Khóa luận Giải pháp hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Tuệ Lâm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TUỆ LÂM Ngành: Quản Trị Kinh Doanh Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh Giảng viên hướng dẫn: ThS. TRẦN THỊ TRANG Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THỤY THÙY LINH MSSV: 1194011063 Lớp: 11HQT06 TP. Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2013 -i- LỜI CAM ĐOAN Em cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của giảng viên ThS. Nguyễn Thị Trang. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại công ty TNHH Tuệ Lâm, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP.Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2013 Sinh viên Nguyễn Th y Th y Linh -ii- LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này, em đã nhận được sự quan tâm hướng dẫn, giúp đỡ của nhiều cá nhân, tập thể trong và ngoài trường. Với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc, em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành nhất đến: Các thầy cô trong khoa Quản Trị Kinh Doanh của trường HUTECH, đặc biệt là cô ThS.Trần Thị Trang đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp này. Bên cạnh đó, em cũng chân thành ghi nhớ công ơn của cô ThS. Nguyễn Thị Thu Hòa – người đã giúp em có được nền tảng vững chắc cho chuyên đề này từ kỳ báo cáo thực tập. Em cũng xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, cũng như toàn thể các anh chị và các bạn đồng nghiệp Phòng Xuất Nhập Khẩu và các phòng ban khác của công ty TNHH Tuệ Lâm đã luôn tạo mọi điều kiện thuận lợi về mọi mặt để em có thể hoàn thành đề tài. Với khoảng 60 trang viết về đề tài quy trình nhập khẩu, em đã cố gắng đề cập tới mọi vấn đề của quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng những kiến thức được tích luỹ tại trường và kinh nghiệm thực tế từ quá trình thực tập tại công ty. Tuy nhiên do kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những khuyết điềm và sai sót, em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và bạn đọc để bài viết được hoàn thiện hơn. Lời cuối c ng, em kính chúc các thầy cô trường HUTECH, các anh chị và các bạn đồng nghiệp công ty TNHH Tuệ Lâm sẽ gặt hái thành công hơn nữa trong công việc. Em xin chân thành cảm ơn. Trân trọng, -iii- N ẬN T CỦA IẢN VI N Ƣ N DẪN ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Th nh h Hồ Chí Minh, g ..Tháng .. ăm 2013 ả v ƣ ẫ T S. Trầ T ị Tra -iv- MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 1. Tí cấp t ết của đề tà .............................................................................1 2. Mục t u cứu ...................................................................................2 3. Đố tƣợ và p ạm v cứu ..............................................................2 4. P ƣơ p áp cứu ............................................................................2 5. Kết cấu của đề tà ........................................................................................2 C ƢƠN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN ...........................................................................3 1.1. K á ệm, c ức ă , va trò của ập k ẩu .........................................3 1.1.1. Khái niệm về nhập khẩu .......................................................................3 1.1.2. Chức năng của nhập khẩu .....................................................................3 1.1.3. Vai trò của nhập khẩu ..........................................................................3 1.2. Quy trì ập k ẩu à óa tạ các oa ệp .............................4 1.2.1. Nghiên cứu thị trường........................................................................... 5 1.2.1.1. Nghiên cứu thị trường trong nước ................................................ 5 1.2.1.2. Nghiên cứu thị trường quốc tế. ..................................................... 6 1.2.2. Lập phương án kinh doanh hàng nhập khẩu .......................................... 6 1.2.3. Giao dịch, đàm phán, và ký kết hợp đồng ngoại thương ....................... 6 1.2.3.1. Giao dịch ..................................................................................... 6 1.2.3.2. Đàm phán..................................................................................... 9 1.2.3.3. Ký kết hợp đồng ngoại thương ................................................... 10 1.2.4. Tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương ......................................... 11 1.2.4.1. Xin giấy phép nhập khẩu và mở L/C .......................................... 11 1.2.4.2. Thuê phương tiện vận tải ............................................................ 12 1.2.4.3. Mua bảo hiểm cho hàng hóa ...................................................... 