Gia nhập WTO đang mang đến cho Việt Nam một thời kì phát triển vượt trội hơn
rất nhiều so với những thời kì trước , khả năng tiếp cận với thế giới được mở rộng
và cơ hội đưa những sản phẩm chất lượng mang thương hiệu Việt Nam ra thế giới
đang gần kề.Trong sân chơi toàn cầu và trong thời đại hội nhập ngày nay, xuất nhập
khẩu đang đóng góp vai trò to lớn trong thang đo sự phát triển kinh tế đất nước và
là con đường đưa những thương hiệu Việt ngày càng vươn xa.
Trên con đường hội nhập, việc tạo ra những sản phẩm chất lượng mang đặc trưng
thương hiệu quốc gia đang là nỗi trăn trở lớn đối với những doanh nghiệp Việt.
Chiếm được lòng tin của thị trường nội địa từ đó tạo bước tiến mới vươn ra thị
trường nước ngoài trở thành xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp Việt Nam hiện
nay đang hướng tới. Công ty Kềm Nghĩa là một trong những doanh nghiệp đi đầu
đưa hình ảnh hàng Việt Nam chất lượng cao đến với người tiêu dùng.
Tuy là sản xuất sản phẩm làm đẹp cho chị em phụ nữ, nhưng Kềm Nghĩa vẫn liệt
vào danh mục ngành cơ khí. Nếu so doanh thu với các "đại gia" trong ngành cơ khí
thì Kềm Nghĩa quá nhỏ bé. Nhưng đứng "độc lập" thì Kềm Nghĩa trở thành đơn vị
có tốc độ tăng trưởng hàng năm bình quân 40% và chiếm tới 80% thị phần trong
nước. Đặc biệt, doanh thu xuất khẩu chiếm trên 30% doanh số bán hàng và sớm tiếp
cận sản phẩm của mình ra thị trường thế giới.
Nói đến Kềm Nghĩa, người tiêu dùng (đặc biệt là phụ nữ) thường nói đến các dụng
cụ làm đẹp: kìm (kềm)cắt da, móng tay, dũa, nhíp kéo. Những sản phẩm tưởng
như rất nhỏ nhặt này từ hơn 20 năm nay đã trở thành vật dụng không thể thiếu của
tất cả những ai quan tâm đến làm đẹp. Nhiều người có thể ngạc nhiên nếu biết rằng
những sản phẩm bị coi là rất "bình thường" như cây kìm sửa móng tay, rũa móng
chân lại có thể mang lại bạc tỷ và trở thành thương hiệu nổi tiếng trong và ngoài
nước.
25 trang |
Chia sẻ: tuandn | Lượt xem: 2526 | Lượt tải: 3
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Luận văn Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phần Kềm Nghĩa, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
1
Luận văn
Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của
công ty cổ phẩn Kềm Nghĩa
2
Lời mở đầu
Gia nhập WTO đang mang đến cho Việt Nam một thời kì phát triển vượt trội hơn
rất nhiều so với những thời kì trước , khả năng tiếp cận với thế giới được mở rộng
và cơ hội đưa những sản phẩm chất lượng mang thương hiệu Việt Nam ra thế giới
đang gần kề.Trong sân chơi toàn cầu và trong thời đại hội nhập ngày nay, xuất nhập
khẩu đang đóng góp vai trò to lớn trong thang đo sự phát triển kinh tế đất nước và
là con đường đưa những thương hiệu Việt ngày càng vươn xa.
Trên con đường hội nhập, việc tạo ra những sản phẩm chất lượng mang đặc trưng
thương hiệu quốc gia đang là nỗi trăn trở lớn đối với những doanh nghiệp Việt.
Chiếm được lòng tin của thị trường nội địa từ đó tạo bước tiến mới vươn ra thị
trường nước ngoài trở thành xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp Việt Nam hiện
nay đang hướng tới. Công ty Kềm Nghĩa là một trong những doanh nghiệp đi đầu
đưa hình ảnh hàng Việt Nam chất lượng cao đến với người tiêu dùng.
