Luận văn Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phần Kềm Nghĩa

Gia nhập WTO đang mang đến cho Việt Nam một thời kì phát triển vượt trội hơn rất nhiều so với những thời kì trước , khả năng tiếp cận với thế giới được mở rộng và cơ hội đưa những sản phẩm chất lượng mang thương hiệu Việt Nam ra thế giới đang gần kề.Trong sân chơi toàn cầu và trong thời đại hội nhập ngày nay, xuất nhập khẩu đang đóng góp vai trò to lớn trong thang đo sự phát triển kinh tế đất nước và là con đường đưa những thương hiệu Việt ngày càng vươn xa. Trên con đường hội nhập, việc tạo ra những sản phẩm chất lượng mang đặc trưng thương hiệu quốc gia đang là nỗi trăn trở lớn đối với những doanh nghiệp Việt. Chiếm được lòng tin của thị trường nội địa từ đó tạo bước tiến mới vươn ra thị trường nước ngoài trở thành xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang hướng tới. Công ty Kềm Nghĩa là một trong những doanh nghiệp đi đầu đưa hình ảnh hàng Việt Nam chất lượng cao đến với người tiêu dùng. Tuy là sản xuất sản phẩm làm đẹp cho chị em phụ nữ, nhưng Kềm Nghĩa vẫn liệt vào danh mục ngành cơ khí. Nếu so doanh thu với các "đại gia" trong ngành cơ khí thì Kềm Nghĩa quá nhỏ bé. Nhưng đứng "độc lập" thì Kềm Nghĩa trở thành đơn vị có tốc độ tăng trưởng hàng năm bình quân 40% và chiếm tới 80% thị phần trong nước. Đặc biệt, doanh thu xuất khẩu chiếm trên 30% doanh số bán hàng và sớm tiếp cận sản phẩm của mình ra thị trường thế giới. Nói đến Kềm Nghĩa, người tiêu dùng (đặc biệt là phụ nữ) thường nói đến các dụng cụ làm đẹp: kìm (kềm)cắt da, móng tay, dũa, nhíp kéo. Những sản phẩm tưởng như rất nhỏ nhặt này từ hơn 20 năm nay đã trở thành vật dụng không thể thiếu của tất cả những ai quan tâm đến làm đẹp. Nhiều người có thể ngạc nhiên nếu biết rằng những sản phẩm bị coi là rất "bình thường" như cây kìm sửa móng tay, rũa móng chân lại có thể mang lại bạc tỷ và trở thành thương hiệu nổi tiếng trong và ngoài nước.

pdf25 trang | Chia sẻ: tuandn | Lượt xem: 2132 | Lượt tải: 2download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Luận văn Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phần Kềm Nghĩa, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
1 Luận văn Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phẩn Kềm Nghĩa 2 Lời mở đầu Gia nhập WTO đang mang đến cho Việt Nam một thời kì phát triển vượt trội hơn rất nhiều so với những thời kì trước , khả năng tiếp cận với thế giới được mở rộng và cơ hội đưa những sản phẩm chất lượng mang thương hiệu Việt Nam ra thế giới đang gần kề.Trong sân chơi toàn cầu và trong thời đại hội nhập ngày nay, xuất nhập khẩu đang đóng góp vai trò to lớn trong thang đo sự phát triển kinh tế đất nước và là con đường đưa những thương hiệu Việt ngày càng vươn xa. Trên con đường hội nhập, việc tạo ra những sản phẩm chất lượng mang đặc trưng thương hiệu quốc gia đang là nỗi trăn trở lớn đối với những doanh nghiệp Việt. Chiếm được lòng tin của thị trường nội địa từ đó tạo bước tiến mới vươn ra thị trường nước ngoài trở thành xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang hướng tới. Công ty Kềm Nghĩa là một trong những doanh nghiệp đi đầu đưa hình ảnh hàng