Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU Để hoà nhập cùng xu thế của nền kinh tế thế giới. Nước ta chú trọng đến khai thác và khám phá tiềm năng mà thiên nhiên đã ban tặng. Trong đó sản xuất than là ngành công nghiệp quan trọng của Việt Nam. Đặc biệt trong giai đoạn công nghiệp hóa nước ta hiện nay, nhu cầu than cho các ngành công nghiệp như điện, xi măng, phân bón, hóa chất ngày càng tăng và đặc biệt việc xuất khẩu than cũng đem lại một nguồn thu ngoại tệ đáng kể cho đất nước. Trong những năm qua hòa cùng sự nghiệp đổi mới và phát triển chung của đất nước, ngành công nghiệp khai thác cũng không ngừng đổi mới, phát triển và đạt được những thành tựu to lớn. Trong cơ chế thị trường hiện nay, Nhà nước đã xóa bỏ chế độ bao cấp đối với các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp ngành than nói riêng. Tuy nhiên trong nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường được áp dụng ở Việt Nam hiện nay ngành than đã gặp khó khăn. Trong công nghiệp sản xuất than, hao phí lao động cho một tấn than còn quá lớn, chi phí tiền lương tuy chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành song cũng chưa tương xứng với hao phí lao động của công nhân nên đời sống của công nhân ngành than còn gặp nhiều khó khăn. Đây cũng là sự thách thức đối với ngành công nghiệp sản xuất than và điều đó cũng đặt cho ngành than nhiều bài toán. Để doanh nghiệp tồn tại và phát triển thì việc quản lý vật tư, tiền vốn, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp là vô cùng cần thiết và không thể thiếu được, điều này thực hiện tốt hay không là do bộ phận kế toán có kiểm tra xử lý kịp thời những thông tin thu nhập được một cách chính xác không. Nhất là trong điều kiện hiện nay mọi trách nhiệm đều gắn liền với quyền lợi của doanh nghiệp những như mỗi người, mọi doanh nghiệp được tự chủ trong sản xuất kinh doanh nhưng phải chịu trách nhiệm về hoạt động của mình thì công tác kế toán càng có tầm quan trọng hơn để giúp doanh nghiệp lãnh đạo chỉ đạo kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao. Xuất phát từ những lý do trên đồng thời qua quá trình học tập và nghiên cứu ở trường và thời gian thực tập tại công ty được sự hướng dẫn nhiệt tình của các thầy cô giáo và cô chú anh chị trong phòng kế toán của công ty. Em đã mạnh dạn đi sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài: "Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh" tại công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội. Tuy nhiên trong thời gian thực tập được sự quan tâm của nhà trường và đặc biệt là cô giáo Hoàng Thị Bích Ngọc cùng với sự giúp đỡ và quan tâm chỉ đạo của các cô chú tại Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành tốt bài báo cáo này. Nhưng do trình độ và kinh nghiệm có hạn nên bài viết của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô cũng như bạn đọc quan tâm tới. Hà Nội, tháng 5 năm 2007 Sinh viên Trần Xuân Hưng PHẦN I - NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA DOANH NGHIỆP 1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội trước đây là công ty cung ứng than - xi măng Hà Nội, được thành lập 09/12/1974 theo quyết định số 1878/ĐT-QLKT của Bộ điện than nhằm thực hiện quyết định số 254/CP ngày 22/11/1974 của Hội đồng chính phủ về việc chuyển chức năng cung ứng than về Bộ Điện than với tên gọi ban đầu là công ty quản lý và phân phối than Hà Nội. Công ty chính thức đi vào hoạt động ngày 01/01/1975 với nhiệm vụ tổ chức thu mua, cung ứng than theo kế hoạch đáp ứng cho nhu cầu sử dụng than của các hoạt động trọng điểm trung ương và địa phương trên địa bàn các tỉnh: Hà Nội, Hà Tây, Sơn La, Hòa Bình, Lai Châu. Do yêu cầu hoạt động và nhiệm vụ đòi hỏi nên đến nay công ty đã qua nhiều lần đổi tên khác nhau. Từ 1975 đến 1981 mang tên: "Công ty quản lý và phân phối than Hà Nội" trực thuộc Tổng công ty quản lý và phân phối than Bộ Điện Than. Từ 1988 công ty có biến động tổ chức theo quyết định của Bộ Năng lượng ngày 01/01/1988 sát nhập xí nghiệp cơ khí vận tải và công ty cung ứng than Hà Nội và thời điểm này cán bộ công nhân viên của công ty có 735 người. Ngày 30/6/1993 theo chủ trương của Nhà nước, Bộ Năng lượng đã ban hành quyết định số 498/NL-TCC "công ty cung ứng than Hà Nội" được đổi tên thành " Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội" trực thuộc Tổng công ty chế biến và kinh doanh than Việt Nam. Công ty chuyên làm nhiệm vụ kinh doanh và sản xuất, chế biến than sinh hoạt phục vụ các nhu cầu sản xuất và sinh hoạt của các hộ tiêu thụ thuộc địa bàn Hà Nội và các vùng phụ cận các tỉnh Hà Tây, Sơn La, Hòa Bình, Lai Châu. Ngày 10/10/1994 Thủ tướng chính phủ ra quyết định số 563/TTĐ thành lập "Tổng công ty than Việt Nam" để chấn chỉnh và lập lại trật tự trong khai thác sản xuất và kinh doanh than, tách ra 3 miền: "Công ty chế biến và kinh doanh than miền bắc, công ty chế biến và kinh doanh than miền nam, công ty chế biến và kinh doanh than miền trung. Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội là một trong số 10 công ty trực thuộc dưới sự phân cấp và quản lý trực tiếp của công ty chế biến và kinh doanh than miền Bắc. Ngày 14 tháng 10 năm 2003, tổng giám đốc công ty than Việt Nam ban hành quyết định số 1690/QĐ-TCCB về việc đổi tên công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội thành Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội thuộc công ty chế biến và kinh doanh than miền Bắc. Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội có tư cách pháp nhân không đầy đủ, có con dấu riêng, hạch toán kinh tế phụ thuộc và chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn do công ty chế biến và kinh doanh than miền Bắc giao. Trụ sở chế biến và kinh doanh than Hà Nội đặt tại số 5 Phan Đình Giót - Thanh Xuân - Hà Nội. Sau hơn 20 năm xây dựng và phát triển công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội đã đạt được một số thành tích đáng kể như: Năm 1995 được Nhà nước tặng thưởng huân chương lao động hạng 3 Năm 1999 được tặng thưởng huân chương chiến công hạng 3 trong phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc, Đảng bộ công ty được công nhận là Đảng bộ trong sạch vững mạnh trong nhiều năm. Một số chỉ tiêu của 3 năm gần đây Năm Chỉ tiêu  Năm 2004  Năm 2005  Năm 2006   - Số vốn kinh doanh  10.000.000.000  20.000.000.000  32.000.000.000   - Doanh thu bán hàng  20.000.000.000  32.600.000.000  48.000.000.000   - Thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp  5.600.000.000  9.128.000.000  13.440.000.000   - Số lượng công nhân viên  850  880  920   - Thu nhập bình quân 1 người/tháng  900.000  1.000.000  1.500.000.000   Qua bảng số liệu trên ta thấy kết quả mà công ty đạt được từ năm 2004 - 2006 rất khả quan. Nguồn vốn hoạt động của công ty chủ yếu là nguồn vốn lưu động. Hoạt động sản xuất kinh doanh có xu hướng mở rộng số lượng công nhân viên ngày một nhiều. Do đó, sản phẩm hoàn thành đạt kết quả cao. Đem lại lợi nhuận cao cho công ty, đời sống cán bộ công nhân viên dần ổn định. Từ đó, ta có thể thấy công ty đang trên đà phát triển rất có triển vọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. 2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty a. Chức năng - Công ty là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Công ty chế biến và kinh doanh than miền Bắc và đặt dưới sự quản lý của Bộ Năng lượng chức năng của công ty do đó cũng thay đổi theo cơ chế quản lý Nhà nước. - Trong cơ chế quản lý hành chính tập trung bao cấp, công ty đảm nhận chức năng quản lý vật tư than cho nền kinh tế quốc dân mà chủ yếu là trên địa bàn thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận như Hà Tây, Sơn La, Lai Châu, Hòa Bình. - Chuyển sang nền kinh tế thị trường, Nhà nước giao quyền tự chủ sản xuất kinh doanh cho các đơn vị kinh tế công ty cũng chuyển hẳn sang chức năng kinh doanh và chế biến than với nguyên tắc "lời ăn lỗ chịu" như tất cả các đơn vị kinh doanh khác. b. Nhiệm vụ: - Xây dựng và tổ chức chiến lược kinh doanh - Quản lý khai thác và sử dụng các nguồn vốn có hiệu quả đặc biệt là nguồn vốn ngân sách cấp. - Tuân thủ các chế độ và chính sách quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước và của ngành. Ngoài ra công ty còn có nghĩa vụ khác đối với nền kinh tế xã hội, như bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, bảo vệ môi trường. 