Một số biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty quảng cáo Vietpen

Báo cáo thực tập tổng hợp Đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty quảng cáo Vietpen” Khái quát về Công ty TNHH quảng cáo Bút Việt 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Quảng cáo Bút Việt: Công ty TNHH quảng cáo Bút Việt – Vietpen Advertising co., LTD. được thành lập theo giấy phép đầu tư số 053134 ngày 7 tháng 3 năm 1997... của Uỷ ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư . Đây là một trong những Công ty TNHH được thành lập sớm nhất tại Việt Nam. Trước đây, tiền thân của Công ty là một cửa hàng chuyên cung ứng các dịch vụ quảng cáo. Sau đó, cùng phát triển với cơ chế thị trường, đã thúc đẩy việc thành lập Công ty. Hội đồng Quảng trị gồm 5 người, đồng thời cũng là những nhân viên chủ chốt của Công ty. Vì vậy, Công ty dễ dàng xây dựng được một không khí gia đình. Mục tiêu của Công ty trong 5 năm tới: Trở thành một trong mười Công ty hàng đầu Việt nam trong lĩnh vực Quảng cáo Trở thành Công ty nội địa có tốc độ tăng trưởng và tinh thần tập thể cao nhất. Đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn chất lượng cao. Chuẩn bị được cơ sở để Bút Việt trở thành ngôi nhà chung cho toàn bộ nhân viên. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 2.1. Tổ chức sản xuất kinh doanh, cung ứng các dịch vụ quảng cáo và tư vấn quảng cáo theo đăng ký kinh doanh và mục đích thành lập Công ty. 2.2. Tiến hành tân trang sửa chữa các công trình quảng cáo ngoài trời, phục chế các loại ấn bản, cho thuê các thiết bị phục vụ cho quảng cáo, in ấn ... 2.3. Thực hiện các nhiệm vụ và nghĩa vụ Nhà nước giao. 2.4. Phân phối theo lao động, không ngừng chăm lo và cải thiện đời sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên. Bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hoá, KHKT, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên. 2.5. Bảo vệ công ty, bảo vệ sản xuất, bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, giữ gìn bản sắc dân tộc, tính thuần phong mỹ tục. 2.6. Công ty hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản tại ngân hàng, có con dấu riêng để giao dịch theo quy định của Nhà nước. 3. Tổ chức và hoạt động của Công ty . a.Tổ chức quản lý Tổ chức hình khu tự tháp của Công ty tăng cường khả năng linh hoạt và phản ứng nhanh, tạo nên sức mạnh của chúng tôi. Cơ cấu đơn giản gồm: Giám đốc điều hành – Các trưởng bộ phận – Nhân viên, cho phép trao đổi thông tin hai chiều rất nhanh chóng. Tổ chức quản lý . Công ty TNHH quảng cáo VIETPEN  Hội đồng thành viên Giám đốc Phòng Kinh doanh P. Tài chính kế toán Phòng thiết kế Phòng kỹ thuật Phòng hành chính Xưởng in Xưởng sản xuất, sửa chữa, tân trang b. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty. Chức năng nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán: Quản lý toàn vộ tài sản, các loại vốn quỹ của Công ty bảo toàn phát triển và sử dụng có hiệu quả. Tham gia ký kết hợp đồng kinh tế với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước và thanh quyết toán hợp đồng với khách hàng. Tham gia kiểm tra xét duyệt các định mức và chi phí SXKD, giá thành sản phẩm công trình, hướng dẫn các đơn vị thực hiện, chế độ hạch toán kế toán, quản lý tài chính, quan hệ với ngân hàng để giải quyết các nhu cầu về vốn cho SXKD. Tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê, phân tích hoạt động kinh tế theo pháp lệnh kế toán thống kê, tổng hợp báo cáo kế toán định kỳ và quyết toán cuối năm với Nhà nước. Làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách theo luật thuế của Nhà nước. Xét duyệt quyết toán và tham gia quyết định phân phối lợi nhuận của Công ty. Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh: Tham gia xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về sản xuất kỹ thuật, tài chính, cung ứng sản phẩm theo mục tiêu kinh doanh của Công ty. Giao kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị trực thuộc, điều phối hoạt động của các đơn vị, đảm bảo cân đối đồng bộ và có hiệu quả. Xây dựng kế hoạch kinh doanh của Công ty căn cứ vào khả năng và nhu cầu thị trường. Tham gia xét duyệt hoàn thành kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc Tiến hành phân tích môi trường vĩ mô, vi mô, kết hợp điều kiện thích ứng của Công ty để tìm được cơ hội hấp dẫn, khai thách triệt để thông tin phục vụ tốt nhát nhu cầu khách hàng. Vừa khai thác các hợp đồng kinh tế, triển khai cho các đơn vị trực thuộc, vừa chỉ đạo điều hành sản xuất, giám sát kỹ thuật sử dụng thiết bị, kỹ thuật xây dựng công trình Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính: Tổ chức tiếp nhận luân chuyên, quản lý văn thư giữa Công ty với cơ quan Nhà nước, các đối tác kinh doanh, các đơn vị trực thuộc. Thực hiện tốt chế độ bảo mật tài liệu theo quy định của Nhà nước và của Công ty. Làm đầu mối phối hợp tổng hợp, truyền đạt các chỉ thị, Nghị quyết, các quyết định của Lãnh đạo Công ty đến các phòng ban liên quan. Theo dõi đôn đốc việc thực hiện bảo đảm tiến độ kế hoạch. Thông báo triệu tập các cuộc họp, chuẩn bị các điều kiện phục vụ cho các cuộc họp, hội thảo... phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh của Công ty. Thông báo triệu tập các cuộc họp, chuẩn bị các điều kiện phục vụ cho các cuộc họp, hội thảo... phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh của Công ty. Tham mưu cho lãnh đạo trong việc khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, đào tạo, giải quyết các chế độ, chính sách đối với cán bộ chức danh theo quy định hướng dẫn thi hành luật lao động, bảo hiểm xã hội, thoả ước lao động tập thể, hợp đồng lao động trong Công ty, tham mưu cho ban giám đốc công tác quy hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân bậc cao của Công ty. Xây dựng tiêu chuẩn, giao chỉ tiêu và xét duyệt tuyển dụng lao động của các đơn vị thành viên. Xây dựng kế hoạch tiền lương trình lãnh đạo Công ty duyệt và giao mức tiền lương cho các đơn vị thành viên. Tham gia quyết toán quỹ lương hàng tháng, các định mức lao động, định mức tiền lương, cấp bậc công việc, mức phụ cấp trong lương và thưởng thống nhất trong Công ty. Tổ chức các công tác bảo vệ cơ quan, duy trình nội vụ, an ninh trật tự vệ sinh trong Công ty, hướng dẫn kiểm tra quy chế làm việc trong Công ty, phục vụ các nhu cầu về hành chính quản trị đời sống. Chức năng nhiệm vụ phòng thiết kế và phòng kỹ thuật: Triển khai thiết kế, tạo lập sản phẩm theo yêu cầu hợp đồng với chất lượng cao, kịp thời hạn. Kiểm định, kiểm nghiệm và thiết kế sửa chữa công trình. 4. Điều kiện kinh doanh của Công ty a .Cơ sở vật chất kỹ thuật . Trụ sở giao dịch: 165/36A Chùa Bộc, Hà nội – Toà nhà 5 tầng – 250 m2 Tầng 1: Phòng Hành Chính Tầng 2: Phòng Giám đốc Tầng 3: Phòng Kinh doanh Tầng 4: Phòng Thiết kế và kỹ thuật Tầng 5: Giúp việc và nghỉ ngơi Xưởng sản xuất: diện tích 500 m2, máy móc, thiết bị sản xuất... Xưởng in: Hệ thống máy in hiện đại: 25 máy vi tính, 10 máy điện thoại cố định, 1 xe Ford 4 chỗ . b. Vốn kinh doanh của Công ty Vốn pháp định: 1 tỷ đồng Vốn điều lệ: 5 tỷ đồng Trong đó: Vốn cố định: 2 tỷ đồng Vốn lưu động: 3 tỷ đồng Công ty Quảng cáo Bút Việt là một Công ty TNHH