Luận văn Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại công ty TNHH thương mại vận tải An Thái

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 4 1. Tính cấp thiết của đề tài 4 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 4 3. Đối tượng nghiên cứu 5 4. Phương pháp nghiên cứu 5 5. Kết cấu của khoá luận 6 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 7 1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phòng 7 1.1.1. Khái niệm văn phòng 7 1.1.2. Chức năng của văn phòng 8 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 10 1.1.4. Vai trò của văn phòng 16 1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng 17 1.2.1.Khái niệm quản trị văn phòng 17 1.2.2. Các nội dung của quản trị văn phòng.........................................................16 1.2.3. Mục tiêu của quản trị văn phòng 20 1.2.4.Vai trò của quản trị văn phòng 20 1.2.5.Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị văn phòng 22 CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 27 2.1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 27 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 27 2.1.2. Mục đích hoạt động và trách nhiệm của Công ty 27 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 29 2.1. 4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 32 2.1.5. Mèi quan hÖ cña c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan 36 2.1.6. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 36 2.2 Thực tiễn công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 37 2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng trong công ty 37 2.2.2. Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phòng công ty 39 2.2.3. Trang thiết bị văn phòng 44 2.2.4. Nội dung công tác quản trị văn phòng 46 1.Xây dựng chương trình kế hoạch công tác 46 2. Bố trí, sắp xếp nơi làm việc cho các phòng, cán bộ nhân viên toàn công ty 49 3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị văn phòng 51 4. Phân công phối hợp trong công việc giữa nhân viên trong bộ phận văn phòng và giữa các phòng ban 52 5. Quản lý chi phí của công tác văn phòng 53 6. Quản trị cơ sở vật chất.....................................................................................53 7. Công tác quản lý nhân sự 56 8. Quản lý con dấu và giấy tờ pháp lý của cơ quan 57 9. Quy trình quản l ý bản đến, văn bản đi 59 2.2.5. Đánh giá chung trong quá trình hoạt động của phòng hành chính 65 CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 68 3.1. Nâng cao chất lượng nhân sự 68 3.1.1. Đối với người lãnh đạo 68 3.1.2. Đối với nhân viên văn phòng 70 3.1.3. Quản trị nhân sự kết hợp khoa học và nghệ thuật 71 3.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng 74 3.3. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty 74 3.4. Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý 75 KẾT LUẬN 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Hình Nội dung Trang Hình 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty 30 Hình 2: Quy trình sản xuất kinh doanh 32 Hình 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 34 Hình 4: Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của doanh nghiệp 35 Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp 38 Hình6 : Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng tháng 3/2008 45 Hình 7 : Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến 61 Hình 8: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 64 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bước sang thế kỷ 21, đất nuớc ta có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt hiện nay. Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh hiệu quả các doanh nghiệp cần đề ra hàng loạt các chiến lược và chính sách khác nhau. Chính vì vậy một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề không thể thiếu bộ phận văn phòng đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công ty, văn phòng là cửa ngõ của mọi cơ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng, cần thiết bộ phận văn phòng cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị của nhà quản lý. Tuy nhiên để bộ phận văn phòng hoạt động có hiệu quả thực sự là cánh tay đắc lực của nhà quản lý đòi hỏi phải có sự quản lý, theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Nghiệp vụ quản lý quá trình hoạt động của văn phòng gọi là quản trị văn phòng. Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái tôi nhận thấy ban giám đốc công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận văn phòng đã bước đầu quan tâm đến việc phát triển cung như định hướng mở rộng bộ phận này. Vì vậy công tác quản trị văn phòng của công ty bên cạnh những mặt tốt còn nhiều mặt hạn chế dấn đến hiệu quả công tác quản trị văn phòng chưa cao. Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết tôi xin mạnh dạn trình bầy luân văn với đề tài: Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái. 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu a. Mục đích Nội dung khoá luận tập trung nghiên cứu lý luân về văn phòng và quản trị văn phòng. Phân tích thực trạng về công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái từ đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và những nguyên nhân của chúng. Đặc biệt từ những nguyên nhân của những hạn chế, bất cập em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái để công tác quản trị văn phòng ngày càng đạt được hiệu quả cao hơn b. Nhiệm vụ Nghiên cứu khóa luận về văn phòng bao gồm: khái nệm, chức năng, nhiêm vụ, vai trò của văn phòng. Công tác văn phòng như: các hoạt đông của văn phòng, nghiệp vụ văn phòng. Quản trị văn phòng: khái niệm, nội dung, mục tiêu, vai trò, các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung quản trị văn phòng Định hướng hoạt động văn phòng của công ty An Thái những mặt tích cực, hạn chế và tìm ra nguyên nhân đề ra biện pháp khắc phục. 