Khóa luận Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Trong thời đại tự động hóa ở trình độ cao thúc đẩy sự bùng nổ thông tin, đẩy nhanh xu hướng toàn cầu hóa đặt các quốc gia nói chung, các tổ chức, doanh nghiệp nói riêng trước những thời cơ và nhiều thách thức mới. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải có óc sáng tạo, linh hoạt, áp dụng nhiểu chính sách phù hợp và thích ứng kịp thời để đạt được nhiều mục tiêu của tổ chức. Để giúp lãnh đạo, nhà quản lý tập trung hoàn thành việc điều hành quản lý có hiệu lực và hiệu quả; giải phóng người lãnh đạo khỏi những công việc sự vụ, giấy tờ thì người lãnh đạo nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung cần phải có bộ phận trợ giúp chững công việc trên, đó chính là văn phòng. Ngoài việc trợi giúp lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định hay hướng đi đúng đắn; văn phòng còn là một mắt xích quan trọng, là cầu nối các bộ phận trong cơ quan, giữa các cơ quan với nhau và giữa cơ quan với người dân. Vì vậy để có thể thực hiện tốt được những nhiệm vụ được giao thì công tác văn phòng phải được quan tâm, phải luôn cập nhật những cái mới, những tiến bộ về khoa học công nghệ. Mặt khác, Công nghệ thông tin còn là một trong sáu ngành Công nghệ cao cùng với Công nghệ sinh học, Công nghệ vật liệu mới, Công nghệ năng lượng, Công nghệ vũ trụ và Công nghệ đại dương. Nó được coi là con tàu vĩ đại để chở nền văn minh công nghiệp tiếp tục phát triển trong thế kỷ 21 mà ở đó Công nghệ thông tin được coi như người điều khiển, người cầm lái quan trọng trên con tàu vĩ đại ấy. Công nghệ thông tin không chỉ tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, không chỉ có trong các ngành nghề kỹ thuật mà nó còn có mặt ngay trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước. Hoạt động của văn phòng cũng có sự góp mặt của Công nghệ thông tin. Chính công nghệ thông tin đã giúp cho các hoạt động của văn phòng ngày càng được cải tiến, bộ máy văn phòng ngày càng được cải thiện, năng suất lao động ngày càng được nâng cao. Chính nhờ có máy móc, phương tiện kỹ thuật hiện đại nên đã giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng và đem lại hiệu quả cao, đáp dứng được yêu cầu công Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 2 nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Vì vây, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của các cơ quan, tổ chức và ngay cả trong đời sống hàng ngày của con người là điều hết sức cần thiết. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo phải có chiến lược thích hợp, sao cho vừa có thể áp dụng được phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các hoạt động của văn phòng mình, vừa tiết kiệm được chi phí và đem lại hiệu suất công việc cao nhất, đáp ứng được yêu cầu công việc mà cơ quan, tổ chức mình đặt ra. Chính vì Công nghệ thông tin có tầm quan trọng đối với hoạt động của công tác văn phòng như vậy, mặt khác qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 em nhận thấy vấn đề ứng dụng Công nghệ thông tin, áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại cà các hoạt động của văn phòng mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng vẫn còn hạn chế, thiếu sót và chưa đem lại hiệu quả cao. Qua đây, em xin mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến nhằm là hoàn thiện hơn các hoạt động của văn phòng. Vì vậy, em đã chọn đề lài bài khóa luận tốt nghiệp của mình là: “Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”. 2. Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu: Đề tài khóa luận nhằm đạt được những mục đích sau: - Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng. - Phân tích, đánh giá thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, giải pháp để ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn phòng và thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp, cụ thể: - Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp cũng như việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. - Đánh giá việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng từ đó tìm ra ưu, nhực điểm của việc ứng dụng Công nghệ thông tin đó. Đồng thời chỉ ra các nguyên nhân của chúng. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 3 - Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp. - Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển. 4. Phương pháp nghên cứu: Khóa luận có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Phương pháp duy vật biện chứng - Phương pháp điều tra quan sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp so sánh và đối chiếu Khóa luận tốt nghiệp ngoài lời mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, bố cục bài khóa luận được chia thành 3 chương: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng. Chƣơng 2: Thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Chƣơng 3: Một số giải pháp nâng cao viêc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 4 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG I. Cơ sở lý luận về văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Mỗi cơ quan tổ chức, đơn vị dù lớn hay nhỏ đều cần có hoạt động văn phòng. Văn phòng là bộ máy thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, chi thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung thống nhất, hoạt động được thường xuyên, liên tục và có hiệu quả. Tùy theo quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động văn phòng có các cấp độ khác nhau với các tên gọi khác nhau. Ví dụ trong cơ quan nhà nước ở Trung ương có văn phòng Quốc hội, văn phòng Chủ tịch nước, văn phòng Chính phủ và văn phòng các Bộ, văn phòng của các cơ quan đoàn thể ở trung ương, ở địa phương có văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; các sở ban ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang, doanh nghiệp đều có tổ chức văn phòng giúp việc hoặc phòng tổ chức hành chính. Khái niệm văn phòng được thể hiện theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cáchcó hiệu lực và hiệu quả. Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sử làm việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hiểu một các đơn giản, văn phòng là nơi làm việc giấy tờ. Chỗ nào có tổ chức việc sản xuất hàng hóa, làm dịch vụ hay làm hành chính đều có hoạt động giao dịch công văn giấy tờ, đó là văn phòng. Hiểu một cách toàn diện hơn. Văn phòng là bộ phận của hệ thống quản lý ở đó có các cán bộ nhân viên được đào tạo về các nghiệp vụ văn phòng thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin hành chính yểm trợ phục vụ công tác điều hành, quản lý tổ chức. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 5 Như vậy, văn phòng là bộ máy làm việc của cơ quan, đơn vị thay mặt thủ trưởng trong giao tiếp chung đối nội và đối ngoại. 2. Vị trí, vai trò của văn phòng Vị trí của văn phòng - Trong quá trình hoạt động, các tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội và đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch. Số lượng văn bản nhiều hay ít còn tùy thuộc vào địa vị pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng nhiệm vụ của tổ chức, nhưng nhất thiết phải có văn phòng (hay phòng Hành chính) để thực hiện việc quản lý và lưu chuyển các văn bản này. Tương tự như vậy các hoạt động tổng hợp, tham mưu, hậu cần cho công tác quản trị cũng có vị trí tương xứng trong mỗi tổ chức. Với vị trí hoạt động đa dạng này mà nhiều người gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phòng ở cho các nhà quản trị. - Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với các nhà lãnh đạo, quản lý trong mọi hoạt động, do văn phòng trợ giúp cho các nhà quản lý lãnh đạo về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và thường xuyên. Mối quan hệ này xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là so việc cung cấp các điều kiện vất chất, kỹ thuật phục vụ cho quá trình quản lý tổ chức. - Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên nên các nhà quản lý không chỉ giao cho văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, sắp xếp cấc mối quan hệ mà có nhiều việc người đứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét, giải quyết theo yêu cầu quản lý. - Khác với bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động của văn phòng cũng phải gắn liền, liên tục với hoạt động quản trị tổ chức. Với các vị trí trên, văn phòng được coi là vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Vai trò của văn phòng Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức cho nên văn phòng có vai trò to lớn sau đây đối với nhà quản lý lãnh đạo: Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 6 Một là: Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan đơn vị. Hai là: Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ trong và ngoài cơ quan, tổ chức. Ba là: Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Bốn là: Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức. Năm là: Văn phòng được ví như người “dịch vụ tổng hợp” cho các hoạt động của cơ quan đơn vị, bộ phận trong cơ quan cũng như cho các nhà lãnh đạo quản lý. Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện nay đã quan tâm xây dựng, củng cố văn phòng trong cơ quan, tổ chức mình theo hướng hiện đại. Đồng thời nhận thức được hoạt động văn phòng là hoạt động nghề nghiệp nên trong thực tế xã hội đã tồn tại tất yếu ngành văn phòng. Quyết định của văn phòng Chính phủ đã lấy ngày 28 tháng 8 hàng năm làm ngày truyền thống của ngành văn phòng, của hệ thống chính quyền Nhà nước Việt Nam. 3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Với mỗi loại cơ quan, tổ chức thì văn phòng ở đó có những đặc điểm riêng từ đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tương xứng. Tại bất kỳ cơ quan nào, tổ chức nào nhiệm vụ của văn phòng cũng đều nhằm hoàn thành tốt tất cả các công việc mà lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho cơ quan, đơn vị đó đạt được mục đích và mục tiêu của mình. 3.1 Chức năng của văn phòng Chức năng chung của văn phòng là tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của cơ quan được tập trung, thống nhất và diễn ra trường xuyên, liên tục có hiệu quả. Như vậy, văn phòng có 3 chức năng chính sau: - Chức năng tham mưu Hoạt động của bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý. Vì vậy muốn ra được những quyết định mang tính khoa học, tính thực tiễn, nhà quản lý căn cứ váo các Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 7 yếu tố khách quan như: ý kiến tham gia góp ý cả các cấp quản lý, của những những người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến đó được văn phòng tổng hợp, chọn lọc rồi đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin, những phản ánh, sự phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động tham mưu trợ giúp của các cấp quản lý, của những người trợ giúp là rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu bởi nó vừa mang tính tham mưu, vừa mang tính chuyên sâu. Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý của công tác văn phòng. - Chức năng tổng hợp Tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin cả ở đầu vào và cả ở đầu ra. Đồng thời cả những thông tin ngược, thông tin phản hồi trên mội lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, sử dụng quản lý theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập, xủ lý thông tin phải tuân theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thế mang lại những hiệu quả thiết thực cho công tác văn phòng. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức. Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các cơ quan, tổ chức luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tác văn phòng cho kịp tốc độ phát triển của thời đại. - Chức năng hậu cần Hoạt động của bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phươg tiện, thiết bị, công cụ, tài chính…những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà công tác văn phòng phải cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi. Ví dụ: Khu văn phòng cơ quan làm việc phải lựa chọn, bố trí sao cho thuận lợi trong điều hành hoạt động, giao dịch và đỡ tốn kém nhất. Trong trụ sở, phòng làm việc cấn xếp đặt phù hợp với mỗi loại công việc, với mỗi người cán bộ, nhân viên trong từng điều kiện môi trường nhất định cho dù các thiết bị, phương tiện đơn sơ hay hiện đại cũng cần được bố trí hợp lý, tiện lợi và hiệu quả. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 8 Những vật dụng thường xuyên và nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ quan, đơn vị cũng do văn phòng cung cấp trê cơ sở định mức tiêu dùng hay kỳ hạn sử dụng. Điều kiện này cũng không kém phần quan trọng ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ chức ở cả đầu ra và đầu vào. Muốn hoạt động phải có những nguyên vật liệu, vật liệu, phương tiện và nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động còn tủy thuộc vào phương thức quản lý và sử dụng các yếu tố đó như thế nào của nỗi văn phòng, mỗi cơ quan. Chi phí thấp nhất để đạt được kết quả cao nhất là phương tiện hoạt động của công tác văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng trên. Chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị. tổ chức. Trong đó chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của công tác văn phòng. 3.2 Nhiệm vụ của văn phòng Từ chức năng chung cơ bản của mỗi thực thể, người ta phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết. Những chức năng cụ thể ấy gắn với mỗi điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, và nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ. Theo các chức năng nêu trên của văn phòng có thế xác định những nhiệm vụ phải làm theo mỗi chức năng. Chẳng hạn, với chức năng tham mưu sẽ có những nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay đột xuất. Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, về chính sách tiếp thị, về chung ứng vật tư, về tuyển dụng lao động như đối với văn phòng công ty kinh doanh. Đó là những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động các ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải thực hiện trong chức năng tham mưu. Tương tự như vậy với chức năng tổng hợp, hậu cần. Với cách tiếp cận trên đây, chúng ta có thể đề cập đến một số nhiệm vụ cụ thể của văn phòng như sau: - Xây dựng tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị Mọi hoạt động muốn được sinh ra và vận hành đi vao cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy trì hoạt động. Nhưng các điều kiện có không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị, do Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 9 tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh cho dự thảo, thông qua lãnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan đều thuộc về công tác văn phòng. Đây nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. - Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài từ 10 đến 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động như : 8 năm, 3 năm ,1 năm, quý tháng, tuần, ngày,… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Kế hoạch hoạt động của một đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiệp thị, kế hoạch tài chính,… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình để cá sản phẩm, dich vụ được là ra với chất lượng tốt, giá thành hạ. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ phối hợp nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn. - Thu thập, xử lý, sử dụng thông tin Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố về thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường… Những thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Sinh viên: Nguyễn Thị Thảo – Lớp QT1001P 10 thông tin dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, ngườ quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có ngưởi trợ giúp trong lĩnh vực văn phòng. Văn phòng được coi chư “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ. Đây là một hoạt động của tổ chức vân văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin. Nếu thông tin được thu nhập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết định khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hưởng rất xấu