Trong những năm gần đây, do quá trình mở cửa, hội nhập với thế giới, nền kinh tế Việt Nam đang phát triển ngày càng mạnh mẽ trên tất cả các mặt, các ngành, các lĩnh vực. Các doanh nghiệp cũng phát triển hơn về số lượng cũng như lớn mạnh hơn về quy mô hoạt động. Từ đó công tác kế toán cũng trở nên phức tạp hơn. Những hình thức kế toán củ như Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, hình thức Chứng từ ghi sổ và Nhật ký – chứng từ dần dần không đáp ứng được nhu cầu mới của các doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay. Do đó một yêu cầu về một hình thức kế toán mới nhanh hơn, tiện lợi hơn, chính xác hơn.tất yếu sẽ ra đời.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, kế toán đã sớm tiếp cận và sử dụng Công nghệ thông tin hiện đại trong việc thu thập, xử lý, tổng hợp và truyền tải thông tin, phục vụ cho việc ra quyết định quan trọng. Xuất phát từ nhu cầu đó, các công ty thiết kế phần mềm kế toán ra đời, ngày càng phát triển và cho ra những sản phẩm với nhiều tiện ích khác nhau, phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động khác nhau. Kế toán máy hiện đang được ứng dụng khá rộng rãi và phổ biến ở các đơn vị, các tổ chức kinh tế.
Trong số các công ty phần mềm kế toán hiện nay, Fast là một trong những đơn vị hàng đầu Việt Nam chuyên sâu trong lĩnh vực triển khai tư vấn ứng dụng giải pháp Phần mềm quản lý tài chính kế toán & Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp. Được thành lập từ năm 2007, đến nay chỉ với gần 4 năm hoạt động, nhưng Fast đã cho ra nhiều sản phẩm đa dạng với nhiều ngành nghề, lĩnh vực; là người bạn đồng hành tin cậy của hơn 4500 doanh nghiệp trong và ngoài nước và tạo được chỗ đứng quan trọng trên thị trường hiện nay.
Trong môi trường cạnh tranh khốc như hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển đi lên là điều không hề đơn giản . Bên cạnh việc đưa ra những chiến lược kinh doanh đúng đắn thì việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc đóng vai trò không kém phần quan trọng. Chúng ta đã tìm hiểu rất nhiều về công tác kiểm soát của nhiều đơn vị sử dụng phần mềm kế toán nhưng gần như không có hoặc rất ít những tìm hiểu về tổ chức kiểm soát ngay trong đơn vị sản xuất ra phần mềm đó. Đây là một ngành khá mới mẻ, sản phẩm của nó cũng rất đặc thù, là một dạng sản phẩm dịch vụ mang nhiều đặc trưng riêng và điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công tác kế toán và kiểm soát. Theo tìm hiểu ban đầu cho thấy, công tác kế toán ở đơn vị này không phải là phức tạp nhưng cũng không thể xem nhẹ. Tiền là khoản mục rất nhạy cảm và rất dễ nảy sinh những vấn đề như sai sót, gian lận, nếu công tác kiểm tra giám sát không tốt cũng có thể gây ra những tổn thất nghiêm trọng cho công ty, gây lãng phí nguồn lực.
48 trang |
Chia sẻ: dansaran | Lượt xem: 3151 | Lượt tải: 4
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Kiểm soát nội bộ chu trình thanh toán tại công ty Fast, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
ĐỀ CƯƠNG: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng tại Công ty cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST – Đà Nẵng
PHẦN 1:
ĐẶT VẤN ĐỀ
Lý do chọn đề tài
Trong những năm gần đây, do quá trình mở cửa, hội nhập với thế giới, nền kinh tế Việt Nam đang phát triển ngày càng mạnh mẽ trên tất cả các mặt, các ngành, các lĩnh vực. Các doanh nghiệp cũng phát triển hơn về số lượng cũng như lớn mạnh hơn về quy mô hoạt động. Từ đó công tác kế toán cũng trở nên phức tạp hơn. Những hình thức kế toán củ như Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái, hình thức Chứng từ ghi sổ và Nhật ký – chứng từ dần dần không đáp ứng được nhu cầu mới của các doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay. Do đó một yêu cầu về một hình thức kế toán mới nhanh hơn, tiện lợi hơn, chính xác hơn...tất yếu sẽ ra đời.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, kế toán đã sớm tiếp cận và sử dụng Công nghệ thông tin hiện đại trong việc thu thập, xử lý, tổng hợp và truyền tải thông tin, phục vụ cho việc ra quyết định quan trọng. Xuất phát từ nhu cầu đó, các công ty thiết kế phần mềm kế toán ra đời, ngày càng phát triển và cho ra những sản phẩm với nhiều tiện ích khác nhau, phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động khác nhau. Kế toán máy hiện đang được ứng dụng khá rộng rãi và phổ biến ở các đơn vị, các tổ chức kinh tế.
