Những mật pháp tiết kiệm tài chính hiệu quả (Phần đầu)

  Những mật pháp tiết kiệm tài chính hiệu quả (Phần đầu)   Tác giả:Trần Phương Minh         Với một ngân quỹ kinh doanh eo hẹp, không một chủ doanh nghiệp nào không muốn “bóp chặt” hết cỡ túi tiền của mình. Song có phải tất cả các chủ doanh nghiệp đều biết làm thế nào để tiết kiệm tài chính hiệu quả nhất? Dưới đây là một số mật pháp không thể bỏ qua nếu bạn muốn có một ngân quỹ lành mạnh và tiết kiệm: A. Các chiến lược tiếp thị và xúc tiến kinh doanh căn cơ1. Xen kẽ các hoạt động tiếp thị & quảng cáo. Bạn hoàn toàn có thể kèm những tờ rơi quảng cáo trong các hồ sơ tài liệu gửi cho khách hàng, chẳng hạn như hoá đơn, hợp đồng,..., Cũng như vậy, bạn cần tận dụng mọi cơ hội bằng việc đặt các phiếu giảm giá, thư newsletters hay những tờ rơi quảng cáo trong túi xách của khách hàng khi họ mua sắm.2. Là người hàng xóm tốt bụng. Bạn và những công ty lân cận nên chia sẻ nhiều loại chi phí quảng cáo và xúc tiến kinh doanh. Hãy cùng nhau khuyếch trương hoạt động bán hàng trên đường phố, hay đưa liên minh tiếp thị bằng việc chia sẻ danh sách địa chỉ khách hàng, các kênh phân phối với các nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ.3. Đề nghị sự giúp đỡ từ những người bạn quen biết. Cách giúp đỡ dễ nhất mà bạn có thể nhận được từ người quen là lời giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ hoặc họ sẽ cung cấp cho các khách hàng tiềm năng tên tuổi và số điện thoại của bạn. 4. Tiếp thị không chính thức. Khi nói với mọi người về những gì họ nhận được từ việc sử dụng sản phẩm hay dịch vụ của bạn trong các buổi giới thiệu hay trò chuyện không chính thức, bạn hoàn toàn có thể thúc đẩy họ mau chóng mua sắm sản phẩm/dịch vụ bạn cung cấp.5. Xuất hiện trên những kênh TV đặc biệt. Các đài truyền hình cáp địa phương thường duy trì một lượng thời gian dành cho quảng cáo trong các khung giờ khác nhau với mức chi phí khá thấp. Vì vậy, mặc dù không đủ tiềm lực tài chính để tiếp cận với các khách hàng tiềm năng vào những khung giờ vàng, bạn vẫn có thể tạo ấn tượng tốt khi xuất hiện trên những kênh truyền hình ưa thích của họ.6. Biết tạo ra hình ảnh của một chuyên gia. Việc mở một lớp đào tạo, nói chuyện trong các buổi họp mặt cộng đồng hay viết một bài báo cho tờ báo địa phương không chỉ tạo ra cho bạn một hình ảnh chuyên gia mà còn thu hút nhiều hơn sự chú ý của mọi người đối với công ty bạn.B. Những ý tưởng từ internet7. Khởi động các công cụ trực tuyến của bạn. Hãy nghiên cứu thị trường của bạn và tìm kiếm các khách hàng tiềm năng cho trang web cũng như cho các sản phẩm/dịch vụ bạn cung cấp thông qua những Usenet newsgroups (các diễn đàn trên Internet nơi mà mọi người đăng tải thông tin cho cộng đồng người xem) và những nhóm thảo luận đặc biệt liên quan tới thị trường mục tiêu, tới sản phẩm hay dịch vụ của bạn. Hoặc bạn cũng có thể tham khảo nhiều trang web dành cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ để tìm kiếm thông tin kinh doanh. Tại đó bạn có thể download miễn phí nhiều tài liệu bổ ích.8. Cắt giảm chi phí bằng cách xây dựng cửa hàng trực tuyến. Bạn có thể bán sản phẩm/dịch vụ của mình trên các trang thương mại điện tử như eBay hay Yahoo! Auctions mà không mất phí xây dựng, duy trì cửa hàng. Bạn chỉ phải trả hoa hồng trên một giao dịch được thực hiện. Còn nếu bạn muốn xây dựng riêng một cửa hàng trực tuyến chuyên nghiệp, luôn có sẵn dịch vụ thiết kế web hiệu quả để bạn lựa chọn với các khoản chi phí hàng tháng khá thấp. Bạn có thể tham khảo về các dịch vụ thiết kế web tại đây. 9. Tham gia vào các diễn đàn, blog. Hãy tìm kiếm những nhóm thảo luận trên mạng có sự tham gia của nhiều khách hàng tiềm năng cho sản phẩm/dịch vụ của bạn, và tham gia nhiệt tình. “Lúc đầu, tôi không tham gia nhiều vào các nhóm thảo luận trực tuyến để đẩy mạnh doanh số bán hàng, cho dù đấy là một cách thức hiệu quả để tìm kiếm thông tin cho những mục đích khác nhau”, Shel Horowitz, chủ tịch hãng tiếp thị Accurate Writing & More và tác giả của một vài cuốn sách, trong đó có cuốn Grassroots Marketing (Tiếp thị bình dân), cho biết. “Nhưng giờ đây nó đã trở thành công cụ tiếp thị tuyệt vời nhất mà tôi sử dụng. Nó không chỉ giúp tôi tiết kiệm thời gian và tiền bạc nghiên cứu thị trường mà còn đem lại cho công ty  nhiều khách hàng mới trong năm qua”. Bạn hãy đính kèm địa chỉ URL vào trong chữ ký của bạn, nhưng đừng cố gắng rao giảng bán hàng quá mức, vì nếu làm như vậy, phần lớn các nhóm sẽ cấm đoán bạn ngay tức khắc. Thay vào đó, bạn hãy cung cấp những thông tin hữu ích khiến mọi người  muốn ghé thăm trang web của bạn để tìm hiểu thêm.10. Tự mình rao giảng tiếp thị. Bạn có đang để mọi người biết địa chỉ ULR của bạn bằng cách đặt nó vào trong các tiêu đề thư, các danh thiếp kinh doanh và chữ ký email - bất cứ nơi nào các khách hàng tiềm năng có thể thấy nó nhiều nhất. Bạn cũng cần đặt nó vào đồng phục nhân viên, bất cứ tài liệu tiếp thị nào gửi ra ngoài, tất cả các thông cáo báo chí, quảng cáo trang vàng và trên phương tiện đi lại của công ty.C. Sự hợp lý về địa điểm11. Có những địa điểm kinh doanh thích hợp. Bạn không cần phải có một văn phòng làm việc hoành tráng, hoạt động 24/24h với phòng giám đốc điều hành lịch sự thì kinh doanh  mới tăng trưởng. Nhiều chủ doanh nghiệp kinh doanh tại nhà, và chỉ cần một phòng làm việc nhỏ cũng có thể đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau với một địa chỉ nhận thư điện tử, một hộp thư bưu điện và một nhân viên tiếp tân trả lời hay gọi các cuộc điện thoại.12. Sự lưu động. Trong khi chi phí dành cho việc xây dựng một địa điểm kinh doanh bán hàng lâu dài có thể khá tốn kém, trong khi đó các quầy hàng, xe bán hàng và các địa điểm tạm thời có thể là cách thức dễ dàng hơn nhiều để tiếp cận các khách hàng với rất ít rủi ro. Việc xin giấy phép kinh doanh cũng dễ dàng và đơn giản hơn nhiều, thông thường bạn có thể gia hạn thêm nhiều lần tuỳ thuộc vào địa điểm kinh doanh. Sự sắp xếp này giúp các chủ doanh nghiệp có được nhiều yếu tố tiện lợi để bán hàng, thử nghiệm nó trong một vài tháng, và nếu sản phẩm/dịch vụ không hiệu quả, công ty có thể chuyển sang một dòng sản phẩm mới hay đóng cửa hàng và di chuyển tới địa điểm mới.D. Chi phí văn phòng thích hợp13. Mua những hộp mực in ấn có thể tái sử dụng. Bạn hãy tìm kiếm những nhà cung cấp hộp mực in ấn có thể tái sử dụng ở địa phương bạn. 14. Tải các mẫu đơn, tài liệu trực tuyến. Thay vì mua các mẫu đơn từ tại các cửa hàng cung cấp văn phòng phẩm tại địa phương hay dành thời gian để tự mình xây dựng riêng cho công ty, bạn có thể tải miễn phí rất nhiều mẫu đơn từ trên internet, sau đó chỉnh sửa và in ra. Hiện trang www.formnet.com cung cấp khá nhiều mẫu văn bản tài liệu hữu hiệu.15. Sử dụng những phần mềm miễn phí. Bạn hãy vào trang web www.download.com  để tìm kiếm hàng trăm sản phẩm phần mềm miễn phí, dùng thử những phần mền bị giới hạn tính năng này, bởi vì không phải lúc nào bạn cũng cần những phầm mềm trả phí với đầy đủ các tính năng. Cách thức này là vô cùng hiệu quả cho các công ty nhỏ bởi có những phần mềm có giá trị lên đến hàng nghìn USD trong khi chưa thực sự cần thiết. Nếu bạn không tìm thấy những phần mềm cần tìm tại trang www.download.com hay một số trang web khác, hãy vào trực tiếp trang web của nhà sản xuất. Họ thường cung cấp các phiên bản phần mềm dùng thử.16. Mua các thiết bị đã qua sử dụng. Bạn có thể tiết kiệm đến 60% chi phí mua sắm bằng việc sử dụng những thiết bị máy tính, máy photocopy và nội thất văn phòng đã qua sử dụng từ những cửa hàng second-hand tại địa phương. Những tờ báo hay các trang web rao vặt luôn là những nguồn tìm kiếm tuyệt vời các sản phẩm đã qua sử dụng.E. Nguồn nhân lực  17. Liệu cơm gắp mắm. Thay vì trả tiền cho những nhân viên “vô công rồi nghề” khi kinh doanh suy thoái, bạn hãy quan tâm tới việc tuyển dụng những nhân viên tạm thời để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng kinh doanh đột ngột. Khi kinh doanh đi vào ổn định, bạn mới bắt đầu dành thời gian tính toán lại số lượng nhân viên cần thiết.18. Đừng coi thường các sinh viên đại học! Với những sinh viên đại học, việc tuyển dụng luân phiên không những đem lại cho họ những cơ hội học hỏi mà bạn còn thuê được nhân công giá rẻ.19. Tiền hoa hồng cho đội ngũ bán hàng. Các khoản chi phí, lương thưởng, chi phí đào tạo, trợ cấp công việc sẽ gia tăng đáng kể khi bạn tuyển dụng riêng một đội ngũ các nhân viên đại diện bán hàng. Việc ký kết hợp đồng với những người chỉ nhận hoa hồng sản phẩm - luôn là một cách thức tiết kiệm chi phí hiệu quả.               