Quá trình thực hiện tour du lịch Outbound tại Công ty Du lịch Asia Sun

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 1 - LỜI GIỚI THIỆU Trong chiến lược kinh tế - xã hội của đất nước và của nhân loại ở thế kỷ XXI, du lịch được nhìn nhận như một ngành kinh tế tổng hợp có tính xã hội sâu sắc. Phát triển du lịch đòi hỏi sự phát triển đồng bộ của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực của nền kinh tế - xã hội. Đến lượt mình, du lịch cũng trở thành một trong những động lực phát triển của các ngành khác. Để đáp ứng được điều đó thì vấn đề đào tạo nhân lực cho ngành du lịch là một vấn đề then chốt để tạo động lực thúc đẩy cho sự phát triển của nó. Cũng như vậy, việc thực tập đối với những sinh viên học du lịch là một phần không thể thiếu được trong khối kiến thức mà họ phải tích luỹ. Mục đích của thực tập là giúp sinh viên có được kỹ năng nghề nghiệp, đối mặt với những tình huống và tìm được cách giải quyết cụ thể các tình huống đó. Những thủ tục và những bước để thực hiện một chương trình du lịch cho người Việt Nam đi du lịch ở nước ngoài là một trong những phần quan trọng đối với bất kỳ một công ty kinh doanh lữ hành quốc tế nào. Thấy được tầm quan trọng như vậy nên em đã chọn đề tài "Quá trình thực hiện tour du lịch Outbound tại Công ty Du lịch Asia Sun." cho báo các thực tập của em. Với lượng kiến, kinh nghiệm còn hạn chế và khoảng thời gian để tìm hiểu sâu về những vấn đề còn ít, báo cáo thực tập này của em chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Kính mong sự quan tâm đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn sinh viên về hình thức cũng như nội dung để báo cáo thực tập của em được hoàn chỉnh hơn. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 2 - PHẦN NỘI DUNG 1. VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY DU LỊCH ASIA SUN TRAVEL: Công ty Du lịch Mặt Trời Châu Á ( Asia Sun Travel) được thành lập năm 2001 theo quyết định kinh doanh lữ hành số 0262/GPLHQT, được cấp bởi Tổng Cục Du Lịch Việt Nam. Địa chỉ công ty: 52 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Điện thoại : (84-4) 9362366 Fax : (84-4) 9362388 E-mail : info@asiasuntravel.com Website: www.asiasuntravel.com Số tài khoản tiền VND: 001.100.058.1714 Số tài khoản USD : 001.137.058.1733 1.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ MÔ HÌNH QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY: 1.1.1. MÔ HÌNH QUẢN LÝ CÔNG TY: BẢO VỆ (TRẦN VĂN HIẾU) GIÁM ĐỐC (LÊ THANH THẢO) PHÓ GIÁM ĐỐC ( TẠ BÍCH HÀ) BỘ PHẬN KẾ TOÁN TỔNG HỢP BỘ PHẬN LỮ HÀNH OUTBOUND BỘ PHẬN LỮ HANH INBOUND BỘ PHẬN LỮ HÀNH NỘI ĐỊA C H Ử VÂ N A N H N G U Y ỄN TH Ị TH A N H TH U Ỷ N G U Y ỄN K H Ắ C h uy PH Ạ M TH Ị H O A A N H ( TR Ư Ở N G PHÒ N G) LÊ TH Ị M Ĩ N G Ọ C PHÙ N G K IM D U N G ĐÀ O TU Y ẾT M A I N G U Y ỄN TH Ị H U Y ỀN TRA N G ( TR Ư Ở N G PHÒ N G) TR Ầ N V IỆT TR IỀU BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 3 - Hình 1: Mô hình quản lý công ty du lịch Asia Sun Travel. 1.1.2. CHỨC NĂNG CỦA CÁC BỘ PHẬN: 1.1.2.1. GIÁM ĐỐC: Giám đốc là người chịu trách nhiệm chính về tình hình kinh doanh của công ty, trực tiếp lãnh đạo công ty. Là người quyết định những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm kinh doanh. 