Tuy là sản xuất sản phẩm làm đẹp cho chị em phụ nữ, nhưng Kềm Nghĩa vẫn liệt
vào danh mục ngành cơ khí. Nếu so doanh thu với các "đại gia" trong ngành cơ khí
thì Kềm Nghĩa quá nhỏ bé. Nhưng đứng "độc lập" thì Kềm Nghĩa trở thành đơn vị
có tốc độ tăng trưởng hàng năm bình quân 40% và chiếm tới 80% thị phần trong
nước. Đặc biệt, doanh thu xuất khẩu chiếm trên 30% doanh số bán hàng và sớm tiếp
cận sản phẩm của mình ra thị trường thế giới.
Nói đến Kềm Nghĩa, người tiêu dùng (đặc biệt là phụ nữ) thường nói đến các dụng
cụ làm đẹp: kìm (kềm)cắt da, móng tay, dũa, nhíp kéo... Những sản phẩm tưởng
như rất nhỏ nhặt này từ hơn 20 năm nay đã trở thành vật dụng không thể thiếu của
tất cả những ai quan tâm đến làm đẹp. Nhiều người có thể ngạc nhiên nếu biết rằng
những sản phẩm bị coi là rất "bình thường" như cây kìm sửa móng tay, rũa móng
chân lại có thể mang lại bạc tỷ và trở thành thương hiệu nổi tiếng trong và ngoài
nước.
3
Chất lượng chính là nhân tố then chốt tạo nên tên tuổi của Kềm Nghĩa hôm nay và
vì thế khâu nhập khẩu nguyên đóng vai trò rất quan trọng để có thể tạo ra những sản
phẩm uy tín chất lượng. Nhằm có một cái nhìn khái quát về hoạt động nhập khẩu
nguyên liệu của các công ty Việt Nam nói chung và lĩnh vực gia công sản xuất sản
nói riêng tôi chọn tên đề tài là “Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ
phẩn Kềm Nghĩa ”. Đề tài nhằm nghiên cứu thực tế trình tự hoạt động nhập khẩu
nguyên liệu của công ty cổ phần Kềm Nghĩa đồng thời kết hợp quan sát những
thuận lợi và khó khăn trong hoạt động nhập khẩu của công ty để đưa ra kiến nghị và
giải pháp cho những vấn đề còn tồn đọng.
Dựa trên cơ sở mục đích của đề tài, bài báo cáo gồm những phần sau:
Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần Kềm Nghĩa.
Chương 2: Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phần Kềm
Nghĩa và ví dụ điển hình về việc nhập khẩu lô hàng….
Chương 3: Giải pháp khắc phục một số tồn đọng trong hoạt động nhập
khẩu của công ty cổ phần Kềm Nghĩa.
Do những hạn chế về thời gian, trình độ và kiến thức, bài báo cáo không tránh khỏi
những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý tận tình của các thầy cô và hi vọng
bài báo cáo sẽ là một tổng hợp hữu ích giúp người đọc có cái nhìn khái quát hơn về
hoạt động nhập khẩu trong thực tế và những giải pháp khắc phục những vấn đề còn
tồn đọng.
4
Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KỀM NGHĨA
I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
1. Giới thiệu :
Tên doanh nghiệp : Công ty Cổ phần Kềm Nghĩa
Tên giao dịch: NGHIA NIPPERS CORPORATION
Tên viết tắt: NGHIANIPPERS CORP
Vốn điều lệ: 100.000.000.000 đồng
Giấy ĐKKD số: 4103009129 do Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày
17/01/2008.
Mã số thuế: 0302099683
Trụ sở :
Trụ sở chính và là phân xưởng I
10/20 Lạc Long Quân, P.9, Q.Tân Bình, TP.Hồ Chí Minh.
Tel: 08.9740651, 08.9740652
Fax: 08.9740653
Phân xưởng sản xuất II
59/5E Ấp Tiền Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, TP.Hồ Chí Minh.
Tel: 08.2505252, 08.2505284
Fax: 08.2505286
Phân xưởng sản xuất III
Lô B1 – 7 Khu Công Nghiệp Tây Bắc Củ Chi, TP.Hồ Chí Minh.
Tel: 08.7921998, 08.7923316
Fax: 08.7923336
Quy mô hoạt động: Toàn quốc
2. Lịch sử hình thành và phát triển:
5
Vào những năm đầu của thập kỷ 90, sản phẩm Kềm Nghĩa đã bắt đầu góp mặt
trên thị trường với tên gọi Nghĩa Sài Gòn.