Với một ngân quỹ kinh doanh eo hẹp, không một chủ doanh nghiệp nào không muốn “bóp chặt” hết cỡ túi tiền của mình. Song có phải tất cả các chủ doanh nghiệp đều biết làm thế nào để tiết kiệm tài chính hiệu quả nhất? Dưới đây là một số mật pháp không thể bỏ qua nếu bạn muốn có một ngân quỹ lành mạnh và tiết kiệm: F. Những chính sách tiết kiệm tiền thuế20. Không bỏ qua những khoản chi phí nhỏ nhặt. Theo lời khuyên của Holmes Crouch, một chuyên gia về thuế và là tác giả của 10 cuốn sách thuế khác nhau, thì những khoản chi phí kinh doanh cho dù là nhỏ nhưng cũng đừng bỏ qua, bởi  nếu cộng lại sẽ là con số không nhỏ, nhờ đó tiền thuế thu nhập doanh nghiệp cũng được giảm bớt đáng kể.21. Tăng các khoản khấu trừ thuế. Hãy thực hiện các bước đi cần thiết để gia tăng các khoản khấu trừ, miễn giảm thuế. Số lượng tiền thuế bạn xin khấu trừ, miễn giảm càng lớn bao nhiêu, khoản doanh thu chịu thuế của bạn càng nhỏ bấy nhiêu và khoản thuế bạn đóng do vậy cũng ít đi. Một trong những cách thức tốt nhất để gia tăng các khoản tiền thuế được khấu trừ, miễn giảm đối với các công ty đó là kê khai những khoản chi phí kinh doanh trong cả năm ở mức lớn nhất có thể. Với phương thức kế toán, kiểm toán trên cơ sở tiền mặt, doanh thu chịu thuế sẽ bằng tổng doanh thu trừ đi chi phí, và do vậy chi phí càng lớn thì doanh thu chịu thuế sẽ càng nhỏ đi. Để gia tăng khoản khấu trừ thuế, bạn hãy tăng các nguồn cung ứng nguyên vật liệu hay mua sắm thêm các thiết bị máy móc bảo dưỡng vào dịp cuối năm nếu bạn có kế hoạch kê khai những chi phí này trong báo cáo thuế cả năm. Ngoài ra một số khoản khác cũng có thể được đưa vào chi phí như tiền thuê nhà, phí bảo hiểm, … đến hạn vào tháng đầu tiên của năm mới.22. Làm việc tại nhà. Có nhiều cách thức để một chủ doanh nghiệp nhỏ có thể quan tâm tới yếu tố giảm tiền thuế phải nộp khi tận dụng nhà riêng để mở văn phòng làm việc. Tuỳ từng quy định của mỗi quốc gia mà khoản tiền thuế được miễn giảm cũng sẽ khác nhau. Bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng các quy định pháp luật địa phương. Trong trường hợp các quy định này quá phức tạp, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp một chuyên gia thuế mà bạn quen biết. Bạn sẽ phải có duy nhất một địa chỉ kinh doanh là nhà của bạn mà thôi, nếu có một địa chỉ thứ hai thì mọi thứ sẽ trở nên vô nghĩa.23. Tránh những rắc rối với cơ quan thuế. Khi tiến hành các hoạt động kinh doanh, bạn sẽ nhận thấy các cơ quan thuế luôn có xu hướng cho rằng bạn tìm mọi cách để trốn thuế nhằm tối đa hoá lợi nhuận. Do vậy, các cơ quan này luôn quản lý rất chặt các hoạt động liên quan đến thuế tại công ty bạn. Nếu bạn không báo cáo lợi nhuận và doanh thu định kỳ, bạn có thể bị các cơ quan thuế buộc phải giải trình rất nhiều điều, và đương nhiên khi đó mọi thứ sẽ rắc rối hơn nhiều. Cách tốt nhất là bạn nên tuân thủ những nghĩa vụ liên quan đến thuế mà pháp luật đã đặt quy định.G. Những trọng tâm tài chính24. Một tấm thẻ tín dụng hợp lý. Nếu bạn có một mức thanh toán lớn qua thẻ tín dụng cho ngân hàng vào mỗi dịp cuối tháng, hãy tìm kiếm những thẻ tín dụng có mức lãi suất thấp. Khi bạn đảm bảo khả năng chi trả tiền nợ thẻ tín dụng, hãy đề nghị ngân hàng miễn giảm phí thường niên phát hành thẻ cho bạn hay tìm kiếm một thời kỳ đáo hạn dài hơn. “Hầu hết các nhà phát hành thẻ tín dụng đều bằng lòng miễn phí phát hành thường niên và giảm tỷ lệ lãi suất nếu bạn yêu cầu”, Scott cho biết, “Bạn chỉ cần