Luận văn Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Phù Yên

LUẬN VĂN: Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại phòng Tài chính-Kế hoạch huyện Phù Yên Lời nói đầu Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế thị trường vận hành theo chế độ XHCN có sự quản lý cuả Nhà nước, quản lý kinh tế tài chính luôn là tổng hoà các mối quan hệ kinh tế. Nó có nhiệm vụ khai thác các nguồn kinh tế và quản lý hiệu quả mọi nguồn lực. Đối với 1 đơn vị hành chính sự nghiệp để đáp ứng và giải quyết công việc ngày ngày càng nhiều thì yêu cầu đặt ra trước mắt là cũng phải đi sâu vào nghiên cứu tìm hiểu nắm bắt kịp thời những tiến bộ khoa học (như sử dụng máy vi tính). Đây cũng là một yêu cầu quan trọng của bất kỳ người kế toán nào. Trong đơn vị hành chính sự nghiệp hay ở bất kỳ 1 Doanh nghiệp nào muốn quản lý và theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay các khoản thu chi, sử dụng các chứng từ liên quan cũng cần phải có 1 tổ chức tốt công tác kế toán tại đơn vị mình mà trong đó bao gồm cả tiền lương và các khoản trích theo lương là một vấn đề rất quan trọng. Trong cuộc sống tiền lương không chỉ là vấn đề mà người trực tiếp tham gia lao động quan tâm mà nó đã trở thành vấn đề chung của toàn xã hội. Vì vậy cần phải nhận thức đúng đắn hơn về bản chất của tiền lương theo quan điểm của Đảng và Nhà nước ta hiện nay bởi tiền lương là đòn bẩy kinh tế đem lại thu nhập cho người lao động để bù đắp những hao phí về sức lao động tiền lương góp phần thúc đấy động viên người tham gia lao động nhiệt tình trong cuộc sống đạt kết quả cao nhất. Điều đó cho ta thấy được tiền lương giúp người lao động ổn định được cuộc sống, tiền lương có đảm bảo thì người lao động mới có thể trang trải chi phí trong gia đình và tích luỹ. Có như vậy người lao động mới yên tâm làm việc dần dần cải thiện đời sống góp phần xây dựng một xã hội văn minh giàu đẹp. Ngoài tiền lương để khuyến khích động viên người lao động đơn vị còn trích các khoản phụ cấp cho nhân viên. Điều này không những làm tăng thu nhập cho người lao động mà còn đáp ứng được cả vật chất lẫn tinh thần cho người lao động hăng say và nhiệt tình hơn trong công việc được giao. Nền kinh tế phát triển đã mở ra những mối quan hệ giữa người lao động với tổ chức xã hội. Sự quan tâm đó là rất cần thiết vì nó đem lại lợi ích cho người lao động khi gặp rủi ro như tai nạn ốm đau, thai sản... gắn chặt với tiền lương trích theo lương gồm: BHXH, BHYT và KPCĐ các quĩ xã hội này được hình thành từ các nguồn đóng góp của người lao động nhằm trợ cấp cho các đối tượng lao động vẫn được hưởng lương khi ốm đau, thai sản... chính sách bảo hiểm thể hiện sự quan tâm của xã hội đến từng thành viên xã hội và giữa mọi người. Phòng Tài chính-Kế hoạch huyện Phù Yên là một đơn vị hành chính với số công nhân viên là 9 người. Việc hạch toán tốt lao động tiền lương sẽ giúp đơn vị đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, em xin chọn đề tài "Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại phòng Tài chính-Kế hoạch huyện Phù Yên" làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Mục tiêu của đề tài là vận dụng lý thuyết về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương em đã được học ở trường và nghiên cứu thực tiễn ở phòng Tài chính- Kế hoạch Phù yên. Từ đó phân tích những điểm còn tồn tại nhằm góp phần vào việc hoàn thiện công tác kế toàn tiền lương tại đơn vị. Ngoài lời nói đầu và phần kết luận, luận văn thực tập được chia thành ba Chương như sau: Chương 1: Những lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Chương 2: Thực trạng kế toàn tiền lương và các khoản trích theo lương tại phòng Tài chính-Kế hoạch huyện Phù Yên. Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại phòng Tài chính-Kế hoạch huyện Phù Yên. Chương 1 Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp 1.1- Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp Các các đơn vị hành chính sự nghiệp được Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một hoạt động nào đó. Đặc trưng cơ bản của đơn vị hành chính sự nghiệp là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ Nhà nước hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp. Xét trên góc độ tài chính có thể chia các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cùng một ngành theo hệ thống dọc thành các đơn vị dự toán sau đây: - Đơn vị dự toán cấp I là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách năm do các cấp chính quyền giao, phân bổ ngân sách cho các đơn vị cấp dưới, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán, và quyết toán ngân sách của cấp mình và công tác kế toán và quyết toán của đơn vị cấp dưới, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mặt tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của các đơn vị cấp dưới trực thuộc. Đơn vị dự toán cấp I là đơn vị có trách nhiệm quản lý kinh phí của toàn ngành và trực tiếp giải quyết các vấn đề có liên quan đến kinh phí với cơ quan tài chính. Thuộc các đơn vị dự toán cấp I là các Bộ ở Trung ương, các Sở tỉnh, Thành phố hoặc các Phòng ở cấp huyện, quận . - Đơn vị dự toán cấp II là đơn vị nhận dự toán ngân sách của đơn vị dự toán cấp I và phân bổ dự toán ngân sách cho đơn vị dự toán cấp III, tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của mình và công tác kế toán và quyết toán của các đơn vị dự toán cấp dưới. Đơn vị dự toán cấp II là các đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I và trung gian thực hiện các nhiệm vụ quản lý kinh phí nối liền giữa đơn vị dự toán cấp I với các đơn vị dự toán cấp III. - Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị trực tiếp sử dụng vốn, ngân sách của đơn vị dự toán cấp II hoặc cấp I (nếu không có cấp II) có trách nhiệm tổ chức thực hiện và quyết toán ngân sách của đơn vị mình và các đơn vị dự toán cấp dưới nếu có. Đơn vị dự toán cấp III là các đơn vị dự toán cơ sở trực tiếp chi tiêu kinh phí để thoả mãn nhu cầu hoạt động của mình đồng thời thực hiện các nhiệm vụ quản lý kinh phí tại đơn vị dưới sự hướng dẫn của đơn vị dự toán cấp trên. - Đơn vị dự toán cấp trên của đơn vị cấp III được nhận kinh phí để thực hiện phần công việc cụ thể, khi chi tiêu chỉ phải thực hiện công tác kế toán và quyết toán với các đơn vị dự toán cấp trên như quy định đối với đơn vị dự toán cấp III với cấp II và cấp II với cấp I. - Tương ứng với các đơn vị dự toán nói trên, các bộ, ngành ở trung ương thường có các vụ chế độ kế toán; các sở các ngành ở tỉnh, thành phố, quận, huyện thường có các ban, các tổ , các bộ phận kế toán. Bộ máy kế toán của từng cấp này thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi mà mình quản lý. 1.2- Những vấn đề chung về tiền lương: 1.2.1- Khái niệm và bản chất của tiền lương. ở bất kỳ xã hội nào việc sản xuất ra của cải vật chất hoặc thực hiện các qui trình trong đơn vị HCSN đều không tách khỏi lao động con người. Người lao động làm việc trong các đơn vị HCSN đều nhận thù lao lao động dưới hình thức tiền lương. Tiền lương là một phạm trù kinh tế phức tạp mang tính lịch sử và có ý nghĩa to lớn. Ngược lại bản thân tiền lương cũng chịu tác động mạnh mẽ của xã hội, của tư tưởng chính trị. Khái niệm tiền lương đã có từ lâu nhưng cho đến khi Chủ nghĩa ra đời nó mới trở thành mang tính phổ thông. Trong XHCN, tiền lương là một tổng giá trị sản phẩm xã hội dùng để phân chia cho người lao động theo nguyên tắc làm theo năng lực hưởng theo lao động tiền lương đã mang một ý nghĩa tích cực tạo ra cân bằng trong phân phối thu nhập quốc dân. Khái niệm tiền lưuơng đã thừa nhận sức lao động là hàng hoá đặc biệt là đòi hỏi phải trả cho người lao động theo sự đóng góp và cụ thể. Hiểu một cách chung nhất tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động cần thiết mà đơn vị phải trả cho người lao động theo tháng, ngày theo hệ thống thang bảng lương Nhà nước quy định hay theo thời gian và khả năng lao động đã cống hiến cho đơn vị. Như vậy dưới các góc độ khác nhau. Tuy nhiên để có một nhận thức đúng về tiền lương phù hợp với cơ chế quản lý mới, khái niệm về tiền lương phải dáp ứng một số yêu cầu sau: - Coi sức lao động là hàng hoá của thị trường yếu tố sản xuất. - Tiền lương phải là tiền trả cho sức lao động, tức là giá cả hàng hoá sức lao động theo quy luật cung cầu, giá cả trên thị trường lao động. - Tiền lương là bộ phận cơ bản (hoặc duy nhất) theo thu nhập của người lao động. - Tiền lương chịu sự chi phối của quy luật cung cầu nếu cầu về sức lao động lớn thì người có nhu cầu sức lao động sẵn sàng trả lương cao hơn cho người lao động để giữ chân họ tiếp tục cung cấp sức lao động cho mình chứ không phải cho người khác. Ngược lại, nếu cung về sức lao động hơn cầu về sức lao động thì đương nhiên người có nhu cầu về sức lao động có nhu cầu lựa chọn lao động. 1.2.2- ý nghĩa và vai trò của tiền lương và các khoản trích theo lương. * ý nghĩa tiền lương ở Bất cứ giai đoạn nào của xã hội lao động nói chung là một trong những yếu tố trong điều kiện cần thiết để tồn tại và phát triển. Lao động là một trong những yếu tố cơ bản để quyết định nên sự thành công và hoàn thiện của mọi công việc. Chi phí về lao động là 1 trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị và sức lao động bỏ ra của con người. Tiền lương là số tiền thù lao lao động phải trả cho người lao động theo hệ số lương và hệ số cấp bậc mà Nhà nước quy định. Ngoài tiền lương công nhân viên chức còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp BHXH, BHYT và KPCĐ mà theo chế độ tài chính hiện hành. Các khoản này được Nhà nước hỗ trợ và một phần là đóng góp của cán bộ công nhân viên chức theo tỉ lệ lương của mỗi người. Quỹ BHXH được chi tiêu cho các trường hợp: ốm đau, thai sản, hưu trí, tử tuất... Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang... cho các cán bộ công nhân viên trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Kinh phí Công đoàn phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức Công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi của người lao động. * Vai trò của tiền lương. Tiền lương là một phạm trù kinh tế mang tính lịch sử có ý nghĩa chính trị to lớn đối với bất kỳ Quốc gia nào, tiền lương được rất nhiều người quan tâm kể cả người tham gia lao động và không tham gia lao động trực tiếp. Tiền lương có vai trò rất quan trọng đối với người lao động. Nó có thể đảm bảo duy trì năng lực làm việc của người lao động một cách có hiệu quả. Bên cạnh đó tiền lương đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người lao động cả về vật chất lẫn tinh thần, kích thích mối quan tâm với những người lao động và họ sẽ làm việc tốt hơn. Như vậy tiềnl ương là nghiệp vụ quan trọng nó còn là giá cả sức lao động chính là thước đo hao phí lao động của xã hội nói chung và từng đơn vị nói riêng. Bên cạnh những vấn đề hết sức quan trọng về tiền lương thì nghiệp vụ phát sinh giữa người lao động với các tổ chứuc xã hội cũng đóng vai trò rất cần thiết đó là các khoản trích theo lương, BHXH, BHYT và KPCĐ. Đó là việc phân phối phần giá trị mới do người lao động tạo ra, thực chất đó là sự đóng góp của nhiều người để bù đắp cho một số người khi gặp rủi ro tai nạn, ốm đau, thai sản... Các khoản trích theo lương đảm bảo quyền lợi cho người lao động thực hiện công bằng xã hội thu hẹp khoảng cách giàu nghèo khắc phục những mặt yếu của cơ chế thị trường. 