Luận văn Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại kho Tân Cảng của công ty cổ phần kho vận Tân Cảng

i ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -----µ----- LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI KHO TÂN CẢNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN TÂN CẢNG GVHD : ThS. Trần Thị Trang SVTH : Trần Thị Thúy Oanh MSSV : 106401205 TP.HCM, 2010 ii LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận này được thực hiện tại Công ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. Tp.Hồ Chí Minh, ngày…. tháng …. năm 2010 Tác giả Trần Thị Thúy Oanh iii Lời cảm ơn Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu để hoàn thành bài Khóa luận Tốt Nghiệp, em xin kính gửi lời cảm ơn đến cô Trần Thị Trang đã tận tình hướng dẫn và giúp em hoàn thành tốt đề tài này. Qua đó, giúp em củng cố và mở rộng kiến thức chuyên ngành đã được trang bị tại trường, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công việc để bước đầu nghiên cứu các hiện tượng kinh tế liên quan đến chuyên ngành Quản Trị Ngoại Thương, đồng thời giúp em có một nền tảng vững chắc cho tương lai sau khi rời khỏi ghế nhà trường. Bên cạnh đó, em cũng xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, các anh chị Phòng Chứng Từ CFS, Các cô chú Phòng Tài Chính Kế Toán, Phòng Hành Chính Quản Trị, Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh, Trung Tâm Điều Hành sản xuất…của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng. Mọi người đã tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập tại đây. Các anh chị đã hướng dẫn tận tình, chu đáo giúp em tiếp cận với các hoạt động, công việc thực tế không chỉ ở Phòng Chứng từ mà còn ở các Kho, Bãi cũng như cung cấp những tài liệu cần thiết để em hoàn thành tốt chuyên đề này. Trong quá trình thực hiện còn nhiều thiếu sót, em kính mong thầy và quý Công ty đóng góp ý kiến, cũng như giúp em có thể điều chỉnh những sai sót, khuyết điểm để Chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Trần Thị Thúy Oanh iv CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ và tên sinh viên: Trần Thị Thúy Oanh MSSV: 106401205 Khóa: 2006-2010 Nhận xét của Đơn vị thực tập: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Đơn vị thực tập v CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. ................................................................................................................................. Giáo viên hướng dẫn vi MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ ii LỜI CÁM ƠN ............................................................................................................ iii NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP .................................................................... iv NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN .......................................................... v MỤC LỤC .................................................................................................................. vi DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .............................................................................. x DANH MỤC CÁC BẢNG ......................................................................................... xi DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỐ ...................................................................... xii MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 1 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Một số vấn đề về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ........................................... 3 Định nghĩa về giao nhận và người giao nhận ....................................................... 3 1.1.2. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận ......................... 3 1.1.3. Nhiệm vụ các bên tham gia giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ............... 4 1.1.4. Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng ............................. 5 1.1.4.1. Đối với hàng xuất khẩu ....................................................................... 5 1.1.4.2. Đối với hàng nhập khẩu ...................................................................... 6 1.2. Tìm hiểu về phương thức gửi hàng lẻ bằng Container (Less than Container Load) 8 1.2.1. Trách nhiệm của các bên liên quan trong phương thức gửi hàng lẻ bằng Container ............................................................................................................... 8 1.2.2. Tổng quát quy trình gửi hàng lẻ bằng Container ........................................ 9 1.3. Một số vấn đề về kho bãi hàng nói chung............................................................ 10 1.3.1. Khái niệm kho bãi .................................................................................. 10 1.3.2. Vai trò của kho bãi .................................................................................. 10 1.3.3. Một số kho thông dụng............................................................................ 10 1.3.4. Chức năng của kho bãi............................................................................ 11 1.3.5. Mối liên hệ giữa kho và các bộ phận khác .............................................. 12 vii 1.3.6. Một số hoạt động chủ yếu tại kho ........................................................... 12 Kết luận chương 1...................................................................................................... 13 Chương 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI KHO - CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN TÂN CẢNG 2.1. Giới thiệu khái quát về Công Ty TÂN CẢNG SÀI GÒN (Sai Gon New Port) ............. 14 2.1.1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển............................................. 14 2.1.2. Các ngành nghề kinh doanh ..................................................................... 