Nâng cao công tác hạch toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Công ty vận tải Biển Đông

CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. Phần 1: TỔNG QUAN VỀ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. 1.1. Tiền lương và ý nghĩa của tiền lương . 1.1.1. Khái niệm và bản chất kinh tế của tiền lương : Tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ. Tiền lương không chỉ là phạm trù kinh tế mà còn là yếu tố hàng đầu của các chính sách xã hội liên quan trực tiếp tới đời sống của người lao động. Trong nền kinh tế thị trường, tiền lương là biểu hiện bằng tiền giá trị sức lao động, là giá cả sức lao động. Cũng như các thị trường khác, thị trường sức lao động hoạt động theo quy luật cung cầu. Mọi công dân có quyền thuê mướn, sử dụng sức lao động và trả công phù hợp với giá trị sức lao động theo đúng quy định của nhà nước. Từ khái niệm trên cho thấy, bản chất của tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành trên cơ sở sức lao động. Thông qua sự thoả thuận giữa người có sức lao động và người thuê mướn, sử dụng sức lao động đồng thời chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế trong đó có quy luật cung cầu. Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y trong các trường hợp ốm đau, thai ản, tai nạn lao động, khám chữa bệnh… Như vậy, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế là thu nhập chủ yếu của người lao động. đồng thời các khoản đó còn là những yếu tố chi phí sản xuất quan trọng, là một bộ phận cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ. Về phương diện hạch toán, tiền lương trả cho công nhân trong doanh nghiệp được chia làm hai loại : Tiền lương chính và tiền lương phụ. (Tiền lương chính là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian thực hiện nhiệm vụ chính của họ bao gồm tiền lương trả theo cấp bậc và khoản phụ cấp kèm theo (phụ cấp chức vụ, phụ cấp khu vực…) (Tiền lương phụ là tiền lương trả cho công nhân viên thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian công nhân viên nghỉ được hưởng theo chế độ quy định của nhà nước (nghỉ phép, nghỉ vì ngừng sản xuất…) Việc phân chia tiền lương thành tiền lương chính và tiền lương phụ có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản phẩm. Tiền lương phụ của công nhân sản xuất không gắn liền với từng loại sản phẩm nên được hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất sản phẩm. 1.1.2.Ý nghĩa, chức năng của tiền lương: -Ý nghĩa : + Đối với người lao động thì khoản thu nhập chủ yếu của người lao động dùng để tái sản xuất sức lao động và thoả mãn các nhu cầu tiêu dùng của bản thân người lao động và những người trong gia đình. + Đối với xã hội thì tiền lương thể hiện chính sách của một quốc gia. + Đối với doanh nghiệp tiền lương là đòn bẩy kinh tế để động viên và thúc đẩy người lao động tạo ra nhiều sản phẩm cho doanh nghiệp và cho xã hội. Tiền lương có một vai trò rất lớn, không chỉ đối với riêng bản thân người lao động mà còn đối với cả nền kinh tế đất nước. Vai trò đó dược thể hiện ở những điểm sau: + Tiền lương luôn gắn liền với người lao động, là nguồn sống chủ yếu của bản thân và gia đình họ. Tiền lương kích thích người lao động nâng cao năng lực làm việc của mình, phát huy mọi khả năng vốn có để tạo ra năng suất lao động, vươn tới tầm cao hơn của tài năng, sức lực và sáng tạo góp phần thúc đẩy kinh tế phát triển. + Tiền lương tác động tích cực đến việc quản lý kinh tế, tài chính, quản lý lao động, kích thích sản xuất. - Chức năng của tiền lương: + Tiền lương là thước đo giá trị, là cơ sở để điều chỉnh giá cả cho phù hợp khi giá cả biến động. Là thước đo để xác định mức tiền công các loại lao động, là căn cứ để thuê mướn lao động, là cơ sở để xác định đơn giá sản phẩm. + Tiền lương có chức năng