Kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Vật Liệu và Xây Dựng Quảng Nam

LỜI MỞ ĐẦU Trong tình hình kinh tế hiện nay, nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng đã và đang trên đà phát triển. Nước ta đã từng bước hoà nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Nói đến kinh tế là nói đến cả một quá trình phấn đấu; là từ sự tìm tàng, tích luỹ lâu dài mới có được. Mà tiền thân của nó xuất phát từ đâu ? Đó là câu hỏi mà ta phải đi tìm. Do vậy, vốn và tiền tệ đóng vai trò hết sức quan trọng trong nền kinh tế đất nước, thiếu nó nền kinh tế đất nước cũng như các doanh nghiệp, Công ty khó tồn tại và phát trển. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tại các công ty thương mại luôn có các nghiệp vụ thu, chi xen kẽ nhau, các khoản thu,chi này chủ yếu là để phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh; và là để thực hiện quá trình cung cấp cho hoạt động xuất kinh doanh được diễn ra liên tục. Từ đó dòng lưu chuyển tiền tệ diễn ra không ngừng, trong quá trình đó, có những thời điểm lượng tiền thu lớn hơn lượng tiền chi, và cũng có những thời điểm ngược lại. Và hơn bao giờ hết , Công ty cũng luôn phải dự trữ một lượng vốn nhất định để đáp ứng kịp thời các khoản chi cần thiết. Đối với Công ty Vật Liệu và Xây Dựng Quảng Nam là một đơn vị tổ chức kinh doanh, do đó vốn là vấn đề hết sức cần thiết và cấp bách. Nói chung, kể cả sản xuất và phi sản xuất, vốn bằng tiền và taì sản, bất động sản. Tài sản, bất động sản là tiền cơ sở để tạo nên sản phẩm rồi từ đó được đưa đi tiêu thụ. Cứ thê,ú đồìng vốn cứ được luôn chuyển mãi...Vòng luôn chuyển càng ngắn thì kinh doanh càng cao, lợi nhuận của Công ty càng nhiều. Từ đo,ï Công ty càng đứng vững và không ngừng phát triển. Chính vì nhận thức tầm quan trọng của đồng vốn trong hoạt động kinh doanh nên tôi chọn đề tài "vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán".Qua chuyên đềì này, tôi có điều kiện để hiểu sâu sắc hơn về bản chất của nó thông qua quá trình thực tập tại Công ty Vật Liệu và Xây Dựng Quảng Nam. Trong quá trình hoạch toán tại công ty, bản thân tôi sẽ có những nổ lực, cố gắn rất lớn để tìm hiểu chuyên đề hoạch toán vốn bằng tiền này. Nhưng với thời gian tìm hiểu và điều kiện còn hạn chế, mặt khác kinh nghiệm thực tiển chưa có nên bài viết của tôi cũng không thể tránh khỏi những sai sót. Mong thầy cô, anh chị hướng dẫn có những ý kiến đóng góp để chuyên đề của tôi đươûc hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Đăng Quốc Hưng, các anh chịở phòngí kế toán Công ty Vật Liệu và Xây Dựng Quảng Nam đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn tôi hoàn thành tốt chuyên đề này. PHẦN MỘT CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI I. CÁC KHÁI NIỆM NGUYÊN TẮC QUY ĐỊNH : Khái niệm Vốn bằng tiền là bộ phận của tài sản lưu động, bao gồm :tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Cả ba đều có đặc điểm chung là tính linh hoạt rất cao cho nền vốn bằng tiền, được sử dụng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp cũng như thanh toán các khoản chi phí và phục vụ cho việc mua sắm. 2. Nguyên tắc, quy định : Kế toán vốn bằng tiền cần tuân thủ các nguyên tắc sau: Kế toán tổng hợp sử dụng một đơn vị Tiền tệ thống nhất đó là Việt Nam đồng (VNĐ). Trường hợp các đơn vị sản xuất kinh doanh có sử dụng ngoại tệ thì phải đổi sang đồng Việt Nam dựa vào tỉ giá thực tế do ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghjiệp vụ kinh tế để ghi sổ. Các ngaọi tệ được theo dõi chi tiết trên TK007 (nguyên tệ ), vào cuối kỳ căn cứ vào giá thực tế quy đổi sang tie4èn Việt Nam trên các số dư để tiến hành lập báo cáo. Khi