15 2.2. Giới thiệu khái quát về Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng ........................... 15 2.2.1. Tóm lược quá trình hình thành và phát triển ........................................... 15 2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................... 16 2.2.3. Cơ cấu tổ chức ........................................................................................ 17 2.2.3.1. Chức năng nhiệm vụ từng bộ phận .................................................... 18 2.2.3.2. Nguồn nhân lực và cơ sở hạ tầng của Công Ty ................................. 18 2.2.4. Kết quả hoạt động kinh doanh .............................................................. 20 2.2.4.1. Đánh giá tỉ trọng sản lượng hàng hóa qua kho Tân Cảng của công ty 20 2.2.4.2. Đánh giá chung về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ........... 21 2.3. Thực trạng hoạt động giao nhận hàng hoá tại kho Tân Cảng - Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng .................................................................................................... 24 2.3.1. Hệ thống khu kho hàng Tân Cảng ........................................................... 37 2.3.1.1. Tổng quan khu kho hàng Tân Cảng ................................................... 25 2.3.1.2. Lưu kho và phương pháp xếp dỡ, bảo quản hàng hóa trong kho......... 26 2.3.1.3. Quản lý hàng xuất, nhập trong kho .................................................... 27 2.3.2. Quy trình giao nhận hàng hóa tại kho của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng ............................................................................................................. 29 2.3.2.1. Tổng quát quy trình giao nhận hàng xuất .......................................... 25 2.3.2.2. Tổng quát quy trình giao nhận hàng nhập .......................................... 33 2.3.3. Chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho ................ 37 2.3.3.1. Chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng tại kho xuất ......... 37 2.3.3.2. Chứng từ liên quan dến hoạt động giao nhận hàng tại kho nhập ......... 38 viii 2.3.4. Cước phí tác nghiệp tại kho và lưu kho ................................................... 39 2.3.5. Những rủi ro thường xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hóa tại kho .. 39 Kết luận chương 2...................................................................................................... 43 Chương 3 GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU TẠI KHO TÂN CẢNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHO VẬN TÂN CẢNG 3.1. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại Kho Tân Cảng của Công Ty Cổ Phần Kho Vận Tân Cảng ................... 45 3.1.1. Giải pháp 1: Hạn chế rủi ro do sơ suất của nhân viên ............................. 45 3.1.1.1. Mục tiêu của giải pháp ...................................................................... 45 3.1.1.2. Cách thức thực hiện giải pháp ........................................................... 45 3.1.1.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ...................................... 46 3.1.2. Giải pháp 2: Điều chỉnh những bất cập trong từng khâu nhằm hoàn thiện quy trình hoạt động giao nhận hàng hóa tại kho ......................................................... 47 3.1.2.1. Mục tiêu của giải pháp ...................................................................... 47 3.1.2.2. Cách thức thực hiện giải pháp ........................................................... 47 3.1.2.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ...................................... 48 3.1.3. Giải pháp 3: Nâng cao cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hệ thống kho hàng ... 50 3.1.3.1. Mục tiêu của giải pháp ...................................................................... 50 3.1.3.2. Cách thức thực hiện giải pháp .......................................................... 50 3.1.3.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ...................................... 51 3.1.4. Giải pháp 4: Áp dụng công nghệ quét mã vạch trong việc quản lí kho ... 53 3.1.4.1. Mục tiêu của giải pháp ...................................................................... 53 3.1.4.2. Cách thức thực hiện giải pháp ........................................................... 53 3.1.4.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ...................................... 54 3.1.5. Giải pháp 5: Đào tạo, nâng cao tay nghề cho nhân viên kho hàng và nhân viên Bộ phận chứng từ cùng với nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng ................. 53 3.1.5.1. Mục tiêu của giải pháp ..................................................................... 53 3.1.5.2. Cách thức thực hiện giải pháp .......................................................... 53 ix 3.1.5.3. Dự kiến hiệu quả giải pháp có thể mang lại ..................................... 55 3.2. Một số kiến nghị ................................................................................................ 55 3.2.1. Kiến nghị đối với các hãng tàu .............................................................. 55 3.2.2. Kiến nghị đối với cảng .......................................................................... 55 3.2.3. Kiến nghị đối với các cơ quan chức năng Nhà nước .............................. 55 3.2.4. Kiến nghị đối với Tân Cảng Sài Gòn .................................................... 56 3.2.5. Kiến nghị đối với Đại lý giao nhận ....................................................... 57 3.2.6. Kiến nghị đối với Công ty ..................................................................... 57 Kết luận chương 3...................................................................................................... 58 KẾT LUẬN CHUNG ................................................................................................ 