Luận văn Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý tại Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: ““ Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc.” 1 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1 Danh mục Từ viết tắt ........................................................................................... 3 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP TRONG MÔI TRƯỜNG HIỆN ĐẠI ........................................................................................................................ 4 1.1.TỔ CHỨC ....................................................................................................................... 4 1.2.CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP ........................................................ 5 1.2.1.Khái niệm ............................................................................................... 5 1.2.2.Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức ................................................ 6 1.2.2.1.Chuyên môn hóa công việc ............................................................... 6 1.2.2.2.Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệ ............................. 7 1.2.2.3.Cấp quản lý và tầm quản lý .............................................................. 7 1.2.2.4.Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức. ................... 8 1.2.2.5.Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chức ........................... 10 1.2.2.6.Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức ............................. 11 1.2.3.Một số mô hình cơ cấu tổ chức điển hình hiện nay ............................... 11 1.2.3.1.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng ....................................... 11 1.2.3.2.Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư .............................................. 13 1.2.3.4.Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược()........................... 15 1.2.3.5.Mô hình tổ chức bộ phận theo ma trận() .......................................... 16 1.3.THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC ................................................................................. 18 1.3.1.Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức ............................................. 18 1.3.1.1.Chiến lược của tổ chức ................................................................... 18 1.3.1.2.Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức .............. 19 1.3.1.3.Công nghệ ...................................................................................... 19 1.3.1.4.Thái độ của người lãnh đạo và năng lực của đội ngũ nhân lực ........ 19 1.3.1.5.Môi trường ..................................................................................... 20 1.3.2.Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức () ................................................ 20 1.3.3.Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức ........................................................ 21 1.3.4.Thiết kế cơ cấu tổ chức() ....................................................................... 21 1.3.5.Nội dung của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức () ...................................... 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Ở DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG VĨNH PHÚC ........................................................... 25 2.1.TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP .......................................................................... 25 2.1.1.Tên doanh nghiệp ................................................................................. 25 2.1.2.Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh ............................................... 25 2.1.3.Quá trình hình thành và phát triển ......................................................... 26 2.1.4.Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây ................................................................................................................. 28 2.1.4.1. Doanh thu phát sinh của VTVP ..................................................... 28 2.1.4.2.Phát triển thuê bao điện thoại và Internet ........................................... 30 2.1.4.3. Các sản phẩm dịch vụ VT-CNTT có tỷ trọng lớn.......................... 30 2.1.5.Đặc điểm về vốn và doanh thu .............................................................. 32 2.1.6.Đặc điểm về nguồn nhân lực ................................................................. 33 2.1.6.1.Số lượng và cơ cấu lao động ........................................................... 33 2.1.6.2. Cơ cấu trình độ lao động ................................................................ 34 2.1.7.1.Kế hoạch của đơn vị trong năm 2008 .............................................. 