có sự chênh lệch giữa tỉ giá thực tế với tỉ giá ghi sổ thì khoản chênh lệch này được hạch toán vàoTK412. Vàng bạc đá quý được phản ánh bằng vốn trả bằng tiền chỉ ap dụng đối với những đơn vị sản xuất kinh doanh không có chức năng kinh doanh vàng bạc đá quý. Vàng bạc đá quý phải được theo dõi về mặt số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị từng thứ của từng loại . giá vàng bạc đá quý phải được tính theo giá thực tế. Khi tính giá xuất của vàng bạc đá quý, có thể áp dụng một trong những phương pháp sau đây: ( phương pháp nhập trước xuất trước xuất trước . ( phương pháp nhập sau xuất trước . ( phương pháp giá bình quân gia quyền. ( phương pháp giá thực tế đích danh. Kế toán phải ghi chép, theo dõi phản ánh kịp thời đầy đủ tính biến động tăng giảm và số hiện có của các loại tiền ở Doanh nghiệp. Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý và lưu thông tiền tệ của Nhà nước và của Doanh nghiệp. Điều chỉnh kịp thời để phục vụ sản xuất kinh doanh ở đơn vị. Kế toán quỹ tiền mặt phải mở các sổ nhật ký chi tiền mặt. Sổ sách phải ghi chép chi tiết rõ ràng, rành mạch từng loại tiền tệ ,û đá quýï ...đồng thời với kế toán thì sổ sách của thủ quỹ cũng phải tuân thủ theo nguyên tắc ghi chép trên. Cuối tháng kế toán phải khoá sổ, chốt số dư tiền tại quỹ sau đó xuống kiểm kê số thực có tại quỹ, lập biên bản xác định số tiền đó. Sau khi kiểm kê quỹ mới đối chiếu sổ sách với thủ quỹ. Ngoài việc kiểm kê định kỳ, kế toán còn phải kiểm kê đột xuất, ngẫu nhiên hoặc theo yêu cầu. Khi kiểm kê tiền tại quỹ phải theo nguyên tắc:kiểm kê tiền trước khi đối chiếu sổ sách, kiểm kê toàn bộ số tiền có tại quỹ. II. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN 1. Chứng từ: a. Kế toán tiền mặt tại quỹ: - Kế toán tiền mặt tại quỹ phải sử dụng các chứng từ sau: (Phiếu thu. (Phiêú chi. (Biên lai thu tiền. (Bảng kê váng bạc đá quý. (Bảng kiểm kê quỹ. -Mẫu phiếu thu : CÔNG TY:................... Mẫu số 01 ĐỊA CHỈ:..................... Ban hành theo quyết định số1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài Chính Quyển số... PHI?U THU Số CT... Ngày.../.../... Tkghi  Số tiền      Họ tên :...................................................................................................................... Đơn vị :....................................................................................................... Lý do :....................................................................................................... Số tiền :....................................................................................................... Viết bằng chữ :....................................................................................................... Kèm theo :.........................................chứng từ gốc......................................... Ngày....tháng....năm.... Thủ trưởng Kế toán trưởng Người lập biểu Thủ quỹ Người nộp (ký và đóng dấu) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên ) (Cách lâp phiếu thu chi: - Phiếu thu chi do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần). Sau khi ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu, ký vào phiếu và gởi cho kế toán trưởng duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ. ( Liên 1 : thủ quỹ dữ lại để ghi sổ. ( Liên 2 :giao cho người nộp hoặc nhận tiền. ( Liên 3 : lưu lại nơi lập phiếu. - Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu, phiếu chi được thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. b. Kế toán tiền gửi ngân hàng : -Kế toán tiề gửi ngân hàng sử dụng các chứng từ sau : giấy báo nợ . Giấy báo có. Uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm thu. Chứng từ gốc: séc chuyển khoản, sec bảo chi. Mẫu uỷ nhiêm chi: NGÂN HÀNG ĐT&PT VIỆT NAM CHI NHÁNH:................................... UỶ NHIỆM CHI -PAYMENT ORDER Ngày(Date) Số:.... ĐỀ NGHỊ GHI NỢ TÀI KHOẢN (please Debit Account) SỐ TIỀN (With amount) PHÍ NH (bankchages) SỐ TK: BẰNG SỐ(Infigers) Chủ TK A/C NO:..................................................................... Accholder TÊN TK: BẰNG CHỮ(Inwords)............. Người thụ A/C NAME:............................................................... ................................................. hưởngTT TẠI NH: ................................................. Benificiary With bank: &GHI CÓ TÀI KHOẢN(scredit account) NỘI DUNG(details payment)........................ SỐ TK: ........................................................................ A/C NO:.................................................................... ........................................................................ TÊN TK: KẾ TOÁN TRƯỞNG KY CHỦ TÀI KHO & ĐÓNG DẤU A/C NAME.............................................................. chief Account AccHolders & stamp TẠI NH: With bank DÀNH CHO NGÂN HÀNG (For Bank'suse only)MÁVT NH A ghi sổ này.......... NH B ghi sổ này........ GHI NỢ TK.............................................................. thanh toán TP kế toán Thanh toán TPkế toán GHI CÓ TK.............................................................. ............................................................... PHÍ NH : ............................................................. THUẾ VAT:............................................................ 1. Sơ đồ tài khoản chữ T -Kế toán vốn bằng tiền gồm các tài khoản sau: tài khoản 111"tiền Việt Nam", tài khoản 112 "tiền gửi Ngân hàng", tài khoản 113 "tiền đang chuyển". -Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp hai: ( Tài khoản 1111: tiền Việt Nam (Tài khoản 1112: ngoại tệ (Tài khoản 1113: vàng bạc kim khí quy, đá quý -Tài khoản 111 có kết cấu như sau: Nợ TK 111 Có Nợ TK 111 Có ngoại tệ, vàng bạc, đá quý nhập quỹ. ngoại tệ, vàng bạc, đá quý xuất quỹ. (Số tiền thừa pháy hiện khi kiểm kê. ( Số tiềìn mặt thiếu ở quỹ phát hiê û khi kiểm kê. SÔ Údư:Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạ, đá quý tồn quỹ vào cuối kỳ. Tài khoản 111 sư dụng để phản ánh số tiền hiện có vào tình hình thi chi quỹ tiền mặt. -Tài khoản 112 có ba tài khoản cấp hai: ( Tài klhoản 1121: tiền gửi là tiền Việt Nam. ( Tài khoản 1122: tiền gửi là tiền ngoại tệ. ( Tài khoản 1123: tiềh gửi là vàng bạc đá quý. -Tài khoản 112 có kết cấu như sau: Nợ TK112 Có (Các khoản tiền gửi vào Ngân hàng. ( Các khoản tiền rút ra từ Ngân (Chênh lệch thừa chưa rõ nguyên ( Chênh lệch thiếu chưa rõ nguyên Nhân do số liêu trên giấy báo hoặc bảng sao nhân do số liệu trên giấy báo hoặc bảng kê của ngân hàng lớn hơn sô úliệu trên sổ kế sao kê của Ngâng hàng nhỏ hơn số kê của ngân hàng lớn hơn sô úliệu trên sổ kế sao kê của Ngâng hàng nhỏ hơn số SD: số tiền hiện gửi tại Ngân hàng. + Tài khoản 112 dùng để theo dõi tình hình biến động của tiền gửi ngân hàng. -Tài khoản 113 “tiền đang chuyển”: +Tài khoản 113 có kết cấu như sau: Nåü TK113 Co ï Các khoản đã nộp vào ngân hàng, kho Số kết chuyển vào tài khoản 112 hoặc bạc hoặc bưu điện nhưng chưa nhận được các tài khoản khác có liên quan. giấy báo của ngân hàng hoặc đơn vị thụ hưởng. SD: các khoản tiền còn đang chuyển hiện còn cuối kỳ. +Tài khoản 113 phản ảnh số tăng, giảm của số fiền còn đang chuyển ở ngân hàng. 3. Phương pháp hạch toán 3.1 Kế toán tiền mặt tại quy ”TK 111” Kế toán tiền mặt tại quỹ là đồng Việt Nam: - thu