Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH sản xuất – thương mại Hoàng Hùng - Đà Nẵng

LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại hiện nay với cơ chế thi trường mở cửa, thì tiền lương là một vấn đề rất quan trọng. Đó là khoản thù lao mà người lao động được hưởng. Lao động là hoạt động chân tay, trí óc của con người, nhằm tác động biến đổi các vật tự nhiên, thành những vật phẩm có ích để đáp ứng nhu cầu con người. Trong doanh nghiệp, lao động được coi là yếu tố cơ bản quyết định quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Và để làm cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra liên tục, thường xuyên. Vì vậy phải tái tạo sức lao động hay nói cách khác là phải trả một khoản thù lao cho người lao động trong thời gian họ tham gia sản xuất kinh doanh. Trong nền kinh tế hàng hóa thì lao động được biểu hiện dưới hình thức tiền lương. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động tương ứng với thời gian, chất lượng và kết quả lao động mà họ đã làm. Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của nguồn lao động và ngoài ra người lao động còn được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp,BHXH, tiền tăng ca. đối với mỗi doanh nghiệp thì chi phí tiền lương là một bộ phận chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp sản xuất ra. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý, hạch toán tốt lao động và tính đúng thù lao của người lao động, thanh toán tiền lương và các khoản liên quan kịp thời, sẽ kích thích người lao động quan tâm đến thời gian và chất lượng lao động. Từ đó nâng cao năng xuất lao động, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Từ những yếu tố trên, có thể thấy kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp cũng không kém quan trọng. Do vậy em chọn đề tài: “ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ” tại công ty TNHH SX – TM Hoàng Hùng làm chuyên đề thực tập. Đề tài gồm ba phần: Phần I: Cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Phần II: Thực trạng hoạt động kinh doanh và công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH SX – TM Hoàng Hùng. Phần III: Một số ý kiến và đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH SX – TM Hoàng Hùng. Tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Thuận, cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình và tạo điều kiện giúp đỡ của các cán bộ, nhân viên công ty TNHH SX – TM Hoàng Hùng đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này. Do có sự hạn chế về mặt thời gian cũng như kiến thức nên chuyên đề còn nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và quý cơ quan để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn ! Đà Nẵng, ngày ...tháng....năm 2011. SVTH: Trương Minh Tuấn DANH MỤC VIẾT TẮT BHXH: Bảo hiểm xã hội . BHYT: Bảo hiểm y tế. KPCĐ: Kinh phí công đoàn. BHTN: Bao hiểm thất nghiệp. CNV: Công nhân viên. TK: Tài khoản. T/g: Thời gian. KD: Kinh doanh. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN Về KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 1. Khái niệm và nhiệm vụ kế toán tiền tương và các khoản trích theo lương. 1.1. Khái niệm, ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiêp. Để tiến hành cho hoạt động sản xuất, kinh doanh thì phải có ba yếu tố cơ bản sau: tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động. Trong đó lao động chính là yếu tố quyết định quan trọng nhất. Lao động là hoạt động chân tay và trí óc của con người nhằm biến đổi vật tự nhiên thành những vật phẩm cần thiết, phục vụ cho nhu cầu xã hội. Lao động cũng là một trong các yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vậy trong quản lý nhân sự, chính sách quản lý nguồn nhân lực đươc coi trọng để lôi cuốn người lao động góp sức mình vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. Một trong các chính sách về thù lao của lao động, biểu hiện dưới hình thức tiền lương. Trong một chế độ xã hội việc sang tạo ra của cải, vật chất không thể tách rời khỏi lao động, lao động là điều kiện đầu tiên, cần thiết cho sự ra đời, tồn tại và phát triển của xã hội. Xã hội càng phát triển tính chất của lao động con người đối với quá trình tạo ra của cải vật chất cho xã hội càng biểu hiện rỏ rệt. Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản xuất hàng hóa. Tiền lương là biểu hiện của bộ phận sản xuất xã hội mà người lao động được sử dụng để bù đắp hao phí lao động của mình trong sản xuất nhằm tái tạo sản xuất sức lao động. Ngoài tiền lương ra mà người lao động còn được hưởng các khoản tiền theo quy định của đơn vị thưởng do thi đua hoặc tăng năng suất lao động. một số trường hợp người lao động bị đau ốm hay mất sức lao động sẽ được hưởng các khoản trợ cấp nhằm giảm bớt khó khăn trong cuộc sống, đó là khoản trợ cấp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. Qũy BHXH được tạo ra bằng cách trích theo tỷ lệ phần trăm tền lương phải thanh toán cho công nhân để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và khấu trừ vào tiền lương công nhân. Nhằm xã hội hóa việc khám chữa bệnh, người lao động còn được hưởng chế độ khám chữa bệnh không mất tiền bao gồm các khoản chi về viện phí, thuốc men…Khi đau ốm. Tăng cường quản lý lao động, cải tiến và hoàn thiện viêc phân bổ và sử dụng, có hiệu quả lực lượng lao động, chế độ sử dụng quỷ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, được xem là một phương tiện hữu ích để khích thích người lao động gắn bó với hoạt động sản xuất kinh doanh, rèn luyện tay nghề, nâng cao năng xuất lao động. Trên cơ sở các chính sách về chế độ lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, mà nhà nước ban hành, các doanh nghiệp tùy thuộc vào đặc điểm nghành mình tổ chức lao động nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đồng thời tính toán, thanh toán đầy đủ kịp thời các khoản tiền lương, tiền thưởng BHXH, BHYT, đúng chính sách chế độ sử dụng tốt kinh phí công đoàn nhằm khuyến khích người lao động thực hiện tốt nhiệm vụ, và góp phần thực hiện tốt kế hoạch sữ chữa kinh doanh của doanh nghiệp. Do lao động đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh, nên hoạch toán lao động, tiền lương có ý nghĩa rất lớn trong quản lý tại doanh nghiệp. Hoạch toán tốt lao động là cơ sở để doanh nghiệp chi trả kịp thời các khoản trợ cấp BHXH cho người lao động. 1.2. Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Để thực hiện tốt chức năng trong công tác điều hành quản lý hoạt động của doanh nghiệp, thì kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cần thực hiện các nhiệm vụ sau đây: Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng lao động và kết quả lao động . Tính toán chính xác kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả người lao động. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng và các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, và chi phí sản xuất kinh doanh. Lập báo cáo về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, tiền thưởng, qyux BHXH,BHYT, BHTN, KPCĐ, đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động, đấu tranh chống những hành vi vô trách nhiệ,vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm về chính sách chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, chế độ sử dụng chỉ tiêu kinh phí công đoàn, chế độ phân phối theo lao động. 2. Các hình thức tiền lương và quỷ tiền lương. 