Việt Nam chất lượng cao đến với người tiêu dùng. Tuy là sản xuất sản phẩm làm đẹp cho chị em phụ nữ, nhưng Kềm Nghĩa vẫn liệt vào danh mục ngành cơ khí. Nếu so doanh thu với các "đại gia" trong ngành cơ khí thì Kềm Nghĩa quá nhỏ bé. Nhưng đứng "độc lập" thì Kềm Nghĩa trở thành đơn vị có tốc độ tăng trưởng hàng năm bình quân 40% và chiếm tới 80% thị phần trong nước. Đặc biệt, doanh thu xuất khẩu chiếm trên 30% doanh số bán hàng và sớm tiếp cận sản phẩm của mình ra thị trường thế giới. Nói đến Kềm Nghĩa, người tiêu dùng (đặc biệt là phụ nữ) thường nói đến các dụng cụ làm đẹp: kìm (kềm)cắt da, móng tay, dũa, nhíp kéo... Những sản phẩm tưởng như rất nhỏ nhặt này từ hơn 20 năm nay đã trở thành vật dụng không thể thiếu của tất cả những ai quan tâm đến làm đẹp. Nhiều người có thể ngạc nhiên nếu biết rằng những sản phẩm bị coi là rất "bình thường" như cây kìm sửa móng tay, rũa móng chân lại có thể mang lại bạc tỷ và trở thành thương hiệu nổi tiếng trong và ngoài nước. 3 Chất lượng chính là nhân tố then chốt tạo nên tên tuổi của Kềm Nghĩa hôm nay và vì thế khâu nhập khẩu nguyên đóng vai trò rất quan trọng để có thể tạo ra những sản phẩm uy tín chất lượng. Nhằm có một cái nhìn khái quát về hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của các công ty Việt Nam nói chung và lĩnh vực gia công sản xuất sản nói riêng tôi chọn tên đề tài là “Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phẩn Kềm Nghĩa ”. Đề tài nhằm nghiên cứu thực tế trình tự hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phần Kềm Nghĩa đồng thời kết hợp quan sát những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động nhập khẩu của công ty để đưa ra kiến nghị và giải pháp cho những vấn đề còn tồn đọng. Dựa trên cơ sở mục đích của đề tài, bài báo cáo gồm những phần sau:  Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần Kềm Nghĩa.  Chương 2: Hoạt động nhập khẩu nguyên liệu của công ty cổ phần Kềm Nghĩa và ví dụ điển hình về việc nhập khẩu lô hàng….  Chương 3: Giải pháp khắc phục một số tồn đọng trong hoạt động nhập khẩu của công ty cổ phần Kềm Nghĩa. Do những hạn chế về thời gian, trình độ và kiến thức, bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý tận tình của các thầy cô và hi vọng bài báo cáo sẽ là một tổng hợp hữu ích giúp người đọc có cái nhìn khái quát hơn về hoạt động nhập khẩu trong thực tế và những giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn đọng. 4 Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KỀM NGHĨA I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1. Giới thiệu : Tên doanh nghiệp : Công ty Cổ phần Kềm Nghĩa Tên giao dịch: NGHIA NIPPERS CORPORATION Tên viết tắt: NGHIANIPPERS CORP Vốn điều lệ: 100.000.000.000 đồng Giấy ĐKKD số: 4103009129 do Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 17/01/2008. Mã số thuế: 0302099683 Trụ sở : Trụ sở chính và là phân xưởng I 10/20 Lạc Long Quân, P.9, Q.Tân Bình, TP.Hồ Chí Minh. Tel: 08.9740651, 08.9740652 Fax: 08.9740653 Phân xưởng sản xuất II 59/5E Ấp Tiền Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, TP.Hồ Chí Minh. Tel: 08.2505252, 08.2505284 Fax: 08.2505286 Phân xưởng sản xuất III Lô B1 – 7 Khu