Luận văn Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán và quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả tiền hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công trình 1

Luận văn Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán và quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả tiền hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công trình 1Lời cảm ơn Trong 4 năm học tập và rèn luyện tại trường đại học Nông nghiệp I tôi đã được sự chỉ bảo dậy dỗ của các thầy cô giáo, sự động viên nhiệt tình của gia đình, bạn bè đến nay tôi đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Qua đây tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường đại học Nông nghiệp I, các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế và Phát triển nông thôn đã tạo điều kiện cho tôi tích luỹ kiến thức và tu dưỡng đạo đức. Tôi xin chân thành cảm ơn PGS.TS.NGƯT. Nguyễn Thị Tâm - bộ môn Kế toán đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập tốt nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn ban giám đốc công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công trình 1 đã tạo điều kiện cho tôi tiếp xúc với thực tế, tích luỹ kinh nghiệm, hoàn thành tốt luận văn. Đồng thời tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè đã động viên giúp đỡ tôi trong suốt 4 năm học. Hà Nội, ngày 16 tháng 05 năm 2007 Sinh viên Nguyễn Xuân Thu PHẦN I: MỞ ĐẦU 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ Cạnh tranh trong thương mại là tất yếu khách quan mang tính quy luật của nền kinh tế thị trường. Trong nền kinh tế tư bản, các cuộc cạnh tranh luôn luôn diễn ra gay gắt và khốc liệt. Ở nước ta, tuy đang trong giai đoạn chuyển hướng theo nền kinh tế thị trường nhưng các cuộc cạnh tranh thương mại đã và đang diễn ra hết sức gay gắt. Cơ chế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải năng động, kinh doanh phải có lãi, nếu không sẽ không thể đứng vững trên thương trường. Một trong số những điều quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó là phải tổ chức tốt các nghiệp vụ kế toán về thanh toán, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của chính bản thân doanh nghiệp để từ đó nắm và làm chủ được tình hình tài chính của mình, thông qua đó có những biện pháp tích cực xử lý tình hình công nợ. Mặt khác, trong quá trình sản xuất kinh doanh (SXKD) đã phát sinh nhiều mối quan hệ kinh tế ràng buộc giữa các doanh nghiệp với nhau, giữa các doanh nghiệp với Nhà nước và trong nội bộ doanh nghiệp. Các quan hệ này thể hiện sự hợp tác, đầu tư, giúp đỡ lẫn nhau giữa các tổ chức kinh tế trong nền kinh tế thị trường. Hệ thống các mối quan hệ càng lớn thì công nợ phát sinh càng nhiều. Nếu doanh nghiệp không giải quyết hài hoà giữa nợ phải thu với nợ phải trả thì có thể dẫn đến tình trạng vốn kinh doanh bị chiếm dụng và gây mất ổn định về tài chính, giảm khả năng thanh toán. Chính vì vậy việc thanh toán và quản lý công nợ là điều kiện cần thiết để đảm bảo ổn định tài chính về khả năng thanh toán cho doanh nghiệp. Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, đồng thời với sự đồng ý của phòng tài chính kế toán công ty, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu đề tài: “Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán và quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả tiền hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công trình 1”. 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1. Mục tiêu chung Mục tiêu tổng quát của đề tài là đánh giá thực trạng các nghiệp vụ hạch toán và quản lý một số loại công nợ của công ty, từ đó đưa ra một số kiến nghị hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán và quản lý công nợ. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể Mục tiêu cụ thể của đề tài bao gồm: - Hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác thanh toán và quản lý công nợ trong doanh nghiệp. - Đánh giá thực trạng hạch toán các nghiệp vụ và quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả tiền hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công trình 1 trong những năm qua. - Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán và quản lý các khoản phải thu, các khoản phải trả tiền hàng tại công ty. 1.3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu Các nghiệp vụ thanh toán và quản lý các khoản nợ phải thu, nợ phải trả tiền hàng của công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công trình 1. 