạo ra được niềm tin, sự tín nhiệm của đối tác. Ngoài ra, công ty còn tham gia xây dựng các công trình giao thông phục vụ cho việc đi lại của người dân trên địa bàn tỉnh Kon Tum và một số địa phương khác. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Đức Trường 1.1.2.1. Chức năng của Công ty TNHH Đức Trường - Công ty hoạt động theo định hướng phát triển của nhu cầu con người, đô thị hóa, công nghiệp hóa, hiện đại hóa. - Công ty nhận thi công xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi, thủy điện, san mặt bằng, xây dựng cơ sở hạ tầng, khu dân cư trên địa bàn tỉnh Kon Tum, thành phố Kon Tum và một số địa phương khác. - Lãnh đạo công ty luôn nghiên cứu những phương thức mới nhằm nâng cao quá trình thi công, đảm bảo chất lượng cho các công trình. 1.1.2.2. Nhiệm vụ của Công ty TNHH Đức Trường - Tổ chức điều hành kế toán sản xuất kinh doanh của đơn vị thực thi tiến độ phân kỳ của kế hoạch. Đồng thời, có nghĩa vụ thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính thống kê theo quy định của pháp luật. - Về công tác quản lý kỹ thuật và chất lượng công trình cũng được thực hiện theo đúng quy định của công ty. - Khai thác, sử dụng vốn có hiệu quả đầu tư hoạt động kinh doanh. - Mở rộng quan hệ đối tác trong nước và ngoài nước - Thực hiện các nghĩa vụ nộp các khoản nguồn thu cho ngân sách nhà nước, không ngừng phát triển công ty ngày càng lớn mạnh. 1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của công ty 1.2.1. Đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty TNHH Đức Trường Công ty TNHH Đức Trường là một doanh nghiệp chuyên về xây dựng công trình. Vì thế, phải có một quy trình sản xuất chặt chẽ, cơ cấu tổ chức nhất định và có hệ thống. Được biểu hiện như sau: * Quy trình sản xuất * Giải thích Sau khi kí hợp đồng tiến hành nhận thầu thi công xây dựng công trình: Điều đầu tiên đó là phải kiểm tra, khảo sát nơi công trình như thế nào để đưa ra một phương án phù hợp với công trình. Tiếp theo là tập kết máy móc, thiết bị, nguồn nhân lực về nơi công trình để chuẩn bị tiến hành thi công. Những vật tư nào liên quan hoặc cần dùng cho quá trình thi công thì phải tập trung về kho công trình và tiến hành sản xuất thi công, trong một thời gian nào đó mà kế hoạch đã đưa ra để hoàn thành công trình. Sau đó người chủ thuần sẽ nghiệm thu toàn bộ và giao cho bên giao thầu đưa vào sử dụng. Cuối cùng là khâu quyết toán tài chính. Là bên giao thầu tiến hành thanh toán toàn bộ chi phí cho bên nhận thầu * Cơ cấu tổ chức sản xuất - Chức năng nhiệm vụ các đội: + Ban chỉ huy công trường: Chỉ đạo quản lý thi công + Đội thi công công trình giao thông: thi công các công trình giao thông + Đội thi công dân dụng và công nghiệp: Thi công các công trình dân dụng và công nghiệp. + Đội thi công cơ giới: Vận chuyển vật tư, san nền, san mặt bằng 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 1.2.2.1. Đặc điểm chung Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là xây dựng, thi công các công trình giao thông dân dụng, thủy lợi, cơ sở hạ tầng. Về nguồn lực: Tổng số nhu cầu lao động là 150 người, trong đó lao động còn lại là cán bộ nhân viên. Ngoài ra, công ty còn thuê thêm lao động ở bên ngoài. 1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Đức Trường Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban a. Tổng giám đốc Là người đại diện cho toàn thể công nhân viên trong công ty, là người trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm mọi hoạt động của công ty trước cơ quan pháp luật, các tổ chức có thẩm quyền. b.Giám đốc Là người trợ giúp giám đốc trong quá trình sản xuất kinh doanh, xử lý các công việc khi giám đốc đi vắng, giám sát về mặt kỹ thuật và kiểm tra chất lượng sản phẩm của các công trình đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực được phân công phụ trách. c. Phó giám đốc Là người phụ giúp giám đốc trong công tác quản lý về mặt vật tư, đồng thời vạch ra kế hoạch sản xuất kinh doanh cho công ty, và là người trực tiếp theo dõi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty. d. Phòng kỹ thuật Dựa vào những hợp đồng đã kí kết, phòng kỹ thuật tiến hành khảo sát địa bàn thi công. Từ đó lên bản vẽ, lập kế hoạch thiết kế và dự toán cho công trình. e. Phòng kế hoạch vật tư lập kế hoạch cung ứng và quản lý tình hình sử dụng vật tư, tổ chức quản lý kho vật tư. f. Phòng tổ chức hành chính: Có trách nhiệm giúp ban giám đốc có trách nhiệm giúp ban giám đốc trong việc quản lý nhân sự, đào tạo tuyển dụng lao động, bố trí sắp xếp đội ngũ lao động, xét khen thưởng, kỷ luật … Quản lý công tác hành chính văn phòng, an toàn người lao động và các chế độ bảo hiểm đối với người lao động. g. Phòng tài chính - kế toán Theo dõi, quan sát thu, chi, cân đối thu chi, hạch toán giá thành, hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Phân tích các hoạt động kinh tế tài chính, tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán. h.Các đội thi công: Trực tiếp thi công các công trình: 1.2.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Đức Trường 1.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng Chức năng và nhiệm của mỗi nhân viên tại công ty TNHH Đức Trường a. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hơp: Là người có trách nhiệm, quyền hạn cao nhất tại phòng kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp phân công, chỉ đạo công tác kế toán tại công ty. Yêu cầu các bộ phận cung cấp đủ số liệu trong hợp đồng kinh tế. Tổ chức luân chuyển chứng từ, thiết kế mẫu sỗ kế toán sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý, giám sát hoạt động, ký duyệt soạn thảo hợp đồng mua bán, lập kế hoạch vay vốn và kế hoạch chi tiền mặt tiền lương. Cuối mỗi tháng mỗi quý kế toán trưởng chịu trách nhiệm hoàn thiện các báo cáo gửi về công ty. b.Kế toán công nợ thanh toán: Là thành viên làm việc dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, theo dõi các phiếu thu tiền mặt, tiền gửi và tiền vay ngân hàng. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh công nợ và các khoản cho cán bộ nhân viên theo chế độ của công ty. c. Kế toán vật tư kiêm thủ kho: Thuộc quyền quản lý của phòng vật tư theo dõi tình hình Nhập- Xuất -Tồn vật tư hằng ngày.Lập phiếu nhập kho, xuất kho, thanh toán, tính giá vật tư dùng cho thủ công, xây dựng. Cuối tháng lên bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn nguyên vật liệu. Ngoài ra, kế toán vật tư còn tham gia vào công tác kiểm kê vật liệu, công cụ, dụng cụ định kỳ. d. Kế toán ngân hàng: Theo dõi tiền gửi Ngân hàng, căn cứ cứ vào giấy báo Nợ, báo Có, tiền tạm ứng, các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản chi phí khác ở công ty. Cuối tháng, lên bảng kê để đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan. e. Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt: Theo dõi, quản lý tiền mặt tại công ty, tình hình thu chi tiền mặt vào sổ quỹ là người liên hệ, giao nhận và lưu trữ chứng từ, tín phiếu có giá trị theo lệnh của kế toán trưởng và giám đốc Công ty. 1.2.3.2 Hình thức sổ kế toán tại công ty TNHH Đức Trường Sơ đồ tổ chức sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính
 *ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày Định kỳ hoặc cuối tháng *Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính: là kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. *Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính: (1) Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mền kế toán. Theo duy định của phần mền kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp ( Sổ cái hoặc nhật ký sổ cái…)và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng ( hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin được nhập trong kỳ> Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 1.2.3.3 Tổ chức các phần hành kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Công ty sử dụng hình thức kế toán trên máy tính thông qua phần mền kế toán do nhóm nhân viên của công ty tự viết, nên các loại chứng từ, sổ sách đều được tạo sẵn trên phần mền. Khi cần sử dụng nhân viên kế toán chỉ cần nhập những thông tin cần thiết vào và in ra khi cần đối chiều, ký duyệt… Kế toán tăng vật tư và công cụ dụng cụ:
 Giải thích: - Căn cứ vào tính hình xây dựng mà doanh nghiệp quyết định mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp hoặc các đại lý. - Vật liệu được nhập về kho sau đó vào kế toán tổng hợp vào sổ cái tài khoản 152, kế toán công nợ theo dõi công nợ hoặc kế toán tiền theo dõi việc thu chi. 1.3. Một số chỉ tiêu khác 1.3.1. Tổ chức hệ thống tài khoản áp dụng tại Công ty TNHH Đức Trường Hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành tại công ty không có gì thay đổi với hệ thống tài khoản đã học. STT  Số hiệu tài khoản  Tên tài khoản    Cấp 1  Cấp 2  Cấp 3    1  111    Tiền mặt tại quỹ     1111   Tiền việt nam   2  112    Tiền gửi ngân hàng     1121   Tiền việt nam   3  121    Đầu tư chứng khoán dài hạn   4  131    Phải thu khách hàng   5  133    Thuế GTGT đầu vào     1331   Thuế GTGT khấu trừ hàng hóa, dịch vụ     1332   Thuế GTGT khấu trừ TSCĐ   6  136    Phải thu nội bộ   7  138    Phải thu khác   8  139    Dự phòng phải thu khó đòi   9  141    Tạm ứng   10  142    Chi phí trả trước ngắn hạn   11  144    Ký cược,ký quỹ ngắn hạn   12  151    Hàng mua đang đi trên đường   13  152    Nguyên vật liệu   14  153    Công cụ dụng cụ   15  154    Chi phí dở dang cuối kỳ   16  159    Dự phòng giảm giá hàng tồn kho   17  211    TSCĐ hữu hình     2112   MMTB     2113   Phương tiện vận tải, truyền dẫn     2118   TSCĐ khác   18  213    TSCĐ vô hình     2135   Phần mềm máy vi tính     2138   TSCĐ khác   19  214    Hao mòn TSCĐ     2141   Hao mòn TSCĐ hữu hình     2143   Hao mòn TSCĐ vô hình   20  241    Xây dựng cơ bản dở dang     2411   Mua sắm TSCĐ     2412   Xây dựng cơ bản   21  311    Vay ngắn hạn   22  331    Phải trả người bán   23  333    Thuế và các khoản phải nộp Ngân Sách     3331   Thuế GTGT phải nộp     3334   Thuế thu nhập doanh nghiệp     3338   Thuế nộp khác   24  334    Trả công nhân viên   25  336    Trả nội bộ   26  338    Phải trả, phải nộp khác     3382   Kinh phí công đoàn     3383   Bảo hiểm xã hội     3384   Bảo hiểm y tế     3388   Phải trả, phải nộp khác   27  341    Vay dài hạn   28  411    Nguồn vồn kinh doanh   29  414    Quỹ đầu tư pháp triển   30  415    Quỹ dự phòng tài chính   31  421    Lợi nhuận chưa phân phối     4211   Lợi nhuận năm trước     4212   Lợi nhuận năm nay   32  431    Quỹ khen thưởng phúc lợi     4311   Quỹ khen thưởng     4312   Quỹ phúc lợi   33  441    Nguồn vốn đầu tư và xây dựng cơ bản   34  511    Doanh thu bán hàng và dịch vụ   35  515    Doanh thu hoạt động tài chính   36  621    Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp   37  622    Chi phí nhân công trực tiếp   38  623    Chi phí sử dụng máy thi công   39  627    Chi phí sản xuất chung   40  635    Chi phí tài chính   41  642    Chi phí quản lý doanh nghiệp     6422   Chi phí mua văn phòng phẩm     6425   Trả tiền phí lệ phí khác     6428   Chi công tác phí tiếp khách   42  711    Thu nhập khác   43  811    Chi phí khác   44  821    Chi phí bất thường   45  911    Xác định lại lỗ   1.3.1.1. Tổ chức hệ thống chứng từ TT  TÊN CHỨNG TỪ  SỐ HIỆU  TÍNH CHẤT      BB(*)  HD(*)    I lao động tiền lương      1  Bảng chấm công  01a-LĐTL   X   2  Bảng chấm công làm thêm giờ  01b- LĐTL   X   3  Bảng thanh toán tiền lương  02- LĐTL   X   4  Bảng thanh toán tiền lương thưởng  03- LĐTL   X   5  Giấy đi đường  04- LĐTL   X   6  Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoành thành  05- LĐTL   X   7  Bảng thanh toán tiền lương làm theo giờ  06- LĐTL   X   8  Bảng thanh toán tiền thuê ngoài  07- LĐTL   X   9  Hợp đồng giao khoán  08- LĐTL   X   10  Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán  09- LĐTL   X   11  Bảng kê trích nộp các khoản theo lương  10- LĐTL   X   12  Bảng phân bố tiền lương và bảo hiểm xã hội  11- LĐTL   X    II- Hàng tồn kho      1  Phiếu nhập kho  01-VT   X   2  Phiếu xuất kho  02-VT   X   3  Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa  03-VT   X   4  Phiếu bào vật tư còn lại cuối kỳ  04-VT   X   5  Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa  05-VT   X   6  Bảng kê mua hàng  06-VT   X   7  Bảng phân bố nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ  07-VT   X    III- Bán hàng      1  Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi  01-BH   X   2  Thẻ quầy hàng  02-BH   X   3  Bảng kê mua lại cổ phiếu  03-BH   X   4  Bảng kê bán cố phiếu  04-BH   X    IV-Tiền tệ      1  Phiếu thu  01-TT  X    2  Phiếu chi  02-TT  X    3  Giấy đề nghị tậm ứng  03-TT   X   4  Giấy thanh toán tiền tạm ứng  04-TT   X   5  Giấy đề nghị thanh toán  05-TT   X   6  Biên lại thu tiền  06-TT  X    7  Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý  07-TT   X   8  Bảng kiểm kê quỹ ( dùng cho VNĐ)  08a-TT   X   9  Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc…)  08b-TT   X   10  Bảng kê chi  09-TT   X    V- tài sản cố định      1  Biên bản giao nhận TSCĐ  01-TSCĐ   X   2  Biên bản thanh lý TSCĐ  02-TSCĐ   X   3  Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành  03-TSCĐ   X   4  Biên bản đánh giá lại TSCĐ  04-TSCĐ   X   5  Biên bản kiểm kê TSCĐ  05-TSCĐ   X   6  Bảng tính và phân bố khấu hao TSCĐ  06-TSCĐ   X    B-CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC   1  Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng lương BHXH    X   2  Danh sách người nghỉ thưởng, trợ cấp ốm đau, thai sản    X   3  Hóa đơn giá trị gia tăng  01GTKT-3LL  X    4  Hóa đơn bán hàng thông thường  02GTGT-3LL  X    5  Phiếu xuất kho kiêm vẩn chuyển nội bộ  03 PKX-3LL  X    6  Phiếu xuất kho hàng đại lý  04 HDL-3LL  X    7  Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính  05 TTC-LL  X    8  Bảng kê mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn  04/GTGT  X    9  …………………………..   X    GHI CHÚ: (*)BB: Mẫu bắt buộc (*) HD: Mẫu hướng dẫn 1.3.2. Phương pháp kế toán hàng tồn kho Là công ty xây dựng, đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ nên công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1.3.3. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng Doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. 1.3.4. Phương hướng hoạt động, chính sách, chiến lược phát triển sản xuất trong tương lai Trong nền kinh tế thị trường hiện nay các doanh nghiệp việt Nam chịu sự điều tiết vĩ mô của nhà nước và chiệu sự chi phối của các quy luật khách quan trong nền kinh tế thị trường,đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lí một cách có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình,sử dụng vốn một cách tiết kiệm nhất mà vẩn mang lại lợi nhuận tối đa. Về vấn đề trước mắt đặt ralà doanh nghiệp hoạch toán đầy đủ chính xác vật liệu, công cụ dụng cụ, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Tiếp tục mở rộng quan hệ, dành được nhiều hợp đồng kinh tế có giá trị cao. Bồi dưỡng, đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ kỹ thuật chuyên môn hóa cao. Lấy chỉ tiêu, năng suất, chất lượng, an toàn, đảo bảo làm nền tảng. PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN NGUYÊN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY TNHH ĐỨC TRƯỜNG 2.1. Khái niệm - đặc điểm - yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 2.1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý NVL 2.1.1.1. Khái niệm Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, thể hiện dưới dạnh vật hóa là cơ sở để hình thành nên sản phẩm mới và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất. 2.1.1.2. Đặc điểm - Về mặt giá trị: giá trị của nguyên vật liệu khi đưa vào sản xuất thường có xu hướng tăng lên khi nguyên vật liệu đó cấu thành nên sản phẩm. - Về hình thái: Khi đưa vào quá trình sản xuất thì nguyên vật liệu thay đổi về hình thái và sự thay đổi này hoàn toàn phụ thuộc vào hình thái vật chất mà sản phẩm do nguyên vật liệu tạo ra. - Giá trị sử dụng: Khi sử dụng nguyên vật liệu dùng để sản xuất thì nguyên vật liệu đó sẽ tạo thêm những giá trị sử dụng khác. 2.1.2. K