Công Nghiệp Tây Bắc Củ Chi, TP.Hồ Chí Minh. Tel: 08.7921998, 08.7923316 Fax: 08.7923336 Quy mô hoạt động: Toàn quốc 2. Lịch sử hình thành và phát triển: 5 Vào những năm đầu của thập kỷ 90, sản phẩm Kềm Nghĩa đã bắt đầu góp mặt trên thị trường với tên gọi Nghĩa Sài Gòn. Theo đà phát triển chung của nền kinh tế thị trường, tháng 9 năm 2000 Kềm Nghĩa đã chính thức hoạt động theo cơ chế Công ty TNHH, tên giao dịch là Kềm Nghĩa hay Nghia Nippers. Với bề dày kinh nghiệm, cùng với đội ngũ công nhân viên có tay nghề kỹ thuật cao, hiện Kềm Nghĩa tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh dụng cụ chuyên dùng làm móng tại Việt Nam. Thương hiệu Kềm Nghĩa được đông đảo người tiêu dùng trong và ngoài nước tín nhiệm. Năm 2001 sản phẩm Kềm Nghĩa chính thức xâm nhập thị trường Hoa Kỳ, khi các sản phẩm được theo chân các Việt Kiều xuất ngoại. Đầu năm 2003 sản phẩm kềm nghĩa đã có mặt tại những thị trường: Mỹ, Úc, Canada, Trung Quốc, Hàn Quốc, Thái Lan, Philippines, Campuchia và một số nước Châu Âu như Ý, Bồ Đào Nha, Nga…Chiếm 80% thị phần trong nước. Tỷ trọng xuất khẩu bình quân đạt 30% trên tổng doanh số bán. 2006 thiết lập thành công mạng lưới phân phối sản phẩm tại thị trường Mỹ. Đồng thời đăng ký bản quyền cho sản phẩm mang tên gọi Supper Nghĩa tại Mỹ. Đầu năm 2008, Công ty đã tiến hành chuyển đổi từ TNHH lên Công ty cổ phần, mở ra một giai đoạn phát triển mới và toàn diện về quy mô sản xuất cũng như đa dạng hóa sản phẩm, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững và mạnh mẽ theo xu hướng phát triển của nền kinh tế toàn cầu. Trong quá trình tham gia thị trường, 7 năm liền Kềm Nghĩa được người tiêu dùng bình chọn là Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao, nhận được nhiều bằng khen, giấy khen từ Trung ương đến địa phương trao tặng. Năm 2005, 2007 thương hiệu Kềm Nghĩa được giải Sao Vàng Đất Việt, đứng trong Top 100 Thương Hiệu Mạnh trên toàn quốc. Năm 2006 vinh dự là một trong 98 “Thương Hiệu Mạnh Việt Nam 2006”, cúp vàng Chất Lượng Hội Nhập Hàng Đầu Năm 2007 và là “100 Thương Hiệu Dẫn Đầu Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao 2007”… Hiện nay, Kiềm Nghĩa đang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, với hơn 120 đại lý kinh doanh và phân phối, sản phẩm Kềm Nghĩa đã chiếm đến 80% thị phần tại Việt Nam. 6 Hiện Công ty Kềm Nghĩa đang hoạt động theo hệ thống quản lý tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000, cùng với những trang thiết bị hiện đại, dây chuyển công nghệ khép kín và luốn được tối ưu hoá. Đội ngũ lao động của Công ty Kềm Nghĩa hiện nay gần 2000 người, trong đó đa phần là những người có nhiều kinh nghiệm trong công việc, luôn phát huy tinh thần học hỏi, tư duy sáng tạo. Tổng mặt bằng sản xuất của Kềm Nghĩa hiện nay gần 20.000 m2, được bố trí tại các điểm: Trụ sở chính và là phân xưởng I: 10/20 Lạc Long Quân, P.9, Q. Tân Bình Tp HCM Phân xưởng sản xuất II: 59/5E Ấp Tiền Lân, Xã Bà Điểm, Huyện Hóc Môn, Tp HCM Phân xưởng sản xuất III: Lô B1- 7 Khu Công Nghiệp Tây Bắc Củ Chi, Tp HCM. 3. Chức năng, nhiệm vụ. 3.1 Chức năng Sản xuất cơ khí gia dụng. Mua bán mỹ phẩm, hàng điện tử gia dụng. Sản xuất mỹ phẩm. Mua