Khóa luận Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn nhỏ các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú. Cùng với phát triển của thế giới và xu hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, đất nước ta đang đổi mới và bước vào thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa; vừa xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, vừa phát triển nền kinh tế đất nước ta đã đạt được những thành quả to lớn, điều đó đã khích lệ, động viên các doanh nghiệp ổn định sản xuất. Khi Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) đã mở ra tương lai mới cho các doanh nghiệp trong nước, giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường nhưng cũng đem lại không ít thách thức cho nền kinh tế nước nhà, do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức nhanh nhạy nắm bắt cơ hội đầu tư tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp mình. Ngành đóng tàu đóng một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển của thương mại, tạo điều kiện cho hàng hoá được vận chuyển an toàn, nhanh chóng. Nhận thức được lợi thế về vị trí địa lý của Thành phố mình là thành phố Cảng công nghiệp hiện đại, là đô thị trung tâm cấp quốc gia, đầu mối giao thông quan trọng và cửa chính ra biển của các tỉnh phía Bắc, có cảng nước sâu (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép); một cực tăng trưởng quan trọng của vùng kinh tế động lực phía Bắc; một trọng điểm phát triển kinh tế biển; một trong những trung tâm công nghiệp, thương mại lớn của cả nước và trung tâm dịch vụ, du lịch, thuỷ sản, giáo dục và y tế của vùng duyên hải Bắc Bộ; một pháo đài bất khả xâm phạm về quốc phòng - an ninh.... ngành đóng tàu dần từng bước đổi mới theo kịp đà phát triển của ngành công nghiệp khác, đóng góp một phần không nhỏ trong sự phát triển của nền kinh tế quốc gia. Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một trong ba thành viên trực thuộc Công ty cổ phẩn vận tải thuỷ 4, là một đơn vị có bề dày kinh nghiệm, Xí nghiệp luôn phấn đấu hoàn thành đạt và vượt mức chỉ tiêu Công ty đề ra, dần khẳng định mình với các Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 2 đơn vị khác trong Công ty, có được thành công như vậy không thể không nhắc tới vai trò to lớn của bộ phận văn phòng của Xí nghiệp. Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong tất cả các cơ quan Nhà nước cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh. Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức vì văn phòng luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần của văn phòng cũng có liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban đơn vị khác trong cơ quan. Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp lãnh đạo quản lý, điều hành có hiệu quả mọi hoạt động giúp tổ chức đi đúng hướng và ngày càng phát triển. Văn phòng được coi là cơ quan đầu não của mọi hoạt động, nó bao quát, điều hành tất cả mọi việc như công tác thông tin, xây dựng chương trình làm việc, công tác văn thư lưu trữ, tổ chức các cuộc họp hội nghị ..... Qua thời gian thực tập, học hỏi và nghiên cứu tại Xí nghiệp sửa chữa tàu em nhận thấy văn phòng có vị trí rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của toàn Xí nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của văn phòng trong cơ quan và thực trạng công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 em xin đã chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” nhằm nghiên cứu lý luận về văn phòng và phân tích hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 để tìm ra ưu điểm, hạn chế và đưa các đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại đơn vị. 2. Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu: Đề tài khóa luận nhằm đạt được những mục đích sau: - Tìm hiểu vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng. - Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, thấy rõ ưu điểm, hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với Xí nghiệp. 3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu: Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn phòng và thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp, cụ thể: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 3 - Nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp. - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp đặc biệt là văn phòng của Xí nghiệp. - Thực trạng về hoạt động văn phòng của Xí nghiệp như: công tác thông tin, công tác văn thư lưu trữ, công tác hậu cần ...... - Đánh giá hiệu quả hoạt động của Xí nghiệp về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế. Từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. 4.Phƣơng pháp nghiên cứu: Khóa luận có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Phương pháp duy vật biện chứng - Phương pháp điều tra quan sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp so sánh và đối chiếu Khóa luận tốt nghiệp ngoài Lời mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, bố cục bài khóa luận được chia thành 3 chương: Chƣơng 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng Chƣơng 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Chƣơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 4 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1 Một số quan niệm về văn phòng 1.1.1 Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng Bất kì một cơ quan, tổ chức nào cũng có bộ phận văn phòng. Với một cơ quan lớn, văn phòng ở đó tổ chức ra rất nhiều bộ phận, phòng ban, đơn vị với một đội ngũ nhân viên đủ để thực hiện tất cả công việc cần thiết. Với một cơ quan nhỏ và hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản thì bộ phận văn phòng sẽ được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng Hành chính hoặc ghép phòng Hành chính với phòng Tổ chức hoặc phòng Tổ chức sản xuất kinh doanh, ở đó chỉ cần 1 hoặc 2 người đảm đương tất cả công việc của văn phòng. Tất cả những điều trên đã nói lên văn phòng được thiết lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của cơ quan, tổ chức quy định. Nhưng tuỳ theo tính chất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp. 1.1.2 Khái niệm văn phòng Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị Nếu tiếp cận văn phòng theo hướng chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Nghiên cứu theo góc độ thực tế người ta còn quan niệm rằng : văn phòng là phòng làm việc của nhà lãnh đạo. Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 5 Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan của tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. 