Phần mềm quản lý dự án quản lý công văn trường Đại học Duy Tân

1. Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hôm nay, tin học hóa nghiệp vụ quản lý là một yêu cầu rất cần thiết. Đối với các đơn vị có lượng công văn, văn bản lưu thông thường xuyên thì việc áp dụng tin học vào quản lý công văn, văn bản là thể hiện bước tiến lớn trong quá trình tin học hoá quản lý, tạo ra sự tiện lợi, chuyên nghiệp và tiết kiệm lớn. 2. Quản lý công văn là một chương trình phần mềm có giao diện Web tích hợp cả hai chức năng quản lý công việc và quản lý công văn. Chương trình này đã đảm bảo tin học hoá phần lớn các quá trình phân công công việc, xử lý công văn một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và có tính mở cao. Quản lý công văn tập trung vào quản lý luồng công văn và được thiết kế để xử lý theo quy trình ISO và / hoặc không theo quy trình ISO 3. Một số tính năng của chương trình: a. Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức. b. Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng thông tin, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời. c. Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính. d. Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo, thực hiện gửi và nhận văn bản với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên trong và bên ngoài thông qua môi trường mạng. e. Quản lý toàn bộ các dự liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng. f. Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản trên hệ thống mạng. g. Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan. h. Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia và hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết.

doc47 trang | Chia sẻ: tuandn | Lượt xem: 2237 | Lượt tải: 11download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Phần mềm quản lý dự án quản lý công văn trường Đại học Duy Tân, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Hay BÁO CÁO DỰ ÁN QUẢN LÝ CÔNG VĂN TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN TÊN PHẦN MỀM: EOFFICE GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: LÊ THANH LONG NHÓM BÁO CÁO: KIWI LỚP K14-CMU-TTT2 1. VÕ HOÀNG DUY 2. ĐẶNG THỊ THÚY HẰNG 3. NGUYỄN THỊ THU HOÀI 4. ĐỖ THỊ THU HOÀI 5. PHẠM THỊ LỆ TRÌNH 6. TRẦN TẤN VŨ MỤC LỤC : I.Giới thiệu chung…………………………………………………………3 II. Giới thiệu về phần mềm quản lí công văn trường đại học Duy Tân…..5 1. Cấu trúc tổ chức trường………………………………………….5 2. Quy trình quản lí văn thư………………………………………..6 2.1 Nguyên tắc chung……………………………………….6 2.2 Giải thích từ ngữ………………………………………..6 2.3 Quản lý công văn đến……………………………………7 2.4 Quản lý công văn đi……………………………………..10 III. Giới thiệu về phần mềm……………………………………………….13 1. Mục tiêu phần mềm………………………………………………13 2. Nhóm người sử dụng……………………………………………..13 3. Phạm vi sản phẩm………………………………………………..14 4. Chức năng………………………………………………………..15 5. Mô tả tổng quan…………………………………………………..27 5.1 Triển vọng sản phẩm……………………………………27 5.2 Chức năng sản phẩm…………………………………….27 5.3 Môi trường điều hành……………………………………28 5.4 Thiết kế và thực thi ràng buộc…………………………..28 5.5 Tài liệu người sử dụng…………………………………..29 6. Yêu cầu phi chức năng…………………………………………30 7. Yêu cầu giao diện……………………………………………….32 8. Yêu cầu phần cứng………………………………………………39 9. Yêu cầu khác……………………………………………………40 10. Bảng báo giá…………………………………………………….41 I. Giới thiệu chung 1. Trong thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hôm nay, tin học hóa nghiệp vụ quản lý là một yêu cầu rất cần thiết. Đối với các đơn vị có lượng công văn, văn bản lưu thông thường xuyên thì việc áp dụng tin học vào quản lý công văn, văn bản là thể hiện bước tiến lớn trong quá trình tin học hoá quản lý, tạo ra sự tiện lợi, chuyên nghiệp và tiết kiệm lớn. 2. Quản lý công văn là một chương trình phần mềm có giao diện Web tích hợp cả hai chức năng quản lý công việc và quản lý công văn. Chương trình này đã đảm bảo tin học hoá phần lớn các quá trình phân công công việc, xử lý công văn một cách thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và có tính mở cao. Quản lý công văn tập trung vào quản lý luồng công văn và được thiết kế để xử lý theo quy trình ISO và / hoặc không theo quy trình ISO 3. Một số tính năng của chương trình: Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức. Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng thông tin, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời. Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực  hiện cải cách hành chính. Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, văn bản dự thảo,… thực hiện gửi và nhận văn bản với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên trong và bên ngoài thông qua môi trường mạng. Quản lý toàn bộ các dự liệu phát sinh trong quá trình luân chuyển và xử lý văn bản bao gồm các phiếu giao việc, phiếu trình, phiếu xử lý, các ý kiến trao đổi góp ý trong quá trình xử lý văn bản trên hệ thống mạng. Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để có thể theo dõi vết xử lý văn bản, lưu lại toàn bộ quá trình xử lý cũng như hồi báo của văn bản trên hệ thống mạng. Tạo lập và quản lý các loại báo cáo về các tình hình luân chuyển, quản lý và xử lý, theo dõi xử lý văn bản, kết xuất các thông tin tổng hợp nhằm phục vụ kịp thời công tác điều hành, tác nghiệp của lãnh đạo cũng như của các cán bộ trong cơ quan. Chuẩn hóa, tạo lập và lưu trữ các thông tin danh mục nhằm quản lý các đối tượng tham gia và hệ thống, trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết. II. Giới thiệu về phần mềm quản lí công văn trường đại học Duy Tân . 1.Cấu trúc tổ chức trường  2. Quy trình quản lí văn thư 2.1 Nguyên tắc chung. a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của trường đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của trường b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. c) Văn bản, tài liệu mang bí mật phải đưa đến cho chánh văn phòng . 2.2 Giải thích từ ngữ Trong văn bản này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: Văn bản đi Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do trường phát hành được gọi chung là văn bản đi. Văn bản đến Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến trường được gọi chung là văn bản đến. Đăng ký văn bản Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhậnv.v... vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản. 2.3 Quản lý văn bản đến 2.3.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến a) Tiếp nhận văn bản đến b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: - Loại không bóc bì: Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. - Loại do cán bộ văn thư bóc bì - Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến Văn bản đến phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v… Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết. d) Đăng ký văn bản đến Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. - Đăng ký văn bản đến bằng sổ + Lập sổ đăng ký văn bản đến Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật).       Sổ đăng ký văn bản mật đến. + Đăng ký văn bản đến Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến, được thực hiện theo hướng dẫn của nhà nước. - Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản + Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). + Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. 2.3.2 Trình và chuyển giao văn bản đến a) Trình văn bản đến Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho chánh văn phòng xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Chánh văn phòng căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến được quy định cụ thể Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của chánh văn phòng, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến. b) Chuyển giao văn bản đến Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. 2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến a) Giải quyết văn bản đến Khi nhận được văn bản đến cán bộ văn thư phải giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan. b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết. Cán bộ văn thư có tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo cáo cho chánh văn phòng. 2.4 . Quản lý văn bản đi 2.4.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo để xem xét, giải quyết. b) Ghi số và ngày, tháng văn bản c) Nhân bản Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định 2.4.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật a) Đóng dấu cơ quan Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. b) Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). 2.4.3. Đăng ký văn bản đi Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính. a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ - Lập sổ đăng ký văn bản đi + Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường). +     Sổ đăng ký văn bản mật đi. - Đăng ký văn bản đi Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được thực hiện theo hướng dẫn b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó. 2.3.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi a) Làm thủ tục phát hành văn bản - Lựa chọn bì - Trình bày bì và viết bì - Vào bì và dán bì: - Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì b) Chuyển phát văn bản đi - Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức . - Chuyển giao trực tiếp cho cơ quan, tổ chức khác - Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện . - Chuyển phát văn bản đi bằng Fax, qua mạng - Chuyển phát văn bản mật c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau: - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định; - Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; - Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết; - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2.4.5. Lưu văn bản đi Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. III. Giới thiệu về phần mềm 1. Mục đích phần mềm - Tin học hoá quá trình lưu trữ và xử lý công văn, quá trình phân công công việc của một doanh nghiệp. - Giảm công sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công văn cũng như quá trình phân công công việc. - Tự động hoá các quá trình nhận - gửi công văn, phân công công việc theo nhiều hình thức khác nhau - Hỗ trợ ban giám đốc theo dõi, đánh giá năng lực của từng người, tình trạng xử lý công văn, công việc của các phòng ban - Lưu trữ công văn an toàn, t ìm kiếm dễ dàng - Mọi quá trình thực hiện việc xử lý công văn, công việc đều được hệ thống máy tính ghi nhận nên lãnh đạo sẽ co biện pháp thích hợp để điều chỉnh các hoạt động của các phòng ban chức năng. 2. Nhóm người sử dụng: Cơ quan chủ quản đầu tư : Hội đồng quản trị nhà trường Cơ quan chủ đầu tư : Văn phòng trường đại học DUY TAn : quản lí tất cả các công văn của nhà trường. Các cơ quan tham gia, vận hành phần mềm + Văn phòng trường đại học duy tân + Các đoàn khoa , phòng ban + Các trung tâm Đối tượng phục vụ Đối tượng phục vụ của Hệ thống Quản lý VB&HSCV được phân thành các loại sau: + Tại văn phòng nhà trường : Chánh Văn phòng : Quản lí, giám sát tất cả các công văn đến và công văn đi, phân công sắp xếp lịch làm việc Văn thư, cán bộ hành chính: xử lí công văn đến và đi + Tại phòng ban Trưởng phòng ban Văn thư, cán bộ hành chính + Tại các trung tâm Giám đốc trung tâm Văn thư, bộ hành chính Lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên các phòng ban 3. Phạm vi sản phẩm Phạm vi sử dụng phần mềm là nội bộ trường đại học Duy Tân. Văn bản đến thì văn thư sẻ tiếp nhận , phân loại và trình cho chánh văn phòng kí và dóng dấu. Tùy thuộc theo loại văn bản và yêu cầu mà văn bản được chuyển đến những bộ phận thích hợp. Ví dụ như văn bản được chuyển đến khoa thì văn thư của khoa sẻ tiếp nhận,phân loại và trình lên cho trưởng khoa xử lí. Sau khi xử lí xong thì sẽ có văn bản trả lời và chuyển đến văn phòng trường. Cũng như vậy văn bản sẻ được xử lí tương tự ở phòng ban và trung tâm. Phòng ban thì có trưởng phòng xử lí,trung tâm thì có giám đốc trung tâm xử lí . 4. Chức năng. ĐẶC TẢ USE CASE USE CASE HỆ THỐNG SỬ DỤNG: USE CASE 1: Đăng nhập hệ thống  Tên  Đăng nhập hệ thống   Tác nhân  Người dùng   Điều kiện đầu  Hệ thống yêu cầu truy cập vào hệ thống cho người dùng   Quy trình cơ bản  Người dùng đăng nhập vào hệ thống: Xem và xếp lịch làm việc cho các phòng ban, lên kế hoạch công tác. Soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản- phê duyệt công văn, theo dõi việc xử lý văn bản đi đến   Điều kiện sau  Hệ thống hiển thị các module sử dụng khi người dùng đăng nhập thành công vào hệ thống   USE CASE 2: đăng nhập hệ thống  Tên  Đăng nhập hệ thống   Tác nhân  Chánh văn phòng   Điều kiện đầu  Hệ thống cung cấp truy cập vào hệ thống cho chánh văn phòng   Quy trình cơ bản  Chánh văn phòng đăng nhập vào hệ thống: Xem và xếp lịch làm việc cho các phòng ban, lên kế hoạch công tác. Soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản- phê duyệt công văn, theo dõi việc xử lý văn bản đi đến   Điều kiện sau  Hệ thống hiển thị các module sử dụng khi chánh văn phòng đăng nhập thành công vào hệ thống   3.USE CASE 3:  Tên  Đăng nhập hệ thống   Tác nhân  Nhân viên văn thư   Điều kiện đầu  Ứng dụng này cung cấp truy cập vào hệ thống cho nhân viên văn thư   Quy trình cơ bản  Nhân viên văn thư đăng nhập vào hệ thống xử lý văn bản đi và đến Văn bản đến: tiếp nhận văn bản đến, nhập văn bản, thu hồi văn bản - Văn bản đi: triển khai văn bản   Điều kiện sau  Hệ thống hiển thị giao diện các module sử dụng khi nhân viên văn thư đăng nhập thành công vào hệ thống   4.USE CASE 4:  Tên  Hoạt động đăng nhập   Tác nhân  Cán bộ, giảng viên   Điều kiện đầu  Hệ thống yêu cầu truy cập vào hệ thống cho cán bộ và giảng viên   Quy trình cơ bản  Cán bộ, giảng viên đăng nhập vào hệ thống, thực hiện viêc tra cứu văn bản và xem lịch làm việc. Việc tra cứu văn bản thực hiện với văn bản đến và văn bản đi. Tra cứu theo loại văn bản và theo ngày tháng năm Lich làm viêc được tra cứu theo phòng, khoa, ngày tháng năm   Điều kiện sau  Hệ thống hiển thị giao diện các modul sử dụng khi cán bộ, giảng viên đăng nhập thành công vào hệ thống   USE CASE 5:  Tên  Hoạt động cập nhật văn bản   Tác nhân  Nhân viên văn thư   Điều kiện đầu  Hệ thống đòi hỏi sự truy cập của nhân viên văn thư   Quy trình cơ bản  Nhân viên văn thư sẽ: đăng ký văn bản, sau đó chọn cập nhật hoặc hủy bỏ, thử lại đăng văn bản   Điều kiện sau  Hệ thống hiển thị giao diện đăng ký văn bản, đăng văn bản   USE CASE 6:  Tên  Hoạt động đăng ký văn bản   Tác nhân  Nhân viên văn thư   Điều kiện đầu  Hệ thống đòi hỏi sự truy cập của nhân viên văn thư   Quy trình cơ bản  nhân viên văn thư sẽ nhập ngày đăng ký nhập số văn bản nhập ngày ban hành nhập nguồn văn bản nơi ký ngày có h
Luận văn liên quan