I . Lý do chọn đề tài
Trong quá trình phát triển kinh tế và yêu cầu toàn cầu hóa, đặc biệt là trong
công cuộc cải cách hành chính và cải cách tư pháp hiện nay, một trong những vấn
đề đặt ra là phải nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong các cơ quan, tổ
chức. Thực hiện tốt công tác quản trị văn phòng có ý nghĩa quan trọng trong công
việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức trong tình hình
hiện nay.
Văn phòng giống như một bộ não chỉ đạo sự hoạt động của toàn bộ cơ
quan, tổ chức. Và nhân tố làm nên thành công của hoạt động văn phòng chính là
làm tốt công tác đào tạo nguồn nhân lực văn phòng, đầu tư và nghiên cứu sắp xếp
nhân lực văn phòng một cách hợp lý nhất.
Hầu hết các doanh nghiệp thành công đều là các doanh nghiệp đặc biệt
quan tâm và làm tốt công tác đào tạo nguồn nhân lực, đầu tư và nghiên cứu sắp
xếp nhân lực văn phòng. Nguồn nhân lực văn phòng là nhân tố tác động tích cực
nhất đến hoạt động thông tin, hoạt động quản lý của công ty. Do đó xây dựng
nguồn nhân lực hợp lý có hiệu quả là mục tiêu của công tác văn phòng. Làm tốt
công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nghĩa là giải quyết tốt các yếu tố
quyết định - con người, là cơ sở để phân công, chuyên môn hóa các hoạt động văn
phòng, tổ chức triển khai nhân sự một cách có hiệu quả.
Với những gì đã được học hỏi thời gian qua trong nhà trường và những gì
được thực tế trực tiếp hai tháng qua tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung Ương
3, lượng kiến thức em thu được được về công tác văn phòng, em nhận thấy vấn đề
đặt ra cần thiết hiện nay tại văn phòng là phải có những giải pháp nhằm nâng cao
chất lượng nhân sự văn phòng .
Xuất phát từ thực tiễn đó em quyết định chọn đề tài: “Một số biện pháp
phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3”.
II . Mục đích:
Trên cơ sở nghiên cứu công tác sắp xếp nhân sự và các hoạt động văn
phòng tại phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung
ương 3, đánh giá chất lượng của công tác sắp xếp nhân sự và hiệu quả hoạt động
văn phòng nhằm đưa ra một số biện pháp phát triển nhân sự tại Phòng Tổ chức –
Hành chính.
III . Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác nhân sự và hoạt động văn
phòng của phòng Tổ chức – Hành chính tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung
ương 3.
IV . Phương pháp nghiên cứu:
Sử dụng phương pháp phân tích, thống kê, quan sát để đề xuất ra các biện
pháp nâng cao hiệu quả công tác nhân sự văn phòng.
V . Kết cấu của khóa luận:
Khóa luận gồm có:
- Phần mở đầu.
- Phần nội dung gồm 3 chương:
+ Chương một : Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác tổ chức
nhân sự văn phòng.
+ Chương hai : Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại phòng Tổ chức –
Hành chính Công ty Dược phẩm Trung ương 3.
+ Chương ba : Đề cập đến một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ
chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương 3.
90 trang |
Chia sẻ: tuandn | Lượt xem: 2363 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Khóa luận Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng tổ chức hành chính công ty cổ phần dược phẩm Trung Ương 3, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
LỜI CÁM ƠN
Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất của mình đến Thạc sĩ Bùi Thị
Thanh Nhàn, ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn và chỉ bảo em trong suốt thời gian thực
hiện đến khi hoàn thành bài khóa luận này.
Em xin chân thành cảm ơn các bác, các cô, chú trong văn phòng Tổ chức –
Hành chính đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập, tìm hiểu vầ công
tác văn phòng tại Công ty, giúp em có những số liệu cần thiết để hoàn thành bài
khóa luận này.