bán máy móc, thiết bị, dụng cụ phục vụ cho uốn tóc và làm móng. Sản xuất dụng cụ, phụ liệu làm móng-tóc; giũa giấy; dép mousse, gác ngón; sản phẩm làm bằng mousse (trừ tái chế phế thải, gia công cơ khí, xi mạ điện). Ðào tạo nghề. Sản phẩm chính: Kềm cắt da và móng với nhiều chủng loại, kiểu dáng. Sản phẩm phụ: dũa móng, kéo cắt tóc, kéo tỉa lông mày, nhíp, dép mousse, gác ngón, sủi da, chấm bi và các dụng cụ hỗ trợ cho việc làm móng. 3.2 Nhiệm vụ - Mở rộng mạng lưới phân phối sản phẩm trên toàn quốc - Tăng cường hợp tác quốc tế, tiếp tục nâng cao chất lượng và đa dạng hoá sản phẩm để ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường. - Duy trì và phát triển văn hoá công ty. - Nâng cao trình độ nhận thức và tay nghề của lục lượng lao động trong thời đại hội nhập. 7 II Cơ cấu tổ chức, quản trị nhân sự của công ty 1 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Kềm Nghĩa Trong đó chức năng của từng bộ phận - Giám đốc: Là người điều hành đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm cao nhất về toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh trong Công ty. Giám đốc điều hành Công ty theo chế độ thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc tinh giảm gọn nhẹ, có hiệu quả. - Phó giám đốc: Là người giúp đỡ giám đốc chỉ đạo các công tác cụ thể như kỹ thuật, công nghệ, công tác marketing, khai thác htị trường và giải quyết các công việc thay giám đốc khi có uỷ quyền. - Phòng kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm; thực hiện các giao dịch kinh doanh tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ tiếp nhận vận chuyển. - Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ xây dựng và hoàn thiện bộ máy tổ chức công ty phù hợp với yêu cầu tổ chức kinh doanh, xây dựng và tổ chức thực hịên các kế hoạch về lao động tiền lương, giải quyết chính sách cho người lao động. Giám đốc Phó giám đốc điều hành sản xuất Phó giám đốc nội chính Phân xưởng cơ điện Phân xưởng sản xuất Phòng vật tư và điều độ sản xuất Phòng kiểm tra và quản lí chất lượng Phòng Tổ chức hành chính Phòng Tài chính kế toán Phòng Kế Hoạch và đầu tư Phòng Đào tạo 8 - Phòng kế toán tài vụ: có nhiệm vụ khai thác và tiếp cận các đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế, theo dõi và đôn đốc kế hoạch thực hiện từ đó thiết lập và bóc tách bản vẽ, triển khai xuống từng phân xưởng. - Các phân xưởng sản xuất: Đứng đầu là các quản đốc có nhiệm vụ tôt chức thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty giao đảm bảo chát lượng và số lượng sản phẩm làm ra. Sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị được giao. 2 Quản trị nhân sự 2.1 Số lượng và phân bố nhân sự trong công ty Bảng 1.1: Tình hình lao động của công ty cổ phần Kềm Nghĩa năm 2008 – 2010 Đơn vị: Người Số lượng Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh 2008/2009 So sánh 2009/2010 Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%) Nhân viên văn phòng 120 127 131 7 5,83 4 3,15 Lao động phổ thông 1989 2034 2183 45 2,26 149 7,33 “Nguồn: Phòng nhân sự” 2.2 Tình hình lao động 100% nhân viên văn phòng có trình độ cao đẳng trở lên Về trình độ ngoại ngữ : 85% nhân viên văn