2.1. Các hình thức tiền lương. Trong các doanh nghiệp thường áp dụng hai chế độ trả lương cơ bản là chế độ trả lương theo thời gian làm việc và chế độ trả lương theo khối lượng sản phẩm do công nhân viên làm ra. Hiện nay, ở nước ta việc tính trả lương cho người lao động thường áp dụng chủ yếu hai hình thức tiền lương cơ bản sau: + Tiền lương theo thời gian. + Tiền lương theo sản phẩm. 2.1.1. Hình thức trả lương theo thời gian. Là cách thức trả lương cho người lao động tùy thuộc vào thời gian làm việc thực tế và mức lương theo thời gian theo trình độ làm việc,nghề nghiệp, chuyên môn tính chất công việc của người lao động để vận dụng hình thức trả lương theo thời gian, các doanh nghiệp hướng dẫn các văn bản của Nhà nước theo theo tiền lương của từng nghành nghề công việc, mức độ thâm niên nghề nghiệp của người lao động để tính mức lương thời gian áp dụng cho doanh nghiệp mình, hình thức tiền lương theo thời gian bao gồm các hình thức sau : * Lương tháng: Là tiền lương trả cố định hàng tháng tính theo thang bậc lương quy định gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp ( nếu có ) Mức lương tháng  =  Mức lương cơ bản (tối thiểu)  *    Hoặc Lương tháng = Lương ngày * số ngày làm việc thực tế * Lương tuần. Là tiền lương trả cho một tuần làm việc được xác định trên cơ sở: Tiền lương tháng * 12 tháng Lương tuần = 52 tuần * Lương ngày: Là tiền lương phải cho người lao động theo mức lương ngày và ngày làm việc thực tế trong tháng. Thường được áp dụng để trả cho người lao độngtrực tiếp và là cơ sở để trợ cấp BHXH trong trường hợp người lao động được hưởng theo chế độ quy định. Lương tháng Lương ngày = Số ngày làm việc theo quy định ( 22 hoặc 26 ngày) * Lương giờ: Thường được áp dụng để trả lương cho lao động bán thời gian, tăng ca, lao động, làm việc không hưởng theo sản phẩm hoặc làm việc trong ngày nghỉ, ngày lễ, làm việc theo giờ. Lương giờ Lương giờ = Số giờ làm việc (theo quy định: 8h) Hình thức tiền lương theo thời gian mặc dù đã tính tới thời gian làm việc thực tế. Tuy nhiên, nó vẫn còn hạn chế nhất định đó là chưa gắn tiền lương với chất lượng và kết quả lao động * Tính lương theo thời gian kết hợp với tiền thưởng: Là hình thức tiền lương đơn giản, kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất, thưởng trong năng xuất, thưởng tiết kiệm nguyên liệu … 2.1.2. Hình thức trả lương theo sản phẩm. Hình thức theo sản phẩm là tiền lương trả cho người lao động được tính theo số liệu, chất lượng của sản phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã làm xong được nghiệm thu. Để tiến hành trả lương theo sản phẩm cần phải xây dựng được định mức lao động, đơn giá lương hợp lý trả cho từng loại sản phẩm, công việc được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, phải kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm chặt chẽ. Tiền lương tính theo sản phẩm có thể được thực hiện theo những cách sau : + Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp: Là hình thưc tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng sản lượng hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá lương sản phẩm. Đây là hình thức được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính lương trả cho công nhân viên trực tiếp hàng loạt sản phẩm. Tiền lương được lĩnh trong tháng  =  Số lượng (khối lượng) sản phẩm công việc hoàn thành  *  Đơn giá tiền lương   Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp: được tính cho từng người lao động hay cho một tập thể người lao động thuộc bộ phận trực tiếp sản xuất. + Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp : Được áp dụng để trả lương cho công nhân làm các công việc phục vụ sản xuất ở cacsbooj phận sản xuất như: công nhân vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Trong trường hợp này căn cứ vào kết quả sản xuất của lao động trực tiếp để tính lương cho lao động phục vụ sản xuất. Tiền lương được lĩnh trong tháng  =  Tiền lương được lĩnh của bộ phận trực tiếp  *  Tỷ lệ gián tiếp   Cách tính lương này có tác dụng làm những người phục vụ sản xuất quan tâm đến kết quả lao động và nó gắn liền với lợi ích kinh tế của bản thân họ. + Tiền lương theo sản phẩm có thưỡng : Là kết quả trả lương theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp và chế độ tiền thưởng trong sản xuất (thưởng tiết kiệm vật liệu, thưởng tăng năng xuất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm). Khoảng