tái sản xuất sức lao động nhằm duy trì năng lực làm việc lâu dài và có hiệu quả cho các quá trình sau và phần còn lại đảm bảo cho các nhu cầu thiết yếu của cac thành viên gia đình người lao động. Vì vậy, tiền lương trả cho người lao động phải bù đắp những hao phí sức lao động cả trước, trong và sau quá trình lao động, cũng như những biến động về giá cả trong sinh hoạt, những rủi ro hoặc các chi phí khác phục vụ cho việc nâng cao trình độ ngành nghề… + Chức năng kích thích: để đảm bảo cho người lao động làm việc có năng suất cao, hiệu quả rõ rệt thì người sử dụng lao động cần quan tâm tới tiền lương để kích thích người lao động. Ngoài ra người sử dụng lao động cần áp dụng biện pháp thưởng. Số tiền này bổ sung cho tiền lương, mang tính chất nhất thời, không ổn định nhưng lại có tác động mạnh mẽ tới năng suất, chất lượng và hiệu quả lao động. + Chức năng tích luỹ: nhằm đảm bảo tiền lương của người lao động không những duy trì được cuộc sống hàng ngày trong thời gian làm việc mà còn để lại dự phòng cho cuộc sống lâu dài khi họ hết khả năng lao động hoặc gặp bất trắc rủi ro. 1.2. Các hình thức trả lương. Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lương là nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Trên thực tế, thường áp dụng các hình thức (chế độ) tiền lương theo thời gian, tiền lương theo sản phẩm và tiền lương khoán. Hiện nay các doanh nghiệp thường kết hợp cả hai hình thức thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên (Hình thức thanh toán tiền lương theo thời gian và hình thức thanh toán tiền lương theo sản phẩm). 1.2.1. Hình thức trả lương theo thời gian : Thường áp dụng cho lao động, làm cho công tác văn phòng như hành chính quản trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ kế toán … Trả tiền lương theo thời gian là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc trên thực tế. Tiền lương theo thời gian có thể chia ra: Tiền lương tháng: tiền lương tháng là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động: Mức tiền lương của một người trong tháng  =  Tổng ngày công làm việc thực tế của một người trong tháng  *  Đơn giá tiền lương của 1người/1ngày   -Tiền lương tuần: là tiền lương trả cho 1 tuần làm việc được xác định trên cơ sở tiền lương tháng nhân (x)với 12 tháng và chia (:) cho 52 tuần . - Tiền lương ngày: là tiền lương trả cho một ngày làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương tháng chia cho 22 (26) ngày. Đơn giá tiền lương 1 người/ngày   Mức lương một người (theo cấp bậc, bậc thợ)  *  Hệ số phụ cấp    =      22(26)   -Tiền lưong giờ : là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo qui định của Luật lao động (Không quá 8 giờ/ngày hoặc không quá 40 giờ /1 tuần). Đơn giá tiền lương một giờ   Đơn giá tiền lương một ngày    =      8   Đơn giá tiền lương 1 ngày, 1 giờ đối với từng người là căn cứ để tính ra tiền lương làm thêm giờ của công nhân. Do những hạn chế nhất định của hình thức trả lương theo thời gian (mang tính bình quân, chưa thực sự gắn với kết quả sản xuất) nên để khắc phục phần nào hạn chế đó, trả lương theo thời gian có thể được kết hợp chế độ tiền thưởng để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc. 1.2.2. Hình thức trả lương theo sản phẩm : Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra. Việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau như trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế, trả theo sản phẩm gián tiếp, trả theo sản phẩm có thưởng, theo sản phẩm luỹ tiến. Theo hình thức này căn cứ vào khối lượng sản phẩm của công nhân sản xuất đã được nghiệm thu và đánh giá tiền lương của một sản phẩm để tính ra tiền lương phải thanh toán cho từng người. Mức lương phải thanh toán cho một người  =  Tổng số sản phẩm hoàn thành (được nghiệm