Luận văn Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, bán hàng trong Siêu thị Smat, Long Biên, Hà Nội

Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 1 Bé gi¸o dôc vµ ®µo t¹o Tr−êng ®¹i häc n«ng nghiÖp hµ néi --------------- §INH THÞ H»NG §¸nh gi¸ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé chu tr×nh mua hµng, b¸n hµng trong Siªu thÞ Smat, Long Biªn, Hµ Néi LuËn v¨n th¹c sÜ qu¶n trÞ kinh doanh Chuyªn ngµnh : qu¶n trÞ kinh doanh M· sè : 603405 Ng−êi h−íng dÉn khoa häc: GS.TS. ph¹m thÞ mü dung Hµ néi – 2010 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... i LỜI CAM ðOAN Tôi xin cam ñoan ñây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng ñược sử dụng ñể bảo vệ một học vị nào. Tôi xin cam ñoan rằng ,mọi sự giúp ñỡ cho việc thực hiện luận văn này ñã ñược cảm ơn và các thông tin trích dẫn ñều ñược chỉ rõ nguồn gốc. Hà Nội, ngày 30 Tháng11 Năm 2010 Tác giả luận văn ðinh Thị Hằng Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... ii Lời cảm ơn ðể hoàn thành luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh của mình, ngoài sự nỗ lực cố gắng của bản thân, tôi ñã nhận ñược sự giúp ñỡ nhiệt tình của nhiều cá nhân và tập thể. Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự giúp ñỡ, chỉ bảo tận tình của các thầy, cô giáo khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh, Viện sau ñại học – Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội; ñặc biệt là sự quan tâm, chỉ dẫn tận tình của Cô giáo, GS.TS. Phạm Thị Mỹ Dung – Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh- trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội là người Cô ñã trực tiếp hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các phòng ban của Siêu thị Smat, Siêu thị Smat nằm trên ñiạ bàn Quận Long biên - Thành phố Hà Nội ñã tạo ñiều kiện giúp ñỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và thu thập tài liệu phục vụ luận văn. Qua ñây tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn ñối với tất cả các ñồng nghiệp, gia ñình và bạn bè ñã giúp ñỡ, ñộng viên, khích lệ tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu. Hà Nội, ngày 30 tháng 11 năm 2010 Tác giả luận văn ðinh Thị Hằng Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... iii MỤC LỤC Lời cam ñoan………………………………………………………………….i Lời cảm ơn........................................................................................................ii Mục lục............................................................................................................iii Danh mục bảng.................................................................................................v Danh mục sơ ñồ...............................................................................................vi Danh mục viết tắt............................................................................................. I. MỞ ðẦU................................................................................................................1 1.1 Tính cấp thiết của ðề tài........................................................................1 1.2. Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................3 1.2.1. Mục tiêu chung ..............................................................................3 1.2.2. Mục tiêu cụ thể ..............................................................................3 1.3. ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của ñề tài.........................................3 1.3.1. ðối tượng nghiên cứu ....................................................................3 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu........................................................................3 II. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU.......................................................4 2.1. Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ...............................4 2.1.1 Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý.......................................4 2.1.2. Khái niệm Hệ thống KSNB............................................................7 2.1.3.Vai trò chủ yếu của Hệ thống KSNB trong quản lý siêu thị...........10 2.2 C¸c yÕu tè cÊu thµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ..................................12 2.2.1 Môi trường kiểm soát....................................................................12 2.2.2 Hệ thống kế toán ...........................................................................15 2.2.3 Các thủ tục kiểm soát ....................................................................16 2.3 Nh÷ng h¹n chÕ vèn cã cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé .........................19 2.4 §Æc ®iÓm chung vÒ siªu thÞ , yªu cÇu môc tiªu. ...................................20 2.4.1 ðặc ñiểm chung về Siêu thị...........................................................20 III. ðẶC ðIỂM SIÊU THỊ SMAT VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU..32 3.1 ðặc ñiểm siêu thị Smat.......................................................................32 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... iv 3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của siêu thị ................................32 3.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý…………………………………...32 3.1.3. Kết quả hoạt ñộng sản xuất kinh doanh của siêu thị Smart ...........38 3.2 Phương pháp nghiên cứu.....................................................................38 3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu ........................................................38 3.2.2 Phương pháp xử lý số liệu.............................................................39 3.2.3 Phương pháp phân tích..................................................................39 IV. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN ............................................41 4.1. Thực trạng của hệ thống KSNB tại siêu thị Smart ..............................41 4.1.1.Môi trường kiểm soát....................................................................41 4.1.2. Hệ thống kế toán .........................................................................45 4.2. Kiểm soát nội bộ trong quy trình mua hàng và bán hàng ...................51 4.2.1.KSNB trong quy trình mua hàng và thanh toán tiền hàng.............51 4.3.2.Hệ thống KSNB bán hàng và thu tiền...........................................64 4.4 ðánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ....................................75 4.4.1 Những mặt tích cực của hệ thống KSNB.......................................75 4.4.2 Những mặt hạn chế của hệ thống KSNB.......................................77 4.5. Biện pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại các siêu thị.........................78 4.6. Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ...............................79 4.7. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong siêu thị.81 4.7.1. Một số giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát trong siêu thị .81 4.7.2. ðiều chỉnh cơ cấu tổ chức và chú trọng công tác nhân sự ............82 4.7.3. Chuẩn hoá quy trình lập kế hoạch hoạt ñộng kinh doanh .............83 4.7.4. Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị.................................84 4.7.5. Hoàn thiện môi trường pháp lý cho việc thành lập bộ máy KTNB trong Siêu thị . .......................................................................................85 V. KẾT LUẬN VÀ ðỀ NGHỊ ..............................................................................88 5.1. KẾT LUẬN........................................................................................88 5.2. Kiến nghị: ..........................................................................................89 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... v DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Các mục tiêu của hệ thống KSNB với nghiệp vụ bán hàng..............24 Bảng 3:1.Kết quả kinh doanh của Siêu thị qua 3 năm...................................38 Bảng 3.2. Mẫu bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ ..............................................40 Bảng 4.1: Nội dung của cơ chế hoạt ñộng kiểm soát.....................................42 Bảng 4.2: Nội dung của cơ chế hoạt ñộng kiểm soát.....................................49 Bảng 4.3: Một số mặt hàng nhập mua hàng quý 1/2010 ..............................62 Bảng 4.4 Xuất nhập tồn quý 1 /2010.............................................................62 Bảng 4. 