lương này trích từ lợi ích kinh tế mang lại do việc tăng tỷ lệ sản phẩm có chất lượng cao. Cách tính lương này có tác dụng kích thích người lao động không chỉ quan tâm đến số lượng sản phẩm làm ra mà còn quan tâm nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động. + Tiền lương theo sản phẩm lũy tiến: Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động gồm tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp.Tiền lương tính theo tỷ lệ lũy tiến căn cứ vào mức độ vượt định mức lao động của họ. Hình thức này nên áp dụng ở những khâu sản xuất quan trọng, cần thiết phải đẩy nhanh tiến độ sản xuất hoặc cần động viên công nhân phát huy sáng kiến phá vở định mức lao động. Tiền lương khoán theo khối lượng công việc hay từng công việc tính cho từng người lao động, hay tập thể người lao động nhận khoán. Trong các doanh nghiệp tiền lương khoán có thể thực hiện theo cách khoán từng công việc cho từng người lao động và cần chú ý kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc khi hoàn thành nghiệm thu. +Tiền lương tính theo sản phẩm cuối cùng: Theo cách tính lương theo sản phẩm cuối cùng, tiền lương đối với các doanh nghiệp đạt được sau khi trừ đi các khoản tiêu hao vật chất, nộp thuế, trích nộp các quỹ khi chế độ quy định và tỷ lệ thích đáng phân phối cho người lao động. Cách tính lương này là tiến bộ nhất vì nó gắn trách nhiệm của cá nhân hoặc tập thể người lao động hoặc tập thể người lao động với chính sách sản phẩm cuối cùng, tiền lương phải trả cho người lao động không thuộc chi phí sản xuất mà nằm trong thu nhập còn lại sau khi trừ đi các khoản chi phí hợp lý và các khoản phân phối lợi nhuận theo quy định. Tiền lương tính theo sản phẩm nếu tính cho tập thể người lao động thì doanh nghiệp cần tận dụng những phương pháp chia lương thích hợp để tính chia lương cho từng người lao động trong tập thể, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động và khuyến khích người lao động có trách nhiệm với tập thể cùng lao động. Tính chia lương cho từng người lao động trong tập thể được tiến hành như sau : * Phương án 1: Chia lương theo cấp bập công việc và thời gian làm việc thực tế của từng người lao động kết hợp với bình quân chấm điểm của từng người lao động trong tập thể được tiến hành như sau : Xác định tiền lương tính theo cấp bậc công việc và làm việc cho từng người: Tiền lương theo cấp bậc công việc  =  Thời gian thực tế làm việc (ngày, giờ)  *  Đơn giá tiền lương theo cấp bậc (ngày, giờ)   Xác định tiền lương thực lĩnh của tập thể với tổng thể tiền lương tính theo cấp bậc công việc và thời gian làm việc của tập thể là phân lương do tăng năng xuất lao động, chia theo số điểm của từng công nhân trong tập thể: Tiền lương năng suất của từng người  =  Tổng số tiền lương do tăng năng suất của tập thể  *  Số điểm được bình quân của từng người     Tổng số điểm được bình chọn của tập thể     * Phương án 2: Chia lương theo cấp bậc tiền lương và thời gian lao động thực tế của từng người lao động trong tập thể đó, các hình thức như sau: Tổng tiền lương thực tế được tính của tập thể Hệ số lương = Tổng tiền lương theo cấp bậc và thời gian làm việc Của công nhân trong tập thể Tính tiền lương chia cho từng người: Tiền lương được lĩnh từng người  =  Tiền lương theo cấp bậc và thời gian làm việc của từng người  *  Hệ số chia lương   * Phương án 3: Chia lương theo công chấm điểm hằng ngày cho người lao động trong tập thể đó. + Tùy thuộc vào tính chất công việc được phân chon từng người lao động trong tập thể người lao động có phù hợp giữa các cấp bậc kỹ thuật công nhận với cấp bậc việc được giao, lao động đơn giản hay lao động có yêu cầu kỹ thuật cao… Để chọn phương pháp chia lương cho thích hợp nhằm động viên và khuyến khích cũng nhằm tạo điều kiện cho từng người lao động phát huy hết năng lực lao động của mình. + Hình thức tiền lương tính theo sản phẩm là hình thức có nhiều ưu