Khóa luận Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - Thu tiền tại Chi nhánh Công ty Cổ phần 1 - 5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1 - 5

ĐẠI ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN ---------- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN 1-5 - NHÀ MÁY GẠCH TUYNEN 1-5 Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn: HOÀNG THỤC UYÊN ThS. NGUYỄN NGỌC THỦY Lớp: K46B Kế toán - Kiểm toán Khóa học: 2012 - 2016 HUẾ, THÁNG 05 NĂM 2016 Lời Cảm Ơn Sau quá trình thực tập tại Chí nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5 tôi đã hoàn thành đề tài: “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5”. Để hoàn thành tốt đề tài này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của quý thầy cô trong trường cùng các cô chú, anh chị tại Chí nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5. Cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn đến: Quý thầy cô trong Trường Đại học Kinh tế Huế cũng như khoa Kế toán – Kiểm toán đã tận tình giảng dạy cho tôi trong suốt thời gian học ở trường. Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến cô giáo ThS. Nguyễn Ngọc Thủy, người đã tận tình hướng dẫn, định hướng và chỉ bảo cho tôi những vấn đề cụ thể, thiết thực nhất để hoàn thành đề tài này. Cho phép tôi bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến các cô chú, anh chị tại Chí nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5 đã nhiệt tình hướng dẫn, quan tâm giúp đỡ và góp ý để tôi có thể hoàn thành đề tài. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể bạn bè và gia đình đã luôn quan tâm, động viên, khích lệ, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập cũng như trong thời gian thực tập để tôi hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình. Do còn hạn chế về lý luận và kinh nghiệm nên đề tài không tránh khỏi những sai sót. Tôi rất mong nhận đưuợc những ý kiến đóng góp của các thầy cô cũng như quý bạn đọc để đề tài được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn. Huế, tháng 5 năm 2016 Sinh viên Hoàng Thục Uyên DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BCTC Báo cáo tài chính KSNB Kiểm soát nội bộ CTCP Công ty cổ phần DN Doanh nghiệp NM Nhà máy KH Khách hàng NVBH Nhân viên bán hàng KTBH Kế toán bán hàng KTV Kiểm toán viên PXK Phiếu xuất kho SXKD Sản xuất kinh doanh TS Tài sản DANH MỤC BẢNG, BIỂU Bảng Bảng 2.1. Tình hình biến động tài sản và nguồn vốn của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 giai đoạn 2013 - 2015 ........................................................................................................... 33 Bảng 2.2. Tình hình biến động kết quả kinh doanh của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 giai đoạn 2013 - 2015 ........................................................................................................... 35 Bảng 2.3. Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý trong chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5 ........................................................ 47 Bảng 2.4. Bảng về đánh giá rủi ro có thể xảy ra trong quá trình bán hàng - thu tiền tại NM Gạch Tuynen 1-5 .................................................................................................... 52 Biểu Biểu 2.1. Đơn đặt hàng của Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên .............. 41 Biểu 2.2. Giao diện nhập liệu đối với HHDV bán ra .................................................... 42 Biểu 2.3. Hóa đơn GTGT của Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên .......... 43 Biểu 2.4. PXK của Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên ............................ 44 Biểu 2.5. Giao diện nhập liệu đối với Phiếu thu của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 ........ 45 Biểu 2.6. Phiếu thu của Công ty TNHH TMDV Tổng hợp Kim Nguyên ..................... 46 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 ............................... 28 Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của NM ........................................................ 29 Sơ đồ 2.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy kinh doanh của Nhà máy .......................................... 30 Sơ đồ 2.4. Lưu đồ hoạt động kiểm soát giai đoạn Nhận và xử lý đơn đặt hàng ........... 56 Sơ đồ 2.5. Lưu đồ hoạt động kiểm soát giai đoạn Lập hóa đơn cho KH ...................... 57 Sơ đồ 2.6. Lưu đồ hoạt động kiểm soát giai đoạn Xuất kho và giao hàng cho khách .. 58 Sơ đồ 2.7. Lưu đồ hoạt động kiểm soát giai đoạn Quá trình thanh toán ....................... 60 MỤC LỤC Trang PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài ...................................................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................................. 2 3. Phạm vi nghiên cứu .................................................................................................. 2 4. Đối tượng nghiên cứu............................................................................................... 2 5. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................................... 2 6. Kết cấu đề tài ............................................................................................................ 3 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .............................................. 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP ............................. 4 1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp ................................ 4 1.1.1. Định nghĩa....................................................................................................... 4 1.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp ......................... 5 1.1.3. Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp .......................... 5 1.1.4. Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp ................. 6 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................... 6 1.1.4.2. Đánh giá rủi ro .......................................................................................... 8 1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát ............................................................................... 