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là nội dung công tác quản trị văn phòng tức là mọi hoạt động của văn phòng công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái làm thế nào để điều hành quản lý cho tốt hơn có hiệu quả cao hơn. 4. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành khoá luận em đã sử dụng các phương pháp sau: Phương pháp duy vất biện chứng Phương pháp thống kê Phương pháp so sánh Phương pháp tổng hợp 5. Kết cấu của khoá luận Ngoài lời mở đầu và kết luận chung khoá luận được kết cấu gồm 3 chương: CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòng Lý luận và thực tiễn đã chứng minh rằng, ngày nay trong nền kinh tế thị trường đa dạng hóa hiện đại hóa tất bật của công ty hay doanh nghiệp nào muốn hòa nhập và theo kịp nền kinh tế đều không thể không có vị trí của văn phòng. Đặc biệt khi nước Việt Nam đang ra nhập WTO đã mở ra những cơ hội lớn để phát triển và không ít những thách thức và khó khăn để có thể tồn tại và phát triển đúng hướng.Vì thế mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một vị trí thế mạnh trên thị trường để có sức cạnh tranh và khả năng phát triển. Hơn bao giờ hết, các nhà quản lý doanh nghiệp phải là người biết đón nhận thời cơ, linh hoạt, nhạy bén và sáng tạo và nắm bắt được nhiều thông tin một cách chính xác, nhanh chóng. Công việc này phần lớn dựa vào hoạt động của văn phòng trong doanh nghiệp. Tùy theo quy mô của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn phòng có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp có thẩm quyền hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh nghiệp nhỏ thì có phòng hành chính. Từ nội dung trên có một số khái niệm cơ bản về văn phòng với góc độ khác nhau như sau. Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức. Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý. Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Ngoài ra văn phòng còn được hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan. Tóm lại: văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo,là nơi chăm no mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. Nguồn(Trần Thị Ngà 2008) 1.1.2. Chức năng của văn phòng Văn phòng là một bộ phận tồn tại khách quan trong mối đơn vị, bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại tức là nó vận động theo quy luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động có ý thức, mục tiêu, chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường . Văn phòng có các chức năng chung như phục vụ sự lãnh đạo điều hành của lãnh đạo cơ quan cụ thể là thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho sự hoạt động của công ty, tức là chăm lo công tác hậu cần, quản trị cho toàn bộ cơ quan. Có hai nhóm chức năng chính : chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần, chức năng tổ chức hội nghị. Chức năng tham mưu tổng hợp. Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng Văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình kế hoạch công tác, đề xuất chủ trương chính sách và công tác quả lý của cơ quan trong từng thời kỳ, tham mưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp xử lý những tình huống cụ thể. Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định kịp thời chính xác mọi vấn đề. Điều đó vượt khả năng thực hiện của các nhà quản lý. Do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác tham mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường dặt bộ phận tham mưu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Để có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp. Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp. Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ như: Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản… b.Chức năng hậu cần. Tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong công ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra. Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu quả năng suât làm việc. Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, tạo lên diện mạo công ty đoàng hoàng khang trang, góp phần xây dụng cơ quan theo hướng hiện đại. Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, sửa chữa lớn ,xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể. Công tác hậu cần nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ. - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được tiến hành liên tục. - Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do nhà nước quy định. - Đảm bảo an ninh trật tự an toàn lao động trong cơ quan. - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữa vai trò chiếc cầu nối của đơn vị với các cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và với nhân dân. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm của cơ quan hoặc thủ trưởng cơ quan. Kế hoạch là hình ảnh tương lai của một cơ quan sau một khoảng thời gian. Nếu không xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì hướng phát triển của cơ quan sẽ không rõ ràng, không có bước đi và ít phải đến cho mỗi chặng đường. Trong cơ chế càng có nhiều yếu tố “Động” thì kế hoạch càng phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều hơn. Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng việc lập kế hoạch hết sức quan trọng vì nó tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết của văn phòng. Trong các loại kế hoạch thì kế hoạch tài chính có ý nghĩa đặc biệt. Thứ nhất, kế hoạch tài chính đảm bảo nguồn lực quan trọng cho sự vận hành của cơ quan. Thứ hai, kế hoạch tài chính phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ của quản lý nhà nước, trong đó phải bám sát tình hình thực hiện để có bước điều chỉnh kịp thời. Kế hoạch thật sự phải đi trước một bước. Thu thập tổng hợp và xử lý thông tin phục vụ cho quá trình ra quyết định. Thông tin trong hoạt động quản lý là một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý, những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý. Đặc biệt đối với văn phòng của cơ quan là nơi trực tiếp giúp lãnh đạo điều hành bộ máy, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, công tác thông tin lại càng quan trọng nó giữ vị trí then chốt trong công tác văn phòng. Về cơ bản công tác thông tin của văn phòng phải cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị những thông tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụ nghiên cưu thảo luận, quyết định những công việc đã được đặt ra trong chương trình, kế hoạch công tác. Thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo cơ quan giải quyết công việc hàng ngày, phối hợp các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời có hiệu quả những nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Theo dõi và đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định,chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Văn phòng phản ánh kết quả phải kiểm tra tình hình thực hiện các quyết định, chỉ thị, chương trình, kế hoạch công tác đã ban hành. Qua việc thu thập thông tin phản hồi, giúp lãnh đạo đơn vị năm được nhận thức, dư luận của cán bộ, công chức và các đơn vị liên quan đối với các quyết định đã ban hành: những khó khăn, thuận lợi trong thực hiện quyết định và kiến nghị của các cấp, công tác thông tin có thể phát hiện các giả pháp hay và các mô hình sáng tạo để nhân ra diện rộng. Văn phòng phải tổng hợp được tình hình hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vức hoạt động của cơ quan, để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ chương, biệp pháp lớn nhăm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan đơn vị. Biên tập, ban hành văn bản. Hàng ngày văn phòng là nơi tiếp nhận các loại văn bản ra vào doanh nghiệp vì thế đây là hoạt động diễn ra thường xuyên, là công việc chính của văn phòng. Việc tiếp nhận giả quyết các loại văn bản cũng phải được tiến hành một cách khoa học, tuân theo các quy tắc nhất định thì giúp cho hoạt động của công ty được chính xác kịp thời. Văn bản là một phương tiện lưu trữ, truyền đạt thông tin khá hiệu quả, Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng thông tin này trong quản lý điều hành hoạt động, điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội phải tuân thủ các quyết định một cách chặt chẽ về việc ban hành văn bản. 5. Lưu trữ văn bản. * Thu thập bổ sung tài liệu đã giải quyết xong từ giai đoạn văn thư của cơ quan: +Xác định rõ phạm vi thu tài liệu : ở đơn vị nào? thành phần tài liệu nào? +Làm kế hoạch cụ thể để thu thập tài liệu từ giai đoạn văn thư. +Phải hưỡng dẫn, giúp đỡ về mặt nghiệp vụ đồi với các cá nhân đơn vị về công tác lập hồ sơ, lựa chọn tài liệu để giao nộp. * Thu thập tài liệu cũ còn để lại ở các cơ quan +Lập kế hoạch tiến hành thu tài liệu +Hưỡng dẫn các đơn vị lập hồ sơ, tất cả các tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, tiến hành chỉnh lý.  * Nội dung bảo quản tài liệu : + Xây dựng nhà kho để bảo quản tài liệu lưu trữ :khu vực kho phải là nơi có môi trương sạch, không ô nhiếm môi trường. + khu vực kho phải xây dưng cao ráo, thoáng mát, cách xa ao hồ, sông ngòi cống rãnh, mạch nước ngầm. +Có trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ , có thiết bị vận chuyển tài liệu . + Thiết bị phong chống cháy : hệ thống chữa cháy, hệ thống chữa cháy tự động ,thiết bị bảo vệ hệ thống cửa ra vào, phải làm bằng những vật liệu có độ bền cao chịu được lửa, cửa sổ phải có lứa sắt, gắn kính phản quang. + Thiết bị thông gió chống ẩm : máy điều hoà, máy hút ẩm. +Thiết bị nhân bản . * Tổ chức quản lý tài liệu trong kho + Tài liệu trước khi vào kho phải khử trùng, kiểm tra sự chính xác giữa tài liệu và số liệu thống kê. + Xếp trong cặp,trong hộp và có dán nhãn, tài liệu xếp trên giá theo trật tự số lưu trữ trong hộp. trong kho lưu trữ phải có sơ đồ bảo quản. + Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác sử dụng phải kiểm tra tình trạng vật lí, chất lượng của tài liệu. Những tài liệu hư hỏng nặng, quý hiếm thì phải trực tiếp giữ bản gốc và không cho sử dụng bản gốc. Hàng năm phải kiểm tra tài liệu trong kho để năm được số lượng, chất lượng của tài liệu. 6. Tổ chức phục vụ các cuộc họp Có thể nói hội họp là nơi phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người bầy tỏ ý kiến quan điểm giúp lãnh đạo đưa ra những ý kiến đúng đắn, tìm ra những biện pháp tối ưu. Hội họp còn nâng cao tinh thần đoàn kết, tính tập thể trong công ty Đánh giá, nhận xét một cách khách quan về hiệu quả công việc của nhân viên, phương thức quản lý của lãnh đạo. Từ đó nhận thấy được ưu điểm, nhược điểm trong công tác quản lý của lãnh đạo, đồng thời rút ra những kinh nghiệm trong việc điều hành hoạt động của lãnh đạo công ty. Công nhân viên được bầy tỏ ý kiến của mình để nâng cao công tác quản lý, nâng cao hiệu quả lao động, phát huy tính sáng tạo của mỗi cá nhân. Cuộc họp thường kỳ, tổng kết giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế của công ty đồng thời còn khiến cho các nhân viên nhận xét được thái độ, phương thức làm việc của mình ảnh hưởng đến hiệu quả lao động và chất lượng sản phẩm của công ty để họ ý thức hơn nữa vai trò của mì