Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung

1 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG S 2 TÓM LƯỢC Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức. (Management Angelo Kinicki, Williams, Mc Graw Hill Irwin- New York 2006). Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Với luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung” em đã đưa vào 2 phần: Phần lý luận: Liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền và phân tích thực trạng tại Công ty, em đã nêu ra được vấn đề tồn tại của Công ty và đưa ra được những giải pháp như: xác định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bố trí và sử dụng hợp lý lao động theo đúng chuyên môn, tăng cường phối hợp hoạt động giữa ban lãnh đạo và các phòng ban trong công ty… Phần thực tế: cụ thể hóa các tiêu chuẩn đánh giá thông qua các câu hỏi trong phiếu điều tra, gắn kết số liệu với các vấn đề, sử dụng các phương pháp thống kê để hỗ trợ cho việc xử lý thông tin thu thập được từ các phiếu điều tra trắc nghiệm có số lượng tương đối lớn. Trên cơ sở đó, em sẽ đi sâu phân tích nhằm thấy rõ ảnh hưởng của các nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty. Từ đó đưa ra những đề xuất, giải pháp thực sự hữu hiệu và khả thi nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty. 3 4 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp này em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía thầy cô, các anh chị trong công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung. Lời đầu tiên cho em xin gửi tới nhà trường lời cảm ơn chân thành nhất vì đã cung cấp cho em những kiến thức về chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp thương mại cũng như tạo điều kiện cho em được tiếp cận thực tế. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo Th.S Hoàng Thị Phi Yến. Trong thời gian làm chuyên đề tốt nghiệp, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình, cô đã giúp đỡ em rất nhiều trong trong việc bổ sung và hoàn thiện kiến thức còn thiếu để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này một cách tốt nhất. Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới quý công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, đặc biệt là các anh, chị trong phòng Hành chính-nhân sự đã giúp em tiếp cận với thực tế về tình hình hoạt động cũng như phát triển của công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã được cung cấp những tài liệu quý báu giúp em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Tuy nhiên, do thời gian, điều kiện có hạn và cách tiếp cận còn nhiều hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm cho nên khóa luận này cũng không tránh khỏi những khiếm khuyết, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên Nguyễn Thị Hoa 5 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 6 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN ......................................................................................................... 10 1.1 Các khái niệm có liên quan .................................................................................. 10 1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức ............................................................................. 10 1.1.2 Khái niệm về phân quyền.................................................................................. 10 1.1.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ............................... 10 1.2 Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp .................................. 11 1.2.1 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp ...................................................................... 11 1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp ............................................. 11 1.2.1.2 Các nguyên tắc tổ chức của doanh nghiệp ...................................................... 11 1.2.1.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp .......................................... 12 1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp ........................................................................ 17 1.2.2.1 Nguyên tắc khi phân quyền ............................................................................ 18 1.2.2.2 Các yêu cầu khi phân quyền ........................................................................... 18 1.2.2.3 Quá trình phân quyền .................................................................................... 18 1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền ................................ 19 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG .. .................................................................................................................................. 23 2.1 Khái quát về doanh nghiệp .................................................................................. 23 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung ................................................................................ 25 2.2.1 Đánh giá tổng quan ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty ............................................................................................ 25 2.2.1.1 Ảnh hưởng của môi trường bên trong ............................................................ 25 2.2.1.2 Ảnh hưởng của môi trường bên ngoài ............................................................ 26 2.2.2 Phân tích kết quả dữ liệu thu thập được ............................................................ 28 6 2.2.2.1 Phân tích dữ liệu sơ cấp ................................................................................. 28 2.2.2.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp ................................................................................ 33 2.3 Kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung ............................................................................................. 37 2.3.1 Những thành công đạt được và nguyên nhân trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty ............................................................................................ 37 2.3.1.1 Những thành công .......................................................................................... 37 2.3.1.2 Nguyên nhân thành công ................................................................................ 38 2.3.2 Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân trong cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty ...................................................................................................................... 38 2.3.2.1 Những tồn tại ................................................................................................. 38 2.3.2.2 Nguyên nhân tồn tại ....................................................................................... 38 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỚI THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG ......................................................................................................................... .................................................................................................................................. 40 3.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới năm 2015 ..................... 40 3.2 Quan điểm giải quyết thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung ................................................................................ 40 3.3 Các đề xuất, kiến nghị về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung ............................................................................................. 41 3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty ........................................................... 41 3.3.2 Tái cơ cấu nhân viên trong công ty ................................................................... 43 3.3.3 Bồi dưỡng trình độ cán bộ công nhân viên ........................................................ 44 3.3.4 Hoàn thiện công tác phân quyền trong công ty .................................................. 44 3.4 Một số kiến nghị khác.......................................................................................... 46 3.4.1 Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý ........................................................ 46 7 3.4.2 Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên trong Công ty ................. 47 3.4.3 Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên ................................... 47 8 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Cơ cấu lao động trong Công ty theo trình độ ............................................. 26 Bảng 2.2: Tổng hợp kết quả khảo sát về thưc trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung ....................................................... 29 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung qua một số năm từ 2010– 2012 ................................................................ 34 Bảng 2.4: Cơ cấu lao động của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung theo giới tính và phòng ban năm 2012 ....................................................................... 35 DANH MỤC HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến ........................................................................ 13 Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng ................................................................. 14 Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng kinh doanh ............................................. 15 Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực ..................................................................... 15 Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng ............................................. 16 Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức theo ma trận ..................................................................... 17 Sơ đồ 1.7: Mô hình tổ chức hỗn hợp .......................................................................... 18 Sơ đồ 1.8: Mối quan hệ Cấu trúc-Chiến lược của A. Chandler ................................... 21 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung ............... 36 Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức mới của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung .................................................................................................................................. 44 9 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Một yêu cầu đặt ra là các doanh nghiệp muốn khẳng định vị trí của mình trên thương trường thì luôn phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với điều kiện thị trường. Như vậy mới có thể góp phần không ngừng tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao xây dựng cho mình cơ cấu tổ chức và phân quyền hợp lý. Bởi lẽ khi có một cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý, phân quyền đúng đắn thì mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, giúp cho việc ra các quyết định chính xác và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định đó, điều hoà phối hợp các hoạt động nhằm đạt được mục đích chung đề ra. Sau hơn 6 năm xây dựng và trưởng thành, hiện nay công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung đã cung cấp hơn 40 loại mặt hàng máy móc phục vụ cho sản xuất kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em nhận thấy Công ty mặc dù đã có các phòng ban khá đầy đủ song sự phối hợp giữa các phòng ban còn lỏng lẻo, phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, hệ thống kiểm soát và đánh giá công việc chưa hoàn thiện, phần mềm quản lý lạc hậu, việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên chưa tốt… Để đáp ứng được chiến lược kinh doanh, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động trong thời gian tới và khắc phục được những tồn tại hiện có, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty Thiết bị công nghiệp Vân Trung là tất yếu khách quan, là nhu cầu cấp bách. Qua đó giúp Công ty nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh để phát triển mạnh hơn trong nền kinh tế thị trường, đồng thời hoàn thiện được quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động và chi phí, sử dụng hiệu quả những nguồn lực. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài Đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại các công ty được rất nhiều sinh viên lựa chọn làm đề tài để thực hiện khóa luận tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp. Sau đây em xin đưa ra một số đề tài như vậy: Sinh viên Lê Đức Sơn- Lớp 41A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thương mại và Sản xuất da Đại Lợi”, năm 2009. 10 Sinh viên Tạ Thị Chinh- Lớp 42A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Đầu tư Xây dựng và Thương Mại Cường Giang”, năm 2010. Sinh viên Lê Thúy An- Lớp 43A4- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần Intimex trên địa bàn Hà Nội” năm 2011. Sinh viên Hoàng Thị Mai- Lớp 43A2- Trường Đại hoạc Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần xây dựng ALINE ” năm 2011 Sinh Viên Nguyễn Thị Mai Phương-Lớp 44A1-Trường Đại học Thương Mại với khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Cổ Phần quốc tế Đông Á” năm 2012. Sinh viên Phạm Thị Nhung - Lớp 44A2- Trường Đại học Thương Mại với đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH một thành viên Nhật Linh”, năm 2012. Trong các luận văn và khóa luận trên đề cập tới nhiều góc độ khác nhau của công tác hoàn thiện co cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp thương mại nhưng chưa có đề tài tào trùng với đề tài khóa luận mà em đã lựa chọn. Do chưa có công trình nghiên cứu nào liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung nên đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung ” là hoàn toàn mới. 3. Mục đích nghiên cứu Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung. Trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Vân Trung trong thời gian tới, định hướng đến năm 2015. 4. Phạm vi nghiên cứu Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Vân Trung trong những năm gần đây, tập trung vào 3 năm 2010, 2011, 2012. Dựa trên cơ sở đó, định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty từ năm 2013 đến năm 2015. Về không gian: Đề tài được nghiên cứu công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, địa chỉ: Số 1, ngõ 4A, Phú Diễn, Từ Liêm, Hà Nội. 11 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp - Phương pháp quan sát trực tiếp: Ghi lại có kiểm soát các sự kiện hoặc các hành vi ứng xử của các nhà quản trị, các nhân viên làm việc trong đơn vị thực tập. - Phương pháp điều tra trắc nghiệm bằng bảng câu hỏi: Em đã xây dựng hai loại phiếu điều tra trắc nghiệm: 5 phiếu cho đối tượng là nhà quản trị là giám đốc và các trưởng phòng vì họ là những người đứng đầu mỗi bộ phận và nắm quyền trong tổ chức và 7 phiếu cho nhân viên vì họ là những người trực tiếp tham gia vào cơ cấu tổ chức và chịu sự phân quyền. Sau đó gửi phiếu điều tra tới các đối tượng này trong Công ty để thu thập được những thông tin cần thiết. - Phương pháp phỏng vấn: Có những vấn đề về cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty mà phiếu điều ta chưa thể làm rõ được, do vậy em đã tiến hành phỏng vấn chuyên sâu với nhà quản trị của công ty. Để thực hiện công việc này em đã xây dựng những câu hỏi dài và phức tạp hơn nhằm có được đầy đủ hơn các dữ liệu về khách thể nghiên cứu. Đối tượng được lựa chọn là Giám đốc vì Giám đốc chính là người nắm được tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty một cách tổng quát nhất. 5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp - Từ phía Công ty: báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính, tình hình cơ cấu lao động. - Từ các công trình nghiên cứu trước: luận văn tốt nghiệp khóa 41, 42, 43 và 44 Khoa Quản trị doanh nghiệp- Đại học Thương mại. 5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu 5.2.1 Thống kê phân tích Lập bảng thống kê số liệu, thống kê thông tin, sử dụng phương pháp phân tích kinh tế, phân tích thông tin để đánh giá sự thay đổi cũng như nguyên nhân của sự thay đổi đó và ảnh hưởng của nó tới khách thể nghiên cứu. 5.2.2 So sánh đối chứng Sử dụng phương pháp so sánh đối chứng để so sánh các chỉ tiêu về số tương đối và tương đối giữa các năm sẽ được lập để thấy được sự khác biệt, sự thay đổi qua các năm. 5.2.3 Phân tích tổng hợp 12 Trên cơ sở thu thập các số liệu, thông tin trên phiếu điều tra, kết quả phỏng vấn, quan sát trực tiếp. Sau đó tổng hợp đánh giá và phân tích để thấy được từ tổng quan đến chi tiết về thực trạng về cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung. 6. Kết cấu đề tài Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, nội dung của luận văn tốt nghiệp đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung” gồm ba chương như sau: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung 13 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN 1.1 Các khái niệm có liên quan 1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức Tổ chức Tổ chức là việc xác định những công việc cần làm và những người làm các công việc đó, xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho mỗi các nhân, mỗi bộ phận nhằm đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.  Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một chỉnh thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vu và quyền hạn rõ ràng nhằm tạo nên một môi trường thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới mục tiêu chung của tổ chúc. 1.1.2 Khái niệm về phân quyền Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. 1.1.3. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Do những áp lực từ môi trường cạnh tranh đòi hỏi cần thiết phải có sự thay đổi để hoàn thiện tổ chức, bộ máy quản trị của doanh nghiệp. Những áp lực cơ bản là: - Tính