tiền mặt từ việc bán hàng hoá hay cung cấp lao vụ dịch vụ cho khách hàng và nhập quỹ: Nợ TK 111 Có TK 511 (doanh thu bán hàng) Có TK 3331 (thuế giá trị gia tăng phải nộp) -nhập quỹ tiền mặt từ các khoản thu nhập hoạt động khác của doanh nghiệp: Nợ TK 111 Có TK 711 (thu nhập hoạt động khác) Có TK 515 (thu nhập hoạt động tài chính) Có TK 3331 (thuế giá trị gia tăng phải nộp) -Thu nộp của khách hàng hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng: Nợ TK 111 Có TK 131 (phải thu khách hàng) -Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: Nợ TK 111 Có TK 112 (số tiền nộp vào ngân hàng) -Nhận tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn hoặc dài hạn: Nợ TK 111 Có TK338 (nếu ký cược, ký quỹ ngắn hạn) Có Tk 344 (nếu ký cược, ký quỹ dài hạn) -Thu hồi tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn về nhập quỹ: Nợ TK 111 Có TK 144 (nếu ký cược, ký quỹ ngắn hạn) Có TK 244 (nếu ký cược, ký quỹ dài hạn) -Thu hồi vốn từ các khoản đàu tư ngắn hạn hoặ dài hạn nhập quỹ: Nợ TK 111 Có TK 121, 128, 221, 222, 228: - Chi tiền mặt để mua sắm hàng hoá ,vật tư, tài sản cố định hoặc chi cho đầu tư xây dựng cơ bản: Nợ TK152, 153, 156, 211, 213, 241 Có TK 111 - Các khoản chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác đã được chi bằng tiền mặt : Nợ TK 621, 627, 641, 642, 811, 635 Có TK 111 - Chi tiền mặt để thanh toán các khoản nợ phải trả: Nợ TK 311, 315, 331, 333, 334, 341, 342 Có TK 111 - Chi tiền mặt để hoàn trả các khoản ký cươc, ký quỹ ngắn : Nợ TK 338 (nếu ký cược , ký quỹ ngắn hạn) Nợ TK 344 (nếu ký cược, ký quỹ dài hạn ) Có TK 111 - Kiểm kê quỹ tiền mặt và có sự chênh lệch sovới sổ sách kế toán nhưng chưa xác định rõ nguyên nhân chờ xử lý: Nợ TK 111 Có TK 338 (nếu chênh lệûch thừa) Nợ TK 138 Có TK 111 ( nếu chênh lệch thiếu) (Trong quá trình hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, có những tài khoản được ghi theo tỉ giá thực tế hoặc ghi theo tỉ giá hoạch toán. Trong trường hợp này, khoản chênh lệch giữa tỉ giá thực tế và tỉ giá hạch toán cũng như chênh lệch tỉ giá thực tế giữa thời điểm này với thời điểm khác, khoản chênh lệch này đưa vào tài khoản413:” chênh lệch tỉ giá”. (( Nếu doanh nghiệp áp dụng tỉ giá thực tế : ( Doanh nghiệp bán chịu phải thu bằng ngoại tệ: Nợ TK 131: tỉ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ Có TK 511: doanh thu bán hàng ( Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng ngoại tệ: Nợ TK 111,112: tỉ giá thực tế tại thời điểm ghi nhận nợ Có TK 131: tỉ giá thực tế lúc ghi nhận nợ phải thu Nợ hoặc Có TK 413: chênh lẹch tỉ giá ( Doanh thu bán hàng bằng ngoaị tệ: Nợ TK b111, 112: tỉ giá thực tế Có TK 511: doanh thu bán hàng ( Khi mua sắm vật tư , hàng hoá, tài sản cố định : Nợ TK 152, 153, 156, 211, 213: tỉ gái thực tế tại thời điểm phát sinh Có TK 111, 112: tỉ giá thực tế xuất ngoại tệ Nợ hoặc Có TK 413: chênh lệch tỉ giá ( Các khoản chi phí phát sinh phải thu bằng ngoại : Nợ TK 627, 641, 642....: tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh Có TK 111, 112: tỉ giá thực tế xuất ngoại tệ Nợ hoặc Có TK 413: chênh lệch tỉ giá ( Phản ảnh nợ phải trả bằng ngoại tệ khi mua vật tư hàng hoá: Nợ TK 152, 156, 211, 213, 241, 627: tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh ngjhiệp vụ Có TK 331: tỉ giá thự tế tại thời điểm ghi nhận nợ phai trả ( Chi ngoại tệ để trả nợ người bán: Nợ TK 331: tỉ giá thực tế ghi nhận nợ Có TK 111, 112: tỉ giá thực tế xuất ngoại tệ Nợ hoặc Có TK 413 (( Nếu Doanh nghiệp áp dụng tỉ giá hạch toán: ( phản ảnh doanh thu bán hàng thu bằng ngoại tệ: Nợ TK 111, 112: tỉ giá hoạch toán Có TK 511 tỉ giá thực tế Nợ hoặc Có TK 413 ( Phản ảnh