Cơ chế thị trường ngày nay đòi hỏi bất kì doanh nghiệp nào cũng phải năng động bắt
kịp với những sự thay đổi liên tục ,đứng vững và ngày càng phát triển Mỗi một doanh
nghiệp là tổ chức trong 1 hệ thống kinh tế .Nó chứa đựng nhiều bộ phận với nhiều bộ
phận với nhiều hoạt động khác nhau.Để đảm bảo cho một mục tiêu chung thì mỗi bộ phận
cũng phải được tổ chức linh hoạt ,năng động và có hiệu quả nhất .
Cơ cấu tổ chức ngày càng có vai trò ngày càng quan trọng và có ảnh h ưởng lớn đến hoạt
động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động khác trong doanh nghiệp .Hoàn thiện
cơ cấu tổ chức là nhằm hoàn thiện quá trình quá trình sản xuất kinh doanh ,phát huy cao
nhất năng lực của từng cá nhân trong việc phục vụ tổ chức ,sử dụng tiết kiệm và năng suất
nhất các yếu tố cấu thành sản xuất đồng thời tạo ra bộ máy gọn nhẹ ,linh hoạt thích ứng
nhanh nhạy và luôn có những bước đi đúng đắn trong từng giai đoạn cụ thể theo định
hưóng phát triển lâu dài .
Trong quá trình thực tập ở chi nhánh ,sau khi đã hoà mình vào thực tế sản xuất của
chi nhánh thấy mặc dầu chi nhánh đã có cơ cấu tổ chức tương đối hoàn thiện tuy nhiên
vẫn còn nổi lên nhiều bất cập .Để khắc phục và hoàn thiện trong thời gian tới nhằm phát
huy hơn nữa vai trò của cán bộ lãnh đạo nói riêng cũng như cơ cấu tổ chức của chi nhánh
nói chung em nhận thấy nhất thiết cần thiết phải đi sâu tìm hi ểu nghiên cứu thực trạng cơ
cấu tổ chức và đã chọn đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại NHN
0
Và PTNT chi nhánh
Nam Hà Nội” làm chuyên đề thực tập với mục đích :
Hệ thống hoá kiến thức về cơ cấu tổ chức.
áp dụng lý thuyết cũng như các phương pháp phân tích đã học để từ đó
nghiên cứu đánh giá cơ cấu tổ chức và đưa ra các giải pháp hoàn thiện .
Kết cấu của chuyên đề gồm các phần chính như sau :
Chương 1:Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức
Chương 2:Thực trạng về cơ cấu tổ chức tại NHN
0
Và PTNT chi nhánh Nam
Hà Nội
Chương 3:Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại NHN
0
Và PTNT chi
nhánh Nam Hà Nội
78 trang |
Chia sẻ: lvbuiluyen | Lượt xem: 2467 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Luận văn Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Ngân hàng nông nghiệp Và Phát triển nông thôn chi nhánh Nam Hà Nội, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
LUẬN VĂN:
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại
Ngân hàng nông nghiệp Và Phát
triển nông thôn chi nhánh Nam
Hà Nội
Lời nói đầu
Cơ chế thị trường ngày nay đòi hỏi bất kì doanh nghiệp nào cũng phải năng động bắt
kịp với những sự thay đổi liên tục ,đứng vững và ngày càng phát triển Mỗi một doanh
nghiệp là tổ chức trong 1 hệ thống kinh tế .Nó chứa đựng nhiều bộ phận với nhiều bộ
phận với nhiều hoạt động khác nhau.Để đảm bảo cho một mục tiêu chung thì mỗi bộ phận
cũng phải được tổ chức linh hoạt ,năng động và có hiệu quả nhất .
Cơ cấu tổ chức ngày càng có vai trò ngày càng quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến hoạt
động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động khác trong doanh nghiệp .Hoàn thiện
cơ cấu tổ chức là nhằm hoàn thiện quá trình quá trình sản xuất kinh doanh ,phát huy cao
nhất năng lực của từng cá nhân trong việc phục vụ tổ chức ,sử dụng tiết kiệm và năng suất
nhất các yếu tố cấu thành sản xuất đồng thời tạo ra bộ máy gọn nhẹ ,linh hoạt thích ứng
nhanh nhạy và luôn có những bước đi đúng đắn trong từng giai đoạn cụ thể theo định
hưóng phát triển lâu dài .