10 1.1.4.4. Thông tin và truyền thông ...................................................................... 11 1.1.4.5. Giám sát .................................................................................................. 12 1.2. Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của DN .................................... 12 1.2.1. Môi trường kiểm soát ................................................................................... 12 1.2.2. Đánh giá rủi ro .............................................................................................. 13 1.2.3. Hoạt động kiểm soát ..................................................................................... 14 1.2.4. Hệ thống thông tin và truyền thông .............................................................. 15 1.2.5. Hệ thống giám sát ......................................................................................... 15 1.3. Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền .......................................................... 16 1.3.1. Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong chu trình bán hàng và thu tiền ..... 17 1.3.1.1. Các chức năng cơ bản trong chu trình bán hàng và thu tiền .................. 17 1.3.1.2. Các mục tiêu trong chu trình bán hàng và thu tiền ................................ 19 1.3.2. Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền ............................ 20 1.4. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp ................... 21 TÓM TẮT CHƯƠNG I .............................................................................................. 24 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN 1-5 – NHÀ MÁY GẠCH TUYNEN 1-5 ........................................................................................ 25 2.1. Giới thiệu khái quát Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 25 2.1.1. Tổng quan về Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 .................................................... 25 2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 ....................... 25 2.1.3. Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 ............. 26 2.1.4. Chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 ............................. 27 2.1.5. Tổ chức bộ máy quản lý Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 ................................... 27 2.1.5.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 .......................... 27 2.1.5.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý tại NM Gạch Tuynen 1-5 ... 28 2.1.6. Tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 ............................ 29 2.1.6.1. Tổ chức bộ máy kế toán ......................................................................... 29 2.1.6.2. Các chính sách kế toán áp dụng tại NM ................................................. 30 2.1.7. Tổ chức công tác kinh doanh tại Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 ...................... 30 2.1.7.1. Tổ chức bộ máy kinh doanh ................................................................... 30 2.1.7.2. Các chính sách kinh doanh áp dụng tại Nhà máy .................................. 31 2.1.8. Nguồn lực kinh doanh .................................................................................. 32 2.1.8.1. Nguồn lao động ...................................................................................... 32 2.1.8.2. Tài sản và nguồn vốn ............................................................................. 33 2.1.8.3. Kết quả hoạt động kinh doanh ................................................................ 34 2.2. Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 ................................................................ 36 2.2.1. Mô tả các hoạt động của chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 ............................................................. 36 2.2.1.1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng ................................................................... 36 2.2.1.2. Lập hóa đơn cho KH .............................................................................. 39 2.2.1.3. Xuất kho và giao hàng cho khách .......................................................... 39 2.2.1.4. Quá trình thanh toán ............................................................................... 40 2.2.1.4. Ví dụ về chu trình bán hàng – thu tiền của Chi nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5 ........................................................................................................... 40 2.2.2. Yêu cầu về thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý trong chu trình bán hàng thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 .......... 47 2.2.3. Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 ............................................................. 48 2.2.3.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................. 48 2.2.3.2. Đánh giá rủi ro ........................................................................................ 51 2.2.3.3. Hoạt động kiểm soát ............................................................................... 55 2.2.3.4. Thông tin truyền thông ........................................................................... 61 2.2.3.5. Giám sát .................................................................................................. 62 TÓM TẮT CHƯƠNG II ............................................................................................. 64 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN 1-5 – NHÀ MÁY GẠCH TUYNEN 1-5 ................................................................................................................ 65 3.1. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 .................................................. 65 3.1.1. Kết quả đạt được ........................................................................................... 65 3.1.2. Hạn chế còn lại ............................................................................................. 67 3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5 ....... 69 TÓM TẮT CHƯƠNG III ........................................................................................... 