36 2.1.7.2.Kế hoạch của Doanh nghiệp trong thời gian tới .............................. 37 2.2.THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VTVP ............................................... 37 2.2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức VTVP .................................................................. 37 2.2.2.Chức năng nhiệm vụ của các Phòng, Ban và các TTVT ........................ 38 2.2.2.1.Văn phòng viễn thông tỉnh .............................................................. 38 2.2.2.2.Các đơn vị trực thuộc VTVP .......................................................... 44 2.2.3.Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp VTVP .............. 46 2.2.3.1.Việc bố trí sử dụng lao động ở một số phòng ban chủ chốt ............. 46 2.2.3.2.Phân tích cơ chế vận hành của đơn vị ................................................ 52 2.2.3.3.Ưu - nhược điểm và nguyên nhân gây ra những tồn tại của mô hình ............................................................................................................ 56 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG VĨNH PHÚC ......... 59 3.1.NHỮNG GIẢI PHÁP CƠ BẢN.................................................................................... 59 3.1.1.Hoàn thiện cơ chế quản lý ..................................................................... 59 3.1.2.Sắp xếp lại một số phòng ban................................................................ 60 3.1.3.Bố trí lại khối lượng công việc ở một số Phòng Ban ............................. 63 3.1.4.Đề xuất về cơ chế vận hành .................................................................. 65 3.1.5.Những điểm cần lưu ý đối với VTVP nhằm giữ vững vai trò chủ đạo trên địa bàn tỉnh trong bối cảnh hội nhập hiện nay .................................. 67 3.2.MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC Ở VTVP ........ 68 3.2.1.Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ .................................................................. 68 3.2.2.Xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp .................................................. 68 3.2.3.Từ phía Nhà nước và Tập đoàn ............................................................. 69 KẾT LUẬN ......................................................................................................... 70 Danh mục tài liệu tham khảo ............................................................................. 70 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1. Lôgic của quá trình quản lý ............................................................................. 5 Sơ đồ 1.2 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu .............................................. 9 Sơ đồ 1.3.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng ở một công ty Thương mại ............ 12 Sơ đồ 1.4.Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư ............................................................. 14 Sơ đồ 1.5.Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng ở công ty may .............. 15 Sơ đồ1.6.Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược của một trường đại học lớn......................................................................................................... 16 Sơ đồ1.7.Mô hình tổ chức bộ phận theo ma trận ............................................................ 18 Sơ đồ 1.8.Môi trường xung quanh tổ chức ..................................................................... 20 Sơ đồ 1.9.Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức.................................................................... 22 Sơ đồ 1.10.Quá trình chuyên môn hóa công việc ........................................................... 22 Sơ đồ 1.11.Quá trình xây dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu ...................................... 22 Sơ đồ 1.12.Quá trình xây thể chế hóa cơ cấu tổ chức ..................................................... 23 Sơ đồ 2.1. Biểu đồ doanh thu phát sinh .......................................................................... 29 Sơ đồ 2.2. Biểu đồ số lượng máy điện thoại/100dân ( 2002 - 2007 ) .............................. 30 Sơ đồ 2.3.Biểu đồ cơ cấu trình độ lao động ................................................................... 35 Sơ đồ 2.4.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VTVP .................................................................... 37 Sơ đồ 2.5.Mối quan hệ theo chiều ngang ....................................................................... 49 Sơ đồ 2.6.Mối quan hệ theo chiều ngang giữa Phòng Kế toán Thống kê với các Phòng Ban khác ........................................................................................... 50 Sơ đồ 2.7.Mối quan hệ theo chiều ngang giữa Phòng Mạng dịch vụ với các Phòng Ban khác ........................................................................................... 