1.2.3. Các hình thức trả lương Các đơn vị hành chính sự nghiệp không sản xuất áp dụng hình thức trả lương theo thời gian, các hình thức trả lương theo thời gian: 1.2.3.1. Trả lương theo thời gian đơn giản Chế độ trả lương theo thời gian đơn giản là chế độ trả lương mà tiền lương nhận được của mỗi người công nhân do tiền lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian làm việc nhiều hay ít quyết định . Có 4 loại lương thời gian đơn giản: + Lương tháng: tính theo cấp bậc lương trong thang lương. Lương tháng = Mức lương tối thiểu x Hệ số lương hiện thời x Phụ cấp + Lương tuần: Căn cứ vào mức lương tháng và số tuần làm việc trong tháng: Lương tuần = Tiền lương tháng x 12 tháng Số tuần làm việc thực tế theo chế độ + Lương ngày: Tính theo mức lương cấp bậc ngày và số ngày làm việc: Lương ngày = Lương tháng Số ngày làm việc theo chế độ trong tháng + Lương giờ: Tính theo mức cấp bậc giờ và số giờ làm việc: Lương giờ = Mức lương ngày Số giờ làm việc theo chế độ trong tháng Hình thức trả lương này có nhược điểm là không phát huy đầy đủ nguyên tắc phân phối theo lao động vì nó không xét đến thái độ lao động, chế độ này mang tính chất bình quân, không khuyến khích sử dụng hợp lý thời gian làm việc. 1.2.3.2. Trả lương theo thời gian có thưởng: Hình thức trả lương này là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian đơn giản với tiền lương khi họ đạt được những chỉ tiêu về số lượng hoặc chất lượng đã quy định. Chế độ trả lương này nó nhiều ưu điểm hơn chế độ trả lương theo thời gian đơn giản. Vì nó không những phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế mà còn gắn chặt với thành tích công tác của từng người thông qua các chỉ tiêu xét thưởng đã đạt được. Do đó nó khuyến khích người lao động quan tâm đến trách nhiệm và kết quả công việc của mình. Cùng với ảnh hưởng của tiến bộ kỹ thuật, chế độ trả lương này ngày càng mở rộng hơn. 1.2.3.3. Hình thức trả lương theo thời gian có xét đến hiệu quả công tác. Đối với hình thức này, trả lương ngoài tiền lương cấp bậc mà mỗi người được hưởng còn có thêm phần lương trả cho tính chất hiệu quả công việc thể hiện qua phần lương theo trách nhiệm của mỗi người đó là sự đảm nhận công việc có tính chất độc lập nhưng quyết định đến hiệu quả công tác của chính người đó. 1.3- Quỹ tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ: 1.3.1. Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp là toàn bộ tiền lương của đơn vị trả cho tất cả những loại lao động thuộc đơn vị quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ lương bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc, tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc nghỉ phép hoặc đi học, các loại tiền thưởng, các khoản phụ cấp thường xuyên (phụ cấp khu vực, phụ cấp trách nhiệm…). Kế toán phân loại quỹ tiền lương của đơn vị thành 2 loại cơ bản: - Tiền lương chính là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã quy định bao gồm: Tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng. - Tiền lương phụ là tiền lương phải cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng theo chế độ quy định như tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, đi họp, đi học. Về nguyên tắc quản lý tài chính, các đơn vị phải quản lý chặt chẽ quỹ tiền lương như chi quỹ lương đúng mục đích, chi không vượt quá tiền lương cơ bản tính theo số lượng lao động thực tế trong đơn vị, hệ số và mức lương cấp bậc, mức phụ cấp lương theo quy định của Nhà nước. 1.3.2. Bảo hiểm xã hội Trong thực tế không phải lúc nào con người cũng gặp thuận lợi có đầy đủ thu nhập và mọi điều kiện để sinh sống bình thường. Trái lại, có rất nhiều trường hợp khó khăn bất lợi, ít nhiều ngẫu nhiên phát sinh, những nhu cầu cần thiết của con người lúc ấy không những mất đi hay giảm đi mà thậm chí còn tăng lên, xuất hiện nhu cầu mới. Vì vậy con người và xã hội loài người muốn tồn tại, vượt qua được những lúc khó khăn ấy thì phải tìm ra phương án giải quyết do vậy bảo