Trong quá trình thực tập ở chi nhánh ,sau khi đã hoà mình vào thực tế sản xuất của
chi nhánh thấy mặc dầu chi nhánh đã có cơ cấu tổ chức tương đối hoàn thiện tuy nhiên
vẫn còn nổi lên nhiều bất cập .Để khắc phục và hoàn thiện trong thời gian tới nhằm phát
huy hơn nữa vai trò của cán bộ lãnh đạo nói riêng cũng như cơ cấu tổ chức của chi nhánh
nói chung em nhận thấy nhất thiết cần thiết phải đi sâu tìm hiểu nghiên cứu thực trạng cơ
cấu tổ chức và đã chọn đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại NHN0Và PTNT chi nhánh
Nam Hà Nội” làm chuyên đề thực tập với mục đích :
Hệ thống hoá kiến thức về cơ cấu tổ chức.
áp dụng lý thuyết cũng như các phương pháp phân tích đã học để từ đó
nghiên cứu đánh giá cơ cấu tổ chức và đưa ra các giải pháp hoàn thiện .
Kết cấu của chuyên đề gồm các phần chính như sau :
Chương 1:Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức
Chương 2:Thực trạng về cơ cấu tổ chức tại NHN0Và PTNT chi nhánh Nam
Hà Nội
Chương 3:Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại NHN0Và PTNT chi
nhánh Nam Hà Nội
Chương 1
Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức
I. Một số khái niệm cơ bản về cơ cấu tổ chức
I.1 Cơ cấu tổ chức
1. Khái niệm về cơ cấu
Cơ cấu “là sự phân chia tổng thể ra những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất
lượng khác nhau ,những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt nhưng có quan
hệ chặt chẽ với nhau nhằm phục vụ mục tiêu chung “.(1)
Đó là là sự phân chia tổng thể thành những bộ phận nhỏ .Những bộ phận này phải
thực hiện các chức năng riêng biệt ,đó là chức năng về tài chính,tiêu thụ, marketing …các
chức năng này không độc lập với nhau mà nó có sự phối hợp chặt chẽ để cùng thực hiện
một mục tiêu chung của tổ chức .Đó là, việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổ
chức .
2.Khái niệm tổ chức :
Nói đến khái niệm “Tổ chức” nhiều nhà kinh tế học đã đưa ra các khái niệm khác
nhau dựa trên những góc độ khác nhau .Tổ chức “là một phần của công việc quản lý ,bao
gồm việc xây dựng một cơ cấu định trước về các vai trò của từng khâu ,từng cấp ,từng bộ
phận và của từng người “(2).
Tổ chức là nhằm hình thành các nhóm chuyên môn hoá ,các phân hệ tạo nên tổ chức
để cùng góp phần vào hoạt động của tổ chức đạt tới mục tiêu mong muốn .Tổ chức còn là
sự bố trí ,sắp xếp các bộ phận được chuyên môn hoá theo chức năng trong 3một tổ chức
sao cho các bộ phận đó phố hợp hoạt động nhịp nhàng ,không chồng chéo ,không trùng
lặp .Tổ chức “là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau cùng làm việc
hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ của được xác định theo cơ cấu nhất định
”(3)
Tổ chức là do con người tập hợp lại mà thành về cơ bản định nghĩa này nhấn mạnh tổ
chức bao gồm những con người hơn là những máy móc thiết bị .Con người trong tổ chức
cần phải làm việc để hướng tới mục tiêu chung nào đó và phối hợp hoạt động.Mối quan
hệ của con người được xác định theo cơ cấu nhất định .