Theo đà phát triển chung của nền kinh tế thị trường, tháng 9 năm 2000 Kềm Nghĩa
đã chính thức hoạt động theo cơ chế Công ty TNHH, tên giao dịch là Kềm Nghĩa
hay Nghia Nippers. Với bề dày kinh nghiệm, cùng với đội ngũ công nhân viên có
tay nghề kỹ thuật cao, hiện Kềm Nghĩa tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực sản
xuất và kinh doanh dụng cụ chuyên dùng làm móng tại Việt Nam. Thương hiệu
Kềm Nghĩa được đông đảo người tiêu dùng trong và ngoài nước tín nhiệm.
Năm 2001 sản phẩm Kềm Nghĩa chính thức xâm nhập thị trường Hoa Kỳ, khi các
sản phẩm được theo chân các Việt Kiều xuất ngoại.
Đầu năm 2003 sản phẩm kềm nghĩa đã có mặt tại những thị trường: Mỹ, Úc,
Canada, Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan, Philippines, Campuchia và một số nước
Châu Âu như Ý, Bồ Đào Nha, Nga…Chiếm 80% thị phần trong nước. Tỷ trọng
xuất khẩu bình quân đạt 30% trên tổng doanh số bán.
2006 thiết lập thành công mạng lưới phân phối sản phẩm tại thị trường Mỹ. Đồng
thời đăng ký bản quyền cho sản phẩm mang tên gọi Supper Nghĩa tại Mỹ.
Đầu năm 2008, Công ty đã tiến hành chuyển đổi từ TNHH lên Công ty cổ phần,
mở ra một giai đoạn phát triển mới và toàn diện về quy mô sản xuất cũng như đa
dạng hóa sản phẩm, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững và mạnh mẽ theo xu
hướng phát triển của nền kinh tế toàn cầu.
Trong quá trình tham gia thị trường, 7 năm liền Kềm Nghĩa được người tiêu
dùng bình chọn là Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao, nhận được nhiều bằng khen,
giấy khen từ Trung ương đến địa phương trao tặng. Năm 2005, 2007 thương hiệu
Kềm Nghĩa được giải Sao Vàng Đất Việt, đứng trong Top 100 Thương Hiệu Mạnh
trên toàn quốc. Năm 2006 vinh dự là một trong 98 “Thương Hiệu Mạnh Việt Nam
2006”, cúp vàng Chất Lượng Hội Nhập Hàng Đầu Năm 2007 và là “100 Thương
Hiệu Dẫn Đầu Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao 2007”…
Hiện nay, Kiềm Nghĩa đang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, với hơn 120
đại lý kinh doanh và phân phối, sản phẩm Kềm Nghĩa đã chiếm đến 80% thị phần
tại Việt Nam.
6
Hiện Công ty Kềm Nghĩa đang hoạt động theo hệ thống quản lý tiêu chuẩn chất
lượng ISO 9001:2000, cùng với những trang thiết bị hiện đại, dây chuyển công
nghệ khép kín và luốn được tối ưu hoá. Đội ngũ lao động của Công ty Kềm Nghĩa
hiện nay gần 2000 người, trong đó đa phần là những người có nhiều kinh nghiệm
trong công việc, luôn phát huy tinh thần học hỏi, tư duy sáng tạo. Tổng mặt bằng
sản xuất của Kềm Nghĩa hiện nay gần 20.000 m2, được bố trí tại các điểm:
Trụ sở chính và là phân xưởng I: 10/20 Lạc Long Quân, P.9, Q. Tân Bình Tp
HCM
Phân xưởng sản xuất II: 59/5E Ấp Tiền Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, Tp
HCM
Phân xưởng sản xuất III: Lô B1- 7 Khu Công Nghiệp Tây Bắc Củ Chi, Tp
HCM.
3. Chức năng, nhiệm vụ.
3.1 Chức năng
Sản xuất cơ khí gia dụng. Mua bán mỹ phẩm, hàng điện tử gia dụng. Sản xuất
mỹ phẩm. Mua bán máy móc, thiết bị, dụng cụ phục vụ cho uốn tóc và làm móng.
Sản xuất dụng cụ, phụ liệu làm móng-tóc; giũa giấy; dép mousse, gác ngón; sản
phẩm làm bằng mousse (trừ tái chế phế thải, gia công cơ khí, xi mạ điện). Ðào tạo
nghề.
