KIểm toán khoản mục chi phí quản lý theo chương trình kiểm toán mẫu VACPA

LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, toàn cầu hoá và xu thế hội nhập đã làm thay đổi cơ bản những diễn biến của kinh tế thế giới. Với sự phát triển nhanh chóng từng ngày của các tổ chức kinh tế, hàng trăm thậm chí hàng nghìn công ty liên doanh, công ty 100% vốn nước ngoài, đang hoạt động và mỗi ngày mỗi nhiều hơn, công tác quản lý ngày càng trở nên phức tạp vì vậy chúng ta cần coi trọng công tác kiểm toán, phải xem kiểm toán là một công cụ quan trọng và cần thiết để giúp cho nền kinh tế đất nước trong thời đại hiện nay. Là một bộ phận của nền kinh tế, việc hình thành và phát triển thị trường dịch vụ kế toán – kiểm toán vừa là tất yếu khách quan; vừa là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý vĩ mô nền kinh tế – tài chính và đóng vai trò tích cực trong việc phát triển nền kinh tế xã hội. Xuất phát từ lợi ích thiết yếu đó của hoạt động dịch vụ kế toán – kiểm toán, trong những năm gần đây hoạt động kiểm toán nói chung và hoạt động kiểm toán độc lập nói riêng không ngừng tiến bộ, ngày càng phát triển và khẳng định vị trí vững chắc của mình trong khu vực và trên thế giới. Đó cũng là xu thế phát triển tất yếu của một nền kinh tế đổi mới và đang trên đà phát triển như nước ta trong giai đoạn hiện nay. Kiểm toán Báo cáo tài chính là sự tổng hợp kết quả của các phần hành, các chu trình khác nhau, từ giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán tới giai đoạn kết thúc kiểm toán và phát hành Báo cáo. Mỗi phần hành, chu trình là một quá trình kiểm toán riêng biệt, song chúng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, bổ sung cho nhau trong suốt quá trình của cuộc kiểm toán. Trong đó, việc hoàn thiện quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và quy trình kiểm toán khoản mục chi phí sản quản lý nói riêng là vấn đề quan trọng hàng đầu của bất kỳ một Công ty kiểm toán nào hiện nay, bởi khoản mục chi phí sản xuất là một khoản mục mang tính tổng hợp trên Báo cáo tài chính, ảnh hưởng rất nhiều đến các khoản mục khác và đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị; và nó cũng chính là điều kiện cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của Công ty kiểm toán trong nền kinh tế thị trường có sức cạnh tranh mạnh mẽ, khốc liệt như hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề nhóm chúng em đó chọn đề tài “ kiểm toán khoản mục chi phí quản lý theo chương trình kiểm toán mẫu VACPA” . Nội dung chính của bài ngoài phần lời mở đầu và phần kết luận bao gồm ba phần: Phần I: Cơ sở lý luận về khoản mục chi phí quản lý Phần II: Kiểm toán khoản mục chi phí quản lý trong BCTC của công ty TNHH Thanh Niên Phần III: Đánh giá, giải pháp để nâng cao thực hiện kiểm soát của khoản mục CPQL tại công ty TNHH THANH NIÊN Trong qúa trình thực hiện, do hạn chế về kiến thức thực tế cũng như thời gian nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy,nhóm em rất mong cô giáo thông cảm. NỘI DUNG: KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHI PHÍ QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH THANH NIÊN PHẦN I . CƠ SỞ LÝ LUẬN LIÊN QUAN ĐẾN KHOẢN MỤC CHI PHÍ QUẢN LÝ 1. Mục tiêu của kiểm toán Chi phí quản lý là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của mọi loại doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp như doanh nghiệp thương mại, các tập đoàn sản xuất, các Công ty xây dựng… Chi phí quản lý là chi phí gián tiếp ảnh hưởng lớn đến kết quả thu được trong kỳ của một doanh nghiệp. Chi phí quản lý xuất hiện trên báo cáo kết kinh doanh của doanh nghiệp, là một trong các cơ sở để xác định các chỉ tiêu quan trọng, do đó việc phản ánh sai lệch chi phí hoạt động sẽ dẫn đến các chỉ tiêu sau đó như lợi nhuận trước thuế, thuế thu nhập doanh nghiệp, lợi nhuận sau thuế sẽ bị phản ánh lệch lạc. Với vai trò quan trọng của khoản mục chi phí hoạt động như vậy, do đó trong mọi cuộc kiểm toán, kiểm toán khoản mục chi phí hoạt động luôn được quan tâm đúng mức. Kiểm toán viên cần thực hiện kiểm tra một cách thận trọng để đảm bảo không bỏ qua những sai sót trọng yếu. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200 – “Mục tiêu và nguyên tắc cơ bản chi phối kiểm toán Báo cáo tài chính” (Ban hành theo quyết định số 120/1999/ QĐ-BTC ngày 27/9/1999 của Bộ Tài chính): “Mục tiêu của cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng Báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở Chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận hay không, có tuân thủ pháp luật hiện hành (hoặc được chấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên khía cạnh trọng yếu hay không? Mục tiêu của kiểm toán Báo cáo tài chính còn giúp đơn vị được kiểm toán thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng thông tin tài chính của đơn vị”. */Mục tiêu đầy đủ: Mọi nghiệp vụ chi phí bán hàng và chi phí QLDN thực tế phát sinh đều được bao hàm trên Báo cáo kết quả kinh doanh. Trên thực tế thì xu hướng khai giảm chi phí hoạt động thường xảy ra để nhằm làm đẹp tình hình tài chính. Khi thử nghiệm đạt yêu cầu chỉ ra rằng công việc kiểm soát nội bộ không được thực hiện đầy đủ thì kiểm toán viên tập trung vào thử nghiệm cơ bản. */Mục tiêu hiện hữu: Mọi nghiệp vụ về khoản mục chi phí hoạt động được ghi nhận trên báo cáo kết quả kinh doanh thực tế phát sinh. */Mục tiêu đúng kỳ: Các chi phí hoạt động được ghi nhận trong kỳ kế toán là phát sinh đúng kỳ đó và phù hợp với doanh thu được ghi nhận của kỳ tương ứng. */Mục tiêu định giá: Đảm bảo việc ghi chép và phân bổ các yếu tố chi phí dài hạn là nhất quán và phù hợp */Mục tiêu chính xác cơ học: Các con số chi phí hoạt động được tính toán một cách chính xác, số liệu tổng cộng trên các sổ chi tiết khớp đúng với sổ Cái chi phí hoạt động. Các con số chuyển sổ sang trang, cộng dồn là thống nhất. */Mục tiêu trình bày và công bố: Các tài khoản chi phí hoạt động được trình bày trên BCTC, thuyết minh Báo cáo tài chính là phù hợp 2. Đặc điểm của khoản mục chi phí quản lý Để hoạt động trong một doanh nghiệp, một tổ chức diễn ra bình thường, vận hành tốt thì cần thiết phải có hệ thống cán bộ và hệ thống các phương tiện quản lý. Các chi phí bỏ ra để nhằm cho cỗ máy quản lý đó hoạt động giúp cho doanh nghiệp, tổ chức thực hiện được các chức năng nhiệm vụ của mình để tồn tại và phát triển. Khi doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm, hay khi doanh nghiệp mua hàng hóa về để trao đổi. Nếu như khâu tiêu thụ ngưng lại, thì tất yếu dẫn đến việc tiếp tục tái đầu tư là không thể, từ đó làm ngưng trễ mọi hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí quản lý là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là những chi phí xảy ra trong kỳ hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, là những chi phí gián tiếp và không trực tiếp liên quan đến quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Chi phí quản lý xuất hiện trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận mà doanh nghiệp thu được trong kỳ. Vì vậy các nhà quản lý doanh nghiệp có nhiệm vụ phải giải quyết đó là xác định xem nên tiết kiệm chi phí quản lý đến mức nào để không ảnh hưởng đến năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh mà vẫn đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động như bình thường. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Tuân thủ theo qui định của BTC tại các đơn vị này chi phí quản lý doanh nghiệp được chi tiết thành: Thứ nhất – Chi phí nhân viên quản lý: Gồm các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của Ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp. Thứ hai – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút mực, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ… Thứ ba – Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. Thứ tư – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa làm việc của các phòng, ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng tại văn phòng. Thứ năm – Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất, các khoản phí, lệ phí khác. Thứ sáu – Chi phí dự phòng: Phản ánh khoản dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ bảy – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí này phản ánh các chi phí về dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như: tiền điện, nước, điện thoại, điện báo, thuê nhà, thuê sữa chữa TSCĐ thuộc văn phòng doanh nghiệp, chi phí kiểm toán, tư vấn. Thứ tám – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của danh nghiệp ngoài các chi phí kể trên như chi phí hội nghị, tiếp khách… Hạch toán chi phí Hệ thống chứng từ sử dụng - Các chứng từ chi phí tiền lương gồm có: Hợp đồng lao động, bảng tính lương, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng... - Các chứng từ liên quan tài sản cố định: Bảng tính và phân bổ khấu hao, biên bản giao nhận TSCĐ… - Chứng từ phản ánh các dịch vụ mua ngoài: Hóa đơn giá trị gia tăng, hợp đồng mua hàng, bảng kê mua hàng… - Chứng từ tiền gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giáy báo có của ngân hàng. - Chứng từ liên quan đến đồ dùng, vật tư: Phiếu xuất kho, bảng kê mua hàng… Hệ thống sổ sách sử dụng Sổ sách được sử dụng để hạch toán chi quản lý gồm có sổ tổng hợp và sổ chi tiết như: sổ Cái TK642; sổ chi tiết các tiểu khoản các khoản mục chi phí như 6421, 6422… TK 334, 338       TK 642        TK 111, 112, 138 …                                  Chi phí nhân viên quản lý  Các khoản ghi giảm            chi phí quản lý                                  TK 152, 153                                             TK 911      Chi phí vật liệu, dụng cụ  Kết chuyển chi phí bán hàng                                                              TK 214                                                       Chi phí khấu hao TSCĐ                                                                          TK 333, 111, 112 …                                                       Thuế phí, lệ phí                                                                          TK 139                                                       Chi phí dự phòng                                                                          TK 335, 142, 242                                                       Chi phí theo dự toán                                                             TK 1422         TK 331, 111, 112…                                    Chờ kết chuyển  Kết chuyển         Các chi phí liên quan khác                                                    TK 133                                                                                                      3.Kiểm soát nội bộ đối với chi phí quản lý Chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những chỉ tiêu được nhà quản lý của mỗi doanh nghiệp rất quan tâm.Vì nếu chi phí được quản lý tốt đồng nghĩa rằng vấn đề chi tiêu đạt được hiệu quả cao, chi đúng mục đích, chi tiêu phù hợp, lợi nhuận của doanh nghiệp tăng lên và tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường Một số thủ tục kiểm soát nội bộ áp dụng nhằm kiểm soát chi phí quản lý có hiệu quả là: */ Thủ tục bất kiêm nhiệm: Thủ tục này cách ly thích hợp về trách nhiệm giữa bốn chức năng phê duyệt, thực hiện, giữ tài sản và ghi sổ. Đây là thủ tục có tác dụng kiểm soát tương đối hữu hiệu vì bản thân việc phân chia trách nhiệm là một yếu tố tạo nên sự kiểm soát hữu hiệu. */ Thủ tục phê duyệt: Biện pháp này cho phép nghiệp vụ về chi phí được phát sinh khi có đầy đủ sự phê duyệt. Việc phê duyệt phải