nói với hãng thẻ tín dụng của bạn rằng hiện đang có một vài công ty khác chào mời bạn sử dụng thẻ của họ với một mức lãi suất rất thấp và miễn phí phát hành thường niên, sau đó hỏi xem liệu họ có thể giảm cho bạn tương tự vậy không”.25. Lưu ý đến phí lãi xuất tránh biến động giá trị tiền. “Các công ty phát hành thẻ tín dụng thường công thêm một khoản phí khoảng 2% lãi suất để phòng ngừa sự biến động giá trị đồng tiền”, Scott cho biết. Bạn có thể thảo luận với họ để giảm hoặc miễn khoản tiền này.26. Sự giúp đỡ đắc lực của các ngân hàng. Hãy xem ngân hàng như một đối tác, và gửi tới họ các bản báo cáo tài chính thường niên. Ngân hàng càng biết rõ về bạn bao nhiêu, họ càng tin tưởng bạn bấy nhiêu, và họ sẽ sẵn lòng giúp đỡ bạn về tài chính trong những lúc khó khăn. Một công cụ quan trọng khác là các tài khoản tín dụng từ ngân hàng. Hãy nghĩ về nó như một giải pháp bảo vệ tài chính khi bạn được phép thấu chi tài khoản (rút quá số tiền có trong tài khoản ở ngân hàng). Nếu ngân hàng đồng ý với bạn về việc thấu chi này, bạn sẽ có rất nhiều điều kiện thuận lợi trong việc có ngay một khoản tiền mặt cần thiết với một mức lãi suất hợp lý.27. In ấn séc thanh toán. Việc in ấn séc do một công ty in ấn thực hiện sẽ rẻ hơn rất nhiều so với việc để ngân hàng lo nhiệm vụ này.28. Hình thành một liên minh mua sắm. Bạn hãy tham gia cùng các công ty khác hay gia nhập một hiệp hội thương mại để đẩy mạnh doanh số bán hàng sản phẩm/dịch vụ.29. Tận dụng những lần đi lại. “Nếu bạn ở gần các nhà cung cấp, hãy tự đi lấy các đơn đặt hàng - hoặc nhờ bạn bè, người thân làm giúp bạn”, Sarah Williams Steinman, chủ tịch hãng Casco Bay Herb Co., nhà sản xuất bánh xà phòng thảo mộc hàng đầu thế giới, cho biết. Ví dụ, chồng của Steinman là người rất hay đi du lịch. “Anh ấy luôn cho tôi biết anh ấy đi đâu và khi nào thì có thể ghé qua một trong những nhà cung cấp của tôi”, bà nói, “Mỗi lần đi qua thị trấn nhỏ ở phía Bắc nơi có nhà cung cấp dầu ôliu của công ty, anh ấy là mang về cho tôi hàng trăm pound dầu. Việc này đã giúp tôi tiết kiệm được tiền vận chuyển”. Tuy nhiên, bạn chỉ tự mình đi lấy nguồn cung ứng nếu nó thực sự giúp bạn tiết kiệm tiết bạc. Còn trong trường hợp ngược lại thì không nên chút nào.30. Khôn khéo chi tiêu cho những khoản tiền mặt bổ sung. Nếu thấy rằng cần phải chi thêm các khoản tiền mặt bổ sung nào đó, điều đầu tiên bạn nên làm đó là ngối xuống với giám đốc tài chính và nhân viên kế toán của bạn để lên kế hoạch chi tiêu cụ thể và nghiêm túc. Hãy nhìn vào quy trình hoạt động của công ty đối chiếu xem bạn mong muốn chi tiêu thêm cụ thể bao nhiêu tiền trong từng trường hợp nhất định. Bạn cần đảm bảo rằng các khoản chi tiêu thêm này là thực sự cần thiết và không vượt quá giới hạn cho phép. Tiếp theo bạn lên kế hoạch huy động nguồn tiền từ những tài khoản ngân hàng có lãi suất thấp hay những công cụ đầu tư ít rủi ro trong vòng vài tháng - từ 3 đến 12 tháng tuỳ thuộc vào ngành công nghiệp của bạn. Một khi công việc này được hoàn