Khóa luận Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 1 - PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang phát triển theo hƣớng đa dạng hóa, hiện đại hóa, từng bƣớc hội nhập với khu vực và thế giới. Đứng trƣớc những cơ hội và thách thức mới, năng lực quản lý hành chính của nhà nƣớc đóng một vai trò quan trọng. Vấn đề đổi mới để nâng cao năng lực quản lý hành chính nhà nƣớc là một yêu cầu mang tính khách quan, thƣờng xuyên và cần đƣợc thực hiện cả về chiều rộng và chiều sâu. Cùng với sự nghiệp đổi mới tổ chức và hoạt động của nhà nƣớc thì vấn đề nâng cao năng lực quản lý nhà nƣớc ở UBND cấp huyện – cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng là một tất yếu khách quan. Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ chức, cơ quan. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan, là cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo. Trong tổ chức bộ máy nhà Nƣớc, văn phòng - dù ở cấp nào và lĩnh vực nào cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực quản lý của nhà Nƣớc, góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của đất nƣớc phù hợp với xu hƣớng chung của thời đại. Huyện Đầm Hà là một huyện miền núi, nằm ở phía đông bắc của tỉnh Quảng Ninh, đƣợc tái lập theo Nghị định số 59/2001/NĐ – CP về việc chia huyện Quảng Hà – tỉnh Quảng Ninh thành hai huyện Đầm Hà và Hải Hà. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà có chức năng tham mƣu, tổng hợp, giúp việc cho Thƣờng trực HĐND và UBND huyện. Hoạt động văn phòng của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà với các nghiệp vụ: thông tin, văn thƣ, lƣu trữ, xây dựng chƣơng trình kế hoạch và tổ chức giao tiếp... đã thực sự là cánh tay phải đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành và năng lực quản lý của cơ quan nhà nƣớc cấp huyện, là cầu nối thông tin, cánh cửa giao tiếp giữa nhân dân và Nhà nƣớc. Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của Văn phòng và nhận thấy trên thực tế đã có nhiều nghiên cứu lý luận về văn phòng, song chƣa có nghiên cứu nào về Văn Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 2 - phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà, do đó em mạnh dạn chọn đề tài : “ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, với mong muốn đóng góp những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nƣớc trên địa bàn huyện. 2. Mục đích nghiên cứu Các mục đích cơ bản của khóa luận này là: 1- Khảo cứu lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng. 2- Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà để thấy đƣợc những thành tựu và hạn chế. 3- Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. 3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu Do thời gian có hạn nên khoá luận chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động văn phòng ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà trong khoảng thời gian từ năm 2008 đến năm 2010. Đối tƣợng nghiên cứu của khóa luận là : Hoạt động văn phòng, mặc dù một số vấn đề nhƣ Văn phòng và Quản trị văn phòng cũng đƣợc đƣa vào để phục vụ đối chiếu. 4. Giả thuyết nghiên cứu Một là, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà đóng một vai trò quan trọng đối với việc đạt đƣợc hiệu quả quản lý, điều hành của UBND huyện Đầm Hà. Hai là, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà cần đƣợc tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc của UBND huyện. Ba là, để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, song các biện pháp này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 3 - 5. Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu này vận dụng phƣơng pháp duy vật biện chứng và một số phƣơng pháp cụ thể nhƣ: khảo sát, phân tích, đối chiếu, so sánh, thống kê, tổng hợp… 6. Bố cục của khoá luận *Kết cấu của khoá luận gồm 3 phần: Phần mở đầu. Phần nội dung: Gồm 3 chƣơng Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đầm Hà. Kết luận. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 4 - Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG Đặt vấn đề Chƣơng này nhằm hai mục tiêu chính sau đây: Một là, khảo cứu lý luận chung về văn phòng với chức năng, nhiệm vụ, vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức. Hai là, khảo cứu lý luận chung về hoạt động văn phòng với các nghiệp vụ chủ yếu của văn phòng và các yếu tố ảnh hƣởng tới hoạt động văn phòng. Do vậy, chƣơng này sẽ cung cấp lý luận cho đánh giá thực tiễn ở chƣơng 2. 1.1. Lý luận chung về văn phòng. 