Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Tư vấn XD và phát triển NT

Học viện tài chính Chuyên đề thực tập 1 Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước ta hiện nay, các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có quyền tổ chức và thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách độc lập tự chủ theo qui định của pháp luật. Họ phải tự hạch toán và đảm bảo doanh nghiệp mình hoạt động có lợi nhuận, và phát triển lợi nhuận đó, từ đó nâng cao lợi ích của doanh nghiệp, của người lao động. Đối với nhân viên, tiền lương là khoản thù lao của mình sẽ nhận được sau thời gian làm việc tại công ty. Còn đối với công ty đây là một phần chi phí bỏ ra để có thể tồn tại và phát triển được. Một công ty sẽ hoạt động và có kết quả tốt khi kết hợp hài hoà hai vấn đề này. Do vậy, việc hạch toán tiền lương là một trong những công cụ quản lý quan trọng của doanh nghiệp. Hạch toán chính xác chi phí về lao động có ý nghĩa cơ sở, căn cứ để xác định nhu cầu về số lượng, thời gian lao động và xác định kết quả lao động. Qua đó nhà quản trị quản lý được chi phí tiền lương trong giá thành sản phẩm. Mặt khác công tác hạch toán chi phí về lao động cũng giúp việc xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước. Đồng thời nhà nước cũng ra nhiều quyết định liên quan đến việc trả lương và các chế độ tính lương cho người lao động. Trong thực tế, mỗi doanh nghiệp có đặc thù sản xuất và lao động riêng, cho nên cách thức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở mỗi doanh nghiệp cũng sẽ có sự khác nhau. Từ sự khác nhau này mà có sự khác biệt trong kết quả sản xuất kinh doanh của mình. Từ nhận thức như vậy nên trong thời gian thực tập tại Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn em đã chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn” để nghiên cứu thực tế và viết thành chuyên đề này. Với những hiểu biết còn hạn chế và thời gian thực tế quá ngắn ngủi, với sự giúp đỡ của lãnh đạo Công ty và các anh chị em Học viện tài chính Chuyên đề thực tập 2 trong phòng kế toán Công ty, em hy vọng sẽ nắm bắt được phần nào về sự hiểu biết đối với lĩnh vực kế toán tiền lương trong Công ty. Bài viết được chia làm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn. Bài viết này đã được hoàn thành với sự tận tình hướng dẫn, giúp đỡ của Thầy giáo Văn Bá Thanh và các anh chị tại phòng kế toán của Công ty Tư vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn. Em xin chân thành cám ơn! Học viện tài chính Chuyên đề thực tập 3 Chương 1 Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp sản xuất. 1.1 - Một số vấn đề cơ bản về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.1.1. Tiền lương: 1.1.1.1. Khái niêm: Trong nền kinh tế thị trường và sự hoạt động của thị trường sức lao động (hay còn gọi là thị trường lao động), sức lao động là hàng hoá, do vậy tiền lương là giá cả của sức lao động. Khi phân tích nền kinh tế tư bản chủ nghĩa, nơi mà các quan hệ thị truờng thống trị mọi quan hệ kinh tế, xã hội khác. Các Mác viết “ tiền công không phải là giá trị hay giá cả của sức lao động mà chỉ là hình thái cải trang của giả trị hay giá cả sức lao động” Tiền lương phản ánh nhiều quan hệ kinh tế, xã hội khác nhau. Tiền lương trước hết là số tiền mà nguời sử dụng lao động (người mua sức lao động) trả cho nguời lao động ( người bán sức lao động). Đó là quan hệ kinh tế của tiền lương. Mặt khác, do tính chất đặc biệt của hàng hoá sức lao động mà tiền lương không chỉ đơn thuần là vấn đề kinh tế mà còn là vấn đề xã hội rất quan trọng, liên quan đến đời sống và trật tự xã hội. Đó là quan hệ xã hội Trong quá ttrình hoạt động, nhất là trong hoạt động kinh doanh, đối với các chủ doanh nghiệp tiền lương là một phần chi phí cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, tiền lương luôn luôn được tính toán quản lý chặt chẽ. Đối với người lao động, tiền lương là thu nhập từ quá trình lao động của họ phần thu nhập chủ yếu với đại đa số lao động trong xã hội có ảnh hưởng đến mức sống của họ. Phấn đấu nâng cao tiền lương là mục đích hết thảy của người lao động. Mục đích này tạo động lực để người lao động phát triển trình độ và khẳ năng lao động của mình. Học viện tài chính Chuyên đề thực tập 4 Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần như ở nước ta hiện nay, phạm trù tiền lương được thể hiện cụ thể trong từng thành phần kinh tế + Trong thành phần kinh tế nhà nước và khu vực hành chính sự nghiệp (khu vực lao động được nhà nước trả lương), tiền lương là số tiền mà các doanh nghiệp quốc doanh, các cơ quan, tổ chức của nhà nước trả cho người lao động theo cơ chế chính sách của nhà nước và được thể hiện trong hệ thống thang lương, bảng lương do nhà nước qui định. + Trong thành phần kinh tế ngoài quốc doanh, tiền lương chụi sự tác động chi phối rất lớn của thị trường và thị trường sức lao động. Tiền lương khu vực này dù vẫn nằm trong khuôn khổ pháp luật và theo những chính sách của chính phủ và là những giao dịch trực tiếp giữa chủ và thợ, những “mặc cả” cụ thể giữa một bên làm thuê và một bên đi thuê. Những hợp đồng lao động này tác động trực tiếp đến phương thức trả công. Đứng trên phạm vi toàn xã hội, tiền lương được xem xét và đặt trong quan hệ về phân phối thu nhập, quan hệ sản xuất tiêu dùng, quan hệ trao đổi. Do vậy chính sáh tiền lương thu nhập luôn luôn là vấn đề quan tâm của mọi quốc gia. Chúng ta cần phân biệt giữa hai khái niệm của tiền lương: +Tiền lương danh nghĩa: là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động. Số tiền này nhiều hay ít phụ thuộc trực tiếp vào năng xuất lao động, phụ thuộc vào trình độ, kinh nghiệm làm việc . . .ngay trong quá trình lao động. + Tiền lương thực tế: Được hiểu là số lượng các loại hàng hoá tiêu dùng và các loại dịch vụ cần thiết mà người lao động được hưởng lương và có thể mua được bằng tiền lương thực tế đó. 1.1.1.2. Vai trò chức năng của tiền lương: + Chức năng tái sản xuất sức lao động: Quá trình tái sản xuất sức lao động được thực hiện bởi việc trả công cho người lao động thông qua lương. Bản chất của sức lao động là sản phẩm lịch Học viện tài chính Chuyên đề thực tập 5 sử luôn được hoàn thiện và nâng cao nhờ thường xuyên được khôi phục và phát triển, còn bản chất của tái sản xuất sức lao động là có được một tiền lương sinh hoạt nhất định để họ có thể duy trì và phát triển sức lao động mới (nuôi dưỡng, giáo dục thế hệ sau), tích luỹ kinh nghiệm và nâng cao trình độ, hoàn thiện kỹ năng lao động. + Chức năng là công cụ quản lý của doanh nghiệp: Mục đích cuối cùng của các nhà quản trị là lợi nhuận cao nhất. Để đạt được mục tiêu đó họ phải biết kết hợp nhịp nhàng và quản lý một cách có nghệ thuật các yếu tố trong quá trình kinh doanh. Người sử dụng lao động có thể tiến hành kiểm tra giám sát, theo dõi người lao động làm việc theo kế hoạch, tổ chức của mình thông qua việc chi trả lương cho họ, phải đảm bảo chi phí mà mình bỏ ra phải đem lại kết quả và hiệu quả cao nhất. Qua đó nguời sử dụng lao động sẽ quản lý chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để trả công xứng đáng cho người lao động. + Chức năng kích thích lao động ( đòn bẩy kinh tế): Với một mức lương thoả đáng sẽ là động lực thúc đẩy sản xuất phát triển tăng năng xuất lao động. Khi được trả công xứng đáng người lao động sẽ say mê, tích cực làm việc, phát huy tinh thần làm việc sáng tạo, họ sẽ gắn bó chặt chẽ trách nhiệm của mình với lợi ích của doanh nghiệp. Do vậy, tiền luơng là một công cụ khuyến khích vật chất, kích thích người lao động làm việc thực sự có hiệu quả cao. 1.1.1.3. Quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Thành phần quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian (tháng, ngày, giờ), lương sản phẩm, phụ cấp (chức vụ, đắt đỏ, khu vực. . .), tiền thưởng trong sản xuất.Quỹ tiền lương(hay tiền công) bao gồm nhiều loại, tuy nhiên về hạch toán có thể chia thành tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ. 1.1.2. Các khoản trích theo lương: Học viện tài chính Chuyên đề thực tập 6 1.1.2.1. Bảo hiểm xã hội: 1.1.2.1.1. Khái niệm: Bảo hiểm xã hội(BHXH) là một trong những nội dung quan trọng của chính sách xã hội mà nhà nước đảm bảo trước pháp luật cho người dân nói chung và người lao động nói riêng. BHXH là sự đảm bảo về mặt vật chất cho người lao động, thông qua chế độ BHXH nhằm ổn định đời sống của người lao động và gia đình họ. BHXH là một hoạt động mang tính chất xã hội rất cao . Trên cơ sở tham gia,đóng góp của người lao động, người sử dụng lao động và sự quản lý bảo hộ của nhà nước. BHXH chỉ thực hiện chức năng đảm bảo khi người lao động và gia đình họ gặp rủi ro như ốm đau, tuổi già, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp, chết. Theo công ước102 về BHXH và tính chất lao động quốc tế gồm: + Chăm sóc y tế + Trợ cấp ốm đau + Trợ cấp thất nghiệp + Trợ cấp tuổi già + Trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp +Trợ cấp gia đình + Trợ cấp thai sản, tàn tật Hiện nay ở Việt Nam đang thực hiện các loại nghiệp vụ bảo hiểm sau: +Trợ cấp thai sản, trợ cấp ốm đau + Trợ cấp tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp + Trợ cấp mất sức lao động, Trợ cấp tàn tật 1.1.2.1.2. Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH): Là một khoản tiền trích lập người lao động tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ mất sức, nghỉ hưu . Quỹ BHXH được trích lập theo một tỷ lệ phần trăm nhất định của chế độ tài chính Nhà nước quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, Học viện tài chính Chuyên đề thực tập 7 tuỳ theo mức độ phát triển của nền kinh tế quốc dân, tuỳ theo chế độ tài chính của mỗi quốc gia mà quy định một tỷ lệ trích BHXH. Như chế độ hiện nay trích BHXH là 20%, trong đó 15% được trích vào chi phí SXKD, còn 5% trừ vào thu nhập của người lao động. 1.1.2.1.3. Bảo hiểm Ytế (BHYT): Là một khoản trợ cấp tiền thuốc men, khám chữa bệnh cho người lao động, khi ốm đau phải điều trị trong thời gian làm việc tại công ty. Quỹ BHYT được trích theo tỷ lệ phần trăm quy định trên tổng số tiền lương phải trả cho công nhân viên và đưọc tính vào chi phí SXKD. Chế độ trích ở nước ta hiện nay là 3%, trong đó 2% trích vào chi phí SXKD, còn 1% trích vào thu nhập của người lao động. 1.1.2.1.4. Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Quỹ được xây dựng nên với mục đích chi tiêu cho các hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp phải trích theo một tỷ lệ phần trăm quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho người lao động. Theo chế độ hiện hành tỷ lệ trích kinh phí công đoàn là 2% được trích vào chi phí sản xuất kinh doanh. 1.2 - Các hình thức trả lương. Chính sách lương là một chính sách linh động, uyển chuyển phù hợp với hoàn cảnh xã hội, với khẳ năng của từng công ty- xí nghiệp, đối chiếu với các công ty – xí nghiệp khác trong cùng ngành. Chúng ta không thể và không nên áp dụng công thức lương một cách máy móc có tính chất đồng nhất cho mọi công ty, xí nghiệp. Có công ty áp dụng chế độ khoán sản phẩm thì năng xuất lao động cao, giá thành hạ. Nhưng công ty khác lại thất bại nếu áp dụng chế độ trả lương này, mà phải áp dụng chế độ trả lương theo giờ cộng với thưởng . . . Do vậy việc trả lương rất đa dạng, nhiều công ty phối hợp nhiều phương pháp trả lương cho phù hợp với khung cảnh kinh doanh của mình. Thường thì một công ty, xí nghiệp áp dụng các hình thức trả lương sau : 1.2.1. Trả lương theo sản phẩm: Trả lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động