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi không gian: Nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Công trình 1 - số 8, ngõ 121 Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội. + Phạm vi thời gian: Từ ngày 03/01/2007 đến 17/05/2007 PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI 2.1. CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ THANH TOÁN 2.1.1. Khái niệm Theo nghĩa chung nhất thì thanh toán là việc dùng tiền đề giải quyết các mối quan hệ về kinh tế, tài chính giữa bên phải trả và bên nhận tiền. Trong đó các mối quan hệ về mua bán, trao đổi đơn thuần không thuộc về quản lý tài chính mà chỉ có các quan hệ về thanh toán bằng cách chấp nhận, từ chối, thưởng phạt về vật chất thông qua mua bán có liên quan đến việc hình thành và sử dụng quỹ tiền tệ mới được coi là quan hệ tài chính. Hoạt động SXKD của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn diễn ra trong mối quan hệ phổ biến với hoạt động của các doanh nghiệp khác và các cơ quan quản lý của Nhà nước, mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp từ quá trình mua sắm các loại vật tư, công cụ dụng cụ (CCDC), tài sản cố định (TSCĐ) đến quá trình thực hiện các kế hoạch sản suất và tiêu thụ sản phẩm hay cung cấp dịch vụ…một mối quan hệ kinh tế lại gắn với một quá trình thanh toán tương ứng. Vì vậy mà quan hệ thanh toán là rất đa dạng. Trong nội dung đề tài này tập trung nghiên cứu hai quan hệ thanh toán sau: * Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp Mối quan hệ này được hình thành khi doanh nghiệp có nhu cầu mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ…nó tạo ra các mối quan hệ phải thu, phải trả với các nhà cung ứng. Quan hệ phải thu phát sinh khi doanh nghiệp đã ứng trước tiền hàng cho nhà cung ứng, quan hệ phải trả xảy ra khi doanh nghiệp đã nhận vật tư, hàng hoá nhưng trả tiền chậm theo thoả thuận giữa hai bên. Quan hệ này bắt đầu khi hai bên ký kết hợp đồng kinh tế và kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, phiếu nhập…để thanh toán. * Quan hệ thanh toán với khách hàng Đây là mối quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ, tài sản thanh lý của mình theo phương thức trả trước, trả tiền ngay hoặc trả chậm. Khi doanh nghiệp có khách hàng chịu sẽ phát sinh nghiệp vụ thanh toán nợ phải thu, khi khách hàng ứng trước sẽ nảy sinh một khoản tiền nợ phải trả. 2.1.2. Vai trò, vị trí của hoạt động thanh toán trong quản lý tài chính doanh nghiệp Hoạt động thanh toán trong các doanh nghiệp là hoạt động hết sức quan trọng bởi nó xuyên suốt quá trình hoạt động của từng đơn vị từ khâu mua NVL, CCDC vào trong quá trình hoạt động sản xuất đến khâu tiêu thụ, vì vậy nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của các công tác tài chính. Các doanh nghiệp để hoạt động được thì phải có các yếu tố đầu vào vì vậy nảy sinh quan hệ thanh toán với các nhà cung cấp trong việc mua NVL, CCDC…trong quá trình sản xuất nảy sinh mối quan hệ thanh toán với công nhân viên về tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp và các khoản phải trả khác trong nội bộ doanh nghiệp. Khi sản phẩm hoàn thành được cung ứng cho thị trường thì phát sinh quan hệ thanh toán với người mua và các khoản phải nộp Nhà nước. Chính vì vậy hoạt động thanh toán có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả SXKD của doanh nghiệp. Bất kỳ một khâu nào của quá trình sản xuất mà công tác thanh toán kém hiệu quả, thực hiện một cách kém hợp lý, kém khoa học sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình hoạt động SXKD. Do vậy công tác thanh toán một cách khoa học, hợp lý là nội dung quan trọng mà các nhà lãnh đạo của các doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý. 2.1.3. Nhiệm vụ của hoạt động thanh toán trong quản lý tài chính doanh nghiệp Như trên ta đã biết hoạt động thanh toán hình thành ngay từ giai đoạn đầu tiên của quá trình SXKD và kéo dài tới giai đoạn cuối cùng. Nó ảnh hưởng rất lớn đến quá trình SXKD của doanh