3.Khái niệm cơ cấu tổ chức :
Cơ cấu tổ chức :“là tổng hợp các bộ phận ,đơn vị khác nhau có mối liên hệ và quan hệ
phụ thuộc lẫn nhau ,được chuyên môn hoá và có trách nhiệm ,quyền hạn nhất định được
bố trí theo những cấp ,những khâu khác nhau nhằm đảm bảo những chức năng quản trị
và phục vụ mục đích chung xác định của tổ chức”.(4)
Cơ cấu tổ chức được chia thành nhiều tầng ,nhiều cấp tuỳ theo vào yêu cầu, nhiệm vụ
của tổ chức .Việc phân chia đó là đòi hỏi khách quan ,vừa có yếu tố chủ quan .Trong các
tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và các doanh nghiệp nói riêng ,cơ cấu tổ
chức gồm có cơ cấu bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất .
3.1 Cơ cấu bộ máy quản lý :
Bộ máy quản lý của một tổ chức :là một hệ thống những con người làm việc với các
phương tiện của tổ chức được liên kết theo một só nguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ
chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt được
các mục tiêu đã định” (5).Thực chất bộ máy quản lý là chủ thể quản lý của hệ thống .Bộ
máy quản lý của một tổ chức gồm hai hệ thống :Hệ thống chỉ huy và hệ thống chức năng
( 1 ) (2) (3
) Giáo trình phân tích lao động xã hội .Chủ biên ts Trần Xuân Cầu
(4 ) (5) Giáo trình phân tích lao động xã hội .Chủ biên ts Trần Xuân Cầu
.Hai hệ thống này có sự tách rời nhau trong bộ máy quản lý ,xác định rõ vị trí trong bộ
máy .
Hệ thống chỉ huy :Bao gồm các quyết định ,các quyền lực của chủ thể quản lý áp dụng
lên đối tượng bị quản lý .
Hệ thống chức năng :Đó là những công việc ,nhiệm vụ được xác định rõ ràng cho
từng cấp ,từng đối tượng ,từng lĩnh vực .
Nhưng chúng lại bổ sung cho nhau từ hệ thống chỉ huy mà hệ thống chức năng được thực
hiện.
Bộ máy quản lý chịu tác động của những nhân tố sau:
Nhóm nhân tố thuộc về chủ thể quản lý :Như tình trạng về trình độ phát triển của chủ
thể quản lý ,tính chất và mục tiêu hệ thống đặt ra .
Nhóm nhân tố thuộc về lĩnh vực quản lý :Mức độ chuyên môn hoá ,bộ phận hoá ,tập
trung hoá của các hoạt động quản lý ,quy mô của quản lý và khả năng bao quát của các
cán bộ quản lý ,chính sách sử dụng cán bộ trong hệ thống ,quan hệ lợi ích tồn tại giữa cá
nhân trong hệ thống .
Các nhân tố khách quan hay môi trường bên ngoài của như : kinh tế chính trị, xã hội,
phong tục tập quán và các yếu tố chủ quan :Đối tượng ,đặc điểm ,trình độ quản lý .
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý : “Là quá trình xác định các chức năng ,các bộ phận
tạo thành một bộ máy quản lý nhằm thực hiện các chức năng quản lý” (6).
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực quản
trị ,có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý. Một mặt phản ánh cơ cấu
trách nhiệm của mỗi người trong tổ chức ,mặt khác nó có tác động tích cực trở lại trong
việc phát triển của tổ chức
3.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất :
Bao gồm những bộ phận có quan hệ trực tiếp với nhau nhằm thực hiện nhiệm vụ sản
xuất .Tuỳ theo tính chất sản xuất ,cơ cấu tổ chức có thể được phân thành cơi cấu tổ chức
(6 ) Giáo trình phân tích lao động xã hội .Chủ biên ts Trần Xuân Cầu
chuyên môn hoá hoặc cơ cấu tổ chức tổng hợp.Trong một doanh nghiệp ,đó là những
phân xưởng ,các bộ phận sản xuất phối hợp với nhau iitrong quá trính sản xuất .