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Phụ lục 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (chi tiết) Phụ lục 2: Quy trình nhập hàng xuất vào kho (mới) Quy trình xuất hàng xuất đóng vào container (mới) Phụ lục 3: Cước phí tác nghiệp tại kho và lưu kho (chi tiết) Phụ lục 4: Các chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng xuất Các chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng nhập x DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Diễn giải B/L Bill of Lading – Vận đơn đường biển MB/ L Master Bill of Lading – Vận đơn chính HB/L House Bill of Lading – Vận đơn phụ Cont Container D/O Delivery Order – Lệnh giao hàng TEU 1 container 20’ = 1 TEU LCL Less than Container Load – Hàng lẻ FLC Full Container Load – Hàng nguyên container JIT Just – in – time CFS Container Freight Station – Trạm hàng lẻ CY Container Yard – Bãi chứa container ETA Estimated Time of Arrival – Thời gian dự kiến tàu đến CFS Container Freight Station - Trạm thu gom hàng lẻ B/N Booking Note – Hợp đồng lưu khoang TKHQ Tờ khai hải quan DT Doanh thu HQ Hải quan HQGS Hải quan giám sát HH Hàng hóa LN Lợi nhuận SL Sản lượng CH Chủ hàng BPCT Bộ phận chứng từ WMS Hệ thống quản lý kho hàng - Warehouse Management System CMC Phiếu chuyển bãi chờ xuất LNST Lợi nhuận sau thuế LNTT Lợi nhuận trước thuế xi DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Lượng lao động của công ty .................................................................... 19 Bảng 2.2 Bảng tóm tắt cơ sở hả tầng và trang thiết bị của công ty .......................... 19 Bảng 2.3 Tỉ trọng sản lượng hàng hóa thông qua kho ............................................ 20 Bảng 2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty .............................................. 22 Bảng 2.5 Quy trình nhập hàng xuất khảu vào kho .................................................. 30 Bảng 2.6 Quy trình xuất hàng đóng vào container .................................................. 31 Bảng 2.7 Quy trình rút hàng nhập từ container vào kho ......................................... 34 Bảng 2.8 Quy trình giao hàng nhập cho người nhận hàng lẻ .................................. 35 Bảng 2.9 Đánh giá các rủi ro có thể xảy ra ............................................................. 43 Bảng 3.1 Hoàn thiện quy trình nhập hàng xuất vào kho ......................................... 48 Bảng 3.2 Hoàn thiện quy trình xuất hàng đóng vào container ................................ 49 xii DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ Sơ đồ 1.1 Quy trình gửi hàng lẻ bằng container ....................................................... 9 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty .....................................................................17 Biểu đồ 2.1 Biểu đồ thể hiện sản lượng thông qua kho của công ty .........................21 Biểu đồ 2.2 Biểu đồ thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của công ty .................23 Biểu đồ 2.3 Biểu đồ thể hiện tỉ trọng doanh thu từng dịch vụ của công ty ...............24 Sơ đồ 2.2 Vị trí kho hàng tại Tân Cảng của công ty .............................................. .25 Sơ đồ 2.3 Sơ đồ xếp hàng tại kho hai cửa nhập và xuất ......................................... .27 Sơ đồ 2.4 Sơ đồ luồng hàng xuát.............................................................................30 Sơ đồ 2.5 Sơ đồ luồng hàng nhập ............................................................................40 GVHD: ThS. Trần Thị Trang SVTH: Trần Thị Thúy Oanh 1 MỞ ĐẦU hương mại quốc tế của Việt Nam đã tăng trưởng nhanh chóng trong vòng 15 năm trở lại đây từ sau khi mở cửa, hội nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt từ sau khi Việt Nam trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO). Giao thương hàng hóa ngày một tăng trưởng, kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ kinh doanh kho bãi tại cảng biển. Hiện nay trên 24 tỉnh thành vùng duyên hải Việt Nam có trên 200 cảng biển lớn nhỏ, chỉ riêng hệ thống cảng biển TP.HCM lượng hàng hóa đã lên tới 50 triệu tấn/ năm, gấp đôi kế hoạch đề ra cho năm 2010. Bất chấp suy thoái kinh tế toàn cầu, lượng hàng hóa ra và vào các cảng miền Nam trong năm qua vẫn tăng hơn 10%. Như vậy tốc độ tăng trưởng hàng hoá qua cảng biển nhanh hơn rất nhiều lần so với tốc độ đầu tư xây dựng. Trong thành tựu chung của hệ thống cảng biển có sự đóng góp to lớn của Tân Cảng Sài Gòn, một cảng lớn mạnh bậc nhất trong cả nước. Hoạt động giao nhận hàng hoá tại kho là một trong những hoạt động chủ chốt của dịch vụ kinh doanh kho bãi tại cảng biển. Nhu cầu xuất nhập khẩu qua hệ thống cảng biển ngày càng tăng, cùng với khả năng quản lý, khai thác chưa đạt hiệu quả của hệ thống cảng và kho bãi của Việt Nam so với các nước có điền kiện tương tự trong khu vực. Do vậy, yêu cầu cấp thiết cần phải đặt ra hiện nay là phải tiếp tục nghiên cứu, cải tiến và hoàn thiện chuẩn hoá các quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu tại kho bãi hàng, nhằm đưa hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt là khâu giao nhận tại các kho hàng của Việt Nam gần hơn với pháp luật và thông lệ Quốc tế, nâng cao hiệu quả khai thác dịch vụ kinh doanh kho bãi và khả năng cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu xuất khẩu hàng hoá ngày càng tăng qua hệ thống cảng biển Việt Nam. Hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành Công ty Tân cảng Sài Gòn đã trở thành thương hiệu mạnh trong lĩnh vực khai thác cảng - “Nhà khai thác cảng container hàng đầu Việt Nam”. Và sự ra đời của Công ty Cổ phần Kho vận Tân Cảng theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con sẽ góp phần mở rộng thêm và phát triển các loại hình dịch vụ trong kinh doanh kho - bãi, xếp dỡ và vận tải.. phấn đấu đưa doanh thu dịch vụ logistics của công ty Tân Cảng từ 18% hiện nay lên 40-50% và