Trong số các công ty phần mềm kế toán hiện nay, Fast là một trong những đơn vị hàng đầu Việt Nam chuyên sâu trong lĩnh vực triển khai tư vấn ứng dụng giải pháp Phần mềm quản lý tài chính kế toán & Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp. Được thành lập từ năm 2007, đến nay chỉ với gần 4 năm hoạt động, nhưng Fast đã cho ra nhiều sản phẩm đa dạng với nhiều ngành nghề, lĩnh vực; là người bạn đồng hành tin cậy của hơn 4500 doanh nghiệp trong và ngoài nước và tạo được chỗ đứng quan trọng trên thị trường hiện nay.
Trong môi trường cạnh tranh khốc như hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển đi lên là điều không hề đơn giản . Bên cạnh việc đưa ra những chiến lược kinh doanh đúng đắn thì việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc đóng vai trò không kém phần quan trọng. Chúng ta đã tìm hiểu rất nhiều về công tác kiểm soát của nhiều đơn vị sử dụng phần mềm kế toán nhưng gần như không có hoặc rất ít những tìm hiểu về tổ chức kiểm soát ngay trong đơn vị sản xuất ra phần mềm đó. Đây là một ngành khá mới mẻ, sản phẩm của nó cũng rất đặc thù, là một dạng sản phẩm dịch vụ mang nhiều đặc trưng riêng và điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công tác kế toán và kiểm soát. Theo tìm hiểu ban đầu cho thấy, công tác kế toán ở đơn vị này không phải là phức tạp nhưng cũng không thể xem nhẹ. Tiền là khoản mục rất nhạy cảm và rất dễ nảy sinh những vấn đề như sai sót, gian lận, nếu công tác kiểm tra giám sát không tốt cũng có thể gây ra những tổn thất nghiêm trọng cho công ty, gây lãng phí nguồn lực.
Vì tính quan trọng của nó, trong đề tài này, nhóm chúng tôi nghiên cứu sâu hơn về khâu quản lý và kiểm soát tiền, tuy nhiên không đi sâu nghiên cứu tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mà chỉ tìm hiểu công tác kế toán và kiểm soát trong thu chi một số nghiệp vụ riêng biệt, cụ thể là “Tìm hiểu công tác thu - chi trong tạm ứng và thanh toán hợp đồng” của công ty phần mềm Fast – Chi nhánh Miền Trung.
Mục đích nghiên cứu
Hệ thống hóa những vấn đề lý luận căn bản về hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản phải thu – tạm ứng và phải thu khách hàng ở CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung
Thực trạng kiểm soát nội bộ các khoản phải thu – tạm ứng và phải thu khách hàng ở CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung
Đề xuất một số giải pháp để góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ các khoản phải thu – tạm ứng và phải thu khách hàng ở CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Hệ thống kiểm soát nội bộ các khoảng phải thu tại CT phần mềm Fast- Chi nhánh miền Trung
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này sử dụng để tìm hiểu, tổng hợp những lí luận, lí thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực tế
Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình đi thực tế, nhóm chúng tôi đã quan sát, phỏng vấn những nhân viên cảu công ty, đặc biệt là nhân viên ở phòng kế toán để tìm hiểu về công tác kế toán và kiểm soát cuả họ.
PHẦN 2:
NỘI DUNG
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tạm ứng và thanh toán hợp đồng
Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ và khoản phải thu
Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
Định nghĩa
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt của đơn vị và có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của đơn vị.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ. Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO (Committee of Sponsoring Organization): “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
Các luật lệ và quy định được tuân thủ.
Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Đảm bảo tính trung thực, đáng tin cậy của báo cáo tài chính, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.
Hướng mọi thành viên trong đơn vị và việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được mục tiêu của đơn vị.
Bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy định như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu,…Nhưng theo COSO, một hệ thống kiểm soát nội bộ gồm các thành phần sau:
Môi trường kiểm soát.
Đánh giá rủi ro.
Hoạt động kiểm soát.
Hệ thống thông tin và truyền thông.
Giám sát.
CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH CỦA HỆ THỐNG KSNB
Bộ phận
Nội dung chủ yếu
Các nhân tố
Môi trường kiểm soát
Tạo ra sắc thái chung cho một tổ chức, chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi người trong tổ chức; là nền tảng cho tất cả các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ.
- Tính chính trực và giá trị đạo đức.
- Đảm bảo về năng lực.
- Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm soát.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành.
- Cơ cấu tổ chức.
- Phân định quyền hạn và trách nhiệm.
- Chính sách nhân sự.
Đánh giá rủi ro
Đơn vị phải nhận biết và đối phó được với các rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành một cơ chế để nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro liên quan.
- Xác định mục tiêu của đơn vị.
- Nhận dạng rủi ro.
- Phân tích và đánh giá rủi ro.
Hoạt động kiểm soát
Các chính sách và các thủ tục để giúp đảm bảo là những chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và có các hoạt động cần thiết đối với rủi ro nhằm thực hiện hoạt động của đơn vị.
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
- Kiểm soát vật chất.
- Kiểm tra độc lập với việc thực hiện.
- Phân tích soát xét lại việc thực hiện.
Thông tin và truyền thông
Hệ thống này được thiết lập để mọi thành viên trong đơn vị có khả năng nắm bắt và trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều hành, quản lý và kiểm soát hoạt động.
- Hệ thống thông tin, bao gồm cả hệ thống thông tin kế toán phải bảo đảm chất lượng thông tin.
- Truyền thông bảo đảm các kênh thông tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động hữu hiệu.
Giám sát
Toàn bộ quy trình hoạt động phải được giám sát và điều chỉnh khi cần thiết. Hệ thống phải có khả năng phản ứng kịp thời theo yêu cầu của môi trường bên trong và bên ngoài.
- Giám sát thường xuyên.
- Giám sát định kỳ.
Tổng quan về khoản phải thu
Khái niệm
Các khoản phải thu có thể coi là các khoản tiền tiềm năng đang tồn tại ở khâu trung gian cho đến khi chúng được thanh toán bằng tiền hoặc bằng hình thức khác. Các khoản phải thu thường liên quan đến đối tượng bên ngoài song đôi khi cũng liên quan đến cán bộ, nhân viên trong công ty. Cụ thể các khoản phải thu bao gồm:
Khoản phải thu ở người mua do chính sách bán chịu
Tiền tạm ứng cho cán bộ, công nhân viên
Tiền ứng trước cho người bán hay người cung câp dịch vụ
Thu nhập tài chính bất thường như phải thu do đối tác vi phạm hợp đồng…
Khoản phải thu là căn cứ để nghiên cứu các bước của qui trình kiểm soát hoạt động thanh toán. Trong phạm vi đề tài này, nhóm chỉ đề cập tới khoản phải thu khách hàng và tiền tạm ứng cho cán bộ nhân viên
Đặc điểm của khoản mục phải thu
Yêu cầu quản lý và nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến khoản phải thu:
Yêu cầu quản lý:
Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung kinh tế và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ.
Trong quá trình hạch toán kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: nợ trong hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác lập số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với các khoản nợ phải thu không đòi được
Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo sự thỏa thuận của doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao
Nguyên tắc hạch toán:
Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ cần theo dõi cả về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế
Không bù trừ công nợ giữa nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ
Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra để việc thanh toán được tiền hành kịp thời
Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch thường xuyên, định kỳ kế toán cần kiểm tra, đối chiễu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản
Bản chất của quá trình kiểm soát các khoản phải thu:
Quá trình kiểm soát các khoản phải thu bao gồm tất cả các chính sách công ty xây dựng nên nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng và cá nhân trong công ty từ lúc phát sinh khoản phải thu đến khi các khoản phải thu được thanh toán bằng tiền hay bằng phương thức khác
Công tác kiểm soát đối với các nghiệp vụ thanh toán liên quan đến khoản phải thu cần đảm bảo các chức năng cơ bản sau:
Kiểm soát quá trình thanh toán của khách hàng trên cơ sở chấp hành các quy định về thanh toán, tín dụng
Phân cấp phân công trách nhiệm rõ ràng hợp lý trong quản lý hoạt động thanh toán các khoản phải thu
Đảm bảo tính hiệu lực các thủ tục trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ thanh toán
Đảm bảo việc thu hồi kịp thời các khoản phải thu và báo cáo tài chính phản ánh đúng các khoản nợ phải thu của đơn vị
Tạm ứng
Khái niệm, đặc điểm
Khái niệm
Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.