phù hợp với quy chế và chính sách của Công ty, phải đúng thẩm quyền. Khi phê duyệt cần tuân thủ các quy định như cấp phê duyệt chi phí, cơ sở của phê duyệt chi phí, dấu hiệu của phê duyệt chi phí, cấp ủy quyền. */ Thủ tục đối chiếu: Khi phát sinh chi phí các phòng ban trong đơn vị tiến hành đối chiếu từ đó giúp phát hiện và ngăn ngừa các gian lận sai sót trong việc ghi nhận các nghiệp vụ chi phí đồng thời cũng góp phần tăng tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Một số bước nhằm kiểm soát chi phí quản lý mà kiểm tán có thể đưa ra như: - Lập định mức về chi phí: Định mức cho các khoản chi phí quản lý theo tỷ lệ với doanh thu bán hàng năm trước… Trên cơ sở phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu những năm trước. - Phân tích biến động trong kỳ: Dựa vào các thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập, DN xác định được sự khác biệt giữa chi phí thực tế và định mức đã đề ra, từ đó để nhận thấy những nơi chi phí biến động. - Điều tra nguyên nhân biến động chi phí: Khi đã biết được nơi có biến động chi phí lớn, doanh nghiệp tiến hành xác minh nghuyên nhân biến động chi phí là do nguyên nhân nào? Chủ quan hay khách quan? Đồng thời tìm cách giải quyết vấn đề. 3.Thủ tục kiểm toán: Thủ tục phân tích Các thủ tục phân tích có thể sử dụng trong kiểm toán chiphí quản lý, chi phí bán hàng bao gồm: Đánh giá tổng quát CPQLDN: Kiểm toán viên lập bảng so sánh BCKQHĐKD kỳ này với kỳ trước kết hợp với số liệu bình quân trong ngành, qua đó đánh giá tổng quát về sự thay đổi của chi phí và tỷ trọng chi phí trên doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Những khác biệt đáng kể đều cần phải tìm hiểu để giải thích nguyên nhân. So sánh chi phí thực tế với chi phí dự toán,chi phí kỳ này với chi phí kỳ trước : Việc thiết lập các dự toán chi phí có một ý nghĩa quan trọng đối với KSNB. Thông qua dự toán, các nhà quản lý hoạch định mức chi phí dự kiến sẽ xảy ra trong thực tế, nhờ đó phát hiện những trường hợp thực tế có sai biệt lớn so với dự kiến để có biện pháp xử lý kịp thời. Bảng dự toán cũng rất hữu ích cho KTV trong việc áp dụng thủ tục phân tích vì giúp nhận diện được các biến động bất thường và tìm hiểu nguyên nhân. Kiểm toán viên cũng thực hiện việc so sánh số liệu năm này với số liệu năm trước theo từng khoản mục chi phí. Một phương pháp khác cũng có thể áp dụng là so sánh chi phí theo từng tháng giữa kỳ này và kỳ trước. Kiểm toán viên còn có thể dùng các đồ thị để dễ phát hiện ra những tháng có biến động bất thường. Trong một số trường hợp, KTV có thể so sánh với các thông tin phi tài chính. Thí dụ, khi kiểm tra chi phí điện, KTV có thể thông qua các hóa đơn tiền điện để so sánh với số Kwh điện sử dụng. Thử nghiệm chi tiết. Điều tra về những khác biệt quan trọng hay bất thường : Mọi khác biệt bất thường được phát hiện trong quá trình phân tích trên, đều phải được KTV tìm hiểu và giải thích nguyên nhân. Phương pháp tìm hiểu là truy hồi về sổ sách kế toán và khi cần thiết sẽ phải kiểm tra chi tiết trên những chứng từ gốc có liên quan. Kiểm tra một số chi tiết đặc biệt : Cần chọn lựa một số khoản chi phí đặc biệt để phân tích và kiểm tra chi tiết. Kiểm toán viên thường chọn những loại chi phí có tỷ trọng đáng kể hoặc khi chúng dễ bị sai phạm như các chi phí về hoa hồng, quảng cáo, tiếp khách…. Khi kiểm tra chi tiết KTV sẽ kiểm tra chứng từ gốc của các chi phí này để xem xét chúng có thực sự xảy ra không. Nếu có nhiều nghiệp vụ, KTV sẽ ưu tiên lựa chọn các nghiệp vụ có số tiền lớn, có nội dung không rõ ràng, có liên hệ đến bên liên quan hoặc xảy ra vào những tháng có lợi nhuận tăng giảm bất thường. PHẦN II. KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CHO PHÍ QUẢN LÝ TRONG BCTC CỦA CÔNG TY TNHH THANH NIÊN KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THANH NIÊN Giới thiệu về công ty