5: Dự ñoán các khả năng rủi ro trong quy trình mua hàng của Siêu thị ....63 Bảng 4.6: Phần mềm bán hàng .....................................................................68 Bảng 4.7: Dự ñoán các khả năng rủi ro trong quy trình bán hàng của Siêu thị ......71 Bảng 4.8: Một số mặt hàng xuất bán hàng quý 1/2010 .................................72 Bảng 4.9: xuất nhập tồn quý 1 /2010 ............................................................72 Bảng 4.10: ðề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình mua hàng .............86 Bảng 4.11. ðề xuất bổ sung, chỉnh sửa KSNB quy trình bán hàng ..............87 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... vi DANH MỤC SƠ ðỒ Sơ ñồ 1: Quá trình và chức năng quản lý ......................................6 Sơ ñồ 2: Cơ cầu của hệ thống KSNB .......................................... 25 Sơ ñồ 3: Môi trường kiểm soát .................................................. 26 Sơ ñồ 4: Quy trình kế toán ........................................................ 27 Sơ ñồ 5: Quá trình vận ñộng của chứng từ .................................. 27 Sơ ñồ 6: Các thủ tục kiểm soát .................................................. 30 Sơ ñồ 4.1: Thủ tục nhận hoá ñơn Giá trị gia tăng ......................... 48 Sơ ñồ 4.2: quy trình mua hàng và bán hàng ................................. 51 Sơ ñồ 4.3: Quy trình kiểm soát mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Siêu thị ... 52 Sơ ñồ 4.4: Dự kiến mua hàng..................................................... 53 Sơ ñồ 4.5: Quy trình nhập hàng về ............................................. 56 Sơ ñồ 4.6: Quy trình ñưa hàng từ kho lên quầy kệ ....................... 58 Sơ ñồ 4.7: Quy trình thanh toán cho nhà cung cấp ....................... 59 Sơ ñồ 4.8: Quy trình làm giá bán hàng........................................ 61 Sơ ñồ 4.9: Quy trình kiểm soát bán hàng và thu tiền Tại Siêu thị . 65 Sơ ñồ 4.10: Quy trình bán hàng ................................................. 67 Sơ ñồ 4.11: Quy trình thu tiền bán hàng nhập quỹ ....................... 73 Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... vii Danh môc tõ viÕt t¾t BHXH: B¶o hiÓm x0 héi BHYT: B¶o hiÓm y tÕ TNHH: Tr¸ch nhiÖm h÷u h¹n QTKD: Qu¶n trÞ kinh doanh KSNB: KiÓm so¸t néi bé BCTC: B¸o c¸o tµi chÝnh BKS: Ban kiểm soát BTC: Bộ tài chính GTGT: Giá trị gia tăng UNC: Uỷ nhiệm chi KTNB: Kiểm toán nội bộ Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 1 I. MỞ ðẦU 1.1 Tính cấp thiết của ñề tài Ngày 7 tháng 11 năm 2006 ñã diễn ra một sự kiện quan trọng, có ảnh hưởng sâu sắc ñến toàn bộ ñời sống kinh tế - chính trị của ñất nước ta, ñó là việc Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của Tổ chức Thương Mại Thế giới (WTO). Việc gia nhập WTO sẽ mở ra những cơ hội lớn ñồng thời cũng ñem lại những thách thức cho các Siêu thị Việt Nam. ðiều ñó ñòi hỏi mỗi “Siêu thị” ñều phải có chiến lược phát triển hợp lý, có các biện pháp ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro nhằm ñạt ñược mục tiêu ñã ñề ra. ðể ñạt ñược thành công trên thương trường trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt ñòi hỏi công tác quản lý, quản trị Siêu thị nói chung và công tác kiểm tra - kiểm soát nói riêng cần phải ñược hết sức coi trọng. Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trở thành một yêu cầu cấp thiết với các Siêu thị nói chung và “Siêu thị Smat nói riêng - mô hình “Siêu thị” phổ biến nhất trong nền kinh tế hội nhập. “Siêu thị” là loại hình Doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu, trong ñó có ñông ñảo người lao ñộng và các nhà ñầu tư ngoài xã hội tham gia nhằm tạo ñộng lực cho sự phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt ñộng của“Siêu thị”. “ Siêu thị” là hình thức Doanh nghiệp mà chủ sở hữu thực sự là các cổ ñông và số lượng cổ ñông tham giá góp vốn vào “Siêu thị” là không hạn chế. Trong “Siêu thị” Ban giám ñốc ñược bầu ra, chính là những người ñại diện cho chủ sở hữu tại “ Siêu thị” thực hiện công tác quản trị“ Siêu thị”; còn có Các phó giám ñốc và kế toán trưởng chính là những người trực tiếp thực hiện công tác quản lý và ñiều hành. Do ñặc thù của “ Siêu thị” là luôn có sự tách biệt giữa công tác quản trị và công tác ñiều hành; tách biệt giữa việc sở hữu “ Siêu thị” và việc vận hành “ Siêu thị” nên “ Siêu thị” rất cần một hệ thống kiểm soát ñược xây dựng và tuân thủ một cách chặt chẽ, thống nhất từ trên xuống dưới ñể ñảm bảo tính minh bạch và hiệu quả hoạt ñộng. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 2 Tuy nhiên, một thực trạng khá phổ biến hiện nay tại Việt Nam là phương pháp quản lý của nhiều “ Siêu thị” chưa thật hợp lý, hệ thống kiểm tra, giám sát trong “ Siêu thị” còn lỏng lẻo và chưa thực sự ñược tuân thủ nghiêm chỉnh. Có những “ Siêu thị” chưa tách bạch giữa công tác quản trị, công tác ñiều hành và công tác kiểm soát nên sự kiểm tra giám sát hầu như không thực hiện ñược hoặc việc thực hiện chỉ mang tính chất lấy lệ, hình thức; có những “ Siêu thị” thì việc kiểm tra, giám sát bị xem nhẹ, toàn bộ công việc phụ thuộc quá nhiều vào năng lực chuyên môn cũng như ñạo ñức và tính chủ quan của các cá nhân. Một hệ thống kiểm tra giám sát yếu kém như vậy sẽ rất dễ gây ra hiện tượng sai sót và gian lận trong “ Siêu thị”. Là một sinh viên Chuyên ngành kế toán - kiểm toán, tôi ñặc biệt quan tâm ñến các vấn ñề về xây dựng, hoàn thiện hệ thống KSNB trong “ Siêu thị”. Thực tế khảo sát một số “ Siêu thị” trên ñịa bàn Thành phố Hà Nội tôi ñã có cơ hội tìm hiểu sâu thêm về thực trạng hệ thống KSNB hiện nay tại các “ Siêu thị” này, bên cạnh những mặt ñược, còn một số mặt hạn chế mà theo tôi cần phải cải thiện ñể có thể ñảm bảo ñược tính bền vững và nâng cao hiệu quả hoạt ñộng của Siêu thị. Trong một Siêu thị thì xây dựng ñược một hệ thống kiểm soát nội bộ vững vàng sẽ giúp cho Siêu thị giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩm trong quá trình bán hàng , bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng một cách bất hợp lý, mất mát hao hụt, gian lận, trộm cắp...ðảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo các tài chính, ñảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt ñộng của Siêu thị cũng như các quy ñịnh của pháp luật. ðảm bảo Siêu thị hoạt ñộng có hiệu quả sử dụng tối ưu các nguồn lực và ñạt ñược mục tiêu ñặt ra ... Từ những lý do trên, tôi ñã chọn ñề tài: “ðánh giá hệ thống KSNB chu trình mua hàng, bán hàng trong Siêu thị Smat Long Biên, Hà Nội” làm ñề tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ ñể có cơ hội bày tỏ quan ñiểm của bản thân và góp phần ñưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống KSNB trong “ Siêu thị”. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 3 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1. Mục tiêu chung ðánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, bán hàng trong siêu thị Smat, Long Biên, Hà Nội. Từ ñó ñưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện cho hệ thống kiểm soát nội bộ của Siêu Thị. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hoá các vấn ñề lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và mua hàng - Trên cơ sở lý luận trên, ñánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và mua hàng của siêu thị Smat. - ðề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và mua hàng của siêu thị Smat. 1.3. ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của ñề tài 1.3.1. ðối tượng nghiên cứu ðề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống KSNB bán hàng, mua hàng tại Siêu thị. 