Đặc điểm
Có mục đích, có tính thời hạn và tính hoàn trả.
Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên chức hoặc người lao động làm việc tại doanh nghiệp
Khi hoàn trả tạm ứng chỉ phải hoàn trả gốc không phải trả lãi
Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mực đích và nội dung công việc đã được phê duyệt
Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng, kèm theo chứng từ gốc để thanh toán toàn bộ, dứt điểm theo từng lần, từng khoản số tạm ứng đã nhận .
Quy trình kế toán
Tài khoản sử dụng
141 – Tạm ứng
111 – Tiền mặt
112 – Tiền gửi ngân hàng
152, 153, 156 – NVL, CCDC, hàng hóa
621 – CP NVL
622 – CP Nhân công
627 – CP SXC
334 – Lương nhân viên
Chứng từ sử dụng
Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số: C32– HD).
Phiếu chi (Mẫu số: C31- BB).
Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số: 4- TTDVTH) và các hóa đơn chứng từ kèm theo.
Bảng kê chứng từ (Mẫu số: C33-BB).
Phiếu thu.
Sổ Tạm ứng, sổ chi tiết theo dõi cho từng cá nhân và đối tượng.
Quy trình.
Một số nghiệp vụ cơ bản
1. Khi tạm ứng tiền mặt hoặc vật tư cho người lao động trong đơn vị, ghi:
Nợ TK 141 - Tạm ứng
Có các TK 111, 112, 152,. . .
2. Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642,. . .
Có TK 141 - Tạm ứng.
3. Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động
Có TK 141 - Tạm ứng.
Mục tiêu của quá trình kiểm soát
Rủi ro trong quá trình tạm ứng
Hoàn trả tạm ứng chỉ phải hoàn trả gốc không phải trả lãi => không ít người lợi dụng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp một cách hợp pháp.
Trường hợp thanh toán các khoản tạm ứng không kịp thời, không đầy đủ… sẽ làm sai lệch kết quả kinh doanh ( bởi vì có rất nhiều khoản tạm ứng khi thanh toán sẽ được phân bổ hoặc hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh).
đối với những người nhận tạm ứng thường xuyên tại một số CN chưa có văn bản chỉ định của Giám đốc;
Việc quản lý các khoản tạm ứng đôi lúc chưa được coi trọng đúng mức, tâm lý coi các khoản tạm ứng là khoản cho mượn dẫn tới tình trạng nhiều khi tạm ứng không đúng người, số tiền tạm ứng không sát thực tế…
Một số CN chưa quy định thời hạn hoàn trả nên không có chế tài xử phạt người chây lì.
Một số CN thực hiện tách rời giữa tạm ứng và thanh toán làm doanh số thu, chi tiền mặt tăng một cách giả tạo, các bút toán không phản ánh đúng bản chất, thực tế sử dụng các khoản tạm ứng.
Mục tiêu kiểm soát:
Nâng cao trách nhiệm của người quản lý tạm ứng và của người nhận tạm ứng.
Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạn chế đến mức thấp nhất tài sản có không sinh lời.
Củng cố tính pháp lý cho người nhận tạm ứng thường xuyên.
Thủ tục kiểm soát nội bộ trong quá trình tạm ứng và hoàn ứng
Quá trình tạm ứng.
Tên
Công đoạn
Trách nhiệm
Mô tả thực hiện công đoạn
Kiểm soát
Chứng từ liên quan
Đề xuất
Nhân viên , Trưởng phòng
Trong quá trình kinh doanh phát sinh các nghiệp vụ kinh tê yêu cầu phải có tiền vốn để thực hiện, NV đề xuất cho tạm ứng tiền để thực thi nhệm vụ, trình trưởng phòng duyệt.
Ghi đúng, ghi đủ, các yêu cầu trong biểu mẫu lập sẵn, có ký tên của NV và trưởng phòng .
Phiếu đề xuất tạm ứng
Quyết định
Giám đốc
Xem xét và quyết định cho tạm ứng
Ký duyệt tạm ứng, chữ ký, con dấu….của giám đốc
Phiếu đề xuất tạm ứng
Thực hiện
KT thanh toán
Viết phiếu chi.
