Khóa luận Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở tài nguyên và môi trường Hải Phòng

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 4 1. Tính cấp thiết và mục đích nghiên cứu đề tài 4 2. Phạm vi nghiên cứu 5 3. Phương pháp nghiên cứu 5 4. Kết cấu của khóa luận 5 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 6 1.1.MỘT SỐ QUAN NIỆM VỀ VĂN PHÒNG 6 1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng 6 1.1.2. Khái niệm văn phòng 6 1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG 7 1.2.1. Vị trí của văn phòng 7 1.2.2. Vai trò của văn phòng 8 1.3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG 9 1.3.1. Chức năng của văn phòng 9 1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng 11 1.4. NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ 14 1.4.1. Tổ chức bộ máy và phân công công việc 14 1.4.2. Điều hành công việc văn phòng 15 1.4.3. Xây dựng quy chế 16 1.4.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 16 1.4.5. Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 16 1.4.6. Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị 17 1.4.7. Công tác hậu cần 18 1.4.8. Công tác quản lý nguồn nhân lực 18 1.5. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KHOA HỌC VĂN PHÒNG 19 1.5.1. Hiệu quả hoạt động của văn phòng cơ quan 19 1.5.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 20 1.5.3. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng 21 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1: 24 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 25 2.1. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 25 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Sở Tài nguyên và Môi trường 25 2.1.2. Vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng 26 2.1.3. Tổ chức và chế độ làm việc 31 2.1.4. Một số hoạt động cơ bản của Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng 35 2.1.5. Những thuận lợi và khó khăn 35 2.2. TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 40 2.2.1. Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức – Hành chính (TC – HC) 40 2.2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ 45 2.2.3. Chế độ làm việc 45 2.2.4. Các trang thiết bị văn phòng 46 2.2.5. Một số nghiệp vụ văn phòng chủ yếu tại phòng Tổ chức – Hành chính 47 2.2.5.1. Công tác thông tin 47 2.2.5.2. Công tác xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác 49 2.2.5.3. Công tác hậu cần 50 2.2.5.4. Việc tổ chức chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo cơ quan 51 2.2.5.5. Công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị 55 2.2.5.6. Công tác văn thư – lưu trữ 59 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2: 65 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG 66 3.1. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THÔNG TIN, BÁO CÁO 66 3.2. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP 68 3.3. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN 69 3.4. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO 70 3.5. GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC BỐ TRÍ NHÂN SỰ 70 3.6. GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 71 3.7. GIẢI PHÁP VỀ ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC 72 KẾT LUẬN CHUNG 74 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 75 LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết và mục đích nghiên cứu đề tài Văn phòng (hiểu theo nghĩa là bộ máy điều hành các công việc của cơ quan, tổ chức) giữ một vai trò then chốt, có ảnh hưởng rất to lớn và sâu rộng đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Nói cách khác, văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất, nhanh chóng nhất cho lãnh đạo xử lý, song song với việc đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp được trôi chảy, đạt hiệu quả cao. Trong bối cảnh tiếp tục thực hiện giai đoạn II (2006-2010) của Đề án tiếp tục đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở của nền hành chính, việc đổi mới lề lối làm việc hành chính văn phòng vẫn là công tác trọng tâm đối với nhiều cơ quan, tổ chức. Bởi lẽ, công tác văn phòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước. Điều này đem lại những thành quả nhất định trong công tác văn phòng. Qua thời gian thực tập tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng, em nhận thấy văn phòng của Sở hoạt động chưa thật hiệu quả, công tác văn phòng chưa được quan tâm đúng mức dẫn đến việc giải quyết các công việc nhiều khi còn hạn chế. Bên cạnh đó khối lượng công việc của Sở ngày càng tăng dẫn đến khối lượng công việc của văn phòng cũng tăng theo cho nên vấn đề nâng cao hiệu quả công tác văn phòng là rất cần thiết. Xuất phát từ thực trạng đó, em đã chọn đề tài “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng”. Đề tài nhằm nghiên cứu lý luận về văn phòng và phân tích nội dung hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác văn phòng tại Sở. Phạm vi nghiên cứu Khoá luận nghiên cứu về các hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng. Phương pháp nghiên cứu Khoá luận đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp phân tích Phương pháp tổng hợp Phương pháp so sánh Phương pháp thống kê Phương pháp duy vật biện chứng Phương pháp phỏng vấn, đối thoại Kết cấu của khóa luận Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được bố cục thành ba chương: Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng hoạt động văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1.MỘT SỐ QUAN NIỆM VỀ VĂN PHÒNG 1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng của văn phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý… Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng. Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp. 1.1.2. Khái niệm văn phòng Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau. Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức. Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là phòng làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức. Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. 1.2. VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG 1.2.1. Vị trí của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi vì văn phòng luôn luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức. Chính vì thế với vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng còn được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho các nhà lãnh đạo. Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong mọi hoạt động của tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản lý về công tác thông tin điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ cho việc quản lý, điều hành. Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới với nhân dân. Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính chất thường xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục cả ngày lẫn đêm, ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày nghỉ, lễ tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan. 1.2.2. Vai trò của văn phòng Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan và tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng cũng phải theo dõi, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối với các tổ chức khác vào cơ quan mình. Văn phòng được coi như cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì thông tin đến hay đi đều qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến thành bại của tổ chức. Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng tổng hợp mọi thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình hoạt động của mình sau đó sẽ báo cáo lại cho lãnh đạo. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi lưu chuyển các văn bản dưới các quyết định của nhà lãnh đạo đến các bộ phận, phòng ban cấp dưới và giúp thủ trưởng thực hiện các mục tiêu đề ra. Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành của cơ quan, tổ chức. Các bộ phận khác thì làm việc theo chuyên môn nghiệp vụ còn văn phòng là trung tâm khâu nối các bộ phận đó với nhau thành một hệ thống. Trong quá trình hoạt động khi có vướng mắc, trục trặc thì văn phòng là nơi báo cáo tình hình cho lãnh đạo để kịp thời giải quyết. Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức. Chủ thể quản lý hay người quản lý có thể bao gồm một con người cụ thể, một nhóm người, hay một tập thể người lãnh đạo (hội đồng quản trị); còn đối tượng quản lý là nhóm đối tượng thuộc về kỹ thuật, tồn tại hữu sinh dưới sự chỉ huy của con người. Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng. Bởi lẽ mọi vấn đề về hậu cần chủ yếu là do văn phòng đảm nhiệm, văn phòng cung cấp tất cả các nhu cầu về vật chất cho các bộ phận, phòng ban trong cơ quan. 1.3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG 1.3.1. Chức năng của văn phòng Dựa trên quy mô và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan mà văn phòng được tổ chức lớn nhỏ khác nhau. Nhưng dù ở bất kỳ một cơ quan tổ chức nào văn phòng vẫn đảm bảo 3 chức năng là tham mưu, tổng hợp và hậu cần. * Chức năng tham mưu Tham mưu là hoạt động nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của nhà lãnh đạo và nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào, các nhà quản lý trước khi đưa ra quyết định đều dựa trên rất nhiều yếu tố. Bên cạnh yếu tố chủ quan của nhà quản lý, muốn ra được những quyết định mang tính khoa học, tính thực tiễn nhà quản lý cần căn cứ vào nhiều yếu tố khách quan như ý kiến tham gia góp ý của người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến này được văn phòng tổng hợp, chọn lọc đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho nhà quản lý những thông tin, phương án, sự phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động tham mưu trợ giúp của văn phòng rất cần thiết đối với các cấp quản lý. Hơn nữa những ý kiến đóng góp tham mưu của người trợ giúp còn mang tính chuyên sâu, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định phù hợp với yêu cầu thực tiễn. * Chức năng tổng hợp Văn phòng luôn luôn thu thập, quản lý, sử dụng thông tin ở cả đầu vào và đầu ra, thông tin trên mọi đối tượng lĩnh vực có liên quan đến quá trình hoạt động của cả cơ quan tổ chức. Tất cả những thông tin thu thập được văn phòng sẽ tổng hợp, phân tích và sử dụng theo yêu cầu của nhà quản lý. Quá trình này luôn phải tuân theo những quy tắc và trình tự nhất định mới có thể mang lại kết quả. Chức năng tổng hợp và chức năng tham mưu có mối quan hệ gắn bó với nhau vì chức năng tham mưu tạo cơ sở, có tác dụng thiết thực với chức năng tổng hợp; ngược lại muốn làm tốt chức năng tham mưu thì phải làm tốt chức năng tổng hợp. Cả hai chức năng này đều nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức; quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức. * Chức năng hậu cần Chức năng hậu cần là chức năng mang tính đặc thù trong văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính… Các điều kiện phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Trụ sở và phòng làm việc cần phải được sắp xếp một cách phù hợp với từng loại công việc, với từng cán bộ trong môi trường làm việc cụ thể. Nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động ở cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng và kỳ hạn sử dụng. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện nhưng hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Cho nên phương châm chung của hoạt động văn phòng là chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất. Có thể nói rằng văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. 1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu như sau: * Thứ nhất là: Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Nhưng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. * Thứ hai là: Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu thông qua chiến lược phát triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 10-20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng năm, tháng, quý, tuần cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn. * Thứ ba là: Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng. Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ), văn phòng phân loại theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu thập, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu thập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học đáp ứng được yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của đơn vị. * Thứ tư là: Trợ giúp về văn bản Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức. Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin, đó chính là văn phòng. * Thứ năm là: Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kĩ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với