nghiệp vì vậy đòi hỏi đội ngũ lãnh đạo, bộ phận kế toán phải lưu tâm, phản ánh khoa học, hợp lý và kịp thời. Hay nói một cách khác nhiệm vụ đặt ra đối với công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán bao gồm: - Ghi chép phản ánh kịp thời các khoản nợ phải thu, phải trả với người bán, người mua theo từng con nợ, chủ nợ và khoản nợ. - Ghi chép, phản ánh kịp thời tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu, phải trả đối với các khoản vay và cho vay vốn. - Ghi chép, phản ánh kịp thời tình hình thanh toán các khoản tài chính với ngân sách nhà nước. - Ghi chép, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ thanh toán nội bộ doanh nghiệp, thanh toán với người lao động, với các đơn vị, tổ chức cấp trên, cấp dưới trong nội bộ… - Quản lý và đánh giá kịp thời tình hình thực hiện kỹ thuật trong các quan hệ thanh toán với các con nợ, chủ nợ. 2.1.4. Các phương thức thanh toán Thanh toán là điều kiện bắt buộc trong các hợp đồng kinh tế hình thành do sự thoả thuận của hai bên. Tuỳ vào từng điều kiện mà có thể áp dụng một trong các phương thức thanh toán sau: a) Phương thức thanh toán bằng tiền mặt Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán thông qua việc nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, không qua nghiệp vụ thanh toán của ngân hàng. Đây là hình thức thanh toán trực tiếp các khoản mua, bán, hợp đồng thông qua việc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Tiền mặt được dùng có thể là đồng Việt Nam hoặc ngoại tệ. Hình thức thanh toán này thực tế chỉ phù hợp với các loại hình trong giao dịch với số lượng nhỏ, đơn giản bởi đối với các khoản mua bán có giá trị lớn thì việc thanh toán trở nên phức tạp và không đảm bảo an toàn. Hình thức này thường được áp dụng phổ biến trong quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với tư nhân không có tài khoản tiền gửi ngân hàng, giữa doanh nghiệp với cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp khi trả lương, thưởng…hoặc giữa doanh nghiệp với các đơn vị kinh tế khác, với cơ quan Nhà nước trong trường hợp thanh toán với số tiền nhỏ dưới mức quy định chuyển khoản. b) Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt Thanh toán không dùng tiền mặt là hình thức thanh toán được tiến hành thông qua bút toán trên tài khoản tiền gửi ngân hàng của các đơn vị, các doanh nghiệp. Đây là hình thức thanh toán chủ yếu của các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. Nó có các hình thức sau: * Thanh toán bằng séc: Séc là “lệnh vô điều kiện bằng văn bản của chủ tài khoản cho ngân hàng để trích từ tài khoản của mình một số tiền nhất định để trả cho một người có tên trong séc hoặc người cầm séc”. Có các loại sau: - Séc tiền mặt: là loại séc cho phép người hưởng séc được lấy tiền mặt từ ngân hàng ra. Loại séc này thường được dùng thanh toán với số tiền nhỏ được dùng thanh toán cho các đơn vị, cá nhân không có tài khoản tiền gửi ngân hàng. - Séc thanh toán: Là loại séc mà người hưởng thụ séc không được lấy tiền mặt ra từ ngân hàng. Đây là loại séc chủ yếu dùng trong quan hệ thanh toán giữa các doanh nghiệp, đơn vị có tài khoản tiền gửi ngân hàng. Séc thanh toán bao gồm các loại sau: + Séc chuyển khoản: được dùng trong quan hệ thanh toán giữa các đơn vị có cùng tài khoản tiền gửi ở cùng ngân hàng hoặc có tài khoản tiền gửi ở hai ngân hàng khác nhau nhưng có một hệ thống thanh toán bù trừ. Séc chuyển khoản không có tác dụng rút tiền ra khỏi ngân hàng. + Séc bảo chi: là một tờ séc chuyển khoản do chủ séc phát hành và được ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước đảm bảo chi trả số tiền trên séc. Bên phát hành séc sau khi lập séc chuyển khoản phải đưa tờ séc đó đến ngân hàng để xin đảm bảo chi. Ngân hàng sẽ căn cứ vào số tiền ghi trên tờ séc và số dư tài khoản tiền gửi của đơn vị để đóng dấu bảo chi lên tờ séc. Séc bảo chi thường được dùng trong trường hợp thanh toán từng lần về hàng hoá và dịch vụ trong trường hợp bên bán không tín nhiệm bên mua về trả tiền, không quen biết bên mua hoặc trong trường hợp chủ tài khoản phát hành séc đang vi phạm kỷ luật thanh toán. + Séc định mức: là sổ gồm nhiều tờ séc đã được ngân hàng đóng dấu bảo chi cho tất cả số tiền định mức. Séc định mức có tác dụng