Đối chiếu với giấy đề nghị tạm ứng để viết phiếu chi
Ghi rõ nội dung kinh tế phát sinh , họ tên người tạm ứng tiền
Phiếu chi
Thực hiện
Thủ quỹ
Căn cứ vào phiếu chi, chi tiền cho nhân viên
Người nhận tiền ký nhận và ghi rõ họ tên, sô tiền đã nhận.
Phiếu chi
Thực hiện
KT thanh toán, Thủ quỹ
Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền
Hạch toán vaò tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đúng đối tượng
Hồ sơ lưu đầy đủ , có thứ tự, dễ tìm kiếm khi cần thiết.
Một số rủi ro khác
Rủi ro
Cơ chế kiểm soát
Số tiền tạm ứng vượt định mức hay người tạm ứng chưa thực hiện thanh toán các khoản tạm ứng trước đây
Căn cứ giấy đề nghị tạm ứng kế toán thanh toán kiểm tra xem số tiền tạm ứng có vượt định mức cho phép và người xin tạm ứng đã thanh toán các khoản tạm ứng trước đây chưa
Người đi công tác chi tiêu cao hơn mức công ty cho phép hoặc vượt quá khoản dự phòng
Một số danh mục không được tính toán trong công tác phí
Có qui định cụ thể về những khoản chi được xem là hợp lý trong quá trình công tác
Một số danh mục chi phí bị khai thêm, nhiều hơn so với chi phí thực tế phát sinh
Kiểm soát chặt chẽ các hóa đơn chứng từ liên quan như vé tàu, xe; hóa đơn khách sạn…Xem xét lại những khoản chi không có bằng chứng rõ ràng
Thiếu sự phê duyệt của người có thẩm quyền
Đối với các giấy tờ liên quan đến quá trình tạm ứng như: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán…cần có đầy đủ chữ ký của những người có trách nhiệm trong công ty
Chậm trễ trong việc thực hiện hoàn ứng
Phải qui định cụ thể thời gian hoản ứng đối với từng trường hợp
Quá trình thanh toán tạm ứng
Tên
Công đoạn
Trách nhiệm
Mô tả thực hiện công đoạn
Kiểm soát
Chứng từ liên quan
Đề nghị
NV
Khi thực hiện xong nghiệp vụ kinh tế, nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan, làm Đề nghị thanh toán để trừ số tiên mà nhân viên đã ứng .
Chứng từ đầy đủ, rõ ràng , có thứ tự thời gian
Giấy đề nghị thanh toán
Các hoá đơn chứng từ liên quan
Kiểm tra,đối chiếu
KTTT
Kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, đối chiếu tổng số tiền đề nghị thanh toán với các chứng từ hoá đơn kèm theo.
Chứng từ đầy đủ, rõ ràng, có thứ tự thời gian
Giấy đề nghị thanh toán
Các hoá đơn chứng từ liên quan
Ký duyệt
KTT, GĐ
Kiểm tra xem xét, ký duyệt
Chứng từ đầy đủ, rõ ràng, có thứ tự thời gian
Giấy đề nghị thanh toán
Các hoá đơn chứng từ liên quan
Thực hiện
KTTT
Viết phiếu thu lại toàn bộ số tiên đã ứng
Viết phiếu chi số tiền được duyệt thanh toán
Ghi rõ ràng, đúng số tiền đã duyệt
Phiếu thu
Phiếu chi
Thực hiện
TQ
Thu lại tiền của NV nếu số tiền đã ứng lớn hơn số được duyệt chi
Chi thêm tiền cho NV nếu số tiền đã ứng nhỏ hơn số tiền được duyệt chi.
Thu chi bù trừ nhau không nhầm lẫn
Phiếu thu
Phiếu chi
Thực hiện
KTTT, TQ
Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền
Hạch toán vaò tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đúng đối tượng
Hồ sơ lưu đầy đủ , có thứ tự, dễ tìm kiếm khi cần thiết.
Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy đề nghị thanh toán
Các hoá đơn chứng từ liên quan
Thanh toán hợp đồng
Khái niệm, đặc điểm
Khái niệm:
Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua trả trước tiền hàng
Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng.
Việc thanh toán của khách hàng ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có các quy định chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên
Đặc điểm
Thanh toán hợp đồng là một giai đoạn của chu trình bán hàng. Do đ