Em cũng xin chân thành cảm ơn tới tất cả các thầy, cô giáo trong khoa đã
tin tƣởng và giao cho em nhiệm vụ to lớn này.
Cuối cùng cho phép em gửi lời cảm ơn tới gia đình và bạn bè, những ngƣời
thân đã động viên khích lệ em trong suốt thời gian qua.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Hải Phòng, tháng 6 năm 2010.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
LỜI MỞ ĐẦU
I . Lý do chọn đề tài
Trong quá trình phát triển kinh tế và yêu cầu toàn cầu hóa, đặc biệt là trong
công cuộc cải cách hành chính và cải cách tƣ pháp hiện nay, một trong những vấn
đề đặt ra là phải nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong các cơ quan, tổ
chức. Thực hiện tốt công tác quản trị văn phòng có ý nghĩa quan trọng trong công
việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức trong tình hình
hiện nay.
Văn phòng giống nhƣ một bộ não chỉ đạo sự hoạt động của toàn bộ cơ
quan, tổ chức. Và nhân tố làm nên thành công của hoạt động văn phòng chính là
làm tốt công tác đào tạo nguồn nhân lực văn phòng, đầu tƣ và nghiên cứu sắp xếp
nhân lực văn phòng một cách hợp lý nhất.
Hầu hết các doanh nghiệp thành công đều là các doanh nghiệp đặc biệt
quan tâm và làm tốt công tác đào tạo nguồn nhân lực, đầu tƣ và nghiên cứu sắp
xếp nhân lực văn phòng. Nguồn nhân lực văn phòng là nhân tố tác động tích cực
nhất đến hoạt động thông tin, hoạt động quản lý của công ty. Do đó xây dựng
nguồn nhân lực hợp lý có hiệu quả là mục tiêu của công tác văn phòng. Làm tốt
công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nghĩa là giải quyết tốt các yếu tố
quyết định - con ngƣời, là cơ sở để phân công, chuyên môn hóa các hoạt động văn
phòng, tổ chức triển khai nhân sự một cách có hiệu quả.
Với những gì đã đƣợc học hỏi thời gian qua trong nhà trƣờng và những gì
đƣợc thực tế trực tiếp hai tháng qua tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng
3, lƣợng kiến thức em thu đƣợc đƣợc về công tác văn phòng, em nhận thấy vấn đề
đặt ra cần thiết hiện nay tại văn phòng là phải có những giải pháp nhằm nâng cao
chất lƣợng nhân sự văn phòng .
Xuất phát từ thực tiễn đó em quyết định chọn đề tài: “Một số biện pháp
phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3”.
II . Mục đích:
Trên cơ sở nghiên cứu công tác sắp xếp nhân sự và các hoạt động văn
phòng tại phòng Tổ chức – Hành chính của Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung
ƣơng 3, đánh giá chất lƣợng của công tác sắp xếp nhân sự và hiệu quả hoạt động
văn phòng nhằm đƣa ra một số biện pháp phát triển nhân sự tại Phòng Tổ chức –
Hành chính.
III . Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là công tác nhân sự và hoạt động văn
phòng của phòng Tổ chức – Hành chính tại Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung
ƣơng 3.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
IV . Phƣơng pháp nghiên cứu:
Sử dụng phƣơng pháp phân tích, thống kê, quan sát để đề xuất ra các biện
pháp nâng cao hiệu quả công tác nhân sự văn phòng.
V . Kết cấu của khóa luận:
Khóa luận gồm có:
- Phần mở đầu.
- Phần nội dung gồm 3 chƣơng:
+ Chƣơng một : Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác tổ chức
nhân sự văn phòng.
+ Chƣơng hai : Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại phòng Tổ chức –
Hành chính Công ty Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3.
