Đề tài Kế toán khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán tại công ty TNHH Cogniplus Interiors

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 5 1. Tính cấp thiết của đề tài: 5 2. Tình hình nghiên cứu: 6 3. Mục đích nghiên cứu: 6 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: 6 5.Phương pháp nghiên cứu: 6 6. Dự kiến kết quả nghiên cứu: 7 7. Kết cấu của đề án Khóa luận tốt nghiệp: 7 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 8 1.1. Những vấn đề chung về hoạt động xây lắp và công ty trang trí nội thất: 8 1.1.1. Các loại hợp đồng trong lĩnh vực xây dựng và trang trí nội thất: 8 1.1.1.1. Hợp đồng với khách hàng: 8 1.1.1.2. Hợp đồng với người bán: 9 1.1.2. Phương thức nhận và giao thầu: 9 1.1.2.1. Phương thức nhận thầu: 9 1.1.2.2. Phương thức giao thầu: 10 1.1.3. Đặc điểm ngành ảnh hưởng đến công tác kế toán: 11 1.2. Nghiệp vụ kế toán phải trả người bán. 12 1.2.1. Khái niệm: 12 1.2.2. Nguyên tắc hạch toán: 12 1.2.3. Tài khoản sử dụng: 13 1.2.4. Sơ đồ hạch toán: 13 1.2.5. Kiểm soát nội bộ khoản phải trả: 14 1.3. Nghiệp vụ kế toán phải thu khách hàng: 14 1.3.1. Khái niệm: 14 1.3.2. Nguyên tắc hạch toán: 14 1.3.3. Tài khoản sử dụng: 15 1.3.4. Sơ đồ hạch toán: 16 1.3.5. Dự phòng khoản phải thu khó đòi: 16 1.3.6. Chênh lệch tỷ giá khoản nợ phải thu: 18 1.3.7. Kiểm soát nội bộ khoản phải thu: 19 CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS 21 2.1. Vài nét về công ty. 21 2.1.1. Tên công ty: 21 2.1.2. Địa chỉ liên hệ: 21 2.1.3. Loại hình doanh nghiệp: 21 2.1.4. Ngành nghề kinh doanh: 21 2.1.5. Quy trình công nghệ: 21 2.2. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban. 22 2.2.1. Sơ đồ tổ chức: 22 2.2.2. Nhiệm vụ các phòng ban. 22 2.2.2.1. Phòng Marketing: 22 2.2.2.2. Phòng thiết kế: 23 2.2.2.3. Phòng quản lí dự án và thi công: 23 2.2.2.4. Phòng dự toán và thu mua: 23 2.2.2.5. Phòng quản lý nhân sự: 24 2.2.2.6. Phòng kế toán. 24 2.3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty. 25 2.3.1. Hình thức kế toán: 25 2.3.2. Hệ thống tài khoản ty liên quan đến kế toán phải trả người bán (NB) và phải thu khách hàng: 28 2.3.3. Chứng từ, báo cáo, sổ sách. 30 2.3.3.1. Các báo cáo của công ty: 30 2.3.3.2.Các chứng từ đang sử dụng cho khoản phải thu KH và phải trả NB: 30 2.3.3.2. Sổ sách kế toán công ty đang sử dụng: 32 2.3.4. Chính sách kế toán khác: 32 CHƯƠNG 3: TÌNH HÌNH KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH COGNIPLUS INTERIORS 33 3.1. Sơ lược về đặc điểm kinh doanh của công ty: 33 3.2. Khoản phải trả người bán tại công ty: 34 3.2.1.Nội dung và nguyên tắc hạch toán: 34 3.2.1.1. Nội dung hạch toán: 34 3.2.1.2. Nguyên tắc hạch toán: 35 3.2.2. Hồ sơ chứng từ sử dụng và trình tự lưu chuyển chứng từ: 48 3.2.2.1. Hồ sơ chứng từ sử dụng và quy định về tính hợp lệ: 48 3.2.2.2. Trình tự lưu chuyển chứng từ: 52 3.2.3. Tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng: 52 3.2.3.1. Tài khoản sử dụng: 52 3.2.3.2. Sổ sách sử dụng: 53 3.2.4. Minh họa nghiệp vụ: 53 3.2.5.Quy trình ghi sổ: 56 3.2.6. Sơ đồ tài khoản tổng hợp: 60 3.2.7. Lập báo cáo: 61 3.3. Khoản phải thu khách hàng tại công ty: 61 3.3.1.Nội dung và nguyên tắc hạch toán: 61 3.3.1.1. Nội dung hạch toán: 61 3.3.1.2. Nguyên