điểm, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động, làm cho người lao động quan tâm quan tâm đến số lượng và chất lượng lao động của mình. Tiền lương tính theo sản phẩm phát huy đầy đủ vai trò đòn bẩy kinh tế, kích thích sản xuất phát triển, thúc đẩy tăng năng xuất lao động, tăng snar pẩm cho xã hội. 2.2. Quỹ tiền lương. Là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệpn trực tiếp quản lý và chi trả lương, bao gồm các khoản: Tiền lương tính theo thời gian Tiền lương tính theo sản phẩm Tiền lương khoán Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian điều động công tác, đi làm nghĩa vụ trong phạm vi chế độ quy định. Tiền lương trả cho người lao động khi đi nghỉ phép, đi học theo chế độ quy định. Ngoài ra còn có các khoản các khoản phụ cấp thường xuyên như phụ cấp làm thêm. 2.3. Quỹ BHXH. Là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng quỹ trong các trường hợp bị mất khả năng lao động như: ốm đau, thai sản, tai nạn giao thông, hưu trí, mất sức, tử tuất… Được hình thành bằng cách trích tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp của công nhân viên, chức vụ thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH 22%. Trong đó 16% cho đơn vị hoặc cho sử dụng lao động nộp, được tính vào chi phí kinh doanh, 6% còn lại cho người lao động đóng góp vào và trừ vào lương tháng. Qũy BHXH được chi tiêu cho trường hợp người lao động đau ốm, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất, quỹ này do cơ quan BHXH quản lý 2.4. Quỹ Bảo hiểm y tế: Được hình thành do việc trích lập trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên, bao gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp chức vụ. Qũy BHYT được sử dụng để tài trợ cho người lao động có tham gia BHYT trong các hoạt động khám chữa bệnh và do cơ quan chuyên môn chuyên trách quản lý. Theo chế độ quy định tỷ lệ trích BHYT là 4,5% trong đó 3% do người lao động nộp được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 1,5% do người lao động nộp được trừ vào lương. 2.5. Quỹ Kinh phí công đoàn: Để phục vụ cho hoạt động của tổ chức công đoàn được thành lập theo luật công đoàn, doanh nghiệp phải trích lập quỹ kinh phí công đoàn. Qũy KPCĐ được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Qũy kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả và được tính vào chi phí sản xuất trong kỳ. Theo tỷ lệ hiên nay, tỷ lệ trích KPCĐ tính vào chi phí trên tiền lương phải là 2%. Trong đó, 1% dành cho hoạt động công đoàn cơ sở và 1% dành cho hoạt động công đoàn cấp trên. 2.6. Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp: Là quỹ tiền tệ được hình thành chủ yếu từ đóng góp của người sử dụng lao động. Dùng để hổ trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ khi nghỉ việc ngoài ý muốn, gồm: trợ cấp thất nghiệp, hỗ trợ học nghề, hỗ trợ tìm việc làm. ( Bảo hiểm thất nghiệp bắt đầu thực hiện từ ngày 01/01/2009 theo luật lệ BHTN) Theo chế độ hiện hành, quỹ này được trính 2% trên tổng quỹ lương, trong đó 1% được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và người lao động góp 1% ( trừ trực tiếp vào thu nhập của người lao động) Người thất nghiệp được bảo hiểm thất nghiệp khi có đủ các điều kiện sau đây: + Đã đóng bảo hiêm thất nghiệp đủ mười hai tháng trở lên trong thời gian hai mươi bốn tháng trước khi thất nghiệp. + Đã đăng ký thất nghiệp với tổ chức bảo hiểm xã hội. + Chưa tìm được việc làm mười lăm ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp theo quy định. 3. KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG. 3.1. Chứng từ sử dụng Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương ’’.Để đảm bảo chấp hành đầy đủ, chế độ nhà nước, BHXH trong doanh nghiệp phải sử dụng các chứng từ sau: Bảng chấm công: Phản ánh ngày công thực tế của từng người lao động trong mỗi tổ, bộ phận ( hạch toán lương theo thời gian) Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành ( hạch toán kết quả lao động)