Tên công ty : CÔNG TY TNHH THANH NIÊN Địa chỉ trụ sở chính : Khóm Xuân Phước, TT Lao Bảo, Quảng Trị. Người đại diện theo pháp luật của công ty : Chức danh : Chủ tịch HĐTV kiêm Giám đốc. Họ và tên : Phan Văn Phong Giới tính : Nam Sinh ngày : 05/02/1977 Dân tộc : Kinh Quốc tịch : Việt Nam Lĩnh vực kinh doanh Xây dựng cơ bản Hình thức kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. I. LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN 1. Xem xét chấp nhận khách hàng ( mẫu làm việc A110)  Đây là giai đoạn đầu tiên của cuộc kiểm toán, nó có ý nghĩa rất quan trọng chi phối chất lượng và hiệu quả của cuộc kiểm toán. Để lập được kế hoạch kiểm toán thật tốt, kiểm toán viên APPLE đã khảo sát kỹ và tiến hành một số bước kiểm toán thử nghiệm cơ bản để tìm hiểu về lĩnh vực kinh doanh của khách hàng và và đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm toán, từ đó sẽ quyết định có chấp nhận kiểm toán cho khách hàng hay không. Vì việc chấp nhận một khách hàng có liên quan đến vấn đề rủi ro cho hoạt động của kiểm toán viên hay uy tín của công ty kiểm toán. Để giúp khảo sát, tìm hiểu, nắm kỹ tình hình khách hàng, kiểm toán viên APPLE coi trọng vấn đề thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, từ đó đưa ra giá phí hợp lý để tạo điều kiện tốt cho lập kế hoạch kiểm toán sau này. 2.Lựa chọn nhóm kiểm toán. Thông qua việc nhận diện lý do kiểm toán của khách hàng, Công ty kiểm toán cần ước lượng quy mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn nhóm kiểm toán. Lựa chọn nhóm kiểm toán là việc chuẩn bị nguồn nhân lực phù hợp của cuộc kiểm toán. Chủ nhiệm kiểm toán sẽ lựa chọn các kiểm toán viên có kinh nghiệm và am hiểu về loại hình kinh doanh của khách hàng, ngoài ra các kiểm toán viên được lựa chọn phải độc lập về quan hệ huyết thống cũng như lợi ích kinh tế với khách hàng. Lập và thảo luận các điều khoản của hợp đồng ( mẫu A230) Việc lập và thảo luận các điều khoản của hợp đồng là cơ sở pháp lý cho việc thực hiện kiểm toán và các dịch vụ liên quan khác như phí kiểm toán nhằm bảo vệ quyền lợi của khách hàng và Công ty kiểm toánSau khi đã thỏa thuận được các điều khoản của hợp đồng thì Công ty và khách hàng ký kết hợp đồng kiểm toán. Hợp đồng đó phải tuân thủ theo quy chế kiểm toán viên độc lập do Chính phủ ban hành trong Nghị định 07/CP ngày 29/3/1994. * Những nội dung chủ yếu của hợp đồng: - Mục đích kiểm toán: Kiểm toán viên tiến hành thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính năm 2007 của Doanh nghệp TNHH Thanh Niên. Kết thúc kiểm toán, kiểm toán viên sẽ đưa ra ý kiến về việc lập và trình bày Báo cáo tài chính năm 2007 của doanh nghiệp. - Phạm vi kiểm toán: Báo cáo tài chính năm 2007 của doanh nghiệp - Trách nhiệm của Ban giám đốc Công ty khách hàng: Ban giám đốc có trách nhiệm trong việc lập và trình bày các thông tin trên Báo cáo tài chính trung thực, hợp lý. Ngoài ra, Công ty khách hàng Thanh Niên còn có trách nhiệm cung cấp toàn bộ chứng từ, sổ sách và các thông tin liên quan đến công việc kiểm toán, đôn đốc các bộ phận có liên quan thực hiện những công việc mà kiểm toán viên yêu cầu. - Thời gian tiến hành cuộc kiểm toán: Kiểm toán viên sẽ tiến hành kiểm toán cho Công ty APPLE trong 6 ngày từ 1/2/2008 đến 6/02/2008 - Mức phí kiểm toán 15 triệu VND, thuế GTGT : 1.5 triệu VND thanh toán bằng chuyển khoản Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thanh Niên ( mẫu A310) * Mục đích của việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng là nhằm thu nhập đầy đủ và chính xác những thông tin cần thiết về khách hàng .Thông qua việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng, Kiểm toán viên sẽ hiểu hơn lĩnh vực ngành nghề kinh doanh và những chính sách áp dụng của khách hàng.... Từ đó kiểm toán viên sẽ đánh giá chính xác hơn mức độ rủi ro của toàn bộ cuộc kiểm toán.Cơ sở cho