tắc hạch toán: 62 3.3.2. Hồ sơ, chứng từ sử dụng và trình tự lưu chuyển chứng từ 68 3.3.2.1. Hồ sơ, chứng từ sử dụng và quy định về tính hợp lệ: 68 3.3.2.2. Trình tự lưu chuyển chứng từ: 69 3.3.3. Tài khoản và sổ sách sử dụng: 70 3.3.3.1. Tài khoản sử dụng: 70 3.3.3.2. Sổ sách sử dụng: 71 3.3.4. Minh họa nghiệp vụ: 71 3.3.5. Quy trình ghi sổ: 73 3.3.6. Sơ đồ tài khoản tổng hợp: 76 3.3.7. Lập báo cáo: 76 Chương IV: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 77 4.1. Nhận xét chung: 77 4.2. Công tác kế toán: 77 4.2.1. Những ưu điểm phòng kế toán đạt được: 77 4.2.2. Những hạn chế: 78 4.3. Kiến nghị: 79 4.3.1. Kế toán phải trả người bán: 79 4.3.2. Kế toán phải thu Khách hàng: 79 KẾT LUẬN 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 PHỤ LỤC 84 1A: Màn hình nhập liệu phiếu chi ngân hàng tại phần mềm 84 1B: Màn hình đăng nhập sổ chi tiết công nợ cũng như sổ chi tiết các tài khoản khác tại phần mềm 84 1C: Sổ chi tiết công nợ Công ty TNHH TM DV Đỉnh Phú 85 1D: Màn hình Cash Flow (dùng để lập báo cáo hàng tuần, hàng tháng tại C+ 85 1E: Bộ hồ sơ thanh toán gồm có: Đề nghị thanh toán AC01-09, UNC, Hợp đồng, Đơn hàng, Bảng báo giá, Bảng so sánh giá, Biên bản giao nhận, Bảng quyết toán, Bảng nghiệm thu khối lượng, Cabinet Delivery Inspection 1F: Giấy Đề nghị khách hàng thanh toán 1G: Hợp đồng với KH LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài: Nước ta là một nước đang phát triển, nền kinh tế vẫn còn đang trong giai đoạn thực hiện các chính sách đổi mới nhằm tạo ra những bước chuyển mạnh mẽ, đưa nước ta thành một nước công nghiệp. Để thực hiện mục tiêu công nghiệp hoá - hiện đại hóa đất nước, xây dựng kinh tế thị trường định hướng XHCN thì nền kinh tế cần phát triển ổn định, vững chắc, phấn đấu đạt được chỉ tiêu tăng trưởng kinh tế kế hoạch đã đề ra. Do đó nhà nước ta thực hiện chính sách kinh tế mở cửa và hội nhập để tồn tại trong nền kinh tế hiện nay thì các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao vị thế của mình để có thể tồn tại và phát triển. Để có thể đứng vững trước những cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp Việt Nam đang có những bước chuyển biến mạnh mẽ cả về hình thức, quy mô lẫn hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng dù có phát triển đến mức nào, ở loại hình doanh nghiệp đi chăng nữa thì doanh nghiệp cũng phải chú ý đến hiệu quả kinh doanh đó là điều cơ bản để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Muốn vậy điều trước tiên là phải tạo được chữ tín. Trong hoạt động kinh doanh thì việc mua hàng và bán hàng được diễn ra hàng ngày và chiếm khối lượng lớn công việc do đó thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ phải thu và phải trả. Mặt khác nghiệp vụ thanh toán liên quan với các nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn. Vì vậy để tránh việc chiếm dụng vốn, đảm bảo thu chi trong kì, kế toán phải thu và phải trả đóng vai trò không nhỏ. Nếu giải quyết tốt nghiệp vụ này sẽ tạo thuận lợi cho quá trình thu mua và tiêu thụ hàng hóa và hơn thế nữa sẽ tạo được niềm tin lớn cho các bên kinh doanh. Như vậy có thể nói nghiệp vụ phải thu và phải trả có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Khi tiếp xúc với thực tế công