thu)  Đơn giá * tiền lương một sản phẩm   Đơn giá tiền lương 1 sản phẩm do phòng kế hoạch hoặc kĩ thuật định ra dựa trên sự hao phí về các khoản chi phí nhân công đối với từng bậc thợ và từng sản phẩm. Hình thức thanh toán tiền lương theo sản phẩm được chia thành nhiều loại: - Thanh toán tiền lương theo sản phẩm không hạn chế: nghĩa là căn cứ vào số sản phẩm hoàn thành của người công nhân để tính ra mức tiền lương cần thanh toán . - Thanh toán tiền lương theo sản phẩm có thưởng: Mỗi một người công nhân ở các bộ phận tay nghề khác nhau khi sản xuất ra sản phẩm tới một giới hạn nào đó (tuỳ theo qui định của đơn vị) có chế độ thưởng phù hợp. 1.2.3. Hình thức trả lương khoán : Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành trong một thời gian nhất định. Tiền lưong khoán, khối lượng khoán công việc áp dụng cho các công việc đơn giản có tính chất đột xuất mà xét thấy không có lợi về mặt kinh tế khi chúng ta trả lương theo sản phẩm. Tiền lương khoán gọn đến sản phẩm cuối cùng là hình thức trả lương theo sản phẩm đơn giá tập hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công việc cuối cùng. Hình thức này áp dụng cho những doanh nghiệp mà quá trình sản xuất trải qua nhiều giai đoạn công nghệ nhằm khuyến khích người công nhân quan tâm đến sản phẩm cuối cùng. Hình thức trả lương khoán áp dụng trong xây dựng cơ bản, trong nông nghiệp và sửa chữa cơ khí. Giống như thanh toán tiền lương theo sản phẩm có thưởng khi hoàn thành xuất sắc công việc, việc chia tiền lương thưởng cho các thành viên trong tổ (nhóm) thường căn cứ vào mức lương của từng cá nhân đó đối với việc hoàn thành công việc chung của tổ (nhóm). Cách trả tiền lương này kích thích nhân viên không chỉ nỗ lực bản thân tích cực làm việc mà còn quan tâm nhắc nhở đến nhân viên khác cùng làm tốt, khuyến khích người lao động hoàn thành nhanh chóng khối lượng công việc và đảm bảo chất lượng công việc thông qua hợp đồng khoán. Bên cạnh chế độ tiền lương, tiền thưởng được hưởng trong quá trình sản xuất kinh doanh, người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong trường hợp ốm đau, thai sản… Các quỹ này được hình thành một phần do người lao động đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Với các hình thức lương áp dụng trả cho tập thể ngưòi lao động, lương khoán trả lương theo sản phẩm nhóm. Trước hết căn cứ vào khối lượng công việc (sản phẩm) hoàn thành của nhóm tính tiền lương trả cho cả nhóm. Sau đó dựa trên cơ sở thời gian lao động và sự khuyến khích của từng cá nhân tập thể để áp dụng phương pháp chia lương cho từng người lao động. PHƯƠNG PHÁP I : Chia lương theo cấp bậc và thời gian làm việc. Phương pháp này áp dụng trong trường hợp cấp bậc công việc phù hợp với cấp bậc kĩ thuật của người lao động. STT  Tên người Lao động  Cấp bậc kỹ thuật  Thời gian làm việc  Mức lương 1 ngày  Hệ số quy đổi  Số ngày quy đổi  Tiền lương   1  2  3  4  5  6  7  8   1 2 . . . n          Tổng cộng   Cấp bậc kĩ thuật càng cao thì hệ số quy đổi càng lớn. PHƯƠNG PHÁP II: Chia lương theo cấp bậc và thời gian lam việc kết hợp với bình công điểm áp dụng trong trường hợp cấp bậc kĩ thuật của người lao động không phù hợp với cấp bậc công việc được giao. Do đó dẫn đến chênh lệch năng suất lao động giũa các thành viên trong tập thể nên phải kết hợp với bình công điểm. Tiền lương phân chia theo cách này gồm 2 bộ phận. (Phần 1: Tiền lương hưởng theo cấp bậc công việc được giao. (Phần 2: Phần chênh lệch giữa tổng số tiền với tiền lương hưởng theo cấp bậc công việc được giao. Lấy phần này chia cho từng thành viên trong nhóm dựa trên cơ sở tổng bình quân điểm cả nhóm. Bình quân công điểm mỗi cá nhân tương ứng với thời gian làm việc và cấp bậc lao động = phần 1+ phần 2. PHƯƠNG PHÁP III: chia lương theo công điểm áp dụng trong trường hợp người lao động làm việc không ổn định, kỹ thuật đơn giản. Cấp bậc công nhân không phản ánh rõ kết quả lao động mà sự chênh lệch năng suất lao động chủ yếu là do sức khoẻ và thái độ lao động. Do đó phải bình công điểm cho từng cá nhân – hàng ngày và cuối tháng tính tổng số, bình công điểm cho từng người và cả nhóm. Tiến hành chia lương theo điểm: Tiền lương từng người  =  Tiền lương cả nhóm  *  Bình công điểm từng người           Tổng số bình công điểm     1.2.4. Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất: Theo chế độ hiện hành, khi người lao động nghỉ phép thì được trả 100% lương theo cấp bậc. Tiền lương nghỉ phép là tiền lương phụ của người lao động. Hiện nay, một năm một người được nghỉ 12 ngày, nếu làm việc 5 năm liên tục thì được tính thêm 1 ngày vào thời gian nghỉ phép, từ 30 năm trở nên chỉ được nghỉ thêm 6 ngày. Tiền lương nghỉ phép được đưa vào chi phí từng tháng. Nếu doanh nghiệp không thể bố trí cho người lao động nghỉ phép ổn định đều đặn giữa các tháng trong năm, doanh nghiệp phải trích trước tiền lương nghỉ phép để đảm bảo chi phí ổn định giữa các tháng trong năm. Tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép của người lao động (%)   Tổng tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch năm     =   * 100     Tổng tiền lương trích theo kế hoạch cả năm    Nhằm đảm bảo cho giá thành sản phẩm và chi phí quản lý, chi phí bán hàng được chính xác, số tiền phân bổ trước về tiền lương nghỉ phép năm được điều chỉnh vào những tháng cuối năm, tăng thêm hoặc giảm bớt tuỳ thuộc vào số tiền lương nghỉ phép thực tế của toàn thể người lao động trong doanh nghiệp. Người lao động vì lý do nào đó mà không nghỉ phép được thì được thanh toán 100% lương cấp bậc theo số ngày nghỉ phép còn lại mà người đó chưa nghỉ. Còn tại các doanh nghiệp sản xuất thời vụ, để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm, kế toán thường áp dụng phương pháp trích trước chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, đều đặn đưa vào giá thành sản phẩm và coi như một khoản chi phí phải trả. Cách tính toán như sau: Mức trích trước tiền lương phép kế hoạch của CNTTSX   Tiền lương chính thực tế phải trả CNTT trong tháng   Tỷ lệ trích trước    =   *          Tỷ lệ trích trước   Tổng số lương phép kế hoạch năm của công nhân TTSX Tổng số lương chính kế hoạch năm của công nhân TTSX          =   * 100   Cũng có thể trên kinh nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp tự xác định một tỷ lệ trích trước tiền lương phép kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất một cách hợp lý. 1.3. Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương. 1.3.1. Quỹ tiền lương: * Quỹ tiền lương: còn gọi là tổng mức tiền lương, là tổng số tiền mà doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức dùng để trả lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương cho toàn bộ công nhân viên (thường xuyên và tạm thời) trong một thời kỳ nhất định. Quỹ tiền lương bao gồm các khoản sau : + Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm, tiền lương khoán. + Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, trong thời gian được điều động công tác, làm nghĩa vụ theo chế độ quy định,thời gian nghỉ phép, thời gian đi học,… 1.3.2. Các khoản trích theo lương * Quỹ bảo hiểm xã hội: Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) là tập hợp những phương tiện nhằm thoả mãn những nhu cầu phát sinh về bảo hiểm xã hội. Cụ thể là các khoản dự trữ về tài chính và các phương tiện về cơ sở vật chất phục vụ cho quỹ BHXH. Quỹ BHXH được quản lý thống nhất theo chế độ tài chính của nhà nước, hạch toán độc lập và được nhà nước bảo trợ. Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ trên tổng số quỹ tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên), tiền thưởng trong xản xuất. Quỹ BHXH được hình thành từ sự đóng góp của người sử dụng lao động, người lao động và sự hỗ trợ của nhà nước. Có thể tính một phần vào chi phí sản xuất sản phẩm, chi phí bán hàng, chi phí quản lý, một phần khấu trừ vào tiền lương của người lao động theo một tỷ lệ nhất định trên tổng số tiền lương thực tế phát sinh trong tháng để chi trả cho các khoản trợ cấp nói trên. Quỹ BHXH được hình thành từ những nguồn sau: + Người sử dụng lao động đóng bằng 15% so với tổng quỹ lương của những người tham gia BHXH trong đơn vị. Trong đó 10% để chi các chế độ hưu trí, tử tuất và 5% để chi các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. + Người lao động đóng bằng 5% tiền lương thang để chi các chế độ hưu trí, tử tuất. + Nhà nước đóng và hỗ trợ thêm để bảo đảm việc thực hiện các chế độ BHXH đối với người lao động. + Và các nguồn khác. - Quỹ BHXH được hình thành từ các nguồn thu BHXH và sự hỗ trợ của nhà nước. Quỹ BHXH được quản lý thống nhất và sử dụng để chi các chế độ BHXH quy định tại điều lệ này và các hoạt động BHXH. - Quỹ BHXH có hai tính chất đặc trưng: + Quỹ BHXH là một quỹ an toàn về mặt tài chính. Để đối phó những rủi ro mang tính ngẫu nhiên làm giảm hoặc mất khả năng lao động thì cần có một lượng tiền đủ lớn được hình thành và sử dụng trong một thời gian nhất định trên cơ sở tính toán những xác suất nảy sinh và mức độ nhu cầu quỹ BHXH trong phạm vi phục vụ. Do đó, quỹ BHXH phải là quỹ an toàn về tài chính. Nói cách khác, quỹ BHXH phải được bảo toàn về giá trị và không có rủi ro về tài chính. + Quỹ BHXH là một quỹ tiêu dùng: những nhu cầu về BHXH sẽ chỉ được thoả mãn thông qua tiêu dùng cá nhân của những người được BHXH. Quỹ BHXH là một hệ thống cấu thành của hệ thống phân phối thu nhập quốc dân, làm nhiệm vụ phân phối và phân phối lại thu nhập cho người lao động. Do đó, quỹ BHXH là một quỹ tích luỹ, đồng thời là một quỹ tiêu dùng trên cơ sở tuân theo quy luật phân phối theo lao động, ở mức độ nhất định theo nguyên tắc tương đương, đồng thời phải tham gia điều chỉnh cần thiết giữa các nhu cầu và các lợi ích. * Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang … cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3 %, trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động. Quỹ này được dùng để nộp cho quỹ BHYT quốc gia và để tài trợ một phần tài chính cho cán bộ công nhân viên chức khi khám chữa bệnh ở các đơn vị y tế có bảo hiểm. *Kinh phí công đoàn Ngoài ra, để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng doanh nghiệp còn phải trích theo một tỷ lệ quy định so với tổng số quỹ tiền lương, tiền lương và phụ cấp ( phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp lưu động, phụ cấp thân niên, phụ cấp phục vụ quốc phòng, an ninh) thực tế phải trả cho người lao động. Kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn. Tỷ lệ kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2% của thu nhập ổn định các bộ công nhân viên trong đó được tính hoàn toàn vào chi phí.  1.4.Các khoản thu nhập khác. Các doanh nghiệp áp dụng hai hình thức thưởng đó là thưởng thường xuyên và thưởng định kì (thưởng đột xuất). - Nguồn chi của tiền thưởng thường xuyên lấy từ quỹ lương là bộ phận cấu thành chi phí sản xuất trong giá thành sản phẩm, cấu thành chi phí bán hàng và chi phí quản lý. - Doanh nghiệp dùng quỹ khen thưởng để chi thưởng định kỳ trả cho người lao động và không lấy bất kỳ nguồn nào khác để trả thưởng định kỳ cho người lao động. Trong quá trình sản xuất, người lao động tạo ra giá trị sản phẩm dịch vụ gồm c + v + m. Phần giá trị mới tạo ra không chỉ có vai trò của người chủ doanh nghiệp, người trực tiếp quản lý kinh doanh, không chỉ có vai trò của vốn, các tư liệu sản xuất mà còn có vai t