Sản phẩm chính: Kềm cắt da và móng với nhiều chủng loại, kiểu dáng.
Sản phẩm phụ: dũa móng, kéo cắt tóc, kéo tỉa lông mày, nhíp, dép mousse, gác
ngón, sủi da, chấm bi và các dụng cụ hỗ trợ cho việc làm móng.
3.2 Nhiệm vụ
- Mở rộng mạng lưới phân phối sản phẩm trên toàn quốc
- Tăng cường hợp tác quốc tế, tiếp tục nâng cao chất lượng và đa dạng hoá
sản phẩm để ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.
- Duy trì và phát triển văn hoá công ty.
- Nâng cao trình độ nhận thức và tay nghề của lục lượng lao động trong
thời đại hội nhập.
7
II Cơ cấu tổ chức, quản trị nhân sự của công ty
1 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Kềm Nghĩa
Trong đó chức năng của từng bộ phận
- Giám đốc: Là người điều hành đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách
nhiệm cao nhất về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh trong Công ty. Giám đốc
điều hành Công ty theo chế độ thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu bộ máy quản
lý của công ty theo nguyên tắc tinh giảm gọn nhẹ, có hiệu quả.
- Phó giám đốc: Là người giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các công tác cụ thể như kỹ
thuật, công nghệ, công tác marketing, khai thác htị trường và giải quyết các công
việc thay giám đốc khi có uỷ quyền.
- Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm; thực
hiện các giao dịch kinh doanh tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ tiếp nhận vận chuyển.
- Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức
công ty phù hợp với yêu cầu tổ chức kinh doanh, xây dựng và tổ chức thực hịên các
kế hoạch về lao động tiền lương, giải quyết chính sách cho người lao động.
Giám đốc
Phó giám đốc
điều hành sản xuất
Phó giám đốc
nội chính
Phân
xưởng
cơ điện
Phân
xưởng
sản xuất
Phòng
vật tư và
điều độ
sản xuất
Phòng
kiểm tra
và quản
lí chất
lượng
Phòng
Tổ chức
hành
chính
Phòng
Tài
chính
kế toán
Phòng
Kế
Hoạch
và đầu
tư
Phòng
Đào tạo
8
- Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ khai thác và tiếp cận các đơn đặt hàng và
hợp đồng kinh tế, theo dõi và đôn đốc kế hoạch thực hiện từ đó thiết lập và bóc tách
bản vẽ, triển khai xuống từng phân xưởng.
- Các phân xưởng sản xuất: Đứng đầu là các quản đốc có nhiệm vụ tôt chức
thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty giao đảm bảo chát lượng và số lượng sản
phẩm làm ra. Sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị được giao.
2 Quản trị nhân sự
2.1 Số lượng và phân bố nhân sự trong công ty
Bảng 1.1: Tình hình lao động của công ty cổ phần Kềm Nghĩa năm 2008 – 2010
Đơn vị: Người
Số lượng
Năm
2008
Năm
2009
Năm
2010
So sánh 2008/2009 So sánh 2009/2010
Tuyệt
đối
Tương đối
(%)
Tuyệt
đối
Tương đối
(%)
Nhân viên
văn phòng
120 127 131 7 5,83 4 3,15
Lao động
phổ thông
1989 2034 2183 45 2,26 149 7,33
“Nguồn: Phòng nhân sự”
2.2 Tình hình lao động
100% nhân viên văn phòng có trình độ cao đẳng trở lên
Về trình độ ngoại ngữ : 85% nhân viên văn phòng giao tiếp tiếng Anh tốt, ngoài
ra số lượng nhân viên biết them ngôn ngữ thứ 2 như tiếng Hoa, tiếng Nhật vv.. là
35%
100% nhân viên lao động phổ thong có trình độ trung cấp trở lên.
2.3 Đánh giá sự phù hợp của lực lượng lao động, quy mô, cơ cấu tổ chức công
ty với lĩnh vực kinh doanh của công ty.
9
Với định hướng mở rộng sản xuất để xuất khẩu các sản phẩm của Kềm Nghĩa ra
thị trường nước ngoài , đồng thời hợp tác với các công ty nước ngoài nhằm phân
phối và làm đa dạng hóa các sản phẩm chăm sóc sắc đẹp. Việc mở rộng thêm chi
nhánh và tăng số lượng nhân viên là hoàn toàn cần thiết.