dựa trực tiếp vào số lượng và chất lượng sản phẩm ( hay dịch vụ ) mà họ hoàn Học viện tài chính Chuyên đề thực tập 8 thành. đây là hình thức được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp sản xuất chế taọ sản phẩm. Hình thức trả lương theo sản phẩm có những ý nghĩa sau: + Quán triệt tốt nguyên tắc trả lương theo lao động vì tiền lương mà người lao động nhận được phụ thuộc vào số lượng sản phẩm đã hoàn thành. Điều này sẽ có tác dụng làm tăng năng xuất của người lao động. + Trả lương theo sản phẩm có tác dụng trực tiếp khuyến khích người lao động ra sức học tập nâng cao trình độ lành nghề, tích luỹ kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng, phát huy sáng tạo, . . . để nâng cao khẳ năng làm việc và năng xuất lao động. + Trả lương theo sản phẩm còn có ý nghĩa to lớn trong việc nâng cao và hoàn thiện công tác quản lý, nâng cao tính tự chủ, chủ động làm việc của người lao động. Có các chế độ trả lương sản phẩm như sau: 1.2.1.1. Trả lương theo sản phẩm trực tiếp: Chế độ trả lương theo sản phẩm trực tiếp được áp dụng rộng rãi đối với người trực tiếp sản xuất trong điều kiện lao động của họ mang tính độc lập tương đối, có thể định mức và nghiệm thu sản phẩm một cách riêng biệt. 1.2.1.2. Trả lương theo sản phẩm có thưởng có phạt: Tiền lương trả theo sản phẩm có thưởng có phạt là tiền lương trả theo sản phẩm gắn với chế độ tiền lương trong sản xuất như : Thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng giảm tỷ lệ hàng hỏng, . . . và có thể phạt trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, hao phí vật tư, không đảm bảo ngày công qui định, không hoàn thành kế hoạch được giao. Cách tính như sau: Tiền lương = Tiền lương theo sản phẩm + Tiền thưởng – Tiền trực tiếp (gián tiếp) phạt 1.2.1.3. Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: Theo hình thức này tiền lương bao gồm hai phần: Học viện tài chính Chuyên đề thực tập 9 - Phần thứ nhất : Căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức lao động, tính ra phải trả cho người lao động trong định mức. - Phần thứ hai : Căn cứ vào mức độ vượt định mức để tính tiền lương phải trả theo tỷ lệ luỹ tiến. Tỷ lệ hoàn thành vượt mức càng cao thì tỷ lệ luỹ tiến càng nhiều. Hình thức này khuyến khích người lao động tăng năng xuất lao động và cường độ lao động đến mức tôí đa do vậy thường áp dụng để trả cho người làm việc trong khâu trọng yếu nhất hoặc khi doanh nghiệp phải hoàn thành gấp một đơn đặt hàng. 1.2.1.4. Hình thức trả lương khoán: Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành. Hình thức này áp dụng cho nhưng công việc nếu giao cho từng chi tiết, từng bộ phận sẽ không có lợi phải bàn giao toàn bộ khối lượng công việc cho cả nhóm hoàn thành trong thời gian nhất định. Hình thức này bao gồm các cách trả lương sau: + Trả lương khoán gọn theo sản phẩm cuối cùng: Là hình thức trả lương theo sản phẩm nhưng tiền lương được tính theo đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng. Hình thức này áp dụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản xuất trải qua nhiều giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích người lao động quan tâm đến chất lượng sản phẩm + Trả lương khoán quỹ lương : Theo hình thức này doanh nghiệp tính toán và giao khoán quỹ lương cho từng phòng ban, bộ phận theo nguyên tắc hoàn thành công tác hay không hoàn thành kế hoạch. + Trả lương khoán thu nhập : tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp mà hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động. Khi tiền lương không thể hạch toán riêng cho từng người lao động thì phải trả lương cho cả tập thể lao động đó, sau đó mới tiến hành chia cho từng người. Học viện tài chính Chuyên đề thực tập 10 Trả lương theo hình thức này có tác dụng làm cho người lao động phát huy sáng kiến và tích cực cải tiến lao động để tối ưu hoá quá trình làm việc, giảm thời gian công việc, hoàn thành công việc giao khoán. 