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức sản xuất có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau hình thành nên cơ cấu tổ chức của một tổ chức .Việc đánh giá một tổ chức
không chỉ chú ý đến cơ cấu các bộ phận hợp thành của tổ chức mà quan trọng hơn là tập
thể những con người trong các bộ phận đó. Các bộ phận trong tổ chức được tách đến đâu
thì tập thể những con người trong tổ chức được tách đến đó .Cơ cấu tổ chức và cơ cấu lao
động gắn bó chặt chẽ với nhau ,trong đó cơ cấu tổ chức quyết định cơ cấu lao động .
II. Những nội dung chủ yếu của cơ cấu tổ chức
Yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức là cơ cấu đó phải phối hợp đựoc những nhiệm vụ
và công việc để đạt được những kết quả mà tổ chức đó mong muốn .Để phối hợp được
những nhiệm vụ ,công việc đó nhà quản lý cần phải quan tâm hơn đến các yếu tố chủ chốt
sau :chuyên môn hoá bộ phận hoá ,phạm vi quản lý và hệ thống điều hành .
Những yếu tố này tập trung vào việc nhóm những nhiệm vụ ,công việc sao cho phù
hợp ,thiết lập quy mô quản lý và hệ thống quan hệ báo cáo giữa những người lao động
trong tổ chức .
II.1. Chuyên môn hoá công việc
Chuyên môn hoá công việc hoặc phân công lao động để chỉ mức độ ở đó các công
việc của tổ chức được phân chia thành các bước công việc hoặc những nhiệm vụ khác
nhau được thực hiện bởi những người lao động cụ thể khác nhau.
Bản chất của chuyên môn hoá công việc là một công việc trọn vẹn không chỉ do một
cá nhân thực hiện mà nó được chia ra thành các bước ,mỗi bước được một cá nhân riêng
biệt hoàn thành .Điều cốt lõi ở đây là một cá nhân chỉ chuyên về một phần chứ không
phải toàn bộ .Chuyên môn hoá cho phép tổ chức sử dụng lao động một cách có hiệu quả
.Tổ chức có thể giảm được chi phí đào tạo và có thể nhanh chóng dễ dàng tìm được và
đào tạo được người lao động thực hiện những nhiệm vụ cụ thể lặp đi lặp lại .Mặt khác
hiệu quả và năng suất lao động của người lao động có thể được nâng cao do họ thành thạo
tay nghề khi thực hiện chuyên sâu một hoặc một số công việc .
Tuy nhiên ,ở một mức độ nào đó chuyên môn hoá công việc có thể ảnh hưởng tiêu
cực tới năng suất lao động ,sự thoã mãn công việc và tốc độ thuyên chuyển công việc
.Mặt khác ,mức độ chuyên môn hoá quá cao dễ tạo ra sự nhàm chán ,căng thẳng cho
người lao động làm ảnh hưởng tới năng suất công việc Phần lớn các nhà quản lý hiện nay
không xem chuyên môn hoá công việc là phương tiện hoàn toàn hữu hiệu để nâng cao
năng suất .
II.2. Bộ phận hoá
Bộ phận hoá:“là sau khi phân công các công việc thông qua chuyên môn hoá việc
tập hợp những công việc đó lại để các nhiệm vụ chung được phối hợp với nhau”(7).Hay
nói một cách khác ,bộ phận hoá là cách mà theo đó những nhiệm vụ công việc được kết
hợp với nhau và được phân bổ cho những nhóm làm việc .Để nhóm các nhiệm vụ công
việc ,nhà quản lý có thể sử dụng bốn phương pháp bộ phận hoá sau :
Bộ phận hoá theo chức năng :Là việc tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ ,công việc
dựa trên các chức năng kinh doanh như :marketing sản xuất ,quản trị nhân lực ,tài chính
..Theo cách bộ phận hoá này ,những người lao động thường xuyên phối hợp ,giao tiếp và
hợp tác với nhau trong cùng một phòng ban .Trong phòng ban này ,những người lao động
cùng làm những công việc tương tự nhau do đó họ có thể học hỏi nhau về chuyên môn
,trao đổi thông tin,chia sẻ với nhau những kinh nghiệm ,những cơ hội và những khó khăn
.Từ đó ,tạo điều kiện phát triển nghề nghiệp cho các cán bộ chuyên môn của từng bộ phận
phòng ban
Sơ đồ 1: Bộ phận hoá theo chức năng
(7 )
Giáo trình hành vi tổ chức .Chủ biên TS Bùi Anh Tuấn
Error!