phòng giao tiếp tiếng Anh tốt, ngoài ra số lượng nhân viên biết them ngôn ngữ thứ 2 như tiếng Hoa, tiếng Nhật vv.. là 35% 100% nhân viên lao động phổ thong có trình độ trung cấp trở lên. 2.3 Đánh giá sự phù hợp của lực lượng lao động, quy mô, cơ cấu tổ chức công ty với lĩnh vực kinh doanh của công ty. 9 Với định hướng mở rộng sản xuất để xuất khẩu các sản phẩm của Kềm Nghĩa ra thị trường nước ngoài , đồng thời hợp tác với các công ty nước ngoài nhằm phân phối và làm đa dạng hóa các sản phẩm chăm sóc sắc đẹp. Việc mở rộng thêm chi nhánh và tăng số lượng nhân viên là hoàn toàn cần thiết. Với số lượng nhân viên lao động phổ thông như hiện nay công ty cơ bản đã đáp ứng được tình hình sản xuất để đáp ứng nhu cầu trong nước và mục tiêu tăng trưởng xuất khẩu của công ty. Hơn thế nữa công ty đang có chiến lược tăng năng suất thông qua ứng dụng máy móc kĩ thuật hiện đại nên nhu cầu về lao động phổ thông theo tình hình hiện nay là tương đối phù hợp. Nhân viên văn phòng hiện nay chiếm khoảng 6% tổng số lao động của công ty . Tuy đã đáp ứng được nhu cầu hiện tại của công ty nhưng để giữ vững tốc độ tăng trưởng như hiện nay của công ty đồng thời đáp ứng nhu cầu mở rộng hợp tác quốc tế vấn đề tăng cường nhân viên văn phòng để quản lí các phòng ban và đàm phán với các đối tác là hoàn toàn cần thiết. III Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008-2010 Bảng 1.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008 – 2010 Đơn vị : Tỉ VNĐ Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 So sánh 2008/2009 So sánh 2009/2010 Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%) Doanh thu 186,4 216,1 294,8 29,7 15,93% 78,7 36,41% Chi phí 120,6 134,8 188,1 14,2 11,77% 53,3 39,54% Lợi nhuận 65,8 81,8 106,7 16 24,32% 24,9 30,44% “Nguồn: Phòng Kế toán”  Năm 2008 : Năm 2008 Kềm Nghĩa trở thành Công ty cổ phần đa chức năng. Đó là sản xuất cơ khí gia dụng, dụng cụ, phụ liệu làm móng và uốn tóc, mua bán 10 mỹ phẩm, hàng điện tử gia dụng, sản xuất mỹ phẩm, mua bán máy móc, thiết bị. Sản xuất giũa giấy, dép mousse, gác ngón và cả lĩnh vực đào tạo nghề… cũng trong năm đó công ty Kềm Nghĩa đã phát triển thương hiệu Nghia Beauty thuộc công ty TNHH một thành viên Nghĩa Khương là công ty con của công ty cổ phần Kềm Nghĩa với chức năng chính là kinh doanh phân phối các sản phẩm do công ty Kềm Nghĩa sản xuất, gia công và phân phối các sản phẩm có chất lượng cao, các sản phẩm có thương hiệu nổi tiếng khác. Doanh thu năm 2008 đạt 198,6 tỷ đồng, trong đó xuất khẩu hơn 3 triệu USD, tăng 14%, lợi nhuận tăng 10% so với năm trước.  Năm 2009 Năm 2009 khi nền kinh tế đang lâm vào đỉnh điểm suy thoái, tốc độ tăng trưởng có phần chậm lại nhưng công ty vẫn đạt tốc độ tăng trưởng 15% và ngày càng khẳng định được tên tuổi và hình ảnh thương hiệu.  Năm 2010 :Năm 2010 đánh dấu mốc 5 năm liền công ty đoạt giải sao vàng đất Việt, tiếp tục chiến lược tăng trưởng ổn định và đẩy mạnh tăng cường xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài . Cùng với việc ứng dụng máy móc hiện đại, năng suất ngày càng được cải thiện . Hiện nay công suất ở cả 3 nhà máy đã được khai thác tối đa , trung bình cho ra khoảng 500 nghìn sản phẩm/ tháng. 