Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH một thành viên xây dựng

LỜI MỞ ĐẦU Không chỉ là tiền đề cho sự tiến hoá của loài người, lao động của con người còn là một trong ba yếu tố cơ bản quyết định đến sự tồn tại và phát triển của quá trình sản xuất. Chi phí về lao động là một trong các yếu tố cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra. Sử dụng hợp lý lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh là tiết kiệm chi phí về lao động sống góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng doanh thu cho doanh nghiệp và là điều kiện để cải thiện nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho người lao động trong doanh nghiệp. Tiền lương (hay tiền công) là một vấn đề nhạy cảm và có liên quan không những đối với người lao động mà còn liên quan mật thiết đến tất cả các doanh nghiệp và toàn xã hội. Vì nó là một phần sản phẩm xã hội được nhà nước phân phối cho người lao động một cách có kế hoạch, căn cứ vào kết quả lao động mà mỗi người cống hiến cho xã hội. Tiền lương gắn liền với thời gian và kết quả lao động mà người lao động đã thực hiện. Mặt khác, tiền lương là một trong những công cụ quản lý vĩ mô của nhà nước. Một sự thay đổi nhỏ trong chính sách tiền lương của nhà nước kéo theo sự thay đổi về cuộc sống và sinh hoạt của hàng triệu người lao động và kết quả sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp hiện nay việc trả lương cho công nhân viên có nhiều hình thức khác nhau. Họ phải tự hạch toán để đảm bảo doanh nghiệp mình hoạt động tối đa hoá lợi nhuận. Đối với nhân viên, tiền lương là một khoản thu nhập cơ bản và quan trọng nuôi sống bản thân và gia đình họ. Còn đối với doanh nghiệp tiền lương chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của mình. Một công ty sẽ hoạt động và có kết quả tốt khi kết hợp hài hoà hai vấn đề này. Do vậy, việc hạch toán tiền lương là một trong những công cụ quản lý quan trọng của doanh nghiệp. Hạch toán chính xác chi phí về lao động có ý nghĩa cơ sở, căn cứ để xác định nhu cầu về số lượng, thời gian lao động và xác định kết quả lao động. Qua đó nhà quản trị quản lý được chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp có đặc thù sản xuất và lao động riêng, cho nên cách thức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở mỗi doanh nghiệp cũng sẽ có sự khác nhau. Từ sự khác nhau này mà có sự khác biệt trong kết quả sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Từ nhận thức như vậy nên trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH một thành viên xây dựng - thương mại Thành Long em đã chọn đề tài: “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH một thành viên xây dựng - thương mại Thành Long ” để nghiên cứu thực tế và viết thành chuyên đề này. Kết cấu chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp thương mại Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH một thành viên xây dựng - thương mại Thành Long Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH một thành viên xây dựng - thương mại Thành Long. Bài viết này hoàn thành được là nhờ sự tận tình hướng dẫn và giúp đỡ của các thầy cô giáo và các anh chị phòng kế toán Công ty TNHH một thành viên xây dựng - thương mại Thành Long. Do kiến thức còn nhiều hạn chế nên bài viết này không tránh khỏi những sai sót nhất định, em rất mong nhận được sự thông cảm và ý kiến đóng góp của mọi người. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1: Lý luận chung về tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp thương mại Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ, vai trò kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương Khái niệm về lao động và ý nghĩa của việc quản lý lao động Lao động là sự hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm biến đổi các vật tự nhiên thành những vật phẩm thỏa mãn nhu cầu sinh hoạt của con người. Để duy trì đời sống, loài người phải luôn lao động để thu lấy tất cả những thứ trong tự nhiên cần thiết vĩnh viễn cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người. Lao động của con người cùng với đối tượng lao động và tư liệu lao động hợp thành ba yếu tố của quá trình sản xuất. Trong ba yếu tố đó thì lao động của con người là yếu tố quan trọng nhất, vì không có lao động của con người thì tư liệu lao động (như công cụ sản xuất, ruộng đất, nhà cửa dùng vào sản xuất, phương tiện giao thông vận tải,…) và đối tượng lao động (như nguyên liệu, vật liệu,…) chỉ là những vật vô dụng. Trong quá trình lao động con người luôn sáng tạo, cải tiến công cụ, hợp tác cùng nhau trong quá trình lao động để không ngừng nâng cao năng suất lao động (đó là đặc tính vốn có của con người); cũng như trong quá trình đó, trình độ kỹ thuật của người lao động, kinh nghiệm sản xuất, chuyên môn hóa lao động ngày càng cao. Chính tác động trên đã làm cho trình độ sản xuất ngày càng cao, một người (nhóm người) lao động chỉ tham gia (trực tiếp hoặc gián tiếp) vào một công đoạn sản xuất ra sản phẩm; có nhiều loại lao động khác nhau, trên nhiều khâu (lĩnh vực) khác nhau. Để quá trình sản xuất đạt hiệu quả cao (tiết kiệm chi phí lao động sống, góp phần hạ giá thành sản phẩm), việc phân công lao động hợp lý, phát huy sở trường của từng (nhóm) người lao động là cần thiết và vô cùng quan trọng. Quản lý lao động gồm nhiều vấn đề, song chủ yếu thể hiện trên một số nội dung sau: - Quản lý số lượng lao động: là quản lý về số lượng người lao động trên các mặt: Giới tính, độ tuổi, chuyên môn… - Quản lý chất lượng lao động: Là quản lý năng lực mọi mặt của từng (nhóm) người lao động trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm (như: sức khỏe lao động, trình độ kỹ năng – kỹ xảo, ý thức kỷ luật,…). Chỉ có trên cơ sở nắm chắc số, chất lượng lao động trên thì việc tổ chức, sắp xếp, bố trí các lao động mới hợp lý, làm cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng có hiệu quả cao. Ngược lại, không quan tâm đúng mức việc quản lý lao động thì dẫn tới sức sản xuất của doanh nghiệp bị trì trệ, kém hiệu quả. Đồng thời, quản lý lao động tốt là cơ sở cho việc đánh giá trả thù lao cho từng lao động đúng; việc trả thù lao đúng sẽ kích thích được toàn bộ lao động trong doanh nghiệp lao động sáng tạo, nâng cao kỹ năng – kỹ xảo, tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động góp phần tăng lợi nhuận (nếu đánh giá sai, việc trả thù lao không đúng sẽ đi đến kết quả ngươc lại). Khái niệm, đặc diểm tiền lương Tiền lương là một phạm trù kinh tế, chính trị xã hội. Nó không chỉ phản ánh thu nhập thuần tuý quyết định sự ổn định và phát triển của người lao động mà nó chính là động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, của xã hội. Theo quan niệm của Mác: Tiền lương là biểu hiện sống bằng tiền của giá trị sức lao động. Theo quan niệm của các nhà kinh tế học hiện đại: Tiền lương là giá cả của lao động, được xác định bởi quan hệ cung cầu trên thị trường lao động. Theo quan điểm kinh tế: “Tiền lương (hay tiền công) là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh”. Bản chất tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá của yếu tố sức lao động, tiền lương tuân theo nguyên tắc cung cầu giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước. Tiền lương chính là nhân tố thúc đẩy năng suất lao động, là đòn bẩy kinh tế khuyến khích tinh thần hăng hái lao động. Đối với chủ doanh nghiệp tiền lương là một yếu tố chi phí đầu vào sản xuất, còn đối với người cung ứng sức lao động tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của họ, nói cách khác tiền lương là động lực, là cuộc sống. Tiền lương phản ánh nhiều mối quan hệ kinh tế, xã hội khác nhau. Tiền lương trước hết là số tiền mà người sử dụng lao động (người mua sức lao động) trả cho người lao động (người bán sức lao động). Đó là quan hệ kinh tế của tiền lương. Mặt khác, do tính chất đặc biệt của hàng hoá sức