tác kế toán tại công ty TNHH Cogniplus Interiors em nhận thấy rằng, kế toán phải thu, phải trả tại công ty trang trí nội thất và xây dựng có nhiều điểm khác biệt với loại hình sản xuất , thương mại, đồng thời nghiệp vụ phải trả chiếm tỷ trọng lớn trong tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại công ty. Do đó người kế toán phải rất linh hoạt và biết sắp xếp công việc hợp lí để các công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch và thuận lợi nhất. Vì vậy em chọn đề tài: “Kế toán khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán tại công ty TNHH Cogniplus Interiors” làm đề án khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Tình hình nghiên cứu: Đề tài “ Kế toán khoản phải thu, phải trả” đã được thực hiện rất nhiều tại các công ty khác nhau với các loại hình kinh doanh. Tại Công ty TNHH Cogniplus Interiors đã có một số đề tài được thực hiện như “ kế toán các khoản phải thu”, “ kế toán các khoản phải trả” tuy nhiên đề tài “ kế toán khoản phải thu khách hàng và phải trả người bán” chưa được thực hiện. Vì vậy qua đề tài này sẽ làm rõ quy trình thực hiện khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán tại công ty xây dựng, trang trí nội thất nói chung và tại Cogniplus nói chung 3. Mục đích nghiên cứu: Hiểu rõ hơn công tác kế toán nói chung cũng như kế toán phải thu phải trả ở một công ty cụ thể . Khai thác những điểm khác nhau giữa lý thuyết và thực tế, giữa loại hình công ty xây dựng và thương mại, sản xuất về đề tài đã chọn . Đưa ra nhận xét và kiến nghị để đóng góp cho phòng kế toán tại công ty . 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Việc hạch toán khoản phải thu khách hàng - phải trả người bán được thực hiện như thế nào, đã thật hợp lý. Việc tổ chức và lưu chuyển chứng từ được thực hiện ra sao, có thật chặt chẽ . Việc đánh giá công nợ có gốc ngoại tệ . Việc sử dụng tỷ giá hạch toán có phù hợp với chuẩn mực hay không . 5.Phương pháp nghiên cứu: Đề tài được nghiên cứu theo phương pháp thống kê, phương pháp tổng hợp, phân tích và đánh giá số liệu thực tế tại công ty kết hợp với lý thuyết học, những thông tin thu thập qua báo chí, sách vở, các văn bản báo cáo và thông qua việc tiếp xúc thực tế tại công ty. Bên cạnh đó, đề tài còn sử dụng phương pháp so sánh tương đối, tuyệt đối giữa các công trình của công ty 6. Dự kiến kết quả nghiên cứu: Tìm hiểu lý thuyết khoản phải trả người bán và phải thu khách hàng theo quy định của Bộ Tài chính được áp dụng tại các doanh nghiệp Trình bày chi tiết công việc thực tế khoản phải trả người bán và khoản phải thu khách hàng tại Cogniplus từ đó so sánh với lý thuyết để đưa ra những ưu điểm và hạn chế đồng thời có những kiến nghị thiết thực và hợp lý. 7. Kết cấu của đề án Khóa luận tốt nghiệp: Để có cái nhin tổng quát cũng như chi tiết từng vấn đề cần giải quyết, chuyên đề tốt nghiệp được chia thành 4 phần cụ thể như sau : Chương 1 : Cơ sở lý luận về kế toán khoản phải trả người bán (NB) và phải thu khách hàng (KH) Chương 2 : Giới thiệu chung về Công ty TNHH Cogniplus Interiors. Chương 3 : Kế toán khoản phải trả người bán và phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Cogniplus Interiors Chương 4 : Một số nhận xét và kiến nghị Trong quá