Khóa luận Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH Kim Sơn

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH ----- ----- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH KIM SƠN LÊ TRẦN QUANG LỘC Khóa học: 2009 – 2013 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH ----- ----- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH KIM SƠN Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn: Lê Trần Quang Lộc PGS.TS Trịnh Văn Sơn Lớp: K43B - KTKT Niên khóa: 2009 - 2013 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế iLôøi Caûm Ôn Đểhoàn thành bài khóa luận này, ngoài sựcốgắng và nổlực của bản thân, em còn nhận được sựquan tâm giúp đỡcủa quý thầy cô trong trường, trong khoa. Được sựđón nhận nồng nhiệt của phòng kếtoán công ty TNHH Kim Sơn. Em xin bày tỏlòng biết ơn đến tất cảmọi người, đặc biệt là PGS.TS Trịnh Văn Sơn đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡem hoàn thành khóa luận này. Mặc dù em đã cốgắng trong quá trình thực tập và viết bài, nhưng với kinh nghiệm còn hạn chếvà thời gian không cho phép nên chắc chắn không thểtránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em rất mong nhận được sựthông cảm, quan tâm và đóng góp ý kiến của các quý thầy cô! Em xin trân trọng cảm ơn! Huế, ngày 10 tháng 05 năm 2013 Sinh viên Lê Trần Quang Lộc Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN...................................................................................................................i MỤC LỤC ...................................................................................................................... ii DANH MỤC VIẾT TẮT................................................................................................iv DANH MỤC SƠ ĐỒ.......................................................................................................v DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU...................................................................................vi PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ.................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài............................................................................................................. 1 2. Mục đích nghiên cứu ...................................................................................................1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................................................2 4. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................................... 2 5. Đóng góp của khóa luận ..............................................................................................2 6. Kết cấu của khóa luận................................................................................................................ 3 PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ..................................................4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN...................................................................................... 4 1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ ...................................................................4 1.1.1. Khái niệm hệ thống KSNB....................................................................................4 1.1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền......................................5 1.2.Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền ..................................................6 1.2.1.Mục tiêu kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền............................................6 1.2.2.Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình bán hàng thu tiền ..............................8 1.3. Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng thu tiền .......................................8 1.3.1. Các quy tắc kiểm soát............................................................................................8 1.3.2. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng .................................................................10 1.3.3. Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền....................................................................11 1.4.Quy trình kiểm soát nội bộ ......................................................................................13 1.4.1. Sơ đồ....................................................................................................................13 1.4.2. Mô tả quy trình ....................................................................................................14 1.4.3. Lưu trữ .................................................................................................................16 1.5. Tầm quan trọng và sự cần thiết của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ........17 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế iii CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH KIM SƠN .................................................................................18 2.1. Tổng quan về công ty Kim Sơn..............................................................................18 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ..........................................................................18 2.1.2. Đặc điểm về nguồn lực của công ty ....................................................................19 2.1.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ..........................................20 2.2. Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Kim Sơn.................................................................................................................................21 2.2.1.Đánh giá môi trường kiểm soát công ty Kim Sơn................................................21 2.2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ..........................................................................21 2.2.1.2. Tổ chức bộ máy kế toán ...................................................................................23 2.2.1.3. Hình thức kế toán được áp dụng tại Công ty....................................................25 2.2.2.Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Kim Sơn.................................................................................................................................27 2.2.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Kim Sơn ..............................27 2.2.2.2 Thủ tục kiểm soát quá trình bán hàng thu tiền ở công ty Kim Sơn...................27 2.2.2.3. Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng thu tiền...............................28 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI....................................................................................................37 CÔNG TY TNHH KIM SƠN ....................................................................................................37 3.1.Đánh giá chung hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Kim Sơn đối với chu trình bán hàng thu tiền............................................................................................................37 3.1.1.Ưu điểm của hệ thống...........................................................................................37 3.1.2.Hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền của công ty Kim Sơn.........................................................................................................................39 3.2. Một vài giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền ...........................................................................................................................41 3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát ........................................................................42 3.2.2. Hoàn thiện các thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền .................................44 3.2.3. Hoàn thiện hệ thống các báo cáo có liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền ......50 PHẦN 3: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.......................................................................53 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế iv DANH MỤC VIẾT TẮT Viết tắt Diễn giải TNHH Trách nhiệm hữu hạn KSNB Kiểm soát nội bộ UBCK Ủy ban chứng khoán TT/SGDCK Thị trường/ Sàn giao dịch chứng khoán BGĐ Ban giám đốc SXKD Sản xuất kinh doanh TMCP Thương mại cổ phần TNDN Thu nhập doanh nghiệp XDCB Xây dựng cơ bản TSCĐ Tài sản cố định GTGT Giá trị gia tăng TGNH Tiền gửi ngân hàng KTNB Kiểm toán nội bộ Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế vDANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Quy trình kiểm soát nội bộ........................................................................................13 Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty.........................................................21 Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Kim Sơn. ..........................24 Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ kế toán tại công ty TNHH Kim Sơn. ..........................................26 Sơ đồ 2.4: Quy trình kiểm soát quá trình thu tiền bán hàng.....................................................28 Sơ đồ 2.5: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng thu tiền trả tiền ngay..............33 Sơ đồ 2.6: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng thu tiền trả tiền sau.................35 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế vi DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Tình hình kết quả kinh doanh của công ty qua 2 năm 2011 - 2012.......................20 Bảng 3.1. BẢNG TỔNG HỢP ĐƠN ĐẶT HÀNG.................................................................51 Bảng 3.2. BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THANH TOÁN Ở CÁC ĐẠI LÝ.................51 Bảng 3.3. BẢNG PHÂN TÍCH CÔNG NỢ .............................................................................52 Biểu mẫu 2.1: Phiếu thu. ...............................................................................................29 Biểu mẫu 2.2: Hóa đơn GTGT. .....................................................................................31 Biểu mẩu 2.3: Sổ cái.....................................................................................................32 Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn SVTH: Lê Trần Quang Lộc 1 PHẦN 1: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Tính cấp thiết của đề tài Công ty TNHH Kim Sơn chuyên thi công các công trình giao thông, thuỷ điện, cảng biển và cung cấp ô tô, với địa bàn hoạt động khá rộng, đó là hầu khắp các huyện trong tỉnh và các tỉnh lân cận. Những hoạt động kinh doanh này đã mang lại nguồn thu không nhỏ cho công ty cũng như đem lại nguồn thu khá lớn và đều đặn cho ngân sách tỉnh. Đặc biệt, trong lĩnh vực cung cấp ô tô, tình hình bán hàng và thu tiền diễn ra liên tục, nên rất dễ xảy ra rủi ro, cũng như gian lận, ảnh hưởng xấu đến nhiều mặt hoạt động của công ty. Việc KSNB chặt chẽ chu trình bán hàng thu tiền là tiền đề để công ty duy trì sự hiệu quả hoạt động kinh doanh, và mở rộng địa bàn hoạt động hơn nữa. Tuy nhiên, công tác KSNB ở công ty vẫn còn rất nhiều bất cập, vấn đề này đòi hỏi ban lãnh đạo cũng như các thành viên có trách nhiệm KSNB phải thường xuyên kiểm tra, để đảm bảo cho các nghiệp vụ như: Xét duyệt bán chịu, tính doanh thu, thu tiền bán hàng, chính xác, tiền không bị thất thoát, cũng như uy tín của công ty trên thị trường sẽ ngày càng vững chắc. Tất cả những nhận định trên cho ta thấy, Công ty TNHH Kim Sơn cần tăng cường hơn nữa công tác KSNB của công ty nói chung, và KSNB chu trình bán hàng thu tiền nói riêng, để các hoạt động kinh doanh ngày càng đem lại hiệu quả. Đề tài nghiên cứu về KSNB đối với chu trình bán hàng thu tiền thực sự không phải là 1 đề tài mới, nhưng đối với các doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH Kim Sơn nói riêng, thì KSNB chu trình bán hàng thu tiền là 1 yếu tố cần được quan tâm phát triển để mang lại hiệu quả trong hoạt động của công ty và làm trong sạch môi trường kinh doanh hiện đại. 2. Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu, làm rõ thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền ở công ty TNHH Kim Sơn, nêu ra những ưu điểm cũng như các hạn chế mà công ty gặp phải trong vấn đề KSNB. Qua đó đề xuất các giải pháp đóng góp cho công ty nhằm xây dựng được 1 hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả trong việc kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền tại công ty. Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn SVTH: Lê Trần Quang Lộc 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài giới hạn trong công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền tại công ty TNHH Kim Sơn. Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong việc tìm hiểu thực tế công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền của bộ phận bán ô tô và bộ phận xây dựng của công ty TNHH Kim Sơn trong năm 2012. 4. Phương pháp nghiên cứu Các phương pháp chủ yếu để thu thập thông tin: + Tham khảo tài liệu từ sách, internet,về công tác KSNB + Thu thập số liệu từ các chứng từ, sổ sách kế toán của công ty như: Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh, Bảng cân đối kế toán, phiếu thu, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng – bán hàng, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến phần hành kế toán nghiên cứu. + Phỏng vấn trực tiếp những người có liên quan. + Dùng phương pháp tổng hợp, xử lý, phân tích những thông tin có được để đưa ra kết quả nghiên cứu. + Phương pháp chứng từ kế toán: Là một phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành bằng giấy tờ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế để làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán. + Phương pháp tài khoản kế toán: Là phương pháp thông tin và kiểm tra quá trình vận động của mỗi loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh theo mối quan hệ qua lại được phản ánh trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tức là chỉ ra nghiệp vụ ghi nhận trên chứng từ hình thành từ nguyên nhân nào, tác động đến chủ thể nào trong hệ thống kế toán. + Phương pháp phân tích so sánh. 5. Đóng góp của khóa luận Qua quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực tế ở công ty, khóa luận đã nêu rõ, phận tích và đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng của công ty, chỉ ra những ưu điểm cần phát huy và những nhược điểm cần khắc phục. Ngoài ra, khóa luận còn Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn SVTH: Lê Trần Quang Lộc 3 nêu lên được một số rủi ro mà hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền của công ty có thể gặp. Để rồi đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện thêm hệ thống KSNB của công ty nói chung và KSNB chu trình bán hàng thu tiền nói riêng, góp phần vào sự hiệu quả của quá trình hoạt động kinh doanh trong tương lai của công ty. 6. Kết cấu của khóa luận Phần I: Đặt vấn đề Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền. Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Kim Sơn. Chương 3: Giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Kim Sơn. Phần III: Kết luận và kiến nghị Trư ờng Đạ i họ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn SVTH: Lê Trần Quang Lộc 4 PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN 1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1. Khái niệm hệ thống KSNB Đối với một đơn vị, một tổ chức thì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn là vấn đề cần được quan tâm, chú ý phát triển. Ngoài việc xây dựng bộ máy hoạt động, chính sách kinh doanh, thì yếu tố kiểm soát trên nhiều phương diện của doanh nghiệp thông qua các thủ tục, quy định, chính sách cũng là một yếu tố góp phần không nhỏ vào sự thành bại của doanh nghiệp đó. Đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ. Vậy câu hỏi đặt ra là: Hệ thống KSNB là gì? Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa ra như sau : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm: tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ”. Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau : “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm : + Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả. + Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị. Trư ờng Đạ i ọ c K inh tế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn SVTH: Lê Trần Quang Lộc 5 +Giữ an toàn tài sản. + Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.” Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant - AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau : “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”. Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant - IFAC) thì : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”. Theo tập 2 Giáo trình Đại học Kế toán chuyên nghiệp Canada : “Hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa là hệ thống những quy định tài chính và quy định không tài chính. Hệ thống này do các nhà quản lý doanh nghiệp lập ra để điều hành quản lý kinh doanh theo trình tự và có hiệu quả. Đảm bảo tôn trọng mọi quy chế quản lý, giữ an toàn cho tài sản, duy trì chế độ ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính đúng thời hạn”. 1.1.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền bao gồm các bước kiểm soát trong từng khâu như sau: + Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc yêu cầu phải đánh số thứ tự đối với đơn đặt hàng; Kiểm tra chữ ký, con dấu hợp pháp của người mua hàng và người bán hàng; Sự phê chuẩn bán hàng của cấp có Trư ờng Đạ i họ c K nh t ế H uế Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn SVTH: Lê Trần Quang Lộc 6 thẩm quyền về chủng loại, số lượng, giá cả, phương thức giao hàng, Sau khi chấp thuận đơn đặt hàng thì phải thông báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp. + Xét duyệt bán chịu: Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc phải có quy định cụ