lao động mà tiền lương không chỉ đơn thuần là vấn đề kinh tế mà còn là vấn đề xã hội rất quan trọng, liên quan đến đời sống và trật tự xã hội. Đó là quan hệ xã hội. Trong cơ chế kế hoạch hoá tâp trung, tiền lương là một phần thu nhập quốc dân, biểu hiện dưới hình thức tiền tệ, được Nhà nước phân phối có kế hoạch cho người lao động phù hợp với số lượng và chất lượng lao động của mỗi người đã cống hiến. Tiền lương phản ánh sự trả công cho người lao động dựa trên nguyên tắc lao động nhằm tái sản xuất sức lao động. Trong nền kinh tế thị trường, tiền lương được định nghĩa như sau: “Tiền lương là giá cả sức lao động, được hình thành qua thoả thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động phù hợp với quan hệ cung cầu sức lao động trong nền kinh tế thị trường”. “Tiền lương của người lao động do hai bên thoả thuận trong hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc” (theo quan điểm cải cách tiền lương năm 1993). Chuyển sang nền kinh tế thị trường, sức lao động được nhìn nhận như là một hàng hoá, tiền lương là giá cả sức lao động. Do vậy, người sử dụng lao động phải trả cho người lao động một số tiền nhất định để đổi lấy quyền sử dụng sức lao động của họ. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đối với chủ doanh nghiệp, tiền lương là một yếu tố nằm trong chi phí sản xuất kinh doanh. Tiền lương là một khoản chi phí bắt buộc, do đó muốn nâng cao lợi nhuận và hạ giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp phải biết cách quản lý và tính toán chi phí tiền lương hợp lý. Đồng thời, tiền lương cũng là một phương tiện kích thích và động viên người lao động làm việc có hiệu quả. Đứng trên phạm vi toàn xã hội, tiền lương được xem xét và đặt trong quan hệ phân phối thu nhập, quan hệ sản xuất tiêu dùng, quan hệ trao đổi. Do vậy, chính sách tiền lương luôn luôn là vấn đề trọng yếu ở mọi thời kỳ kinh tế, ở mọi quốc gia. Chúng ta cần phân biệt giữa hai khái niệm của tiền lương: - Tiền lương danh nghĩa: là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động phù hợp với số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp. Mọi khoản tiền ma người sử dụng lao động trả cho người lao động (gồm tiền lương, phụ cấp, phúc lợi…) đều là tiền lương danh nghĩa. Tuy nhiên, bản thân tiền lương danh nghĩa chưa phản ánh đầy đủ mức trả công thực tế cho người lao động. - Tiền lương thực tế: là toàn bộ những tư liệu sinh hoạt và các dịch vụ mà người lao động trao đổi được bằng tiền lương danh nghĩa của mình sau khi đã đóng góp và trừ các khoản theo quy định. Rõ ràng tiền lương thực tế phản ánh đúng mức sống của người lao động và giá trị tiền lương mà người lao động nhận được. Khái niệm các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) Gắn chặt với tiền lương là các khoản trích theo lương gồm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn. Đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đối với người lao động. Trong trường hợp người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như khi bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Để nhằm giảm bớt khó khăn hay gánh nặng cho người lao động quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành và do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý. Nhằm xã hội hóa việc khám chữa bệnh, người lao động còn được hưởng chế độ khám chữa bệnh không mất tiền bao gồm các khoản chi về viện phí, thuốc men, khi bị ốm đau. Điều kiện để người lao động khám chữa bệnh không mất tiền là người lao động phải có thẻ bảo hiểm y tế. Thẻ bảo hiểm y tế được mua từ tiền trích bảo hiểm y tế. Đây là chế độ chăm sóc sức khỏe cho người lao động. Bảo hiểm thất nghiệp là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời dành cho những người bị mất việc mà đáp ứng đủ yêu cầu theo Luật định. Đối tượng được nhận bảo hiểm thất nghiệp là những người bị mất việc không do lỗi của cá nhân họ. Ngoài ra để phục vụ cho hoạt động của tổ chức công đoàn được thành lập theo luật công đoàn, doanh nghiệp phải trích theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. KPCĐ là khoản trích nộp sử dụng với mục đích cho hoạt động của tổ chức công đoàn đảm bảo quyền lợi ích chính đáng cho người lao động. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động, mà còn liên quan đến các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của doanh nghiệp, liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước. Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở doanh nghiệp phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả lao động của người lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động. - Tính toán, phân bổ hợp lý chính xác chi phí tiền lương, tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn cho các đối tượng sử dụng liên quan. - Định kỳ tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ tiền lương; cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan. Vai trò, chức năng của tiền lương: - Chức năng thước đo giá trị: Chức năng thước đo giá trị sức lao động làm căn cứ để xác định mức tiền lương cho từng loại công việc, xác định đơn giá trả lương, đồng thời là cơ sở điều chỉnh giá cả sức lao động khi giá cả tư liệu sinh hoạt biến động. - Chức năng tái sản xuất sức lao động: Trong quá trình lao động, sức lao động bị hao mòn dần cùng với quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn duy trì khả năng làm việc lâu dài cho người lao động, cần phải tái sản xuất sức lao động với quy mô mở rộng hơn sức lao động đã hao phí. Tiền lương là một trong những tiền đề vật chất có khả năng đảm bảo tái sản xuất sức lao động, trên cơ sở bù đắp thông qua việc thoả mãn nhu cầu tiêu dùng cho người lao động. - Chức năng kích thích: Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động để thoả mãn nhu cầu vật chất tinh thần. Tiền lương là mục tiêu, là động lực trực tiếp thúc đẩy sự phấn đấu của người lao động. Vì vậy, khi người lao động làm việc đạt hiệu quả cao, phải trả một nức tiền lương cao tương ứng. Mức tiền lương phải đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao năng suất làm việc, chất lượng và hiệu quả công việc. - Chức năng bảo hiểm, tích luỹ: Chức năng này bảo đảm cho người lao động chẳng những duy trì cuộc sống hàng ngày, mà còn dành một phần tích luỹ, dự phòng cho cuộc sống mai sau khi họ hết khả năng lao động hoặc gặp rủi ro, bất trắc trong cuộc sống. Các hình thức tiền lương, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT… Các hình thức tiền lương Việc tính lương có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý. Trên thực tế, thường áp dụng các hình thức tiền lương sau: Hình thức trả lương theo thời gian Tiền lương tính theo thời gian là tiền lương tính trả cho người lao động theo thời gian làm việc, cấp bậc công việc và thang lương của người lao động. Tiền lương thời gian có thể thực hiện tính theo tháng - tuần - ngày - giờ làm việc của người lao động. Tuỳ thuộc theo yêu cầu và trình độ quản lý thời gian làm việc của doanh nghiệp. + Lương tháng: Là lương trả cố định hàng tháng được quy định đối với từng bậc lương trong các doanh nghiệp có tháng lương. Hình thức này có nhược điểm là không tính được số ngày làm việc trong tháng thực tế. Thường nó chỉ áp dụng cho nhân viên hành chính. + Lương ngày: Căn cứ vào mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Lương ngày thường được áp dụng cho mọi người lao động trong những ngày học tập, làm nghĩa vụ khác và làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội. Hình thức này có ưu điểm là thể hiện được trình độ và điều kiện làm việc của người lao động. Nhược điểm là chưa gắn tiền lương với sức lao động của từng người nên không động viên tận dụng thời gian lao động để nâng cao năng suất lao động. + Tiền lương giờ: được tính dựa trên cơ sở mức lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn (áp dụng cho lao động trực