13 -v- 1.2.4.4. Làm thủ t c Hải quan ................................................................. 14 1.2.4.5. Nhận hàng từ cảng nhập khẩu ................................................... 16 1.2.4.6. Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu .................................................... 17 1.2.4.7. Làm thủ t c thanh toán .............................................................. 17 1.2.4.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại ............................................... 18 KẾT LUẬN C ƢƠN 1 .................................................................................... 19 C ƢƠN 2: T ỰC TRẠN QUY TRÌN TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔN TY TN TUỆ LÂM ................................ 20 2.1. Tổ qua về cô ty TN Tuệ Lâm ................................................. 20 2.1.1. Giới thiệu chung .................................................................................. 20 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển....................................................... 21 2.1.3. Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh của công ty ................................ 22 2.1.4. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty ...................................... 22 2.1.5. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tuệ Lâm ...................................... 24 2.1.6. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ 2010-2012.................... 27 2.2. Quy trì tổ c ức t ực ệ ợp đồ ập k ẩu tạ cô ty TN Tuệ Lâm ........................................................................................................... 29 2.2.1. Xin giấy phép nhập khẩu .................................................................... 30 2.2.2. Mở L/C .............................................................................................. 33 2.2.3. Thuê phương tiện vận tải .................................................................... 35 2.2.4. Mua bảo hiểm hàng hoá ...................................................................... 38 2.2.5. Làm thủ t c Hải quan ......................................................................... 39 2.2.6. Nhận hàng .......................................................................................... 42 2.2.7. Kiểm tra hàng hóa nhập khẩu ............................................................. 43 2.2.8. Làm thủ t c thanh toán ....................................................................... 43 2.2.9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại ........................................................ 45 -vi- 2.2.10.Nhận xét về quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Tuệ Lâm ............................................................................................ 46 KẾT LUẬN C ƢƠN 2 .................................................................................... 48 C ƢƠN 3: IẢI P ÁP VÀ KIẾN N Ị ĐỂ OÀN T IỆN QUY TRÌN TỔ C ỨC T ỰC IỆN ỢP ĐỒN N ẬP K ẨU TẠI CÔN TY TN TUỆ LÂM ............................................................................................................ 49 3.1. Đị ƣ p át tr ể của cô ty tro t ờ a t ......................... 49 3.2. Một số ả p áp ằm oà t ệ quy trì tổ c ức t ực ệ ợp đồ ập k ẩu tạ cô ty ............................................................................. 51 3.2.1. Giải pháp 1: Hoàn thiện quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương........ ................................................................................................... 51 3.2.2. Giải pháp 2: Hoàn thiện quá trình giao nhận hàng hóa ....................... 52 3.2.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện quá trình làm thủ t c khai báo Hải quan ...... 53 3.2.4. Giải pháp 4: Hoàn thiện khâu thanh toán và thủ t c thanh toán .......... 54 3.2.5. Giải pháp 5: Đào tạo, nâng cao nghiệp v đội ngũ nhân viên ............. 55 3.2.6. Giải pháp 6: Nâng cao hiệu quả sử d ng vốn của công ty .................. 56 3.3. Một số k ế ị ằm oà t ệ quy trì tổ c ức t ực ệ ợp đồ ập k ẩu tạ cô ty ............................................................................. 57 3.3.1. Kiến nghị đối với nhà nước về tài chính ............................................. 57 3.3.2. Kiến nghị đối với nhà nước về chính sách thuế ................................... 57 3.3.3. Kiến nghị đối với Tổng c c Hải quan ................................................. 58 KẾT LUẬN .......................................................................................................... 59 TÀI LIỆU T AM K ẢO ................................................................................... 60 -vii- DAN MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT IẢI N ĨA B/L Bill of Lading C/O Certificate of Origin C/I Commercial Invoice D/O Delivery order FCL Full Container Load HS CODE Hamonized System code KN Khiếu nại L/C Letter of Credit P/L Packing List 3PL Third Party Logistics T/T Telegraphic Transfer TNHH Trách nhiệm hữu hạn UIP United International Pharma XNK Xuất nhập khẩu -viii- DAN MỤC CÁC BẢN STT T N TRANG 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2010, 2011, và 2012 27 2.2 Cơ cấu phương tiện vận tải hợp đồng nhập khẩu năm 2011- 2012 36 2.3 Cơ cấu điều kiện giao hàng hợp đồng nhập khẩu năm 2011- 2012 36 2.4 Cơ cấu phương thức thanh toán hợp đồng nhập khẩu năm 2011-2012 43 3.1 Chỉ tiêu kế hoạch công ty năm 2014 50 -ix- DAN MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ  B ểu đồ STT T N TRANG 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2010-2012 28 2.2 Cơ cấu phương tiện vận tải hợp đồng nhập khẩu năm 2011- 2012 37 2.3 Cơ cấu điều kiện giao hàng hợp đồng nhập khẩu năm 2011- 2012 37 2.4 Cơ cấu phương thức thanh toán hợp đồng nhập khẩu năm 2011-2012 44  Sơ đồ STT T N TRANG 1.1 Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng hóa 5 1.2 Quy trình giao dịch 7 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Tuệ Lâm 24 2.2 Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH Tuệ Lâm 30 Khóa luận tốt nghiệp -1- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay, toàn cầu hóa kinh tế và hội nhập kinh tế quốc tế là đặc trưng và xu hướng phát triển phổ biến của nền kinh tế thế giới, bất luận đó là nền kinh tế có quy mô và trình độ phát triển ra sao và thuộc chế độ chính trị - xã hội thế nào. Và nền kinh tế Việt Nam cũng đang nỗ lực hết mình để hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Chính vì vậy, hoạt động thương mại quốc tế trong thời điểm hiện nay đóng vai trò hết sức to lớn trong sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước và sự lớn mạnh của các doanh nghiệp hoạt động ngoại thương. Xuất khẩu cùng với nhập khẩu chính là hai mặt cấu thành của hoạt động thương mại quốc tế này. Hoạt động XNK từ lâu đã khẳng định vị trí và vai trò trong nền kinh tế thế giới, và với xu thế hiện nay càng khẳng định hơn nữa sức mạnh của mình. Muốn kinh doanh hàng hóa XNK, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm vững kỹ thuật kinh doanh XNK, bên cạnh đó cần có phải có năng lực quản lý và điều hành hoạt động XNK có hiệu quả, am hiểu các quy trình nghiệp vụ XNK… để đảm bảo yêu cầu và quyền lợi của các bên. Đồng thời, để đảm bảo các doanh nghiệp có thể đứng vững trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng học hỏi và nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Là một công ty chuyên kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu, việc tổ chức thực hiện nhập khẩu là một hoạt động diễn ra hàng ngày tại công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Tuệ Lâm và cũng là hoạt động chiếm tỷ trọng lớn cả về nhân lực lẫn tài chính của công ty. Thế nên, việc thiết lập quy trình nhập khẩu và hoàn thiện quy trình này có thể góp phần giảm chi phí cho doanh nghiệp, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhân viên XNK để đáp ứng yêu cầu hội nhập và mang lại lợi thế cạnh tranh hơn cho công ty trong thời điểm hiện nay. Hơn thế nữa, việc nhập khẩu được thực hiện trình tự theo quy trình có thể đảm bảo hàng hóa được cung ứng kịp thời và đầy đủ phục vụ nhu cầu kinh doanh của công ty trong mọi thời điểm. Thế nên, trong suốt quá trình thực tập cũng như làm việc tại bộ phận XNK của công ty, bằng những kiến thức được trang bị trong những ngày nơi giảng đường cùng với những trải nghiệm thực tế ở công ty, em đã quyết định chọn đề tài “GIẢI Khóa luận tốt nghiệp -2- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH TUỆ LÂM” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu  Phân tích khái quát về quy trình nhập khẩu được áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh XNK hiện nay.  Phân tích thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH Tuệ Lâm. Từ đó, đề ra những giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện mang lại hiệu quả cao hơn cho công ty. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: tập trung nghiên cứu về quy trình nhập khẩu hàng hóa tại các doanh nghiệp nói chung và thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Tuệ Lâm nói riêng. Phạm vi nghiên cứu: Phòng XNK công ty TNHH Tuệ Lâm. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng hai phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phương pháp tìm kiếm thu thập thông tin, số liệu sơ cấp và thứ cấp cùng với phương pháp phân tích tổng hợp trong quá trình phân tích và đánh giá. 5. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục các bảng, biểu đồ, tài liệu tham khảo, phụ lục, ... đề tài được trình bày theo 3 chương:  Chương 1: Cơ sở lý luận.  Chương 2: Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty tại công ty TNHH Tuệ Lâm  Chương 3: Giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH Tuệ Lâm. Khóa luận tốt nghiệp -3- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Khái niệm, chức năng, và vai trò của nhập khẩu 1.1.1. Khái niệm về nhập khẩu Trong xu thế ngày nay đã thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế diễn ra mạnh mẽ. Nếu nói rằng thương mại quốc tế là sự trao đổi mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nhằm mục tiêu lợi nhuận giữa các thương nhân có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau và xuất khẩu là một hình thức tất yếu của các công ty khi bước vào thị trường quốc tế thì nhập khẩu cũng đóng vai trò không kém phần quan trọng bởi vì xuất khẩu của nước này sẽ là nhập khẩu của nước kia và ngược lại, nó là một mặt không thể tách rời của nghiệp vụ ngoại thương. Có nhiều định nghĩa về nhập khẩu, nhưng định nghĩa đơn giản và dễ hiểu nhất chính là nhập khẩu được hiểu như việc quốc gia này mua hàng hóa và dịch vụ từ quốc gia khác. Nói cách khác, đây chính là việc nhà sản xuất nước ngoài cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho những công ty kinh doanh và sản xuất trong nước. 1.1.2. Chức năng của nhập khẩu  Góp phần nâng cao hiệu quả nền kinh tế thông qua việc trao đổi hàng hoá và dịch vụ giữa các quốc gia trên thế giới.  Khai thác năng lực và thế mạnh về hàng hoá, công nghệ, vốn, lao động… của các nước trong khu vực và trên thế giới nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, tiêu dùng trong nước phát triển.  Thúc đẩy quá trình phát triển kinh tế, mở rộng thị trường; góp phần vào sự ổn định nền kinh tế và chính trị trong nước.  Tác động giúp cho các hoạt động kinh tế đối ngoại khác như: thông tin liên lạc quốc tế, tài chính, tín dụng quốc tế, du lịch… được mở rộng, các chính sách hợp tác và đầu tư quốc tế theo đó cũng phát triển. 1.1.3. Vai trò của nhập khẩu  Đối với nền kinh tế thế giới: + Thông qua hoạt động nhập khẩu, việc sản xuất và tiêu dùng quốc nội sẽ được kích thích phát triển hơn. Đồng thời làm cho khối lượng hàng hoá và nhu cầu trong nền kinh tế thế giới tăng lên, từ đó mức sống của người dân được nâng cao. Khóa luận tốt nghiệp -4- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 + Từ hoạt động nhập khẩu sẽ giúp cho các nước kém và đang phát triển có cơ hội học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong quản lý, tiếp thu được các thành tựu khoa học kỹ thuật phục vụ cho công cuộc hiện đại hoá, công nghiệp hoá đất nước. + Hoạt động nhập khẩu sẽ giúp cho quá trình liên kết kinh tế giữa các quốc gia, các khu vực được đẩy mạnh hơn. Các hoạt động đối ngoại khác như bảo hiểm, du lịch, dịch vụ, thương mại... cũng phát triển nhanh chóng.  Đối với nền kinh tế Việt Nam: + Nhập khẩu các thiết bị xây dựng sẽ giúp cho quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật được rút ngắn thời gian và công sức. Tạo điều kiện phát triển nền kinh tế với các dây chuyền trang thiết bị hiện đại, và cũng giúp cho đội ngũ lao động và quản lý của nước ta có điều kiện nâng cao tay nghề; trau dồi kiến thức, công tác quản lý. + Nhập khẩu hàng hoá sẽ làm đa dạng các mặt hàng và chủng loại hàng hoá, người tiêu dùng sẽ lựa chọn được những hàng hoá phù hợp với thu nhập của mình. Qua đó sẽ góp phần cải thiện và nâng cao đời sống người dân. Thông qua hoạt động nhập khẩu cũng sẽ bổ sung kịp thời những hàng hoá thiếu hụt trong nước do sản xuất trong nước không đáp ứng đủ hoặc chưa sản xuất được. + Nhờ nhập khẩu mà ngành sản xuất trong nước sẽ đào thải được các đơn vị có năng lực sản xuất yếu kém không có sức cạnh tranh. Thông qua đó sẽ giúp cho các doanh nghiệp trong nước phải đổi mới cả công nghệ và cách quản lý để nâng cao sức cạnh tranh của hàng hoá sản xuất ra, tạo điều kiện cho việc chiếm lĩnh thị trường trong nước và dần dần tiến tới xuất khẩu. 1.2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại các doanh nghiệp Nhập khẩu là việc mua hàng hoá của nước ngoài nhằm phục vụ sản xuất hoặc tiêu thụ trong nước. Tuy nhiên, việc mua bán ở đây lại rất phức tạp khác hẳn với thương mại trong nước thế nên khi thực hiện một hợp đồng nhập khẩu đòi hỏi phải có một quy trình nhất định, rõ ràng. Chính điều này giúp cho các doanh nghiệp tránh được các rủi ro không đáng có. Sau đây là quy trình nhập khẩu thường được các doanh nghiệp kinh doanh XNK sử dụng để tiến hành hoạt động nhập khẩu: Khóa luận tốt nghiệp -5- GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Nguyễn Thụy Thùy Linh MSSV: 1194011063 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ quy trình nhập khẩu hàng