Với số lượng nhân viên lao động phổ thông như hiện nay công ty cơ bản đã đáp
ứng được tình hình sản xuất để đáp ứng nhu cầu trong nước và mục tiêu tăng trưởng
xuất khẩu của công ty. Hơn thế nữa công ty đang có chiến lược tăng năng suất
thông qua ứng dụng máy móc kĩ thuật hiện đại nên nhu cầu về lao động phổ thông
theo tình hình hiện nay là tương đối phù hợp.
Nhân viên văn phòng hiện nay chiếm khoảng 6% tổng số lao động của công ty .
Tuy đã đáp ứng được nhu cầu hiện tại của công ty nhưng để giữ vững tốc độ tăng
trưởng như hiện nay của công ty đồng thời đáp ứng nhu cầu mở rộng hợp tác quốc
tế vấn đề tăng cường nhân viên văn phòng để quản lí các phòng ban và đàm phán
với các đối tác là hoàn toàn cần thiết.
III Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008-2010
Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008 – 2010
Đơn vị : Tỉ VNĐ
Năm
2008
Năm
2009
Năm
2010
So sánh 2008/2009 So sánh 2009/2010
Tuyệt
đối
Tương đối
(%)
Tuyệt
đối
Tương đối
(%)
Doanh thu 186,4 216,1 294,8 29,7 15,93% 78,7 36,41%
Chi phí 120,6 134,8 188,1 14,2 11,77% 53,3 39,54%
Lợi nhuận 65,8 81,8 106,7 16 24,32% 24,9 30,44%
“Nguồn: Phòng Kế toán”
Năm 2008 : Năm 2008 Kềm Nghĩa trở thành Công ty cổ phần đa chức năng.
Đó là sản xuất cơ khí gia dụng, dụng cụ, phụ liệu làm móng và uốn tóc, mua bán
10
mỹ phẩm, hàng điện tử gia dụng, sản xuất mỹ phẩm, mua bán máy móc, thiết bị.
Sản xuất giũa giấy, dép mousse, gác ngón và cả lĩnh vực đào tạo nghề… cũng trong
năm đó công ty Kềm Nghĩa đã phát triển thương hiệu Nghia Beauty thuộc công ty
TNHH một thành viên Nghĩa Khương là công ty con của công ty cổ phần Kềm
Nghĩa với chức năng chính là kinh doanh phân phối các sản phẩm do công ty Kềm
Nghĩa sản xuất, gia công và phân phối các sản phẩm có chất lượng cao, các sản
phẩm có thương hiệu nổi tiếng khác. Doanh thu năm 2008 đạt 198,6 tỷ đồng, trong
đó xuất khẩu hơn 3 triệu USD, tăng 14%, lợi nhuận tăng 10% so với năm trước.
Năm 2009 Năm 2009 khi nền kinh tế đang lâm vào đỉnh điểm suy thoái, tốc
độ tăng trưởng có phần chậm lại nhưng công ty vẫn đạt tốc độ tăng trưởng 15% và
ngày càng khẳng định được tên tuổi và hình ảnh thương hiệu.
Năm 2010 :Năm 2010 đánh dấu mốc 5 năm liền công ty đoạt giải sao vàng đất
Việt, tiếp tục chiến lược tăng trưởng ổn định và đẩy mạnh tăng cường xuất khẩu sản
phẩm ra nước ngoài . Cùng với việc ứng dụng máy móc hiện đại, năng suất ngày
càng được cải thiện . Hiện nay công suất ở cả 3 nhà máy đã được khai thác tối đa ,
trung bình cho ra khoảng 500 nghìn sản phẩm/ tháng.
11
Chương 2 : HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU CỦA CÔNG TY
I Sơ đồ mô tả hoạt động nhập khẩu
Yêu cầu mua hàng
Phê duyệt
Lập Sale Contract và trình Ban Giám Đốc ký duyệt
Gửi đơn đặt hàng / hợp đồng cho nhà cung cấp
Mở LC và thanh toán cho NCC( nếu có) và theo
dõi NCC thực hiện
Mua bảo hiểm và book tàu
Thanh toán tiền hàng NCC
Khai báo hải quan, làm thủ tục nhận hàng
Nhận hàng
Xem xét phê duyệt
Lựa chọn nhà cung cấp
12
II II. Mô tả chi tiết hoạt động nhập khẩu
1. LẬP PHIẾU YÊU CẦU MUA
Căn cứ vào nhu cầu Sản Xuất – Kinh Doanh các bộ phận có yêu cầu mua hàng:
Viết Phiếu yêu cầu mua hàng về nội dung yêu cầu, đơn vị tính, số lượng, mục đích
sử dụng, thời gian cần, đặt tính kỹ thuật, viết thành 04 liên . Phiếu yêu cầu mua
hàng phải có chữ ký duyệt TP. Kế Hoạch và BGĐ ký duyệt nếu trị giá hàng mua
vượt quá phân quyền do Công ty qui định.
Với quy mô hơn 2000 nhân viên và hệ thống phân phối trên toàn quốc nên nhu
cầu mua hàng đáp ứng hoạt động sản xuát kinh doanh diễn ra liên tục với nhiều
nguồn cung cấp từ tất cả các nước trên thể giới nhưng chủ yếu vẫn là Trung Quốc,
Thái lan…
2. XEM XÉT PHÊ DUYỆT
Trưởng bộ phận/BGĐ xem xét đề nghị, nếu:
- Hợp lý: Phê duyệt.
- Chưa hợp lý: Yêu cầu giải thích/điều chỉnh/không duyệt.
3. LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP
- Chọn nhà cung cấp thích hợp trong danh sách các NCC đã được phê duyệt.
- Nếu chưa có nhà cung cấp thì chọn nhà ucng cấp theo bảng so sánh nhà
cung cấp và duyệt giá mua hàng.
- Công ty vẫn thường xuyên nhập hàng từ những nhà cung cấp quen thuộc để
đảm bảo chất lượng nguyên liệu nhập khẩu. Tuy nhiên công ty cũng có những hợp
đồng mua hàng với những nhà cung cấp mới để có thể tiếp cận với những với
những nguyên liệu có chất lượng tốt hơn và giá cả cạnh tranh hơn.
Kiểm tra nghiệm thu
Thanh toán
Hoàn tất
13
Lập bảng trình duyệt giá ( Đơn đặt hàng)
- Bộ phận mua hàng xem xét số lượng đặt hàng căn cứ vào số lượng yêu cầu, tình
hình thực tế kinh doanh, số lượng đặt hàng tối thiểu của nhà cung cấp, … lập bảng
duyệt giá kèm theo Phiếu mua cầu mua hàng + mail báo giá nhà cung cấp trình
Trưởng đơn vị/BGĐ duyệt (đối với nhà cung cấp đã ký hợp đồng nguyên tắc giá đã
chốt/ giá không thay đổi thì chỉ cần làm đơn đặt hàng)
4. PHÊ DUYỆT
Xem xét các nội dung cần thiết của phiếu yêu cầu, bảng kế hoạch, Bảng trình
duyệt giá, Đơn đặt hàng, hợp đồng về các yêu cầu sử dụng, giá cả, phương thức
thanh tóan, …
Nếu phù hợp: Phê duyệt và chuyển bộ phận mua hàng.
Không phù hợp: Yêu cầu điểu chỉnh, sửa đổi.
5. LẬP HỢP ĐỒNG/ĐƠN ĐẶT HÀNG VÀ TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC KÝ
DUYỆT
Khi bảng duyệt giá được duyệt (hoặc Đơn đặt hàng nếu là nhà cung cấp đã ký
hợp đồng nguyên tắc giá đã chốt)
Đơn đặt hàng (hoặc Bảng trình duyệt giá ) sẽ được Scan files và chuyển cho
phòng kế toán, bộ phận kho (Chỉ chuyển một lần cho một nhân viên do trưởng
phòng Kế toán chỉ định).
Nhân viên phụ trách lập hợp đồng (nếu có) căn cứ vào các điều kiện Ban Giám
Đốc đã duyệt trong trình duyệt giá
6. GỬI HỢP ĐỒNG/ ĐƠN ĐẶT HÀNG CHO NHÀ CUNG CẤP
Khi hợp đồng được ký:
- Chuyển đơn đặt hàng/hợp đồng cho nhà cung cấp ký xác nhận
- Hình thức chuyển (Gồm: Fax, thư điện tử, Scan, chuyển trực tiếp, điện thoại)
- Theo dõi và đôn đốc nhà cung cấp thực hiện.