do 5 thành viên sáng lập, là những người góp vốn vào SXKD. Quá trình hoạt động của Công ty đã bảo toàn và tăng trưởng liên tục, do đó nguồn vốn được tích luỹ từ việc tiết kiệm trong chi tiêu là rất lớn. Tuy vậy, Công ty cũng không ngừng bổ sung hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh, đòi hỏi Công ty phải khai thác vốn từ nhiều nguồn khác nhau trong đó chủ yếu là vay ngắn hạn và vay dài hạn từ ngân hàng. Vốn của Công ty lớn hay nhỏ là một trong những điều kiện quan trọng nhất để sử dụng các nguồn tiềm năng hiện có trong tương lai. Ngược lại, nếu thiếu vốn có thể làm ngừng trệ sản xuất, do đó Công ty cần thiết lập quan hệ mật thiết với ngân hàng và giữ chữ tín với ngân hàng. Để thấy rõ tình hình sử dụng vốn của Công ty ta có thể xem biểu sau: Đơn vị tính: Tỷ đồng Chỉ tiêu Thực hiện năm 2000 Thực hiện năm 2001 So sánh năm 2001/2000 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Vốn cố định 4,9 44,54 5,7 47,5 0,8 106,64 Vốn lưu động 6,1 55,46 6,3 52,5 0,2 103,28 Tổng số 11( tỷ) 100 12 ( Tỷ) 100 1 tỷ 109,09 c. Lao động (cơ cấu lao động) . Toàn bộ có 60 lao động hiện đang làm việc . - Phòng kinh doanh : 1 trưởng phòng và 10 nhân viên chuyên săn lùng thông tin, duy trì chăm sóc tận tuỵ khách hàng. Đó là lực lượng có trình độ đại học, trên đại học; với kinh nghiệm rất sâu trong cuộc sống, có chuyên môn trong nghiệp vụ. - Phòng hành chính: 1 trưởng phòng và 3 nhân viên. - Phòng thiết kế : 1 trưởng phòng và 6 nhân viên thiết kế tạo cua két đáp ứng yêu cầu khách hàng. - Phòng kỹ thuật : 1 trưởng phòng và 3 nhân viên chuyên thẩm định và kiểm nghiệm công trình. - Phòng tài chính kế toán: 1 kế toán trưởng4 kế toán viên. - Xưởng sản xuất : Tổ trưởng và khoảng 20 công nhân . - Xưởng In ấn: Tổ trưởng và khoảng 10 công nhân. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong một số năm gần đây. A. Đặc điểm của Công ty. 1. Đặc điểm về hàng hoá, sản phẩm chủ yếu của Công ty. Từ khi thành lập đến nay Công ty chuyên về cung cấp về mẫu loại hình quảng cáo , trên mọi chất liệu và phương tiện. sản phẩm của Công ty mang tính sáng tạo cao, phù hợp từng yêu cầu của khách hàng. sản phẩm mang đậm bản sắc dân tộc, tính thuần phong mỹ tục thể hiện được nét độc đáo nền văn hoá phương đông pha lẫn nhưng chi tiết đặc sắc cảu phương tây. Hiện nay Công ty đang cung cấp khoảng 40 chủng loại sản phẩm bao gồm: * Quảng cáo: Thiết kế, gia công, sửa chữa hoàn thiện, các loại hình quảng cáo, kẻ biển hiệu, trên mọi chất liệu phương tiện.... * In ấn, ấn phẩm văn phòng, sách báo, truyện, tờ rơi, tờ gấp lịch,lời thư , thiếp mời, Cardvisit, giấy mời, thẻ họcviên, bìa hộp, thùng cát ton v.v.... * Thiết kế - tạo mẫu In . Nhãn mác, bao bì, Logo Công ty . * Cung cấp đền neonigh, theo các kiểu mẫu,theo mọi nhu cầu. Đây hiện là sản phẩm đặc trưng của Công ty . * Tư vấn In, Quảng cáo . Giúp khách hàng lựa chọn lời quảng cáo thực sự hiệu quả . sản phẩm của Công ty nâng cao hình ảnh, uy tín của khách hàng, lột tả được nét đặc sắc của đối tượng quảng cáo. Cung cấp sản phẩm có chất lượng tốt, kịp thời, giá cả hợp lý đảm bảo các yếu tố cạnh tranh. Biểu I Tình hình cung ứng sản phẩm . ( Đơn vị tính: Triệu đồng). Chỉ tiêu 1997 1998 1999 2000 2001 Quảng cáo 3300 7090 11100 13000 15000 In ấn 2130 4300 5310 7080 8110 Neonsign 800 2300 3200 6090 7000 Sản phẩm khác 1100 5100 9710 12190 21750 Tổng 7330 18790 26440 38360 45560 2. Đặc điểm về thị trường kinh doanh của Công ty . a . Khách hàng: Có thể nói đối với bất cứ một Công ty nào trong nền kinh tế thị trường thì thị trường dầu ra đóng vai trò quyết định đối với kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty dù thị trường đầu vào có thuận lợi bao nhiêu nhưng nếu không tìm được khách hàng, thì sẽ không có sản phẩm đầu ra -> không thể phát tỷ. Nhận thức được vai trò quan trọng lớn lao của thị trường đầu ra nên ngay từ khi đi vào hoạt động, ban lãnh đạo Công ty đã có những biện pháp nhằm phát triển đầu ra thông qua việc cung ứng tốt sản phẩm ở 3 khâu cháat lượng, giá cả, cung cấp, các dịch vụ thoả mãn nhu cầu của khách hàng, khách hàng ủa Công ty rất đa dạng gồm nhiều loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp Nhà nước, Công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân, Công ty Cổ phần) các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. hộ kinh doanh cá thể, các tổ chức phi kinh tế.v.v... Kinh doanh ngày càng phát triển, cạnh tranh cũng càng khốc liệt. Các doanh nghiệp lần lượt sử dụng các công cụ cạnh tranh, các biện pháp đẩy mạnh doanh thu , gảim hợp lý chi phí để kinh doanh có hiệu quả. trong đó quảng cáo là một công cụ hết sắc hiệu quả. Như vậy thị trường cho quảng cáo rẩtộng lớn khó có thể phân đoạn. Công ty Bưu việt với chiến lược đa dạng hoá kinh doanh , ở nhiều lĩnh và sản phẩm, cung ứng cho nhiều đối tượng khách hàng. Hiện Công ty có một số khách hàng truyền thống : - Cocacola - Bia Carsbeng. - Bia Halida - ARISTON( bình nước nóng). - Nước khoáng AB v.v... Ngoài ra Công ty cũng trực tiếp phục vụ các nhu cầu nhỏ lẻ tận dụng những thông tin khai thác được, nhằm nâng cao uy tín, giữ mối quan hệ phát triển lâu dài. Thị trường kinh doanh của Công ty trải dài từ Bắc vào Nam xuyên xuốt các Tỉnh, nơi có nhu cầu quảng cáo. Tuy nhiên nguồn lực của Công ty có hạn. Công ty hết sức cố gắng để thích nghi với thị trường hiện tại. b. Cạnh tranh: Quảng cáo là một loại hình kinh doanh thu lợi nhuận lớn vì vậy Công ty cũng gặp phải nhuiêù đối thủ cùng ngành cạnh tranh trên những hợp đồng lớn trên cả 3 phương diện chất lượng, thời gian và giá cả. Hiện có Công ty quảng cáo và Du lịch, Công ty quảng cáo Đất Việt, Công ty quảng cáo Trẻ.v.v... là những đối thủ mà Công ty cần và dang thường xuyên xem. Ngoài ra có rất nhiều cửa hàng nhỏ lẻ, hoạt động không thuế phân bố ở khắp nơi cũng là bước cản lớn đối với Công ty khi khai thác tin. Song Công ty hoạt động theo phương châm chất lượng - thời gian - giá cả hợp lý đã thu hút được phần lớn thị trường, l\uôn duy trì và mở rộng thị phần của mình. Hơn nữa hiện nay đã có luạt quảng cáo, luật thương mại và một số nghị định, thông tư, chỉ dẫn hoạt động trong loại hình kinh doanh này giúp Công ty mạnh dạn, tự tin trong cạnh tranh. B- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây: Công ty VIETPEN ra đời khi nền kinh tế Việt Nam đã chuyển sang kinh tế thị trường, vì vậy để tồn tại và phát triển đi lên trong điều kiện Công ty phải chịu sức ép cạnh tranh gay gắt từ nhiều ddối thủ cạnh tranh. tuy vậy toàn thể đội ngũ nhân viên của Công ty đã luôn quyết tâm đoàn kết hướng tới mục tiêu chung là thoả mãn ngày càng tốt hơn nhu cầu của thị trường. Trên cơ sở đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, cải thiện đời sống của người lao động. Để chứng minh cho những nhận xét trên đây ta có biểu sau : Chỉ tiêu 1997 1998 1999 2000 2001 ĐVT Tổng doanh thu 7330 18790 26440 38360 45500 Trđ Tổng lợi nhuận 730 1800 2500 2980 3260 Trđ Nộp ngân sách 233 576 800 953,6 1043 Trđ Thu nhập BQ/tháng 550 680 820 950 1100 Nghìn đ Những con số thống kê trên đã nói lên thế đi lên không ngừng, sự tăng trưởng cao của Công ty TNHH Việt Pen điều này có ý nghãi đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế thị trường, và trong khi nhiều doanh nghiệp khác không tìm được cho mình một lối đi đúng đắn. không chịu nổi sự cạnh tranh gay gắt đã bị phá sản và trở thành gánh nặng cho quốc gia, nhiều người lao động mất việc làm.v.v... thì Công ty đã có phương hướng kinh doanh đúng đắn. Nhờ sự năng động sáng tạo của ban lãnh đạo Công ty cũng như sự tận tuỵ với công việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên mà Công ty đã tạo ra được công ăn việc làm, đảm bảo đời sống cho người lao động, đáp ứng ngày càn nhiều vào Nhà nước doanh thu năm sau cao hơn năm trước, với tốc độ tăng bình quân trong 5 năm 51,92%. C. Nhũng khó khăn và thuận lợi trong hoạt động kinh doanh của công ty. Mặc dù kết quả kinh doanh của công ty trong những năm qua phát triển không ngừng . Năm 2002 ban lãnh đạo công ty đã xem xét đánh giá kỹ lượng tình hình và nhận thấy rằng để giữ vững kết quả kinh doanh cũng như tốc độ tăng trưởng của công ty thì toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty phải nỗ lực hết mình , đóng góp những ý kiến quý báu nhằm giảm bớt các chi phí , thủ tục không cần thiết và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty . 1 . Thuận lợi a .Tầm vĩ mô . Nhà nước có luật quảng cáo , luật thương mại, các thông tư hướng dẫn thi hành v.v… Tạo hành lang pháp lý cho việc hoạt động . Việc kinh doanh mở rộng , thị trường rộng lón đa dạng . Đây là loại hình dịch vụ mới mẻ , nếu đáp ứng được nhu cầu sẽ mang lại lợi nhuận cao . Nhiều công ty lớn có những chiến dịch quảng cáo với quy mô lớn, doanh nghiệp có thể khai thác được . b. Tầm vi mô . Có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môi cao , yêu công việc . Hoạt động dưới bầu không khí mái nhà chung . Có vốn đầu tư lớn , công nghệ hiện đại , phương tiện giao dịch tiên tiến , nắm bắt thông tin nhanh chóng . Có nhiều khách hàng truyền thống lớn , đảm bảo doanh số cho công ty . Hoạt động hạch toán kế toán độc lập , tự chủ trong quyết định kinh doanh và phân phối lợi nhuận . Sản phẩm công ty cung cấp có chất lượng cao , kịp thời , giá cả hợp lý . Mang đậm màu sắc dân tộc . Đặc biệt có tính sáng tạo , chọn lọc trong sản phẩm . Đưa ra những sản phẩm hoàn hảo . 2 . Khó khăn . Thị trường quảng cáo khá “Béo bở”, nhiều doanh nghiệp tham gia , tạo sức ép lớn cho công ty . Lĩnh vực kinh doanh này tuy mang lại lợi nhuận cao , nhung khó quản ly , khó khai thác thông tin , khó chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng . Pháp luật còn nhiều kẽ hở , hay thay đổi , nên công ty khó đưa ra chiến lược , kế hoạch kinh doanh . Do đó mục tiêu dài hạn khó xác định . Còn nhiều khách hàng chưa nhận biết đến công ty , chưa chấp nhận sự phục vụ của công ty . Với đội ngũ phòng kinh doanh hiện nay chưa đủ để khai thác hết thông tin , tiếp cận khách hàng . Phương hoạt động của công ty trong thời gian tới (5 năm ) . Trong thời gian tới ban lãnh đạo của công ty quyết định chú trọng đầu tư vào lĩnh vực quảng cáo ngoài trời ( Quảng cáo tấm lớn ) và cung cấp đèn neonsign . Coi đây là lĩnh vực đem lại doanh thu và lợi nhuận nhiều nhất cho công ty , và sẽ là lĩnh vực xương sống của công ty trong những năm tới . Vì vậy công ty hiện đang xây dựng chiến lược phát triển khách hàng trọng điểm . Công ty mở rộng bộ phận marketing trong phòng kinh doanh , đào tạo thêm nhiều công nhân lành nghề chuyên cung ứng các sản phẩm đó . Xuất phát từ phương hướng chỉ đạo nói trên . Hội đồng thành viên của công ty đã họp với mục tiêu phấn đấu trong 5 năm tới đã được nêu ở phần I ) khái quát về công ty TNHH quảng cáo VIETPEN . Mục lục