trình làm đề tài tuy đã rất nổ lực và cố gắng cũng không thể tránh những sai xót, hạn chế về nội dung cũng như hình thức cần được sửa chữa, bổ sung . Chính vì vậy, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô để đề tài có thể hoàn thiện hơn. SVTH: Nguyễn Thị Thùy Linh CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Những vấn đề chung về hoạt động xây lắp và công ty trang trí nội thất: Trong công ty xây dựng, trang trí nội thất, để theo dõi công nợ một cách hiệu quả, tránh tình trạng dây dưa nợ kéo dài ảnh hưởng xấu đến uy tín công ty, việc phân loại từng loại hợp đồng, thời gian đến hạn thanh toán và điều khoản thanh toán là điều quan trọng đối với kế toán nợ phải thu và phải trả. Trong hợp đồng xây dựng, nhà thầu kí hợp đồng xây dựng với khách hàng trên cơ sở thỏa thuận phương thức giao nhận thầu thích hợp, như vậy nhà thầu cần tổ chức kế toán ghi nhận doanh thu và chi phí của hợp đồng theo các trường hợp phù hợp với quy định của nhà thầu cũng như quy định trong VAS 15 – Hợp đồng xây dựng. Xét trên khía cạnh đặc điểm kinh doanh, ghi nhận sản phẩm hoàn thành và ghi nhận chi phí của công ty trang trí nội thất có đặc điểm tương tự như công ty xây dựng. Do đó, em dựa vào chuẩn mực 15 để làm rõ hơn một số đặc điểm của công ty xây dựng nói chung và công ty trang trí nội thất nói riêng. Từ đó, làm cơ sở lí luận cho chuyên đề về kế toán các khoản phải trả 1.1.1. Các loại hợp đồng trong lĩnh vực xây dựng và trang trí nội thất: 1.1.1.1. Hợp đồng với khách hàng: Hợp đồng trang trí nội thất : là hợp đồng bằng văn bản về việc xây dựng một tài sản hoặc tổ chức các tài khoản liên quan chặt chẽ hay phụ thuộc lẫn nhau về mặt thiết kế, công nghệ, chức năng hoặc các mục đích sử dụng cơ bản của chúng. Ví dụ: hợp đồng thực hiện công trình Nokia của công ty. Hợp đồng với chi phí phụ thêm: là hợp đồng xây dựng trong đó nhà thầu được hoàn lại các chi phí thực tế được phép thanh toán, cộng thêm một khoản được tính bằng tỉ lệ phần trăm trên những chi phí này hoặc được tính thêm một khoản chi phí cố định. Ví dụ: Hợp đồng thi công công trình Sheraton Nha Trang của công ty Trong ngành xây dựng nói chung và trang trí nội thất nói riêng có một dạng hợp đồng đặc trưng là hợp đồng Lum Sump hay còn gọi là hợp đồng với giá cố định: đây là hợp đồng cho công trính có tính chất không phát sinh thêm công việc mới không làm tăng giảm giá trị của hợp đồng hay giá trị của hợp đồng cố định từ khi kí kết đến khi hoàn thành công trình. Ví dụ: Hợp đồng thi công công trình Kim Eng. Với hợp đồng này công ty tiến hành cung cấp, lắp đặt và trang trí nội thất cho Sàn giao dịch chứng khoán của công ty Kim Eng. Các thiết bị sử dụng cho công trình này ít biến đổi về giá, không phát sinh công việc mới, do đó hợp đồng có giá cố định. 1.1.1.2. Hợp đồng với người bán: Hợp đồng thi công bao gồm cả vật tư lẫn nhân công: đây là dạng hợp đồng mà người bán thực hiện việc cung cấp thiết bị lẫn thi công hạng mục nhận thầu Ví dụ: Hợp đồng cung cấp công việc gỗ và thi công công trình Villa park với công ty TNHH SX TM Đồ Gỗ Nghị Phong Hợp đồng cung cấp vật tư: người bán chỉ thực hiện việc cung cấp vật tư theo yêu cầu của công ty Ví dụ: Hợp đồng (HĐ) cung cấp gạch cho công trình (CT) Coffee