thành, bạn nên xem xét một số cải thiện khác để không làm phát sinh chi phí phụ thêm trong tương lai, chẳng hạn phần thưởng cho các nhân viên, bảo dưỡng máy móc, công nghệ,.... H. Và một số điểm khác31. Chất vấn các nhà tư vấn của bạn. Các nhà tư vấn mà bạn cùng làm việc cùng luôn là những nguồn cung cấp lời khuyên tuyệt vời. Bạn hãy hỏi các nhà đại lý bảo hiểm, kế toán viên hay luật sư của bạn về việc làm thế nào để cắt giảm tối đa các chi phí có thể. Bạn sẽ ngạc nhiên về những đề xuất họ đưa ra liên quan đến phí bảo hiểm, kế toán tài chính, chi phí kinh doanh cũng như tránh được nhiều khoản tiền pháp lý lớn. Bạn cũng có thể đề nghị họ giảm thiểu mức phí dịch vụ họ cung cấp khi đổi lại bằng sản phẩm hay dịch vụ của bạn.32. Tinh thông trong vấn đề giá cả dịch vụ. Khi phải nhờ đến sự giúp đỡ của một luật sư, một nhà tư vấn tài chính,... hãy đảm bảo rằng bạn có những thoả thuận mức phí dịch vụ bằng văn bản để phòng tránh những bất ngờ sau này. Nó nên bao gồm một sự ước lượng thời gian để giải quyết công việc của bạn và ghi rõ những gì phải thanh toán cùng những gì sẽ không phải thanh toán.33. Học hỏi một điều gì đó mới mẻ. Thay vì trả tiền cho một nhà tư vấn để soạn thảo cho bạn các bản thông cáo báo chí, bạn hãy thuê họ trong vòng một đến hai giờ để chỉ cho bạn biết cách tự làm thế nào.34. Cẩn trọng với pháp luật. Tránh xa những vụ kiện tụng pháp lý là một nhân tố quan trọng quyết định thành công trong kinh doanh. Lựa chọn tốt nhất: hãy cố gắng giải quyết mọi vấn đề trước khi chúng phát triển thành những khó khăn cần tới sự can thiệp của các luật sư. Bạn đừng bỏ quan bất cứ lời phàn nàn qua điện thoại hay bằng văn bản nào của các khách hàng.35. Mở rộng ngân quỹ bằng sự đổi chác. Việc trao đổi một sản phẩm hay dịch vụ này lấy một sản phẩm hay dịch vụ khác là một cách thức hiệu quả để tránh tốn kém tiền bạc – và giải phóng hàng hoá tồn kho. Nếu bạn không quen “kỳ kèo” giá cả trực tiếp với các đối tác kinh doanh, hãy tuyển dụng một nhân viên chuyên về vấn đề này với mức hoa hồng hợp lý, hay tham gia vào các câu lạc bộ trao đổi thương mại hoặc hối đoái.36. Thời gian thanh toán tiện lợi. Bạn hãy hỏi các nhà cung cấp xem liệu họ có thể giảm giá nếu bạn thanh toán sớm hay không. Còn bằng không, cũng sẽ là một lợi thế nếu bạn nhận được sự đồng ý trả chậm các hoá đơn – bao gồm nguyên vật liệu, thuế,... - mà không có thêm bất cứ khoản phí phát sinh nào. Khoản tiền càng ở lâu trong tài khoản của bạn bao nhiêu, bạn càng có thêm nhiều lãi suất bấy nhiêu. 37. Tham gia một hiệp hội. Nhiều hiệp hội kinh doanh và thương mại có thu phí thành viên hợp lý và đưa ra nhiều khoản giảm giá cho các thành viên từ bảo hiểm, du lịch, xe ôtô tới dịch vụ điện thoại đường dài, y tế và cả thể thao.Tóm lại, rất có thể một vài phương pháp trong số những phương pháp trên đây có thể chưa thực sự hiệu quả với bạn, song về tổng thể, kết quả cuối cùng vẫn là đảm bảo cho bạn một ngân quỹ kinh doanh lành mạnh và dư dả.(Dịch từ Entrepreneur) Nguồn BWPortal