như séc bảo chi khi thanh toán. * Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi (giấy chuyển tiền) Uỷ nhiệm chi là lệnh của chủ tài khoản lập trên một mẫu in sẵn của ngân hàng để yêu cầu ngân hàng trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình để trả cho người được hưởng lợi hoặc chuyển vào tài khoản khác của mình. Phương thức thanh toán này được áp dụng trong các trường hợp sau: - Thanh toán giữa các đơn vị có cùng tài khoản tiền gửi ở một ngân hàng hoặc có tài khoản tiền gửi ở hai ngân hàng khác nhau. - Thanh toán chi trả dịch vụ tiền hàng, nộp ngân sách, trả nợ, nộp các quỹ dự trữ cấp trên, nộp tiền phạt do mình vi phạm hợp đồng kinh tế. - Xin trích tiền từ tài khoản của mình để phát hành séc bảo chi và sổ séc định mức hoặc chuyển tiền đến một ngân hàng khác. - Có thể được dùng trong thanh toán theo kế hoạch, thanh toán bù trừ khi bên mua hoặc bên trả tiền được lập chứng từ thanh toán. * Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu (giấy nhờ thu) Thanh toán uỷ nhiệm thu là phương thức yêu cầu của bên hưởng lợi bằng văn bản nhờ ngân hàng bên trả tiền có tài khoản tiền gửi thu hộ số tiền ghi trên hoá đơn, có hoặc không kèm theo chứng từ hàng hoá. Hình thức thanh toán này được dùng trong trường hợp thanh toán giữa các đơn vị có cùng tài khoản tiền gửi ở một ngân hàng hoặc có tài khoản tiền gửi ở hai ngân hàng khác nhau có quan hệ thanh toán về mua bán vật tư, hàng hoá cung ứng lao vụ dịch vụ. Hình thức thanh toán này được áp dụng khi hai bên mua và bán tín nhiệm lẫn nhau và khi hai bên thường xuyên giao dịch mang tích chất định kỳ theo kế hoạch. * Thanh toán bằng thư tín dụng Thư tín dụng là lệnh của ngân hàng bên mua đề nghị ngân hàng bên bán trả tiền cho bên bán về số lượng hàng hoá, dịch vụ, lao vụ đã cung ứng cho bên mua theo các điều kiện trong hợp đồng kinh tế và giấy mở thư tín dụng. Phương thức thanh toán này được áp dụng trong trường hợp thanh toán giữa các đơn vị có cùng tài khoản ở hai ngân hàng khác nhau. Phương thức thanh toán có độ đảm bảo an toàn cho cả người bán và người mua, tuy nhiên đòi hỏi phí giao dịch cao. * Thanh toán bằng ngân phiếu, thẻ thanh toán Ngân phiếu là một loại giấy do ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành có các mệnh giá khác nhau để thay tiền mặt trong khoảng thời gian ghi trên ngân phiếu. Thẻ thanh toán là thẻ điện tử ngân hàng cấp cho người mua để làm công cụ thanh toán an toàn thông qua mạng điện toán ngân hàng. 2.1.5. Phân loại các nghiệp vụ thanh toán Căn cứ vào mỗi tiêu thức khác nhau chúng ta có thể chia các nghiệp vụ thanh toán thành các loại khác nhau: * Căn cứ vào đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán có thể chia thành hai loại: - Thanh toán các khoản phải thu bao gồm: Thu từ khách hàng, công nhân viên, người bán, thuế Nhà nước, các khoản phải thu khác… - Thanh toán các khoản phải trả bao gồm: Phải trả người bán, nội bộ, Nhà nước, phải trả khác… * Căn cứ vào thời hạn thanh toán có thể chia thành 3 loại: - Thanh toán trả trước: là việc trả tiền trước khi giao nhận hàng một khoảng thời gian nhất định để đảm bảo việc nhận hàng theo mong muốn. Trong trường hợp này người bán được tạo điều kiện về mặt tín dụng và đảm bảo về mặt thanh toán. Còn người mua chấp nhận rủi ro trước mắt về khoản tiền vốn bỏ ra ban đầu, song được bù đắp bằng việc hưởng ưu đãi từ phía người bán như chiết khấu thanh toán… - Thanh toán trả ngay: Là việc trả tiền ngay khi giao hàng giữa hai bên mua và bán. Phương thức này thường chỉ áp dụng cho những trường hợp có giá trị thanh toán nhỏ còn đối với những nghiệp vụ lớn thì ít được áp dụng. - Thanh toán trả chậm: Là việc thanh toán sau khi giao nhận hàng một khoảng thời gian nhất định. Nếu như thanh toán trả trước là hình thức người bán được cấp tín dụng từ phía người mua thì thanh toán trả chậm có tính chất ngược lại vì người mua được chiếm dụng vốn của người bán. * Căn cứ vào đối tượng thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán có thể chia thành các loại sau: - Thanh toán với nhà cung cấp: quan hệ này nảy sinh khi doanh nghiệp tiến hành mua NVL và các yếu tố đầu vào để phục vụ cho quá trình sản xuất và tiêu thụ. - Thanh toán với khách hàng: quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động