3. Công tác tổ chức quản lý, tổ chức bộ máy kế toán của Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội 3.1. Tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp Bộ máy quản lý của công ty có kết cấu theo mô hình trực tuyết từ Ban giám đốc xuống các phòng ban phân xưởng. - Giám đốc: loài người có quyền hành lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như trước sự quản lý của cơ quan cấp trên. Bên cạnh đó giám đốc công ty còn chỉ đạo trực tiếp phòng kế toán, phòng kỹ thuật kế hoạch sản xuất, phòng an toàn lao động, phòng vật tư, phòng bảo vệ, phòng kiến thiết cơ bản. Sơ đồ bộ máy điều hành sản xuất của công ty - Có quyền tổ chức thực hiện các Quyết định của Hội đồng quản trị. Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty. Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty, kí kết hợp đồng nhân danh công ty, kiến nghị phương án; bố trí cơ cấu tổ chức công ty trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên hội đồng cổ đông, kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận và xử lý các sai phạm trong công ty tuyển dụng lao động theo các hợp động ngắn hạn. * Các phòng chức năng: - Phòng kế toán: giúp giám đốc quản lý tài chính, quản lý kinh tế phát sinh đảm nhiệm lĩnh vực quản lý mức tiêu hao nguyên vật liệu đồng thời còn làm nhiệm vụ báo cáo tình hình tài chính với cơ quan chức năng và hạch toán lỗ lãi. - Phòng kỹ thuật kế hoạch sản xuất KCS: Tham mưu cho giám đốc và các thiết kế, các bản vẽ và kế hoạch sản xuất, lập báo cáo dự toán khối lượng vật tư cần thiết cho việc chế biến than. Đồng thời giám sát thi công, kiểm tra độ chính xác, tính kỹ thuật của các đơn vị tổ đội sản xuất như chất lượng sản phẩm kỹ thuật trong sản xuất. - Phòng an toàn lao động: tham mưu cho giám đốc về sự đảm bảo an toàn trong lao động cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Phòng vật tư: có nhiệm vụ khai thác tìm hiểu nguồn vật tư theo sự chỉ đạo của cấp trên về chất lượng giá thành chủng loại mà công ty thường dùng vào việc sản xuất. - Phòng bảo vệ phòng cháy chữa cháy: có nhiệm vụ trông coi giữ gìn vật tư, thiết bị tài sản đảm bảo an ninh trong công ty. Cung cấp trang thiết bị phòng cháy chữa cháy kịp thời. 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán * Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu của phòng kế toán Do đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ hình thức và phương pháp kế toán cũng thay đổi cho phù hợp và cụ thể. Bộ máy kế toán của Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội có hình thức tổ chức tập trung. Mọi công tác kế toán được thực hiện ở phòng kế toán từ việc thu thập kiểm tra chứng từ ghi sổ chi tiết đến việc lập các báo cáo kinh tế. Bộ phận kế toán chính là cánh tay đắc lực của giám đốc. Nó cung cấp các thông tin về tình hình tài chính của công ty. Qua các số liệu kế toán ban giám đốc và phòng ban chức năng nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty để ra quyết định quản lý phù hợp. Toàn bộ công tác tài chính kế toán đều được thực hiện trọn vẹn từ khâu đầu đến khâu cuối trên phòng tài chính của công ty. Tại các tổ đội không tổ chức phòng kế toán mà chỉ bố trí các cán bộ kế toán với nhiệm vụ tập hợp các số liệu và ghi chép ban đầu gửi về phòng kế toán. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm nhiều phần hành có mối quan hệ mật thiết với nhau, có nhiệm vụ kiểm tra giám sát sử dụng tài sản, nguồn vốn theo chế độ tài chính hiện hành, thông qua tình hình thu, chi doanh thu lợi nhuận để giám sát tiến độ thi công và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời thông qua các khoản mục giá thành và chỉ tiêu giá thành, giám sát tình hình hao phí lao động sống và lao động vật hóa trong công ty. Phòng kế toán của công ty gồm 8 người được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty và các kế toán ở các trạm. Tất cả đều được đào tạo qua các trường lớp chuyên nghiệp từ trung cấp đến đại học. Đứng đầu là kế toán trưởng, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về công tác tài chính, báo cáo kế toán tài chính định kỳ. Sơ đồ bộ máy kế toán công ty ( Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo mọi công việc kế toán từ việc lập chứng từ, vào sổ sách, hạch toán… đồng thời có nhiệm vụ tổng hợp sổ sách và quyết toán tài chính kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cao về tính xác thực của các thông tin kế toán trong tất cả các mảng kế toán được lập. Bộ phận kế toán mua hàng: có nhiệm vụ quản lý hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở khâu mua hàng thu nhập các chứng từ về mua hàng vào các sổ chi tiết hàng mua theo chủng loại số lượng và giá. Bộ phận kế toán hàng bán: có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở khâu bán hàng. Thu nhập các hóa đơn bán hàng và các chứng từ khác phục vụ việc bán hàng phân loại chúng theo từng đơn vị bán, vào sổ chi tiết hàng bán vào sổ tổng hợp. Bộ phận kế toán thanh toán: theo dõi việc thanh toán với người bán và người mua của các trạm kinh doanh. Theo dõi việc thực hiện chế độ công nợ của các đơn vị kinh doanh và chế biến. Thanh toán lương và bảo hiểm. Bộ phận kế toán quỹ: Tổng hợp các phiếu thu, phiếu chi, lệnh chi và sổ quỹ. Bộ phận kế toán tồn kho: căn cứ vào số liệu nhập, xuất, tồn của các trạm để vào sổ tổng hợp nhập, xuất, tồn. Bộ phận kế toán TSCĐ: theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và khấu hao TSCĐ. Bộ phận kế toán tổng hợp: căn cứ vào sổ sách kế toán và các chứng từ vào bảng tổng hợp cân đối kế toán và các báo cáo kế toán. Các nhân viên kế toán ở trạm: lập chứng từ ban đầu về hàng mua, hàng bán thu chi tiền mặt vào các sổ chi tiết. 3.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký - chứng từ với hệ thống sổ sách tương đối đầy đủ bao gồm: các bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ, sổ cái. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại công ty Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 4. Quy trình công nghệ sản xuất ……… 5. Những thuận lợi khó khăn chủ yếu ảnh hưởng tới tình hình sản xuất kinh doanh * Thuận lợi - Địa điểm công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội trụ sở đặt tại số 5 Phan Đình Giót- Thanh Xuân - Hà Nội gần đường quốc lộ 1A là cửa ngõ của thủ đô Hà Nội, thuận lợi gần khu công nghiệp rất thuận lợi cho việc vận chuyển than. - Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội có toàn bộ công nhân viên nắm vững chuyên môn và nhiều kinh nghiệm trong công việc. - Công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội kinh doanh mặt hàng chủ yếu là than. Do đó, đáp ứng tối đa nhu cầu về than cho sản xuất và kinh doanh cho các hộ tiêu thụ. - Công ty chế biến và kinh doanh Hà Nội là công ty thuộc hình thức sở hữu Nhà nước, do đó vốn để kinh doanh do ngân sách Nhà nước cấp, do đó đáp ứng tốt nhu cầu vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh. * Khó khăn Bên cạnh những thuận lợi thì công ty chế biến và kinh doanh cũng gặp những khó khăn đó là trên thị trường nhu cầu than để phục vụ sản xuất là rất nhiều nguồn tài nguyên than thì còn hạn chế, do đó vấn đề đặt ra cho công ty là phải làm thế nào vừa phục vụ đáp ứng tốt nhu cầu than để phục vụ sản xuất mà không làm cạn kiệt nguồn tài nguyên của nước ta. PHẦN II CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN I.KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN Kế toán vốn bằng tiền là hình thức thu chi, thường xuyên được xảy ra hàng ngày trên tất cả các đơn vị. Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ hoặc mua sắm vật tư hàng hóa để sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán ngay của doanh nghiệp. Hạch toán vốn bằng tiền tại công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam, vốn bằng tiền trong công ty bao gồm: + Tiền mặt tại quý + Tiền gửi ngân hàng Để tiến hành sản xuất kinh doanh, mọi đơn vị phải có số vốn nhất định số vốn nhiều hay ít còn phụ thuộc vào quy mô sản xuất lớn hay nhỏ. Nguồn hình thành của đơn vị. Cho dù tiến hành ở bất kỳ nguồn nào thì công tác thu, chi, tiền mặt tại công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội yêu cầu vẫn phải "chi trả và thu đủ". 1. Kế toán tiền mặt Là toàn bộ số tiền đang được bảo quản trong két sắt của công ty theo hình thái biểu hiện của tiền trong quỹ đó là tiền Việt Nam - Tài khoản sử dụng" Tại công ty chế biến và kinh doanh than Hà Nội là một đơn vị sản xuất kinh doanh nên tài khoản sử dụng là tài khoản 111 (tiền Việt Nam). Không hạch toán ngoại tệ: vàng, bạc, kim khí, đá quý - Chứng từ sử dụng: gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng - Sổ sách sử dụng: sổ quỹ tiền mặt, nhật ký thu chi , nhật ký sổ cái - Sơ đồ luân chuyển chứng từ - Trình tự ghi sổ: Hàng tháng tại phòng kế toán căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các chứng từ gốc, giấy đề nghị chi, lịch chi… thủ quỹ lập phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng… Đồng thời phản ánh vào sổ quỹ tiền mặt, nhật ký thu chi và cuối ngày gửi sổ quỹ cùng chứng từ gốc cho kế toán phản ánh vào nhật ký sổ cái. Dựa vào các số liệu đã ghi trong sổ sách kế toán kiểm tra và đối chiếu số liệu trong Nhật ký sổ cái với sổ quỹ, nhật ký thu chi và căn cứ vào số liệu trên nhật ký sổ cái kế toán lập báo cáo tài chính. + Sổ quỹ tiền mặt: - Tác dụng: dùng để phản ánh tình hình thu chi tiền quỹ tiền mặt Việt Nam tại công ty. Đây là cơ sở để thủ quỹ kiểm tra giám sát tình hình tiền mặt tại đơn vị mình tại quỹ do mình quản lý. - Cơ sở lập: Là các phiếu thu, phiếu chi đã được thực hiện nhập xuất quỹ tại công ty. - Phương pháp lập: Sổ quỹ được lập theo tháng và được chi tiết theo từng chứng từ. Sổ đóng thành quyển do kế toán vốn bằng tiền và thủ quỹ cùng ghi khi phát sinh các nghiệp vụ thu chi. Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi thủ quỹ và kế toán cùng ghi vào sổ quỹ theo nguyên tắc là một mỗi chứng từ là ghi một lần vào các cột phù hợp. Đầu trang số phải ghi số trang trước chuyển snag số này. Cuối trang phải cộng, chuyển trang sau. Cuối tháng phải khóa sổ tính số dư cuối tháng phải đảm bảo sự khớp đúng số liệu kế toán của công ty với sổ của thủ quỹ. SỔ QUỸ TIỀN MẶT Năm………Quyển số Loại quỹ tiền VNĐ ĐV: 1000đ Nhật ký ghi sổ  Chứng từ  Diễn giải  TK đối ứng  Số tiền  Ghi chú    SH  NT    Thu  Chi  Tồn    1  2  3  4  5  6  7  8  9      1: Tồn đầu kỳ           ………………………           ………………………           2: Cộng phát sinh           3: Tồn cuối kỳ        + Cột 1; 2; 3: Ghi hàng ngày tháng ghi sổ, số liệu của phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng. + Cột 4: Ghi nội dung tóm tắt thu, chi. + Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng + Cột 6,7: Ghi số tiền thực nhập, thực xuất tại quỹ + Cột 8: Ghi số tiền tồn quỹ đầu ngày, cuối ngày, số ngày phải khớp với số tiền mặt có trong quỹ. + Cột 9: Ký xác nhận của kế toán sau khi đã kiểm tra đối chiếu với thủ quỹ. * Nhật ký thu tiền: + Tác dụng: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 đối ứng với bên có của các tài khoản liên quan. + Cơ sở lập: Khi mở nhật ký thu là sổ quỹ kèm theo các chứng từ gốc có liên quan. + Phương pháp lập: Đầu tháng khi mở nhật ký thu căn cứ vào số dư cuối tháng của sổ này, tháng trước để ghi vào sổ dư đầu tháng này. Số dư cuối ngày được tính bằng công thức: Số dư cuối ngày = Số dư cuối ngày trước + Số phát sinh nợ trong ngày (trên nhật ký thu) - Số phát sinh có trong ngày (trên nhật ký chi) Số dư này phải khớp đúng với số dư tiền mặt hiện có tại quỹ cuối ngày. Cuối tháng khóa sổ nhật ký thu xác định tổng số phát sinh bên nợ TK 111, đối ứng bên có các tài khoản liên quan, tính số dư cuối tháng. * Nhật ký chi tiền: - Tác dụng: Dùng để phản ánh số phát sinh bên có TK 111 (phần chi) đối ứng với bên nợ tài khoản liên quan. - Căn cứ lập: Là các sổ quỹ kèm theo các chứng từ gốc như phiếu chi hóa đơn.