Khóa luận Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Hải Phòng

Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế thị trường đang phát triển theo hướng đa dạng hoá, hiện đại hoá, mở cửa hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã tạo cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn. Điều này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải tìm ra cho mình một hướng đi đúng phù hợp với yêu cầu thực tế và thích nghi được với sự biến đổi của thị trường. Yêu cầu đó đặt ra cho mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình để đạt hiệu quả cao nhất đồng thời có thể làm chủ trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Để làm được điều đó doanh nghiệp phải định hướng rõ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và phương hướng hành động của mình. Bên cạnh đó thì doanh nghiệp cũng phải xác định được những khó khăn, thách thức phải vượt qua trong quá trình thực hiện mục tiêu đã đề ra của mình. Nhưng quan trọng hơn cả là làm thế nào để mọi thành viên trong doanh nghiệp cùng đồng tâm, nhất trí, nỗ lực hết mình vì thành công chung của doanh nghiệp. Điều này trước hết phụ thuộc vào công tác quản lý mà hoạt động quản lý gắn liền với công tác văn phòng. Văn phòng là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu được trong các cơ quan nhà nước cũng như các tổ chức sản xuất kinh doanh. Văn phòng là trung tâm quản lý, điều hành của cơ quan thực hiện các công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần giúp cho hoạt động của toàn cơ quan được thông suốt đạt hiệu quả cao, là “tai”, là “mắt”, là “cánh tay nối dài” của lãnh đạo, là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi. Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo quản lý điều hành có hiệu quả hoạt động của cơ quan. Công tác văn phòng còn là cơ sở đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất, hiệu quả, thực hiện đúng đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ gìn bí mật nhà nước và cơ quan, giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt cũng như lâu dài. Trên thực tế có rất nhiều nghiên cứu, lý luận về văn phòng và các hoạt động Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 2 của văn phòng nhưng lại có rất ít những nghiên cứu về văn phòng của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Đặc biệt là không có nghiên cứu nào nói về văn phòng của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng. Qua quá trình thực tập, đối chiếu lý luận với thực tiễn hoạt động văn phòng tại Ngân hàng em đã nhận thức được vai trò quan trọng của hoạt động văn phòng trong toàn bộ hoạt động của Ngân hàng, hoạt động văn phòng ở đây mặc dù đã có những cố gắng nhưng chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến việc giải quyết các công việc nhiều khi còn chậm trễ, cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng là rất cần thiết. Vì vậy đã chọn đề tài cho khoá luận tốt nghiệp của mình là: “ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng ”. 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài : Đề tài khoá luận nhằm đạt được các mục đích sau: Khảo cứu lý luận về văn phòng, hoạt động văn phòng và quản trị văn phòng. Đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng Đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài : Khảo cứu lý luận về văn phòng, khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng, khái niệm quản trị văn phòng, các nguyên tắc quản trị và tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động văn phòng. Đánh giá hoạt động văn phòng, bao gồm : Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Hải Phòng Phân tích cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Ngân hàng đặc biệt là của văn phòng Ngân hàng. Mô tả, đánh giá thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Ngân hàng thấy được những ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó. Đề xuất các giải pháp về nhân sự, các điều kiện vật chất của văn phòng, các Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 3 nghiệp vụ kỹ thuật đối với hoạt động văn phòng và các điều kiện để thực thi các giải pháp đó. 3. Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu : Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là : Hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng như : nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin, nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch… Mặc dù một số vấn đề khác liên quan như quản trị văn phòng cũng được đề cập đến để đối chiếu, nhưng khóa luận chủ yếu tập trung nghiên cứu sâu về hoạt động văn phòng ở Ngân hàng. Phạm vi thời gian nghiên cứu của khóa luận là : khoảng thời gian mà thông tin được sử dụng trong khóa luận là từ năm 2007- 2009. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu : Khoá luận vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như: - Phương pháp phân tích. - Phương pháp so sánh. - Phương pháp thống kê. - Phương pháp tổng hợp. 5. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và danh mục tài liệu, khóa luận được bố cục thành ba chương: Chương I: Cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng Chương II: Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thành phố Hải Phòng Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 4 CHƢƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG 1.1. Lý luận chung về văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòng Nền kinh tế nước ta hiện nay đã và đang đứng trước muôn vàn cơ hội để hội nhập, phát triển cũng như phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại, phát triển đúng hướng trong nền kinh tế thị trường ngày càng đa dạng hoá, hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp, tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thương trường để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển. Muốn làm được điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định được vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý. Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng của văn phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý… Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng. Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất, Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 5 quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp. Do đó, trong chương này chúng ta sẽ tập trung tìm hiểu những cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng. Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau. Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức. Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chi chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là phòng làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức. Hiểu theo nghĩa chung nhất: ( Hồ Ngọc Cẩn (2003 : tr.10) “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”. 1.1.2. Chức năng của văn phòng Văn phòng có 2 nhóm chức năng chính sau : - Chức năng tham mưu tổng hợp : Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về vấn đề thống kê, vấn đề xử lý thông tin dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 6 Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý, là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Nhà quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Để làm được điều đó người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác mọi vấn đề. Điều đó vượt quá khả năng thực hiện của người quản lý, do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Công tác này thuộc về bộ phận văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc, trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán... Để có được những thông tin chuyên sâu thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ, tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp. Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý của lãnh đạo thông qua các nghiệp vụ như: xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần cho lãnh đạo cơ quan; tổ chức triển khai việc thực hiện các kế hoạch đó. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản... - Chức năng hậu cần : Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất : Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính... Các điều kiện, phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 7 sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan đơn vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Đó là hoạt động mang tính đặc thù của hoạt động văn phòng. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện xong hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. 1.1.3.Vai trò của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức.Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức. Theo ThS. Bùi Thị Thanh Nhàn( 2009) thì vai trò của văn phòng được thể hiện như sau : Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan đều thông qua Văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, bộ phận khác. Đồng thời, văn phòng là bộ phận theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại giữa các tổ chức khác với cơ quan mình. Văn phòng được coi như cửa ngõ thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì các thông tin đến và đi đều qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến sự thành bại của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần, các chức năng này vừa độc lập, vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhau. Tất cả công việc của văn phòng phải làm là để đạt mục tiêu của nhà quản lý. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 8 Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động cho tất cả các phòng ban, các đơn vị nói chung và các nhà lãnh đạo nói riêng. 1.2. Lý luận chung về hoạt động văn phòng 1.2.1. Nội dung hoạt động văn phòng Với mỗi chức năng riêng thì văn phòng có những mục tiêu cụ thể tương ứng, do vậy để thực hiện tốt được các chức năng nói trên văn phòng cần thực hiện các nội dung cơ bản sau : 1.2.1.1. Xây dựng và tổ chức chƣơng trình, kế hoạch công tác của cơ quan Khái niệm: Chương trình kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện các mục tiêu, định hướng đó của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nào đó. Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo thứ tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu nhất định của tổ chức. Chương trình là các định hướng, biện pháp lớn nhằm thực hiện một mục đích đã đề ra; là lịch trình làm việc thể hiện nội dung các công việc đặt ra trong một thời gian nhất định. Chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tên loại tương ứng với tính chất của một văn bản, dự kiến các công việc doanh nghiệp phải làm trong một khoảng thời gian nhất định. Vai trò: Chương trình, kế hoạch công tác có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý. Là phương tiện hoạt động quan trọng của cơ quan, tổ chức để đảm bảo cho những hoạt động được thực hiện liên tục, thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra. Là cơ sở để chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian, vừa đảm bảo chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 9 trọng tâm, đúng tiến độ. Giúp cho hoạt động của từng cá nhân, của toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, luôn chủ động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ, có thể ứng phó trước những sự kiện bất ngờ, những tình huống đột xuất. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều có mục tiêu, định hướng thông qua hoạt động chiến lược. Muốn thực hiện được điều này cần phải có chương trình, kế hoạch cụ thể cho từng bộ phận, phòng ban. Mỗi loại kế hoạch được giao cho bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Song muốn đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp thì các kế hoạch này phải được kết nối thành một hệ thống các kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể đó sẽ do văn phòng xây dựng, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các phòng ban, bộ phận cùng triển khai thực hiện theo mục tiêu của doanh nghiệp. Qua đó, các phòng ban sẽ được kết nối mật thiết, đồng bộ hơn trong công việc. Ngoài ra, căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng trực tiếp xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác cụ thể cho từng tuần, tháng, quý, năm cho cơ quan và lãnh đạo, giúp cho việc triển khai được khoa học, đạt hiệu quả cao. 1.2.1.2. Xây dựng quy chế Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả. Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế: Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn bộ cơ quan trong bộ máy nhà nước. Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo, xét tuyển. Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù. Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn TP. Hải Phòng Sinh viên: Phạm Anh Dũng Lớp: QT1001P 10 Ngoài ra, có quy chế làm việc cho toàn cơ quan, tổ chức và quy chế của từng đơn vị. Bên cạnh đó, các tổ chức còn ban hành các quy chế quy định về các lĩnh vực công tác quan trọng của cả cơ quan hoặc đơn vị. 1.2.1.3. Tổ chức hội họp. Khái niệm về hội họp: Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý. Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó. Mục tiêu của hội họp Việc tổ chức hội họp dù có khác nhau về mục đích cụ thể, quy mô cũng như tính phức tạp nhưng đều hướng tới mục tiêu chung như sau: Là một kênh giao tiếp chính thức trong cơ quan, đơn vị. Là một cơ hội để đánh giá nhân viên và phát hiện nhân tài. Để trao đổi thông tin, quan điểm nhằm đạt được sự nhất trí về quan điểm, nhận thức, làm cơ sở cho sự thống nhất trong hành động và tăng cường sự ủng hộ cũng như ph