bán hàng cho khách hàng. - Thanh toán với ngân sách Nhà nước: Đây là quan hệ thanh toán thể hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước về các loại thuế do Nhà nước đặt ra. - Thanh toán nội bộ: quan hệ này thường là quan hệ thanh toán giữa các đơn vị cấp dưới với các đơn vị cấp trên hoặc giữa các đơn vị cấp dưới với nhau về các khoản phải thu, phải trả, thanh toán với công nhân viên. Việc phân loại chi tiết các loại hình thanh toán tạo điều kiện cho các tổ chức theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ thanh toán. Phân loại các nghiệp vụ thanh toán còn giúp cho việc tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán, hệ thống kế toán một cách khoa học tạo điều kiện trong công tác kiểm tra giám sát và tham mưu cho các cấp lãnh đạo. 2.1.6. Nguyên tắc chung trong việc tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán, cần tôn trọng một số quy định sau: - Mọi khoản nợ phải thu hay nợ phải trả phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng. - Định kỳ hoặc cuối tháng, bộ phận kế toán cần kiểm tra, đối chiếu về tình hình công nợ đã phát sinh nếu cần có thể lập biên bản đối chiếu công nợ. - Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả liên quan đến ngoại tệ thì tuân thủ nguyên tắc hạch toán ngoại tệ (Sử dụng một trong hai phương pháp chỉ sử dụng tỷ giá thực tế hoặc có thể sử dụng thêm tỷ giá hạch toán). - Các khoản nợ phải thu, nợ phải trả liên quan đến vàng bạc đá quý phải được theo dõi chi tiết theo số lượng, chất lượng, quy cách và giá trị. - Cuối niên độ kế toán, số dư của các tài khoản phải thu, phải trả có gốc là ngoại tệ phải được đánh giá theo tỷ giá thực tế (Tỷ giá mua bán thực tế bình quân liên ngân hàng), hoặc liên quan đến vàng bác đá quý phải được đánh giá theo giá trị trường để phản ánh giá trị thực tế của vốn kinh doanh. Các tài khoản phải thu chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệ thanh toán có thể xuất hiện số dư bên Có trong trường hợp nhận tiền ứng trước của khách hàng. Ngược lại, các tài khoản phải trả chủ yếu có số dư bên Có, nhưng trong quan hệ với từng chủ nợ thì có thể có số dư bên Nợ thể hiện số tiền để trả trước cho người bán. 2.1.7. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chủ yếu tại doanh nghiệp a) Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp Khoản phải trả người bán là giá trị các loại vật tư, thiết bị, CCDC, hàng hoá, dịch vụ… mà doanh nghiệp đã nhận của người bán hay người cung cấp nhưng chưa thanh toán tiền hàng kể cả khoản phải trả cho người nhận thầu về XDCB hay sữa chữa TSCĐ. Trong quá trình hạch toán các khoản phải trả cho người bán cần tôn trọng các quy định sau đây: - Phải chi tiết cho từng đối tượng phải trả và ghi chép theo từng lần thanh toán. - Trường hợp mua hàng trả tiền ngay (Tiền mặt, séc hoặc đã trả qua ngân hàng) thì không phản ánh vào khoản phải trả cho người bán. - Mọi khoản thanh toán với người bán hay người cung cấp đều phải được phản ánh váo sổ sách kế toán trên cơ sở các chứng từ có liên quan được lập theo đúng phương pháp, quy định như: Hợp đồng kinh tế, hoá đơn bán hàng, biên bản bàn giao nhận hàng, các chứng từ thanh toán tiền hàng, chứng từ giảm giá hàng bán của bên bán, chứng từ xuất kho hàng kém, mất phẩm chất để trả lại người bán… - Đối với các khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ thì ngoài việc quy đổi tiền đồng Việt Nam theo phương thức hạch toán thu chi ngoại tệ đang áp dụng tại doanh nghiệp, kế toán còn phải kết hợp theo dõi cả các ngoại tệ trên sổ chi tiết theo từng người bán có quan hệ thanh toán thường xuyên với doanh nghiệp. * Tài khoản sử dụng Tài khoản 331 “Phải trả người bán” Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán hay người cung cấp và người nhận thầu - Số tiền ứng trước cho người bán - Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hàng cho doanh nghiệp - Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. - Chiết khấu thanh toán được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp trừ vào nợ phải trả. Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, thiết bị, người cung cấp lao vụ dịch vụ và người nhận thầu XDCB. - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính