Khóa luận Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại công ty xăng dầu hàng không Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước cần được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước. Thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng củ công tác Văn thư – Lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác Văn thư – Lưu trữ. Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, quản lý điều hành của Nhà nước. Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một các khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lý Nhà nước là năng suất, chất lượng, hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng, sau thời gian thực tập tại phòng Văn thư Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam, em đã hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư –Lưu trữ đối với hoạt động của một cơ quan đơn vị nói chung và đối với Văn phòng Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng. Và cũng chính trong thời gian thực tập đã giúp em tìm hiểu, đánh giá, nhận xét và rút ra được những mặt tốt và nhưng mặt cần được điều chỉnh, những biện pháp cần được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Vì vậy em đã chọn đề tài : “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty. 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. Đề tài khoá luận nhằm đạt được những mục đích sau: - Tìm hiểu cơ sở lý luận về Văn thư – Lưu trữ và công tác Văn thư – Lưu trữ. - Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ (các hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam) để thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, phương hướng và giải pháp đối với công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khoá luận là lý thuyết về Văn thư – Lưu trữ và thực tiễn các hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Cụ thể: - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là khối văn phòng và tổ Văn thư – Lưu trữ Công ty. - Thực trạng về hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại công ty như: Công tác văn thư (xây dựng và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, lập và nộp hồ sơ), công tác lưu trữ (phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ). - Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ từ đó tìm ra ưu điểm, hạn chế của công tác Văn thư – Lưu trữ tai Công ty và đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế đó. - Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. 4. Phương pháp nghiên cứu. Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: + Phương pháp điều tra quan sát. + Phương pháp Duy vật biện chứng. + Phương pháp thống kê. + Phương pháp so sánh và đối chiếu. + Phương pháp phân tích và tổng hợp. + Phương pháp phỏng vấn. Khoá luận tốt nghiệp ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, bố cục bài khoá luận được chia thành 3 chương: Chương 1: Lý luận về công tác văn thư lưu trữ. Chương 2: Thực trạng về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam. CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ. Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng. Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư – Lưu trữ chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và công tác Văn Phòng nói chung. 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG. 1.1.1 Khái niệm văn phòng. Văn phòng có thể được hiểu như sau: - Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. - Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. - Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc… - Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công văn có liên quan đến công tác văn thư. Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. 1.1.2.1 Chức năng của văn phòng. Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có những chức năng cơ bản sau đây: - Chức năng tham mưu: Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (í vị sức ép, gò bó) và mang tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác Văn phòng. - Chức năng tổng hợp: Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo, quản lý. Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực. Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại - Chức năng hậu cần: Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng. 1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng. Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau: - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm của cơ quan. - Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng. - Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan , tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung. - Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của Thủ trưởng. - Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho hoạt động và công tác của cơ quan. - Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo về trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh. - Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo hường dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết. 1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ. 1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư. - Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. - Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. - Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế chính trị- xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. 1.2.2 Vai trò,‎ ý nghĩa của công tác văn thư. * Vai trò của công tác văn thư. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng. Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. * Ý nghĩa của công tác văn thư. - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. - Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng. đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật. - Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. - Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào kho lưu trữ của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ và kho lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ không được hoàn chỉnh. 1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư. Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải đảm bảo những yếu cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau: - Yêu cầu nhanh chóng: Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Dó đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi công việc của mỗi cơ quan. Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản. - Yêu cầu chính xác: Trong quá trình thực hiện, yêu cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. + Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. + Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thể trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước. - Yêu cầu bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vây, trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật. Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ quan. Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban hành thành văn bản. - Yêu cầu hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang bị các thiết bị văn phòng. 1.2.4 Nội dung của công tác văn thư. 1.2.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản. Những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Chính trị - Xã hội, kinh tế, đơn vị vũ trang… gọi chung là văn bản. Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc sau: - Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó. Có nhiều phương pháp soạn thảo văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy, soạn thảo trên máy vi tính, viết tay bản thảo… - Trình duyệt bản thảo: Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình ký, ngư