1.1.2.2. PHÓ GIÁM ĐỐC: Cùng với giám đốc chịu trách nhiệm về tình hình kinh doanh và đưa ra những chiến lược kinh doanh của công ty. 1.1.2.3. BỘ PHẬN KẾ TOÁN TỔNG HỢP: - Kế toán hách toán các khoản thu, chi của doanh nghiệp, lập hoá đơn chứng từ, sổ sách về thu, chi, nộp thuế cho nhà nước... 1.1.2.4. BỘ PHẬN LỮ HÀNH OUTBOUND: Xây dựng, tổ chức các Tour du lịch ra nước ngoài cho khách du lịch là người Việt Nam và người nước ngoài sống và làm việc tại Việt Nam. 1.1.2.5. BỘ PHẬN LỮ HÀNH INBOUND: Xây dựng, tổ chức các Tour du lịch Việt Nam cho khách du lịch là người nước ngoài du lịch vào Việt Nam. 1.1.2.6. BỘ PHẬN LỮ HÀNH NỘI ĐỊA Xây dựng, tổ chức các Tour du lịch Việt Nam cho khách là người Việt Nam. 1.2. HỆ THỐNG CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT: Cơ sở vật chất của công ty du lịch Asia Sun Travel khá đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu làm việc của nhân viên. Cơ sở vật chất kỹ thuật bao gồm: BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 4 - + Văn phòng có diện tích rộng. + Máy in Laser. + Phòng làm việc có điều hoà. + Điện Thoại. + Máy vi tính nối mạng Internet. + Máy fax. • Bàn làm việc và tủ đựng tài liệu riêng của từng bộ phận. 2. QUY TRÌNH TIẾN HÀNH TOUR OUTBOUND 2.1. LÀM CHƯƠNG TRÌNH, TÍNH GIÁ TOUR: * Làm chương trình: Quá trình làm chương trình du lịch Outbound chủ yếu là làm chương trình du lịch kết hợp, công ty chủ động nghiên cứu thị trường, xây dựng các chương trình du lịch nhưng không ấn định ngày thực hiện trước. Thông qua các hoạt động quảng bá mà khách du lịch hoặc các công ty gửi khách sẽ tìm đến công ty trên cơ sở các chương trình sẵn có. Công ty và khách sẽ tiến hành thoả thuận và sau đó thực hiện chương trình . Ngoài ra, công ty còn tổ chức các tour du lịch công vụ, chương trình được làm chủ yếu là do đơn vị tổ chức các cuộc hội thảo, gặp gỡ.....công ty chỉ đản nhịêm phần dịch vụ như lo ăn, nghỉ, thủ tục xuất nhập cảnh, vé máy bay..... *. Quá trình xây dựng chương trình du lịch cũng tuân thủ theo các bước như: B1: Nghiên cứu nhu cầu thị trường B2: Nghiên cứu khả năng đáp ứng: Nghiên cứu tài nguyên du lịch, các nhà cung cấp du lịch, mức độ cạnh tranh trên thị trường....... B3: Xác định khả năng và vị trí của chương trình: Chương trình có phù hợp với nhu cầu của người Việt Nam hay không, có phù hợp với lối sống, tập quán của người Việt Nam hay không? B4: Xây dựng mục đích, ý tưởng của chương trình B5: Quỹ thời gian và mức giá tối đa BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 5 - B6: Xây dựng chuyến hành trình cơ bản: bao gồm những tuyến điểm chủ yếu, bắt buộc của chương trình B7: Xây dựng phương án vận chuyển: các phương tiện và loại phương tiện thích hợp với số lượng khách, thích hợp với điểm tham quan, thời gian, tâm lý của khách ....... B8: Xây dựng phương án lưu trú B9: Chi tiết hoá chương trình B10: Xây dựng phương án dự phòng ứng cứu B11: Xác định giá thành ( giá nét), giá bán của chương trình B12: Xác định những quy định của chương trình . *) Tính giá tour: Để tính giá chương trình du lịch Outbound thì trước hết ta cũng chia khách du lịch ra thành những nhóm như: + Đoàn dưới 10 người + Đoàn từ 10 đến 15 người + Đoàn trên 15 người + Và áp dụng vé, dịch vụ với trẻ em. Những