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi thời gian: Từ ngày 01/01/2010 ñến ngày 20/06/2010. - Phạm vi không gian: Siêu Thị Smat, Long biên, Hà Nội. - Phạm vi nội dung: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng, mua hàng tại Siêu thị Smat. Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 4 II. TỔNG QUAN TÀI LIỆU NGHIÊN CỨU 2.1. Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé 2.1.1 Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý Trong quan hệ với tổ chức bộ máy, quản lý là sự tác ñộng có tổ chức, có ñịnh hướng của chủ thể quản lý lên ñối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực ñã xác ñịnh ñể ñạt mục tiêu ñã ñề ra. Chủ thể quản lý ở ñây chính là bộ máy quản lý của ñơn vị, bao gồm cán bộ lãnh ñạo các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các nghiệp vụ quản lý, ñiều hành ñơn vị. ðối tượng quản lý chính là con người và sự vật, hiện tượng diễn ra trong ñơn vị. ðối tượng quản lý có nhiều ñặc tính khác nhau do ñó trong quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn ñề phức tạp ở mức ñộ khác nhau. Mục tiêu quản lý của ñơn vị là sau một quá trình quản lý có thể ño lường và lượng hóa ñược kết quả mà ñơn vị phải hướng tới trong một thời gian nhất ñịnh. Toàn bộ quá trình quản lý bao gồm 2 khâu chính: khâu ñịnh hướng và khâu tổ chức thực hiện những hướng ñã ñịnh. Ở mỗi khâu, chức năng kiểm soát luôn ñược ñề cao bởi nó cho biết mức ñộ sát thực của quản lý. ðể ñạt ñược kế hoạch ñã ñề ra. Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt ñộng ñể ñảm bảo rằng các hoạt ñộng này ñược thực hiện theo kế hoạch. Quy trình này bao gồm 3 bước khác nhau: ño lường thành quả hoạt ñộng, so sánh thành quả thực tế với một chuẩn mực nào ñó và có hành ñộng ñể chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuẩn mực không phù hợp. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo ñảm rằng mọi hoạt ñộng ñược hoàn tất theo những cách thức ñưa ñến việc ñạt ñược mục tiêu của tổ chức. Theo ñịnh nghĩa này, kiểm soát không phải là một giai ñoạn hay một khâu của quá trình quản lý mà nó ñược thực hiện ở tất cả các giai ñoạn của quá trình quản lý. Vì vậy có thể hiểu kiểm soát là một chức năng của quản lý. Tuy nhiên, chức Trường ðại học Nông nghiệp Hà Nội – Luận văn thạc sĩ nông nghiệp ........... 5 năng này cũng thể hiện rất khác nhau tùy thuộc vào cơ chế kinh tế và cấp quản lý, vào loại hình hoạt ñộng cụ thể, vào truyền thống văn hóa cũng như những ñiều kiện kinh tế xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụ thể. Kiểm soát có thể ñược phân thành kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát. Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, các quy chế kiểm soát ñược xây dựng trên cơ sở ñánh giá các yếu tố, các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý. Kiểm soát trực tiếp bao gồm 3 loại hình cơ bản là kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ. Kiểm soát hành vi là việc kiểm soát các hoạt ñộng riêng lẻ do những nhân viên ñộc lập với người thực hiện hoạt ñộng tiến hành. ðây là biện pháp tương ñối hiệu quả nhằm phát hiện và ngăn chặn các gian lận, sai sót. Một hệ thống kiểm soát hành vi hữu hiệu sẽ giúp cho toàn bộ công việc kiểm soát ñược giảm nhẹ một cách ñáng kể. Kiểm soát xử lý là kiểm soát việc nắm bắt, giải quyết các giao dịch hay những công việc mà nhờ chúng các giao dịch ñược công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp và báo cáo. Trong trường hợp thông tin ñược xử lý bằng hệ thống máy tính thì kiểm soát xử lý ñược thực hiện thông qua chức năng xử lý bằng ñiện toán. Kiểm soát bảo vệ là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm ñảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong ñơn vị. Các trọng ñiểm nhằm vào mục ñích này bao gồm: Một là, Phân ñịnh trách nhiệm bảo vệ tài sản, ñặc biệt là phân ñịnh trách nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp cận trực tiếp của người không có trách nhiệm với tài sản và sổ sách của ñơn vị khi chưa ñược phép của người quản lý. Chẳng hạn: Ban hành và thực hiện quy chế kiể