1.1.1. Khái niệm văn phòng. Trong thực tiễn cuộc sống, bất cứ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có hoạt động văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật mà văn phòng có nhiều cách hiểu và có nhiều tên gọi khác nhau. Có bốn cách hiểu sau đây về văn phòng: Một là, văn phòng đƣợc hiểu là nơi thực hiện các công việc hành chính hàng ngày của cơ quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hoặc là nơi thực hiện các công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ... Hai là, văn phòng đƣợc hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị do văn phòng thƣờng gắn với một địa điểm cụ thể. Ba là, văn phòng đƣợc hiểu nhƣ một bộ máy tham mƣu, tổng hợp quan trọng của cơ quan, đơn vị, là cánh tay đắc lực phục vụ điều hành của lãnh đạo. Bốn là, văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo nhƣ “Văn phòng giám đốc”, “văn phòng nghị sĩ”... Hoặc đƣợc dùng để gọi các tổ chức độc lập đƣợc pháp luật thừa nhận nhƣ : “Văn phòng luật sƣ” , “Văn phòng tƣ vấn”, “Văn phòng kiến trúc sƣ”... Cả bốn cách hiểu trên đều đúng nhƣng chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 5 - nào đó của văn phòng. Để đƣa ra đƣợc một định nghĩa chính xác về văn phòng cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng thông tin theo các phƣơng án khác nhau nhằm thu đƣợc kết quả tối ƣu trong từng hoạt động của đơn vị. Đây là nội dung hoạt động đặc thù của công tác văn phòng. Ở đầu ra là hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bƣớc công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành của cơ quan đạt mục tiêu mong muốn. Hiểu theo nghĩa chung nhất: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”.[2;10] 1.1.2. Chức năng của văn phòng Từ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó, văn phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là: - Nhóm chức năng tham mƣu, tổng hợp. - Nhóm chức năng hậu cần . a. Chức năng tham mưu, tổng hợp Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới hoạt động của các cơ quan, tổ chức, chức năng tham mƣu, tổng hợp của văn phòng đƣợc coi là chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Nội dung của công tác tham mƣu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 6 - thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Muốn có đƣợc những quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời thủ trƣởng không thể chỉ dựa vào ý chỉ chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngƣời trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thƣờng và phần lớn đƣợc thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu. Mặt khác, kết quả tham vấn ở trên phải xuất phát từ những thông tin cả ở đầu vào, đầu ra và những thông tin ngƣợc trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tƣợng mà văn phòng thu thập đƣợc. Nhƣ vậy, tham mƣu cần có tổng hợp và tổng hợp là để tham mƣu. Hai nội dung này cùng nhằm một mục đích chung nhất là trợ giúp cho thủ trƣởng, lãnh đạo cơ quan có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ƣu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. b. Chức năng hậu cần Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, thiết bị, công cụ, tài chính... Các phƣơng tiện ấy phải đƣợc quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của cơ quan và đƣợc thực hiện với mục tiêu đảm bảo đầy đủ nhƣng tiết kiệm và sử dụng có hiệu quả nhất. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: 1 - Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp. 2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. 3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản 4 - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 7 - 5 - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tƣ, tài sản của cơ quan, doanh nghiệp. 6 - Đảm bảo an toàn cho cơ quan, doanh nghiệp và công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệp. 1.1.4. Vai trò của văn phòng trong cơ quan, tổ chức Vai trò của văn phòng đƣợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó. Trƣớc hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động. Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang đến cho lãnh đạo. Văn phòng đƣợc ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng đƣợc ví nhƣ là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện, …. đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị … cũng đều do văn phòng làm cả. Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, bảo đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh nghiệp theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc giao. Bên cạnh đó, văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo vé máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đƣa đón khách; chuẩn bị chỗ nghỉ cho khách… Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 8 - 1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng. 1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng Trong hoạt động văn phòng thực hiện một số nghiệp vụ cơ bản sau: 1 - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp. Khái niệm: Chƣơng trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tƣơng lai của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định. Chƣơng trình, kế hoạch là phƣơng tiện hoạt động quan trọng của ngƣời lãnh đạo hoặc của mỗi cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp để đảm bảo cho những hoạt động đƣợc thực hiện theo đúng mục tiêu và yêu cầu đặt ra. Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức hoặc mỗi cá nhân. Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hƣớng phát triển cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực hiện theo chƣơng trình, kế hoạch đó, ví dụ nhƣ: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đào tạo, kế hoạch đầu tƣ, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ quan, doanh nghiệp sẽ đƣợc kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn, phối hợp tốt trong công việc. Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch này hết sức quan trọng vì sẽ tránh đƣợc tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hƣởng đến những chƣơng trình cần thiết hơn. Trong quá trình lập kế hoạch quý, 6 tháng, tháng thì văn phòng phải thƣờng xuyên tổng kết đƣa ra những việc đã làm, chƣa làm để có biện pháp bổ sung kịp thời. Do đó kế hoạch luôn phải đƣợc lập đầu tiên. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 9 - 2 - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. Khái niệm: Thông tin hiểu theo một cách khái quát nhất là quá trình trao đổi giữa ngƣời gửi và ngƣời nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều ngƣời cùng biết. Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tƣợng, yếu tố của một hệ thống và giữa hệ thống đó với môi trƣờng xung quanh. Trong cơ quan hành chính Nhà Nƣớc thì thông tin là phƣơng tiện để ra các quyết định,xác định phƣơng hƣớng chỉ đạo sát thực với thực tế,nâng cao hiệu quả hoạt động. Thông tin có nhiều loại nhƣ: thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội, thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhƣng mỗi cơ quan, doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin. Bởi vì thông tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đƣa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Mà thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý tất cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Văn phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi đều đƣợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải và lƣu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn phòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về văn thƣ, lƣu trữ trong quản lý thông tin. Công tác thông tin của văn phòng phải đƣợc cập nhật và tổng hợp đƣợc tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực của cơ quan, doanh nghiệp, của ngành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trƣơng, biện pháp lớn nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, doanh nghiệp mình. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 10 - Khi thông tin đƣợc thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, đƣợc xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình 3 - Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản Khái niệm Theo nghĩa hẹp, văn bản là các tài liệu, giấy tờ… đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ thị, thông tƣ, nghị quyết, nghị định, quyết định, đề án, kế hoạch, báo cáo, đơn từ… Ngày nay khái niệm này đƣợc dùng một cách rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, doanh nghiệp. Theo nghĩa rộng văn bản là vật mang tin đƣợc ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngôn ngữ. Ví dụ nhƣ bia đá, câu đối ở đình chùa, tác phẩm văn học nghệ thuật, khẩu hiệu, băng ghi âm… Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của UBND huyện và cơ quan thuộc UBND huyện bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 của Quốc hội khóa XII ban hành ngày 03 tháng 06 năm 2008: “ Văn bản quy phạm pháp luật là những văn bản do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có quy tắc xử sự chung, đƣợc Nhà nƣớc đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa”. Văn bản hành chính bao gồm: 1. Các văn bản thể hiện quyết định quản lý mang tính áp dụng pháp luật do các cơ quan, tổ chức ban hành để thực hiện các hoạt động quản lý, điều hành trong nội bộ cơ quan và giải quyết những công việc cụ thể đối với các đối tƣợng nhất định nhƣ: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt). 2. Các văn bản mang tính thông tin điều hành dùng để giao dịch, trao đổi, Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà Sinh viên Lê Thị Nga – Lớp QT1001P - 11 - phản ánh tình hình, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức nhƣ: Thông báo, thông cáo, báo cáo, đề án, chƣơng trình, kế hoạch, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy nghỉ phép, giấy đi đƣờng… Thể thức và kỹ thuật trình bày văn