yếu tố cần lưu ý trong quá trình tính giá như: + Land fee + Vé máy bay + Ôtô +Thuế sân bay + An ninh + Visa + Giấy thông hành + Bảo hiểm + Hướng dẫn + Chi phí khác + Phí dịch vụ 2.2. TÌM HIỂU KỸ VỀ ĐIỂM THĂM QUAN TRONG CHƯƠNG TRÌNH: BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 6 - Bất cứ một người làm chương trình du lịch hay một người làm Marketing du lịch nào cũng vậy, du lich Outbound, Inbound hay nội địa, họ đều phải tìm hiểu kỹ về điểm tham quan trong chương trình để có thể chào bán và trả lời khách. Những hình thức mà công ty áp dụng để tìm hiểu về điểm tham quan du lịch, nơi ăn, nơi nghỉ là sử dụng bản đồ, những thông tin trong sách, báo, tạp chí, phát thanh truyền hình, Internet và qua những người mà họ đã đi rồi. 2.3. QUẢNG CÁO VÀ BÁN CHƯƠNG TRÌNH CHO KHÁCH Hình thức quảng cáo mà được công ty sử dụng nhiều nhất đó là quảng cáo trên cáo báo, các tạp chí. Ngoài ra hình thức nữa mang lại hiệu quả rất lớn đối với công ty là sự quảng cáo và sự giới thiệu của những người quen biết. * Với hình thức quảng cáo trên báo thì tờ báo được công ty lựa chọn đó là những tờ báo như: Báo lao động, Báo tuổi trẻ. Kích thước quảng cáo đó là 20x15 và hình ảnh là trắng đen. Mức độ quảng cáo vừa phải, mỗi tuần từ 1 đến 2 số. Với loại hình quảng cáo này, những thông tin cần quảng cáo được đầy đủ như: tên công ty, địa chỉ, lôgô, slôgan, thông điệp, nội dung và hình ảnh....... Mức độ thâm nhập thị trường được cao hơn, có tính chọn lọc về địa lý, thời gian phản hồi nhanh, tính năng động sáng tạo hơn trên radio, thu hút tầng lớp bạn đọc bao gồm cả nam và nữ, chi phí vừa phải. Bên cạnh những ưu điểm mà quảng cáo trên báo đem lại thì quảng cáo trên báo cũng còn có những nhược điểm mà công ty cần khắc phục như: thời gian tồn tại của quảng cáo ngăn ngủi, không nổi bật hơn so với các mẫu quảng cáo khác, khả năng tiếp cận thị trường yếu. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 7 - * Với tạp chí thì công ty thường quảng cáo trên tạp chí "PC World" nhằm vào đối tượng là những công ty, doanh nghiệp và những người hoạt động trong lĩnh vực máy tính. Với ưu điểm là thời gian tồn tại lâu, có tính chọn lọc địa lý, chọn lọc đối tượng, tính năng động sáng tạo cao ( màu sắc hấp dẫn, chất lượng giấy tốt), thu hút sự quan tâm của độc giả cả nam và nữ. Để đỡ quá tốn kém, công ty đã quảng cáo với kích thước là 20x15 với hình ảnh trắng đen và vị trí là ở giữa quyển tạp chí. Những nhược điểm khi quảng cáo trên tạp chí mà công ty gặp phải đó là tần suất quảng cáo thấp ( 1 tháng 1 số ), thời gian chuẩn bị và đăng kí lâu. Ngoài hai hình thức quảng cáo trên, công ty còn sử dụng một hình thức quảng cáo nữa mà đạt hiệu quả đó là những mỗi quan hệ thân quen giới thiệu đến cho công ty. 2.4. THUYẾT PHỤC KHÁCH HÀNG ĐI THEO CHƯƠNG TRÌNH VÀ THAY ĐỔI CHƯƠNG TRÌNH CHO PHÙ HỢP VỚI YÊU CẦU CỦA KHÁCH. Trong quá trình bán chương trình thì nên thuyết phục khách đi theo chương trình mà mình đã xây dựng bởi vì điều đó sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho mình trong quá trình thực hiện tour. Mình đã nắm bắt rõ các điển tham quan du lịch, các dịch vụ, giá cả, chất lượng ... của khách sạn, nhà hàng do vậy chất lượng tour du lịch sẽ cao hơn. Nếu khách không đồng ý với chương trình như vậy thì ta cũng có thể thay đổi chương trình cho phù hợp với yêu cầu của khách. Những thay đổi đó có thể là thời gian, điển tham quan, khách sạn, nhà hàng..... Tuy nhiên, sự thay đổi đó phải nằm trong khả năng đáp ứng của công ty và không được là giảm chất lượng phục vụ, chất lượng tour tuyến của chương trình. 2.5. SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 8 - Khi đã thoả thuận được chương trình về thời gian, điểm tham quan, các dịch vụ .... thì bước tiếp theo phải làm đó là soạn thảo hợp đồng lịch. Mẫu hợp đồng du lịch có thể được làm như sau: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc -----------***------------ HỢP ĐỒNG DU LỊCH SỐ: /HĐKT - Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban ngày 25 tháng 9 năm1989 của hội đồng nhà nước và nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính Phủ) quy định chi tiết về việc thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế. - Căn cứ quy chế du lịch hiện hành của Tổng cục du lịch. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao cũng như những nhu cầu và khả năng đáp ứng của từng bên. Hôm nay, ngày tháng năm , tại phòng Công ty Du lịch và Thương mại Mặt trời Châu á (ASIA SUN TRAVEL) -52 Lý Thường Kiệt, chúng tôi gồm: bên a: công ty Đại diện bởi : Chức vụ: Địa chỉ : Điện thoại : Fax : Tài khoản số: Mã số thuế : Sau đây gọi tắt là bên A bên b: công ty asia sun travel BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 9 - - Đại diện : Bà Lê Thanh Thảo Chức vụ: Giám Đốc - Địa chỉ : 52 Lý Thường Kiệt - Hà Nội - Điện thoại: 04.9362366 Fax: 04.9362388 - Tài khoản số: 00 11 000 581714 - VNĐ 00 11 370 581733 - USD tại ngân hàng Ngoại thương Trung ương Việt Nam Sau đây gọi tắt là bên B Hai bên thống nhất ký hợp đồng về việc bên B nhận tổ chức thực hiện chương trình tham quan tại ...............trong thời gian ....... ngày.......đêm cho ..........khách của bên A với các điều khoản sau: Điều 1: Số lượng khách Số lượng khách đi du lịch là: ........người ( có danh sách kèm theo) Điều 2: Hành trình : ( có lịch trình chi tiết kèm theo ) Điều 3: Thời gian thực hiện chương trình: - Thời gian bắt đầu : ............ Thời gian kết thúc............. Điều 4: Địa điểm xuất phát và kết thúc hành trình :.......... Điều 5: Giá cả và tổng giá trị hợp đồng: - Giá trọn gói là: .........USD/ người - Tổng giá trị hợp đồng: giá trọn gói x số lượng khách = .......USD Số tiền viết bằng chữ: - Hoa hồng gửi khách : .........................( % hoa hồng tuy theo tour) Tổng số tiền bên A phải thanh toán: ....................... Bằng chữ: Điều 6: Thể thức thanh toán : - Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản bằng đồng Việt Nam theo tỉ giá bán ra của Ngân hàng Ngoại thương WT của ngày thanh toán. - Phương thức thanh toán: + Đợt 1: 1000 USD khi hai bên kí hợp đồng. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 10 - + Đợt 2: Giá trị hợp đồng còn lại sau khi lấy được thị thực nhập cảnh. Điều 7: Trách nhiệm của bên A - Gửi danh sách chính xác và các giấy tờ theo quy định của sứ quán để bên B làm thủ tục xuất nhập cảnh theo đúng thời hạn quy định của bên A. Có mặt để dự phỏng vấn và trình diện sau khi kết thúc chương trình nếu có của Đại sứ quán. - Đảm bảo khách đi và về theo đúng chương trình của đoàn thực hiện theo quy định của pháp luật Việt Nam và các nước sở tại - Lưu ý khách tự chịu trách nhiệm bảo quản tư trang cá nhân trong suốt chuyến đi. - Thanh toán đúng hạn cho bên B theo số lượng khách thực tế. Điều 8: Trách nhiện bên B - Chịu trách nhiệm xin thị thực nhập cảnh vào nước:...........(tuỳ vào nước đến tham quan du lịch) cho đoàn khách theo đúng quy định. - Tổ chức chương trình, bố trí dịch vụ theo đúng điều kiện đã thống nhất giữa các bên ( có ghi trong phụ lục chương trình đính kèm), bố trí hướng dẫn viên theo suốt chương trình từ Việt Nam. - Tổ chức thực hiện đúng lịch trình tour. Nếu có thay đổi phải báo lại cho bên A trước ngày khởi hành tối thiểu là 7 ngày. - Mua bảo hiểm cho đoàn khách. Điều 9: Điều khoản hoàn huỷ: - Nếu chuyến đi bị hoãn, huỷ do lỗi của bên B và bên A không thể tiếp tục tham gia chuyến đi thì bên B có trách nhiện hoàn trả lại toàn bộ số tiền đã nộp của bên A. - Sau khi bên B đã nộp đơn xin cấp thị thực vào Đại sứ quán , nếu vì bất cứ lý do nào có khách của bên A không tham gia được chuyến đi thì bên A sẽ chịu BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 11 - phạt 50 USD/người - lệ phí visa và các chi phí thực tế khác như phạt huỷ vé đặt máy bay... - Sau khi được cấp thị thực, nếu có khách nào của bên A huỷ bỏ chuyến đi thì phải chịu phí : phạt huỷ vé máy bay theo quy định, chi phí làm thủ tục xuất nhập cảnh, đêm đầu khách sạn và các chi phí thực tế khác mà bên B đã chi trả. - Bên B không chịu trách nhiệm hoàn lại các phần dịch vụ do bên A tự ý không sử dụng trong quá trình di tour. Điều 10: Điều khoản chung: Hai bên nghiêm túc thực hịên đầy đủ và chính xác các điều khoản đã cam kết, không bên nào được tự ý thay đổi các công việc đã cam kết và hợp tác chặt chẽ để phối hợp giải quyết các công việc bất khả kháng có thể sảy ra. Hợp đồng được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để tổ chức thực hiện. Hợp đồng hết hiệu lực khi kết thúc chương trình tour. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 2.6. KÝ HỢP ĐỒNG, THU ĐẶT CỌC HOẶC KÝ BIÊN BẢN GHI NHỚ Sau khi soạn thảo xong hợp đồng thì bước tiếp theo phải làm đó là ký hợp đồng. Đại diện của mỗi bên gặp trực tiếp để giao kèo, thoả thuận. Cùng với việc ký hợp đồng là việc thu tiền đặt cọc của khách. Trong trường hợp vì lý do nào đó chính đáng mà bên khách du lịch chưa có tiền đặt cọc ngay thì có thể làm bản giao kèo và xác nhận chắc chắn mua tour của công ty. Khi đã hoàn tất việc ký kết hợp đồng thì công ty du lịch sẽ gửi cho khách tờ chương trình chuyến đi. BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 12 - 2.7. ĐẶT DỊCH VỤ: Những dịch vụ cần đặt đó là : * Vé máy bay: Khi đã có chính xác số lượng khách, ngày khởi hành thì ta tiến hành đặt chỗ máy bay. Hình thức đặt chỗ có thể đến tận nơi đặt chỗ hay có thể dùng fax, dùng E-mail. Mẫu đặt chỗ có thể được làm như sau: PHIẾU ĐẶT CHỖ CHO ĐOÀN KHÁCH Kính gửi : phòng bán vé và đặt chỗ ............................................................................................................................. Địa chỉ: ............................................................................................................... Số điện thoại:...................................................................................................... Số fax:................................................................................................................. Họ và tên người đặt chỗ:..................................................................................... Công ty Du lịch và Thương mại Mặt trời Châu á (ASIA SUN TRAVEL) Địa chỉ: 52 Lý Thường Kiệt, Hà Nội Điện thoại: 04.9362366 Fax:04.9362388 Đề nghị phòng vé đặt chỗ cho asia sun travel với các thông tin như sau: Đoàn S.Lượng (paxs) Từ Đến Ngày bay Số hiệu chuyến bay Giá áp dụng Hạng đặt chỗ 1 BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 13 - 2 Ghi chú:............................................................................................................... Hà Nội, ngày ..........tháng ...........năm............ T/M phòng bán vé & đặt chỗ T/M công ty Phần giành cho nhân viên đặt chỗ xác nhận : Code đặt chỗ Thời hạn đặt cọc Thời hạn cho tên Thời hạn xuất vé * Khách sạn: Hình thức đặt chỗ tại khách sạn, nhà hàng hay đặt tour du lịch trọn gói ở nước ngoài thì cách tốt nhất đó là đặt chỗ qua E-mail hoặc fax. 2.8. THU HỒ SƠ CỦA KHÁCH: Bước tiếp theo là thu hồ sơ của khách. Những hồ sơ cần thiết cho chuyến du lịch như : + Hộ chiếu, ảnh, chứng minh thư nhân dân, các quyết định cần thiết, sổ tiết kiệm......Đó là những giấy tờ cần thiết để làm visa cho khách. 2.9. LẬP DANH SÁCH KHÁCH VỚI ĐẦY ĐỦ THÔNG TIN Cần lập một danh sách khách du lịch với đầy đủ những thông tin như: BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 14 - + Họ tên đầy đủ + Ngày, tháng, năm sinh + Nơi sinh + Địa chỉ thường trú + Số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn 2.10. KHAI CÁC FORM LIÊN QUAN: Công ty du lịch sẽ phải khai các form cần thiết cho chuyến đi như form xuất nhập cảnh, form visa, form hộ chiếu...... 2.11. LÀM VISA, GIẤY THÔNG HÀNH Để làm được visa thì trước hết phải có hộ chiếu. Công ty du lịch không làm thay khách hộ chiếu được mà khách phải tự mình đi làm lấy. Công ty du lịch chỉ có thể làm giúp khách khai những tờ khai và đưa khách đến nơi làm hộ chiếu. Thời gian còn hiệu lực của hộ chiếu hay để làm visa hay thời gian chờ lấy visa là tuỳ thuộc vào quy định của từng nước. Thủ tục làm visa của mỗi nước có sự khác nhau. Hiện nay, do cơ chế mở cửa và xu thế phát triển hội nhập, một số nước đã có những chính sách miễn thị thực đối với khách du lịch vào nước mình. Việt Nam cũng vậy, một số nước trong khu vực Đông Nam Á đã ký với Việt Nam hiệp định song phương miễn thị thực đó là: Thái Lan, Philippin, Malaysia, Xingapore, Inđônêxia và Lào. Do vậy, khách du lịch của hai nước ký với nhau khi có hộ chiếu sẽ không phải xin visa nhập cảnh mà chỉ phải khai tờ khai hải quan. Còn đối với hai nước Nhật Bản và Hàn Quốc thì Việt Nam đơn phương ký hiệp định miễn thị thực, nghĩa là chỉ những khách du lịch là người Việt Nam khi đi du lịch vào hai nước Nhật Bản và Hàn Quốc mới phải làm visa nhập cảnh còn những khách du lịch là người của hai nước Nhật Bản và BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN - 15 - Hàn Quốc khi đi du lịch vào Việt Nam nếu có hộ chiếu thì không phải làm visa.
Những thủ tục làm visa nhập cảnh cho người Việt Nam