Bộ phận hoá theo sản phẩm:Các nhiệm vụ cũng có thể được bộ phận hoá dựa trên các
loại sản phẩm dịch vụ của tổ chức .ở đây những người lao động cùng làm việc với một
loại sản phẩm hay dịch vụ sẽ là những thành viên của cùng một Bộ phận mà không quan
tâm đến chức danh kinh doanh của họ .Tổ chức có thể là nơi hội nhập của nhiều người có
chức năng chuyên môn sâu trong các cấp quản lý của công ti. Bộ phận hoá theo sản
phẩm hoặc dịch vụ góp phần làm tăng cường sự giao tiếp ,sự tương tác giữa những người
lao động trong sản xuất .
Sơ đồ 2:Bộ phận hoá theo sản phẩm
Giám đốc
Phòng
NCvà PT
Phòng
Sản xuất
Phòng
Marketing
Phòng
Tài chính
Tổng giám
đốc
Giám đốc bộ phận
sản phẩm A
Giám đốc bộ phận
sản phẩm B
Giám đốc bộ phận
sản phẩm C
Phó giám đốc khu
vực Châu á
Phó giám đốc khu
vực Châu âu
Phó giám đốc
khu vực Châu Mỹ
Bộ phận hoá theo khu vực và lãnh thổ :Là những nhóm hoạt động hay nhóm người
lao động được tổ chức theo vùng địa lý .Thực tế mỗi khu vực là một bộ phận được tổ
chức theo đặc điểm địa lý .Nếu khách hàng của một tổ chức cư trú rải rác trên một diện
tích địa lý rộng ,hình thức bộ phận hoá này có thể phát huy tác dụng .
Bộ phận hoá căn cứ vào loại khách hàng cụ thể mà tổ chức hướng tới :Cơ sở cho
phép phương pháp bộ phận hoá theo khách hàng là quan điểm cho rằng khách hàng trong
mỗi Bộ phận có những loại vấn đề và nhu cầu giống nhau và chúng có thể được các nhà
chuyên môn giải quyết một cách thoả đáng nhất ở từng loại khách hàng.
II.3. Phạm vi quản lý
Phạm vi quản lý hay phạm vi kiểm soát là số lượng nhân viên ở các cấp mà một
người quản lý có thể điều hành một cách có hiệu quả .Phạm vi quản lý gồm :Phạm vi
quản lý rộng và phạm vi quản lý hẹp .
Phạm vi quản lý rộng khi có số lượng lớn nhân viên chịu sự kiểm soát trực tiếp của
một người quản lý .Ngược lại một phạm vi quản lý hẹp khi một nhà quản lý điều hành
một số lượng nhờ nhân viên dưới quyền .
Người quản lý có phạm vi hẹp có thể kiểm soát chặt chẽ nhân viên của mình và sát
sao với công việc hàng ngày hơn .Do vậy ,người quản lý có thể có những hướng dẫn ,hỗ
trợ kịp thời cho từng nhân viên khi có những khó khăn nảy sinh trong quá trình thực hiện
công việc nhằm đạt hiệu quả công việc cao .Tuy nhiên ,vì người quản lý có xu hướng
kiểm soát chặt chẽ nhân viên nên ít nhiều cũng có thể làm giảm tính tự chủ và sáng tạo
của nhân viên. Xu hướng trong những năm gần đây là mở rộng phạm vi quản lý .Phạm vi
quản lý rộng phù hợp với việcđẩy mạnh giảm chi phí ,tăng tốc độ ra quyết định ,nâng cao
tính linh hoạt ,gần gũi hơn với khách hàng và trao quyền cho nhân viên của công ti .Nhằm
đảm bảo các hoạt động của mình không bị suy yếu do mở rộng phạm vi quản lý ,các tổ
chức đã đầu tư đáng kể về công tác đào tạo nhân viên .