11 Chương 2 : HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU CỦA CÔNG TY I Sơ đồ mô tả hoạt động nhập khẩu Yêu cầu mua hàng Phê duyệt Lập Sale Contract và trình Ban Giám Đốc ký duyệt Gửi đơn đặt hàng / hợp đồng cho nhà cung cấp Mở LC và thanh toán cho NCC( nếu có) và theo dõi NCC thực hiện Mua bảo hiểm và book tàu Thanh toán tiền hàng NCC Khai báo hải quan, làm thủ tục nhận hàng Nhận hàng Xem xét phê duyệt Lựa chọn nhà cung cấp 12 II II. Mô tả chi tiết hoạt động nhập khẩu 1. LẬP PHIẾU YÊU CẦU MUA Căn cứ vào nhu cầu Sản Xuất – Kinh Doanh các bộ phận có yêu cầu mua hàng: Viết Phiếu yêu cầu mua hàng về nội dung yêu cầu, đơn vị tính, số lượng, mục đích sử dụng, thời gian cần, đặt tính kỹ thuật, viết thành 04 liên . Phiếu yêu cầu mua hàng phải có chữ ký duyệt TP. Kế Hoạch và BGĐ ký duyệt nếu trị giá hàng mua vượt quá phân quyền do Công ty qui định. Với quy mô hơn 2000 nhân viên và hệ thống phân phối trên toàn quốc nên nhu cầu mua hàng đáp ứng hoạt động sản xuát kinh doanh diễn ra liên tục với nhiều nguồn cung cấp từ tất cả các nước trên thể giới nhưng chủ yếu vẫn là Trung Quốc, Thái lan… 2. XEM XÉT PHÊ DUYỆT Trưởng bộ phận/BGĐ xem xét đề nghị, nếu: - Hợp lý: Phê duyệt. - Chưa hợp lý: Yêu cầu giải thích/điều chỉnh/không duyệt. 3. LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP - Chọn nhà cung cấp thích hợp trong danh sách các NCC đã được phê duyệt. - Nếu chưa có nhà cung cấp thì chọn nhà ucng cấp theo bảng so sánh nhà cung cấp và duyệt giá mua hàng. - Công ty vẫn thường xuyên nhập hàng từ những nhà cung cấp quen thuộc để đảm bảo chất lượng nguyên liệu nhập khẩu. Tuy nhiên công ty cũng có những hợp đồng mua hàng với những nhà cung cấp mới để có thể tiếp cận với những với những nguyên liệu có chất lượng tốt hơn và giá cả cạnh tranh hơn. Kiểm tra nghiệm thu Thanh toán Hoàn tất 13 Lập bảng trình duyệt giá ( Đơn đặt hàng) - Bộ phận mua hàng xem xét số lượng đặt hàng căn cứ vào số lượng yêu cầu, tình hình thực tế kinh doanh, số lượng đặt hàng tối thiểu của nhà cung cấp, … lập bảng duyệt giá kèm theo Phiếu mua cầu mua hàng + mail báo giá nhà cung cấp trình Trưởng đơn vị/BGĐ duyệt (đối với nhà cung cấp đã ký hợp đồng nguyên tắc giá đã chốt/ giá không thay đổi thì chỉ cần làm đơn đặt hàng) 4. PHÊ DUYỆT Xem xét các nội dung cần thiết của phiếu yêu cầu, bảng kế hoạch, Bảng trình duyệt giá, Đơn đặt hàng, hợp đồng về các yêu cầu sử dụng, giá cả, phương thức thanh tóan, … Nếu phù hợp: Phê duyệt và chuyển bộ phận mua hàng. Không phù hợp: Yêu cầu điểu chỉnh, sửa đổi. 5. LẬP HỢP ĐỒNG/ĐƠN ĐẶT HÀNG VÀ TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC KÝ DUYỆT Khi bảng duyệt giá được duyệt (hoặc Đơn đặt hàng nếu là nhà cung cấp đã ký hợp đồng nguyên tắc giá đã chốt) Đơn đặt hàng (hoặc Bảng trình duyệt giá ) sẽ được Scan files và chuyển cho phòng kế toán, bộ phận kho (Chỉ chuyển một lần cho một nhân viên do trưởng phòng Kế toán chỉ định). Nhân viên phụ trách lập hợp đồng (nếu có) căn cứ vào các điều kiện Ban Giám Đốc đã duyệt trong trình duyệt giá 6. GỬI HỢP ĐỒNG/ ĐƠN ĐẶT HÀNG CHO NHÀ CUNG CẤP Khi hợp đồng được ký: - Chuyển đơn đặt hàng/hợp đồng cho nhà cung cấp ký