Khóa luận Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty cổ phần giám định VINACONTROL chi nhánh Hải Phòng

MỤC LỤC Trang Lời cảm ơn 3 Đặt vấn đề 5 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 7 1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng 7 1.1.1. Khái niệm văn phòng 7 1.1.2. Chức năng của văn phòng 8 1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp 8 1.1.2.2. Chức năng hậu cần 8 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 9 1.1.4. Vai trò của văn phòng 13 1.1.5. Những yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động văn phòng 14 1.1.5.1. Môi trường bên trong tổ chức 14 1.1.5.2. Môi trường bên ngoài tổ chức 15 1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng 16 1.2.1. Khái niệm quản trị văn phòng 16 1.2.2. Mục tiêu của quản trị văn phòng 17 1.2.3. Vai trò quản trị văn phòng đối với cơ quan, doanh nghiệp 17 Chương 2. THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CTCP GIÁM ĐỊNH VINACONTROL CHI NHÁNH HẢI PHÒNG 19 2.1. Giới thiệu khái quát về CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng 19 2.1.1. Sự hình thành và phát triển CTCP giám định Vinacontrol và Chi nhánh tại Hải Phòng 19 2.1.2. Lĩnh vực kinh doanh của Vinacontrol 24 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng 26 2.1.4. Kết quả hoạt động của Vinacontrol Hải Phòng 30 2.1.4.1. Những kết quả đạt được 30 2.1.4.2. Mặt hạn chế 31 2.1.4.3. Tình hình thuận lợi, khó khăn 32 2.2. Tổ chức bộ máy phòng Hành chính-Kế toán 33 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính-Kế toán 33 2.2.2. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Kế toán 34 2.2.3. Điều kiện làm việc của phòng 37 2.3. Nội dung cơ bản hoạt động hành chính văn phòng ở Vinacontrol Hải Phòng 40 2.3.1. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin 40 2.3.2. Nghiệp vụ văn thư 46 2.3.2.1. Kỹ thuật soạn thảo văn bản 47 2.3.2.2. Kỹ thuật quản lý văn bản đến 50 2.3.2.3. Kỹ thuật quản lý văn bản đi 53 2.3.2.4. Kỹ thuật quản lý sử dụng con dấu 55 2.3.3. Nghiệp vụ lưu trữ 55 2.3.4. Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch cho cơ quan, lãnh đạo 57 2.3.5. Nghiệp vụ tổ chức hội họp 60 2.3.6. Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách 61 2.3.7. Cung cấp trang thiết bị làm việc 62 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VINACONTROL HẢI PHÒNG 65 3.1. Định hướng chung 65 3.2. Giải pháp cụ thể 66 3.2.1. Giải pháp đầu tư con người cho phòng HC - KT 66 3.2.2. Giải pháp kỹ thuật đối với một số nghiệp vụ văn phòng cơ bản 67 3.2.2.1. Nghiệp vụ thông tin 67 3.2.2.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 68 3.2.3. Cải thiện hiệu quả bố trí, sắp xếp nơi làm việc 69 KẾT LUẬN 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 LỜI CẢM ƠN Nhân dịp hoàn thành bài khoá luận tốt nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn tới nhà trường và các thầy cô bộ môn quản trị kinh doanh đã giảng dạy những kiến thức lý luận, nghiệp vụ trong suốt 4 năm qua để em có cơ sở lý luận viết bài. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị phòng HC-KT, mọi người luôn sẵn sàng giải đáp những thắc mắc về hoạt động văn phòng ở đây để hoàn thành bài khoá luận này. Đặc biệt, em xin cảm ơn những nhận xét, góp ý, sự chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn TS.Trần Thị Thanh Thuỷ để bài khoá luận của em hoàn thiện tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn. Hải Phòng, ngày 10 tháng 6 năm 2009 Sinh viên Bùi Thị Nga Chú thích: 1. Các ký hiệu viết tắt trong bài luận văn: XNK: Xuất nhập khẩu HC_KT: Hành chính_Kế toán BGĐ: Ban Giám đốc PGĐ: Phòng Giám định PNVTH: Phòng Nghiệp vụ tổng hợp 2. Sơ đồ, bảng biểu Hình Nội dung Trang 1 Mô hình tổ chức của Vinacontrol 21 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Vinacontrol Hải Phòng 26 3 Bảng kê nhân sự Vinacontrol Hải Phòng 28 4 Bảng kê giám định viên Vinacontrol Hải Phòng 29 5 Bảng so sánh các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận 31 6 Sơ đồ cơ cấu phòng HC_KT 34 7 Bảng kê trang thiết bị văn phòng (tháng 12/2008) 39 8 Mẫu dấu đến 51 9 Mẫu bìa sổ đăng ký “Công văn đến” 52 10 Mẫu nội dung đăng ký “Công văn đến” 52 11 Mẫu sổ theo dõi giải quyết công văn đến 53 12 Mẫu “Sổ công văn đi” 54 13 Kế hoạch đào tạo giám định viên thử việc và tập sự (8/2008) 59 14 Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến 69 15 Mẫu sổ đăng ký văn bản mật 69 ®Æt vÊn ®Ò Lý do chọn đề tài Cùng với xu thế phát triển kinh tế quốc tế, nền kinh tế nước ta cũng có những bước phát triển nhảy vọt phù hợp với xu thế chung hiện nay. Từ khi Việt Nam gia nhập WTO và với chế độ chính trị, xã hội ổn định nên đã thu hút nhiều nhà đầu tư đến đầu tư vào thị trường đầy tiềm năng phát triển ở nước ta. Bên cạnh đó, cũng có không ít thách thức về cạnh tranh các hàng hoá, dịch vụ trong nước và nước ngoài, vấn đề về lao động … Căn cứ vào điều kiện đó các doanh nghiệp luôn luôn đổi mới, tự hoàn thiện mình để tận dụng những thời cơ thuận lợi, hạn chế được những khó khăn, vượt thách thức để mục tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh luôn đạt được, doanh số năm nay cao hơn năm trước. Trong đó, công tác văn phòng có đóng góp không nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận, doanh thu mà tổ chức doanh nghiệp đã đặt ra. Bởi văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị của các tổ chức, doanh nghiệp để có được năng suất cao nhất và hiệu quả nhất. Văn phòng là tai, là mắt, là cánh tay nối dài của lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo. Tuy tên gọi có thể khác nhau: Văn phòng, phòng Hành chính - Tổng hợp, phòng Hành chính - Tổ chức, phòng Hành chính - Kế toán….nhưng đều thực hiện một nội dung có liên quan đến văn phòng, đều thực hiện chức năng quan trọng đó là: tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Hoạt động văn phòng với các nghiệp vụ: thông tin, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách, cung cấp trang thiết bị làm việc…chính là nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp có hiệu quả hơn và đóng góp cao hơn vào việc thực hiện mục tiêu của tổ chức mình. Nếu coi nhẹ công tác văn phòng, văn phòng không có kỷ cương, hoạt động không khoa học thì mọi công việc sẽ bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp đó. Vì vậy việc nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là một yêu cầu tất yếu đặt ra cho mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Nhận thức được vai trò của văn phòng và khi tôi được đi thực tập tại phòng Hành chính - Kế toán của Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng, tôi nhận thấy công tác văn phòng mặc dù có nhiều cố gắng song vẫn còn thiếu sót do Chi nhánh tập trung vào thực hiện loại hình kinh doanh dịch vụ giám định và công tác tài chính kế toán nhiều hơn. Từ những lý do trên nên em chọn đề tài: “Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng”. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài khoá luận nghiên cứu nhằm mục đích sau: - Khảo cứu lý luận những vấn đề cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng - Mô tả, đánh giá thực tế các nghiệp vụ văn phòng tại Vinacontrol Hải Phòng để thấy được những thành tựu, hạn chế nhằm đề xuất một số giải pháp thực hiện hoạt động văn phòng cho Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu gồm: - Nghiên cứu lịch sử hình thành - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Chi nhánh cũng như phòng HC-KT - Các nội dung thuộc hoạt động văn phòng như: nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin; nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch; nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách… - Kết quả hoạt động, hạn chế, nguyên nhân, từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng. Phạm vi nghiên cứu là Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng trong thời gian từ 16/02 – 10/6/2009. 4. Phương pháp nghiên cứu Bài khoá luận có sử dụng một số phương pháp luận sau: - Phương pháp duy vật biện chứng - Phương pháp phân tích - Phương pháp so sánh, đối chiếu - Phương pháp thống kê, tổng hợp 5. Bố cục khoá luận: gồm 3 chương Chương 1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng Chương 2. Thực tế hoạt động văn phòng tại CTCP giám định Vinacontrol Chi nhánh Hải Phòng Chương 3. Một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Vinacontrol Hải Phòng Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Những vấn đề cơ bản về văn phòng Khái niệm văn phòng Văn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và ở mỗi quốc gia trong từng thời kỳ lịch sử cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, sự tiến bộ của khoa học quản lý, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển. Khi nhìn vào công việc hàng ngày của văn phòng ở mỗi cơ quan, tổ chức người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư, văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn, giấy tờ, con dấu, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày hoặc văn phòng là nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ… Bên cạnh đó, văn phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể nên văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ như: Văn phòng Công ty, Văn phòng UBND, Văn phòng trường… Văn phòng còn được gọi là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo hoặc phòng làm việc của một số cá nhân có chức danh được pháp luật thừa nhận với tên gọi như: Văn phòng Giám đốc, Văn phòng Nghị sĩ, Văn phòng Luật sư, Văn phòng Kiến trúc sư… Trong các cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng được hiểu như một bộ máy tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành của lãnh đạo. Đôi khi văn phòng còn phản ánh sự kết hợp của các phòng ban khác nhau như: phòng Hành chính-Kế toán, phòng Hành chính tổng hợp, phòng Tổ chức – Hành chính… Cấc văn phòng này thực hiện chức năng khái quát của các đơn vị hỗ trợ, phục vụ điều hành cho toàn cơ quan, doanh nghiệp. Nói theo cách khác thì văn phòng là hình bóng thu nhỏ của cơ quan, doanh nghiệp như các văn phòng đại diện của tổ chức, doanh nghiệp tại các địa phương, vùng, khu vực hay ở nước ngoài. Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - NXB Thống kê năm 2008 định nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”. Chức năng của văn phòng Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó, văn phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là: Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp; Nhóm chức năng hậu cần Chức năng tham mưu, tổng hợp Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng ngày càng được đặt ra như chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Trong đó, nội dung của công tác tham mưu là các hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Còn nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiêt thực cho hoạt động quản lý. Người lãnh đạo muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học thì không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Do đó, đòi hỏi cần phải có một lực lượng trợ giúp lãnh đạo trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc thu thập, phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, chính xác những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Và để có những thông tin mang tính chuyên sâu thì bộ phận tham mưu của văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ trong cơ quan, doanh nghiệp mình tập hợp thành hệ thống thốmg nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hoạt động tổng hợp. Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp để tham mưu. Đồng thời văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo điều hoà, phối hợp các hoạt động chung trong cơ quan, doanh nghiệp mình một cách nhịp nhàng và khoa học. Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ…văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các điều kiện vật chất đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nhất. Điều kiện đảm bảo cho quá trình hoạt động, phát triển cơ quan, doanh nghiệp chính là các yếu tố vật chất, kinh phí. Song cần phải có công tác quản lý các điều kiện này một cách khoa học. Do đó mục tiêu cụ thể của văn phòng ở chức năng này là ngày càng sử dụng hiệu quả, tiết kiệm và theo xu hướng xã hội hoá các hoạt động phục vụ. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nhiệm vụ của văn phòng Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng - NXB Thống kê năm 2008) 1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo chương trình, kế hoạch đó, ví dụ như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đào tạo, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ quan, doanh nghiệp sẽ được kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn, phối hợp tốt trong công việc. Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch này hết sức quan trọng vì sẽ tránh được tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết hơn. Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng, tháng thì văn phòng phải thường xuyên tổng kết đưa ra những việc đã làm, chưa làm để có biện pháp bổ sung kịp thời. Do đó kế hoạch luôn phải được lập đầu tiên. 2 - Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin. Thông tin có nhiều loại như: thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhưng mỗi cơ quan, doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin. Bởi vì thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Mà thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý tất cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Văn phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thư, lưu trữ trong quản lý thông tin. Công tác thông tin của văn phòng phải được cập nhật và tổng hợp được tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực của cơ quan, doanh nghiệp, của nghành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, doanh nghiệp mình. Khi thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình 3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản Văn bản là phương tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật, chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy công việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, được bổ sung, sửa đổi năm 2002 và các văn bản dưới luật hướng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban hành văn bản như Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ. Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúp lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về nội dung, thể thức văn bản. Do đó van phòng phải nắm vững thông tin đầu vào, xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan trọng của văn phòng. Việc tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực cho hoạt động của người làm công tác quản lý. Công việc này gồm có phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phương pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu khác nhau. Công tác lưu trữ thông tin, văn bản được tổ chức tốt còn là việc đảm bảo an toàn, bí mật thông tin theo quy định. 4 - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại. Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại công việc là rất quan trọng. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhưng chủ yếu diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức. Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp khi giao lưu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này thi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp và có thiện cảm với khách hàng, đối tác. Thấy được tầm quan trọng của hoạt động này thì mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần chú ý, quan tâm hơn để luôn tạo dựng được ấn tượng tốt với các đối tác, khách hàng. Để có được thành công này thì công việc lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ. 5 - Xây dựng củng cố bộ máy văn phòng và duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng. Văn phòng phải xây dựng được một cơ cấu tổ chức thích hợp, năng động, hiệu quả và hướng tới mục tiêu hiện đại hoá công tác văn phòng. Việc chăm lo, bồi dưỡng cho cán bộ văn phòng có năng lực, trình độ am hiểu kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính là nhiệm vụ cấp bách đối với các cơ quan, doanh nghiệp. Việc củng cố bộ máy văn phòng phải được diễn ra trên cả góc độ quản lý và đảm bảo tính hiện đại của văn phòng. Nhất là khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải nỗ lực, cố gắng để kịp với tốc độ phát triển xã hội nói chung nhưng cũng phải phù hợp với sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp mình. Văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự và bảo quản tài sản của cơ quan, doanh nghiệp, như vậy hoạt động của văn phòng khác với hoạt động chuyên môn của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng phải có một bộ phận làm việc liên tục 24/24 giờ, ngay cả khi doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ cuối tuần, nghỉ lễ tết thì vẫn phải đảm bảo an ninh trật tự và thông tin luôn được thông suốt.