doanh thu bán chịu thu bằng ngoại tệ: Nợ TK 131: tỉ giá hạch toán Có TK 511: tỉ giá thực tế Nợ hoặc Có TK 413 ( Khi khách hàng trả nợ cho doanh ngjhiệp: Nợ TK 111, 112: tỉ giá hạch toán Có TK 131 tỉ giá hạch toán Có TK 511: tỉ giá thực tế (Mua săm vật tư hàng hoá bằng ngoại tệ: Nợ TK 152, 156, 211...: tỉ giá thực tế Có TK 111, 112: tỉ giá hạch toán Nợ hoặc Có TK 413 (Phản ảnh nợ phải trả khi mua vật tư, hàng hoá: Nợ TK 152, 153, 211: tỉ giá thực tế Có TK 331: tỉ giá hạch toán Nợ hoặc Có TK 413 (Khi chi ngoại tệ để trả nợ người bán: Nợ TK 331: tỉ giá hạch toán Có TK 111, 112: tỉ giá hạch toán ( Điều chỉnh tỉ giá vào cuối kỳ: Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào tỉ giá thực tếdo Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố ở thời điểm cuối kỳ để đánh giá lại số dư ngoại tệ của tài khoản vốn bằng tiền, nợ phải thu, nợ phai trả. (( Nếu tỉ giá thực tế bình quân hiện ở Ngân hàng lớn tỉ giá đã hạch toán trên sổ kế toán thìkhoản chênh lệch tăng được kế toán phản ảnh như sau: ( Chênh lệch tăng vốn bằng tiền hoặc nợ phải thu bằng ngoại tệ do tỉ giá tăng: Nợ TK 111, 112 Có TK 413 ( Chênh lệch tăng nợ phải trả bằng ngoại tệ do tỉ giá tăng: Nợ TK 413: khoản chênh lệch tăng Có TK 311, 315, 341, 342 (( Nếu tỉ giá bình quân hiện ở ngân hàng nhỏ hơn tỉ giá hoạch toán thì khoản chênh lẹch giảm sẽ được kế toán ghi sổ như sau: ( Chênh lệûch giảm vốn bằng tiền hoặc nợ phải trả theo tỉ giá giảm: Nợ TK 413 Có TK 111, 112, 131 ( Chênh lệch giảm nợ phải trả do tỉ giá giảm: Nợ TK 311, 315, 331, 341, 342 Có TK 413 3.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng”TK112”: - Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, căn cứ giấy báo có: Nợ TK 112 Có TK 111 -Nhận được giấy báo có của ngân hàng về số tiền đang chuyển vào tài khoản của đơn vị: Nợ TK 112 Có TK 113: số tiền đang chuyển - Nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản nợ khách hàng phải trả cho Doanh nghiệp: Nợ TK 112 Có TK 131: số tiền phải trả - Nhận lại tiền đã ký cược, ký quỹ ngắn hạn hoặc dài hạn: Nợ TK 112 Có TK 144: nếu là ký cược, ký quỹ ngắn hạn Có TK 244: nếu là ký cược, ký quỹ dài hạn - Nhân vốn góp liên doanh do các đơn vị thành viên chuyển đến: Nợ TK 112 Có TK 411 - Doanh thu bán hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng hay thu nhập từ hoạt động khác của Doanh nghiệp bằng chuyển khoản: Nợ TK 112 Có TK 511, 515, 711 - Căn cứ phiếu tính lãi của ngân hàng và giấy báo của ngân hàng định kỳ: Nợ TK 112 Có TK 515 - Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ: Nợ TK 111 Có TK 112 - Chuyển tiền gửi ngân hàng đi đầu tư tài chính Nợ TK 121, 128, 221, 222, 228 Có TK 112 - Chuyển tiền gửi ngân hàng đi thanh toán các khoản nợ phải trả: Nợ TK 311, 315, 331, 333, 334, 338, 341, 342 Có TK 112 3.3. Kế toán tiền đang chuyển”TK 113”: Thu tiền bán hàng hoặc thu nợ khách hàng bằng tiền mặt hoặc khác nộp thẳng vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo: Nợ TK 113 Có TK 555, 131 - Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhưng chưa đến cuối kỳ van chưa nhận được giấy báo : Nợ TK 113 Có TK 111 - Làm thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng, bưu điện để thanh toán nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa nhận được giấy báo của đơn vị được thụ hưởng: Nợ TK 113 Có TK 111 Nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền đang chuyển kỳ trước: Nợ tK 112 Có TK 111 - Nhận được giấy báo có về khoản nợ đã được thanh toán: Nợ TK 331 Có TK 113 4. Sơ đồ hạch toán vốn bằng tiền: ( Thông qua phương pháp hạch toán ta có sơ đồ hạch toán vốn bằng tiền như sau: S? ?? HO?CH TOÂN V?N B?NG TI?N TK 111, 112