Khóa luận Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến

LỜI MỞ ĐẦU Trong bất kì một doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, của Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơ quan, các ngành, các cấp; ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệu cần thiết…Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư – lưu trữ để quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả. Do đó công tác văn thư – lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm của cơ quan. Công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư - lưu trữ là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH Phúc Tiến em nhận thấy công tác văn thư - lưu trữ của công ty còn nhiều bất cập. Do vậy bằng những kiến thức học được từ nhà trường và tình hình thực tế công tác văn thư - lưu trữ tại công ty em đã quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến”. Mục đính nghiên cứu đề tài: + Tìm hiểu chung về công tác văn thư – lưu trữ. + Phân tích đánh giá thực trạng của công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến để thấy được điểm mạnh, điểm yếu trên cơ sở đó đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. - Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là cơ sở lí luận về công tác văn thư – lưu trữ, thực tiễn hoạt động văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. Cụ thể là: + Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty. + Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty, đặc biệt là của phòng Hành chính - Quản trị. + Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. + Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ. Từ đó chỉ ra điểm mạnh, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. + Đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. - Phương pháp nghiên cứu: Khoá luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: + Phương pháp duy vật biện chứng. + Phương pháp điều tra khảo sát. + Phương pháp đối thoại phỏng vấn. + Phương pháp thống kê. + Phương pháp so sánh. + Phương pháp phân tích. + Phương pháp tổng hợp. Bài khoá luận gồm 3 chương: Chương 1: Một số lí luận chung về công tác văn thư – lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty TNHH Phúc Tiến. CHƯƠNG 1 MỘT SỐ LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 1.CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1.Khái niệm công tác văn thư Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác văn thư. Nhưng có hai khuynh hướng đáng chú ý là: + Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lí văn bản giấy tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lí quy trình chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức. + Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan tổ chức, tổ chức và quản lí văn bản trong các cơ quan đó. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn chính xác hơn. *Tóm lại: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lí, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một phần của quá trình xử lí thông tin. 1.2.Vị trí của công tác văn thư Công tác văn thư được xác định là hoạt động của bộ máy quản lí nói chung. Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lí Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lí Nhà nước. 1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo việc thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng và quản lí Nhà nước. Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị đạt hiệu quả. Quan niệm đúng về công tác văn thư là một điều kiện đảm bảo cho công tác này phát triển. Nếu quan niệm không đúng sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản lí đối với công tác văn thư cũng không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lí trong cơ quan tổ chức. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, đúng chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Đây là nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ quốc gia và lưu trữ cơ quan. 1.4.Yêu cầu của công tác văn thư Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ. Do đó quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: + Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lí và giải quyết văn bản kịp thời góp phần hoàn thành tốt công việc của cơ quan. + Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đều phải được thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng. + Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, nhân bản, gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật. + Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lí Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với điều kiện cụ thể của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng tiến bộ của khoa học kĩ thuật, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư. 1.5.Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu sau: - Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản. + Soạn thảo văn bản + Trình duyệt và kí văn bản + Ban hành văn bản - Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản, nội dung công việc này bao gồm: + Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến. + Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đi. + Tổ chức quản lí văn bản mật. + Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ. -Thứ ba: Tổ chức sử dụng con dấu. 1.5.1.Xây dựng và ban hành văn bản Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quản lí Nhà nước là toàn bộ các công việc diễn ra từ khi bắt đầu đến khi hoàn chỉnh một văn bản, trong đó các công việc được diễn ra theo một trình tự nhất định. Nội dung quy trình bao gồm các phần sau: - Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, yêu cầu của cơ quan, tổ chức để soạn thảo văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể hay điều chỉnh một mối quan hệ xã hội nào đó. - Trình duyệt và kí văn bản + Sau khi văn bản được soạn thảo thì người soạn thảo văn bản phải trình văn bản lên Chánh văn phòng để kiểm tra lại việc đánh máy, xem xét lại thể thức, thủ tục văn bản, kí nháy văn bản trước khi trình thủ trưởng duyệt văn bản. + Thủ trưởng cơ quan xem xét duyệt, kí theo thẩm quyền và chịu trách nhiệm pháp lí về văn bản kí. - Ban hành văn bản: Đây là bước không thể thiếu trong quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Sau khi văn bản được kí thì chuyển sang bộ phận văn thư hoàn tất các thủ tục để ban hành văn bản. 1.5.2.Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản 1.5.2.1.Quy trình xử lí văn bản đến Văn bản đến là những giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo…do cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến. Tất cả những văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng kí vào sổ quản lí thống nhất ở bộ phận văn thư. Văn bản đến cơ quan phải được xử lí nhanh chóng, chính xác và bí mật. Văn bản đến phải trình thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi chuyển đến các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết giải quyết. * Trình tự giải quyết văn bản đến như sau: Bước 1: Kiểm tra sơ bộ Khi văn bản đến cơ quan thì cán bộ văn thư nhận và kiểm tra sơ bộ bì văn bản nhằm mục đích xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình hay không? Số lượng bì văn bản có đủ không? Kiểm tra bì văn bản còn nguyên vẹn không? Có dấu hiệu bị bóc rách, bị mất văn bản bên trong hay không? Nếu có phải lập biên bản gửi cho người có trách nhiệm. Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan, cán bộ văn thư phải phân loại văn bản nhận thành 2 loại: - Loại văn bản phải đăng kí vào sổ bao gồm 2 loại: + Loại được phép bóc bì văn bản: Bao gồm những văn bản gửi đến mà phần nơi nhận đề tên cơ quan. + Loại không được phép bóc bì văn bản: Bao gồm những văn bản gửi đích danh tên thủ trưởng, những văn bản gửi cấp dưới, những văn bản gửi các tổ chức trong cơ quan như: Văn bản gửi cho tổ chức Đảng, văn băn gửi cho công đoàn, văn bản gửi cho đoàn thanh niên… - Loại văn bản không phải đăng kí vào sổ: Là tất cả thư riêng, sách báo, tạp chí … Bước 2: Bóc bì văn bản Bóc bì văn bản đến được tiến hành theo các nguyên tắc sau: - Những văn bản có đóng dấu “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” khi nhận cần được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian. Trường hợp đã quá thời gian yêu cầu trong văn bản thì cán bộ văn thư cần ghi rõ thời gian nhận được văn bản đó trên bì thư và vào sổ văn bản đến. - Khi rút văn bản ra khỏi phong bì yêu cầu động tác phải nhẹ nhàng, khéo léo tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, hay làm mất dấu bưu điện…Soát lại phong bì xem có bỏ sót văn bản hay không? - Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản với các thành phần tương ứng ghi trên văn bản. Trường hợp văn bản có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ văn bản cán bộ văn thư phải kí xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản. - Nếu văn bản gửi nhầm địa chỉ thì phải gửi lại cho cơ quan gửi văn bản đó. - Đối với văn bản mà ngày, tháng ghi trên văn bản quá xa so với ngày đến thì phải giữ lại phong bì. - Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ mật: + Nếu cán bộ văn thư được thủ trưởng cơ quan phân công trực tiếp bóc bì văn bản mật thì bóc văn bản đó như những văn bản bình thường khác. + Nếu thủ trưởng cơ quan không phân công cán bộ văn thư bóc bì văn bản mật thì không được phép bóc bì mà phải chuyển cho người có trách nhiệm bóc bì, khi vào sổ văn bản đó thì cán bộ văn thư sẽ bỏ trống phần trích yếu nội dung văn bản. Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến - Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến để xác nhận văn bản đó đã qua bộ phận văn thư và ghi nhận ngày tháng đến cơ quan. - Dấu đến được đóng vào khoảng trên góc trái ( phần lề văn bản ), dưới phần số và kí hiệu. - Đối với công văn dấu đến được đóng bên dưới phần trích yếu nội dung văn bản. - Nếu là văn bản mật thì đóng dấu vào bì thư. - Mẫu dấu đến như sau: 5 cm Tên cơ quan nhận văn bản   ĐẾN  - Số đến …………… - Ngày đến ………… - Chuyển …………… - Lưu hồ sơ số ………   3 cm - Số đến: Là số thứ tự đăng kí của các văn bản đến cơ quan trong một năm ( tính từ ngày 01 tháng 01đến ngày 31 tháng12 hàng năm ) - Ngày đến: Là ngày cơ quan nhận văn bản và đăng kí vào sổ văn bản đến. - Chuyển: Thủ trưởng hoặc người được giao phụ trách công tác văn thư của cơ quan ghi ý kiến phân phối lên văn bản đến đơn vị hoặc các nhân có trách nhiệm giải quyết. Bước 4: Trình văn bản - Mọi văn bản nhận được cán bộ văn thư đều phải trình lên thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính để xem xét và cho ý kiến phân phối. Những văn bản đến phải trình ngay trong ngày tốt nhất là trong từng buổi. Khi trình văn bản phải chú ý văn bản khẩn phải trình ngay sau khi nhận văn bản. Khi trình văn bản thì những văn bản quan trọng phải đặt lên trên. - Sau khi có ý kiến phân phối, cán bộ văn thư nhận lại văn bản để vào sổ văn bản đến, cán bộ văn thư phải nắm được nội dung văn bản, nội dung ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo ( nếu có ) và chuyển đến các đơn vị, phòng, ban có trách nhiệm giải quyết. Bước 5: Vào sổ văn bản đến Vào sổ đăng kí văn bản đến đây là một khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số lượng văn bản đến cơ quan hàng ngày, nắm được nội dung văn bản và biết được đối tượng giải quyết văn bản. Từ đó dễ dàng kiểm tra văn bản do ai giải quyết và mức độ giải quyết đến đâu? Khi vào sổ đăng kí văn bản đến tránh đánh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thống kê và tra tìm tài liệu. Có nhiều hình thức để đăng kí văn bản đến. Ví dụ: Đăng kí văn bản đến bằng sổ, có thể dùng thẻ đăng kí, có thể đăng kí trên máy vi tính… Văn bản đến ngày nào thì cần vào sổ và chuyển giao ngay trong ngày đó. Tuỳ theo số lượng văn bản cơ quan nhận được trong một năm nhiều hay ít để lập các sổ. + Đối những cơ quan có số lượng văn bản đến nhiều thì lập các sổ sau: 01 sổ đăng kí văn bản quy phạm pháp luật 01 sổ đăng kí văn bản mật 01 sổ đăng kí văn bản thường của các cơ quan gửi đến 01 sổ đăng kí đơn thư. + Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít thì lập các sổ sau: 01 sổ đăng kí văn bản mật 01 sổ đăng kí chung cho tất cả các văn bản gửi đến cơ quan. * Dưới đây là mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đến: TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên cơ quan (đơn vị ) Năm … SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN Từ số……. ..đến số …………. Từ ngày .…..đến ngày ………. Quyển số ………..   +) Nội dung đăng kí trong sổ văn bản đến: gồm 10 cột Ngày đến  Số đến  Cơ quan gửi văn bản  Số, kí hiệu văn bản  Ngày, tháng văn bản  Trích yếu nội dung văn bản  Lưu hồ sơ  Nơi nhận  Kí nhận  Ghi chú   1  2  3  4  5  6  7  8  9  10   Đối với văn bản mật đến thì mẫu sổ đăng kí giống như sổ đăng kí văn bản thường nhưng có thêm cột “Mức độ mật” sau cột số 6. Bước 6: Chuyển giao văn bản - Sau khi có ý kiến phân phối lãnh đạo thì văn bản phải được cán bộ văn thư phải chuyển ngay đến đơn vị, phòng ban hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết. - Cán bộ văn thư phải chuyển giao văn bản trực tiếp đến người có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối không nhờ đơn vị hoặc cá nhân khác chuyển hộ hoặc nhận hộ văn bản. Không để người không có trách nhiệm xem văn bản, tài liệu của cá nhân hay đơn vị khác trong cơ quan. - Văn bản đến ngày nào phải được chuyển giao ngay trong ngày đó. - Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách nhiệm, chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính. - Trước khi chuyển giao văn bản đến người có trách nhiệm giải quyết, cán bộ văn thư phải đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan. * Mẫu sổ chuyển giao văn bản: Ngày chuyển  Số đến  Đơn vị hoặc cá nhân nhận  Kí nhận  Ghi chú   1  2  3  4  5   Đối với văn bản “Mật” thì mẫu sổ chuyển giao văn bản giống như sổ chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột mức độ mật vào sau cột 3. Bước 7: Tổ chức giải quyết văn bản đến và theo dõi giải quyết văn bản đến trong cơ quan a) Tổ chức giải quyết văn bản đến - Đối với văn bản thường: Nội dung nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của đơn vị, cá nhân nào thì do đơn vị, cá nhân đó trực tiếp giải quyết + Tất cả những văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh chóng đặc biệt đối những văn bản khẩn, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết khi nhận được văn bản đó. + Đối với những văn bản gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến lãnh đạo ghi ở lề thì không được đóng dấu ở lề văn bản và soạn thảo văn bản để trả lời dựa trên ý kiến của lãnh đạo. + Những văn bản có ý kiến lãnh đạo phải lưu lại trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành chuyên môn. + Chỉ lãnh đạo mới có quyền ghi ý kiến trên lề văn bản, còn ý kiến đề xuất của cán bộ điều hành thì ghi ra tờ khác. + Các đơn vị trong cơ quan không được tự ý ghi ý kiến riêng lên văn bản, không được gạch chân những dòng trong văn bản đến. Những văn bản đề cập tới những vấn đề quan trọng như chương trình kế hoạch thì phải do thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan giải quyết. + Khi trình lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết một vấn đề gì đó thì cán bộ thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhất nhận được. + Đối với văn bản mật: +) Chỉ phổ biến những nội dung mật trong văn bản với những người có trách nhiệm. +) Không được mang văn bản mật, tài liệu mật về nhà riêng hoặc đi công tác nếu văn bản đó có liên quan đến chuyến công tác. Khi cần phải đem văn bản mật về nhà hoặc đi công tác thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan và khi đi công tác không được nhờ người khác giữ hộ và không được để những nơi không an toàn. +) Không sao chụp, ghi chép những bí mật trong văn bản. +) Không trao đổi những điều bí mật của văn bản trong điều kiện không an toàn. b) Theo dõi kiểm tra việc giải quyết văn bản đến - Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với quy định, chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước. - Người phụ trách công tác văn thư có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản. - Theo dõi văn bản là việc xem xét văn bản đã được giải quyết chưa? Giải quyết có đúng thời gian hay không? Đúng tinh thần chỉ đạo hay không? Đó là công việc của cán bộ văn thư. 1.5.2.2. Quy trình xử lí văn bản đi Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lí văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng kí và làm thủ tục gửi đi ở bộ phận văn thư của cơ quan. Bước1: Đăng kí văn bản đi - Đăng kí văn bản đi là quá trình ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn bản…vào những phương tiện đăng kí như sổ đăng kí văn bản đi, thẻ, máy vi tính… nhằm quản lí chặt chẽ văn bản đi. - Trước khi đăng kí văn bản vào sổ văn bản đi thì nhân viên văn thư phải kiểm tra thể thức văn bản, đây là vấn đề hết sức quan trọng không thể thiếu hoặc có sai sót. Tất cả những văn bản viết sai thể thức đều không được chấp nhận. - Ghi số lên văn bản: Số của văn bản là số đăng kí thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Tất cả những văn bản gửi đi đều đăng kí tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị, tổ chức soạn thảo ra văn bản. - Ghi ngày tháng lên văn bản: Ngày, tháng ghi trong văn bản là ngày, tháng văn bản được đăng kí vào sổ văn bản đi. Ngày, tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong sổ văn bản đi phải giống nhau, phải rõ ràng và chính