Khóa luận Thực trạng công tác KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex

Lời Cảm Ơn Trong quá trình thực tập và thực hiện khóa luận tốt nghiệp này, em đã nhận được rất nhiều nguồn động viên và giúp đỡ to lớn từ nhà trường, thầy cô, bạn bè, các cô chú, anh chị làm việc tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex. Trước hết, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Ban giám hiệu nhà trường, khoa Kế toán – Tài chính, cùng toàn thể thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế đã truyền thụ cho em những kiến thức chuyên môn hết sức quý giá và thiết thực. Em cũng xin chân thành cảm ơn Giám đốc, các anh chị Phòng Tài chính – Kế toán và các Phòng ban khác ở Nhà máy Tinh bột sắn Intimex đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập, tạo mọi điều kiện để em có thể thu thập thông tin, số liệu, nắm bắt tình hình thực tế tại đơn vị. Đặc biệt, em xin trân trọng bày tỏ lòng biết ơn đến Th.s Lê Ngọc Mỹ Hằng đã tận tình, dành nhiều thời gian và công sức hướng dẫn em trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp. Và cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến gia đình, bạn bè, những người luôn bên cạnh chia sẻ, động viên, giúp đỡ để em có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình. Tuy nhiên, do những hạn chế về thời gian nghiên cứu cũng như kiến thức, kinh nghiệm, khóa luận của em không tránh khỏi những điểm thiếu sót. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Kính mong quý thầy cô giáo và những người quan tâm đóng góp ý kiến để đề tài này ngày càng hoàn thiện hơn. Huế, ngày 5 tháng 5 năm 2012 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Lệ Thủy TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy MỤC LỤC TRANG BÌA LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ TÓM TẮT ĐỀ TÀI PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ.................................................................................................1 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu ...........................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................3 3. Đối tượng nghiên cứu ..............................................................................................3 4. Phạm vi nghiên cứu .................................................................................................3 5. Phương pháp nghiên cứu .........................................................................................3 6. Tính mới của đề tài ..................................................................................................4 PHẦN II. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ..............................................6 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI DOANH NGHIỆP ..................................................6 1.1. Hệ thống kiểm soát nội bộ ....................................................................................6 1.1.1. Khái quát chung về hệ thống KSNB...............................................................6 1.1.1.1. Khái niệm về hệ thống KSNB .................................................................6 1.1.1.2. Phân loại ..................................................................................................7 1.1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống KSNB..........................................8 1.1.1.4. Sự cần thiết và lợi ích của việc xây dựng hệ thống KSNB .....................8 1.1.1.5. Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB .......................................9 1.1.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB ............................................................9 1.1.2.1. Môi trường kiểm soát ..............................................................................9 1.1.2.2. Hệ thống kế toán....................................................................................11 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy 1.1.2.3. Thủ tục kiểm soát ..................................................................................11 1.2. Chu trình hàng tồn kho và mối quan hệ với các chu trình kế toán khác ............12 1.2.1. Khái quát chung về chu trình HTK...............................................................12 1.2.1.1. Khái niệm ..............................................................................................12 1.2.1.2. Chức năng của chu trình........................................................................12 1.2.1.3. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình ...............................14 1.2.2. Mối quan hệ giữa chu trình HTK với các chu trình kế toán khác ................15 1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình hàng tồn kho tại doanh nghiệp............16 1.3.1. HTTT kế toán trong chu trình HTK..............................................................17 1.3.1.1. Hệ thống chứng từ kế toán ....................................................................17 1.3.1.2. Hệ thống tài khoản kế toán ....................................................................18 1.3.1.3. Hệ thống sổ, báo cáo kế toán.................................................................18 1.3.2. Thủ tục kiểm soát trong chu trình HTK........................................................18 1.3.2.1. Kiểm soát chức năng .............................................................................18 1.3.2.2. Kiểm soát ứng dụng ..............................................................................21 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO VÀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN INTIMEX .....................................................................................................................24 2.1. Giới thiệu về Nhà máy tinh bột sắn Intimex.......................................................24 2.1.1. Quá trình hình thành, phát triển ....................................................................24 2.1.2. Tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Nhà máy tinh bột sắn Intimex ................................................................................................25 2.1.2.1. Tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh của Nhà máy tinh bột sắn Intimex................................................................................................................25 