Khóa luận Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại công ty đầu tư xây lắp điện Hải Phòng

MỤC LỤC  Số trang   LỜI MỞ ĐẦU Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ………………………. 1. Khái niệm công tác văn thư………………………………………………. 2. Yêu cầu………………………………………………………………………. 3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư………………………………………. 4. Nội dung công tác văn thư………………………………………………… II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ………………………… 1. Khái niệm về công tác lưu trữ……………………………………………… 2. Khái niệm phông lưu trữ…………………………………………………… 3. Khái niệm tài liệu lưu trữ………………………………………………….. 4. Chức năng của công tác lưu trữ…………………………………………… 5. Nội dung của công tác lưu trữ…………………………………………… III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CHÚNG…………………………………. 1. Các yếu tố ảnh hưởng………………………………………………………. 2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư – lưu trữ……………………………. Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG…………………………………………………………….. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. …………………………………………………………… 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty……………………………………… 3. Cơ cấu tổ chức………………………………………………………………. 4. Tình hình nhân sự của Công ty……………………………………………. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty…………………………….. 6. Thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp………………………………… II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG……………………… 1. Tổng quan về phòng tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Đầu tư Xây Lắp điện Hải Phòng………………………………………………………….. 2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng……………………………………………… 2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng. …………………………………………………………. 2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng. ……………………………………………………………… Nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng……………………………………………… 3.1. Thuận lợi của công tác văn thư – lưu trữ và những kết quả đạt được 3.2. Khó khăn và những điểm chưa đạt được của công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty………………………………………………………………….. 3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng………………………. Chương 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG. 1. CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG. Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học……… 2. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ. …………………………………………………………………… 3. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc…………………………… Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan…………………………… 5. Mẫu hóa các loại sổ sách theo qui định của Nhà nước………………… II. CƠ SỞ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI GIÁP…………………………………... 1. Sự quan tâm, chỉ đạo và tạo điều kiện của Ban lãnh đạo Công ty. 2. Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu của bản thân các cán bộ văn thư – lưu trữ. …………………………………………………………………. 3. Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước…………… 4. Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc hiện đại…………………………………………………………………………. KẾT LUẬN  1 4 4 4 5 6 23 23 23 23 23 24 26 26 27 28 28 30 31 36 37 38 41 41 44 44 60 63 63 64 65 67 68 69 71 73 76 76 76 77 77 78 79   LỜI MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay “ Cạnh tranh” là vấn đề quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Do đó mọi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng nói riêng nếu muốn doanh nghiệp mình tồn tại và phát triển lâu dài, bền vững thì phải thường xuyên, tích cực tạo dựng vun đắp cho các mối quan hệ, mà phương tiện để thực hiện các mối quan hệ đó chính là văn bản, giấy tờ. Văn bản, giấy tờ chính là cầu nối giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, giữa các tổ chức kinh tế với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng…Qua các văn bản, giấy tờ các doanh nghiệp sẽ hiểu và xích lại gần nhau trong các mối quan hệ làm ăn. Chính vì vậy mà văn thư - lưu trữ là một trong những công tác không thể thiếu được đối với quản lý nhà nước và quản lý sản xuất kinh doanh. Nếu tổ chức tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành có hiệu quả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra công tác văn thư – lưu trữ còn là cơ sở vững chắc đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nghiên cứu sử dụng lâu dài. Sau một thời gian thực tập và nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công ty có bề dày lịch sử hoạt động và đang trên đà phát triển lớn mạnh. Số lượng văn bản, giấy tờ đi và đến ngày càng tăng. Vì vậy công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng và cần thiết cho mọi hoạt động của Công ty. Hiện nay Công ty đã có nhiều cố gắng từng bước hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ, song công tác này vẫn còn nhiều bất cập. Là một sinh viên thực tập em muốn góp phần nhỏ của mình vào việc hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ của Công ty. Vậy xuất phát từ tinh thần đó em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “ Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng ”. Mục đích nghiên cứu của đề tài Nội dung khóa luận của em tập trung nghiên cứu lý luận về công tác văn thư – lưu trữ. Phân tích thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng để thấy những điểm đã đạt được và chưa được của công tác này đồng thời tìm ra nguyên nhân của những bất cập, những tồn tại của công tác văn thư – lưu trữ. Từ đó em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng của công tác văn thư – lưu trữ để công tác này hoạt động ngày càng có hiệu quả cao. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Trong đó đi sâu nghiên cứu các nghiệp vụ của công tác này. Đối với công tác văn thư em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ sau: Quản lý và giải quyết văn bản đến Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản nội bộ Tổ chức lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Xây dựng và ban hành văn bản Quản lý và sử dụng con dấu Đối với công tác lưu trữ em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ: Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Phục vụ tra cứu, sao lục Tiêu hủy tài liệu Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nhằm hoàn thiện công tác này và phần nào đó giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ nói riêng và hoạt động của Công ty nói chung. Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình thực hiện đề tài em đã sử dụng các phương pháp sau để nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng: Phương pháp duy vật biện chứng Phương pháp phân tích tổng hợp Phương pháp thống kê Phương pháp điều tra, khảo sát Phương pháp mô tả Kết cấu của khóa luận Ngoài lời mở đầu và kết luận, khóa luận được kết cấu gồm 3 chương. Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I . CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Khái niệm Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin. 2. Yêu cầu Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản, giấy tờ. Do đó trong quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: 2.1. Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần hoàn thiện tốt công việc của cơ quan. 2.2. Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đòi hỏi phải được thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng. 2.3. Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nàh nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật. Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản. 2.4. Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với khoa học kỹ thuật của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ,lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư. 3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 3.1. Vị trí: Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. 3.2. Ý nghĩa Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước và các DN. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm việc trái pháp luật. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là băng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát thực, có hiệu quả. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình. 4. Nội dung công tác văn thư 4.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến Văn bản đến là những văn bản giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến. Một số nguyên tắc chung khi tiếp nhận văn bản đến Tất cả văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng ký và vào sổ quản lý thống nhất ở văn thư. Văn bản đến cơ quan đều phải được xử lý nhanh chóng, chính xác, bí mật Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan qua Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. 4.1.1. Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản yêu cầu văn thư phải tiến hành công việc theo trình tự thủ tục sau: Kiểm tra và phân loại sơ bộ Kiểm tra: Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư là người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản có đủ không, kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu bị bóc rách không. Nếu có thì phải báo ngay cho người phụ trách công tác văn thư của cơ quan biết và đồng thời phải lập biên bản trước người đưa văn bản. Trường hợp nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì kịp thời trả lại nhân viên bưu điện hoặc người đưa thư. Phân loại sơ bộ: Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại: Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên cơ quan, đơn vị, tổ chức trong cơ quan) gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan. Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư riêng, sách báo, tạp chí, bản tin… Bóc bì văn bản đến: Bóc bì VB đến được tiến hành theo các quy định sau: Những văn bản có đóng dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” khi nhận cần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp đã quá thời gian yêu cầu trong văn bản thì văn thư cần ghi rõ thời gian nhận đựơc văn bản đó trên bì thư và vào sổ văn bản đến. Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác nhẹ nhàng, khéo léo tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện…soát lại phong bì xem có bỏ xót văn bản hay không? Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu gửi. Nếu có điểm nào không hợp thì phải hỏi lại nơi gửi. Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản. 4.1.2. Đăng ký văn bản đến Mục đích: Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý văn bản được chặt chẽ và tạo điều kiện tra tìm văn bản nhanh chóng, dễ dàng. Yêu cầu: Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết về văn bản vào các phương tiện đăng ký Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến: để xác nhận văn bản đó đã qua văn thư, số đến ghi vào văn bản phải khớp với số thứ tự trong sổ đăng ký văn bản đến, ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký vào sổ. Vị trí đóng dấu: dấu văn bản đến nên đóng rõ ràng, thống nhất vào khoảng giấy trắng phía góc trái, phần lề bên văn bản dưới phần số ký hiệu (với những văn bản không có tên loại) hoặc đóng dấu vào khoảng trống giữa tên cơ quan phát hành văn bản và tiêu đề văn bản. Mẫu dấu đến: Dấu đến có kích thước 3cm × 5cm gồm các thành phần sau: Tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển cho bộ phận, cá nhân nào giải quyết, lưu hồ sơ số. TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC   ĐẾN  Số đến:……………. Ngày đến:…………. Chuyển:…………… Lưu hồ sơ:…………   Bảng số 1: Mẫu dấu đến Vào sổ đăng ký “văn bản đến”: Đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số và chất lượng văn bản đến trong ngày, nội dung văn bản đề cập đến vấn đề gì? Ai là người chịu trách nhiệm giải quyết và giải quyết chưa? Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thông kê và tra cứu tài liệu. Đăng ký văn bản đến có thể dùng sổ văn bản đến, thẻ đăng ký và máy tính. Để thuận lợi cho việc vào sổ, chuyển giao và ký nhận dựa theo ý kiến ghi trên lề văn bản của người phụ trách thì văn thư nên chia văn bản theo từng đơn vị này đến đơn vị khác. Văn bản đến ngày nào thì cần vào sổ và chuyển giao ngay ngày hôm đó. Tùy theo số lượng văn bản của cơ quan nhiều hay ít mà lập các sổ. Dưới đây là mẫu bìa sổ đăng lý văn bản đến. Bảng số 2: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến Nội dung đăng ký sổ “văn bản đến”: gồm 10 cột STT  Số đến  Tên CQ ban hành  Số và ký hiệu  Ngày tháng  Trích yếu  Số lượng  Nơi nhận  Ký nhận  Ghi chú   1  2  3  4  5  6  7  8  9  10   …  …  …  …  …  …  …  …  …  …   Bảng số 3: Nội dung đăng ký sổ văn bản đến Văn bản “Mật” đến gồm 11 cột như mẫu văn bản đến thường, thêm cột mức độ “mật” sau cột “trích yếu”. Bìa cũng giống như bìa sổ văn bản đến thường. Ngoài ra nếu văn bản là đơn, thư thì có mẫu riêng gồm 8 cột: Số đến  Nơi gửi  Số và ký hiệu  Ngày/tháng  Trích yếu  Mức độ mật  Nơi nhận  Ký nhận   1  2  3  4  5  6  7  8   …  …  …  …  …  …  …  …   Bảng số 4 : Nội dung sổ đăng ký văn bản là đơn thư 4.1.3. Phân phối và chuyển giao văn bản đến Trình xin ý kiến phân phối Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, đăng ký vào sổ thì nhân viên văn thư phải trình những văn bản nhận được cho người phụ trách công tác này cụ thể là thủ trưởng cơ quan nếu là cơ quan nhỏ có ít văn bản hoặc là cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính nếu là cơ quan lớn có nhiều văn bản và được thủ trưởng cơ quan ủy nhiệm Khi người phụ trách xem xong thì ghi ý kiến phân phối và giải quyết vào lề văn bản rồi trả lại văn thư để chuyển sổ và gửi cho người thực hiện Chuyển giao “văn bản đến” Tất cả văn bản đến cơ quan sau khi đã có ý kiến phân phối của người phụ trách phải được chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không chuyển chậm văn bản. Theo quyết định số 91/QĐ - BT ngày 14/6/1998 của chủ nhiệm văn phòng Hội đồng Bộ trưởng .Nếu là văn bản có dấu chỉ mức độ “Khẩn” phải chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không chuyển chậm văn bản. Các văn bản khác cũng phải chuyển ngay trong ngày cho người có trách nhiệm giải quyết. Yêu cầu khi chuyển giao văn bản Giao văn bản tận tay cho người có trách nhiệm giải quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ. Cần chú ý không để cho người không có liên quan xem, biết được nội dung của văn bản. Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ, người nhận văn bản kể cả thủ trưởng cơ quan cũng phải ký vào sổ chuyển giao văn bản đó. Bảng số 5: Mẫu bìa sổ chuyển giao văn bản đi Ngày chuyển  Số đến  Đơn vị hoặc người nhận  Ký nhận  Ghi chú   1  2  3  4  5   ……  ………  ……….  …………  …………..   Bảng số 6: Nội dung sổ chuyển giao văn bản đến Đối với văn bản “Mật”: Mẫu chuyển giao văn bản “Mật” giống như sổ chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột (3). Thông thường các cơ quan sử dụng sổ đăng ký văn bản mật thêm cột ký nhận ngay sau cột đơn vị hoặc người nhận văn bản, vì số lượng văn bản mật không nhiều. 4.1.4. Tổ chức giải quyết văn bản đến Đối với văn bản thường: Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải quyết. Các cán bộ thừa hành sau khi nhận được văn bản, phải được nghiên cứu nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời. Những công việc có liên quan đến cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải quyết. Không được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo. Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được