Bean in Kumhoo với Công ty cổ phần Vinagres Hợp đồng cung cấp nhân công: người bán sẽ thực hiện thi công lắp đặt các hạng mục của công trình được ký kết giữa hai bên. Ví dụ: HĐ thi công công việc dán gạch CT Coffee Bean in Kumhoo với đội nhân công Nguyễn Ngọc Phương 1.1.2. Phương thức nhận và giao thầu: 1.1.2.1. Phương thức nhận thầu: Cùng với sự phát triển của lực lượng sản xuất, kết quả của những cải tiến to lớn về tổ chức kỹ thuật, sản xuất và quản lý trong ngành xây dựng nói chung ngành trang trí nội thất nói riêng, hiện nay phương thức nhận thầu giữa nhà thầu và khách hàng được áp dụng phổ biến trong thi công xây lắp. Đối với nhà thầu thì việc nhận thầu xây lắp được thực hiện thông qua hai cách: Nhận thầu toàn bộ công trình Theo phương thức này, nhà thầu nhận tất cả các khâu từ khảo sát thiết kế đến việc xây lắp hoàn chỉnh công trình trên cơ sở luận chứng kinh tế kỹ thuật đã được duyệt. Tùy theo khả năng, đặc điểm, khối lượng công việc mà tổng thầu có thể đảm nhận toàn bộ hay giao thầu lại cho các nhà thầu khác. Ví dụ: CT Goldora Villa được Cogniplus (C+) thực hiện cả khâu thiết kế và thi công hoàn chỉnh CT Nhận thầu từng phần Theo phương pháp này, nhà thầu nhận từng phần công việc, nhận thầu khảo sát thiết kế toàn bộ công trình từ bước thiết kế kỹ thuật, lập tổng dự toán công trình cho đến bước lập bảng vẽ thi công và lập dự toán chi tiết các hạng mục công trình, hoặc nhận thầu công tác thi công chuẩn bị cung cấp và lắp đặt đồ nội thất toàn bộ công trình trên cơ sở thiết kế kỹ thuật thi công đã được duyệt… Ngoài ra, nhà thầu cũng có thể nhận gọn từng hạng mục công trình, từng nhóm hạng mục công trình độc lập. Như vậy, khách hàng có trách nhiệm tổ chức, phối hợp hoạt động của các nhà thầu và chỉ áp dụng trong trường hợp này với những công trình, hạng mục công trình mang tính tương đối độc lập. Ví dụ: CT Suối Tiên Office Cogniplus nhận thầu cho công việc thiết kế CT Fubon Bank Hà Nội Cogniplus nhận thầu cho công việc lắp đặt (fit-out) 1.1.2.2. Phương thức giao thầu: Dựa trên những hợp đồng đã ký với các phương thức nhận thầu thích hợp từ đó Cogniplus sẽ thực hiện phương thức giao thầu thích hợp. Các phương thức giao thầu được áp dụng tại Cogniplus: Giao thầu toàn bộ công trình: Dựa trên phương thức này Cogniplus sẽ giao toàn bộ các hạng mục của CT cho một nhà thầu Tùy theo giá trị HĐ và số lượng công việc của CT mà Cogniplus thực hiện giao thầu theo phương thức này, tuy nhiên trường hợp này hiếm khi xảy ra chỉ có duy nhất một trường hợp Ví dụ: CT Talishman với nội dung thực hiện cung cấp giấy dán tường cho KH. Với nội dung thực hiên đơn giản nên Cogniplus đã giao thầu toàn bộ CT này cho Công ty TNHH-TM-DV Đạt Minh. Giao thầu từng phần công trình: Theo phương thức này, Cogniplus sẽ tiến hành giao cho nhà thầu thực hiện các hạng mục nhỏ trong tổng thể công trình như các hạng mục điện, nước, thảm, thạch cao, sơn nước... dựa vào năng lực thực hiện của các nhà thầu và mối quan hệ kinh tế của công ty Vì vây C+ cùng với các nhà thầu phụ tiến hành kiểm tra chất lượng hạng mục và đôn đốc việc thực hiện đúng tiến độ. Ví dụ: với công trình Goldora Villa C+ nhận thầu cả phần thiết kế và thi công và C+ tiến hành giao thầu : Công ty TNHH TM-DV Nghị Phong giao phần việc mộc Công ty TNHH Á Âu giao thầu công việc gỗ Công ty TNHH TM-DV Thành Long giao thầu công việc sơn… 1.1.3. Đặc điểm ngành ảnh hưởng đến công tác kế toán: DN sản xuất, thương mại  DN xây lắp và trang trí nội thất   Sản xuất sản phẩm hàng loạt, mua hàng hóa để bán. Sản phẩm đồng nhất trong một quá trình.  Sản phẩm không đồng nhất khác nhau ở từng đơn hàng, phụ thuộc vào từng hợp đồng đã ký với khách hàng. Do đó tùy từng hợp đồng mà KTTT cần nắm rõ điều khoản thanh toán để lên kế hoạch TT kịp thời.   Kỳ tính giá thành thường cố định.  Kỳ tính giá thành được xác định tùy thuộc đặc điểm kỹ thuật của từng công trình, điều này thể hiện qua phương thức thanh toán giữa nhà thầu và khách hàng. Do đó đối tượng tính giá thành là sản phẩm xây lắp hoàn chỉnh cũng có thể là sản phẩm xây lắp hoàn thành đến giai đoạn quy ước (có dự toán riêng).   Được sản xuất ở nơi cố định, ở nhà xưởng, nhà máy.  Việc thi công dài, diễn ra ở trong hoặc ngoài trời, nên thi công lắp đặt mang tính thời vụ. Do đó trong quá trình thi công thường có công việc phát sinh thêm theo yêu cầu của khách hàng. Kế toán thanh toán cần theo sát bên thi công để theo dõi công nợ cho chính xác.   Hoàn thành sản phẩm được cho nhập kho.  Không nhập kho sản phẩm hoàn thành. Khi tiêu thụ chỉ qua thủ tục bàn giao giữa hai bên nhà thầu và khách hàng trên cơ sở đã quy định, dựa trên hợp đồng đã ký.   Thường thực hiện việc buôn bán bằng cách tìm kiếm khách hàng sau khi đã sản xuất xong sản phẩm. Để bán được hàng công ty thường có chính sách trả chậm, do đó ở các công ty thường lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.  Ký hợp đồng trước sau đó thực hiện việc thi công. Việc thu hồi nợ được thực hiện trong quá trình thi công để thanh toán cho nhà thầu phụ, nhà cung cấp…   1.2. Nghiệp vụ kế toán phải trả người bán. 1.2.1. Khái niệm: Nghiệp vụ phải trả người bán thường xảy ra trong quan hệ mua vật tư, hàng hóa dịch vụ giữa DN (doanh nghiệp) với người bán. Nghiệp vụ này phát sinh khi DN mua hàng hóa theo phương thức trả chậm hoặc trả trước tiền hàng. Khi DN mua chịu thì phát sinh nợ phải trả, khi DN ứng trước tiền sẽ xuất hiện một khoản phải thu người bán. 1.2.2. Nguyên tắc hạch toán: - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp vật tư, hàng hoá, dịch vụ, hoặc cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trả tiền ngay (bằng tiền mặt, tiền séc hoặc đã trả qua Ngân hàng). - Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. - Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng. 1.2.3. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 331 để theo dõi nợ phải trả người bán 331   Nợ  Có   Số đã trả người bán Số tiền ứng trước cho người bán Số nợ được giảm do: giảm giá, chiết khấu, trả lại hàng Xử lý nợ không có chủ  Số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng Trị giá hàng nhận theo số tiền đã ứng Số nợ tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng.   Số dư nợ: Số tiền ứng trước Số tiền trả thừa cho người bán  Số dư có: Số tiền còn phải trả người bán   Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở Tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. 1.2.4. Sơ đồ hạch toán:
1.2.5. Kiểm soát nội bộ khoản phải t