73 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................................. 74 1. Kết luận .................................................................................................................. 74 2. Kiến nghị ................................................................................................................ 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................... 76 TÓM TẮT NGHIÊN CỨU Đề tài “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Chi nhánh Công ty cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5” đã thể hiện khái quát lại những lý thuyết cơ bản và tổng quan cũng như các chính sách, bộ luật hiện hành về hệ thống KSNB trong DN. Đề tài cũng đã khái quát tình hình tổng quan về bộ máy tổ chức và công tác kế toán, kinh doanh tại Chí nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5, ngoài ra còn nêu lên, đánh giá và so sánh quá trình hoạt động kinh doanh cũng như việc sử dụng TS và nguồn vốn cùng với nguồn lao động qua suốt 3 năm 2013 cho đến năm 2015. Quan trọng hơn là đề tài đã nêu lên được thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Chí nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5, cụ thể là đã làm rõ hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền tại NM cũng như KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại NM. Bên cạnh đó, đề tài cũng đã nêu lên được một số đánh giá về ưu nhược điểm của hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền tại Chí nhánh CTCP 1-5 – NM Gạch Tuynen 1-5 và từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống KSNB tại NM Gạch Tuynen 1-5. 1 PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài Hệ thống KSNB tại một DN có vai trò hết sức quan trọng. Nó là nền tảng để các hoạt động thông thường được diễn ra một cách hiệu quả và hiệu năng. Đây cũng chính là lý do vì sao các KTV quan tâm đến hệ thống KSNB đầu tiên khi tiến hành một cuộc kiểm toán tại mỗi đơn vị. Việc tìm hiểu hệ thống KSNB tại một DN sẽ giúp cho người nghiên cứu hiểu được cách thức làm việc đặc thù của từng bộ phận, phòng ban trong DN cũng như mối tương tác giữa các bộ phận phòng ban này với nhau. Từ đó, có cái nhìn tương đối tổng quan về hoạt động của một DN nói chung và của từng chu trình, phần hành nói riêng tại DN. Hiện tại, Chi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5 là một NM có quy mô nhỏ mới đi vào hoạt động cùng với những thay đổi lớn các vấn đề kinh tế, chính sách kinh tế xã hội, luật kinh doanh của nhà nước và tỉnh nhà, hoạt động SXKD của NM trong những năm qua gặp không ít khó khăn, nhờ sự nổ lực hết mình của Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ NM đã đưa ra những phương hướng kế hoạch, chiến lược kinh doanh đúng đắn giúp NM ký được nhiều hợp đồng kinh tế lớn, chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn đã tạo ra niềm tin, uy tín đối với KH và bạn hàng. Đồng thời NM còn giúp giải quyết việc làm cho hàng trăm lao động trực tiếp cũng như gián tiếp, có vị trí quan trọng trong nền kinh tế của Tỉnh Thừa Thiên Huế. Do đó, xây dựng một hệ thống KSNB tốt cũng là một việc làm hết sức có ý nghĩa cho sự phát triển ổn định của NM Gạch Tuynen 1-5 nói riêng và kinh tế tỉnh Thừa Thiên Huế nói chung. Nhận thức được ý nghĩa của vấn đề này, tôi quyết định chọn đề tài “Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Chi nhánh Công ty Cổ phần 1-5 – Nhà máy Gạch Tuynen 1-5” để nghiên cứu. Công việc này sẽ giúp công ty, đặc biệt là NM Gạch Tuynen 1-5 đánh giá lại công tác quản lý để nâng cao hiệu quả kinh doanh trong thời gian tới. Đồng thời nó cũng cung cấp cho tôi những kiến thức thực tế về hệ thống KSNB tại các DN. 2 2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu của đề tài nghiên cứu nhằm 3 mục tiêu khác nhau:  Thứ nhất, hệ thống hóa phần cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền trong DN.  Thứ hai, tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5  Thứ ba, thông qua nhận thức về lý luận và tổng kết thực tiễn đưa ra nhận xét, đánh giá. Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động KSNB đối với việc ngăn ngừa rủi ro trong chu trình bán hàng - thu tiền Chi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5. 3. Phạm vi nghiên cứu  Không gian: đề tài nghiên cứu trong phạm vi Chi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5.  Thời gian: đề tài nghiên cứu trên cơ sở các thông tin, số liệu trong 3 năm từ 2013 đến năm 2015. 4. Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Chi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5. 5. Phương pháp nghiên cứu  Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tìm hiểu, tổng hợp lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực trạng KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại NM  Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Quan sát, phỏng vấn trực tiếp những nhân viên, công nhân làm việc tại Phòng Kinh doanh và các phòng có liên quan để tìm hiểu công việc cụ thể của họ.  Phương pháp điều tra, phân tích số liệu: Thu thập những thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu. Từ đó tiến hành phân tích, so sánh, tổng hợp thông tin để đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại NM. 3  Phương pháp quan sát: Chứng kiến và ghi chép lại mọi yếu tố liên quan đến đối tượng nghiên cứu, phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận định và đánh giá.  Phương pháp thống kê phân tích kinh tế: Tổng hợp những thông tin, dữ liệu thu thập được để hoàn thành công việc nghiên cứu. Phương pháp này để chọn lọc và tập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài. Từ thông tin đã chọn lọc sẽ tiến hành phân tích để đưa ra được kết quả nghiên cứu. 6. Kết cấu đề tài Đề tài gồm có 3 phần:  Phần I: Đặt vấn đề  Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu  Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại DN  Chương 2: Thực trạng hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5.  Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền của Chi nhánh CTCP 1-5 - NM Gạch Tuynen 1-5.  Phần III: Kết luận và kiến nghị 4 PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1.1. Định nghĩa Theo IAS 400: “Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban Giám Đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản TS, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn