Phân tích thiết kế hệ thống quản lí đào tạo trường đại học Hải Phòng

NỘI DUNG TRÌNH BÀY 1.1 Cơ sở lí luận Thực hiện chủ trương tin học hoá trong công tác GD & ĐT với mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lí đào tạo tại trường Đại Học Hải Phòng. 1.2 Cơ sở thực tiễn Thực tiễn công việc quản lí đào tạo tại trường ĐHHP còn mang tính thủ công chưa đạt hiệu quả cao. Qui trình quản lí diễn chưa đáp ứng được nhu cầu về thông tin ngày càng lớn của qui mô đào tạo. Đứng trước những yêu cầu mới cùng đòi hỏi tin học hoá qui trình quản lí đang được đặt ra với Phòng đào tạo. Một hệ thống quản lí sẽ là một lựa chọn tốt nhất để giải quyết tình trạng hiện nay. 1.3 Lý do cá nhân Vận dụng lý thuyết vào thực tiễn xử lí những công việc trong thực tế là hoạt động cần thiết đối với sinh viên. Áp dụng kiến thức phân tích thiết kế hệ thống và công nghệ phần mềm để phát triển một hệ thống thông tin trong thực tế sẽ diễn ra như thế nào ? Đó là câu hỏi được đặt ra đối với rất nhiều sinh viên tin học. Để tìm câu trả lời em đã lựa chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí đào tạo trường Đại Học Hải Phòng” với mục tiêu vừa xây dựng vừa kiểm nghiệm và tích luỹ kinh nghiệm thực tiễn. Khi trúng tuyển, Phòng đào tạo gửi cho SV giấy báo nhập học. Sinh viên mang giấy báo nhập học đến nộp hồ sơ và lệ phí theo ngày qui định. Phòng ĐT lưu Hồ sơ SV để quản lý trong quá trình SV học tập tại trường. Phòng ĐT tiến hành phân lớp cho SV theo ngành ĐT SV đã đăng ký. Sau khi phân lớp, phòng ĐT đánh mã số SV theo mã ngành ĐT + năm ĐT + số thứ tự của SV trong lớp. Thẻ SV được cấp cho SV khi vào học. Danh sách lớp và khung CTĐT được phòng ĐT gửi về các khoa để phân công GV và lên kế hoạch giảng dạy. Trong quá trình học tập, nếu có thay đổi về thông tin, SV phải báo lại với phòng ĐT để cập nhật hồ sơ SV. Giáo viên chủ nhiệm hay các GV bộ môn có thể yêu cầu phòng ĐT tìm kiếm thông tin liên quan đến SV phục vụ việc giảng dạy và theo dõi. SV được học theo khung CTĐT đã qui định. Cuối mỗi học kỳ, phòng ĐT lập danh sách phòng thi và lịch thi dựa trên danh sách SV đủ điều kiện do giáo vụ khoa gửi lên. Danh sách SV đủ điều kiện thi do GV bộ môn gửi về giáo vụ khoa. Sau khi thi, GV nhận bài thi đã dọc phách từ giáo vụ khoa và tiến hành chấm thi. Điểm bài thi được giáo vụ khoa ghi vào danh sách thi hết học phần và được gửi về phòng ĐT. Phòng ĐT vào điểm và gửi về khoa, giáo vụ khoa công bố điểm cho SV. SV khiếu nại có thể nộp đơn phúc tra bài thi tại phòng ĐT, phòng ĐT sẽ cử GV phúc khảo bài thi. Điểm của bài thi sau phúc khảo được cập nhật và lưu trữ. Những SV không đỗ lần 1 có thể tham gia thi lần 2 (những lần thi sau đều được coi là điểm lần 2). Điểm cao nhất trong 2 lần thi được sử dụng trong việc tính điểm học tập cho SV. SV có thể yêu cầu tìm kiếm thông tin về điểm học tập trong từng học phần. SV được đánh giá theo điểm RL trong từng kì, cuối mỗi kỳ SV nhận được một bảng điểm RL để tự đánh giá trên những tiêu chí đã đề ra. Điểm RL do SV đánh giá được lớp - chi đoàn và giáo viên chủ nhiệm thông qua rồi gửi về khoa. Khoa lập hội đồng đánh giá tiến hành đánh giá lại và đưa ra kết luận. Bảng điểm RL được khoa thông qua sẽ gửi về phòng ĐT. Sau mỗi kì học, phòng ĐT tổng kết lập bảng điểm HT, bảng điểm TBCMR cho mỗi lớp gửi về cho giáo vụ khoa. Giáo vụ khoa sẽ gửi cho các lớp. Khoa dựa trên điểm HT và điểm RL để xếp loại và xét khen thưởng , kỷ luật của SV. Danh sách khen thưởng và kỷ luật được gửi về phòng ĐT để duyệt và xin ý kiến của hiệu trưởng. Các SV được xét khen thưởng và kỷ luật phải dựa theo qui chế của bộ Giáo dục & Đào tạo và trường Đại học Hải Phòng. Quá trình khen thưởng hay kỉ luật thể hiện qua các quyết định khen thưởng, kỷ luật, quyết định vào ra. SV sau quá trình học nếu không nợ môn các học phần và qua qui trình xét tốt nghiệp khi ra trường sẽ được nhận một bằng tốt nghiệp và một bảng điểm tốt nghiệp ghi điểm các học phần sinh viên đạt được trong quá trình đào tạo từ phòng ĐT. Phòng ĐT lập một bảng điểm tốt nghiệp toàn khoá để nắm được tình hình chung và gửi về các khoa. Đội ngũ giáo viên trong trường được quản lí theo từng khoa và phòng ĐT lưu trữ hồ sơ GV. Thông tin về GV hàng năm sẽ được cập nhật nếu có thay đổi về các mặt chuyên môn, công chức. Khi qui mô ĐT mở rộng hay có sự điều chỉnh trong qui trình đào tạo cho phù hợp với điều kiện hiện tại của trường. GV bộ môn và Khoa gửi các đề xuất và điều chỉnh về phòng ĐT. Phòng ĐT lập kế hoạch gửi hiệu trưởng xin ý kiến Bộ GD & ĐT. Thông tin mới sẽ được cập nhật liên quan đến khung CTĐT, danh sách bộ môn, danh sách học phần, danh sách khoa, danh sách lớp. Ban giám hiệu yêu cầu phòng ĐT gửi báo cáo định kỳ về về qui mô ĐT, nội dung chương trình đào tạo, đội ngũ giáo viên, số lượng SV, tình hình học tập và rèn luyện chung của sinh viên trong trường... Những thông tin báo cáo thể hiện qua văn bản hay dưới dạng biểu đồ. 4.1 Các thực thể dữ liệu sau chắt lọc 1 Module quản lí quyền truy nhập Hệ thống được xây dựng với nhiều chức năng khác nhau. Mỗi chức năng được khai thác và sử dụng với một hay nhiều mức người dùng. Với những quyền hạn khác nhau đối với hệ thống. Module quản lí quyền truy nhập giúp phân định rõ quyền hạn mỗi người dùng khi họ đăng nhập hệ thống. Việc phân quyền người dùng phụ thuộc vào qui mô và yêu cầu của nơi sử dụng. Mỗi người dùng khi muốn khai thác hệ thống cần có một account riêng gồm tên đăng nhập và password sử dụng. 2 Module quản lí dữ liệu hệ thống Làm giảm kích thước file dữ liệu và số lượng thông tin cần lưu trữ trong cơ sở dữ liệu, chúng ta cần tổ chức các dữ liệu riêng cho hệ thống. Dữ liệu hệ thống này là những dữ liệu hầu như ít thay đổi được cung cấp sẵn cho người dùng khi sử dụng hệ thống và giúp người dùng tránh được sai xót, nhầm lẫn khi đánh các thông tin từ bàn phím để tra cứu hay nhập liệu. Dữ liệu của hệ thống sẽ được cập nhật khi có sự thay đổi tương ứng trong thực tế. Dữ liệu hệ thống có thể được cập nhật sau mỗi version hay do trực tiếp người quản trị hệ thống cập nhật. 3 Module quản lí qui mô đào tạo Module này cung cấp những thông tin tổng quát về qui mô đào tạo hiện tại của Trường Đại Học Hải Phòng cho mức người dùng mức cao. Những thông tin được cung cấp trong module này là những thông tin thống kê được biểu diễn dưới dạng bảng và biểu đổ. Người dùng có thể nhanh chóng nắm bắt được tình hình đào tạo trong toàn trường. Module quản lí qui mô đào tạo còn cho phép có những cập nhật, điều chỉnh liên quan đến qui mô đào tạo chung. 4 Module quản lí chương trình đào tạo Module này cung cấp những thông tin liên quan đến khung CTĐT cho SV, GV và những người có nhu cầu. Module cho phép xem, cập nhật, chỉnh sửa các thông tin liên quan đến CTĐT của mỗi ngành trong mỗi năm học, của những bộ môn, môn học (học phần) liên quan. 5 Module quản lí hồ sơ giáo viên Cung cấp các công cụ cho phép quản lí và lưu trữ những thông tin về GV dễ dàng và nhanh chóng. Những thông tin về GV được cập nhật sau mỗi năm hay sau mỗi kỳ thi tuyển công chức. Module quản lí giáo viên theo các tiêu chí như hạn ngạch, trình độ và chuyên ngành. 6 Module quản lí hồ sơ sinh viên Cung cấp các công cụ cho phép quản lí và lưu trữ những thông tin về sinh viên một cách dễ dàng và nhanh chóng. Thông tin về sinh viên được cập nhật khi phòng đào tạo nhận được yêu cầu cần điều chỉnh từ phía sinh viên. Module này cung cấp những thông tin cần thiết cho các giáo viên khi muốn tìm hiểu và nắm thông tin về sinh viên để thuận tiện trong giảng dạy. Module còn cho phép tự động phân lớp, đánh mã số sinh viên cho những sinh viên mới. 7 Module quản lí điểm rèn luyện của sinh viên. Cung cấp công cụ cho phép thao tác, lưu trữ, tra cứu, thống kê nhanh điểm rèn luyện của sinh viên. Kết quả của module này được sử dụng cho việc xem xét, đánh giá, xét các danh hiệu cho sinh viên. 8 Module quản lí điểm học tập của sinh viên Cung cấp công cụ cho phép thao tác, lưu trữ, tra cứu, thống kê nhanh điểm học tập của sinh viên. Kết quả của module này được sử dụng cho việc xem xét, đánh giá, xét các danh hiệu cho sinh viên.. 9 Module báo cáo Tạo lập báo cáo về quá trình đào tạo, in các báo cáo thống kê trong cơ sở dữ liệu. Những chức năng chính: Báo cáo về kết quả học tập của sinh viên như: Danh sách khen thưởng, kỉ luật. Bảng điểm học tập của từng sinh viên, lớp, khoa. Báo cáo về kết quả rèn luyện của sinh viên. Danh sách điểm tổng kết rèn luỵên của các lớp. Bảng điểm rèn luỵên của mỗi sinh viên, mỗi lớp, mỗi khoa. Báo cáo về đội ngũ giáo viên. Báo cáo về nội dung đào tạo. a. Giao diện Form chính b. Giao diện quản lí quyền truy nhập c. Giao diện nhập dữ liệu d. Giao diện cập nhật dữ liệu e. Giao diện tra cứu thông tin f. Giao diện thống kê thông tin 1 Cấu hình phần cứng Hệ thống xây dựng trên cấu hình máy tính thông dụng nhất hiện nay. Các yêu cầu về phần cứng máy tính để thực hiện chương trình gồm 1 máy PC có cấu hình tối thiểu sau: - Processor 766 MHz - RAM 128 MB - Hard Disk Driver 10 Gb - Floppy Disk Driver 1.44 MB - Monitor có thể chạy ở độ phân giải 1024 x 768 dpi Để thuận tiện cho việc in ấn các báo cáo, bảng điểm cần có một máy in kết nối trực tiếp với máy tính. Nếu hệ thống được chia sẻ thông qua mạng cục bộ LAN thì cần một phòng máy nối mạng, tốc độ 10 Mbps. 2 Cấu hình phần mềm Hệ thống yêu cầu những phần mềm sau được cài đặt: - Hệ điều hành Windows 98 (trở lên) - Hệ quản trị CSDL. Microsoft Access 97 (trở lên.) - Bộ gõ tiếng việt VietKey2000 hay ABC A. Bảo mật dữ liệu: nâng cao tính bảo mật dữ liệu hệ thống ta chuyển đổi từ hệ quản trị CSDL Microsoft Acces sang hệ quản trị CSDL MySQL hay SQL server. Với hệ quản trị CSDL mới hệ thống sẽ có tính bảo mật cao hơn trong việc chia sẻ trên mạng cục bộ LAN. B. Thiết lập giao thức truy cập trực tuyến qua mạng Internet Hệ thống sẽ xây dựng các site dựa trên kĩ thuật ASP (Active Server Page) cho phép sinh viên, giáo viên truy xuất các thông tin về hệ thống qua mạng Internet với việc kiểm tính hợp lệ người dùng. C. Thiết lập trao đổi dữ liệu giữa các trung tâm, đơn vị của trường Xây dựng một cơ sở dữ liệu phân tán cho phép chia sẻ dữ liệu và lưu trữ dữ liệu tại các trung tâm. Các dữ liệu từ các trung tâm được tập trung và quản lí bởi hệ thống cơ sở dữ liệu trung tâm đặt tại phòng đào tạo thông quan mạng Internet với sự bảo mật về dữ liệu. Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban chủ nhiệm Khoa toán tin – Trường ĐHHP cùng toàn thể các thầy giáo, cô giáo trong tổ Tin học đã tạo điều kiện cho em có cơ hội trình bày kết quả nghiên cứu của mình. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo chủ nhiệm Nguyễn Hữu Khang – giáo viên hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Với sự chỉ bảo của thầy, em đã có những đinh hướng tốt trong việc triển khai, thực hiện và hoàn thành chuyên đề với kết quả cao nhất. Em xin cảm ơn cô giáo Cao Minh Tâm, thầy giáo Nguyễn Thế Cường đã có nhiều ý kiến đóng góp bổ ích giúp em hoàn thành chuyên đề này với sự hoàn thiện nhất. Em xin cám ơn Phòng đào tạo Trường Đại học Hải Phòng đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong quá trình khảo sát và thu thập thông tin về hệ thống. Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè đã động viên, khuyến khích em thực hiện đề tài này.