Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty TNHH Huy Thông

BỘ GI ÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA KẾ TOÁN *****************
MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN QUẢN LÍ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG GVHD : NGUYỄN QUANG ÁNH NHÓM SVTH : TRẦN THỊ MỸ (NT) VÕ TH Ị THU OANH PHAN LÊ HIỀN LI VŨ NHƯ PHƯƠNG NGUYỄN THỊ BÍCH NGỌC LỚP : K13KKT3 KHOÁ : 2008 _2009 T rong thời đại phát triển hiện nay, Công nghệ thông tin đang thực sự đóng một vai trò hết sức quan trọng trong cuộc sống của chúng ta, cũng như trong mọi lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, quản lý và đặc biệt là trong quản trị nguồn nhân lực. Trong những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại những lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp, cụ thể là nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, nâng cao năng suất lao động… Tuy nhiên, cũng phải thừa nhận một điều rằng, so với các nước trên thế giới và kể cả trong khu vực, thì việc quản trị doanh nghiệp, quản trị nguồn nhân lực ở Việt Nam, vẫn còn tụt hậu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin đặc biệt là trong quản lý nguồn nhân lực. Trong khi đó, có nhiều yếu tố tác động đến chất lượng, hiệu quả của việc quản trị nguồn nhân lực, nhưng cơ bản hiện nay là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý. Như vậy, với cơ sở vật chất hiện đại yêu cầu Doanh nghiệp phải có một hệ thống phần mềm quản lý toàn diện, hỗ trợ việc cung cấp các báo cáo thống kê giúp người quản lý đưa ra quyết định, đánh giá đúng thực trạng của chất lượng nhân lực, huy động nguồn lực vào đúng mục đích, nâng cao hiệu quả quản lý. Ngoài ra trong hoạt động doanh nghiệp, công việc tính lương là công việc quan trọng, nó không chỉ tác động đến tình hình tài chính của doanh nghiệp mà còn có tác động đến tâm lý của người lao động, có khả năng kích thích lao động, sản xuất…, do đó tin học hoá công việc tính lương là một yếu tố cần thiết hàng đầu. Vì những lí do đó mà nhóm em quyết định lựa chọn đề tài :Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty TNHH Huy Thông. Phần mềm Quản lý Nhân sự & Tiền lương ra đời với mục đích là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác tổ chức cán bộ, quản lý nhân lực, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định chính xác trong việc phát triển nguồn lực đủ trình độ, đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của sản xuất, kinh doanh trong thời đại ngày nay. Bên cạnh đó, phần mềm còn có ưu điểm lớn trong việc xây dựng bảng lương cho doanh nghiệp với bất kỳ công thức tính lương, với mọi loại hình doanh nghiệp (Thương Mại, Sản xuất, Hành chính Sự nghiệp, Xuất nhập khẩu, Dịch Vụ…). Lời cam đoan: Nhóm em không sao chép I .Bảng kế hoạch triển khai đề tài: Tuần  Công việc  Nhân sự   31  Lập kế hoạch triển khai đề tài  Cả nhóm   32  Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài  Mỹ - Phương   33  Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu  Ly - Oanh   34  Phác thảo khung đề tài  Cả nhóm   35  Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu  Mỹ - Bích Ngọc   36  Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD  Cả nhóm   37  Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship). Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo  Phương - Oanh - Ly   38  Đánh giá chung lại toàn bộ bài tập  Cả nhóm   42  Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài  Cả nhóm   II.Khảo sát thực tế: 1. Thực trạng khảo sát. Để có thể đánh giá được sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu, ưu tiên cho hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới và vạch kế hoạch cho dự án thì công việc khảo sát hiện trạng là một công việc rất quan trọng. Trong đó việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương cũng không nằm ngoài mục tiêu có được thông tin chính xác, hiệu quả và đáp ứng những nhu cầu của thực tế xã hội hiện nay. Dựa vào việc tìm hiểu và đánh giá hiện trạng nhằm phát hiện những nhược điểm cơ bản của hệ thống cũ, đồng thời cũng định hướng cho hệ thống mới cần giải quyết “cải tạo cái cũ xây dựng cái mới”. Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế của nước ta còn chưa phát triển, quy mô của các cơ quan, xí nghiệp còn nhỏ nên việc sử dụng máy tính trong việc quản lý còn nhiều hạn chế, công việc quản lý vẫn chưa dạt hiệu quả cao. Nhưng ngày nay nền kinh tế ngày càng phát triển, các cơ quan tổ chức doanh nghiệp ngày càng được mở rộng,đòi hỏi công tác quản lý nhân sự và tiền lương phải có sự quản lý chặt chẽ, tránh sai sót. Do vậy mà quản lý thủ công đã dần dần không phù hợp với xu hướng thời đại mới mà thay vào đó là việc sử dụng công nghệ mới vào việc quản lý nhân sự và tiền lương. Cụ thể là tại công ty TNHH Huy Thông số 99 Triệu Nữ Vương . a. Nhược điểm của hệ thống cũ. ( Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về nhân viên rất phức tạp phải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ không được thuận tiện, toàn bộ số hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ. ( Việc lưu chuyển thông tin bất hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm những thông tin về một nhân viên nào đó sẽ rất mất thời gian . ( Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó khăn vì khi thay đổi cần phải huỷ bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan và hồ sơ mới phải có quyết định của giám đốc. ( Khi nhập hồ sơ nhân viên với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch, phải sử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được nhu cầu liên tục. ( Cơ cấu tổ chức bất hợp lý, khi đã nhập xong hồ sơ nhân viên quá trình thanh toán tiền lương và các quản lýkhác rất mất thời gian, phải qua rất nhiều phòng ban. b. Ưu điểm của hệ thống cũ. ( Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, không bị ùn tắc công việc. ( Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉ mang tính chất gia đình nên không cần phải đầu tư máy móc, thiết bị tin học cho các cán bộ quản lý. Như vậy, hệ thống cũ này chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh nghiệp nhỏ, còn để phát triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phương pháp thủ công không có khả năng đáp ứng, mà đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức hợp lý, phương tiện xử lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt là phải có lực lượng lớn đội ngũ nhân viên để quản lý công việc. Một hệ thống thông tin thường khá phức tạp mà không thể thực hiện trong một thời gian nhất định bởi vậy cần hạn chế một số ràng buộc để hệ thống mang tính khả thi nhất định. Tại thời điểm này cần xác định các mục tiêu cho dự án và chính các mục tiêu này là thước đo để kiểm chứng và nghiệm thu dự án sau này. 2. Những ưu điểm và nhược điểm của hệ thống mới. a. Ưu điểm của hệ thống mới . ( Sử dụng máy tính vào việc xử lý thông tin nên việc lưu trữ các thông tin cần thiết rất dễ dàng, thuận tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin. ( Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc xử lý thủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sử dụng, việc lập các tổng hợp báo cáo thuận tiện nhanh chóng. ( Giảm được số lượng nhân viên làm việc trong khâu quản lý tránh được tình trạng dư thừa và rút ngắn công việc của nhân viên xử lý. b. Nhược điểm của hệ thống mới. ( Do việc sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật hiện đại nên cũng phải có kinh phí để triển khai. ( Yêu cầu phải có khả năng quản lý, nắm bắt kỹ thuật mới do vậy phải đào tạo một đội ngũ nhân viên có tay nghề cao. ( Trước đây sử dụng hệ thống cũ với phương pháp thủ công do vậy phải thay đổi để phù hợp với xu hướng hiện nay, Sau khi khảo sát và đánh giá sơ bộ hệ thống cũ và đưa ra giải pháp cho hệ thống mới thì tôi thấy rằng do sự phát triển của xã hội hiện nay phương pháp thủ công của hệ thống cũ không thể đáp ứng được các nhu cầu cần thiết của công ty và không thoả mãn được nhu cầu ngày càng cao trong việc sản xuất kinh doanh. Do vậy mà công ty cần phải xem xét và chú trọng đến việc thay thế lại hệ thống cũ bằng hệ thống mới hiệu quả hơn có sử dụng các phần mềm máy tính quản lý nhân sự và tiền lương. Đó là một phần rất quan trọng để phát triển công việc kinh doanh ngày càng có hiệu quả hơn. III. Giới thiệu về đề tài : Đề tài phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản lí sự và tiền lương là nhân tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của các nhà nhân máy xí nghiệp. Nó giúp cho DN vừa giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết khác như phải trả thêm lương cho công nhân ,chi phí phát sinh khác ,trong khi chỉ cần 1 lần chi cho phần mềm và dùng lâu dài ,lại vừa tiết kiệm thời gian để tiến hành các hoạt động khác hữu ích hơn.
I. Thiết kế sơ đồ phân cấp chức năng FHD : Chu trình quản lí nhân sự và tiền lương là quá trình quản lý nhân sự ,tính lương ,trả lương và báo là hoạt động của bất cứ một doanh nghiệp nào.Trong quản lí nhân sự và tiền lương có hoạt động quản lí nhân sự tại bộ phận này có 3 bộ phận :quản lí phòng ban,quản lí nhân viên , quản lí công việc .Hoạt động tính lương có 5 hoạt động : lương cơ bản ,phụ cấp ,thưởng , tạm ứng và các khoản giảm trừ .Hoạt dộng trả lương và báo cáo gồm có 4 hoạt động : phiếu xác nhận sản phẩm , bảng chấm công , bản thanh toán tiền lương , và phiếu lương. Sau đây là sơ đồ phân cấp chức năng FHD chu trình tiền lương tại công ty TNHH HUY THÔNG
 Đây là hệ thống "quản lý nhân sự và tính lương" công ty TNHH . Khi nhân viên được công ty tuyển dụng, kế toán sẽ cập nhật thông tin nhân viên vào máy tính để quản lý. Công ty sẽ chấm công nhân viên mỗi ngày và trả lương cho nhân viên vào cuối thang hay đầu tháng kế tiếp. Hồ sơ nhân viên được quản lý ở phân hệ “Quản lý nhân viên”. Từ phân hệ này cũng cho ta biết nhân viên đó làm việc toàn thời gian hay bán thời gian. Như vậy các phân hệ khác cũng có thể sử dụng thông tin của phân hệ này. Mọi công việc của nhân viên bán thời gian đều được quản lý ở phân hệ “Quản lý công việc” này. Nhờ phân hệ này mà ta có thể thực hiện chấm công, tính lương cho các nhân viên làm việc bán thời gian ấy. Ngoài ra hệ thống còn cho phép thực hiện các chức năng như tìm kiếm, trích xuất báo, thống kê cáo theo yêu cầu. Xây dựng hệ thống "quản lý nhân sự và tính lương" nhằm giúp cho công ty quản lý nhân viên hiệu quả hơn, đồng thời giảm nhẹ công việc cho người sử dụng. Hơn nữa, phần mềm giúp cho người sử dụng có thể tìm kiếm nhanh những thông tin cần thiết. Hệ thống "quản lý nhân sự" gồm các chức năng chính sau: + Quản lý nhân viên (Cập nhật các thông tin về nhân viên). + Quản lý phòng ban (Cập nhật các thông tin về phòng ban). + Quản lý công việc. (Mỗi công việc sẽ có một mức giá trả cho nhân viên) II. Biểu dồ phân luồng dữ liệu DFD : 1. Mức khung /mức cảnh (mức o) Chu trình quản lí nhân sự và tiền lương ở mức khung / bối cảnh được miêu tả bằng sơ đồ sau :
 Hình 1 .sơ đồ thể hiện hoạt động quản lí nhân sự và tiền lương ở mức khung /bối cảnh (mức 0) Khi nhân viên đến xin việc và cung cấp những thông tin liên quan đến bản thân ,sau đó được bộ phận quản lí nhân viên nhận vào làm việc. Quá trình kế toán quản lí nhân sự và tiền lương bao gồm : quản lí nhân sự ,tính lương,trả lương và báo cáo . Kế toán tiền lương nhận phiếu xác nhận sản phẩm và tính lương cho nhân viên . Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên Cuối kì kế toán vay tiền và thanh toán tiền lương cho nhân viên 2. DFD Mức dỉnh (Mức 1) :
 Hình 2 :sơ dồ thể hiện hoạt động tiền lương ở mức đỉnh Nhân viên sẽ đến làm việc tại công ty ,đồng thời cung cấp những thông tin cá nhân cho phòng quản lí nhân sự . Phòng nhân sự theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và báo cáo kết quả làm việc của nhân viên cho kế toán tính lương để tính lương cho nhân viên . Kế toán tính lương xong lại tiếp tục báo báo qua bên bộ phận trả lương để bộ phận này tiến hành vay tiền của ngân hàng và trả lương cho nhân viên . 3. DFD Mức dưới đỉnh :giải thích cho hoạt động quản lí nhân sự Hình 3: sơ đồ thể hiện hoạt động quản lí nhân sự (mức dưới đỉnh ) Định kì hay cuối tháng ban lãnh đạo và kế toán sẽ yêu cầu bộ phận quản lí nhân sự cung cấp những thông tin về nhân viên để kiểm tra về việc quản lí nhân viên . Khi nhận được yêu cầu thì bộ phận quản lí nhân sự liên hệ với quản lí phòng ban , quản lí công việc và quản lí nhân viên để có thông tin về nhân viên ,phòng ban và tình hình công việc mà nhân viên đó làm . Khi có những thông tin trên thì bộ phận quản lí nhân sự sẽ báo cáo cho kế toán và ban lãnh đạo .Kế toán và ban lãnh đạo dựa vào những thông tin đó để tính lương cho nhân viên 4.DFD Mức dưới dỉnh :giải thích cho hoạt động tính lương Khi nhân viên đến làm việc, nhận phiếu xác nhận sản phẩm và được kế toán tính lương Trong quá trình làm việc nếu nhân viên làm tốt công việc thì được sẽ thưởng . Nhân viên sẽ được hưởng các khoản phụ cấp và phải trả các khoản giảm trừ như thuế thu nhập cá nhân ,BHXH,BHYT… Kế toán tính lương cơ bản cho nhân viên dựa vào ngày công của nhân viên làm việc và hệ số lương của nhân viên đó. Nhân viên sẽ được tạm ứng trước một số tiền theo qui định nếu cần .
 Hình 4:sơ đồ thể hiện hoạt động tính lương (mức dưới đỉnh 1) 5. DFD Mức dưới đỉnh :giải thích cho hoạt động trả lương và báo cáo tiền lương
Hình 5: sơ đồ thể hiện hoạt động trả lương và báo cáo tiền lương (mức dưới đỉnh) Khi các bộ phận quản lí nhân sự và tính lương cung cấp đầy đủ thông tin về tiền lương thì bộ phận trả lương tiến hành vay tiền của ngân hàng và dựa vào bảng chấm công hay bảng tính lương để trả lương cho nhân viên . Kế toán báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo và ghi số kế toán . III. Các kiểu thực thể và mô hình ER (Entity Relationship)
IV. Thiết kế Database vật lí (gồm 6 bảng) trình bày về các thông tin như Filed Name ,Type ,Size ,Description … Bảng NHANVIEN cung cấp những thông tin liên quan đến nhân viên gồm :MANV ,HOLOT, TENNV, PHAI , MAPB , DCHI , DIENTHOAI Field Name  Data Type  Description  Field Properties   MANV  Text  Mã nhân viên  Field size Format Input Mark Required Indexed  5 > LL000 Yes Ye   HOLOT  Text  Họ lót nhân viên  Field size  30   TENNV  Text  Tên nhân viên  Field size  50   PHAI  Yes/No  Giới tính nhân viên  Field size  15   MAPB  Text  Mã phòng ban  Field size  30   DCHI  Text  Địa chỉ nhân viên  Field size  30   DIENTHOAI  Number  Số điện thoại nhân viên  Field size  30   Bảng PHONGBAN cung cấp những thông tin liên quan đến phòng ban gồm : MAPB , TENPB,GHICHU Field Name  Data Type  Description  Field Properties   MAPB  Text  Mã phòng ban  Field size Format Input Mark Required Indexed  5 > LL000 Yes Yes   TENPB  Text  Tên phòng ban  Field size  30   GHICHU  Text  Ghi chú  Field size  50   Bảng PHUCAPCHUCVU cung cấp thông tin liên quan đến phụ cấp chức vụ gồm : MAPCCV ,CHUCVU ,TIENPCCV . Field Name  Data Type  Description  Field Properties   MAPCCV  Text  Mã phụ cấp chức vụ  Field size Format Input Mark Required Indexed  5 > LL000 Yes Yes   TENPB  Text  Tên phòng ban  Field size  30   TIENPCCV  Number  Tiền phụ cấp chức vụ  Field size  30   Bảng LUONG cung cấp những thông tin liên quan đến tiền lương gồm : MANV ,MAHSL , MAPCCV ,THANG . Field Name  Data Type  Description  Field Properties   MANV  Text  Mã nhân viên  Field size Format Input Mark Required Indexed  5 > LL000 Yes Yes   MAHSL  Text  Mã hệ số lương  Field size  30   MAPCCV  Text  Mã phụ cấp chức vụ  Field size Format Input Mark Required Indexed  5 > LL000 Yes Yes   THANG  Date/Time  Tháng năm cấp lương  Format Input mask Validation Rule Validation Text  dd/mm/yy 99/99/9999 Yes >=01/01/1900# and<=date()   Bảng HESOLUONG cung cấp thông tin liên quan đến hệ số lương của nhân viên gồm : MAHSL ,TDHV ,HSL. Field Name  Data Type  Description  Field Properties   MAHSL  Text  Mã hệ số lương  Field size Format Input Mark Required Indexed  5 > LL000 Yes Yes   TDHV  Text  Trình độ học vấn  Field size  15   HSL  Doulbe  Hệ số lương  Field size  15   Bảng NGAYCONG cung cấp thông tin liên quan đến ngày công làm việc của nhân viên Field Name  Data Type  Description  Field Properties   MaNV  Text  Mã nhân viên làm việc  Field size Format Input Mark Required Indexed  5 > LL000 Yes Yes   SoNgayLamviec  Integer  Số ngày công mà nhân viên đó làm     Bảng CONGVIEC cung cấp thông tin liên quan đến công việc mà nhân viên phải làm Field Name  Data Type  Description  Field Properties   MaCV  Text  Mã công việc  Field size Format Input Mark Required Indexed  5 > LL000 Yes Yes   MANV  Text  Mã nhân viên làm việc  Field size Format Input Mark Required Indexed  5 > LL000 Yes Yes   SOLUONGCONGVIEC  Text  Số lương công việc phải làm  Field size  50   THANGNAM  Data/time  Thời gian làm việc  Field size  50   V. Thiết kế các thuật toán (Algorthms)xử lí(sơ đồ khối) 1. Sơ đồ khối thể hiện hoạt động tính lương : Vào định kì hay cuối tháng thì kế toán sẽ tính lương cho nhân viên : Kế toán bắt đầu nhập thông tin vê nhân viên như tên nhân viên ,mã nhân viên sau đó nhập ngày công và hệ số lương của nhân viên đó . Nhập các thông tin về nhân viên xong ,kế toán kiểm tra lại nếu sai thì kế toán nhập lại ,còn nếu đúng thì kế toán tính lương cơ bản cho nhân viên dựa vào ngày công và hệ số lương của nhân viên làm việc. Trong quá trình làm việc thì nhân viên đó có thể làm thêm giờ và sẽ được hưởng các khoản phụ cấp ,phúc lợi .Sau đó kế toán tính tổng lương cho nhân viên dựa vào các khoản mà nhân viên được thưởng ,phụ cấp và các khoản giảm trừ như thuế thu nhập cá nhân ,BHXH ,BHYT … Kế toán tính số lương còn lại cho nhân viên dựa vào tổng lương và số tiền mà nhân viên tạm ứng . 2. Sơ đồ khối thể hiện hoạt động tìm kiếm thông tin về nhân viên : Vào cuối tháng hay khi có yêu cầu của ban lãnh đạo về việc cung cấp những thông tin liên quan đến nhân viên thì bộ phận quản lí nhân sự sẽ tiến hành tìm kiếm nhân viên : Bộ phận quản lí nhân sự bắt đầu nhập mã nhân viên ,tên nhân viên sau đó truy vấn vào cơ sở dữ liệu có sẵn trong máy . Máy tính bắt đầu tìm kiếm ,có mã nhân viên trong cơ sơ dữ liệu nếu sai thi tiến hành nhập lại ,còn nếu đúng thì máy sẽ tiến hành chọn nhân viên và cung cấp những thông tin về nhân viên đó .Có dược những thông tin về nhân viên cần tìm thì bộ phận quản lí nhân sự kết thúc việc tìm kiếm .