1.2.2. Hình thức trả lương theo thời gian: Tiền lương trả theo thời gian chủ yếu áp dụng đối với những người làm công tác quản lý. Đối với những công nhân trực tiến sản xuất thì hình thức trả lương này chỉ áp dụng ở những bộ phận lao động bằng máy móc là chủ yếu hoặc công việc không thể tiến hành định mức một cách chặt chẽ và chính xác, hoặc vì tính chất của sản xuất nếu thực hiện trả lương theo sản phẩm sẽ không đảm bảo được chất lượng sản phẩm. Hình thức trả lương theo thời gian có nhiều nhược điểm hơn hình thức tiền lương theo sản phẩm vì nó chưa gắn thu nhập của người với kết quả lao động mà họ đã đạt được trong thời gian làm việc. Hình thức trả lương theo thời gian có hai chế độ sau: 1.2.2.1. Trả lương theo thời gian đơn giản: Chế độ trả lương theo thời gian đơn giản là chế độ tiền lương mà tiền lương nhận được của công nhân do mức lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian làm việc thực tế nhiều hay ít quyết định Chế độ trả lương này chỉ áp dụng ở những nơi khó xac định định mức lao động, khó đánh giá công việc chính xác Tiền lương đựơc tính như sau: Ltt = Lcb x T Trong đó : Ltt - Tiền lương thực tế người lao động nhận được Lcb - Tiền lương cấp bậc tính theo thời gian. T - Thời gian làm việc. Có ba loại tiền lương theo thời gian đơn giản: Học viện tài chính Chuyên đề thực tập 11 + Lương giờ : Tính theo lương cấp bậc và số giờ làm việc + Lương ngày : Tính theo mức lương cấp bậc và số ngày làm việc thực tế trong tháng + Lương tháng : Tính theo mức lương cấp bậc tháng 1.2.2.2. Chế độ trả lương theo thời gian có thưởng: Chế độ trả lương này là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian đơn giản với tiền thưởng khi đạt được chỉ tiêu số lượng hoặc chất lượng qui định. Chế độ trả lương này áp dụng chủ yếu với những công nhân phụ làm công phục vụ như công nhân sửa chữa, điều chỉnh thiết bị .. .Ngoài ra còn áp dụng đối với những công nhân ở những khâu có trình độ cơ khí hoá cao, tự động hoá hoặc những công nhân tuyệt đối phải đảm bảo chất lượng. Công thức tính như sau: Tiền lương phải trả Tiền lương trả Tiền thưởng cho người lao động theo thời gian Chế độ trả lương này có nhiều ưu điểm hơn chế độ trả lương theo thời gian đơn giản. Trong chế độ này không phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế gắn chặt với thành tích công tác của từng người thông qua chỉ tiêu xét thưởng đã đạt được. Vì vậy nó khuyến khích người lao động quan tâm đến trách nhiệm và công tác của mình. 1.2.3. Một số chế độ khác khi tính lương: 1.2.3.1. Chế độ thưởng: Tiền thưởng thực chất là khoản tiền bổ sung cho tiền lương nhằm quán triệt hơn nguyên tắc phân phí lao động và nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Tiền thưởng là một trong những biện pháp khuyến khích vật chất đối với người lao động trong quá trình làm việc. Qua đó nâng cao năng xuất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, rút ngắn thời gian làm việc. + Đối tượng xét thưởng: Lao động có thời gian làm việc tại daonh nghiệp từ một năm trở lên = + Học viện tài chính Chuyên đề thực tập 12 Có đóng góp vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp + Mức thưởng : mức thưởng một năm không thấp hơn một tháng lương theo nguyên tắc sau : Căn cứ vào kết quả đóng góp của người lao động đối với doanh nghiệp thể hiện qua năng xuất lao động, chất lượng công việc. Căn cứ vào thời gian làm việc tại doanh nghiệp + Các loại tiền thưởng : Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua ( lấy từ quĩ khen thưởng) và tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh ( thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến) Tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh (thường xuyên) : hình thức này c