14
7. MỞ LC, THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP (NẾU CÓ), THEO DÕI
THỰC HIỆN
- Đối với trường hợp thanh toán TT, làm thủ tục thanh toán trước nhà cung cấp.
- Đối với trường hợp mở LC sau khi bộ phận Kế toán điền các chi tiết cần mở LC
vào form ngân hàng sau đó nhân viên phụ trách chuyển form mở LC cho nhà cung
cấp xác nhận và làm đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán chính thức mở LC, sau
khi có điện LC thì fax điện LC cho khách hàng.
- Nhân viên phụ trách kiểm tra trước invoice, packing list trước khi NCC gửi bảng
chính. Yêu cầu nhà cung cấp gửi shipment Advice và các chứng từ ship hàng qua
fax sau 02 ngày gửi hàng cho hãng tàu.
8. MUA BẢO HIỂM VÀ BOOK TÀU (nếu có)
- Trường hợp mua giá Fob, Exw, FCA: Fax hợp đồng cho phía bên đơn vị bán
bảo hiểm và kèm theo đơn yêu cầu mua bảo hiểm, sau đó liên hệ hãng tàu để book
tàu.
- Trường hợp mua giá CIF, CFR, CPT, CIP thì không cần thiết mua bảo hiểm,
chuyển thẳng bước 08 lên làm thủ tục thanh toán nhà cung cấp.
9. THANH TOÁN TIỀN HÀNG CHO NHÀ CUNG CẤP
- Đối với trường hợp thanh toán TT còn lại, yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng thông
báo hàng xong và đính kèm theo bảng fax invoice, packing list , Bill of lading (nếu
có)
- Đối với trường hợp thanh toán D/P at sight , D/A, L/c trả chậm , L/C at sight .kế
toán tự động sắp xếp lấy chứng từ nhập khẩu từ ngân hàng , được quyền trích lấy 01
bộ chứng từ gốc bao gồm B/L , invoice, packing list trước khi chuyển trả các chứng
từ nhập khẩu cho nhân viên phụ trách đơn hàng nhân viên phụ trách .
10. KHAI BÁO HẢI QUAN VÀ LÀM THỦ TỤC NHẬN HÀNG
Khi nhận được chứng từ gốc gửi hàng của nhà cung cấp hoặc chứng từ nhập
khẩu từ kế toán và giấy thông báo hàng đến của hãng tàu. Nhân viên phụ trách
chuyển cho dịch vụ logictis các giấy tờ liên quan để khai điện tử . Nhân viên phụ
15
trách phải kiểm tra chi tiết hàng hóa khai trong tờ khai và ký nháy trước khi trình
Trưởng bộ phận xem xét chuyển lên Ban Giám Đốc ký.
Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ và đảm bảo không có sai sót gì, phòng Xuất
nhập khẩu tiến hành khai báo hải quan lô hàng sắp nhập về.
Việc làm thủ tục hải quan được tiến hành theo các bước như sau:
- Mua tờ khai hải quan
- Kê khai hải quan cùng với bộ chứng từ gồm: hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, phiếu
đóng gói, chứng nhận xuất xứ hàng hóa
- Mang tờ khai đến cửa khẩu thông quan hàng hóa nộp và xin giấy chấp nhận tờ
khai
- Đăng ký thời gian và lịch trình cho cán bộ hải quan kiểm hóa hàng hóa
- Trình bộ hồ sơ cùng hảo quan kiểm hóa ký biên bản và kí vào tờ khai kiểm hóa
để hàng được thông qua
- Những nội dung cần kê khai
- Người xuất khẩu với đầy đủ địa chỉ
- Người nhập khẩu với đầy đủ địa chỉ (kê khai cả mã số thuế nhập khẩu)
- Phương tiện vận chuyển: tên, số hiệu phương tiện, ngày khởi hành, ngày đến
cảng hoặc sân bay, số vận đơn, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, số giấy phép nhập
khẩu, số hợp đồng, ngày tháng ký hợp đồng, cửa khẩu thông quan hàng hóa, loại
hình mua bán ki