tiếp không hưởng lương theo sản phẩm). Ưu điểm là tận dụng được thời gian lao động nhưng nhược điểm là không gắn tiền lương và kết quả lao động và theo dõi phức tạp. Tiền lương thời gian có hai loại: tiền lương thời gian giản đơn và tiền lương thời gian phức tạp. + Tiền lương thời gian giản đơn là: tiền lương của công nhân được xác định căn cứ vào mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế. + Tiền lương thời gian có thưởng: có hình thức dựa trên sự kết hợp giữa tiền lương trả theo thời gian giản đơn, với các chế độ tiền lương, khoản tiền lương này được tính toán dựa trên các yếu tố như sự đảm bảo đủ ngày, giờ công của người lao động, chất lượng hiệu quả lao động. Tiền lương thời gian = Tiền lương thời gian + Tiền thưởng có thưởng giản đơn Tiền lương thời gian có ưu điểm là dễ tính toán xong có nhiều hạn chế, vì tiền lương tính trả cho người lao động chưa đảm bảo đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động. Vì chưa tính đến một cách đầy đủ chất lượng lao động. Do đó, chưa phát huy được hết chức năng của tiền lương cho sự phát triển sản xuất và chưa phát huy được khả năng sẵn có của người lao động. Hình thức trả lương theo sản phẩm Tiền lương tính theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động theo kết quả lao động khối lượng sản phẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật đã quy định và đơn giá tiền lương tính cho mỗi đơn vị sản phẩm đó. Đây là cách phân phối sát hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động. Điều này được thể hiện rõ có sự kết hợp giữa thù lao lao động với kết quả sản xuất, giữa tài năng với việc sử dụng nâng cao năng suất máy móc để nâng cao năng suất lao động. Tuy nhiên, hình thức này còn hạn chế như chỉ coi trọng số lượng sản phẩm mà chưa quan tâm đến chất lượng công việc, không theo đúng định mức kinh tế. kỹ thuật để làm cơ sở cho cách tính lương, đơn giá đối với từng loại sản phẩm, từng loại công việc hợp lý nhất. + Tiền lương trả theo sản phẩm trực tiếp: là tiền lương trả cho người lao động được tính trực tiếp theo số lượng sản phẩm. Sản phẩm này phải đúng quy cách, phẩm chất, định mức kinh tế và đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định. Tiền lương tính theo sản phẩm được tính như sau: Tiền lương được lĩnh = Số lượng(khối lượng) x Đơn giá tiền trong tháng công việc hoàn thành lương Tiền lương sản phẩm trực tiếp được sử dụng để tính lương cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất. Đơn giá tiền lương được xây dựng căn cứ vào mức lương cấp bậc và định mức thời gian hoặc định mức số lượng cho công việc đó. Ngoài ra nếu có phụ cấp khu vực thì đơn giá tiền lương còn được cộng thêm phụ cấp khu vực. Hình thức trả lương theo sản phẩm trực tiếp là hình thức trả lương được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp phải trả lương cho lao động trực tiếp. Vì nó có ưu điểm đơn giản, dễ tính, quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, sản phẩm làm ra càng nhiều thì lương càng cao. Do đó khuyến khích được người lao động quan tâm đến mục tiêu. Tuy nhiên hình thức này có nhược điểm là dễ nảy sinh tình trạng công nhân chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân, lợi ích cục bộ mà không quan tâm đến lợi ích chung của tập thể đơn vị. + Hình thức trả lương theo sản phẩm gián tiếp. Hình thức trả lương này được tính bằng tiền lương thực lĩnh của bộ phận trực tiếp nhân tỷ lệ phần trăm lương gián tiếp Tiền lương được lĩnh = Tiền lương được lĩnh x Tỷ lệ lương trong tháng của bộ phận trực tiếp gián tiếp Hình thức này được áp dụng trả lương gián tiếp cho các bộ phận sản xuất như công nhân điều chỉnh máy. Sửa chữa thiết bị, bảo dưỡng máy móc, nhân công vận chuyển vật tư… Trả lương theo sản phẩm gián tiếp khuyến khích người lao động trực tiếp để nâng cao năng suất lao động, quan tâm đến sản phẩm chung. Tuy nhiên, nó không đánh giá được chính xác kết quả của người lao động gián