II.4. Hệ thống điều hành
Hệ thống điều hành là một hệ thống quyền lực và quan hệ báo cáo liên tục từ cấp cao
nhất tới cấp thấp nhất của tổ chức .
Hệ thống điều hành được xây dựng xuất phát từ nhu cầu của nhà quản lý trong việc
phối hợp các hoạt động của những nhân viên trong tổ chức .
Quyền lực là những quyền gắn liền với một vị trí quản lý đưa các mệnh lệnh và đòi
hỏi các mệnh lệnh đó phải được thi hành .Nhằm tạo điều kiện cho phối hợp hoạt động
,câc tổ chức trao cho mỗi vị trí quản lý một chỗ dùng trong hệ thống ra điều hành và trao
cho người quản lý một mức độ quyền lực để người đó thực hiện trách nhiệm của mình
.Tính thống nhất của nguyên tắc điều hành giúp duy trì khái niệm hệ thống liên tục của
quyền lực .Nó chỉ ra rằng mỗi cá nhân chỉ nên chịu trách nhiệm trực tiếp trước một cấp
trên .Nếu tính thống nhất bị phá vỡ ,một thuộc cấp có thể phải đối mặt với các yêu cầu
hợc ưu tiên trái ngược nhau từ một số cấp trên.
Hệ thống điều hành có mối liên hệ chặt chẽ với phạm vi quản lý .Phạm vi quản lý có
thể ảnh hưởng tớ số lượng cấp bậc quyền lực trong tổ chức .Nếu phạm vi quản lý rộng thì
số cấp bậc quyền lực sẽ giảm đi và ngược lại.Mặt khác ,hệ thống điều hành có liên quan
đến quy mô của tổ chức .Khi quy mô của tổ chức tăng lên ,sự phức tạp của tổ chức yăng
lên ,nhu cầu phố hợp các họat động trong tổ chức cũng tăng lên ,do vậy hệ thống điều
hành trong tổ chức cũng tăng lên .
II.5. Tập quyền và phân quyền
Tập quyền là chính sách cơ cấu trong đó quyền ra quyết định đựoc tập trung tại cấp
cao nhất trong hệ thống quyền lực của tổ chức .
Tập quyền gắn với công việc những người quản lý cao nhất quyết định mọi vấn đề
quan trọng của tổ chức với sự không tham gia hoặc tham gia rất ít của các thuộc cấp trong
tổ chức .
Trái lại một tổ chức có tính phân quyền cao là tổ chức mà ở đó các quyết định của tổ
chức đều có sự tham gia ,đóng góp ý kiến của các nhân viên và nhà quản lý từ cấp cao
nhất tới cấp thấp nhất trong tổ chức .Điều này có tác dụng tăng sự thoả mãn trong công
việc của người lao động nhưng mặt khác ít nhiều cũng gây khó khăn cho những nhà quản
lý trong việc phối hợp và kiểm soát sự tuân thủ ở mọi cấp trong tổ chức tha,m gia vào quá
trình ra quyết định trong khi đó vẫn có thể kiểm soát và dự đoán hành vi của họ .
II.6. Chính thức hoá
1. Khái niệm
Chính thức hoá là mức độ tiêu chuẩn hoá của các công việc và hoạt động của người
lao động trong tổ thông qua các luật lệ và chính sách trong tổ chức .Hay nói một cách
khác,chính thức hoá thể hiện mức độ mà những luật lệ ,quy định và các chính sách trong
tổ chức kiểm soát các hoạt động của người lao động trong tổ chức
Mục đích chính thức hoá là dự đoán và kiểm soát hành vi của người lao động khi họ
thực hiện công việc trong tổ chức .Các luật lệ ,quy định có thể rất rõ ràng đưới dạng văn
bản nhuưng cũng có thể ngầm định giữa những người trong tổ chức .Những quy định
,luật lệ rõ ràng được thể hiện ở bảm mô tả công việc ,văn bản chính sách hay những
hướng dẫn văn bản ghi nhớ ..Những nguyên tắc ngầm định đựoc hình thành khi những
người lao động trong tổ chức có thói quen làm việc theo cách chung trong giai đoạn thời
gian nhất định .
Chúng có thể xem xét mức độ chính thức hoá trong tổ chức có tỉ lệ trên lớn và ngược
lại .Mức độ chính thức hoá quá cao hay quá thấp đều có ảnh hưởng không tốt tới hiệu quả
hoạt động trong tổ chức .Chính vì vậy ,vấn đề mà các nhà quản lý cần quan tâm là làm thế
nào để xây dựng những luật lệ ,quy định hợp lý hướng dẫn hành vi của người lao động
trong tổ chức .
2.Các mức độ chính thức hoá
Mức độ chính thức hoá cao giúp cho việc mô tả công việc rõ ràng hơn ,các quy định
,luật lệ cũng rõ ràng và được viết thành văn bản .Nếu một công việc được chính thức hoá
cao,người lao động chỉ có mức độ tự chủ tối thiểu trong những vấn đề như :Cần phải làm
gì ,làm việc đó khi nào và người quản lý cần làm việc đó như thế nào ?.Người lao động
phải luôn luôn xử lý các dữ liệu giống nhau theo một cách không thay đổi nhằm tạo ra các
sản phẩm giống nhau .Do vậy ,người lao động ít có cơ hội đưa ra những sáng kiến và các
lựa chọn trong khi thực hiện công việc .Hay nói một cách khác ,mức độ tiêu chuẩn hoá
quá cao không chỉ làm người lao động mất đi khả năng sấng tạo mà còn triệt tiêu nhu cầu
sáng tạo ở họ .
Trong các tổ chức chính thức hoá quá thấp cách xử lý công việc không hoàn thành
theo một chương trình định sẵn và người lao động tương đối được tự chủ trong công việc
của mình .Tính tự chủ trong công việc của mỗi cá nhân tỉ lệ nghịch với mức độ tiêu chuẩn
hoá cách xử lý công việc của tổ chức .Vì vậy ,tiêu chuẩn hoá càng cao thì mức độ đầu tư
của người lao động vào công việc càng ít .Tuy nhiên ,nếu mức độ chính thức hoá quá thấp
thì các nhà quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát và quản lý hành vi của nhân viên
vì không có một tiêu chuẩn và quy định nào cụ thể để phán xét hành vi của họ .
III. Các mô hình cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý
III.1.Mô hình tổ chức trực tuyến
Đây là mô hình đơn giản nhất,là một trong những cơ cấu bộ máy quản lý có cơ cấu tổ
chức truyền thống .Sự quản lý được tiến hành thẳng từ cấp quản lý cao nhất đến cấp quản
lý thấp nhất của doanh nghiệp .cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sụ
tồn tại của hệ thống .Đặc diểm quan trọng nhất của cơ cấu bộ máy quản lý này là đơn vị
đưới trực thuộc chỉ tiếp nhận mệnh lệnh của một người lãnh đạo cấp trên .Mọi chức năng
quản lý như kế hoạch tài vụ ,nhân sự đều do một người chịu trách ngiệm
Sơ đồ 3:Mô hình tổ chức trực tuyến
Ưu điểm :Mô hình này đơn giản ,rõ ràng do chỉ huy đồng nhất ,tạo điều kiện thuận
lợi cho việc thực hiện chế độ 1 thủ trưởng
Nhược điểm : Thiếu sự phân công hợp lý ,không có sự diều hành theo chiều ngang
,dễ dẫn đến độc đoán do cá nhân quyết định .Mô hình này đòi hỏi người lãnh đạo phải có
Người lãnh đạo
chung
Người lãnh
đạo tuyến 1
Người lãnh
đạo tuyến 2
Đối tượng
quản lý
Đối tượng
quản lý
Đối tượng
quản lý
Đối tượng
quản lý
kiến thức toàn diện ,tổng hợp và tận dụng được sự giúp đỡ của các chuyên gia giỏi có
trình độ về mặt quản trị
III.2. Mô hình trực tuyến- chức năng
Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên ,do đó mối liên hệ g