2.1.2.2. Tổ chức quản lý của Nhà máy tinh bột sắn Intimex ..............................27 2.2. Đặc điểm công tác kế toán tại Nhà máy tinh bột sắn Intimex ............................29 2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà máy............................................29 2.2.2. Chính sách chính sách kế toán áp dụng tại Nhà máy ...................................31 2.2.3. Hình thức sổ kế toán tại Nhà máy.................................................................35 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy 2.2. Thực trạng chu trình hàng tồn kho và công tác kiểm soát chu trình hàng tồn kho tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex .............................................................................36 2.2.1. Thực trạng môi trường kiểm soát tại Nhà máy tinh bột sắn Intimex............36 2.2.1.1. Đặc thù về quản lý .................................................................................36 2.2.1.2. Cơ cấu tổ chức .......................................................................................37 2.2.1.3. Chính sách nhân sự................................................................................38 2.2.1.4. Công tác kế hoạch .................................................................................38 2.2.1.5. Bộ phận KTNB......................................................................................38 2.2.2.6. Ủy ban kiểm soát ...................................................................................39 2.2.2.7. Môi trường bên ngoài ............................................................................39 2.2.2. Thực trạng chu trình HTK và công tác kiểm soát chu trình tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex ...............................................................................................40 2.2.2.1. Một vài đặc điểm về HTK tại Nhà máy và bộ mã được sử dụng liên quan ....................................................................................................................40 2.2.2.2. Thực trạng HTTT phục vụ cho quá trình KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex...................................................................................44 2.2.2.3. Thực trạng các thủ tục kiểm soát trong chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex ...................................................................................................46 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI NHÀ MÁY TINH BỘT SẮN INTIMEX ............................................................................................................64 3.1. Đánh giá thực trạng chu trình hàng tồn kho và hệ thống kiếm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho hiện nay tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex ................................64 3.1.1. Những ưu điểm .............................................................................................64 3.1.1.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................64 3.1.1.2. Hệ thống kế toán....................................................................................65 3.1.1.3. Thủ tục kiểm soát ..................................................................................66 3.1.2. Những hạn chế ..............................................................................................67 3.1.2.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................67 3.1.2.2. Hệ thống kế toán....................................................................................67 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy 3.1.2.3. Thủ tục kiểm soát ..................................................................................68 3.2. Một số giải giải pháp nhằm tăng cường hệ thống kiếm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex .......................................................69 3.2.1. Lợi ích của việc tăng cường hệ thống KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex ...............................................................................................69 3.2.2. Một số đề xuất nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex .......................................................................................69 3.2.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát ..........................................................69 3.2.2.2. Hoàn thiện HTTT phục vụ KSNB chu trình HTK ................................71 3.2.2.3. Hoàn thiện một số thủ tục kiểm soát .....................................................72 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ..................................................................74 1. Kết luận ..................................................................................................................74 2. Hướng nghiên cứu tiếp theo ..................................................................................74 3. Kiến nghị................................................................................................................75 3.1. Đối với Nhà nước ...............................................................................................75 3.2. Đối với Nhà trường.............................................................................................76 3.3. Đối với Nhà máy.................................................................................................76 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HTK Hàng tồn kho KSNB Kiểm soát nội bộ TBS Tinh bột sắn CCDC Công cụ dụng cụ NVL Nguyên vật liệu BGĐ Ban Giám đốc ĐĐH Đơn đặt hàng PYC Phiếu yêu cầu PXK Phiếu xuất kho PNK Phiếu nhập kho KTNB Kiểm toán nội bộ HTTT Hệ thống thông tin NCC Nhà cung cấp CBCNV Cán bộ công nhân viên TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1. Một số chỉ tiêu tài chính của Nhà máy trong 3 năm gần đây .......................26 Bảng 3.1. Chỉ số ROI của Nhà máy trong 3 năm gần đây ............................................64 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1. Mối quan hệ giữa chu trình HTK với các chu trình khác ............................16 Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy Tinh bột sắn Intimex ..........................27 Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy Tinh bột Sắn Intimex.............29 Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính..................31 Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ ..................36 Sơ đồ 2.5. Quy trình luân chuyển chứng từ mua NVL .................................................49 Sơ đồ 2.6. Quy trình luân chuyển chứng từ mua CCDC ...............................................50 Sơ đồ 2.7. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL..........................................52 Sơ đồ 2.8. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho CCDC .......................................53 Sơ đồ 2.9. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL ..........................................55 Sơ đồ 2.10. Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho thành phẩm .............................57 Sơ đồ 2.11. Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho thành phẩm đi tiêu thụ.............59 Sơ đồ 2.12. Quy trình luân chuyển chứng từ kiểm kê HTK..........................................61 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy TÓM TẮT ĐỀ TÀI Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Trong đó, hàng tồn kho luôn là trung tâm của sự chú ý trong doanh nghiệp. Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn, số lượng nghiệp vụ nhập xuất lớn, hàng tồn kho lại được cất trữ ở nhiều nơi và việc xác định tình trạng của hàng tồn kho là một công việc hết sức khó khăn nên dễ phát sinh ra các gian lận và sai sót. Chính vì vậy, bài báo cáo này hướng đến việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả. Đề tài gồm có ba phần chính: Phần I – Đặt vấn đề Phần II – Nội dung và kết quả nghiên cứu gồm có ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình HTK Chương 2: Thực trạng công tác KSNB chu trình HTK tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex Chương 3:Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Nhà máy Phần III – Kết luận và kiến nghị Việc hoàn thành đề tài này là kết quả của quá trình tìm tòi và học hỏi thực tế tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex. Tuy nhiên do thời gian và trình độ kiến thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên đề tài sẽ không thể tránh được những thiếu sót. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô, bạn đọc để đề tài được hoàn thiện hơn.TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy 1 PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu Đất nước ta đã thực sự hội nhập, nền kinh tế mở cửa trong cả lĩnh vực Xuất khẩu và Nhập khẩu, tất cả các doanh nghiệp đều quan hệ Thương mại rộng mở hơn và có nhiều cơ hội để phát triển, giới thiệu, quảng bá và đưa sản phẩm của mình ra thị trường thế giới nhằm khẳng định thương hiệu, chất lượng sản phẩm, thâm nhập và từng bước chiếm lĩnh thị trường. Hơn thế nữa, khi Việt Nam đã là thành viên của Tổ chức thương mại thế giới (WTO), các doanh nghiệp của chúng ta sẽ có nhiều điều kiện thuận lợi trong kinh doanh xuất nhập khẩu, không chỉ với một mặt hàng mà là tất cả các mặt hàng của tất cả các lĩnh vực kinh doanh so với trước đây. Tuy nhiên, sự cạnh tranh sẽ gay gắt hơn, khốc liệt hơn vì nó không chỉ diễn ra ở trong nước mà còn phải cạnh tranh với các nước bạn trên thế giới đã gia nhập vào WTO. Do vậy, để có thể đứng vững trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt hiện nay, các doanh nghiệp không những phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi các doanh nghiệp còn phải hoàn thiện, tăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý để hạn chế những sai sót, gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngày nay, KSNB đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý. Do đó, khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự, các nhà quản lý luôn lồng vào đó sự kiểm soát của mình về các phương diện thông qua các thủ tục quy định về hoạt động. KSNB chính là công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng kiểm soát trong mọi quy trình quản lý của đơn vị. Hệ thống KSNB cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài của một tổ chức. Vì vậy, để người sử dụng tin cậy vào tính chính xác và trung thực của thông tin đòi hỏi tổ chức phải duy trì một hệ thống KSNB hữu hiệu. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thị Lệ Thủy 2 Trong doanh nghiệp sản xuất, HTK luôn là trung tâm của sự chú ý. HTK thường có tỷ lệ lớn trong tổng tài sản lưu động, là chu trình chủ yếu trên báo cáo tài chính nên rất dễ xảy ra những sai sót hoặc gian lận lớn, gây ảnh hưởng trọng yếu về chi phí và kết quả kinh doanh. Chu trình vận động của HTK bắt đầu từ NVL, CCDC sang sản phẩm dở dang rồi đến thành phẩm, hàng hoá. Sự vận động của HTK ảnh hưởng tới nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính như chi phí NVL, chi phí sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí sản phẩm dở dang, dự phòng giảm giá HTK là những chỉ tiêu thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chu trình HTK có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp với các chu trình khác, vì vậy trong công tác KSNB phải có sự xem xét mối liên hệ giữa các chu trình này, do có thể xảy ra những sai sót mang tính chất dây chuyền giữa các giai đoạn trong quá trình sản xuất. Chính những lý do đó mà việc KSNB đối với chu trình HTK trong doanh nghiệp càng trở nên vô cùng quan trọng và cấp thiết. Nhà máy Tinh bột sắn Intimex trực thuộc Công ty cổ phần Intimex Việt Nam là một doanh nghiệp đã hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định kể từ năm 2004 với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất sản phẩm như Tinh bột sắn, phân bón hữu cơ sinh học và các chế phẩm phụ thu hồi được từ tinh bột sắn. Trong đó, lĩnh vực chế biến Tinh bột sắn là lĩnh vực đem lại nhiều lợi ích cho nông dân và sản phẩm được thị trường thế giới chấp nhận và có khả năng ổn định lâu dài. Với đặc thù là một doanh nghiệp sản suất do đó HTK cũng chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp và chu trình HTK cũng là chu trình chủ yếu rất dễ xảy ra những sai sót, rủi ro cho doanh nghiệp. Ý thức được tầm quan trọng của công tác KSNB và đặc biệt là đối với chu trình HTK, qua thời gian thực tập tại Nhà máy, em đã chọn đề tài “Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Nhà máy Tinh bột sắn Intimex” để hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Đề tài hướng đến v