xác nhận - Hình thức chuyển (Gồm: Fax, thư điện tử, Scan, chuyển trực tiếp, điện thoại) - Theo dõi và đôn đốc nhà cung cấp thực hiện. 14 7. MỞ LC, THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP (NẾU CÓ), THEO DÕI THỰC HIỆN - Đối với trường hợp thanh toán TT, làm thủ tục thanh toán trước nhà cung cấp. - Đối với trường hợp mở LC sau khi bộ phận Kế toán điền các chi tiết cần mở LC vào form ngân hàng sau đó nhân viên phụ trách chuyển form mở LC cho nhà cung cấp xác nhận và làm đề nghị thanh toán chuyển cho kế toán chính thức mở LC, sau khi có điện LC thì fax điện LC cho khách hàng. - Nhân viên phụ trách kiểm tra trước invoice, packing list trước khi NCC gửi bảng chính. Yêu cầu nhà cung cấp gửi shipment Advice và các chứng từ ship hàng qua fax sau 02 ngày gửi hàng cho hãng tàu. 8. MUA BẢO HIỂM VÀ BOOK TÀU (nếu có) - Trường hợp mua giá Fob, Exw, FCA: Fax hợp đồng cho phía bên đơn vị bán bảo hiểm và kèm theo đơn yêu cầu mua bảo hiểm, sau đó liên hệ hãng tàu để book tàu. - Trường hợp mua giá CIF, CFR, CPT, CIP thì không cần thiết mua bảo hiểm, chuyển thẳng bước 08 lên làm thủ tục thanh toán nhà cung cấp. 9. THANH TOÁN TIỀN HÀNG CHO NHÀ CUNG CẤP - Đối với trường hợp thanh toán TT còn lại, yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng thông báo hàng xong và đính kèm theo bảng fax invoice, packing list , Bill of lading (nếu có) - Đối với trường hợp thanh toán D/P at sight , D/A, L/c trả chậm , L/C at sight .kế toán tự động sắp xếp lấy chứng từ nhập khẩu từ ngân hàng , được quyền trích lấy 01 bộ chứng từ gốc bao gồm B/L , invoice, packing list trước khi chuyển trả các chứng từ nhập khẩu cho nhân viên phụ trách đơn hàng nhân viên phụ trách . 10. KHAI BÁO HẢI QUAN VÀ LÀM THỦ TỤC NHẬN HÀNG Khi nhận được chứng từ gốc gửi hàng của nhà cung cấp hoặc chứng từ nhập khẩu từ kế toán và giấy thông báo hàng đến của hãng tàu. Nhân viên phụ trách chuyển cho dịch vụ logictis các giấy tờ liên quan để khai điện tử . Nhân viên phụ 15 trách phải kiểm tra chi tiết hàng hóa khai trong tờ khai và ký nháy trước khi trình Trưởng bộ phận xem xét chuyển lên Ban Giám Đốc ký. Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ chứng từ và đảm bảo không có sai sót gì, phòng Xuất nhập khẩu tiến hành khai báo hải quan lô hàng sắp nhập về. Việc làm thủ tục hải quan được tiến hành theo các bước như sau: - Mua tờ khai hải quan - Kê khai hải quan cùng với bộ chứng từ gồm: hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ hàng hóa - Mang tờ khai đến cửa khẩu thông quan hàng hóa nộp và xin giấy chấp nhận tờ khai - Đăng ký thời gian và lịch trình cho cán bộ hải quan kiểm hóa hàng hóa - Trình bộ hồ sơ cùng hảo quan kiểm hóa ký biên bản và kí vào tờ khai kiểm hóa để hàng được thông qua - Những nội dung cần kê khai - Người xuất khẩu với đầy đủ địa chỉ - Người nhập khẩu với đầy đủ địa chỉ (kê khai cả mã số thuế nhập khẩu) - Phương tiện vận chuyển: tên, số hiệu phương tiện, ngày khởi hành, ngày đến cảng hoặc sân bay, số vận đơn, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, số giấy phép nhập khẩu, số hợp đồng, ngày tháng ký hợp đồng, cửa khẩu thông quan hàng hóa, loại hình mua bán ki
Luận văn liên quan