Khóa luận Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao hoạt động quản trị nhân sự tại công ty cổ phần y dược phẩm VIMEDIMEX

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Y - DƯỢC PHẨM VIMEDIMEX GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VIMEDIMEX 2.1.1 Lịch sử quá trình hình thành và phát triển CÔNG TY CỔ PHẦN Y - DƯỢC PHẨM VIMEDIMEX VIMEDIMEX Medi- Pharma Joint - Stock Company(VIMEDIMEX) Địa chỉ : 246 Cống Quỳnh, P. Phạm Ngũ Lão, Q.1, Tp.HCM Tạm dời về:602/45D Điện Biên Phủ,P. 22,Q. Bình Thạnh,Tp.HCM Điện thoại : 08-38990164 - 38990166 - 38990177   Fax : 08- 38990165 VIMEDIMEX Email : vimedimex@vietpharm.com.vn  Website :  www.vietpharm.com.vn Ngày 06/11/1984 theo quyết định số 1106/BYT-QĐ của Bộ trưởng Bộ Y tế, “Công ty Xuất nhập khẩu Y tế” được thành lập. Là Doanh nghiệp nhà nước và cũng là Công ty Xuất nhập khẩu đầu tiên của Bộ Y tế nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Ngày 22/04/1993 tên gọi chính thức của Công ty được đổi thành là “Công ty Xuất Nhập Khẩu Y Tế II TP HCM” gọi tắt là “VIMEDIMEX II (HCM)”. Ngày 26/12/2005 Công ty Xuất Nhập Khẩu Y Tế II đổi thành Công ty Cổ phần. Ngày 12/06/2006 công ty đổi tên chính thức là Công Ty Cổ Phần Y - Dược Phẩm VIMEDIMEX. 2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động kinh doanh - Xuất nhập khẩu (hoạt động tự doanh và dịch vụ uỷ thác) và phân phối: Các sản phẩm ngành Y Dược, nông sản, gia vị, thực phẩm, thủ công mỹ nghệ. - Kinh doanh kho dược phẩm GSP, kho ngoại quan, cao ốc văn phòng và các dịch vụ liên quan khác. Sản xuất và nuôi trồng  - Sản xuất chế biến dược liệu, đông nam dược, thực phẩm chức năng, thuốc, dầu gió. -  Nuôi trồng dược liệu và các cây công nghiệp khác. - Nghiên cứu và chuyển giao công nghệ về nuôi trồng, chế biến và sản xuất thuốc, các sản phẩm khác có nguồn gốc từ cây cỏ, động vật. Nghiên cứu khoa học - Nghiên cứu nuôi trồng, chế biến dược liệu, sản xuất những sản phẩm từ thiên nhiên, thực phẩm chức năng, nguyên liệu làm thuốc từ dược liệu và động vật. - Nghiên cứu và chuyển giao công nghệ trong trồng trọt gia công, sản xuất dược phẩm. Các lĩnh vực liên doanh khác - Xúc tiến thương mại, tổ chức Hội chợ triển lãm…. - Nghiên cứu khoa học, sản xuất các sản phẩm có nguồn gốc từ thiên nhiên. 2.1.3 Phương hướng hoạt động Trải qua hơn 25 năm thành lập và phát triển, là một công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực Dược phẩm. VIMEDIMEX đã và đang cố gắng đạt được mục đích của mình là trở thành nhà phân phối dược phẩm hàng đầu Việt Nam, tạo được uy tín đối với khách hàng và toàn thể cán bộ công nhân viên luôn thấu hiểu và thực hiện đúng theo chính sách chất lượng mà Tổng Giám đốc đã đề ra “Chất lượng sản phẩm là nhân cách của Doanh nghiệp”, đây cũng là điều kiện tiên quyết để Công ty có thể hội nhập và phát triển khi Việt Nam gia nhập thị trường chung WTO. 2.1.4 Cơ cấu tổ chức Xem sơ đồ tổ chức phần phụ lục Đứng đầu là Tổng Giám đốc: Nguyễn Tiến Hùng Phó Tổng Giám đốc thường trực: Bạch Quốc Chính Phó Tổng giám đốc: Lê Thanh Long Phó Tổng giám đốc: Nguyễn Quốc Bình Khối hỗ trợ nghiệp vụ - Phòng nhân sự - Phòng hành chính - Phòng tài chính & kế toán - Phòng kế hoạch & đầu tư - Phòng quản lý chất lượng - Phòng Marketing Khối sản xuất kinh doanh -Trung tâm dược phẩm - Phòng dược liệu 1 - Phòng dược liệu 2 Khối dịch vụ - Phòng xuất nhập khẩu - Phòng kho vận - Phòng trang thiết bị y tế & hoá chất xét nghiệm - Phòng quản lý & khai thác cao ốc văn phòng Công ty, chi nhánh trực thuộc - Công ty TNHH MTV Vimedimex - Công ty TNHH MTV Vimedimex Tây Ninh - Công ty TNHH MTV Vimedimex Bình Dương - Chi nhánh, công ty tại Bình Dương - Chi nhánh, công ty tại Cần thơ - Chi nhánh, công ty tại Hà Nội Kết quả hoạt động kinh doanh trong 4 năm gần đây Bảng 2.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2006 - 2009 Đơn vị tính: triệu đồng STT  CHỈ TIÊU  NĂM 2006  NĂM 2007  NĂM 2008  NĂM 2009   1  Doanh thu  2.532.339  2.982.096  3.932.797  5.213.851   2  Doanh thu thuần  2.412.095  2.874.848  3.831.238  5.072.745   3  Lợi nhuận kế toán trước thuế  9.719  14.092  26.740  28.926   4  Thuế suất  28%      5  Thuế TNDN phải nộp  2.889  miễn nộp thuê  miễn nộp thuế  3.861   6  Lợi nhuận sau thuế  6.829  14.092  26.740  25.065   (Nguồn: Phòng kế toán Vimedimex) Nhìn chung tốc độ tăng trưởng của Vimedimex vẫn cao hơn tốc độ tăng trưởng thị trường. Do tác động của nền kinh tế chung và lạm phát tỉ giá nên năm 2009 tốc độ tăng trưởng lợi nhuận của Công ty giảm xuống. 2.2 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI VIMEDIMEX 2.2.1 Phân tích cơ cấu nhân sự tại Vimedimex theo số lượng Tổng số cán bộ công nhân viên hiện tại, tính đến ngày 31/12/2009 là 401 người, trong khi đó vào năm 2006 chỉ 192 người. So với năm 2006 thì hiện nay số lượng lao động đã tăng lên gấp hơn 2 lần, và tăng 127 người so với cùng kỳ năm 2008, số liệu cụ thể như sau: Bảng 2.2: Số lượng cán bộ nhân viên từ năm 2006 - 2009 Đơn vị tính: người Năm  2006  2007  2008  2009   Số lượng  192  224  274  401   (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) Sự gia tăng số lượng nhân viên qua các năm kể trên có ưu và nhược điểm như sau: - Ưu điểm: với việc gia tăng số lượng nhân sự qua các năm, chứng tỏ công ty đang ngày càng phát triển nên cần nhiều nhân sự để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời cũng khẳng định được tên tuổi, uy tín của công ty trên thị trường. Đó là một môi trường làm việc tốt, công việc ổn định, có nhiều cơ hội thăng tiến …chính điều đó đã giúp công ty ngày càng thu hút được nhiều nhân tài hơn. - Nhược điểm: số lượng nhân viên nhiều thì bắt buộc bộ phận nhân sự phải làm việc nhiều hơn, phải dành nhiều thời gian để quản lý hồ sơ và người lao động, đồng thời phải dành thời gian để tìm hiểu nhu cầu, lắng nghe và quan tâm đến nhân viên nhiều hơn. Nhiều nhân sự trình độ người lao động cũng khác nhau nên phải tốn nhiều thời gian và chi phí đào tạo. Biểu đồ 2.1: Sự gia tăng số lượng nhân viên từ năm 2006 - 2009
(Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) 2.2.2 Phân tích cơ cấu nhân sư tại Vimedimex theo giới tính Nhìn chung cơ cấu nhân sự theo giới khá đồng đều. Mức độ chênh lệch giữa nam - nữ trong 04 năm gần đây đã dần rút ngắn khoảng cách. Sự chênh lệch về số lượng nam - nữ được thể hiện chi tiết ở bảng dưới đây. Bảng 2.3: Thống kê số lượng nhân viên nam - nữ từ năm 2006 - 2009 Năm  2006  2007  2008  2009   Nam  77  94  126  186   Nữ  115  130  148  215   Đơn vị tính: người (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) Năm 2006 số lượng lao động nam là 77 người chiếm 40,1 %, nữ là 115 người chiếm 50,9%. Còn kết cấu giới tính năm 2009, số lượng lao động nam là 186 chiếm gần 46,4 % còn số lượng nữ là 215 chiếm 53,6 % tổng số nhân sự toàn công ty. Nhìn chung sự chênh lệch này không nhiều, điều đó thể hiện sự đồng bộ và hợp lý trong cơ cấu nhân sự. Với kết cấu giới tính như vậy thì có ưu và nhược điểm là: Ưu điểm: nhờ nắm bắt được đặc điểm theo từng giới nên công ty đã bố trí các nhân viên nữ vào các bộ phận như lễ tân, hành chính, kế toán … nói chung là những công việc đòi hỏi sự cần cù, cẩn thận, khéo léo. Còn bố trí lao động nam vào các công việc đòi hỏi phải nhanh nhẹn tiếp thu công nghệ mới, hay các công việc nặng nhọc, độc hại như bộ phận kho vận, phòng dược liệu, thí nghiệm hóa chất. Nhược điểm: lao động nữ có sức chịu đựng kém, thường hay bận việc gia đình, nếu nữ trong độ tuổi sinh đẻ khi nghỉ hưởng chế độ thì làm giảm số lao động phục vụ công việc. Còn lao động nam lại là những người nóng tính hay chủ quan nên khó đáp ứng được các yêu cầu của công việc văn phòng. Biểu đồ 2.2: Tương quan giữa số lượng nam - nữ từ năm 2006 - 2009
(Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) 2.2.3 Phân tích cơ cấu nhân sự tại Vimedimex theo độ tuổi Bảng 2.4: Thống kê số lượng nhân viên theo độ tuổi từ năm 2006 - 2009 Đơn vị tính: người Năm  dưới 30  từ 30 - 40  từ 40 - 50  trên 50  Tổng   2006  16  85  69  22  192   2007  35  120  54  15  224   2008  44  152  59  19  274   2009  81  225  80  15  401   (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) Phần lớn cán bộ nhân viên đều trong độ tuổi khá trẻ. Tỷ lệ tuổi dưới 30 và từ 30 - 40 ngày một tăng, còn từ 40 - 50 và trên 50 ngày càng giảm. Với độ tuổi người lao động như trên sẽ mang lại cho công ty những ưu và nhược điểm như sau: Ưu điểm: những người trẻ tuổi thì năng động sáng tạo, ham học hỏi dễ dàng tiếp cận với khoa học kỹ thuật hiện đại, khao khát thể hiện năng lực bản thân. Lao động trẻ tuổi còn là nguồn nhân lực kế thừa trong tương lai. Nhưng ngược lại đội ngũ lao động lớn tuổi như trên 50 thì có nhiều kinh nghiệm thực tế, am hiểu chuyên môn công việc nhiều hơn và sẵn sàng chỉ bảo hướng dẫn nhân viên mới và hơn hết họ đã có sự gắn bó và trung thành với công ty. Nhược điểm: lao động trẻ thường thiếu kinh nghiệm và hay nóng vội, nếu là những nhân viên mới thì lại mất thời gian học hỏi làm quen với công việc. Họ còn có tâm lý đứng núi này trông núi nọ. Còn những người lớn tuổi làm việc lâu năm thì hiện tại sức khỏe đã giảm sút, trí nhớ kém, hạn chế trong việc tiếp thu khoa học kỹ thuật, thiếu sự sáng tạo trong công việc. Biểu đồ 2.3: Cơ cấu lao động theo độ tuổi từ năm 2006 - 2009



(Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) Phân tích cơ cấu nhân sự tại Vimedimex theo trình độ Bảng 2.5: Thống kê số lượng nhân viên theo trình độ từ năm 2006 - 2009 Đơn vị tính: người Năm  2006  2007  2008  2009   Đại học & trên đại học  90  120  194  227   Cao đẳng, trung cấp & sơ cấp  62  64  60  124   Lao động phổ thông  40  40  20  50   Tổng  192  224  274  401   (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) Số lượng cán bộ nhân viên có trình độ đại học và trên đại học ngày càng tăng, còn trình độ lao động phổ thông ngày càng giảm. Năm 2006 lao động có trình độ đại học & trên đại học là 90 người còn 2009 là 227 người tăng 137 người. Còn lao động phổ thông năm 2006 là 40 người nhưng năm 2009 là 50 người nghĩa là chỉ tăng thêm 10 người. Với hiện tại tỷ lệ đại học và trên đại học vẫn chiếm 56%, lao động phổ thông chiếm hơn 10%. Với trình độ lao động như trên công ty sẽ có những ưu, nhược điểm như sau: Ưu điểm: căn cứ vào trình độ lao động, công ty đã dễ dàng sắp xếp bố trí lao động vào đúng người, đúng việc phù hợp với năng lực chuyên môn của từng nhân viên. Đội ngũ lao động có trình độ cao dễ tiếp thu những tiến bộ của khoa học kỹ thuật mới và cũng dễ ứng dụng vào công việc thực tế. Người có trình độ lao động cao sẽ được trả lương cao, đãi ngộ xứng đáng hơn và chính họ sẽ là động lực để những người có trình độ thấp hơn chịu khó học hỏi, đào tạo nâng cao tay nghề để có được mức đãi ngộ tương xứng hơn. Nhược điểm: công ty phải trả lương cao, đãi ngộ tương xứng cho những người có trình độ cao nên làm giảm lợi nhuận của công ty. Những người có trình độ cao nhiều năng lực lại dễ dàng ngủ quên trên chiến thắng và có thể còn hay có nhiều đòi hỏi về quyền lợi với công ty. Trường hợp công ty không đáp ứng được yêu cầu thì những nhân viên này sãn sàng nghỉ việc để tìm cơ hội mới. Biểu đồ 2.4: Cơ cấu lao động theo trình độ từ năm 2006 - 2009
(Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) 2.2.5 Nhận xét Tính đến thời điểm hiện tại, trước ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng nền kinh tế một cách rất mạnh mẽ. Trong lúc thị trường lao động đang khan hiếm, số lượng lao động của Vimedimex vẫn ổn định và ngày một gia tăng theo nhu cầu. Chất lượng nguồn nhân lực ngày càng được nâng cao, đội ngũ lao động ngày càng đựơc trẻ hoá với trình độ cao, lực lượng lao động trẻ tuổi, năng động ham học hỏi là một trong những ưu thế mà Vimedimex đang sở hữu. Công nghệ chúng ta có thể mua, vốn chúng ta có thể huy động được nhưng nguồn nhân lực thì phải tự tạo ra. Do đó tại Vimedimex nguồn nhân lực luôn được quan tâm sâu sắc. 2.3 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI VIMEDIMEX 2.3.1 Thực trạng về công tác tuyển dụng nhân sự 2.3.1.1 Bản mô tả công việc Đây là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến các công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc cũng như các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu mà một người cần có để có thể hoàn thành một công việc nhất định nào đó. Tại Vimedimex công cụ cơ bản của quản trị nhân sự là bản mô tả công việc được thiết kế rõ ràng với từng vị trí. Trong bản mô tả công việc quy định rõ các yêu cầu, tiêu chuẩn cần thiết của vị trí cần tuyển dụng. Do vậy, công ty luôn chọn được những nhân viên phù hợp ngay từ khâu tuyển dụng, thu hút đúng người và bố trí đúng công việc, đúng thời điểm. Dựa trên bản mô tả công việc, công ty sẽ lấy làm căn cứ rồi đem so sánh với kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Trên cơ sở đó công ty sẽ có những đánh giá xác thực hơn về hiệu quả làm việc của nhân viên cũng như quyết định có hay không tiếp tục sử dụng nhân viên tân tuyển. 2.3.1.2 Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng Tiêu chuẩn tuyển dụng là tập hợp các tiêu chí đặt ra cho từng chức danh hoặc nhóm chức danh, là căn cứ để tuyển chọn và bố trí nhân sự. Nguyên tắc Tiêu chuẩn tuyển dụng được xây dựng theo từng chức danh hoặc nhóm các chức danh nếu có yêu cầu của nhiều tiêu chí giống nhau. Tiêu chuẩn tuyển dụng của từng chức danh, nhóm chức danh không được trái với các quy định của công ty. Tiêu chuẩn tuyển dụng được xây dựng và áp dụng thống nhất trong toàn công ty. Tuy nhiên, tuỳ theo tính chất đặc thù của từng đơn vị, khu vực sẽ có những tiêu chuẩn riêng. Đối với mỗi đơn vị mới thành lập chưa có trưởng đơn vị thì người phụ trách đơn vị có trách nhiệm xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng cho từng đơn vị. Áp dụng tiêu chuẩn tuyển dụng Tiêu chuẩn tuyển dụng được áp dụng khi tuyển dụng nhân sự, điều động, bổ nhiệm, kiêm nhiệm, thay đổi các chức danh. Tiêu chuẩn tuyển dụng được áp dụng cho việc tuyển dụng nhân sự từ cấp trưởng đơn vị (hoặc tương đương) trở xuống . Không áp dụng đối với các trường hợp do Tổng giám đốc hoặc người được Tổng giám đốc uỷ quyền chỉ định tuyển. Trường hợp này sẽ có sự ghi nhận việc chỉ định của Tổng giám đốc hoặc người được Tổng giám đốc uỷ quyền và có ý kiến của trưởng đơn vị tiếp nhận trong hồ sơ có liên quan đến ứng viên. Quy trình xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng Tại Vimedimex quy trình xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng được thực hiện qua những bước sau đây: Xem chi tiết trang kế tiếp (Nguồn: Phòng nhân sự) Bước công việc Mô tả chi tiết Bộ phận thực hiện Nhu cầu - Khi phát sinh chức danh mới thuộc các bộ - Các bộ phận, chi xây dựng phận, chi nhánh, phòng ban trong công ty. nhánh, phòng ban - Khi tiêu chuẩn tuyển dụng của các chức danh không còn phù hợp với yêu cầu công việc của công ty. Xây dựng -Căn cứ vào chức danh mới mà công ty cần - Bộ phận nhân sự tiêu chuẩn tuyển dụng, hoặc sửa đổi điều chỉnh các chức danh không còn phù hợp với yêu cầu công việc của công ty. Lấy ý kiến -Trường hợp xây dựng tiêu chuẩn tuyển - Phòng nhân sự và mới. đơn vị liên quan - Trường hợp điều chỉnh tiêu chuẩn tuyển dụng khi không còn phù hợp. Tổng hợp và -Tổng hợp ý kiến của các đơn vị gửi đến - Bộ phận nhân sự hoàn chỉnh theo biểu mẫu và hoàn chỉnh bản tiêu chuẩn tuyển dụng trình cấp thẩm quyền phê duyệt. Phê duyệt -Tiến hành phê duyệt các chức danh là cán - Hội đồng quản trị bộ điều hành cấp cao. - Tổng giám đốc - Tiến hành phê duyệt các chức danh còn lại. Ban hành -Căn cứ vào tiêu chuẩn tuyển dụng đã được - Phòng nhân sự phê duyệt. - Phòng hành chính -Phát hành thông báo tiêu chuẩn tuyển dụng đến toàn thể nhân viên trong công ty. Cập nhật và -Cập nhật tiêu chuẩn tuyển dụng mới vào - Phòng nhân sự lưu hồ sơ danh mục tiêu chuẩn tuyển dụng và lưu hồ - Bộ phận liên quan sơ. -Lưu bản tiêu chuẩn tuyển dụng (bản sao) và theo dõi thực hiện. 2.3.1.3 Quy trình tuyển dụng Nguyên tắc Tuyển dụng nhân sự phải lựa chọn và bố trí người phù hợp với công việc vào đúng thời điểm cần thiết. Việc tuyển dụng phải căn cứ vào phẩm chất và đạo đức của ứng viên và phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn tuyển dụng. Nhân viên được tuyển dụng vào làm việc tại công ty phải có đủ sức khỏe, hạnh kiểm tốt, được hưởng đầy đủ các quyền công dân. Nguồn tuyển dụng Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự, Vimedimex sẽ tiến hành tuyển dụng thông qua hai nguồn sau: - Nguồn nội bộ Khi có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới. Trước tiên phòng nhân sự lập kế hoạch thông báo tuyển dụng trong nội bộ đến tất cả các nhân viên trong công ty tại website của công ty. Tất cả các nhân viên trong công ty đều có thể nộp đơn ứng tuyển nếu đủ điều kiện. Các ứng viên nội bộ này đều phải trải qua các bước của quy trình tuyển dụng để đảm bảo công bằng cho các ứng viên. Điều đó thể hiện Vimedimex luôn chú trọng đến nguồn ứng viên nội bộ, tạo cơ hội thăng tiến cho mọi ứng viên có năng lực. - Nguồn bên ngoài Sau khi thông báo tuyển dụng nội bộ mà chưa tuyển được nhân viên hoặc nguồn ứng viên nội bộ không đáp ứng được nhu cầu thì phòng nhân sự sẽ tiến hành thông báo tuyển dụng ra bên ngoài. Các nguồn ứng viên mà Vimedimex có thể thu hút từ bên ngoài là người lao động tự do, bạn bè của nhân viên hiện đang công tác tại công ty, nhân viên của các công ty cùng ngành khác, sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học…ngoài ra Vimedimex cũng tạo điều kiện cho các sinh viên thực tập, qua thời gian thực tập nếu đạt yêu cầu sẽ được giữ lại làm việc. Diễn giải quy trình tuyển dụng Công việc tuyển chọn nhân sự tại Vimedimex hiện nay được áp dụng theo quy trình sau đây: Xem chi tiết trang kế tiếp. Hình 2.1: Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Vimedimex MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG (Nguồn: Phòng nhân sự Vimedimex) - Bước 1: Thông báo tuyển dụng Sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt về kế hoạch tuyển dụng, phòng nhân sự sẽ thông báo trong nội bộ công ty qua bảng thông báo và qua website của công ty tạo mọi điều kiện cho nhân viên trong công ty có cơ hội thay đổi vị trí công việc để có thể thăng tiến trong nghề nghiệp.