+ Chƣơng ba : Đề cập đến một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ
chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dƣợc phẩm Trung ƣơng 3.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
CHƢƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG,
CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰ VĂN PHÒNG
1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
1.1.1 . Khái niệm:
Nền kinh tế nƣớc ta hiện nay đã và đang đứng trƣớc muôn vàn cơ hội để
hội nhập phát triển cũng nhƣ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có
thể tồn tại, phát triển đúng hƣớng trong nền kinh tế thị trƣờng ngày càng đa dạng
hóa, hiện đại hóa. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí,
một lợi thế vững vàng trên thƣơng trƣờng để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng
phát triển hòa nhịp cùng nền kinh tế thế giới.
Muốn làm đƣợc điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng
động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính
xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định đƣợc vị trí quan trọng của mình
trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý.
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng nhƣ là :
Theo tiêu chí tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức.
Theo tiêu chí chức năng: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
các hoạt dộng tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
Theo tiêu chí hoạt động: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện
việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa
điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị.
Văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của
tổ chức. Nó là một chỉnh thể gồm có việc tổ chức quản lý và sử dụng thông tin dữ
liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, đơn vị nhằm đạt đƣợc những kết quả mong
muốn. Từ sự phân tích ở trên ta thấy có rất nhiều cách tiếp cận, nhiều cách nghiên
cứu để hiểu về khái niệm văn phòng. Từ đó có thể kết luận là:
“Văn phòng là một thực thể khách quan tồn tại trong mỗi tổ chức, là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ
trợ hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần
và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan đƣợc thông suốt và
hiệu quả.”
1.1.2. Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng :
Qua cách tiếp cận về văn phòng nhƣ đã nêu ở trên phần nào chúng ta cũng
thấy đƣợc vai trò, vị trí quan trọng của văn phòng.
Thứ nhất, văn phòng là bộ máy giúp việc tham mƣu cho lãnh đạo, cơ quan,
tổ chức để giải quyết mọi công việc của cơ quan. Tất cả mọi việc đều phải thông
qua công tác văn phòng. Văn phòng là nơi nắm giữ mọi thông tin đi và đến, văn
phòng chính là bộ phận nghiên cứu phát triển, đề xuất các vấn đề có liên quan đến
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
quyết định của lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành công việc một cách nhanh
chóng, kịp thời và có hiệu quả.
Thứ hai, văn phòng đảm bảo các điều kiện vật chất cho cơ quan, cho hoạt
động của lãnh đạo cơ quan đƣợc thƣờng xuyên, liên tục và đạt đƣợc mục tiêu đề
ra.
Ngoài ra, văn phòng là một cỗ máy tổng hợp, điều hành mọi hoạt động của cơ
quan.
Mặt khác, văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, nơi giao tiếp, liên hệ trao
đổi công việc của cơ quan mình với cơ quan khác, với các công tác và các ban
ngành có liên quan.
1.1.2.1. Vai trò:
- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan.
- Văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đặc biệt, là quan hệ đối ngoại
của cơ quan, là cầu nối giữa chủ thể với các đối tƣợng trong và ngoài tổ chức.
- Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo, tất cả các việc của
văn phòng phải làm là để đạt mục tiêu của nhà quản lý.
- Văn phòng là trung tâm, là khâu nối các hoạt động quản lý điều hành của cơ
quan.
- Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của tất
cả các phòng ban, các đơn vị nói chung và của các nhà lãnh đạo nói riêng.
1.1.2.2. Chức năng:
Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức
mà văn phòng đƣợc tổ chức lớn, nhỏ khác nhau, nhƣng dù tổ chức ở mức độ nào,
văn phòng cũng có ba chức năng cơ bản là : tham mƣu, tổng hợp và hậu cần.
1. Chức năng tham mưu:
Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ
quan ( thuộc về ngƣời quản lý ), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính
khoa học, ngƣời quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan nhƣ những ý
kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Những ý kiến đó
đƣợc văn phòng tập hợp, chọn lọc để đƣa ra những quyết định chung nhất nhằm
cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phƣơng án giải quyết kịp thời và
đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính
tham vấn ( ít bị sức ép, gò bó ) và mang tính chuyên sâu trong các trƣờng hợp
giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế). Chức năng này
đƣợc gọi là chức năng tham mƣu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công
tác văn phòng.
Tóm lại tham mƣu là một hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo nhằm đề xuất ý
kiến, quyết định đúng đắn kịp thời mang lại hiệu quả cao nhất. Muốn tham mƣu
tốt dựa trên hoạt động tổng hợp thông tin tốt.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
2. Chức năng tổng hợp:
Đối với doanh nghiệp việc thu thập thông tin rất cần thiết, tất cả những
thông tin và những vấn đề tƣ vấn cho các nhà quản lý dều xuất phát từ những
thông tin đầu vào và đầu ra, đồng thời tất cả những thông tin ngƣợc, thông tin
phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọ đối tƣợng. Văn phòng là đầu mối thu thập và
đƣa ra những thông tin hữu ích vào việc sử dụng và quản lý theo yêu cầu của các
nhà quản lý. Quá trình thu thập,quản lý sử dụng thông tin phải tuân theo những
nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho
công tác quản lý, đó cũng chính là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của
văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức
năng tham mƣu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của
cơ quan, tổ chức đặc biệt đối với mỗi doanh nghiệp.
Từ hai chức năng trên ta thấy tham mƣu và tổng hợp là hai công việc riêng
lẻ nhƣng lại nhằm vào mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo có đƣợc cơ sở
khoa học để lựa chọn quyết định tối ƣu nhất phục vụ cho hoạt động của cơ quan,
tổ chức.
3. Chức năng hậu cần:
Văn phòng là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban
chức năng khác nhau trong cơ quan để thực hiện các hoạt động hoặc các dự án
chuyên biệt.
Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị không thể thiếu điều kiện vật
chất nhƣ nhà cửa, thiết bị, công cụ, tài chính…Những vấn đề đó thuộc về hoạt
động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ kịp thời cho mọi quá trình, mọi
lúc, mọi nơi.
Trụ sở phòng làm việc của cơ quan, tổ chức văn phòng phải có cách sắp
xếp phù hợp với mỗi loại việc, với mỗi vị trí làm việc trong từng điều kiện môi
trƣờng làm việc cụ thể cho dù các thiết bị đơn sơ hay hiện đại cũng phải đƣợc bố
trí hợp lý, tiện lợi, hiệu quả. Những vật dụng thƣờng xuyên, nguồn tài chính cung
cấp cho hoạt động của cơ quan đơn vị do văn phòng cung cấp phải trên cơ sở định
mức tiêu dùng hoặc kỳ hạn sử dụng.
Muốn hoạt động phải có nguyên vật liệu và nguồn tài chính song hiệu quả
hoạt động lại phụ thuộc vào phƣơng thức quản lý sử dụng các yếu tố đó nhƣ thế
nào của các cơ quan, đơn vị.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham
mƣu, tổng hợp, hậu cần…Các chức năng này vừa có tính độc lập nhƣng vừa hỗ
trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan
văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ cần
thiết, quyết định đến sự thành bại của cơ quan, doanh nghiệp.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng:
Để thực hiện các chức năng của văn phòng, văn phòng cần có những nhiệm
vụ chủ yếu sau:
+ Phục vụ sự chỉ đạo và điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan.
Văn phòng phải chịu sự theo dõi, đôn đốc, tổng kết kết quả thực hiện các
chƣơng trình, kế hoạch làm việc trong cơ quan. Thông báo ý kiến, kết luận và chỉ
đạo của lãnh đạo đến các cá nhân và bộ phận liên quan. Định kỳ làm báo cáo tổng
kết về tình hình hoạt động của cơ quan theo tuần, tháng, quý, năm. Xin ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo cơ quan trong việc giải quyết những công việc mới hoặc đột
xuất.
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị của cơ quan.
Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến việc thành lập và hoạt động của
cơ quan. Xây dựng các quy chế, quy trình về quản lý hồ sơ, tài liệu, con dấu, soạn
thảo văn bản, xử lý các văn bản đến đi, quản lý các sổ sách, biểu mẫu trong cơ
quan. Xây dựng các chƣơng trình, các nội dung cho các sự kiện quan trọng cơ
quan. Ví dụ nhƣ: sơ kết, tổng kết, các buổi gặp mặt, các ngày lễ lớn, các kỳ đại
hội, hội nghị khách hàng….
+ Tổ chức thực hiện việc cải cách hành chính, quản lý chất lƣợng theo ISO
hoặc chuyển đổi tổ chức quản lý.
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thƣ, lƣu trữ trong
toàn thể cơ quan đồng thời hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các công tác này ở
các bộ phận chức năng khác trực thuộc cơ quan.
+ Tổ chức tập huấn các nghiệp vụ: văn thƣ, lƣu trữ.., tổ chức các sự kiện
trong cơ quan, xây dựng lịch trình công tác.
+ Tham mƣu, tổ chức thực hiện công tác xây dựng bộ máy của cơ quan và
bố trí nhân sự.
Tham mƣu cho lãnh đạo cơ quan thực hiện công tác tổ chức cán bộ đúng
với quy định.
Xây dựng bộ máy trong cơ quan, bố trí nhân sự cho các phòng ban sao cho
đáp ứng đúng yêu cầu hoạt động phát triển của cơ quan.
Xây dựng kế hoạch phát triển nhân sự, kế hoạch tuyển dụng nhân sự và các
chính sách đãi ngộ trong cơ quan.
Lập và quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên và giải quyết các thủ tục, các
chính sách có liên quan đến vấn đề nhân sự. Ví dụ: Kí hợp đồng lao động, các thủ
tục về nghỉ việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm….
+ Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán của cơ quan.
Quản lý nguồn kinh phí của cơ quan theo quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác tài chính kế toán ( trong trƣờng hợp cơ quan không có phòng
Tổ chức , kế toán chuyên trách nghiệp vụ này).
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
Quản lý vật tƣ, tài sản, bảo dƣỡng, mua sắm, sửa chữa, thanh lý theo
quy định.
Xây dựng quỹ lƣơng và xét duyệt phân bổ quỹ lƣơng và các kinh phí
hành chính khác đối với đơn vị trực thuộc.
Xây dựng định mức lao động và đánh giá tiền lƣơng để trình lên lãnh
đạo ký duyệt.
+ Tổ chức thực hiện các thông tin trong cơ quan, đại diện cho cơ quan và
lãnh đạo cơ quan cung cấp các thông tin cho các cơ quan truyền thông đại chúng
và các tổ chức cá nhân khác có liên quan theo quy định của pháp luật.
Giúp lãnh đạo trong giao tiếp đối nội, đối ngoại.
Tổ chức lƣu trữ và bảo mật thông tin.
Triển khai xây dựng mạng thông tin nội bộ để cho quá trình truyền
đạt thông tin trong nội bộ đƣợc thông suốt và nhanh chóng.
1.2. Công tác quản trị văn phòng:
1.2.1. Khái niệm:
Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hƣớng của chủ
thể đến các đối tƣợng trong văn phòng nhằm đạt đƣợc mục tiêu nhất định.
1.2.2.Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng:
Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có
thể khẳng định văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ
chức.Văn phòng hoặc phòng hành chính là “ bộ nhớ” của các nhà lãnh đạo, là tai,
là mắt của cơ quan, đơn vị. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cƣơng, khoa
học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và
hiệu quả.
Trong thời đại bùng nổ thông tin các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính
sự nghiệp đều quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể đƣa ra
quyết định sáng suốt, kịp thời mang lại hiệu quả cao cho đơn vị, cho xã hội. Yếu
tố quyết định đến thành bại của cơ quan tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và
có thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị. Hoạt động thông tin gắn
liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng đặc biệt có vị trí quan
trọng trong bất kỳ tổ chức nào.
Tuy nhiên để tăng cƣờng và phát huy đƣợc vai trò của công tác vào văn
phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này
một cách khoa học.Thủ trƣởng cơ quan, đơn vịcần trực tiếp và thƣờng xuyên
chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng
vững mạnh.Ngoài ra, bộ máy văn phòng phải đƣợc tổ chức thích hợp, tùy theo
quy mô và tính chất hoạt động của các cơ quan, tổ chức, bộ máy văn phòng có thể
tổ chức đầy đủ các bộ phận và số lƣợng nhân viên hoặc tổ chức gọn nhẹ ở mức tối
thiểu.Văn phòng phải có địa điểm hoạt động, trang thiết bị cần thiết và các điều
kiện vật chất khác đảm bảo cho hoạt động của văn phòng.
Một số biện pháp phát triển nhân sự phòng Tổ chức – Hành chính Công ty Cổ phần Dược phẩm
Trung ương 3
Nguyễn Thị Thu Hiền – Lớp QT1001P
1.2.3. Nội dung công tác tổ chức quản trị văn phòng:
- Phân tích, dự báo mục tiêu và nguồn lực cho tổ chức.
Hƣớng hoạt động văn phòng theo hƣớng hiện đại hóa, phát triển bền vững
đòi hỏi các nhà quản trị phải phân tích đƣợc thực trạng văn phòng. Đánh giá đƣợc
các tiềm năng, nguồn lực của văn phòng.
- Xây dựng kế hoạch và chƣơng trình hoạt động.
Dựa trên mục tiêu tổ chức đã đạt đƣợc bộ phận văn phòng sẽ xây dựng kế
hoạch hoạt động cho toàn bộ tổ chức bao gồm: kế hoạch mục tiêu ( kế hoạch tổng
thể ), kế hoạch tổ chức ( phân bổ các quỹ về nhân sự, tài chính, tổ chức…). kế
hoạch nguồn lực và kế hoạch tiến độ thực hiện.
Những mục tiêu dài hạn cần đƣợc cụ thể hóa thành những mục tiêu cụ thể
để chủ động tập trung nguồn lực nhằm đạt đƣợc mục tiêu một cách tốt nhất.
- Lãnh đạo điều hành việc thực hiện các chƣơng trình kế hoạch.
Văn phòng phải chuyển tải những nội dung trong kế hoạch hoạt động đến
từng bộ phận và cá nhân trong tổ chức để họ thống nhất về mục tiêu, về biện pháp
và cùng nhau tự giác thực hiện. Các nhà quản trị phải chỉ đạo, điều hành
công việc một cách sát sao đúng với chƣơng trình kế hoạch đã xây dựng.
- Phân công, phối hợp trong thực thi công việc.
Khi triển khai thực hiện kế hoạch từng phòng ban, từng đơn vị, từng cá
nhân phải đƣợc phân công nhiệm vụ theo nguyên tắc phải căn cứ theo chức năng
của từng phòng ban, đơn vị, cá nhân. Căn cứ trên năng lực, trình độ và sở trƣờng
của cá nhân.
Trong khi phân công công việc nhà quản trị cần lƣu ý tạo điều kiện và xây
dựng các cơ chế phối hợp hoạt động để tạo thành một khối thống nhất trong việc
thực thi các nhiệm vụ đề ra.
- Cung cấp nguồn lực.
Để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức thì phải sử dụng và tiêu hao các nguồn
lực trong tổ chức đó và văn phòng sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm cung cấp kịp
thời và đầy đủ các nguồn lực theo yêu cầu hoạt động.
Ở mỗi một phòng ban và giai đoạn hoạt động nhu cầu nguồn lực không
giống nhau.
- Thu hút các thành viên tham gia vào hoạt động văn phòng.
Mục tiêu của tổ chức chỉ có thể đạt đƣợc khi có sự tham gia của tất cả các
thành viên. Vì vậy bộ phận văn phòng phải biết tác động để cho toàn