52 Sơ đồ 2.8. Quy trình hình thành 1 công trình mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp mạng viễn thông .......................................................................................... 53 Sơ đồ 2.9.Quy trình nghiệm thu, thanh quyết toán công trình mới, sửa chữa,cải tạo, nâng cấp mạng viễn thông đối với đơn vị thi công. ............................... 55 Sơ đồ 2.10.Quy trình phát triển, đưa ra một sản phẩm dịch vụ mới ................................ 56 Sơ đồ 3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VTVP trước khi có sự thay đổi .............................. 62 Sơ đồ 3.2.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VTVP sau khi thay đổi ........................................... 63 Sơ đồ 3.3.Đề xuất quy trình hình thành 1 công trình mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp mạng viễn thông ........................................................................... 66 Sơ đồ 3.4. Đề xuất quy trình nghiệm thu, thanh quyết toán công trình mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp mạng viễn thông đối với đơn vị thi công. ................ 67 Sơ đồ 3.5.Đề xuất quy trình phát triển, đưa ra một sản phẩm dịch vụ mới ..................... 67 Bảng 1.1.Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức ( ) .......................................... 19 Bảng 2.1. Doanh thu phát sinh của VTVP ..................................................................... 29 Bảng 2.3: Thống kê cơ cấu lao động ở VTVP 1/2008 ................................................... 34 Bảng 2.4.Thống kê cơ cấu trình độ lao động ở VTVP .................................................... 35 Bảng 2.5. Trình độ, kinh nghiệm, tuổi đời của Ban lãnh đạo ......................................... 46 Bảng 2.6.Trình độ kinh nghiệm của Phòng Tỏ chức cán bộ lao động ............................. 48 Bảng 2.7. Trình độ, tuổi đời của Phòng Kế toán-Thống kê -Tài chính .......................... 49 Bảng 2.8. Trình độ, tuổi đời của Phòng Mạng dịch vụ .................................................. 51 Bảng 3.1.Cơ cấu của Phòng Tổ chức Cán bộ Lao đông sau khi sắp xếp lại ................... 64 Bảng 3.2. Cơ cấu của Phòng Kế toán-Thống kê -Tài chính sau khi sắp xếp lại ............. 65 1 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, sự kết hợp giữa VT- CNTT- Internet đã trở thành công cụ đắc dụng phục vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội và doanh nghiệp. Có thể nói rằng sự phát triển như vũ bão của ngành VT- CNTT trước hết đã làm thay đổi phương thức phương thức tổ chức hoạt động kinh tế, sau đó tác động đến hoạt động của các khu vực khác như khu vực chế tạo- chế biến và cung ứng dịch vụ. VT-CNTT phát triển ở mọi quốc gia, mọi khu vực và ở Việt Nam cũng không nằm ngoài ngoại lệ. Năm 2008 được coi là năm đánh dấu nhiều sự kiện quan trọng đối với ngành VT- CNTT ở Việt Nam và Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam (VNPT), trước hết là việc Việt Nam phóng thành công vệ tinh viễn thông đầu tiên Vinasat-1, sau đó là việc VNPT chính thức hoàn thành chia tách Bưu chính và Viễn thông trên địa bàn các tỉnh/thành phố và các doanh nghiệp viễn thông tỉnh đi vào hoạt động. Đây là mô hình chưa có tiền lệ tại Việt Nam, hành lang pháp lý chưa hoàn thiện. Để giúp các Doanh nghiệp viễn thông tỉnh nâng cao sức cạnh tranh, khai thác và sử dụng hiện quả các nguồn lực đặc biệt là nguồn lực con người, một trong những giải pháp cơ bản là công tác tổ chức và thiết kế cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Muốn doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh phải có được bộ máy tổ chức đủ trình độ năng lực, cơ cấu gọn nhẹ, mềm dẻo linh hoạt phù hợp với điều kiện hội nhập. Sau một thời gian thực tập tại Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc, được tìm hiểu các tài liệu liên quan, thực tế về cơ chế hoạt động, quá trình sản xuất cung ứng dịch vụ VT-CNTT, em đã mạnh dạn chọn đề tài chuyên đề thực tập 2 “ Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc” Bố cục bài viết gồm 3 chương, được trình bày như sau : Chương I : Những vấn đề về thiết kế và xấy dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trong môi trường hiện đại Chương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do đề tài phức tạp, có những vấn đề tồn tại chưa được thống nhất do đó không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô, các bạn đọc giúp đỡ em để hoàn thiện chuyên đề này. 3 Danh mục Từ viết tắt • BC-VT: Bưu chính viễn thông • CBCNV : Cán bộ công nhân viên • CĐ : Cao đẳng • ĐH : Đại học • ĐTVT : Điện tử viễn thông • GĐ : Giám đốc • HĐQT : Hội đồng quản trị • KT : kinh tế • PGĐ : Phó Giám đốc • QĐ : Quyết định • TC : Trung cấp • TCCB: Tổ chức cán bộ • TP :Trưởng phòng • TTVT : Trung tâm Viễn thông • VNPT: Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam • VT- CNTT : viễn thông- công nghệ thông tin • VTVP :Viễn thông Vĩnh Phúc 4 CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP TRONG MÔI TRƯỜNG HIỆN ĐẠI 1.1.TỔ CHỨC ∗” Tổ chức ( theo nghĩa danh từ ) : là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được mụch đích chung ”. Ví dụ : gia đình, trường học, doanh nghiệp, các cơ quan hành chính sự nghiệp… - Đặc điểm chung của tổ chức: + Tổ chức là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người,những bộ phận phân hệ, vị trí công tác khác nhau có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và tương ứng là là những chức năng, nhiệm vụ nhất định. + Mọi tổ chức đều tồn tại vì những mục đích nhất định nào đó, mục đích chính là lý do để tổ chức tồn tại + Mọi tổ chức đều hoạt động theo những phương thức ( kế hoạch) của riêng mình, vạch rõ những việc cần phải làm để đạt mụch đích, mục tiêu một cách hiệu quả + Mọi tổ chức đều phải thu hút và sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý trong điều kiện có sự hạn chế các nguồn lực quan trọng : Nhân lực,vật lực, tài lực và thông tin. + Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác, ảnh hưởng, thậm chí ràng buộc lẫn nhau. + Để liên kết, phối hợp những con người, bộ phận, phân hệ bên trong 5 và bên ngoài tổ chức cần có những con người lãnh đạo, quản lý, dẫn dắt..nhằm đi đến mục tiêu chung cho tổ chức. ∗”Tổ chức (theo nghĩa động từ) là một chức năng của quá trình quản lý bao gồm việc phân bổ, sắp xếp các nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhau nhằm thực hiện thành công kế hoạch của tổ chức”. Sơ đồ 1.1. Lôgic của quá trình quản lý ( Nguồn: Giáo trình Quản trị học-TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Giao thông Vận tải, Hà Nội 2006 -Trang 10 ) 1.2.CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1.Khái niệm Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa,có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu đã xác định.(1) 1 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 7. Lập kế họạch Lãnh đạo Tổ chức Kiểm tra Các nguồn lực -Nhân lực -Tài lực -Vật lực -Thông tin Kết quả -Đạt mụch đích -Đạt mục tiêu +Sản phẩm +Dịch vụ -Mục tiêu đúng -Hiệu quả cao 6 - Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công điều phối những họat động trong cấu trúc của tổ chức ở từng bộ phận, phân hệ, vị trí công tác để đạt được mụch tiêu, mụch đích xác định của tổ chức đồng thời nó phản ánh môi tương quan về quyền lực trong tổ chức. - Bên cạnh đó cơ cấu tổ chức xác định những nhiệm vụ, quyền hạn và mối mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phân hệ trong tổ chức. 1.2.2.Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức 1.2.2.1.Chuyên môn hóa công việc Chuyên môn hóa công việc có nghĩa là khi một người, một bộ phận, phân hệ…chỉ thực hiện một hoặc một số chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ tương đồng. Như vậy chuyên môn hóa sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ, đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện. Ưu điểm lớn nhất của chuyên môn hóa đó chính là nâng cao năng suất và hoàn thiện được kỹ năng lao động nhất định cho người lao động. Tuy nhiên chuyên môn hóa công việc cũng có những mặt tiêu cực của nó: đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà người lao động phụ trách; bên cạnh đó khả năng sáng tạo, tìm tòi, sự thích nghi với những công việc mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đòi hỏi người lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kĩ năng cần thiết khác. Để khắc phục những nhược điểm trên, người ta khuyến khích tổng hợp hóa những kĩ năng cho người lao động. -Tổng hợp hóa đó xảy ra khi một người, bộ phận, phân hệ.. . thực hiện công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tương đối. Theo lời khuyên của các chuyên gia : nên nâng cao mức độ tổng hợp hóa đến mức độ cao nhất có thể đồng thời vẫn đảm bảo được những kĩ năng cần thiết cho người lao động. Về phía người lao động cần phải đa dạng hóa 7 những kĩ năng nhưng phải xác định cho mình đâu là giá trị trung tâm. 1.2.2.2.Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệ Trong tổ chức sự chuyên môn hóa theo chiều ngang làm xuất hiện những bộ phận, phân hệ, vị trí công tác mang tính tương đối và thưc hiện những hoạt động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức được thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau là xuất hiện các mô hình, các kiểu tổ chức khác nhau.Trong xã hội hiện đại ngày nay, đã xuất hiện nhiều mô hình cơ cấu tổ chức mới, đó là sự pha trộn kết hợp giữa các mô hình cổ điển và xu thế phát triển của từng chủ thể. 1.2.2.3.Cấp quản lý và tầm quản lý Tầm quản lý (tầm kiểm soát) là số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp.( 2 ) Trong một tổ chức khi mà hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức tạp sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định ( từ trên xuống ) cũng như việc tiếp nhận và báo cáo thông tin ( từ dưới lên, từ môi trường bên ngoài) làm mất nhiều thời gian, thông tin bị bóp méo. Vì vậy mà trong hoàn thiện cơ cấu tổ chức người ta thường giảm số cấp quản lý xuống đến mức nhất định và nâng tầm quản