hiểm xã hội đã ra đời. Khái niệm BHXH được hiểu như sau: BHXH là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập đối với ngươi lao động hoặc mất việc làm bằng cách hình thành và sử dụng một quỹ tài chính tập trung do sự đóng góp của người sử dụng lao động và người tham gia lao động nhằm đảm bảo an toàn đời sống cho người lao động và gia đình họ, góp phần đảm bảo an toàn xã hội. * Quỹ BHXH: Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau thai sản, tai nạn lao động, hưu trí … Theo chế độ tài chính hiện hành, quỹ BHXH được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán. Trong đó 5% trên tổng quỹ lương do người lao động trực tiếp đóng góp (trừ vào thu nhập của họ), 15% trên tổng quỹ lương do ngân sách nhà nước cấp. Khi người lao động nghỉ hưởng BHXH kế toán phải lập phiếu nghỉ BHXH cho từng người và lập bản thanh toán BHXH để làm cơ sở thanh toán với quỹ BHXH. Các đơn vị phải nộp BHXH trích trong kỳ và quỹ cho cơ quan BHXH quản lý (qua TK tại kho bạc). 1.3.3. Bảo hiểm y tế Xã hội ngày càng phát triển con người ngày càng liên kết với nhau dựa trên quan điểm "mình vì mọi người, mọi người vì mình". Mỗi cá nhân, xã hội luôn tương trợ lẫn nhau, một trong các hình thức tương trợ đó là BHYT. BHYT là sự đảm bảo cho sự thay thế hoặc bù đắp một phần chi phí khám chữa bệnh cho người lao động khi họ gặp rủi ro, ốm đau, tai nạn… bằng cách hình thành và sử dụng một quỹ tài chính tập trung nhằm đảm bảo sức khoẻ cho người lao động. * Quỹ BHYT Quỹ BHYT là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp qũy trong các hoạt động khám, chữa bệnh theo chế độ hiện hành. Quỹ BHYT được trích bằng 3% trên tổng thu nhập của người lao động, trong đó người lao động trực tiếp nộp 1% (trừ vào thu nhập của họ), 2% do ngân sách Nhà nước cấp. Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Vì vậy khi trích BHYT các đơn vị phải nộp cho cơ quan BHYT (qua tài khoản tại Kho bạc). 1.3.4. Kinh phí Công đoàn Công đoàn là một đoàn thể đại diện cho người lao động nói tiếng nói chung của người lao động đứng ra đấu tranh bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Đồng thời công đoàn cũng trực tiếp hướng dẫn điều chỉnh thái độ người lao động đối với công việc, người sử dụng lao động đối với công việc. Kinh phí công đoàn là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp theo chế độ tài chính hiện hành, kinh phí công đoàn được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động, ngân sách Nhà nước cấp toàn bộ 2%. 1.4- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.4.1- Chứng từ sử dụng. Bảng chấm công Mã số C01 - H Bảng thanh toán lương Mã số C02 - H Phiếu nghỉ hưởng BHXH Mã số C03 - H Bảng thanh toán BHXH Mã số C04 - H Giấy báo làm việc ngoài giờ Mã số C05 - H Ngoài ra còn sử dụng các phiếu chi, các chứng từ tài liệu khác về các khoản khấu trừ trích nộp liên quan. Các chứng từ trên là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc là cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán. 1.4.2- Tài khoản sử dụng Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 334 - "Phải trả viên chức" : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp về tiền lương và các khoản phải trả khác. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong bệnh viện, trường học, trại an dưỡng… như: Bệnh nhân, trại viên, học viên… về các khoản học bổng, sinh hoạt phí… Các khoản chi thanh toán trên tài khoản này được chi tiết theo mục lục chi ngân sách Nhà nước. Kết cấu và nội dung ghi chép TK 334 như sau: Bên nợ: - Tiền lương và các khoản khác đã trả cho công chức, viên chức và các đối tượng khác của đơn vị. - Các khoản đã khấu trừ vào lương, sinh hoạt phí, học bổng. Bên có: - Tiền lương và các khoản phải trả cho công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng trong đơn vị. - Số sinh hoạt phí, họ