1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng 1.2.1 Vị trí của văn phòng - Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi văn phòng luôn luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức. - Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong mọi hoạt động của tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản lý về công tác thông tin điều hành cung cấp điều kiện kỹ thật phục vụ cho các nhà quản lý điều hành văn phòng. - Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp, cơ quan cấp dưới với cơ quan đó. - Khác với các bộ phận khác chỉ thu nhận và xử lý, văn phòng không những quản lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo mà còn cung cấp điều kiện vật chất, phương tiện, kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động văn phòng cũng phải gắn liền với hoạt động quản trị tổ chức. Với vị trí như trên văn phòng được xem như trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. 1.2.2 Vai trò của văn phòng - Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan và tổ chức. Bởi các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 6 phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng cũng phải theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. - Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối với các tổ chức khác vào cơ quan mình. Văn phòng được coi như cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức bởi vì thông tin đến hoặc đi đều quan bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kiểu thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. - Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo. - Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành. - Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức. - Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của tất cả các phòng ban, đơn vị nói chung và nhà lãnh đạo nói riêng. 1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Với mỗi loại cơ quan, tổ chức thì văn phòng ở đó có những đặc điểm riêng, từ đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tương ứng. Tại bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào nhiệm vụ của văn phòng cũng đều nhằm hoàn thành tốt tất cả các công việc mà lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho cơ quan, tổ chức đó đạt được mục đích và mục tiêu của mình. 1.3.1 Chức năng của văn phòng - Chức năng tham mưu và tổng hợp : là một hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo quyết định một cách đúng đắn kịp thời mang lại hiệu quả tối ưu nhất cho hoạt động quản lý. - Chức năng tham mưu và tổng hợp là hai công việc riêng lẻ nhưng lại nhằm vào một mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo có được cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của tổ chức. Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 7 thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác. Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ưu. Đây chính là nội dung tham mưu của công việc văn phòng. Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được. Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể. Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng. Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. - Chức năng hậu cần : là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban, chức năng khác trong cơ quan để thực hiện các hoạt động hoặc các dự án chuyên biệt. Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các điều kiện và phương tiện Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 8 ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu phương tiện và nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi tổ chức văn phòng. Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng 1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng Từ chức năng chung cơ bản của mỗi thực thể, người ta phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy gắn với mỗi điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, và nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ. Theo các chức năng nêu trên của văn phòng có thể xác định những nhiệm vụ phải làm theo mỗi chức năng. Chẳng hạn, với chức năng tham mưu sẽ có những nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay đột xuất. Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, về chính sách tiếp thị, về cung ứng vật tư, về tuyển dụng lao động như đối với văn phòng công ty kinh doanh. Đó là những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động các ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải thực hiện trong chức năng tham mưu. Tương tự như vậy với chức năng tổng hợp, hậu cần. Với cách tiếp cận trên đây, chúng ta có thể đề cập đến một số nhiệm vụ cụ thể của văn phòng như sau: - Xây dựng tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị Mọi hoạt động muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy trì hoạt động. Nhưng các điều kiện có không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị, do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh cho dự thảo, thông qua lãnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 9 động của cơ quan đều thuộc về công tác văn phòng. Đây nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. - Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài từ 10 đến 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động như: 8 năm, 3 năm ,1 năm, quý tháng, tuần, ngày,… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Kế hoạch hoạt động của một đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính,… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình để các sản phẩm, dịch vụ được là ra với chất lượng tốt, giá thành hạ. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ phối hợp nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn. - Thu thập, xử lý, sử dụng thông tin Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố về thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường… Những thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, người quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có người trợ giúp trong lĩnh vực văn phòng. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 10 Văn phòng được coi chư “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Đây là một hoạt động của tổ chức văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu nhập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết định khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hưởng rất xấu đến mục tiêu của đơn vị. - Trợ giúp lãnh đạo về văn bản Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm ph